créer et délivrer des présentations efficaces

Voici quelques conseils additionnels pour bien préparer vos prochaines interventions qui complète l’un de mes billets précédents: une bonne préparation permet de réaliser de meilleures présentations dans les conférences

Si vous êtes dans l’audience plutôt que sur scène, n’oubliez pas de lire: comment tirer le maximum des événements professionnels auxquels vous participez

L’article original librement traduit ici est « Creating and delivering effective presentations » de Gina Abudi

présentation en publicQue vous deviez donner des présentations occasionnellement ou régulièrement, il est important de vous préparer efficacement en avance pour la présentation pour vous assurer que vous atteindrez vos buts. Rappelez-vous que les présentations sont essentielles au business. Elles informent et instruisent votre auditoire et leur permettent de vous connaître ainsi que votre société par leur biais. Vous pouvez utiliser une présentation pour convaincre un client d’utiliser votre produit ou service plutôt que ceux d’un concurrent. Plus votre présentation est concise et ciblée, plus vous êtes dynamique dans la présentation de l’information à votre auditoire, plus probablement le résultat sera réussi.

Il y a quelques choses auxquelles vous devriez penser  avant que vous ne développiez votre présentation, dont :

  • Quel est l’auditoire ?
  • Quel est le but de la présentation ?
  • Comment devez-vous communiquer l’information ?
  • Comment réaliserez-vous un suivi avec l’auditoire après la présentation ?

Regardons chacune d’entre elles dans plus de détail.

Quel est l’auditoire?

salle de conférenceQuelle connaissance votre auditoire possède-t-il du sujet que vous présentez ? En connaissent-ils déjà une bonne partie et ont-ils besoin d’information spécifique, ou cherchent-ils une vue d’ensemble ou une introduction du sujet ? Vous attendez-vous à ce qu’ils soient satisfaits de l’information que vous délivrez – est-ce le message qu’ils veulent entendre ? Ou…plutôt, le message est-il négatif pour eux ? Combien de personnes suivront la présentation ? Y-a-t-il possibilité de réaliser une session interactive avec beaucoup de questions et réponses, ou bien – présentez-vous à un très grand groupe pour transmettre de l’information et non pas rechercher de l’interactivité ?

Plus vous connaissez de votre auditoire et leurs attentes; mieux vous pouvez préparer la présentation pour vous assurer qu’elle est efficace et fournit à l’auditoire ce qu’ils veulent et ont besoin de votre part.

Quel est le but de la présentation ?

objectif but Pensez à ce que vous essayez de réaliser avec cette présentation. Est-ce qu’une décision est attendue à la fin de la présentation pour enclencher quelque chose ? Est-ce que la présentation va seulement donner matière à réflexion ? Est-ce une session de suivi fournissant le statut d’un projet ? Essayez-vous de vendre à d’autres votre idée et de faire approuver un budget ? Le but de la présentation guidera ce que vous développerez.

Par exemple, si la présentation est concentrée sur l’obtention de l’approbation d’un budget pour avancer avec un projet, vous voudrez inclure des études de cas et exemples de projets passés. Vous voudrez être sûr que votre auditoire comprend la valeur d’y aller – quel sera le résultat final et comment il leur profitera ?

Gardez votre présentation succincte et précise – présentez aussi peu de messages clefs que possible pour garantir la compréhension et avoir un impact sur votre auditoire. Vous ne voulez pas que votre présentation en donne tant qu’ils n’auront aucune idée du but de la présentation ni de ce qu’ils doivent faire.

Si vous avez des documents à distribuer et qu’ils ne sont pas nécessaires pour la présentation, mais sont plutôt à prendre en partant pour référence, fournissez-les à la fin de la présentation pour qu’ils ne les distraient pas de votre présentation.

Comment devez-vous communiquer l’information ?

Une règle de préparation et de présentation efficace est : “dire à l’auditoire ce que vous allez leur dire, le leur dire et leur rappeler enfin ce que vous venez de leur dire.” Sans doute avez-vous entendu cette règle plusieurs fois. Utilisez-la pour structurer votre présentation :

  • Introduction
  • Message
  • Résumé
  • Conclusion

Nous discuterons de ces sections ci-dessous.

Tenez compte en développant votre présentation du fait que les diapositives vont soutenir votre propos; vous ne devriez pas lire des diapositives, mais plutôt utiliser le contenu des diapositives comme un rappel de ce que vous présentez à l’auditoire.

Si votre présentation dure plus d’une heure, assurez-vous qu’il y a au moins 15 minutes de pauses sur la durée.

Regardons chacune des sections de la présentation dans un peu plus de détail.

Diapositives d’introduction

Les diapositives d’introduction devraient inclure :

  • Des introductions (quelque chose sur votre expérience, particulièrement si les personnes ne vous connaissent pas)
  • Un agenda
  • Les objectifs de la présentation (“dites à votre auditoire ce que vous allez leur dire”)

Le point principal des diapositives d’introduction est de présenter la présentation pour que les gens sachent à quoi s’attendre. Communiquez-leur la durée la présentation (rappelez-vous toujours laisser du temps pour les questions!). Si vous préférez que les questions soient traitées à la fin de la présentation, faites le savoir dès le départ. Demandez si l’auditoire a des questions avant d’entamer la partie principale de la présentation.

Diapositives de message (de contenu)

Les diapositives de message, ou de contenu, sont la partie principale de votre présentation. Rappelez-vous la règle ci-dessus ? Voici le moment où vous “leur dites” ce que vous avez dit que vous alliez leur dire. La majorité de vos diapositives se trouvera dans cette section. Vous pouvez découper cette section en de multiples sections plus petites si nécessaire, particulièrement pour des présentations longues. Si vous découpez votre présentation en sections plus petites, assurez-vous que chaque section a sa propre page d’introduction (et agenda pour cette section) et une diapositive de résumé qui boucle la section.

Quelques meilleures pratiques pour vos diapositives incluent :

  • L’utilisation de visuels comme des images, des dessins et des diagrammes pour transmettre plus facilement l’information
  • Si les diagrammes sont compliqués – retenez seulement l’information de base sur la diapositive et fournissez aux participants des documents avec une information plus détaillée
  • Mettez un texte minimal sur les diapositives – le contenu devrait être des sujets de conversation pour le présentateur – pas des lignes et les lignes de texte qu’il est difficile de lire – utilisez des listes à puces
  • N’utilisez pas trop de sous-points car cela réduira la lisibilité
  • Utiliser des diapositives de transition entre chaque section de votre présentation
  • Utilisez une diapositive de résumé pour conclure votre présentation
  • Assurez-vous que le texte est lisible – Qu’il se détache sur le fond de diapositive et qu’il est facilement lisible du fond de la pièce
  • N’utilisez pas trop de couleurs dans votre modèle de diapositive – faites simple et professionnel
  • Gardez les titres de diapositive à une taille de caractère de 30 à 32 points
  • Le texte de la liste à puces devrait être à 24–26 points pour assurer une bonne lisibilité

Diapositives de résumé

Vos diapositives de résumé récapituleront les points principaux de votre présentation. “Rappelez à votre auditoire ce que vous venez de leur dire.” Une session de questions et réponses fera partie de votre résumé. Demandez à l’auditoire s’ils ont des questions sur votre présentation. Répondez aux questions clairement et précisément. Si vous ne connaissez pas la réponse, c’est acceptable – admettez que vous n’êtes pas sûrs de la réponse et dites à la personne qui l’a posez que vous reviendrez vers elle quand vous l’aurez. Et rappelez-vous de donner suite!

Diapositives de conclusion

Votre dernière diapositive devrait être votre diapositive finale. Remerciez les personnes pour leur participation et incluez un « prochaines étapes ». Pendant la clôture de votre présentation, récapitulez les points clefs abordés dans la session questions/réponses, noter les suivis nécessaires et distribuer les documentations pertinentes. Demandez à votre auditoire de vous contacter (assurez-vous que vos coordonnées soient sur la diapositive!) s’ils ont des questions ou voudraient approfondir le sujet.

Comment réaliserez-vous un suivi avec les personnes après la présentation ?

suiviVotre présentation exige-t-elle un suivi ? Par exemple, si vous présentiez à un nouveau client vos capacités dans l’espoir de gagner un business, cela exigera un suivi. Dans une telle situation, faites un suivi avec votre client le lendemain de la présentation – les remercient pour leur temps et demandent s’ils ont des questions ou exigent plus d’information. Donnez suite selon vos procédures de gestion. Si votre présentation était sur un projet et a exigé une décision, dans votre conclusion de la présentation, demander à l’auditoire quand une décision sera prise et assurez-vous de donner suite à ce moment-là. Votre suivi  variera selon la situation et le but de la présentation. Si la présentation a pour objectif de partager de  l’information et des connaissances avec l’auditoire(par exemple, en présentant à une conférence), vous pourriez simplement demander que l’auditoire vous contacte directement pour toutes questions ou nouvelles informations.

La prochaine fois vous avez une présentation – pensez à qui vous présentez à et quel est  le but de la présentation. Planifiez ce que vous allez dire – créez un plan pour vous assurer que vous couvrez tous vos points dans le temps alloué. Meilleure la préparation, plus probablement vous obtiendrez un résultat réussi.

Vos idées ? Que faites-vous pour vous préparer pour des présentations ? Qu’avez-vous trouvé utile ?

CSP Formation
Partenaire de DantotsuPM

4 réflexions sur “créer et délivrer des présentations efficaces

  1. P.E. Pernet

    Pour continuer cet article, je vous suggère également 2 ouvrages : « Présentation Zen » de Garr Reynolds et « Slide:ologie » de Nancy Duarte.
    Contrairement à certaines idées reçues, ces deux ouvrages ne sont pas des manuel destinés aux utilisateurs de logiciels, ils apportent une véritable méthodologie et réflexion, comme peut le faire cet article, sur l’art de présenter. Plus, ils montrent que, trop souvent, nous prenons les choses par la fin et que l’outil (powerpoint ou autre) ne doit arriver qu’en fin de course et comme support au message, pas comme finalité.

    J’aime

    1. MERCI DE CES POINTEURS ! Je connais bien le bouquin « Présentation Zen » et l’apprécie énormément. J’ai d’ailleurs essayé d’en appliquer les conseils sur mes 3 dernières présentations en public et cela fut remarqué. Je crois avoir déjà lu des articles de Nancy mais pas son bouquin. Donc, encore une fois merci de cette référence. Michel.

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