apprendre des Leçons de Projet – Avant, pendant et après

Au fil du temps, j’ai abordé ce thème des leçons apprises de diverses manières. En voici quelques-unes pour mémoire avant de rependre un article  de Gary Hamilton, Gareth Byatt et Jeff Hodgkinson.

  • en complément aux leçons apprises… il y a de nombreuses manières d’identifier les pièges auxquels votre projet risque d’être confronté, même si votre société n’a pas de réelle base de données des leçons apprises qui mette en évidence les problèmes et leurs solutions.
  • Leçons Apprises sur les Leçons Apprises Beaucoup d’équipes tirent des bénéfices à réfléchir sur leur processus après qu’ils complètent le projet. Cependant, à ce moment là, toutes les erreurs dans le processus ont déjà eu un impact. Le développement de logiciel en mode agile inclut des façons d’améliorer nos leçons apprises.
  • les leçons apprises, cela n’intéresse personne ! C’est sous ce titre volontairement provocateur que j’ai écrit un article dans lequel je propose une approche pour partager efficacement les expériences de Management de projet. Article publié également dans la publication « La Cible » de l’AFITEP.

Learning Project Lessons – Before You Begin, as You Progress, and When You Have Finished

http://www.pmhut.com/learning-project-lessons-before-you-begin-as-you-progress-and-when-you-have-finished

Par Gary Hamilton, Gareth Byatt et Jeff Hodgkinson

E=mc2Einstein a dit que la définition de la folie était de faire la même chose à plusieurs reprises et de s’attendre à un résultat différent à chaque fois.

Cette déclaration peut être appliquée à la façon dont nous approchons les projets. Si nous ne prenons pas le temps d’apprendre des expériences précédentes tant les nôtres que celles des autres, de capturer ce que nous apprenons comme nous avançons et de résumer le tout quand nous finissons, comment pouvons-nous nous attendre à assimiler et transmettre les leçons que nous apprenons tous ?

Cet article ne couvre pas en détail les processus impliqués pour étudier efficacement les leçons. Une grande quantité de matériels et de conseils de spécialistes existe déjà sur le sujet; nous avançons plutôt juste quelques-unes des “ choses à considérer” sur votre dernier projet, qu’il se prépare à commencer ou qu’il soit déjà en voie de réalisation.

« Apprenez avant » de faire quelque chose en réfléchissant intelligemment

Chaque projet est unique. Bien que ce soit vrai, il est fort possible (en fait, probable) que quelqu’un ait déjà achevé un projet semblable à celui que vous et votre équipe avez déjà commencé ou entreprendrez bientôt. Pour faire une meilleure utilisation des leçons passées, “pensez intelligemment”. Il y a maintenant une quantité énorme de matériel historique, technique ou générique, disponible à chacun, tant dans le domaine public que propriétaire. Tout n’est pas enregistré et codifié. Comment trouvez-vous “les pépites d’or” parmi ces leçons qui vous aideront le plus ? Une leçon apprise peut être définie comme “la connaissance gagnée de l’expérience, réussie ou pas, dans le but d’améliorer la performance future.” Elle peut être sous forme de connaissance qui est incorporée dans un processus de travail, une règle, ou une directive, une astuce pour améliorer la performance à venir, une solution d’un problème ou une action corrective, ou un exemple d’une situation défavorable à éviter.

Même si beaucoup d’entre nous apprécient le challenge de résoudre des défis, il est important de se demander :

  • Quelles sont les choses les plus importantes que j’ai besoin de connaître ?
  • Où puis-je trouver les réponses à mes questions ?
  • Quelles sources puis-je réutiliser et où se trouvent-elles ?
  • Avec qui puis-je en discuter ?

Comment vous conduisez vos activités “apprendre avant” et le temps et la dépense que vous investissez dépend de la tâche que vous avez à réaliser. Au minimum, nous croyons que cela vaut la peine de faire l’effort de parler à d’autres et écouter leurs histoires. De plus, vous pourriez envisager de prévoir une réunion formelle avec une équipe qui a complété un projet similaire; vous pouvez même  » faire un jeu de rôle » avec ces personnes sur ce qui pourrait arriver pendant votre propre projet. Indépendamment de la méthode que vous adoptez, la clé est de s’assurer que vous pensez intelligemment et que vous vous équipez de la connaissance qui aidera à faire de votre projet un succès. Ne refaites pas les choses la même façon que la dernière fois si vous voulez obtenir un résultat différent!

Encore un conseil sur “apprendre avant”: quand vous commencez un nouveau projet, n’allez pas toujours chez les mêmes personnes pour apprendre d’événements passés. Pensez “à l’extérieur de la boîte”. Connaissez-vous les personnes qui travaillent dans d’autres départements de votre organisation, ou, en assumant que c’est acceptable selon la politique de l’entreprise, des organisations différentes, peut-être même des industries ou des professions différentes?
enfant apprenant à marcher

Apprenez en marchant.

Apprendre en marchant pendant un projet semble logique, mais souvent nous échouons à nous donner du temps pour cela, parce que nous sommes trop occupés par le travail sur le projet lui-même. Humm, cela semble étrange, mais c’est vrai! Prendre du temps pour tirer des leçons avec “des récapitulations rapides” pendant un projet peut vraiment aider. Il n’est pas nécessaire de le faire de façon formelle. Certaines organisations l’abordent avec de courtes revues de ce qui est arrivé et pourquoi et cherchent un consensus sur les besoins de changer “en vol ». Pensez à créer des espaces de temps pour le faire sur votre projet, mais seulement si vous êtes prêts à absorber et à agir sur ce retour d’information pour le reste du projet.

Conduisez une revue appropriée “des leçons apprises” à la fin de votre projet.

Il est important de passer en revue les leçons que chacun a appris après que le projet se termine. En fait, envisagez d’en faire un pré-requis obligatoire à la clôture de projet. Certaines personnes se réfèrent aux sessions de leçons apprises de fin de projet, comme des  » Rétrospectives » et d’autres les appellent des Revues de Post Implémentation ou tout simplement des Revues de Leçons Apprises. Indépendamment du nom, il est important de terminer votre projet avec une revue de ce qui a bien marché et ce qui pourrait avoir mieux fonctionné et que vos leçons soient transférées à un “point de coordination” (par exemple un Bureau de Gestion de projet, PMO) pour future utilisation. Cet article n’entre pas dans le détail de la façon de mieux conduire une telle revue; au lieu de cela, nous récapitulons juste quelques points clefs à considérer :

  • Nommez un facilitateur si vous le pouvez – ils seront impartiaux et aideront à guider le processus.
  • Passez en revue le bon et le pas si bon et concentrez-vous sur “les pépites d’or” qui peuvent être réutilisées.
  • Discutez de comment des projets futurs peuvent profiter des leçons apprises et comment les insérer dans l’organisation et l’équipe.

Intégrez ce que vous avez appris dans “la façon dont vous faites des choses.”

Quand une leçon pertinente est apprise, pouvez-vous ou, si disponible, le Bureau de Gestion de projet, le PMO, pourrait-il intégrer ces leçons dans une nouvelle procédure ou règle ou en réviser une existante ? Sinon, comment pouvez-vous être certains que tous les projets futurs en tire profit ?

Conclusion

Pour conclure, nous croyons que des processus simples pour apprendre des leçons avant, pendant et après un projet peuvent vous apporter une aide immense, ainsi qu’à vos équipes et que pour les organisations dans lesquelles vous travaillez.

3 réflexions sur “apprendre des Leçons de Projet – Avant, pendant et après

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