Un billet inspiré de “5 Reasons No One Wants to Join Your Meetings” http://workawesome.com/management/effective-meetings-2 de David Chao

Beaucoup râlent parce qu’ils ont trop de réunions, personne ne semble se plaindre de ne pas en avoir assez…

Quel que soit votre camp, il est certain que les réunions, éléments clés de la collaboration ne sont pas prêtes de disparaitre.

Quand vous êtes en charge de planifier et faciliter une réunion, quels sont les 5 points sur lesquels insister pour que les gens soient plus contents de venir à vos réunions qu’à d’autres ?

1. avoir un objectif bien défini et partagé

Bien cadrer les objectifs visés avant même la rencontre, et les rappeler d’entrée de jeu.

2. communiquer à l’avance un agenda précis

L’agenda permet aux participants de rester bien focalisés pendant la réunion plutôt qu’attentifs à leurs boites aux lettres et SMS. De plus, l’agenda est utile pour ne pas se laisser emporter sur d’autres sujets non prévus et parquer rapidement ceux-ci en se référant à l’agenda.

3. éliminer les problèmes techniques avant la réunion

Il est rare qu’aucun participant ne soit à distance, d’où l’importance de s’assurer avant le début de la réunion que tous les outils fonctionnent bien pour tous: Téléconférence, vidéoconférence, partage d’écrans et fichiers… En particulier si vous avez de nombreux participants à distance.

4. prévoir de nombreuses interactions

Encouragez la participation de chacun. Vous organisez la réunion, pensez l’agenda pour favoriser ces plages d’interaction. Pensez à envoyer les matériels que vous couvrirez pendant la session à l’avance, en particulier si vous avez des niveaux différents de familiarité et de maitrise de la langue utilisée pendant la réunion. Posez des questions, demandez des avis.

5. assurer le service « après réunion »

Fournir rapidement (sous 48h), un récapitulatif de la réunion avec une attention particulière aux décisions entérinées et aux actions acceptées par les uns et les autres.

Le succès n’est pas garanti mais j’espère que les participants quitteront au moins votre reunion avec le sentiment d’avoir accompli quelque chose.