Do Your Processes Add Value or Contribute to Unnecessary Work?

http://www.pmi.org/eNews/Post/2011_06-24/processes_value_or_work.html par Ginger Levin, PMP, PgMP

Vous reconnaissez l’importance de processus réussis, répétables et fournissant régulièrement des statuts et états d’avancement.

Mais vous pouvez parfois ressentir que ces processus et rapports créent plus de travail ennuyeux qu’ils ne le méritent et répondent simplement à une demande organisationnelle.

Beaucoup d’organisations, particulièrement celles avec un bureau de management de projet (PMO), imposent certaines méthodologies qui consistent typiquement à préparer des plans et rapports à remplir. Ceux-ci incluent:

Les indispensables (bonnes pratiques)

• Une Structure de découpage du travail (Work Breakdown Structure : WBS);
• des références de base pour contenu, échéancier et coût;
• un plan de management de projet; et
• des plans de communication pour les parties prenantes

Les Facultatifs

• Organigramme
• Matrice d’approvisionnement
• Analyse de marché

Cela demande du temps et des efforts que d’évaluer la méthodologie et les processus. Souvent, les personnes ne veulent pas remettre en cause une pratique qui est en place depuis longtemps même si cette pratique a rempli son utilité première. Alors, comment savoir si vous fournissez trop d’informations aux parties prenantes ? Les données que vous rassemblez régulièrement et vos rapports peuvent ne même pas être analysés, ni des actions prévues en réponse.

Comment pouvez-vous assurer que vos processus sont efficaces et ajoutent de la valeur ?

Réalisez des Enquêtes à la Fin de Chaque Projet

Engagez une tierce partie neutre pour mener une enquête à la fin de chaque projet.

Demandez à votre équipe si tous les aspects des processus prescrits ont vraiment été suivis et sinon, pourquoi.

Demandez aux clients et aux parties prenantes si le produit fini, le service ou le résultat ont satisfait à leurs exigences et sinon, voir si le problème concernait le processus.

Vérifiez combien de temps vous avez dépensé chaque semaine ou chaque mois à vous conformer aux processus.

Questionnez la valeur des processus, leur utilité et les idées d’amélioration.

Quelques personnes peuvent ne pas comprendre pourquoi le processus existe. Elles pourraient demander d’avoir une vue d’ensemble, par exemple, de comment la métrique sur le projet est utilisée par ceux qui ne sont pas dans l’équipe – et de comment mieux préparer les plans et rapports requis à l’avenir.

Revoyez les réunions de Projet et les Rapports

• Évaluez vos réunions pour vous assurer que tous  participants qui sont là ont besoin d’y être. Chacun devrait avoir un rôle spécifique et pouvoir prendre des décisions.
• Puis, à la fin de chaque réunion, évaluez le temps requis pour préparer et conduire la réunion, la valeur des plans d’action qui en ont résulté et les décisions qui ont été prises.
• Pour évaluer l’utilité des rapports de projet, demandez à vos parties prenantes. Demandez s’ils lisent ces rapports.
• L’équipe devrait aussi évaluer toutes les demandes d’informations Ad hoc comme une autre façon d’évaluer si les rapports existants adressent les préoccupations clés des parties prenantes.
• Déterminez combien de temps est passé à préparer chaque rapport et si un modèle standard est vraiment utilisé.

Créez un Plan d’Amélioration de Processus

Après avoir évalué vos processus et rapports et identifié pourquoi ils ne fonctionnent pas ou des sujets d’amélioration, vous pouvez créer un plan d’amélioration de processus.

Ce plan décrit les changements proposés et leurs avantages. Il indique aussi comment les améliorations seront implémentées et évaluées dans l’avenir.

Mettez Votre Processus au Défi

En travaillant dans notre environnement mondial de projet qui est en rapide et constant mouvement, le temps doit être utilisé efficacement pour répondre aux défis et priorités stratégiques de nos organisations.

Les approches testées et vérifiées d’hier peuvent ne pas être appropriées aujourd’hui. Seuls les processus que l’on considère exemplaires devraient être poursuivis.

Les processus qui ont besoin d’amélioration devraient être améliorés et les autres qui ne sont pas utilisés devraient être arrêtés.