24 questions à utiliser lors de sessions de leçons apprises sur votre projet

J’ai accumulé au fil de mes projets, lectures et expérience de très nombreuses questions à (se) poser avec son équipe et ses parties prenantes en fin de projet ou, mieux, à la fin de chaque phase ou passage de jalon majeur.

Quelle est notre efficacité en matière de gouvernance et de communications ?

1. Qu’est-ce que le comité de projet a réussi qui pourrait être réutilisé sur de futurs comités de projet ?

2. Où aurait-il pu faire mieux ? et comment ?

3. Comment était le niveau d’information du business et des communautés d’utilisateurs ?

4. Les canaux de communication et médias que nous avons utilisés étaient-ils appropriés ? Étaient-ils suffisants ? Quels autres médias ou techniques auraient pu apporter un plus ?

5. Les multiples audiences ont-elles reçu des informations appropriées à leurs besoins et au bon moment sur le projet ?

6. Est-ce que trop ou trop peu d’informations ont été communiquées à un moment donné ?

Comment gérons-nous les demandes de changements ?

7. Quels changements ont été demandés ou introduits pendant le projet ?

8. Ces changements ont-ils démontré la valeur ? Par exemple, des bénéfices accrus, des réductions de dépenses globales, des gains en rapidité de déploiement de la solution, une meilleure satisfaction des utilisateurs et clients finaux… Si non, merci de donner des exemples concrets et de comprendre pourquoi le changement avait été tout de même accepté.

9. Quels objectifs du projet ont éventuellement été compromis par l’introduction d’un changement ?

Quelle est notre efficacité dans le management des risques ?

10. Combien de risques prévus se sont matérialisés et comment les avons-nous managé ? Donner des exemples concrets.

11. Combien de risques imprévus sont survenus et comment les avons-nous géré ?

12. Quels risques ont été bien managés et lesquels pourraient avoir été mieux gérés ?

13. Avons-nous passé un temps suffisant et approprié sur la gestion des risques ?

Que pouvons-nous retenir sur la gestion des délais ?

14. Le projet a-t-il été livré dans les temps ? Si non, merci d’en exposer les raisons perçues à partir d’exemples concrets.

15. La gouvernance de projet a-t-elle été mise en place au bon moment ?

16. L’équipe de management du projet et la gouvernance du projet ont-elles pris des décisions efficaces, opportunes pour le bénéfice du projet et du business ?

17. Tout est-il en place pour engranger et mesurer les bénéfices prévus le plus tôt possible ?

Qu’en est-il de notre gestion financière du projet ?

jeter l'argent
Avons-nous fait bonne utilisation des moyens qui nous ont été confiés ?

18. Le projet a-t-il complété sa revue de business case et des bénéfices en fin de projet ?

19. Les dépenses réelles du projet correspondent-elles aux évaluations de pré-projet ? Où diffèrent-elles et pourquoi ?

20. Qu’est-ce qui a coûté plus ou moins que budgétisé et pourquoi ?

21. Comment les dépenses pourraient-elles être réduites à l’avenir sur des projets similaires sans mettre en péril les objectifs ?

22. Est-ce que le plan de réalisation des bénéfices a été atteint dans les temps et avec un bon engagement business?

Comment avons-nous managé la qualité ?

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23. Le projet a-t-il atteint ses objectifs de qualité ? Quelles sont les mesures objectives de ces résultats ?

Que pouvons-nous retenir sur les outils de management du projet ?

24. Les outils de support au projet ont-ils bien supporté votre travail et ont-ils bien fonctionné ?

Passez-vous suffisamment de temps sur cet exercice et réutilisez-vous ces leçons sur les prochains projets? Enfin, quelles autres questions ajouteriez-vous à cette petite liste ?

Les articles les plus sur DantotsuPM.com au mois de Novembre 2017

Les compétences douces, l’intelligence émotionnelle, l’agilité et les meilleures pratiques ont retenus votre attention ce novembre dernier.

La plupart du temps, notre succès est basé sur une chose sur laquelle nous avons beaucoup de contrôle : notre attrait émotionnel.

Émotionnellement attirant

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12 choses à éviter lors de conversations difficiles

Le succès c’est aussi ne pas se tirer une balle dans le pied.

Comprendre l’Agilité en 1 minute !

Merci au PMI® Montréal et en particulier à Carl M. Gilbert, Directeur des programmes de certification, pour cette explication simple et claire !

Quand vous vous sentez dépassés par votre charge de travail…

La réalité est que nous avons tous plus de travail que nous ne pouvons probablement en faire.

quelles habitudes rendent les chefs de projets plus performants et plus efficaces ?

la capacité des chefs de projet à savoir tirer les leçons de leurs projets et surtout à les utiliser ensuite est apparue comme une habitude prise par les meilleurs.

l’horloge tourne pour les chefs de projet qui préparent leur certification PMP® en se basant sur 5ème édition du PMBOK® Guide !

Forum national 2018: le tour de PMI France des régions ! Portez-vous volontaire pour contribuer !!!

faire une réunion visuelle: pour quoi faire?

Une vidéo pédagogique conçue et réalisée par Roberta Faulhaber et Live Productions qui explique les avantages de la facilitation graphique pour des réunions plus efficaces, productives, et engageantes.

quelles habitudes rendent les chefs de projets plus performants et plus efficaces ? #4 Chercher à s’améliorer en capitalisant sur les leçons apprises et l’ expérience

Lors de l’enquête auprès des lectrices et lecteurs du blog DantotsuPM, la capacité des chefs de projet à savoir tirer les leçons de leurs projets et surtout à les utiliser ensuite est apparue comme une habitude prise par les meilleurs.

Voici quelques-uns des verbatims reçus

  • Les retours d’expérience doivent être documentés le plus en détail et le plus tôt possible.
  • L’expérience est la clé d’une anticipation réussie.
  • Le partage de bonnes pratiques est critique à l’amélioration de tous.
  • Les leçons apprises donnent un plan de route pour des investissements qualité.
  • Il faut une consultation systématique des leçons des projets passés lors du lancement de nouveaux projets.

Pour aller plus loin sur ce sujet des leçons apprises, voici les pointeurs vers plusieurs billets sur cet aspect critique dans le management, leadership et dans les projets.

Comment les capturer ?
Leçons en management de projet de la NASA
Relisez ces leçons en management de projet de la NASA
Quelques retours d’expérience sur les leçons apprises
Si le projet est en mode Agile

Qu’ajouteriez-vous sur ce thème des leçons apprises ?

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Les 3 petits cochons et les rétrospectives #Agiles amusantes

Three Little Pigs

http://www.funretrospectives.com/three-little-pigs/ par Steve Wells

Les trois petits cochons sont une activité de rétrospective amusante qui utilise l’histoire des 3 petits cochons pour favoriser une conversation sur les améliorations pour obtenir de plus solides structures.

Animation de l’activité

1. Dessiner et expliquer aux participants les 3 colonnes :
  • La maison de paille – que faisons-nous qui tient à peu près debout, mais pourrait se renverser à tout moment ? (Par exemple « notre script de déploiement est très manuel et prône à l’erreur : nous pourrions très facilement casser la plateforme de production « )

 

  • La maison de bois – que faisons-nous qui est assez robuste, mais pourrait être amélioré ? (Par exemple « nos tests automatisés sont assez bons, mais parfois ils échouent sans raison et nous devons les exécuter à nouveau, ce qui est source de douleur »)

 

  • La maison de briques – que faisons-nous qui est solide comme un roc ? (Par exemple « notre déploiement automatisé et mise en production n’ont jamais échoué. Ça roule. « )
2. Demander aux participants de partager leur idées sur des post-it et de les placer dans l’une des trois colonnes

 

3. Filtrer et discuter en groupe sur les mesures à prendre.

Cette activité a été partagée par Steve Wells. C’est une activité géniale et amusante, particulièrement quand elle met en scène un bon dessin des trois cochons avec leurs maisons.

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3 choses que vous devriez faire avant que (ou quand) quelqu’un ne quitte votre projet

Il y a trois choses que vous devriez faire avant que n’importe quel membre de l’équipe ne parte.

There are three things which you should do before any team member departs.

https://kbondale.wordpress.com/2016/05/15/three-things-you-should-do-when-a-team-member-leaves-your-project/ par Kiron Bondale

Kiron D. Bondale
Kiron D. Bondale

Nous commençons nos projets avec une petite équipe principale, la « core team », mais comme nous nous enfonçons de plus en plus dans le projet, nous ajoutons des membres à l’équipe pour supporter des activités de planification et de livraison. Alors comme des pans de travail sont complétés, la taille d’équipe se réduit jusqu’à ce que nous atteignions la clôture de projet et revenions à l’équipe principale de départ. Sur de grands projets, à phases multiples, l’expansion et la contraction d’équipe arrivent fréquemment, mais même avec des projets beaucoup plus petits, il est commun que des membres de l’équipe partent avant que le projet lui-même ne soit complété. Parfois, ceci pourrait être le résultat de la complétude des activités leur étant assignées, mais ce peut aussi être causé par des facteurs externes comme leur réquisition par un projet plus prioritaire ou une décision financière de déplacer leur tâches vers une ressource moins onéreuse.

1. Reconnaissez-les publiquement

J’espère que ce n’est pas la première fois que vous aurez l’occasion de le faire, mais il est particulièrement critique que vous les remerciez publiquement en vous référant à leurs accomplissements spécifiques avant qu’ils ne quittent le projet. Ceci garantira qu’ils partiront sur une note positive et manifestera aussi à l’équipe que vous êtes conscients du travail acharné qu’ils fournissent.

Si les budgets et la politique de l’organisation le permette, remettez une carte cadeau au membre de l’équipe sur le départ ou un autre petit témoignage de remerciement avec une carte de félicitations signée par l’équipe entière. Vous pourriez aussi envisager d’envoyer un mot de remerciement à leur manager pour renforcer la relation positive que vous voudriez construire avec cette partie prenante et fournir des éléments pour l’évaluation de performance du membre de l’équipe.

2. Sollicitez leur retour d’information

Ma première remarque sur les leçons de projet est que dans beaucoup d’organisations nous attendons jusqu’à la fin d’un projet pour acquérir cette connaissance. Ce jalon pourrait arriver des mois après qu’un membre de l’équipe soit parti avec des leçons potentiellement de grande valeur dans leurs bagages!

Prenez le temps de demander au membre de l’équipe quelle a été leur expérience pour entrer sur le projet, ce qu’ils ont aimé ou pas dans leurs tâches et s’il y avait une chose qu’ils voudraient voir changer dans les pratiques de travail de l’équipe quelle serait-elle. En sollicitant ces informations pendant que le projet est en cours vous avez l’occasion d’éliminer des obstacles qui pourraient être irritants pour d’autres membres de l’équipe.

3. Facilitez le transfert de connaissance

Combien de fois avez-vous quitté un projet en cours seulement pour vous retrouver rappelé pour fournir des jours ou même des semaines de support par la suite ? Ceci est le plus souvent causé par une pauvre planification et exécution de la transition.

Nous avons tendance à penser à la planification de la transition quand un membre de l’équipe part avant que son travail assigné n’ait été complété, mais même quand quelqu’un part après que son périmètre ait été délivré, il y a toujours besoin de passer ses connaissances à un autre membre de l’équipe ou à l’équipe dans son ensemble. Ceci pourrait inclure la connaissance d’où leurs produits et autres livrables sont stockés, le transfert des contrôles d’accès à leurs  documents à d’autres et les listes de contact de toutes les parties prenantes ou experts du sujet à l’extérieur de l’équipe projet avec lesquels ils avaient été fréquemment en relation.

La clôture d’une phase ou du projet entier implique d’habitude une certaine formalité lorsqu’il s’agit de faire passer à l’équipe la dernière phase de l’échelle de Tuckman.

Mais quand les membres de l’équipe quittent nos projets en milieu de phase, nous devrions exécuter les trois tâches de transition ci-dessus afin d’éviter les conséquences du risque mentionné par Dave Mustaine

 » Passer à autre chose est une chose simple, ce qui reste derrière est difficile. « 

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quelles sont les 6 étapes pour réussir une bonne transmission de projet à son successeur ?

Une transmission de projet réussie exige bien plus que de remettre les clés et les informations de connexion au nouveau chef de projet. Un chef de projet devrait suivre ces six étapes pour compléter avec succès la transmission de son projet.

13 règles simples pour devenir un super vendeur de votre projet ou de votre initiative

Cet article, au départ écrit pour des entrepreneurs, recèle quelques conseils tout aussi utiles pour les chefs de projet.

Le livre sur Amazon

En effet, nous sommes souvent confrontés à la nécessité de « vendre » notre projet aux membres de nos équipes, à nos diverses parties prenantes et au management. En particulier lors de la justification et du lancement du projet mais également lors de changements organisationnels, à l’arrivée de nouvelles parties prenantes, pour accueillir de nouveaux clients…

Utilisez les marques de voitures pour vos rétrospectives Agile

L’exercice « la marque de voiture »  est une excellente façon de commencer une rétrospective efficace.

17 July – Webinar #PMI® – The Final Step to Agility for Your Project

What do you do once your project comes to an end?

When projects end in success, we often high-five and move on to the next project or task.

This may be successful in the short run, but long-term, it is critical to pause after every one of your projects for a Debrief.

In Flawless Execution, the Debrief is where the root causes of success and failure are identified.

We will teach you how to conduct a structured Debrief to assure your team can scale successes and eliminate the failures that may have occurred during the project.

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Retour d’expérience de Jorge Vanegas sur le leadership « accidentel » au format Pecha-Kucha : Are you an accidental leader ?

Pour rappel, une présentation Pecha-kucha consiste en 20 diapositives x 20 secondes par diapositive: seulement 6 minutes 40 secondes

Jorge Vanegas, Doyen du Texas A&M’s College of Architecture, discute des choses qu’il a apprises au fil du temps.

Visionnez ce Pecha-Kucha

Lien: http://www.pechakucha.org/presentations/simple-life-lessons-of-an-accidental-leader

Utilisez les marques de voitures pour vos rétrospectives #Agile

Car Brand for agile retrospective

http://blog.oikosofy.com/car-brand-agile-retrospective/ de Luis Goncalves

Book on Amazon

L’exercice « la marque de voiture »  est une excellente façon de commencer une rétrospective efficace. Cet exercice est tiré du livre « Getting Value out of Agile Retrospectives » de Luis Goncalves et Ben Linders.

Une des parties les plus importantes d’une rétrospective réussie est son « lancement ». Le facilitateur doit créer un environnement dans lequel l’équipe se sente à l’aise pour parler devant les autres de n’importe quel sujet. C’est le moment où l’exercice « la marque de voiture »  pourrait vous aider.

Que pouvez-vous espérer de cet exercice ?

C’est une bonne entrée en matière pour permettre aux membres de l’équipe de partager leurs sentiments sur comment est allé le sprint. Ils peuvent montrer leurs ressentis sans avoir besoin d’exprimer ouvertement leur avis. Quand les membres de l’équipe sont nouveaux, peut-être hésitent-ils à parler franchement, c’est pourquoi ceci est un excellent exercice à utiliser dans cette situation.

Quand utiliserez-vous cet exercice ?

Comme expliqué ci-dessus, l’exercice devrait être utilisé au début pour préparer le terrain pour que l’équipe puisse commencer la rétrospective. Ceci est un bon moyen de révéler l’avis des personnes, permettant à tout le monde d’avoir une compréhension partagée de ce que pensent les autres.

Comment l’exécutez-vous ?

Au début de la rétrospective, assurez-vous que tout le monde se sent confortable, posez-leur après cela une question simple : « si vous pensez à ce sprint comme à une marque d’une voiture, quelle voiture choisissez-vous ? ».

Par exemple, je choisis une Ferrari ou une Maserati si le sprint est allé très bien. Si le sprint avait des hauts et des bas, je choisirais une Fiat ou une Skoda. Donnez à une équipe 2-3 minutes pour réfléchir à leur marque.

Ensuite, demandez à chaque membre de l’équipe de révéler « sa voiture ». Laissez-les dessiner sur un flipchart ou l’écrire sur un post-it. À ce moment-là, ne leur demandez pas de justifier leurs choix. Permettez aux membres de l’équipe de voir quel est le choix de chacun. Ceci crée un sentiment global sur où en est l’équipe. Puis, demandez-leur de penser à la voiture de leurs rêves et donnez-leur 10 minutes pour réfléchir à ce qu’ils changeraient dans le sprint passé pour avoir « la voiture de leur rêve ».

Normalement, les équipes trouvent beaucoup d’idées différentes, mais ces idées sont d’habitude liées à des problèmes partagés. Demandez alors à l’équipe de voter pour choisir le problème le plus critique et important auquel l’équipe s’attaquera dans le prochain sprint.

Cet exercice utilise une marque de voiture, mais vous pouvez utiliser d’autres objets significatifs pour vous. L’équipe n’a pas besoin d’être co-localisée pour exécuter cet exercice. Il est applicable aux équipes géographiquement distribuées en utilisant divers outils de partage virtuel.

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si vous êtes un chef de projet débutant qui souhaite améliorer ses compétences, voici 5 choses à faire

de nombreux jeunes chefs de projet s’interrogent

bonhom-questionMel Bost, PMO Expert nous fait remarquer dans son billet « Five Tangible Things Aspiring Young Project Managers Can Do to Enhance Their Capabilities » que de nombreux jeunes chefs de projet interrogent leurs ainés plus expérimentés et leaders de PMO sur comment améliorer leurs compétences en management de projet.

Il leur conseille les 5 choses suivantes :

1. Portez-vous volontaire pour prendre les minutes d’une réunion importante

notebook-and-penAssurez-vous de trouver ou créer un modèle qui capture la liste des participants, la date et la durée de la réunion, l’ordre du jour, les actions qui ont été agréées, les tâches assignées à chaque participant et leurs dates de fin, les problèmes  non résolus ainsi que la date et heure de la prochaine réunion. En vous portant volontaire pour cette mission, vous fournirez un document clé à l’équipe de projet sur lequel ses membres peuvent se baser pendant tout le projet.

2. Vérifiez la bonne compréhension

A la conclusion et documentation du contenu du projet, questionnez le sponsor et les parties prenantes pour vous assurer qu’ils comprennent vraiment pour quels contenus ils signent et « l’engagement » nécessaire pour réaliser le projet. Ceci vous donnera un aperçu des “Changements de Contenu (/périmètre)” qui risquent de surgir avant que ces demandes de modifications ne surviennent. Cela augmentera aussi votre compréhension du processus de projet et votre stature par rapport aux autres chefs de projet.

NQI est Partenaire de DantotsuPM
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3. Faites le forcing sur les leçons apprises

Dès la fin de la première phase majeure du projet, insistez pour que l’équipe de projet tienne une session sur “les leçons apprises”. Ils vous remercieront plus tard même si vous devez les traîner à la réunion à leur corps défendant.

4. Prenez en charge un problème majeur
Image courtesy of artur84 at FreeDigitalPhotos.net
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Identifiez un problème qui semble diviser les membres de l’équipe de projet ou les parties prenantes et managez-le en enregistrant les actions majeures et décisions prises par l’équipe et les parties prenantes. Au moment approprié dans le projet, quand il apparaît que l’équipe projet ou les parties prenantes (ou les deux) se trouvent dans une impasse ou ont atteint un point délicat, sortez votre résumé des actions agréées et décisions prises et passez-les en revue avec ce groupe combiné. Certains peuvent ne pas apprécier d’être confrontés avec les faits, d’autres peuvent ne pas être d’accord avec vos « faits » ou votre interprétation, mais personne ne pourra dénier l’harmonie qui en résultera quand chacun commencera à voir les perspectives et points de vue des autres. Personne ne critiquera le fait qu’un observateur « raisonnable et réaliste » ait porté ces points de vue à leur attention.

5. Pratiquez ces 4 mécanismes de communication
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