quand utiliser le courrier électronique, les Webinars et quand décrocher simplement le combiné téléphonique

Il y a quelques jours, Seth Godin partageait avec nous sa checklist pour les emails. Mais, il arrive parfois que ne pas du tout utiliser le courrier électronique soit une bien meilleure idée. Une erreur que j’observe et pratique moi-même souvent est de ne pas me poser la question du média le plus approprié. Je reçois un email, je tape répondre… alors que décrocher le téléphone serait plus judicieux si j’y réfléchissais ne serait-ce que quelques secondes.

Email, Webinars and When To Just Pick Up the Darned Phone

http://www.bnet.com/blog/virtual-manager/email-webinars-and-when-to-just-pick-up-the-darned-phone/1429

Par Wayne Turmel

Un des plus grands défis pour des managers modernes n’est pas le manque d’outils de communication. C’est de savoir quand utiliser le bon outil pour un bon travail de communication. Par exemple, si le courrier électronique est le standard pour notre équipe, nous pourrions passer des jours à échanger des aller/retour par courrier électronique quand un simple appel téléphonique ferait le travail. Mais comment savoir quoi utiliser quand et avec qui ?

Debra Dinnocenzo est une auteure, oratrice et consultante sur le sujet du travail virtuel et de la communication en ligne. Elle a un guide simple pour aider les managers à savoir quand saisir le téléphone, quand se donner la peine de préparer un webinar et quand un courrier électronique suffira. C’est disponible en téléchargement PDF qui inclut aussi quelques astuces et bonnes pratiques. Vous pouvez télécharger ce guide ici gratuitement .

Certains d’entre nous pourraient regarder cette liste et dire, « bien mais! », mais quand est la dernière fois où nous avons envoyés de multiples messages électroniques dans les deux sens pour finir par organiser cette conférence téléphonique ? Oui, c’est bien ce que je pensais…

Selon Dinnocenzo, Voici certaines des lignes de conduite sur quand utiliser quel outil :

Courrier électronique

  • Distribution de documents et informations
  • Mises à jour rapides, invitations à des réunions, planification
  • Annonces

Messagerie vocale

  • Annonces
  • Demandes de réponses pour lesquelles le délai est critique
  • Rapide statut de mises à jour

taper sur un clavierMessagerie instantanée (IM)

  • La notification  de présence (faire savoir que vous êtes disponible)
  • Communication rapide qui n’exige pas de documentation
  • Brève mise à jour/question
  • Chats privés et questions pendant les réunions (dans la limite du raisonnable)

Organisation de téléconférence

  • Les réunions de 2 personnes ou plus
  • La discussion d’une question ou d’un problème où chacun a la parole
  • Revue de documents
  • Au moins un participant est à distance et incapable de se réunir physiquement avec le reste

Webinars

  • Dissémination d’informations visuelles à une large audience géographiquement dispersée
  • Distribuer des informations à l’échelle mondiale de façon opportune et rentable
  • Quand cela aide d’utiliser les outils interactifs indisponibles sur une conférence téléphonique (les enquêtes, le chat, questions et réponses)
  • Livraison et archivage de présentations tant pour accès en direct que différé et pour référence

Combien d’entre nous se retrouvent à envoyer un courrier électronique quand un Message Instantané (IM) serait plus facile et plus rapide ? D’autre part, combien évitent d’utiliser les webinars même quand nous savons qu’ils pourraient être la bonne réponse mais que nous ne sommes pas vraiment à l’aise avec leur utilisation?

Savoir quel outil utiliser pour quel travail est une première étape critique. Maintenant, bien les utiliser sera pour un prochain billet.

2 réflexions sur “quand utiliser le courrier électronique, les Webinars et quand décrocher simplement le combiné téléphonique

  1. Ping : les plus lus du mois d’Octobre 2011 « DantotsuPM.com

  2. Un article intêressant car il est vrai que l’on multiplie les moyens de communication parfois même sur un seul outil comme le téléphone (qui aujourd’hui envoi des mails, des sms, permet de chatter…) mais que l’on ne les utilise pas tout le temps à bon escient.

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