Quand vous vous sentez dépassés par votre charge de travail…

La réalité est que nous avons tous plus de travail que nous ne pouvons probablement en faire.

When You Feel Overwhelmed by Your Workload

http://michaelhyatt.com/when-you-feel-overwhelmed-by-your-workload.html  par Michael Hyatt

J’écris et interviens souvent sur le thème de la charge de travail. Mais cela ne m’empêche pas de temps en temps de me sentir écrasé par le pur volume de requêtes et de missions. Je suis dans cet état en ce moment.

La semaine dernière j’ai assisté aux réunions de conseil d’administration de trois sociétés différentes. Deux étaient en dehors de ma ville. De plus, j’ai parlé publiquement cinq fois et je suis en plein milieu de passage en revue du manuscrit corrigé de mon livre Platform: Get Noticed in a Noisy World »

Cela sans même prendre en compte les 669 courriers électroniques que j’ai reçus la semaine dernière. (Oui, c’est le nombre exact et il ne représente que ceux reçus sur mon compte privé.) Pas étonnant je me sente débordé !

Mais je parierai votre vie est similaire. La réalité est que nous avons tous plus de travail que nous ne pouvons probablement en faire. Quand vous y ajoutez les demandes régulières de faire de l’exercice, passer du temps avec la famille, aller à l’église, remplir ses devoirs civiques et maintenir un certain semblant de vie sociale, cela devient impossible.

Voici six choses que vous pouvez faire pour survivre.

Croyez-moi, je prêche un convaincu : moi-même !

1. Reconnaissez que vous ne pouvez pas tout faire.

surcharge de problèmesL’idée que vous parviendrez finalement à rattraper le retard est un mythe. C’est impossible. Vous avez plus de travail que vous ne pouvez raisonnablement vous attendre à réaliser. Et malheureusement, votre charge de travail n’est pas statique. Même maintenant, pendant que vous lisez ce billet, votre boîte à lettre se remplit de toutes nouvelles tâches.

2. Acceptez le fait quelques choses ne seront pas faites du tout.

Cela découle du premier point. Vous devez vous mettre en paix avec le fait que vous devez laisser certaines choses non faites, c’est pour votre propre santé mentale.

3. Pratiquez le triage dans votre charge de travail.

Sur le champ de bataille, les toubibs doivent décider où appliquer leurs ressources limitées. Ils ne peuvent pas aider tout le monde. Selon Dictionary.com, le Triage est:

« Le processus de trier des victimes, d’un combat ou d’un désastre, pour déterminer la priorité médicale afin d’augmenter le nombre de survivants. « 

Certains patients survivront sans soins médicaux. Certains ne survivront pas même s’ils ont des soins médicaux. Le triage c’est ignorer ces deux groupes pour se concentrer sur ceux qui survivront seulement avec des soins médicaux.

Vous devez déterminer quelles choses vous pouvez sans risque ignorer et quelles choses exigent votre intervention.

4. Catégorisez vos tâches par priorité.

À mon avis, ceci est une chose manquante dans le système de David Allen. Il suppose que toutes les tâches sont égales. Ou, formulé d’une autre façon, vous pouvez seulement décider de la priorité relative d’une tâche dans l’instant présent. Ceci ne marche pas pour moi. J’aboutis à un grand nombre de tâches que je dois passer en revue chaque jour. Mes yeux se voilent et je deviens la proie que de Charles Ummel appelle la Tyrannie des urgences.

matrice de Eisenhower
relisez le billet sur Eisenhower et John Adair

Au lieu de cela, j’aime la méthode de Franklin-Covey d’assigner une étiquette de priorité à chaque tâche :

A– urgent et important
B– important mais non urgent
C– urgent mais non important
D– non urgent ou important

Je catégorise personnellement chaque tâche avec une de ces étiquettes. Au début de chaque journée, je me concentre d’abord sur mes tâches étiquetées A. Si je parviens à les compléter, je me déplace à B, puis C.

5. Pratiquez une intentionnelle négligence.

Beaucoup de personnes pratiquent l’inverse : une négligence involontaire. Ils oublient de faire quelque chose ou ils sont en retard sur leurs délais. Ils n’aiment pas ce comportement ni ceux qui comptent sur eux. Mais ceci arrive inévitablement si vous ne pratiquez pas la Négligence intentionnelle. Vous devez décider à l’avance que vous ne ferez pas de tâches de catégorie D. Elles ne sont ni urgentes, ni importantes. Elles ne sont tout simplement pas dignes de votre temps ni de votre attention.

où sont les priorités?
choisir ses priorités

« Mais, » vous pouvez demander, « qu’en est-il des tâches dont je ne pense pas qu’elles soient importantes mais quelqu’un d’autre le pense ? » Bonne question. Laissez-moi vous donner un exemple.

Quand j’étais PDG, mon conseil d’administration me demandait parfois de faire quelque chose dont je pensais que c’était une perte de temps. Je ne la considérais pas comme importante. Mais, parce que j’étais à leur service (et voulais garder mon job), je la re-classifiais dans mon esprit comme importante. Parfois, c’est une simple question de reformulation de la tâche.

D’autre part, j’ai récemment reçu une invitation à déjeuner d’un homme qui est une connaissance. Il cherche un travail et souhaitait discuter des possibilités de carrière dans l’industrie de la publication. Ceci est sans doute important pour lui et probablement urgent. Pour moi aucun des deux, donc j’ai décliné l’invitation.

Le point est que vous devez apprendre à dire « Non » aux tâches sans importance, alors vous pourrez dire « oui » aux tâches importantes et les réaliser.

6. Faites la chose suivante la plus importante qui vient après.
Cliquez sur l’image pour aller sur le site du jeu.

Le multitâche est un mythe. Vous ne pouvez pas vraiment faire plus qu’une chose en même temps, du moins pas plus d’une chose qui exige de l’attention. Alors prenez votre liste de priorités, faites la chose la plus importante en premier, passez ensuite à l’article suivant et travaillez ainsi jusqu’au bas de votre liste.

Pour aujourd’hui, j’ai six choses que je voudrais accomplir : l’une d’entre elles est un A, quatre sont B et une C. Je commence par le haut de la liste et la travaille jusqu’en bas.

Question : Et vous ? Comment faites-vous face au sentiment d’être débordé ? Déposez vos commentaires !

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

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