10 Ways to Shorten Long Meetings

https://leadershipfreak.wordpress.com/2015/05/09/solution-saturday-10-ways-to-shorten-long-meetings/ Par Dan Rockwell

« Les excellentes réunions créent l’efficacité. »

Le problème que je voudrais que nous résolvions ensemble est d’éviter de passer trop de temps dans de longues réunions. Un PDG a dit un jour qu’elle devait ramener son travail à la maison le soir parce que ses journées étaient consumées en réunions.

« […] une personne est en réunion ou bien elle travaille. Elle ne peut pas faire les deux en même temps. » Peter Drucker

10 façons de raccourcir de longues réunions :

1. Interdisez les terminaux électroniques. Tout le monde tiendra bien plus à terminer la réunion s’ils ne peuvent pas lire ni envoyer des messages ou courriers électroniques.
2. Envoyez la veille les matériels à lire en préparation à la réunion. Rencontrez un acteur clé qui peut rassembler et résumer les matériels pour l’équipe. Revoyez et approuvez toutes les informations avant leur envoi.
3. Exposez le but de la réunion quand vous émettez l’ordre du jour. Exposez le but de nouveau en début de la réunion. Une réunion sans but est une totale perte de temps.
4. Établissez des actions à décider à l’ordre du jour, pas des points de discussion. Clarifiez ce qui doit être accompli.
5. Demandez aux gens leur conclusion dès qu’ils commencent à parler. Enseignez aux coéquipiers à en venir au fait rapidement, en demandant :
   • Quelle est votre conclusion?
   • Quelle est votre recommandation?
   • Que voulez-vous ?
6. Minimisez les monologues. Utilisez les communications bidirectionnelles, en temps réel.
7. Limitez le nombre de participants à cinq ou six au maximum. Les petits groupes :
   • Augmentent l’appropriation.
   • Accroissent la responsabilité.
   • Réduisent le temps nécessaire pour la réunion.
   • Mettent en évidence les bons à rien. Ils ne peuvent pas se cacher dans de petits groupes.
8. Finissez à l’heure prévue. Enseignez aux participants que vous collez à l’ordre du jour.
9. Ne récompensez pas les retardataires en résumant ce qui s’est dit avant leur arrivée.
10. Envoyez des résultats de la réunion :
    • Mettez en évidence les décisions prises.
    • Listez ensuite les responsabilités. La personne qui n’a pas quelque chose à faire après la réunion, ne devrait pas avoir participé à la réunion.
    • Incluez les délais.

Astuce en Bonus

Raccourcissez la longueur de toutes les réunions de 25 %. Voir *8! Les personnes qui aiment réaliser quelque chose vous remercieront.

De quelles autres façons les leaders pourraient-ils résoudre le problème des réunions interminables ?