Steps to Successfully Complete a Project Handoff

http://www.ims-web.com/blog/steps-to-successfully-complete-a-project-handoff par Jeff Collins

Les projets varient en taille et contenu de projets courts, de 30 jours à une décennie. Puisque certains projets ont de très longues durées, les chefs de projet peuvent devoir transférer leur projet à un successeur.

Malheureusement, une transmission de projet réussie exige bien plus que de remettre les clés et les informations de connexion au nouveau chef de projet. Un chef de projet devrait suivre ces six étapes pour compléter avec succès la transmission de son projet.

1. Définissez les objectifs du transfert

Les chefs de projet sortant et entrant devraient tenir une réunion et poser les objectifs de ce qui doit être accompli pendant la transition. Ceci permet aux deux parties de passer en revue et réévaluer le statut de projet est par rapport à ses lignes de bases, délais et budget. En outre, les membres de l’équipe de management du projet devraient être impliqués dans cette session de travail.

2. Gardez le client impliqué

Les membres de l’équipe de management de projet, les contributeurs et le client ont besoin de comprendre comment le chef de projet existant transfèrera le projet à son successeur. Parfois, le chef de projet peut devoir expliquer pourquoi la transition se produit et ce qui peut changer.

3. Tenez  de courtes réunions quotidiennes

Pendant la période de recouvrement entre le chef de projet actuel et le nouveau chef de projet, tous les membres de l’équipe de management du projet devraient rencontrer les chefs de projet pour passer en revue le statut des responsabilités, des tâches et des activités.

4. Démontrez l’utilité et les bénéfices du projet au chef de projet entrant

Si le projet tourne autour du développement ou de l’utilisation de ressources ou de produits, le chef de projet actuel devrait démontrer les bénéfices du projet pour la société. Quand des livrables spécifiques sont inclus, le chef de projet actuel doit aider le nouveau chef de projet à comprendre comment ce produit ou service fonctionne.

5. Rencontrez les parties prenantes

Comme la réunion et discussion avec le client, le chef de projet sortant et le nouveau chef de projet devraient rencontrer les parties prenantes du projet pendant la transition. Ceci permettra aux parties prenantes de poser des questions et leurs préoccupations à propos de la transition.

6. Soyez prêt à demander de l’aide

Parfois, le chef de projet entrant peut être incertain sur certains aspects du projet. Par exemple, le nouveau chef de projet peut ne pas comprendre les processus de management des changements d’une organisation. Quand ceci survient, le chef de projet entrant doit être enclin à demander l’aide du chef de projet sortant, de l’équipe de management du projet et du management de niveau supérieur. Ceci permet aux deux chefs de projet de travailler ensemble pour atteindre les objectifs du projet de transmission..

Un projet de passage d’un chef de projet à un nouveau chef de projet est  souvent considéré difficile. Cependant, les chefs de projet peuvent travailler pour rendre le processus plus facile en suivant ces 6 étapes.

A retenir

• Créez un plan et posez les objectifs du projet de transmission.
• Gardez les membres de l’équipe de management de projet et le client bien informés pendant la transition.
• Tenez des réunions courtes et quotidiennes pour passer en revue l’avancement de la transition.
• Rencontrez les parties prenantes.
• Passez du temps ensemble à l’extérieur du travail à construire un relationnel entre le nouveau chef de projet et ceux qui sont déjà impliqués dans le projet.
• Demandez de l’aide quand vous n’êtes pas certain  de la façon de procéder sur responsabilité, tâche, ou activité donnée, et ceci s’applique aux deux parties.

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