Types of meetings

https://kerrywills.wordpress.com/2016/02/26/types-of-meetings/ par : Kerry Wills

Comme je l’ai déjà indiqué, j’assiste à beaucoup de réunions. La plupart des semaines, leur nombre peut atteindre 50 à 80. J’ai remarqué que je peux catégoriser la plupart de ces réunions selon 5 types différents.

1. Face à Face individuel: les « one to one » ou « 1/1s »

Ce sont des rencontres individuelles que j’utilise pour discuter avec des pairs, des mentors ou des membres de l’équipe afin d’obtenir des informations spécifiques. J’ai d’habitude une liste de sujets de discussion en cours.

2. Sessions de travail

Celles-ci sont des réunions sur des sujets spécifiques pour se concentrer sur un résultat précis nécessitant la participation de plusieurs personnes. Je peux être le facilitateur ou un participant pour y fournir mes idées. Ce sont les types de réunions les plus productifs parce qu’elles aboutissent à un résultat tangible.

3. Rapport/État d’avancement : émetteur

Les projets ont toujours des réunions de statut/d’avancement. Ce sont des réunions où je présente des informations aux parties prenantes. Parfois ces réunions peuvent être utilisées pour prendre des décisions basées sur les informations fournies.

4. Rapport/État d’avancement : récepteur

Comme je manage des portefeuilles et programmes, j’ai plusieurs réunions où je reçois des informations (que j’utilise alors pour les réunions de type #3).

5. Activités non liées aux programmes et projets

Il y a aussi des réunions à l’échelle de l’entreprise, des divisions, ou des sessions d’information.

Faites votre propre inventaire et constat !

Idéalement ma journée devrait être passée à réaliser des progrès sur mes projets (#2) et des rencontres avec des membres de l’équipe pour les aider à avancer ou résoudre des problèmes (#1) mais dans la plupart des cas je passe trop de temps dans des réunions de type de statut (#3 ou #4).

La bonne nouvelle est que la prise de conscience est la première étape et que nous devrions continuer à mieux comprendre où nous dépensons notre temps pour maximiser son usage et la productivité de l’équipe.

Bon, il est grand temps de retourner à mes réunions :- …