Je suis un grand partisan du dicton “En avance est à l’heure, à l’heure est en retard et en retard est inacceptable.”
J’essaye d’arriver à chaque réunion et rendez-vous un peu en avance.
Je le fais pour plusieurs raisons…
Si je mène la réunion, cela me donne le temps de me préparer et ouvrir la ligne au lieu de gaspiller du temps une fois que chacun est arrivé
Je peux choisir ma place, ce qui peut parfois être vraiment important dans certaines réunions
Je ne veux pas perturber une réunion qui aurait déjà commencé
Je ne dois pas me presser (j’ai horreur d’avoir à me dépêcher)
Cela prend en compte les problèmes inattendus. En partant par exemple pour un rendez-vous chez un docteur, il pourrait y avoir une circulation imprévue qui me ferait arriver en retard
Adopter cette approche exige de faire l’effort de partir un peu en avance, de se préparer pour le temps de déplacement et de terminer d’autres réunions à l’heure.
Mais je crois que c’est un aspect important pour être un professionnel.
Personnellement, ma montre est toujours réglée pour avancer de 5 minutes. Je le sais parfaitement bien sûr, mais cela me permet tout de même d’être très rarement en retard !
Et c’est aussi une marque de respect envers le temps des autres personnes.
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Le management de la productivité peut s’avérer très difficile, particulièrement pour les procrastinateurs (les indécis qui remettent tout au lendemain).
Kanban for Procrastinators: From Last-Minute to First-Minute Productivity
En fait, autour de 20% des adultes ont été aux prises avec la procrastination au moins une fois dans leur vie. Même les plus fortement motivés et qui réussissent bien y font face. Remettre une tâche à plus tard, comme si ce comportement pouvait la faire disparaitre (ou s’auto-compléter magiquement). La douloureuse vérité est que cette temporisation nous fait perdre du temps de façon sans précédent. Faites-moi confiance, je le sais d’expérience personnelle.
Opter pour la productivité de dernière minute a cependant certains côtés positifs.
Comme les procrastinateurs ont tendance à remettre les choses à plus tard, il y a une forte chance qu’ils sachent exactement que faire et comment le faire. Et à cause de leur approche spécifique du management de la productivité « Faire les choses au moment où ils doivent absolument les faire », ils ont tendance à trouver les solutions les plus faciles et les plus rapides à la plupart des problèmes. Donc, quand ils se mettent vraiment au travail et complètent leurs tâches, ils le font dans des explosions d’énergie, de concentration intense et de brillante efficacité.
Bien que la procrastination puisse sembler inoffensive et positive, toujours choisir de remettre à plus tard au lieu de s’y mettre ici et maintenant endommage notre productivité.
Alors, pourquoi continuons-nous à remettre à plus tard ? Les raisons peuvent être diverses. Depuis être si perfectionnistes et tant magnifier l’importance des erreurs et échecs que certaines personnes évitent complètement une tâche. Jusqu’à avoir un manque d’information et ne pas savoir où commencer. Ou encore choisir de petites tâches et avoir le sentiment d’être occupé et reporter des tâches plus grandes, plus importantes. Ou bien perdre sa concentration à cause d’appels téléphoniques et emails, ou par simple manque de motivation.
Bien que, le plus généralement, ce soit en raison d’une mauvaise gestion du temps et de sa productivité, on croit qu’il nous reste largement assez de temps pour achever la tâche. Le tout, selon mon expérience personnelle et l’expérience d’autres procrastinateurs.
Heureusement, sortir de cette boucle de productivité de dernière minute et réaliser un changement est possible.
Tout ce dont vous avez besoin est la volonté et la persévérance. Le choix et l’utilisation du bon outil en support de votre équipe sont aussi d’une grande aide. Donc plongeons dans les détails et pour commencer, considérons les bénéfices de la productivité dès les premières minutes.
Utilisez Kanban pour combattre la procrastination
Beaucoup de personnes se demandent si l’utilisation d’un outil spécifique de management de projet peut réparer leur gestion de la productivité. Eh bien, il le peut. Peu importe combien intangible cela peut sembler, utiliser une méthodologie spécifique et ses outils peuvent énormément changer la façon dont vous réfléchissez et ressentez l’achèvement de vos tâches. En outre, cela peut vous aider à être plus organisé et responsable de terminer le travail sur lequel vous vous êtes engagés.
L’une de ces méthodologies qui peut changer la façon dont vous approchez l’achèvement des tâches est Kanban. Kanban est une méthodologie qui utilise la visualisation et les limites de travail en cours, Work In Progress / WIP, comme les 2 composants principaux pour amener à la productivité. Mais laissez-moi la décomposer et vous expliquer comment utiliser Kanban pour combattre la procrastination.
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Ayez une image claire du travail à venir
La mise en œuvre de Kanban commence par la visualisation du flux complet de travail (le workflow) sur un tableau Kanban. Prenez votre processus et créez une colonne pour chacune de ses étapes. Cela vous aidera à acquérir une meilleure vue d’ensemble de comment les tâches s’enchainent et comment elles sont connectées l’une à l’autre.
Après avoir visualisé le workflow, pour l’étape suivante, créez des cartes Kanban pour toutes les tâches.
Remplissez votre arriéré (backlog) et distribuez le travail en cours dans les colonnes respectives. Prenez les tâches les plus grandes et divisez-les en morceaux plus petits. Assignez-les alors aux bonnes personnes. Des tâches plus petites se déplacent plus rapidement dans le tableau Kanban et vous aurez le sentiment que vous accomplissez constamment quelque chose. Et le projet ne semblera plus si gigantesque.
Voici les premiers pas vers la mise en place d’un système de gestion de productivité efficace. Une fois que vous aurez tout le travail clairement visible, il sera plus facile d’organiser le travail. Et cela vous libérera (et l’équipe) de devoir vous rappeler ce que vous devez faire ensuite.
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Réduisez le multitâche et limitez les interruptions
Quand vous placez le processus entier et les tâches en cours sur un tableau Kanban et l’affichez publiquement, chacun en prendra davantage conscience et se sentira plus responsable. Cependant, si vous voulez réduire efficacement le nombre de distractions et réduire au minimum le multitâches, vous devez ajouter une dimension importante à votre tableau Kanban : les limites de WIP (le travail encours).
Les limites de WIP sur votre tableau Kanban limitent le nombre de tâches que vous pouvez prendre de l’arriéré à l’instant T.
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Elles sont cruciales pour atteindre un nombre de tâches finies, au lieu de constamment en commencer de nouvelles. De plus, l’approbation sociale et la récompense sociale liée à terminer votre travail dans les temps et contribuer à un travail bien fait vous motivent tant, qu’elles peuvent même surpasser l’importance d’une récompense financière. En conséquence, les membres d’équipe sont « forcés » de travailler sur une tâche à la fois, restant ainsi plus concentrés et devenant plus productifs.
Répartissez pour vaincre
Vous pouvez travailler excellemment bien sous la pression. Vous l’avez prouvé pendant votre période de procrastinateur. Mais, vous n’êtes pas tout-puissant. Et il n’y a aucun nécessité de faire tout par vous-même quand vous faite partie d’une équipe. Il y a toujours quelqu’un dans votre équipe qui connait la meilleure solution à votre problème. Aussi, pourquoi ne pas demander de l’aide et gagner du temps ?
La collaboration fait partie de la philosophie de Kanban, mais la délégation aussi.
Suivez soigneusement comment les tâches sont décomposées et assignées et si vous remarquez qu’il y a un déséquilibre, dites-le. Chacun devrait se voir assigné autant de travail qu’il peut en achever et des tâches pour lesquelles il est qualifié. Communiquez régulièrement avec votre équipe pour vous assurer que personne n’est surchargé, sous-chargé, ou a été assigné du travail hors de portée de ses capacités. La répartition appropriée du travail est cruciale pour établir un système de management de productivité efficace.
Le management de la productivité commence par VOUS
La vérité est qu’aucun outil ni méthodologie que vous choisissez ne changera magiquement la façon dont vous approchez votre travail à moins que vous ne vouliez vraiment l’utiliser et persévérer dans ses pratiques et principes.
Aussi difficile que cela puisse être de changer des habitudes existantes, c’est possible.
Une fois que vous y mettez votre volonté, vous pouvez changer la manière dont vous faites des choses. Donnez une vraie chance à un système de management de productivité et ayez la discipline de l’utiliser régulièrement jusqu’à ce qu’il devienne votre nouveau normal.
Même si utiliser Kanban pour visualiser le travail qui se dirige vers vous peut sembler contre-intuitif pour combattre la procrastination, faites-moi confiance, ça ne l’est pas.
Avoir la vue d’ensemble, comprendre où vous en êtes et combien votre rôle est crucial, peuvent en réalité augmenter votre volonté de vous engager.
Quand le travail de l’équipe entière est affiché sur le tableau, cela accroit la responsabilité. Les gens sont motivés pour compléter leurs tâches plus rapidement, donc la procrastination se réduit. Et vous vous déplacez lentement de la productivité de dernière minute à celle des premières-minutes.
Quelques autres billets parus précédemment sur ce sujet
Le cône d’incertitude est la forme géométrique que donne la représentation graphique de l’exactitude des estimations par rapport à l’avancement du projet.
Il incarne l’idée que les estimations faites au début d’un projet seront limitées dans leur exactitude et quand vous travaillez à réduire l’incertitude dans le projet, les estimations peuvent devenir plus précises au fil du projet. Au cours du projet, le concept, les exigences et la conception vont s’étoffer pour donner une bien meilleure idée de la faisabilité, des délais et des coûts du projet.
En observant le cône d’incertitude, vous pouvez aisément comprendre et montrer à vos clients pourquoi vos estimations initiales de projet ne seront pas exactes, et comment vous pouvez les améliorer avec eux.
Vous pouvez également utiliser le cône d’incertitude pour donner un pourcentage estimé de leur exactitude en fonction du temps et défendre vos estimations si elles sont remises en question à une date ultérieure.
En donnant une limite inférieure et supérieure à votre estimation, vous pouvez clairement communiquer l’incertitude inhérente à l’estimation. Si la personne qui reçoit l’estimation n’est pas satisfaite de la précision de la fourchette donnée, vous pouvez utiliser cela pour demander davantage de temps ou de ressources pour éliminer une partie de l’ambiguïté et fournir une fourchette d’estimations plus resserrée.
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Selon ma propre expérience Agile/Scrum, quand l’histoire utilisateur, la User Story, devient éligible à entrer dans une session de sprint planning c’est qu’on l’a déjà suffisamment analysée pour pouvoir donner une estimation relativement fiable. Nous nous trouvons entre les exigences détaillées et le design détaillé du cône d’incertitude.
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En juin dernier, plusieurs aspects clés du management de projets furent couverts : Réunions, faire avancer son projet, 172 pratiques des meilleurs chefs de projets et même l’art de la lenteur !
Influence et persuasion sont des compétences business nécessaires pour faire avancer vos projets. La bonne nouvelle est qu’influence et persuasion sont des compétences que l’on peut apprendre et améliorer. En comprenant les principes clés de la persuasion et mettant en œuvre quelques outils stratégiques, les leaders peuvent influencer les parties prenantes à chaque niveau de l’organisation, faire sauter les barrières internes et mettre les projets en mouvement rapide et efficace vers le succès.
Êtes-vous déjà ou souhaitez-vous devenir chef de projet 5 étoiles ?
Jean-Charles, tu as publié le mois dernier un nouvel ouvrage intitulé « Mettez du leadership dans vos projets – les 172 pratiques des meilleurs chefs de projets ».
Je vous propose de relire le billet de Rose-Hélène Humeau sur l’art de prendre son temps pour en reprendre le contrôle: PAS LE TEMPS… …VOUS ÊTES PRESSÉ ?
Même si le 21 Juin est passé depuis 2 mois, les journées sont encore longues en Août, alors profitez-en pour prendre votre temps pour faire ce que vous avez à faire. Et si vous n’avez rien à faire, c’est encore mieux… vous prendrez votre temps pour regarder le temps passer !
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Il y a sept ans, j’ai partagé un secret à propos de jonglerie.
Lancer est plus important qu’attraper. Si vous êtes bon au lancer, la réception s’occupe d’elle-même. La réponse aux urgences est surestimée par rapport à l’action d’éviter les urgences.
C’est aussi vrai maintenant que ça l’a jamais été, et il ne s’agit pas seulement de jonglerie. En fait, cela s’applique à presque tout.
Nous dépensons la plupart de notre temps en mode réception. A traiter ce qui arrive. A éteindre des incendies. A aller à des réunions qui ont été organisées par d’autres personnes. A réagir à celui ou celle qui crie le plus fort.
Mais si nous apprenons cette leçon des jongleurs, nous nous rendons compte que la partie difficile n’est pas la réception, c’est le lancer.
Apprenez à lancer, à initier, à réaliser avec soin et vous devrez dépenser beaucoup moins de temps à vous inquiéter de bien attraper.
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Profitez-en, nous sommes le 21 juin et c’est le jour le plus long de l’année, vous allez pouvoir prendre votre temps pour faire ce que vous avez à faire. Et si vous n’avez rien à faire, c’est encore mieux… vous prendrez votre temps pour regarder le temps passer ! L’origine de cette journée est Québecoise et remonte à 2001.
Nous avons tous passé des journées en réunions qui s’enchainent, courant d’une salle de réunion à la suivante au fil des heures, nous lamentant sur le temps que nous pourrions dépenser sur du vrai travail. Si nous avons assez de chance pour avoir une journée par semaine sans réunion, nous la protégeons avec acharnement.
Si la majorité des gens peuvent le comprendre, pourquoi semblons-nous tous être englués dans une frénésie de réunions ?
« La culture de réunion excessive conduit la plupart des personnes à la folie. Elles sont essentielles pour permettre la collaboration, la créativité et l’innovation.
Elles favorisent souvent le relationnel et assurent l’échange approprié de l’information. Cependant, une culture de réunions excessives rend folle la plupart des personnes.
Chaque minute dépensée sur une réunion inutile consomme une part du temps pour le travail en solo qui est également l’élément essentiel pour la créativité et l’efficacité.
Encore plus important est le fait que les réunions interrompent la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche cognitive exigeante. En conséquence, les gens ont tendance à venir plus tôt pour travailler, ou rester plus tard, ou utiliser les week-ends comme temps calme pour se concentrer. »
Les directeurs des systèmes d’information et les leaders qui ont des difficultés à trouver l’équilibre entre le temps passé en réunion et le travail individuel, pour eux-mêmes et pour leur équipe, devraient considérer les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.
#1 – Donnez la priorité aux décisions
« Organisez une réunion seulement si une décision doit être prise. Les réunions peuvent être une manière efficace de discuter des idées et des informations, mais ceci ne mène à pas beaucoup d’action. Aussi, prévoyons une réunion seulement si nous savons que le résultat aboutira à une décision. Pour la réunion d’information, employons une technologie comme Slack ou l’email pour permettre à nos équipes de communiquer et d’aborder toutes les questions avant la réunion. Cela nous a mené à une diminution de 45% des réunions hebdomadaires et celles que nous avons conservées sont maintenant plus courtes. Nous employons aussi un parking à idées pour le hors-sujet. Si quoi que ce soit surgit pendant une réunion qui n’est pas la base de celle-ci, nous mettons ce sujet sur ce parking pour que nous puissions l’adresser en dehors de la réunion. » – Matthieu Wolach, Président, Synlio
#2 – Raccourcissez toutes vos réunions de 15 minutes
Les sociétés sont coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant.
“Nous prévoyons que les réunions qui seraient typiquement d’une heure soient de 45 minutes et nous exigeons qu’elles aient un ordre du jour. Le temps réduit maintient les personnes concentrées sur le sujet et permet à la réunion suivante de commencer à l’heure. Je vois la plupart des sociétés coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant. Cela ne laisse aucun temps aux personnes pour aller aux toilettes, prendre un verre d’eau, changer de salle, ni se préparer pour la réunion suivante. Si on ne donne pas aux gens le temps approprié pour faire ces choses nécessaires, ils le créeront. Le résultat est des employés partant au milieu d’une réunion ou se déconnectant, ou arrivant en retard à la suivante, forçant les gens dans cette autre réunion à les attendre. Ils manquent des informations pertinentes et gaspillent ainsi le temps des autres. Cela diminue évidemment la productivité des employés ainsi que leur engagement et leur efficacité. Si chaque réunion d’une heure est réduite à 45 minutes vous pouvez commencer à l’heure, personne n’est énervé et vous pouvez accomplir beaucoup plus. ”–Suz O’Donnell, Président, Thrivatize
#3 – Créez des périodes sans réunion
« Définissez une certaine période de temps chaque semaine pour que les gens puissent se concentrer sur un travail indépendant, au bureau ou à la maison. Leur donner une telle flexibilité et liberté peut fournir l’espace nécessaire dans leurs agendas, avec la motivation de faire fonctionner cet arrangement. Poser des « périodes sans réunion » force aussi le groupe en entier à réévaluer les réunions qui étaient normalement prévues pendant ces créneaux et se demander qui doit vraiment y participer. En conséquence, nous observons que les équipes tiennent moins de réunions en général et que moins de personnes participent à chacune. L’additionnel ‘espace blanc’ dans l’agenda de chacun augmente la productivité individuelle et réduit le débordement sur le temps personnel. » – Alexander S. Lowry, professeur de finances, Collège de Gordon
#4 – Limitez réunions « de crise »
« La première étape est, avez-vous même besoin d’une réunion ? Beaucoup de réunions sont créées par les gens qui ont une crise ce jour-là. La plupart de celles-ci ne sont pas de vraies crises. Prévoyez une heure chaque semaine pour parler de ces types de problèmes. Repoussez toutes les discussions sur ces sujets à cette réunion. Les emails, les SMS et autres formes de communication peuvent suffire à tenir les gens informés jusque-là (Peut-être la question se résoudra-t-elle d’elle-même avant que la réunion n’arrive). En attendant, les leaders devraient investir plus de temps dans la planification de la réunion que la réunion n’en prendra en réalité. Soyez clair sur pourquoi vous avez la réunion et assurez-vous que seulement les gens qui doivent y être soient là.
La culture de la société dirige normalement les réunions et le processus est passé des générations précédentes. Assurez-vous que vous ne passez pas trop de temps en réunions de crise, limitez-les, ou les éliminez-les si vous le pouvez. « –Wayne Strickland, VP stratégie globale de distribution, Hallmark Cards
#5 – Réduisez le nombre de participants
« Revoyez et élaguez régulièrement votre liste d’invités aux rencontres récurrentes. Les réunions ont une tendance à sortir de votre contrôle sur plusieurs plans et les réunions récurrentes tout particulièrement parce qu’elles se poursuivent au-delà de leur but ou des personnes ajoutées ne sont plus appropriées. Jetez un coup d’œil aux réunions récurrentes dans votre agenda et revoyez la liste des participants.
à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel
Toutes ces personnes doivent-elles être là ? Enlevez des personnes et envoyez-leur une note agréable pour expliquer pourquoi; vous serez étonnés, souvent la réponse est un soulagement ! L’autre chose que je fais souvent est de revoir ses réunions récurrentes et d’en annuler, parce que souvent la raison pour laquelle elles avaient été créées n’est plus appropriée ou elles ont perdu leur momentum. » – Ada Chen Rekhi, fondateur et COO, Notejoy
#6 – N’hésitez pas à annuler
Relisez ce billet de Seth Godin
« N’ayez pas de réunion si vous n’en avez pas besoin. Annulez une réunion dès le moment où vous vous rendez compte qu’elle n’est pas nécessaire. Si vous devez vraiment avoir la réunion, publiez un ordre du jour avec les sujets ordonnés par priorité et/ou décisions qui exigent la participation de chacun des participants. Concentrez-vous sur les actions, les mises à jour sensibles et les décisions qui doivent urgemment être prises. Terminez la réunion en avance si tous les objectifs sont atteints. Faites un suivi avec des minutes de réunion qui capturent les points pertinents, les actions nécessaires et les décisions prises. Enfin, quelque chose que nous semblons tous oublier: Remerciez les gens pour leur temps. » – Doyen Pipes, architecte en chef d’innovation, TetraVX
#7 – Liez des réunions aux coûts et bénéfices
« Considérez ce que coûte à la société chaque réunion qui est prévue, en termes d’heures et de dépenses et utilisez ces chiffres pour décider s’il vaudrait mieux prévoir moins de réunions ou des réunions moins fréquentes. » – Tracy Julien, VP marketing, GuidedChoice
Lesquelles de ces astuces préférez-vous ? Lesquelles avez-vous déjà adoptées et quels en sont les effets ?
CSP est partenaire de DantotsuPM
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Les chefs de projet cherchent toujours des façons d’être plus productifs et de produire plus avec moins. Les ressources, y compris le temps et l’argent, sont rares et même limitées. Personne sur cette planète n’obtient plus de 24 heures par journée. Des milliardaires aux cadres intermédiaires, aux travailleurs qui œuvrent sur le terrain, chacun reçoit le même quota de temps.
Depuis l’introduction des smartphones, gaspiller son temps n’a jamais été plus facile. Vous avez le monde à votre portée. Les applications sont conçues pour vous distraire sur des choses en dehors de votre contrôle. Qui est avec qui à Hollywood ? Que vient de dire le président? Quand le bébé d’untel et unetelle naitra-t-il ?
Toutes ces questions nous distraient du but. En répondant à n’importe laquelle de ces questions, avez-vous fait avancer le projet ou avez-vous cliqué sur un autre lien qui vous a emmené encore plus loin ?
Une distraction dans ma boîte de réception de courriers électroniques correspond aux nombreux abonnements par email à divers sites Web. Les titres attirent mon regard et je clique sans même y réfléchir. Dans l’un de ces cas, j’ai croisé par hasard cette formule de productivité développée par la High Performance Academy. Brendon Burchard est un des leaders de cette académie.
Sa vidéo, intitulée 5 Habitudes de 50 minutes pour devenir 30 % plus productifs (et énergisées), présente la formule de productivité suivante: Il y a cinq habitudes que l’on peut mettre en place chaque jour pendant 50 minutes chacune et qui augmenteront votre productivité de 30 %. Autrement dit, vous pouvez produire 40 heures de travail productif en seulement 31 heures. Soit une économie d’un jour entier de votre temps par semaine !
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1. Augmentez votre sommeil de 50 minutes par nuit.
Demandez-vous, “Comment puis-je obtenir 50 minutes de sommeil de plus ?” Et pensez à comment vous dépensez ces 50 minutes maintenant. Lisez-vous indéfiniment des nouvelles sur internet ou sur les médias sociaux ? Observez-vous de stupides programmes de télévision pour vous détendre ? Ces activités vous tiennent non seulement éveillé pour des raisons inutiles, mais impactent aussi le sommeil que finissez par obtenir.
Pour mettre en œuvre cette habitude, développez une routine avant d’aller au lit. Normalement je déteste la routine car elle peut transformer les personnes en robots, mais dans ce cas, la routine est avantageuse. Un aspect important de cette routine est aucun écran une heure avant d’aller se coucher. En même temps, baissez la lumière dans la pièce où vous décidez de vous détendre.
J’entends tout le temps comment les gens fonctionnent avec seulement quatre à cinq heures de sommeil. Il semble ces personnes l’affichent comme une médaille d’honneur. Ce manque de sommeil me stupéfie chaque fois. Bien qu’il soit possible de survivre sur si peu de sommeil, prospérer sur un manque de sommeil est difficile.
2. 50 minutes chaque matin d’étirements et de stratégie
Quelle est la première chose que vous faites quand vous vous réveillez ? Vérifier votre téléphone pour l’email ou les appels manqués ? Démarrer votre ordinateur portable pour finir une présentation à donner plus tard aujourd’hui ? Vérifier votre boite à lettre ou les médias sociaux, c’est démarrer votre jour en mode réactif par rapport à ce que veulent d’autres personnes. Bien que ces activités puissent sembler productives, une meilleure approche est de se réveiller, de boire de l’eau, d’exécuter une activité physique (c’est-à-dire, des étirements, du jogging, une séance d’échauffements) et de définir sa stratégie pour la journée qui commence.
Pendant les 20 premières minutes, faites circuler votre sang. Cette activité peut être quoi que ce soit. Utilisez votre imagination. Tandis que votre cœur pompe votre sang, assurez-vous de boire de l’eau. Maintenez le corps et l’esprit engagés.
Après 20 minutes à élever votre rythme cardiaque, commencez votre session de stratégie. Burchard recommande de noter quels projets vous avez en cours et quelles tâches vous devez exécuter pour les faire avancer. Ensuite, il suggère de lister les personnes avec lesquelles vous devez entrer en contact en deux catégories : celles que vous devez contacter aujourd’hui et celles dont vous attendez une réponse.
La session finale sur la stratégie tourne autour de vos priorités. Répondez à la question : “que doit-il arriver aujourd’hui si je veux avancer ma vie ?” La liste devrait comporter trois à cinq éléments. Réduisez toute liste qui serait plus longue.
Si une activité ou personne n’apparait sur aucune des trois listes, considérez-la comme une distraction.
3. Des blocs de 50 minutes de temps.
Ces blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus. Aucun email, appel téléphonique, SMS, surf sur internet, et cetera. Le seul focus est la tâche à faire maintenant. Si vous devez écrire une proposition d’offre, vous dépensez 50 minutes à rédiger cette proposition. Si vous deviez répondre aux emails, dépensez 50 minutes à répondre aux emails.
Ces blocs de temps doivent être utilisés pour créer, faire le travail, ou faire progresser ses idées.
Mettez 100 % de votre effort sur cette tâche.
En planifiant ces blocs de temps, positionnez-en au moins 3 par jour. Beaucoup de managers de projet ont des réunions auxquelles assister, probablement toute la journée et ces grosses périodes de 50 minutes de temps ne sont tout simplement pas disponibles. C’est OK. L’idée est de se concentrer sur l’importance de celles-ci et les prévoir autant de fois que possible.
4. Toutes les 50 minutes, arrêtez ce que vous faites et bougez.
Une fois que le bloc 50 minutes de temps est terminé, levez-vous, marchez, buvez de l’eau… De nouveau, vous voulez faire circuler votre sang. Pour certains, cela peut être une brève période pour prendre une tasse de café. Pour d’autres, une promenade rapide autour du bureau ou du parking suffira. Indépendamment de l’activité, cela doit vous tenir actif et éloigné de la tâche en cours.
respirez, allez faire le tour du bloc
Ces dix minutes sont votre chance de respirer.
Cependant, ne vous laissez pas envahir de distractions inutiles. Bavarder ou interrompre d’autres personnes tandis qu’elles travaillent ne constituent pas dix minutes bien dépensées. Utilisez ce temps pour vous.
Quand les dix minutes sont écoulées, repartez directement sur votre prochain bloc ininterrompu de 50 minutes de travail si possible. Comme les blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus afin d’être concentré seulement sur une tâche, ces dix minutes devrait être utilisées pour purifier votre esprit et vous libérer des distractions.
5. 50 minutes de relâchement (marche et méditation).
Enfin mais non des moindres, Burchard recommande une période de 50 minutes de relâchement. À la fin de la journée de travail, avant de rentrer à la maison et vous affaler sur le canapé, faites une promenade. Il suggère à 30 minutes de marche suivies d’une méditation de 20 minutes. Ces activités peuvent varier, mais elles devraient inclure un peu de mouvement physique et de la préparation mentale.
Comme cette relaxation peut être classifiée comme un ralentissement, Burchard ne recommande pas de la transformer en séance de sport. Le sport excite alors que cette période veut faire l’opposé. Vous voulez concentrer votre attention vers l’intérieur et éliminer les distractions.
A retenir
Cette liste d’habitudes peut paraitre comme du simple bon sens. Cependant, le bon sens n’est pas une pratique si commune. Cela me rappelle les gens qui savent très bien quels produits alimentaires manger mais continuent encore à s’enfourner pizza et crème glacée. Le savoir est important. La pratique est le secret.
En regardant cette vidéo et lisant cet article, vous avez déjà fait le premier pas pour devenir de plus productif. Maintenant, vous devez intérioriser ces habitudes et vous les approprier. Ainsi, vous serez plus productifs.
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Combien de décisions ou d’engagements se termineraient plus positivement si vous aviez en main un bouton « 5 minutes d’arrêt sur image » ?
L’esprit d’escalier* n’est pas aussi difficile à vivre avec que son opposé.
Le bon mot hâtif, la réaction précipitée, l’action que nous finissons par regretter : Tous peuvent être éliminés avec l’utilisation judicieuse du bouton « pause ».
dans le doute, allez faire le tour du quartier
C’est une plaie qu’il n’y en ait pas un d’encastré sur nos claviers quand nous communiquons en ligne…
Alors, dans le doute, allez faire le tour du quartier.
*esprit d’escalier: le sentiment qui se produit quand nous pensons à une réponse pleine d’esprit en rentrant à la maison au lieu de l’avoir eu pendant le dîner, quand cela aurait été la parfaite répartie.
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Si vous travaillez actuellement dans un PMO, vous savez qu’un des sujets chauds est bien sûr Agile. Comment le PMO peut-il supporter l’approche Agile dans l’organisation; comment le PMO peut soutenir l’agilité dans le business tout entier et cela peut aussi signifier, comment le PMO peut-il adopter un peu de la mentalité Agile pour lui-même dans la façon dont il fournit un service à l’organisation ?
Téléchargez ce rapport
Quoi que ce soit qui fasse la liaison entre les mots Agile et PMO a été très populaire dans les événements PMO Flashmob depuis les quatre dernières années. Plus récemment, des praticiens des PMO ont essayé de comprendre ce à quoi exactement ils devraient penser et plus important encore faire.
Dans un rapport récent de PMO Flashmob –The Agile PMO qui s’est concentré sur les Managers de PMO qui ont réussi à ce que leur PMO soutienne la livraison Agile. Ceci a mis à jour des secteurs clefs où le PMO peut ajouter le plus de valeur à la livraison Agile. Huit secteurs ont été mis en évidence par les Managers de PMO comme étant fondamentaux et sur lesquels se concentrer si d’autres embarquaient aussi pour ce voyage.
PMO Agile
1. Suivi et rapports
Le suivi est bien sûr une des fonctions principales que fournit le PMO et cela reste le cas quand le PMO soutient la livraison Agile.
Il y a certaines choses que le PMO doit apprivoiser ici : le type de rapport, la fréquence, la métrique et la capacité de fournir tous les rapports exigés que ce soit pour des livraisons en mode cascade, Agile ou autres.
Le PMO doit travailler avec les équipes de livraison Agiles pour être capable de faire un rapport sur des sujets comme le produit viable minimal (MVP) ou la vélocité.
Le PMO est aussi idéalement placé pour faire un rapport sur comment Agile marche pour l’organisation comme une méthode de livraison. Est-ce plus rapide et avec moins de problèmes ?
2. Cas d’affaires
Comprenez et vérifiez le Business Case
Ce qui est devenu apparent très rapidement est que travaille avec Agile pour approche de livraison exige vraiment beaucoup de discipline. La partie la plus cruciale du processus commence par un bon cas d’affaires. Mais la création d’excellents cas d’affaires a été une étape notoirement difficile pour quelqu’un travaillant dans le management de projet. Juste parce que c’est Agile, ne signifie aucunement que ce soit plus facile qu’avec les approches prédictives, en cascade.
Le PMO a un rôle à jouer dans le support de l’organisation vers une amélioration des cas d’affaires pour qu’ils soient solides comme un roc.
3. Réalisation des Bénéfices
Livre su Amazon
Un autre secteur que ceux travaillant dans le management de projet trouvent aujourd’hui difficile de réussir : la gestion et la réalisation de bénéfices. Agile est très centré sur les bénéfices et la valeur mais manageons-nous bien le processus qui permet au business de que les bénéfices et la valeur sont livrés ?
Le PMO se familiarisera avec les cérémonies et les artefacts Agiles qui indiquent que bénéfices sont livrés. Le PMO devra à son tour maitriser comment les bénéfices sont mesurés et comment le communiquer. Il y a aussi un rôle d’éducation des sponsors : Ils sont responsables des bénéfices atteints aussi, de quel support ont-ils besoin ?
4. Valeur
Avec Agile tout est “livraison de valeur business” ou livrer des bénéfices. Les termes sont utilisés de façon interchangeable et pour le PMO il y a d’autres termes qu’ils doivent comprendre et contextualiser comme l’assurance de valeur et des cartes de flux de valeur.
Pour les Managers de PMO “la livraison de la valeur business” fait aussi penser à leur propre PMO : Livrent-ils de la valeur business? Si c’est le cas, comment est-ce mesuré : Quelle est la métrique et comment savons-nous que les bénéfices sont réalisés ?
5. Coaching
Agile a ses coachs et le PMO gagnerait à travailler à côté d’un coach Agile pour augmenter sa propre connaissance et comprendre comment l’équipe travaille et délivre. Ce qui est devenu clair est juste à quel point les capacités de coaching sont cruciales au PMO lui-même.
Depuis longtemps, il y a une exigence pour que les membres de l’équipe PMO fournissent “coaching et mentoring” aux managers de projet. Souvent cela traduit principalement par du mentoring et souvent les praticiens du PMO manquent des compétences qui feraient d’eux des coachs couronnés de succès.
La conversation Agile vient de remettre ce sujet au premier plan et a mis en évidence le manque de compétences de coaching dans la plupart des PMOs actuels. Quelque chose à considérer pour le PMO.
6. Management du risque
Tous les projets portent un certain élément de risque et un projet Agile n’est en rien différent et, avec des équipes auto-managées, il y a certainement un rôle pour une vérification indépendante de comment les risques sont gérés. Le PMO peut faire partie de l’auditoire dans ces sessions, s’assurant l’équipe est sur la bonne voie. Nous revenons aussi au rôle de coach avec le PMO coachant l’équipe pour s’assurer que la réflexion sur le management du risque est incorporée dans tout ce qu’ils font sur une base quotidienne.
7. Finances
Il y a deux ou trois secteurs à considérer; le changement dans comment les prévisions et les dépenses sont communiqués et l’analyse dans les projets hybrides.
Le département des finances est utilisé pour calculer les dépenses et des données de revenus prévisionnelles dans des tableaux bien classés et produits par le PMO. Avec les projets Agiles dans le mix, parfois les équipes différentes annoncent les chiffres de différentes façons. Avec des projets Agiles ayant un budget fixe, c’est le suivi du budget qui impacte comment le PMO change la façon dont il rapporte sur les aspects financiers.
Il y a ici un rôle pour le PMO et d’un certain nombre de façons différentes. Rassembler le tout pour gagner en cohérence. Travailler avec le département finances pour aider dans la traduction de rapports de formats différents et les réconcilier en un rapport hybride (tant cascade/prédictif que Agile).
8. Approvisionnements
Voici un autre secteur que le PMO s’est colleté pendant une longue période de temps. Secteur fortement impacté par les équipes de livraison Agiles auto-managées et responsabilisées qui représentent un grand changement culturel dans les organisations. Les cadres supérieurs et les managers doivent déléguer cette autorité et avoir confiance en elles pour construire et livrer sans avoir besoin de processus de suivi du consommé.
Les Managers de PMO parlent aussi de l’impact d’équipes Agiles qui sont ensemble pour la durée totale du projet et comment cela peut impacter la planification de capacité en ressources. Il y a seulement un certain nombre de personnes dans l’organisation qui délivre les projets, donc la priorisation devient encore plus importante quand les ressources sont allouées à temps plein pour travailler sur des approches Agiles.
Et après ?
Le but du rapport était d’obtenir des praticiens PMO leurs idées sur le support des approches Agiles dans leurs organisations. En jetant un coup d’œil aux fonctions et aux services que la plupart des PMOs fournissent aujourd’hui (indépendamment de la méthode de livraison de projet utilisée), nous pourrions explorer comment ces fonctions et services pourraient changer (ou rester les mêmes !) spécifiquement pour l’approche Agile.
Le rapport commence à fournir une compréhension pratique des huit secteurs décrits ici.
Ce que le rapport ne fait pas est d’explorer les autres faces de PMO Agile, à savoir comment le PMO peut soutenir l’agilité Business dans des organisations ou utiliser des mentalités et des principes Agiles et les appliquer au PMO lui-même.
Il n’y a aucune réponse juste ni définitive sur comment le PMO s’adaptera pour soutenir des méthodes de livraison hybrides actuelles et peut-être demain une myriade d’autres méthodes de livraison dont nous ne savons encore rien.
Ce que nous savons vraiment est qu’il y a toujours une place dans une organisation de livraison pour quelqu’un ou quelque chose qui aide à manager efficacement le changement. Comme le changement devient de plus en plus complexe et compliqué, la maturité et la sophistication des approches de livraison sont nécessaires pour y répondre.
Qui d’autre que le PMO a le devoir d’aider et soutenir l’organisation en combinant les approches et méthodes ; peut gérer la mise en œuvre; va s’assurer qu’elles soient adoptées et continuellement améliorées, sinon le PMO ?
S’instruire sur Agile doit être une priorité pour le PMO
Le Reporting, les cas d’affaires, la réalisation des bénéfices sont des fonctions et services principaux du PMO Agile
Le PMO a un rôle de traducteur à jouer dans les débuts de l’adoption d’Agile
Coaching, pas mentoring, est un rôle clef pour les membres du PMO dans le support de Agile
Le PMO travaillera dans une organisation de livraison hybride et utilisera les outils des deux mondes
‘ Concentrez-vous sur la valeur, livrez de la valeur tôt et souvent ’ un mantra pour soutenir Agile et être un PMO Agile
Le PMO a un rôle à jouer pour aider les équipes à travailler efficacement ainsi qu’aider l’organisation à changer sa mentalité vers Agile et l’agilité
Les principes de notre PMO aideront à guider les fonctions et les services que nous offrons, particulièrement en des temps où de nouvelles approches sont nécessaires.
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… si ce n’est pas pour aujourd’hui, ce sera donc pour demain… …peut-être !
La procrastination consiste simplement à remettre au lendemain ce qui peut être fait le jour même. Un comportement qui peut être perçu comme séduisant à bien des égards, mais qui peut devenir pathologique et difficilement supportable pour l’entourage.
Pour François Weyergans, la procrastination est une défense immunitaire face à une société extrêmement rude, un moyen de se défendre des assauts du monde contemporain.
Alors pourquoi faire aujourd’hui ce qu’on peut faire faire (par un autre) le lendemain ?
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Avec 6 personnes sur le meeting, ce qui est le nombre maximal recommandé pour une réunion de travail efficace, cela représente 30 mintes gaspillées. Avec 12 personnes sur une réunion de compte rendu d’avancement de projet, 1 heure de travail !
Bien sûr, les prérequis à toute réunion productive restent de mise
Envoyer l’agenda à l’avance
Avoir un objectif précis et clair pour toutes et tous
Inviter les bonnes personnes (sachants et décideurs)
Communiquer qui fera le compte rendu de décision et le plan d’actions
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L’expert en leadership Robin Sharma suggère un plan très simple pour matérialiser votre idée ou atteindre votre rêve : La règle 90/90/1.
En quoi cela consiste-t-il ?
Pendant les 90 prochains jours, dédiez les 90 premières minutes de votre journée de travail à ce qui représente selon vous la meilleure opportunité dans votre vie.
Décidez dès aujourd’hui que pour les 90 prochains jours, vous allez investir les 90 premières minutes de votre journée de travail à vous concentrer totalement, à 100%, sans aucune interruption, sur votre unique projet le plus important.
Trop intimidant ? Commencez par 30/30/1 !
Pendant les 30 prochains jours, dédiez les premières 30 minutes de votre journée de travail à 1 même et unique projet qui est le plus prometteur dans votre métier, département, compagnie ou même industrie.
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Et pour plus de chances de succès, expliquez aux personnes susceptibles de vous interrompre ce que vous avez décidé de faire et pourquoi.
Observez alors ce qui se produit…
…et revenez ici en témoigner dans les commentaires.
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Comment cesser de remettre à plus tard cette tâche difficile, vous retrouver stressé et finir par livrer un résultat très en dessous de vos capacités ?
Cela s’est juste produit de nouveau. Ce projet ou tâches sur lesquels vous deviez travailler sur il y a des semaines sont à livrer demain et maintenant vous travaillez jusque tard dans la nuit pour tout finir à temps. Frustré de vous infliger cela à vous-même une fois de plus, vous regrettez de ne pas savoir comment arrêter de tout remettre à plus tard.
Ceci vous semble familier ? Avez-vous continuellement du mal à finir le travail que vous devriez avoir commencé depuis des semaines ?
Les raisons
Voici certaines des raisons les plus communes de remettre à plus tard :
Je travaille mieux sous pression
Ce travail est difficile alors je le ferai demain
Le projet est trop grand
Je manque de compétences
Je suis déconnecté du futur
Je ne suis pas sûr de comment procéder
1. Je travaille mieux sous pression
J’entends souvent cette excuse des gens quant à pourquoi ils attendent jusqu’à à la dernière minute pour travailler sur des projets. La vérité est que vous ne travaillez pas mieux sous la pression. La pression vous a finalement fait vous bouger et commencer le travail.
Attendre jusqu’à la dernière minute signifie que vous abandonnez toute possibilité de corrections, de retours et d’aide d’autres personnes. Et vous pouvez ne pas avoir assez de temps pour donner la pleine attention qu’elle mérite à cette tâche en retard.
La solution ? Mieux travailler sous la pression est un mythe. Oublier cette manière de penser vous débloque et ainsi vous pouvez prévoir le travail à venir et l’achever dans les délais. Changez votre mode de pensée et vous serez capable de résoudre ce problème.
2. Ce travail est difficile alors je le ferai demain
C’est la nature humaine que de travailler sur les tâches faciles d’abord et remettre les tâches dures ou ennuyeuses à plus tard. Le problème est alors que nous avons repoussé le travail ardu plus tard dans la journée quand nous n’avons plus aucune énergie. Donc, nous justifions de le repousser à un autre jour parce que nous ne sommes pas au top à ce moment-là.
Ce cycle se répète lui-même jusqu’à ce que nous soyons à court de temps.
La solution ? Faites « le pire d’abord ». Prenez le travail le plus difficile, la pire des hautes priorités, le plus désagréable que vous AVEZ HORREUR de faire et bossez dessus pendant les 1 ou 2 premières heures de la journée. « Récompensez-vous » ensuite avec le travail que vous aimez.
En premier le matin de chaque jour, je passe les 2 premières heures à travailler sur le client de priorité la plus haute et les tâches de marketing qui seraient si faciles de remettre à plus tard. Le travail de milieu de gamme comme des réponses aux email et autre travail est pour le milieu de la journée. J’aime créer de nouveaux ateliers et je trouve cela stimulant, donc je sauve la recherche, l’écriture et la préparation de la présentation pour la fin d’après-midis quand mon énergie est la plus basse.
3. Le projet est trop grand
De grands projets peuvent intimider. Si vous savez qu’un projet pourrait prendre 30 heures ou plus, vous n’aurez jamais autant de temps libre dans votre programme pour y travailler. Donc vous le remettez, espérant que vous aurez plus de temps libre plus tard. Mais vous savez que vous n’allez jamais avoir ouverture de 30 heures dans votre agenda donc vous n’y arrivez jamais.
La solution ? Décomposez le projet en morceaux de 30 minute à 1 heure. Voici quelques idées pour cette décomposition :
Créez d’abord un périmètre de projet
Allouez des blocs de temps les recherches nécessaires
Si le projet dépend d’autres personnes, faites une liste de ce dont vous avez besoin de leur part et demandez-les leur tôt dans le projet pour ne pas avoir de peine à obtenir l’information plus tard.
Si vous avez quelque chose qui prendra 20 heures et qui est dû dans un mois, passer une heure complète chaque jour sur le projet le gardera sur les rails et vous l’achèverez dans les temps.
4. Je manque de compétence
Parfois une tâche a besoin d’une compétence que nous ne maitrisons pas encore. Donc, nous travaillons sur les choses que nous savons faire et remettons les autres même quand elles sont importantes.
La solution ? La première chose à faire est de regarder la compétence et de décider si c’est une capacité dont vous avez régulièrement besoin pour votre travail.
Par exemple, j’ai écrit des billets de blog et je veux parfois des illustrations ou infographiques pour les illustrer. Mais je ne suis pas un designer graphique donc je paie des gens sur Fiverr par exemple pour fournir les graphiques.
Mais si j’ai été embauché comme designer graphique et n’étais pas encore très bon à cela, je regarderais des formations locales ou en ligne en soirée pour améliorer mes compétences.
Aussi, pour les compétences pour lesquelles vous avez été embauché, mettez du temps de côté pour apprendre et pratiquer. Pour les autres, apprenez à les externaliser.
5. Je suis déconnecté du futur
Quand quelque chose est dû dans 3 mois, nous nous plaisons à penser qu’il y a abondance de temps. Les étudiants sont particulièrement enclins à cela. Soudainement les 3 mois sont presque passés et nous n’avons pas même commencé le projet. Et notre manager ne peut pas comprendre pourquoi il y a un problème car nous avions 3 mois pour nous préparer.
Solution : Traitez les tâches futures comme un projet. Évaluez le temps nécessaire et décomposez les gros items en morceaux plus petits et prévoyez un peu de temps chaque semaine jusqu’à avoir terminé.
6. Je ne suis pas sûr de comment procéder
Souvent nous sommes coincés sur une tâche parce que nous ne sommes pas sûrs de comment avancer. Comme le pas suivant ne nous est pas immédiatement clair, nous le remettons à plus tard. Finalement, cela devient très très tard et nous sommes toujours scotchés sur comment commencer.
Voici quelques solutions sur comment arrêter de remettre à plus tard quand vous n’êtes pas sûrs de comment avancer.
Créez un Projet de haut niveau : utilisez une « mind map » ou un outil de planning pour concevoir un plan sur comment progresser. Je constate que ce pas rend beaucoup plus facile de trouver mon chemin.
Utilisez une Matrice de Décision : Elle peut vous aider à parvenir à une décision plus rapidement en transformant les facteurs de décision en quantités que vous pouvez classer et cumuler.
Recherchez sur Internet : les chances sont que des milliers d’autres gens soient aussi passés par là. Cherchez dans Google des termes comme “comment faire ______” et vous trouverez une richesse d’information qui déclenchera des idées de démarrage.
Demandez à votre supérieur : Vérifier la façon de procéder avec votre superviseur a l’avantage que vous savez que vous ferez la tâche de la façon dont il/elle le veut. Ils/Elles ont souvent une grande richesse d’expérience et peuvent agir comme mentor.
Demandez à vos collègues : Vous ne voulez pas montrer votre incertitude à votre supérieur ? Parlez-en aux collègues de bureau dans lesquels vous avez confiance et rassemblez leurs idées.
Mettez votre réseau à contribution : Vous ne voulez pas montrer de faiblesse dans votre bureau ? Consultez votre réseau en ligne. J’ai un vaste réseau de personnes sur LinkedIn et Facebook dont je peux obtenir de l’aide.
Posez votre question sur des sites spécialisés : Allez sur Quora et Reddit et posez vos questions. J’ai constaté que ces sites Web/forum de question sont de valeur.
Comment arrêter de tout remettre à plus tard : Les solutions en bref !
Voici un résumé de solutions sur la façon d’arrêter de remettre à plus tard :
Le pire en premier
Décomposez les grands projets en morceaux de taille plus raisonnable
Bloquez du temps pour les tâches importantes et projets lointains
Oubliez le « je travaille mieux sous la pression »
Consultez vos collègues, superviseur et le réseau pour obtenir de l’aide
Créez des plans et des approches de haut niveau pour continuer à avancer
Développez vos compétences clés et externalisez les autres
Faites des recherches en ligne et utilisez les forums sur internet
Et vous, quels sont trucs et astuces pour attaquer ces tâches difficiles mais éloignées dans le temps côté livrables ?
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Je ne connais pas encore les vôtres mais voici quelques-uns des trucs qui boostent ma productivité.
#1 – La « To Do » liste personnelle
Je note dans un cahier les choses à faire bien sûr, mais aussi les idées qui surgissent au détour d’une conversation, d’une lecture, d’une réunion… Ceci me permet d’éviter de garder trop de choses à l’esprit tout le temps. Une fois que c’est noté, il « suffit » de reprendre ces notes régulièrement pour mettre à jour ma « To Do » liste en fonction des priorités (importance et urgence).
Je fais presque de même au niveau des équipes projet pour ne pas perdre de vue les actions en cours avec les propriétaires de chaque sujet et les dates prévues de prochaines avancées. Dans cette « To Do » liste au niveau de l’équipe ou « Actions Tracker », je parle de dates proches auxquelles ces actions devraient avoir évolué, pas seulement de dates cibles de complétion.
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#2 – Le focus
Une chose à la fois ! Je m’efforcer de bien la finir (« done ») ou de l’avancer suffisamment pour que je puisse repartir de ce nouveau point intermédiaire sans retour arrière la prochaine fois.
Pour une concentration optimale, j’ai appris à me ménager des moments et environnements tranquilles et propices à la réflexion. Certains travaillent mieux dans la frénésie et l’urgence, mais ce n’est pas mon cas…
Me couper des sollicitations peut être un challenge tant les moyens de communications favorisent l’immédiateté des échanges : Mail, Téléphone, SMS, Messageries instantanées, Politiques de « porte ouverte »… mais je m’améliore, je crois !
#4 – De vraies délégations
Relisez ce billet pour vous recentrez sur ce que vous aimez et sur là où vous ajouterez le plus de valeur !
Pour pouvoir prétendre à ces moments privilégiés d’efficacité maximale, je m’efforce de bien définir les rôles dans les équipes projets. Je dois déléguer avec la plus grande clarté puis ne pas aller marcher sur les platebandes dont la création et l’entretien ont justement été délégués à ces autres membres de l’équipe. Il m’est encore difficile de ne pas intervenir ni sauter dans l’action quand les choses n’avancent pas comme je le voudrais (contenu et vitesse).
Et vous, quelles sont vos astuces pour maximiser votre efficacité ?
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Les gens vous disent toujours comment maximiser vos matinées, mais votre routine du matin — quelle qu’elle puisse être — va bien. Ce dont vous avez vraiment besoin est une routine d’après-midi.
L’idée de se réveiller tôt, s’installer pour un petit déjeuner et écrire quelques pages dans un journal vous est familière…
Ne le prenez pas mal, il est bon de commencer votre journée du bon pied. Pour moi cela signifie boire un verre d’eau, sortir le chien, faire un petit déjeuner riche en protéines, boire ensuite une tasse de café noir et fort. Après cela, je m’assieds pour parcourir mes emails importants, vérifier les tâches à faire, mettre une musique qui corresponde à mon humeur du jour, puis commencer à écrire. Cela n’a pas beaucoup changé pour moi sur les dernières années.
Mais quand arrive l’après-midi, mon niveau d’énergie chute. Je suis en pleine digestion, je suis épuisé par ma session d’écriture du matin, mon focus commence à s’évaporer et je commence à stupidement surfer sur internet et mes jeux vidéo… Vous connaissez probablement cette sensation. L’après-midi est quand les distractions ont le plus de puissance, vous êtes fatigués, irritable et plus impulsifs. Donc j’ai dû m’inventer une routine pour rester productif l’après-midi tout en reconnaissant mon workflow naturel. Voici ce que je recommande.
Levez-vous et bougez
D’abord, levez-vous de votre bureau et déplacez votre corps. Si vous restez juste assis là, votre malaise empirera à coup sûr. J’ai basculé mes séances d’entraînement physique quotidiennes du matin à l’après-midi et maintenant je me sens plus régénéré et motivé. Vous ne devez pas courir ou soulever des poids pour récolter ces bénéfices, une simple promenade vers 15 :00, idéalement à l’extérieur pour obtenir un peu d’air frais près d’un peu de nature, vous extraira de votre coup de fatigue. Même si vous ne pouvez pas aller à l’extérieur, faites une promenade dans les bureaux. Déplacez votre corps au même moment chaque jour et votre cerveau saura que vous continuez à produire des choses.
Travaillez sur des sujets faciles
Commencez avec la liste “facile”. Il y a certains aspects dans tout travail qui ne sont pas si difficiles. Vous savez, ranger, l’organiser, exécuter des tâches répétitives et gérer la correspondance. Mettez tout cela de côté pour l’après-midi quand vous pouvez vous mettre en pilotage automatique en écoutant vos airs préférés. Pour moi, cela signifie répondre aux emails, trouver des histoires à raconter, faire des recherches pour d’autres histoires, retoucher des photos et organiser des fichiers. À moins que l’une de ces choses ne soit l’urgence du jour, je ne m’y consacre qu’après le déjeuner. C’est juste moi, mon casque sur les oreilles, de la musique, une eau gazeuse et un sprint à travers la substance ennuyeuse que je dois faire. Vous seriez étonnés de constater combien ce seul changement changera votre journée.
Passez juste 5 minutes sur la “Grande Chose”
Si et seulement si, vous devez finir un plus grand projet, accordez-vous d’y travailler pendant seulement cinq minutes. Mettez un minuteur sur votre téléphone et faites que vous pouvez en cinq minutes. Vous pourriez entrer dans un bon « flow » et déjouer votre temps faible de l’après-midi pendant ces cinq minutes. Si vous le faites, assurez-vous de vous récompenser et renforcez ce comportement. Si vous n’y restez pas fidèle, c’est OK, ne vous punissez pas. Retournez à de la substance facile pendant un peu de temps et essayer de nouveau plus tard.
Tuez vos chéris
Indépendamment de quel type de travail vous faites, nous avons tous nos “bébés chéris”, ou éléments personnels de préférence dont nous pensons qu’ils sont nécessaires pour notre travail, mais ne le sont pas vraiment en réalité. Dans l’écriture, on s’y réfère souvent comme des mots ou expressions bateau, mais le concept peut exister dans n’importe quel type de travail. Cette fantaisie supplémentaire d’animation graphique dans votre slide-show PowerPoint par exemple, ou cette si élégante ligne de code qui n’améliore en réalité en rien l’expérience d’utilisateur. Essentiellement, les choses que vous aimez personnellement, mais auxquelles vous n’avez pas réfléchi de façon critique.
Plan pour le lendemain
Finalement mais non la moindre, passez la dernière heure ou demi-heure votre journée à faire un plan pour le lendemain. Décidez à quoi donner la priorité et ce que vous devez avoir fait le matin quand vous êtes vif et plein d’énergie. Tout le reste peut être déplacé vers votre après-midi et la “ liste facile.” Je m’écris aussi souvent des notes à moi-même sur ce créneau de fin de journée. Ainsi, quand je démarre le matin suivant, j’ai des rappels partout qui me disent ce qui doit être fait et je ne gaspille pas mon énergie mentale à essayer de me souvenir de tout.
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Si vous êtes le modérateur d’une table ronde et voulez prendre de toute urgence encore une question…
Ou si vous êtes l’intervenant et devez parcourir encore trois diapositives…
Ou si vous êtes l’auteur ou le designer et voulez encore ajouter juste un idée…
Ou si vous êtes l’enseignant et il y a juste encore un concept à discuter bien que la cloche soit sur le point de sonner.
Trop tard.
Finissez sur une pause.
Finissez avec calme et confiance et oui, s’il vous plaît, respectez suffisamment votre auditoire pour pas vous attendre à ce que ce compactage de dernière minute ne les aide ni vous-même.
Personne, pas une fois dans l’histoire des chronométreurs, n’a jamais dit, « je suis vraiment heureux qu’ils aient dépassé leur temps de trente secondes, soufflant et haletant et nous suppliant de leur prêter notre attention. C’était la meilleure partie et je les respecte d’avoir fait le forcing pour cela. »
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Ceci fait partie d’un cours par correspondance en management dans lequel vous pouvez piocher ce que vous voulez directement depuis le début.
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La gestion de temps est une partie essentielle de votre efficacité personnelle.
Comme manager, vous faites face à de plus gros challenges de gestion de votre temps que quand vous étiez un membre de l’équipe. Mais vous avez aussi des ressources supplémentaires et une plus grande flexibilité sur comment vous utilisez votre temps.
Adair commence par la matrice standard, la Matrice de Eisenhower, qui met en perspective l’urgence par rapport à l’importance.
Adair identifie alors la stratégie de gestion de temps de départ pour chaque classe d’activités en les classsant selon 4Ds:
« Do it now » Faites maintenant
« Delay it until you have some good quality time » Reportez jusqu’à ce que vous ayez un peu de temps de bonne qualité
« Do it quickly » Faites rapidement
« Drop it or Delegate it » Laissez tomber ou déléguez
Critique
Comme toujours, John a identifié un modèle puissant avec une vraie application pratique. Encore que je ne puisse m’empêcher d’estimer que nous devrions le modifier un peu.
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Voici trois façons dont vous pouvez rendre cette matrice encore plus efficace…
1. Priorités
anticiper
Bien que l’urgence suggère que la boîte en haut à gauche soit de priorité supérieure, ceci crée un fort stress et un style de travail peu durable. Donnez la priorité à la boîte en haut à droite et vous vous retrouverez à mieux planifier et préparer en avance l’urgence et découvrirez ainsi que moins de travail tombe dans la boîte précédente.
2. Laisser tomber ou déléguer … Vraiment ?
Si le faire ne mérite pas votre temps, pourquoi cela mériterait-il le temps d’une autre personne ? Certes, cela peut être assez important à faire pour quelqu’un d’autre, mais ne vous déchargez pas simplement sur quelqu’un pour éviter un NON assertif. En effet, prenez l’habitude de déléguer aussi les tâches des autres boîtes (plus importantes ou plus prioritaires) afin de développer les gens qui travaillent pour vous.
3. Davantage de Ds …
Nous avons déjà ajouté D pour Décharger, mais je ne propose pas de lui donner trop d’emphase. Diminuer est aussi une stratégie trèspuissante. Regardez la tâche et demandez-vous : « dois-je tout en faire ? ». Si vous pouvez réduire la quantité de travail requis et toujours délivrer tout ou une grande majorité de la valeur, vous sauvegarderez un temps précieux. Et il y a un autre D : Décider. Vous devez décider quelle stratégie adopter. À moins que, c’est-à-dire vous Déférez votre décision. Si vous le faites comme un exemple de procrastination réfléchie, c’est une approche qui porte tout son sens.
Exercice
Dessinez un tableau Eisenhower sur votre tableau blanc, ou dans votre bloc-notes. Notez sur des Post-It toutes vos tâches à faire dans votre « to do » list.
Puis, postez les notes dans les 4 quadrants.
Si tout se retrouve en haut à gauche, il est temps de re-calibrer votre échelle mentale tant sur l’importance que sur l’urgence. Puis, refaites l’exercice.
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J’essaye d’arriver à chaque réunion et rendez-vous un peu en avance.
Je ne dois pas me presser (j’ai horreur d’avoir à me dépêcher)
Personnellement, ma montre est toujours réglée pour avancer de 5 minutes. Je le sais parfaitement bien sûr, mais cela me permet tout de même d’être très rarement en retard !
Suivez soigneusement comment les tâches sont décomposées et assignées et si vous remarquez qu’il y a un déséquilibre, dites-le. Chacun devrait se voir assigné autant de travail qu’il peut en achever et des tâches pour lesquelles il est qualifié. Communiquez régulièrement avec votre équipe pour vous assurer que personne n’est surchargé, sous-chargé, ou a été assigné du travail hors de portée de ses capacités. La répartition appropriée du travail est cruciale pour établir un système de management de productivité efficace.
Avec Agile tout est “livraison de valeur business” ou livrer des bénéfices. Les termes sont utilisés de façon interchangeable et pour le PMO il y a d’autres termes qu’ils doivent comprendre et contextualiser comme l’assurance de valeur et des cartes de flux de valeur.
Agile a ses coachs et le PMO gagnerait à travailler à côté d’un coach Agile pour augmenter sa propre connaissance et comprendre comment l’équipe travaille et délivre. Ce qui est devenu clair est juste à quel point les capacités de coaching sont cruciales au PMO lui-même.
Tous les projets portent un certain élément de risque et un projet Agile n’est en rien différent et, avec des équipes auto-managées, il y a certainement un rôle pour une vérification indépendante de comment les risques sont gérés. Le PMO peut faire partie de l’auditoire dans ces sessions, s’assurant l’équipe est sur la bonne voie. Nous revenons aussi au rôle de coach avec le PMO coachant l’équipe pour s’assurer que la réflexion sur le management du risque est incorporée dans tout ce qu’ils font sur une base quotidienne.
Il y a deux ou trois secteurs à considérer; le changement dans comment les prévisions et les dépenses sont communiqués et l’analyse dans les projets hybrides.
Voici un autre secteur que le PMO s’est colleté pendant une longue période de temps. Secteur fortement impacté par les équipes de livraison Agiles auto-managées et responsabilisées qui représentent un grand changement culturel dans les organisations. Les cadres supérieurs et les managers doivent déléguer cette autorité et avoir confiance en elles pour construire et livrer sans avoir besoin de processus de suivi du consommé.
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