Bonjour, s’il est un sujet qui me passionne en sus du management de projet, c’est bien celui des compétences de présentation. Mes héros sont Nancy Duarte, Garr Reynolds et de nombreux intervenants chez TED dont le fabuleux Hans Rossling à ne pas rater!
Ci dessous une liste d’articles et pointeurs précédemment publiés. Bonne (re)lectures et visionnages.
Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils s’assurent que les personnes ont une compréhension commune de ce qu’était la réunion et servent d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.
1. Écrire le compte-rendu tant que vous vous en souvenez encore
Ne reportez pas l’écriture de votre compte-rendu jusqu’à ce que la réunion de projet ne soit plus qu’un lointain souvenir. Si vous ne pouvez pas vous rappeler de tout, faites lire votre compte-rendu par quelqu’un d’autre et clarifiez les points relevés avant que d’envoyer votre version finale. Encore mieux, faites également prendre les notes par quelqu’un d’autre et comparez ensuite votre version avec la leur pour produire la version finale.
2. Commencez par une revue des actions
Que vous ayez ou pas passé en revue au commencement de la réunion les actions de la dernière fois, mettez-les en début de compte-rendu. Notez toutes les actions de la dernière réunion et un résumé de leur progression. Si l’action a été achevée, ne vous donnez pas la peine de la mentionner complètement à nouveau. Au lieu de cela, ajoutez une ligne qui dit « toutes les autres actions ont été complétées ou ne sont plus appropriées ».
3. Documentez les actions et leurs propriétaires
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Pendant la réunion, notez les actions et qui les fera. Dans le compte-rendu, incluez ces actions dans le texte. Vous pouvez aussi inclure un résumé des actions en fin de compte-rendu. Le format tableau fonctionne bien.
4. Notez qui était là
Vous aurez listé les noms des participants sur l’invitation ainsi que l’ordre du jour, mais qui vient en réalité à la réunion pourrait être différent!
5. Incorporez des images
Si vous utilisez un tableau blanc ou un logiciel de mind-mapping pendant la réunion, incluez des liens vers les documents, des copies d’écran ou incorporez des fichiers. Vous pouvez prendre des photos de ce que vous avez écrit sur le tableau blanc avec un appareil photo de téléphone – la résolution sera assez bonne pour l’inclure dans le compte-rendu.
6. Utilisez un modèle standard
Si votre entreprise n’a pas de modèle standard pour les comptes-rendus, composez-en un, ou demandez à votre PMO. L’utilisation d’un modèle standard vous fera gagner du le temps. Vos participants s’habitueront aussi à la lecture du compte-rendu sous ce format, particulièrement si la réunion est tenue régulièrement.
7. Documentez les décisions
Utilisez votre compte-rendu pour confirmer les décisions qui ont été prises pendant la réunion. Prenez note de toute demande de changement de projet qui a été approuvée ou rejetée.
8. Utilisez des tableaux
Le format tabulaire fonctionne bien pour les comptes-rendus. Utilisez 3 colonnes : numéro, résumé de discussion et propriétaire de l’action. Les personnes peuvent alors parcourir la colonne de droite à la recherche de leurs initiales pour voir quelles actions leur incombent. Ce format sera efficace surtout si votre compte-rendu enregistre un tas d’actions. Si la réunion est principalement de la discussion avec peu d’actions, ce format semblera étrange. Choisissez donc un format qui marche pour vous.
9. Envoyez le compte-rendu rapidement
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Idéalement, vous devriez envoyer le compte-rendu dans la semaine. Le plus tôt le meilleur. Et il devrait impérativement être distribué avant la réunion suivante ! Envoyez-le également aux personnes qui n’ont pu venir pour qu’elles puissent voir ce qu’elles ont manqué.
10. Faites des comptes-rendus !
Le projet a besoin un enregistrement de ce qu’a été discuté, donc vous devriez enregistrer la réunion. Il peut ne pas y avoir de compte-rendu pour des rencontres informelles, mais la plupart des réunions bénéficieront d’avoir un écrit de ce qui a été dit et décidé.
Quelles autres astuces avez-vous en matière de compte-rendu ?
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Nombreux sont ceux qui pensent que la communication est l’aspect le plus important du management de projet. Je ne contesterai pas ce point.
Nous pouvons tous reconnaître que la communication est essentielle et qu’elle est un facteur majeur dans l’atteinte d’objectifs. Manager les attentes, régler les conflits, agréer les besoins, concevoir, maîtriser le budget et les échéances tout en entretenant des relations saines, tous dépendent de la communication.
La communication est un sujet énorme et complexe avec beaucoup de modèles, concepts, techniques et outils. Ici nous nous concentrerons sur un facteur, la capacité à gérer le langage du corps et le ton.
Pourquoi gérer le langage du corps et le ton ? Pourriez-vous demander. Parce que, dans la communication, particulièrement quand il y a des problèmes émotionnels ou comportementaux ou de l’ambiguïté, le ton de la voix et non-verbal (le langage du corps souvent subtil et inconscient qui inclut les expressions du visage et les postures) a un impact significatif. La Règle d’Albert Mehrabian 7%-38%-55% dit que si l’on parle de ses sentiments et qu’il y a une incongruité entre ses paroles et le ton ou la communication non-verbale le destinataire accordera une confiance prépondérante au ton et aux composants non-verbaux qui représentent (93 %) sur les mots (7 %).
Exemple
Après avoir donné une présentation sur la gestion des conflits à un groupe de chefs de projet, la question suivante a abordé : « Quand vous abordez un manager avec un problème, questionnez un processus, comment ne pas paraître condescendant ? ». Cela a déclenché dans mon esprit le besoin d’être beaucoup conscient de nos réels sentiments et de la façon dont ils se révèlent dans notre communication verbale et non-verbale.
La condescendance résulte souvent d’un jugement quant à la manière dont « l’autre » devrait se comporter ou s’est comporté.
Quel est un exemple dans votre vie où une émotion négative prend le dessus et se révèle dans le ton de la voix et le langage du corps, probablement, les paroles elles-mêmes ?
Traiter des sentiments
Dans des cercles de conduite de projet, les questions de comportements liés aux émotions sont présentes, mais pas souvent traitées directement. En conséquence, il y a une tendance plus importante à ce que les mots et l’affect derrière les mots soient en désaccord.
Jusqu’à ce que l’on puisse couper à leurs racines les sentiments négatifs et les éliminer avant qu’ils ne surgissent et n’influence le comportement, on peut habilement ajuster son comportement même après que les sentiments surgissent. Le langage du corps et le ton aussi bien que les mots sont des comportements.
Prendre le contrôle de votre affect
La plupart d’entre nous peuvent modérer notre discours : le contenu de ce que nous disons et nous le faisons régulièrement dans notre travail. Rare est la personne qui est totalement franche, révélant ses vraies pensées comme un enfant innocent le pourrait (je pense à l’enfant qui n’a aucun problème à dire que le roi est nu quand tous les autres se retiennent ou mentent si il leur est demandé directement que dire du nouveau costume glorieux du roi composé de vêtements que seuls les riches et sages peuvent voir).
De la même façon, nous modérons le contenu de notre discours et pouvons modérer notre langage du corps et le ton de notre voix. Nous pouvons sentir les sentiments et observer comment ils se traduisent dans le comportement. Nous pouvons nous donner l’option de nous comporter différemment sans exacerber ni supprimer nos sentiments. Nous pouvons devenir de plus en plus conscients de nous-même, de l’effet que notre comportement a sur d’autres et de l’effet de leur comportement sur nous.
Alors nous pouvons communiquer.
Vous pourriez penser qu’il n’est pas facile de prendre le contrôle de votre affect et de travailler avec vos sentiments sans les laisser piloter votre comportement. Oui, ce n’est pas facile, mais, cela vaut bien la peine de relever le défi.
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Voici un autre nom de domaine pour le blog DantotsuPM.Com!
Beaucoup d’entre vous, tout en me remerciant pour le blog DantotsuPM.Com sur les meilleures pratiques en management de projet, programmes, portfolio, PMO et Leadership, m’ont dit que le nom n’est pas facile à mémoriser ni à prononcer (dantottsou).
J’espère que « Le Blog du Management de Projet » sans aucun espace sera bien plus facile à retenir.
Dantotsuen Japonais est une approche qui consiste à rechercher en permanence le meilleur du meilleur.
Partagez donc ici vos propres retours d’expériences, meilleures méthodes, annonces d’événements et autres billets sur le management de projet et le leadership en envoyant un message à Michel Operto
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Extrait: Je pense que la vague des médias sociaux et ses outils offrent un réel potentiel de bénéfices et avantages pour les équipes projet. Bien sûr, tous les outils ne seront pas nécessairement très intéressants dans ce cadre de travail en mode projet. Par exemple, certains outils favorisent des conversations qui peuvent paraître disparates et ne pas apporter grand-chose côté collaboration car s’apparentant parfois à une conférence téléphonique lors de laquelle vous ne capteriez qu’une phrase ou réponse sur 3 ou 4…
Et en bonus, le pointeur vers une vidéo à ne pas rater sur l’adoption croissante des médias sociaux.
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J’ai eu le plaisir de travailler avec Hervé il y a déjà de nombreuses années chez Digital Equipment et de suivre son parcours au fil des ans, en particulier lorsqu’il œuvrait chez Oracle..
« Durant ces 25 dernières années, Hervé Parmantier a dirigé de nombreux Programmes Multi-Nationaux et Cross-Fonctionnels (Marketing, Vente, Conseil, Services) pour le déploiement de nouvelles offres innovantes. Il est actuellement consultant indépendant pour aider les PMEs à optimiser leurs Organisations et Systèmes d’Informations (ex. ERP), et mettre en place une stratégie intégrée et multi-canal (ex. Marketing Digital, CRM, Partenariats) ».
Lors du LIM et du Congrès PMI® à Marseille, plusieurs présentations ont fait référence à la montée de l’utilisation des médias sociaux dans le management de projet.
En moins de 10 ans, nous avons assisté à une explosion de l’utilisation des médias sociaux (YouTube : +800 millions d’utilisateurs depuis 2007 ; FaceBook : +900 millions d’utilisateurs depuis 2004 ; WikiPedia : +300 millions d’utilisateurs depuis 2003).
Les dernières études montrent encore des disparités importantes de leur utilisation en fonction des générations (BabyBoomers, Génération Y) et une modification profonde de comportements dans les manières de communiquer (B2B, B2C, C2C).
L’étude 2011 de McKinsey Global Institute confirme une généralisation de leur utilisation dans toutes les industries. La communication devient multi-canal, de plus en plus immédiate grâce aux mobiles, et bilatérale. Les consommateurs deviennent des Consom’Acteurs et nous disposons d’une multitude d’outils de communication (flux RSS, réseaux sociaux, micro-blogs, forums, mini-sites, podCasts, Wikis, etc) afin de donner ses FeedBacks.
Les outils de communication sont de plus en plus accessibles et se multiplient, en particulier avec le Cloud et l’OpenSource. Les cycles dans les projets se raccourcissent (généralisation des méthodes Agile par exemple) et les habitudes et les comportements changent (il est de plus en plus fréquent de traiter ses emails le soir ou durant les week-ends), ce qui modifie la relation et les attentes entre les entreprises et les employés. La frontière entre le temps de travail et sa vie personnelle devient plus floue, en particulier avec la généralisation du télétravail.
Le Project Manager voit donc son rôle évoluer car il doit de plus en plus tenir compte des différences qui existent entre les générations, les cultures, les méthodes de travail et les attentes des membres de l’équipe (flexibilité en termes d’horaires et de hiérarchie).
Le Project Manager doit devenir un véritable leader, qui doit donner une certaine autonomie à son équipe, s’assurer de la motivation des membres, et mettre en place une communication fréquente, réactive et transparente.
Il devient de plus en plus critique, en début de projet de bien se mettre d’accord sur les normes, les méthodes de communication, les procédures, les règles, le choix d’outils, et les canaux (médias sociaux par exemple), en particulier pour la gestion d’équipes virtuelles.
Un véritable plan de communication cohérent (au travers des différents canaux) devra être établi afin de déterminer, pendant toute la durée du projet et suivant le type de projet, comment seront utilisés les média sociaux, en utilisant quelques fondamentaux du Marketing :
Déterminer le mode d’implication des futurs utilisateurs (consommateurs, clients finaux…) afin de permettre la co-création et le CrowdSourcing.
Définir le mode de transmission et consolidation des feedbacks aux membres de l’équipe.
Identifier les canaux utilisés en fonction des objectifs et besoins de communication (collaboration, partage, information, coordination, publication, archivage).
Déterminer les types de contenu, la fréquence de communication en fonction des cibles, de l’urgence et de l’importance de l’information.
Les médias sociaux pourront être également utilisés par le Project Manager afin de donner plus de visibilité (interne, externe) à son équipe, son projet, vendre le succès de son équipe et mieux gérer son eReputation.
Quand j’ai rejoint mon client actuel, ils ont dit « si vous pouvez efficacement communiquer sur le progrès, les problèmes, etc. de ce projet alors vous aurez mérité votre salaire ». Dans ma dernière organisation, il y avait un projet massif en voie de réalisation avec plusieurs ‘problèmes’ et quand on demandait ce qu’ils considéraient comme la cause première …’faiblesse de la communication’. J’ai aussi vu quelques offres d’emploi pour un « Chef de projet – Communications » qui me troublent, parce que tout chef de projet digne de ce titre devrait être un communicateur efficace. Je veux partager quelques astuces qui devraient vous vous aider dans vos efforts.
Je voudrais indiquer quelques choses qui proviennent de la faiblesse de communication :
Si les gens ne savent pas, ils créent leurs propres suppositions et il est surprenant de voir combien ils semblent apprécier de partager celles-ci comme des faits. Il en résulte beaucoup de bruit de fond dans le système, qui s’avère d’habitude être beaucoup de temps gaspillé en réunions pour réparer les dommages collatéraux causés par un évangéliste auto-désigné et mal informé sur le projet.
Le manque de communication mène souvent à des duplications d’efforts. En tant que PMs, nous sommes bien conscients de la matrice organisationnelle et des membres de l’équipe assignés par leurs managers fonctionnels pour représenter leurs intérêts spécifiques sur le projet. Bien, Jean Dupont du Marketing a été assigné au projet A et Jeanne Durand a été assignée au Projet B et tous les deux ont dit que le besoin du marketing et X à leurs chefs de projet respectifs. Ainsi, vous avez déjà 2 consultants informatique séparés (projet A et B) travaillant sur le même besoin.
La faiblesse de communication peut mener aux opportunités manquées. Beaucoup d’organisations suivent des calendriers de sortie de produits et exigent que vous ‘leur soumettiez’ votre effort pour l’inclusion dans la prochaine fenêtre. Si vous manquez la fenêtre, vous pourriez devoir patienter un autre mois pour cette sortie que vous aviez gardée dans votre bulle. Beaucoup d’organisations gèlent toutes les sorties de masse en décembre, donc vous pourriez « gagner » un retard de 2 mois sur votre projet.
Finalement, une pauvre communication est indicative de l’incapacité du chef de projet à coordonner, mener et manager efficacement le projet. Même si cela peut être une mauvaise perception, c’est tout ce dont les gens ont besoin. Un excellent communicateur (même en communiquant de mauvaises nouvelles) est vu comme étant en contrôle et conserve la confiance de l’organisation. Même si vous avez tout bon d’un point de vue de management de projet, vous pouvez créer des problèmes si vous ne communiquez pas correctement.
Alors, quelles sont ces choses que vous pouvez faire pour être des communicateurs efficaces ?
1. Connaissez votre auditoire et façonnez votre communication en conséquence.
Le plus souvent, les dirigeants ne se soucient pas du détail des tâches d’un projet. Ils veulent connaître les points clés…. Pourquoi le faisons-nous ? Quel est le problème ou l’opportunité que nous adressons avec ce projet ? Quels sont les bénéfices attendus ? Quelles sont les dates/jalons clés ? Les atteindrez-vous ? Si non, pourquoi ?
Cependant d’autres veulent comprendre et aussi savoir comment il les touche directement et si vraiment vous avez pris leur rôle spécifique en considération quand vous avez pensé à ce nouveau et merveilleux nouveau processus. Pour ces personnes, vous pouvez vouloir mentionner la ressource de leur équipe qui a participé et les a représentés dans l’effort. Les ventes voudront savoir comment il accélère leurs efforts et réduit leur temps passé devant l’écran pour être davantage avec leurs clients. Légal veut savoir comment cela réduit les risques pour l’organisation et ainsi de suite.
Si vous pensez que vous pouvez réussir cela par un courrier électronique de masse, vous avez tort !
2. En parlant d’audience… Assurez-vous d’avoir les bonnes personnes!
Cela vaut également pour la phase de découverte des besoins. Le chemin le plus rapide vers l’échec est de ne pas inclure les bonnes personnes. Pensez à l’organisation au-delà de votre seul projet. Ce n’est pas parce qu’ils ne sont pas une fonction représentée sur l’équipe, qu’ils ne devraient pas recevoir de communication.
3. Cadence, contenu et relation
Reconnaissez que l’organisation est si surchargée de courrier électronique que même les messages des fonctions centrales de l’entreprise sont ignorés par les collaborateurs. Gardez ceci en mémoire quand vous voulez dire quelque chose aux gens : Cadence, contenu et relation.
Cadence – si vous envoyez un courrier électronique quotidien, vos messages seront rapidement mis en suppression automatique ! Si vous envoyez un courrier électronique aujourd’hui avec un « Je poursuivrai demain » pensez alors à attendre jusqu’au lendemain pour le message complet. De plus, en communiquant dans l’organisation, vous devriez installer une cadence cohérente. Une lettre d’information mensuelle de projet par exemple.
Contenu – Rendez-le bref et de valeur. Souvenez-vous, n’essayez pas d’impressionner l’organisation avec de la terminologie de management de projet. Parlez leur langage et dites-leur ce qui importe pour eux. Si vous leur demandez quelque chose, soyez clairs comme de l’eau de roche sur ce dont vous avez besoin et pour quand. Exemple : « ACTION REQUISE: Inscrivez-vous pour la formation obligatoire au plus tard le 10 octobre 2011 en suivant ce lien http://www.training.abcd »
Relation – Comme mentionné, il y a tant de courrier électronique que souvent les gens les suppriment ou les ignorent tout simplement, même ceux du top management. Si vous voulez que votre message soit lu, vous devez avoir un relationnel avec votre auditoire ou utilisez quelqu’un qui en ait. Récemment, j’ai eu besoin de quelques commerciaux pour participer à un test d’acceptance et savais que si j’envoyais le courrier électronique, ils n’auraient pas eu suffisamment de temps pour l’afficher dans la fenêtre de prévisualisation avant de le supprimer. Ainsi, j’ai demandé au directeur commercial régional d’envoyer le message. Souvenez-vous, ce n’est pas le moment de soigner votre ego et faire connaître votre nom. Si vous n’êtes pas celui qui a de l’influence, laissez quelqu’un d’autre délivrer le message. Bien sûr, cela ne devrait jamais être le cas avec votre équipe principale, les parties prenantes clés et votre sponsor. Avec eux, j’assume que vous avez le bon relationnel.
4. Délais
Une complainte fréquente, en dehors de « je ne savais pas », est que les personnes n’avaient pas assez de temps pour répondre, questionner, supporter, etc. Je ne pense pas qu’il y ait un chiffre magique cela il dépend de la communication, mais si vous demandez un retour d’information, à des managers de parler avec leurs équipes respectives pour supporter le lancement qui arrive, ou à des personnes pour s’inscrire à des formations, vous devez vous assurer que vous leur donnez assez de temps pour le faire, aussi bien qu’assez de temps pour répondre à votre email de relance quelques jours avant la date.
5. Organisations Globales – Rendez-la communication personnelle !
J’ai une grande expérience avec des projets globaux et pas seulement une société américaine qui a trois ou quatre développeurs à l’étranger. Lenovo a revendiqué être la première société vraiment globale sans quartier général à emplacement géographique unique (4 emplacements). J’ai travaillé avec des équipes dans lesquelles des membres de l’équipe principale ont vécu dans une douzaine de pays. À l’extérieur des États-Unis vous entendrez souvent : « Bien, L’Amérique du Nord ne peut pas assumer que … » ; et en Asie-Pacifique (APAC) : « Nous fonctionnons très différemment ici ». Les États-Unis ont beau avoir beaucoup d’états, ils restent un pays avec un langage et une monnaie. Alors qu’en APAC, l’Inde diffère de l’Australie et le Japon d’eux deux et cetera. « Cela étant a dit : quand vous parlez de projections de ventes, d’analyse compétitives et cetera; ne montrez pas des chiffres américains ou britanniques à l’équipe APAC. Si vous voulez peindre une image globale, OK mais faites rapidement une analyse en profondeur des informations qui leurs sont appropriées.
6. Démultipliez en utilisant le média approprié
Dans l’économie mondialisée, les équipes virtuelles sont extrêmement communes. Même dans les organisations plus petites, vous rencontrez des efforts significatifs des sociétés pour implémenter des solutions d’équilibre vie professionnelle / vie privée et des options de bureau virtuel. Gardez cela à l’esprit quand vous prévoyez des réunions ou des mises à jour. Règles générales :
Le courrier électronique devrait être limité aux annonces de suivi pour garder le projet sur le devant de la scène pour l’organisation : actions exécutées depuis le dernier message, actions à venir, prochains jalons clés
Plénière / présentation – réunion de démarrage ou d’annonce en direct. C’est plus un forum ouvert à l’organisation toute entière dans laquelle vous devez vous exprimer avec vos mots, votre passion, Etc.
Webinar – Concept, Démonstration, etc. La plupart des personnes ne comprennent pas les diagrammes Visio ou ne veulent tout simplement pas les lire. Si vous voulez montrer le nouvel outil, l’interface, le processus alors il est préférable de le faire par un webinar comme GoTo Meeting, WebEx ou autre.
Rencontre en personne – si possible, vous devriez essayer de rencontrer en face à face les parties prenantes clés. Je m’y réfère souvent comme une tournée, un « roadshow » dans lequel j’organise une réunion ou obtiens un peu de temps sur leurs réunions d’équipe de management. Ceci est souvent réservé à un lancement à venir ou s’il y a un changement majeur ou un délai qui les touche directement, les importune, ou risque d’endommager leur confiance.
Des idées spécifiques quand vous devez communiquer un changement ou un retard : au bon moment, minutieux et concis.
Quel était le plan original
Quel est le problème ou le changement
Quelle est la cause racine du problème ou changement
Impact du problème ou changement : coûts, délais, Etc.
Quelles actions pour corriger ou implémenter
Proposez d’écouter leurs préoccupations et remerciez-les de leur support assidu
Selon mon expérience, la plupart des chefs de projet sont bons dans les communications de projet (l’équipe interne, les minutes de réunions, les ordres du jour, Etc.) mais faibles sur les communications organisationnelles.
Qu’ai-je loupé ? Comment vous assurez-vous que votre projet bien planifié et exécuté n’est pas reçu de manière défensive parce qu’ils ne savaient pas ou n’avaient pas été inclus ?
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L’espace de temps sans interruption est sacré. Pourtant, dans l’ère numérique où nous vivons, nous perdons le peu d’espaces sacrés restés inaccessibles au courrier électronique, Internet, personnes et autres formes de distraction. Nos voitures ont maintenant le téléphone mobile intégré et mille stations d’émission radio. En marchant d’un endroit à un autre, nous avons nos périphériques de données qui reçoivent en streaming de douzaines de sources. Même à notre chevet, nous avons maintenant notre IPad avec des tas d’applications numériques et informations du monde entier aux bouts de nos doigts.
Il y a eu beaucoup de discussions sur la valeur de la « Pause créative« , un état décrit comme « la transition depuis être totalement engagé dans une activité créative à y être seulement passivement engagé, ou même complètement désengagé ». Ce phénomène est la graine des moments de génie que les gens disent si fréquemment avoir eu sous la douche. Dans ces moments, vous êtes complètement isolés et votre esprit peut errer et ressasser sans interruption des questions majeures.
Cependant, malgré la puissance et le potentiel incroyables des espaces sacrés, ils se raréfient rapidement. Nous nous privons des opportunités de déconnecter. Et nos imaginations en subissent les conséquences.
Pourquoi préférons-nous la distraction au temps mort ?
Pourquoi renonçons-nous à notre espace sacré si facilement ? Parce que l’espace vide est effrayant. Pendant ces vides provisoires de distraction, nos esprits retournent à l’incertitude et aux craintes qui infestent chacun d’entre nous. Pour échapper à cet abîme de doute de soi-même et aux questions sans réponse, vous vous jetez sur toute activité et données qui vous rassurent.
Mais ce besoin désespéré d’être constamment connecté et la stimulé n’est pas un problème moderne. Je soutiendrais que nous cherchons un état de connexion constante depuis la nuit des temps, mais ce n’était simplement pas possible jusqu’à présent.
Image Wikipédia
Le besoin à être connecté est, en fait, très basique dans la pyramide de Maslow, la théorie psychologique qui explique les plus grands et les plus fondamentaux désirs humains. Notre besoin de sentiment d’appartenance arrive directement après la sécurité physique. Nous prospérons sur l’amitié, la famille et l’affirmation constante de notre existence et de notre pertinence. Notre respect de soi est en grande partie un produit de nos interactions avec les autres.
Il est maintenant possible de se sentir constamment aimé et choyé grâce à l’efficacité de nos « murs de commentaires » (« comment walls ») sur Facebook et la connexion sans effort avec tous ceux que nous ayons jamais connus. Votre confiance et respect de soi peuvent rapidement être rassurés en vérifiant votre nombre « de suiveurs » (« followers ») sur Twitter ou le nombre de « like » recueillis par vos photographies et billets de blog. L’attraction que vous générez avec vos projets, ou votre business, peut maintenant être mesurée et annoncée en temps réel.
Notre besoin insatiable de connaître l’information, aux dépends de nous délecter de notre temps mort – est une forme « de travail » (quelque chose que j’appelle « le travail d’insécurité ») que nous faisons pour nous rassurer.
Alors, quelle est la solution ? Comment récupérer nos espaces de temps sans interruptions ?
Bien assez tôt, avions, trains, métros et, oui, même nos douches offriront la possibilité de rester connectés. Sachant que nous ne pouvons pas compter sur des espaces qui nous forcent à déconnecter pour survivre beaucoup plus longtemps, nous devons être proactifs dans la création de ces espaces pour nous-mêmes. Et quand nous avons une occasion précieuse de ne PAS être connecté, nous devrions développer notre capacité à l’utiliser et à la protéger.
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Bonnes pratiques dans la gestion d’équipes disperses géographiquement
Par Neil Stolovitsky
Dans un monde où les technologies mobiles ont brisé les barrières entre la communication et la collaboration à travers les géographies, les entreprises centrées projet recherchent toujours plus activement de nouveaux talents pour pouvoir offrir des marchandises et des services de qualité. De plus, nous vivons dans un monde de plus en plus exigeant. Les entreprises doivent pouvoir offrir des produits et des services de meilleurs qualité à des clients de plus en plus exigeants tout en diminuant les marges. Face à cette réalité, les entreprises centrées projet doivent continuellement améliorer leur stratégie globale afin de maintenir leur compétitivité et de rester profitables.
Cet article va considérer les différents challenges auxquels doivent faire face les chefs de projet et leurs équipes et parties prenantes dispersés, ainsi que les stratégies à mettre en place pour pouvoir mener les projets au succès.
Challenges globaux dans la gestion de projet
Le challenge le plus important dans la gestion d’une équipe est probablement la diversité culturelle des membres de l’équipe et des parties prenantes qui travaillent dans des lieux différents. Il n’est pas du tout inhabituel pour des équipes délocalisées de n’avoir aucun contact avec leur chef de projet. Les barrières culturelles ainsi que la langue s’ajoutent à ces problèmes et peuvent créer des problèmes de compréhension pour toutes les parties impliquées. La communication et le partage d’informations peuvent donc être entravés, ce qui risque d’avoir un impact très négatif sur le succès d’un projet. Dans la plupart des cas, les équipes délocalisées prennent des décisions critiques qui sont basées sur une mauvaise communication ou des informations de seconde main.
L’application usuelle des techniques traditionnelles de gestion de projet est un autre challenge auquel font face les chefs de projet. En général, les méthodologies traditionnelles de gestion de projet sont focalisées sur la planification et le suivi des détails des délais et des coûts. Les méthodes de communication et de partage des informations tendent à ne pas être formalisées et sont laissées aux mains des praticiens en gestion de projet qui utilisent leur propre style de communication avec les parties prenantes. Traditionnellement, les chefs de projet avaient la chance de communiquer face à face avec leurs équipes et leurs clients. Mais aujourd’hui, avec la globalisation, ces interactions face à face sont fortement limitées. Les interactions longue distance engendrent une communication biaisée qui a un impact très négatif sur les délais et les résultats de projet.
Développer une stratégie globale de communication pour le succès
La première étape à mettre en place pour répondre aux besoins d’une équipe de projet délocalisée est d’établir une stratégie de communication formelle afin de minimiser les barrières dans les échanges, le partage et l’interprétation des informations critiques. Cette stratégie doit recevoir l’acceptation de l’équipe délocalisée et nécessite des outils indispensables pour que son implémentation soit efficace.
Lors du développement d’une stratégie de communication globale, les entreprises doivent considérer les caractéristiques suivantes :
1) Distance – Un projet global implique des équipes et des parties prenantes dispersées. Les interactions face à face sont donc limitées. Développer une stratégie où les meetings face à face sont planifiés périodiquement permet d’assurer une meilleure cohésion entre les équipes et également une prise en charge plus rapide des goulots d’étranglement et des problèmes de performance. Le fait est que rien ne peut remplacer les interactions humaines qui permettent de garder les chef, parties prenantes et membres d’une équipe terre à terre, c’est pourquoi il est nécessaire de consacrer du temps à ces meetings.
2) Langue – Il est très commun pour les entreprises de travailler dans des environnements polyglottes. Les barrières de la langue peuvent créer des retards et des échanges d’information biaisés. Il est très important de trouver une langue commune pour la communication ou si ce n’est pas possible, de travailler avec une ressource qui s’occupera de la traduction. Il en résultera une meilleure communication.
3) Culture commerciale – Le leadership et les façons de travailler peuvent être très différentes de par le monde. C’est pourquoi il est important de mettre en place une façon de travailler qui convienne et qui soit acceptée par la totalité des équipes. Elles pourront ainsi maximiser leur performance et les parties prenantes et chef pourront établir des attentes partagées lors de l’apparition d’incidents.
4) Décalage horaire– Des problèmes de timing sont également souvent rencontrés dans le travail d’équipes délocalisées. Les chefs de projet doivent planifier les meetings stratégiques avec des membres clé de chaque équipe afin qu’ils transmettent à leur tour les objectifs dans leurs régions respectives. De plus, ces représentants régionaux peuvent également transmettre les informations de leur région à leur leadership délocalisé.
5) Accès aux informations – Plus que dans n’importe quel environnement, l’accès aux informations des équipes délocalisées est l’un des plus grands challenges. Dans beaucoup de cas, les membres des équipes et les parties prenantes n’ont pas la possibilité de se rendre dans le bureau d’un collègue pour poser une question. C’est pourquoi il est important de mettre en place une stratégie formelle qui documente le détail des projets et qui offre un accès rapide aux informations 24/7 pour pouvoir mener un projet sur le chemin du succès.
En résumé, à cause des problèmes de communication inhérents aux équipes délocalisées, les projets nécessitent des processus plus formalisés non seulement pour assurer que le projet reste sur la bonne voie, mais également pour créer une dynamique de groupe fluide et cohésive où chaque partage d’informations risque d’avoir un impact sur le succès du projet.
Le nuage est votre ami
Le cloud computing s’infiltre dans chaque aspect du monde commercial, les challenges quotidiens rencontrés par les équipes de projet délocalisées s’y dissolvent rapidement. La technologie Cloud a facilité la vie des équipes délocalisées en leur offrant une plateforme collaborative idéale pour établir une stratégie de communication formalisée qui permet de consolider toutes les informations dans un même panier. Que les entreprises décident de déployer une solution à la demande ou implémenter une plateforme Cloud derrière leur pare-feu, la nature omniprésente d’internet apporte la solution idéale pour améliorer la collaboration à travers le monde. Le cloud computing permet aux informations critiques d’être à la fois accessibles et mobiles.
En sus de l’accès évident à l’information, les projets et les solutions de gestion de projet sous Cloud peuvent également offrir les outils nécessaires pour contrôler le flux d’informations. Cela ne suffit pas de faciliter l’accès aux informations, il faut également pouvoir s’adapter aux processus des équipes dispersées à travers le monde en offrant des profils de sécurité adaptés. Dans l’idéal, les informations les plus pertinentes seraient distribuées aux différentes équipes de projet afin que les décisions puissent être prises dans les temps. Il en résultera de meilleurs résultats qui seront ressentis par toutes les parties prenantes.
Bien que les projets globaux puissent poser des problèmes de communication et de prise de décision, pour la plupart des entreprises, la possibilité de profiter de talents à différentes localisations permet d’apporter une valeur ajoutée au portefeuille de projets. Grâce à l’accessibilité aux informations critiques à travers le web et un éventail de talents plus compétitif, les entreprises tirent aujourd’hui avantage des économies d’échelle pour offrir de meilleurs résultats à leurs clients.
Neil Stolovitsky (nstolovitsky@geniusinside.com) est un spécialiste senior en solutions chez Genius Inside, un éditeur de logiciels en gestion de projet basé au Canada et en Suisse.
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Avoir un plan de communications pour votre projet suffit-il ? Non, vous avez aussi besoin d’un plan marketing pour commercialiser, faire de la publicité et promouvoir votre projet – et générer de l’excitation.
Tandis que les communications sont essentielles à un projet en aidant des parties prenantes d’à connaître le statut de projet et autres informations essentielles, le Marcom, le plan de com marketing vous aide à gagner le support et l’engagement des parties prenantes tant internes qu’externes. Un membre de l’équipe habile en Marcom devrait piloter cet effort.
Si votre projet n’est pas fortement visible ou « fascinant », vous aurez besoin d’une façon de générer et de supporter l’intérêt et l’enthousiasme. Il est encore plus dur de regagner le support pour votre projet si:
Il a des bagages historiques ou une image négative
Est controversé ou politique
Exige un changement culturel
Comment le Plan Marcom vous aide-t-il ?
Une organisation de services financiers a initié un projet d’implémenter un système de management de portefeuille d’entreprise. L’objectif était d’améliorer le reporting des projets et la transparence.
Au démarrage, le chef de projet a eu beaucoup de mal à obtenir du support, des ressources sécurisées ou créer de l’excitation. Les personnes se rappelaient l’effort semblable précédent qui avait échoué et s’inquiétaient que le système complique plus encore le reporting et exige plus de travail et de duplication d’efforts.
Avec quelques conseils, l’équipe a lancé un effort Marcom. Au lieu d’un acronyme obscur comme EPM, ils ont nommé le projet « Cristal » et l’ont souligné de la « tag line » « Un moment, un endroit, clair comme du cristal. »
L’équipe a créé une lettre d’information et des affiches avec des témoignages se concentrant sur les avantages du projet, mettant en évidence comment le nouveau système diminuerait sur le nombre de rapports et exigerait une saisie minimale de données.
Les besoins ont été peaufinés avec les groupes de focus qui ont engagé les parties prenantes clés. L’équipe a même créé des concours pour tester le système.
Dans une courte période de temps, ces efforts Marcom ont changé la perception du projet et produit le buzz, l’excitation et l’engagement des parties prenantes.
Astuces pour vous aider à créer un plan Marcom
Voici quelques recommandations utiles à garder à l’esprit comme vous, avec l’aide de vos experts Marcom, développez un plan Marcom pour votre projet.
Planifiez votre Marcom en vous concentrant sur l’objectif (ce que vous voulez réaliser), le message (ce que vous voulez que sachent les parties prenantes) et les médias (quels véhicules de communication transmettent le mieux le message). Vous pouvez aussi utiliser des modèles de marketing comme AIDA pour créer la conscience, l’intérêt, le désir et l’action.
Créez un message irrésistible qui résonnera avec vos cibles de parties prenantes. Assurez-vous d’adresser un besoin immédiat ou un problème; concentrez-vous sur les avantages, pas seulement les fonctionnalités et les caractéristiques; et utilisez un nom intéressant pour le projet et une signature qui capte l’attention.
Développez des discours d’ascenseur (60 secondes) et de fontaine à eau (3-5 minutes). Formez votre équipe projet pour que chacun communique un message simple et cohérent.
Explorez l’utilisation des outils des médias sociaux. Tweetez votre projet, établissez un wiki collaboratif de projet ou des blogs ou podcastez votre sponsor ou parties prenantes principales.
Soyez prudent avec les excès. Ne créez pas trop de buzz, ne vendez pas de façon excessive ou ne créez pas de si hautes attentes qu’elles puissent se retourner contre vous.
Continuez le Marcom comme un processus continu, tout à fait à sa place partout dans le cycle de vie du projet. Façonnez des messages opportuns spécifiques aux audiences cibles, mais restez consistant avec le thème central et les objectifs du projet.
Échelonnez vos efforts Marcom selon la taille, la portée et l’importance stratégique de votre projet. Les mégaprojets comme des améliorations majeures d’infrastructure exigent que des consultants extérieurs managent professionnellement le Marcom.
Les sociétés de Relations Publiques aspirent à contrôler la perception du projet du projet par le public en créant des vidéos informationnelles, organisant des tours et des webcams vivantes du chantier et créant des slogans comme, « Paris ne s’est pas fait en un jour. S’il l’avait été, nous aurions embauché son entrepreneur ».
Les chefs de projet qui se concentrent sur le Marcom gagneront un avantage certain et verront leurs projets recevoir un meilleur accueil, support de mise en œuvre et succès d’ensemble de projet.
Difficile pour moi de parler de branding sans partager avec vous cette superbe vidéo de Chipotle.
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Il y a un nombre presque illimité d’avis dans le monde du management de projet qui sont des opinions personnelles, des anecdotes d’expérience personnelle et appliquées à un domaine spécifique et même un contexte dans ce domaine. C’est ok, c’est une source d’informations et un initiateur de conversation.
Mais sans un étiquetage approprié, il est difficile de dire d’où viennent ces informations.
Subjectif
Vérifiable
Personnel
Gardez-le pour vous. Personne ne s’y intéresse sauf si vous êtes à un cocktail ou essayer d’impressionner quelqu’un avec vos connaissances.
Utilisez ceci comme votre recette secrète et utilisez-la pour améliorer les autres dans votre engagement à progresser.
Public
Assurez-vous que vos propos soient préfacés par « à mon avis » avant d’en dire davantage et vous mettre dans l’embarras.
Utilisez cette information comme une indication pour les autres de ce que l’on sait avoir fonctionné dans leur domaine.
Ces informations ont deux attributs :
C’est Subjectif(Opinion) – c’est une opinion qui peut être basée sur une collection d’observations au cours d’une certaine période de temps, mais ne peut pas être reliée à un jeu crédible de processus vérifiés qui produisent ces observations.
C’est Vérifiable– Il y a une preuve statistique que cette information est validée ou « vérifiable » dans un domaine défini et un contexte dans ce domaine et peut être observée en l’absence de son promoteur.
Il y a deux audiences cibles :
C’est pour une consommation Personnelle– c’est un avis partagé entre des individus (ou petits groupes) en privé ou en groupe limité. À certains endroits comme un cocktail, en faisant la queue à la banque, ou bavardant avec des étrangers sur le court de tennis, ou dans la salle de déjeuner du bureau.
C’est pour une consommation Publique– la signification de ces informations a été examinée de près pour avoir une sorte de crédibilité qui la rende intéressante aux étrangers. Pour des informations vérifiées, vous devez fournir des références, une bibliographie, les données sous-jacentes, les processus d’analyse de ces données qui y ont abouti à l’information. Donc, l’auditeur peut aussi conduire la même validation pour confirmer que vous n’inventez pas ou pire généralisez vos anecdotes personnelles comme des faits réels à l’extérieur de vos propres expériences.
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Cet article, au départ destiné aux entrepreneurs recèle quelques propositions tout aussi utiles pour les chefs de projet car nous sommes souvent confrontés à la nécessité de vendre notre projet aux membres de nos équipes, à nos diverses parties prenantes et au management.
En tant qu’entrepreneur, vous êtes un commercial que vous le vouliez ou pas. Chaque jour vous devez vous vendre ainsi que votre produit ou service pour développer vos affaires. Si vous n’êtes pas sûrs que vous avez le caractère pour réussir dans le commercial, considérez ces 13 règles simples pour créer une mentalité de superstar de la vente.
1. Ayez faim. Tout bon commercial que j’ai rencontré est motivé. Ils ont une éthique forte et un haut niveau d’énergie. Ils travaillent plus durement et plus longtemps que leurs pairs. Quand l’économie est mauvaise, ils arpentent encore et toujours le terrain, passant des appels.
2. Ne compromettez jamais votre intégrité. J’ai toujours pensé que dire la vérité est la meilleure politique. Dans le business, particulièrement de nos jours, c’est un must. Il y a quelques années, la Forum Corporation à Boston a étudié 341 personnels commerciaux de 11 sociétés différentes dans cinq industries différentes. Leur but était de déterminer ce qui différenciait les meilleurs des moyens. Quand l’étude a été finie, les résultats étaient ahurissants. Ce n’était pas la compétence, la connaissance ou le charisme qui faisait la différence. La différence se réduit à un trait de caractère : l’honnêteté. Quand les clients ont confiance dans le personnel commercial, ils achètent.
3. Restez positif. Votre attitude, et non votre aptitude, déterminera votre altitude. Le succès est à 90% cérébral. Vous pouvez changer votre vie en changeant votre esprit. Dans des temps durs, cela ne peut pas être votre faute d’être au plus bas, mais c’est certainement votre faute de ne pas vous en relever. Vous devez y croire pour être performant.
4. Soyez bien informé. Les superstars des ventes connaissent parfaitement leurs produits. Ils connaissent aussi les produits de leurs concurrents et sont prêts à indiquer les différences.
5. Soyez préparé. Je me rappelle toujours la vieille devise des scouts, « Toujours prêts ». Eh bien, c’est vrai. Cela nécessite beaucoup de préparation peu spectaculaire pour produire des résultats spectaculaires.
6. Prenez soin de votre réputation. Vous ne pouvez pas acheter une bonne réputation, vous devez la mériter. Si vous n’avez pas une réputation positive, il sera difficile de réussir dans ce que vous faites.
7. Soyez authentiques. Je n’ai jamais vu personne acheter de quelqu’un qu’ils n’aiment pas. Être aimable a de l’importance. Est-ce que vous êtes authentique ? Agréable ? Est-il facile de parler avec vous ?
8. Mettez en avant votre meilleur profil. Vous n’aurez jamais de deuxième occasion de faire une bonne première impression. Êtes-vous soigné et avec une bonne présentation ? Mal habillé ou trop habillé ?
9. Définissez vos objectifs. Les gagnants se donnent des objectifs; les perdants cherchent des excuses. Les objectifs vous donnent plus qu’une raison de vous lever le matin, ils sont une motivation pour avancer toute la journée. Ils doivent être mesurables, identifiables, atteignables, spécifiques. Et mettez-les par écrit.
10. Devenez un fanatique du service aux clients. Je dis souvent que la vente commence quand le client a dit oui. Le bon personnel commercial s’assure que le travail est fait dans les temps et bien fait. Il y a une chose dont aucune affaire n’a jamais assez: les clients. Occupez-vous des clients que vous avez et ils s’occuperont de vous. Vous devez prêter une attention fanatique aux détails.
11. Rappelez-vous d’écouter. Vous ne pouvez rien apprendre avec la bouche ouverte. Pour trop de personnes, bien écouter veut dire : « je parle, vous écoutez ». L’écoute est un processus bidirectionnel. Oui, on doit vous entendre, mais vous devez aussi entendre les idées des autres, leurs questions et leurs objections. Si vous parlez aux gens au lieu d’avec eux, ils n’achètent pas, ils cèdent.
12. Mettez toute chose en perspective. Il est impossible de sous-estimer l’importance du sens de l’humour. Quand vous rencontrez d’inévitables échecs en chemin, apprenez à en rire.
13. Développez une soif du progrès personnel. Vous n’allez pas à l’école une fois pour toute la durée de votre vie. Vous êtes à l’école toute votre vie. Les superstars de ventes travaillent constamment pour devenir meilleurs. Ils prennent des cours, lisent des livres, écoutent des cassettes audio et absorbent tout ce qu’ils peuvent pour s’améliorer.
Bilan final : un commercial dit, un bon commercial explique… et une superstar des ventes démontre.
Dans le management de projet, les questions minées peuvent causer des problèmes massifs sur les équipes projet. En tant que chef de projet, c’est votre travail de garder les choses sous contrôle. Les questions minées comportent d’habitude une certaine forme de faute présumée. Voici un exemple : « pourquoi untel ne nous a-t-il pas fourni le statut de projet à l’heure ? »
Quand quelqu’un (membre de l’équipe d’équipe projet, partie prenante ou client) vous pose une telle question, comment réagissez-vous ? Y répondez-vous directement ou essayez-vous de vous défendre vous-même ou votre équipe, empirant ainsi encore la situation ?
À mon avis, la façon la plus rapide et la plus efficace de répondre à une question minée est d’adresser sa préoccupation sous-jacente. Quand vous abordez le problème plutôt que ce que l’on demande en surface, vous créez un environnement sécurisant dans lequel la personne se sent comprise.
Récemment, j’étais dans une situation où ma première réaction était de me défendre et de pulvériser complètement la position opposée. J’ai pris un peu de recul et j’ai recherché quelle était leur préoccupation par rapport à l’incident qui s’était produit plutôt que de basculer en mode défensif. Grâce à cela, j’ai pu voir plus clairement pourquoi dans cette situation, le processus de projet avait été défini de cette façon, et ce, sans pousser mon propre point de vue. Au lieu de voir des manquements dans le processus, j’ai commencé à voir quelles actions j’aurais besoin de prendre. Quand je l’ai admis auprès de la personne qui avait soulevé le problème, la préoccupation originale a immédiatement disparu pour nous deux.
La prochaine fois que quelqu’un vous pose une question minée, répondez à la préoccupation et non pas à la question. La question originale pourrait bien tout simplement disparaître.
Pensez à une rencontre récente avec un membre de l’équipe projet ou une partie prenante où vous pourriez avoir été un peu sur la défensive. Qu’est-ce qui changerait dans cette situation si vous aviez écouté pour découvrir la vrai préoccupation derrière les mots prononcés ?
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Je ne sais pas qui a commencé à utiliser cette réponse dans le service clients. Je voudrais trouver la personne qui l’a dit en premier et lui demander ce à quoi elle pensait ? Comment “pas de problème” est-il entré dans la conversation ?
Disons vous alliez dans un grand magasin et demandiez, “pourriez-vous enregistrez mes achats?” La réponse est souvent, “pas de problème”. Eh bien, bien sûr que ce n’est pas un problème, vous êtes payés pour être ici et le client dépense de l’argent qu’il a peiné à gagner dans le but d’acheter vos marchandises. Pourquoi le service clients serait-il un problème ? Sérieusement, le client demande-t-il à la personne d’aller lustrer sa voiture pendant qu’il fait les courses ? Dans ce cas, utiliser “pas de problème” pourrait être justifié.
Ce que je veux entendre ressemble à quelque chose comme, « avec plaisir », « tout de suite », ou « vous pariez ». En grandissant au Texas, j’ai souvent entendu « vous pariez ». C’est comme si nous étions de vieux amis et la personne avait déjà un pas d’avance sur mes besoins de service. « Tout de suite » m’indique que mes besoins sont une priorité. Quand j’entends « tout de suite », cela le paraît aussi rapide. Mais mon favori est, « avec plaisir », cela m’envoie le signal que nous sommes connectés, tout va bien et cette personne se soucie vraiment de mon expérience client.
L’utilisation de deux mots négatifs se neutralisant ( « pas » et « problème ») pour décrire ce que l’on suppose être une réponse positive fait peu de sens. Aucun des deux mots ne supporte le sentiment « OUI » et c’est un réel problème au niveau de l’expérience client.
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Au bout du compte, tout leader aura à présenter ses excuses pour une erreur.
Voici trois étapes à entreprendre quand votre tour viendra :
1. Admettez l’erreur. Reconnaître son erreur accélère le processus de récupération. Alors qu’il est tentant de se soustraire à la responsabilité ou de s’échapper, cela empire seulement les choses.
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2. Essayez de rire de vous-même. Si c’est approprié, allez-y. L’auto dérisions donne aux autres la permission de faire de même. Après tout, personne ne veut de leaders qui se prennent trop au sérieux.
3. Recadrez la discussion. Les personnes voudront parler de l’erreur à tout jamais. Rendez justice à votre bourde, mais recentrez la conversation sur ce qui importe le plus : aller de l’avant.
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Étant donné le manque de compréhension du travail de Directeur de Programmes, j’ai pensé qu’il serait utile d’expliquer leur rôle en utilisant un restaurant comme métaphore.
Les leaders intentionnels ont beaucoup de crédibilité liée “à pourquoi” ils veulent que quelque chose soit fait et si cela en vaut la peine. Le travail dans ce type d’organisation est achevé conformément à votre demande et ses résultats intentionnels sont évidents. L’environnement de travail y est positif et engageant.
Beaucoup d’organisations, particulièrement celles avec un PMO, imposent certaines méthodologies qui consistent typiquement à préparer des plans et rapports à remplir. Comment pouvez-vous assurer que vos processus sont efficaces et ajoutent de la valeur ?
J’ai été témoin de situations où poser des questions aux PMs sur le projet ressemblait à s’adresser à une boule magique. Leurs réponses semblaient être au mieux une conjecture plutôt qu’une réponse étudiée des éléments clés ayant un impact ou affectant le succès du projet. Pour répondre au mieux aux attentes des parties prenantes et tenir les rênes du projet, les chefs de projet doivent avoir entre leurs mains les réponses à des questions spécifiques.
Au cœur de la plupart des projets réussis vous trouverez une équipe principale efficace, la « core team » qui est entièrement responsable du management au quotidien du projet. Cela ne doit pas être confondu avec les directions de niveau stratégique qui représentent la fonction clé du comité de pilotage de projet. Le chef de projet est responsable d’assurer que la core team soit effectivement choisie, engagée, et impliquée dans tout le cycle de vie du projet.
Beaucoup de projets s’embourbent dans des détails inutiles ou partent sur des tangentes consommatrices de temps. Avoir des objectifs clairs dès le départ vous aidera à rester en ligne comme le projet progresse.
Comme toujours, nous apprécierons le ton humoristique des billets de Michaël qui touche des points sensibles du management de projet. Ici, il partage son expérience sur la gestion des changements.
Cette vidéo en anglais créée par Projectmanager.com présente en moins de 10 minutes les principaux livrables du management de projet tout au long du cycle de vie d’un projet.
améliorons nos « soft skills » de communicateur à travers plusieurs vidéos
Dans cette vidéo, Sébastien Durand explique comment l’utilisation de l’émotion rend plus réceptif et agit, par le biais de divers «ingrédients», au service des entreprises dans une relation narrateur-narrataire.
Avec plus d’un quart de million de présentations, y compris certaines remarquables comme celle d’Al Gore Une Vérité Inopportune (« An Inconvenient Truth »), Nancy Duarte règne en maîtresse absolue en tant qu’experte en présentation la plus recherchée du monde. Récemment, Nancy a partagé un peu de sa sagesse sur ce qui sépare les supers présentations des moyennes.
Garr Reynolds a révolutionné ma manière de préparer et de donner des présentations en public. Si j’en juge par les commentaires de mes collègues et amis et des personnes venues participer à ces présentations, il m’a permis de rendre mes interventions beaucoup plus dynamiques, inspirantes et mémorables.
Ne serait-ce pas merveilleux si nous pouvions nous concentrer entièrement sur le “Steak” dans le développement d’application ? Dépenser la majorité de notre énergie, en nous concentrant sur la livraison de solutions à forte valeur et répondant aux plus forts besoins de nos clients. Éliminer le désordre de la déception et de l’ambiguïté et travailler simplement sur qui compte le plus ?
utiliser Agile pour la mise en œuvre de progiciels « sur étagère »: Les solutions progicielles sur étagère « Commercial-off-the-Shelf (COTS) » composent un fort pourcentage des projets informatiques entrepris par les sociétés chaque année et beaucoup d’organisations laissent passer les avantages qu’une approche Agile peut apporter sur ces projets.
L’approche standard pour protéger le projet de dépassements de durée, est d’ajouter des marges de sécurité dans les tâches. M. Parkinson et Mme l’étudiante annihilent la majorité de cette protection. Donc, nous ajoutons encore plus de marges dans les tâches. Et plus de sécurité encore et toujours plus.
Il y a d’innombrables façons dont vous gaspillez votre temps au travail. Parfois, c’est inévitable. D’autres fois, cela peut être surmonté avec un changement mineur dans votre approche. Dans tous les cas, la première étape pour combattre ces vampires est de les identifier.
Les articles les plus appréciés de DantotsuPM au mois d’Octobre 2011
Les « soft skills » et en particulier la communication
Seth Godin's Blog
checklist pour le courrier électronique par Seth Godin: Il y a 3 ans, Seth avait posté une check-list dans l’espoir qu’elle éliminerait (ou réduirait) les courriers électroniques de « CC-to-all » à propos de co-voiturage, promotion de fausses œuvres de bienfaisance et autres stupides spams… LE TOUT EN MAJUSCULE. Voici 36 suggestions.
6 façons de regagner votre attention: Il est presque impossible d’ignorer l’appel des sirènes de Google et de YouTube, des livres et des blogs, des émissions de télévision et des films, de la musique et des jeux vidéo, du courrier électronique et de l’envoi de SMS, des journaux et des magazines et des innombrables sites et applications Web à seulement quelques clics ou touches de clavier quand nous nous installons pour travailler.
comment recevoir la critique: Personne n’aime être critiqué. Mais être capable de traiter la critique peut vous faire paraître plus fort, plus confiant et plus mature. Alors, comment trouver le bon côté dans un taillage de costume en règle ?
comment le PM devrait-il gérer un dominateur pendant une réunion d’équipe ? Chacun a eu l’occasion de rencontrer “le Dominateur”. C’est la personne dans le groupe qui semble s’accaparer la discussion. Parfois ce sont des bavards trop ardents…d’autres fois ce sont des personnalités excessivement agressives absorbant tout l’oxygène de la pièce. Que faire ? ? ?
comment supporter les longues conférences téléphoniques: Une partie inhérente du fait que les membres de l’équipe d’équipes projet soient dispersés est que le chef de projet va probablement passer d’innombrables heures en conférences téléphoniques. Voici les dix premiers conseils de Philip Diab pour ces personnes qui managent des équipes virtuelles et participent à d’innombrables heures de conférences téléphoniques.
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Compétences projet
utilisez des indicateurs pour diagnostiquer les maux de votre projet : Personne n’aime travailler sur un projet malade, mais nous y avons tous été et l’avons fait. La plupart du temps nous faisons des suppositions sur les raisons des maux des échéanciers de projets, espérant être un peu dans le vrai, mais nous nous trouvons toujours embarrassés sur la façon de guérir le projet et d’atteindre la cible.
connaissez-vous les 6 étapes d’une analyse coûts/bénéfices? Nous savons tous instinctivement que nous devrions investir quand les bénéfices dépassent les coûts. Mais peu de personnes comprennent ce qui entre réellement en jeu dans cette analyse. Voici six étapes pour vous aider à la comprendre.
qu’est-ce qui fait un PMO réussi ? Si vous êtes le manager d’un PMO ou un membre de l’équipe concernée, quelles sont certaines des meilleures attitudes et choses à faire ?
PMO unipersonnel: Un Project Management Office (PMO) peut être une source de valeur pour les chefs de projet parce qu’il fournit la direction, la formation, la connaissance, les bonnes pratiques, la priorisation des projets et les processus organisationnels. Bien que de plus en plus de sociétés créent des bureaux de management de projet, les petites et moyennes organisations n’ont pas de PMO. Comment en créer un, même si vous êtes seul au départ.
assistons-nous à la fin du contrat « traditionnel » ? L’utilisation du management de projet agile exige-t-elle de nouveaux modèles de contrat pour être fructueuse ? Le management de projet agile peut-il être utilisé avec des contrats de forfait traditionnels ? Le management de projet agile exige-t-il un nouveau type de contrat ?
le saviez-vous ? Il est possible de comparer 2 plans MS Project très facilement par Vincent Capitaine: En tant que chefs de projets, nous imaginons souvent plusieurs scénarios pour planifier nos projets. En créant un fichier MS Project par scénario par exemple, nous pouvons ensuite facilement comparer ces versions du planning tout comme nous comparerions plusieurs versions d’un document Word afin d’en comprendre les différences.
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Un couple d’amis (merci Éric et Gwena !) m’a recommandé de voir cette courte vidéo sur la montée des réseaux sociaux. Attachez vos ceintures et ouvrez bien les oreilles car les statistiques d’usage défilent vite et sont parfois surprenantes.
Et si vous cherchez d’autres chiffres, en voici quelques uns.
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Lors du dernier forum en date de PMI France-Sud à Sophia Antipolis, j’ai pu apprécier les réflexions de Marie-Hélène sur la cohabitation des générations au sein de l’entreprise: Seniors, Génération X, Gen Y et bientôt Z s’y côtoient avec plus ou moins de réussite dans leurs rapports tant leurs valeurs peuvent être différentes.
Marie-Hélène Raynaud, Evolution Management Int’l Consulting, est spécialiste en communication et en marketing international. Marie-Hélène a plus de 20 ans d’expérience en management opérationnel et en tant que dirigeante d’équipes multiculturelles au sein d’une multinationale. Elle est formatrice en approche différenciée du management, de la communication et de la performance en Ressources Humaines. Master coach certifiée, elle accompagne les managers et les équipes dans leur développement personnel et leur performance professionnelle. Elle a siégé pendant 7 années au Comité de Direction International de Texas Instruments.
Difficultés à attirer les candidats, projets retardés, flux de communication en rupture, turnover hors contrôle…
…ces dénominateurs communs s’installent durablement depuis quelques années au sein des entreprises sans que celles-ci parviennent pour autant à mettre un nom sur ces symptômes et sur les problèmes qui en découlent. La réponse : l’intergénérationnel.
Le monde de l’entreprise est en constante évolution et les défis qui se présentent évoluent, eux-aussi. Depuis la phase de recrutement et d’intégration de la génération junior, aussi appelée Génération Y, jusqu’aux techniques spécifiques de communication, de management et de fidélisation, il s’agit de faire cohabiter les Y avec les générations Seniors et X aux typologies très différentes.
Les équipes devant travailler de plus en plus en mode transverse, en mode projet et en réseau, la gestion de l’intergénérationnel est devenue un sujet central lorsqu’il s’agit de mesurer la performance de l’entreprise. Mais fait nouveau, l’enjeu ne se situe plus dans la gestion des employés par tranches d’âges mais dans l’intégration de la Génération Y en tant que diversité culturelle et dans la compréhension de son impact sur les stratégies de développement.
La Génération Y change la donne dans les entreprises et met en échec les techniques et les outils classiques de motivation de management ou encore de communication car les questionnements qu’elle engendre relèvent d’une adaptation à un autre schéma de pensée et par la même à un autre mode de fonctionnement.
Il apparaît donc comme essentiel d’appréhender le modus operandi de chacune des générations et de mettre en place les techniques d’ajustement et les leviers d’actions permettant de les faire cohabiter et coopérer au quotidien.
Former les managers à la gestion de l’intergénérationnel est un des axes clés de succès dans la coopération des générations et s’inscrit comme partie intégrante de la stratégie d’amélioration continue de l’entreprise.
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On me demande souvent comment on peut commencer à faire le travail que l’on aime, comment gagner sa vie en faisant quelque chose qui nous passionne.
Je ne prétends pas avoir toutes les réponses, mais la réponse pour moi a été assez simple :
Faites une chose vraiment bien.
Les personnes veulent en général une réponse un peu plus complète que cela, mais dans mon expérience, si vous apprenez à faire cela, le reste suivra.
J’écris sur la simplicité. C’est tout ce que je fais. Pendant les 4 dernières années et demi à écrire des Zen Habits j’ai atteint le succès en me concentrant seulement sur cela et repoussant au loin tout ce qui bloquait le chemin. J’ai supprimé les commentaires, je ne fais pas beaucoup de médias sociaux (sauf pour le plaisir), je ne fais pas beaucoup de courrier électronique, je ne vends pas d’annonces, je ne fais pas de conseil. J’écris sur la simplicité.
En faisant cette chose encore et encore, j’y suis devenu bien meilleur. Suffisamment bon, de toute façon, pour les personnes veuillent lire mon travail et comme l’auditoire de mon travail a grandi, j’ai eu l’opportunité de gagner ma vie sans polluer les autres. Les façons dont je monétise mes services (des livres papier, Ebooks, des cours en ligne) sont moins importants que comment j’ai fait grandir l’auditoire.
Faites une chose bien.
C’est vraiment aussi simple que cela. Réduisez ce que vous faites et faites-le de manière répétée. Apprenez, grandissez, améliorez-vous, lisez, observez, faites-le encore un peu plus. Quand vous êtes vraiment bons à cette unique chose, les personnes voudront vous payer pour cela, ou apprendre comment vous le faites.
Cela demande beaucoup de focus et de pratique de devenir bon à faire une seule chose, mais j’ai constaté que si vous l’aimez vraiment, ce n’est pas vraiment du travail. C’est un jeu. Et je ne me plains jamais de jouer à quelque chose que j’aime.
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Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils s’assurent que les personnes ont une compréhension commune de ce qu’était la réunion et servent d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.
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