A travers ce livre blanc, le partenaire de ce blog, CSP DOCENDI, vous propose de faire le point sur les manières d’ajuster votre gestion de projet pour faire face au contexte actuel.
Il est aujourd’hui indispensable pour un chef de projet de développer sa flexibilité afin de s’adapter au mieux aux environnements changeants et faire face à l’imprévu.
Téléchargez gratuitement ce livre blanc
Réussir le pilotage en transverse, piloter le changement, adapter sa stratégie de management, ou encore développer une culture projet dans l’entreprise sont autant de défis actuels rendant la pratique du management de projet de plus en plus difficile.
La flexibilité devient donc une compétence indispensable pour faire face à l’imprévu.
Vous trouverez dans cette boîte à outils un rappel des bonnes pratiques ainsi que des outils digitaux pour répondre aux enjeux de pilotage et de centralisation de l’information.
L’un prend de la valeur, l’autre non. L’un crée de la valeur au fil du temps, l’autre non.
Il est amusant d’imaginer que nos dépenses sont des investissements, mais si c’était le cas, nous les appellerions des investissements.
Nos outils peuvent être réutilisés, et nos biens ont de la valeur pour nous et pour les autres. Les compétences peuvent être un investissement, qui prend de la valeur quand elles augmentent. Les dépenses, en revanche, perdent de la valeur.
Il en va de même dans votre projet si vous êtes manager ou sponsor de projet ou membre de l’équipe projet.
Certains coûts sont pleinement justifiés et contribuent à construire un livrable de grande valeur pour votre organisation et vos clients. D’autres tout aussi justifiés permettent de faire grandir les personnes qui travaillent sur le projet, de leur donner les moyens d’évoluer et devenir meilleurs.
D’autres coûts sont bien moins justifiables comme de devoir refaire une tâche parce qu’elle a été mal exécutée la première fois. Il faut alors parfois beaucoup dépenser pour déconstruire avant de reconstruire. Cela coûte en argent mais aussi en confiance chez vos commanditaires et parties prenantes.
Parfois des fonctionnalités que vous avez développé avec l’équipe à grands frais seront inutilisées… d’où les approches hybrides qui essaient de prendre le meilleur de l’agilité en particulier pour ce qui est de développer les éléments de plus grande valeur pour les clients en premier.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
S’il n’y a pas de Plan B, alors la première règle est « Faites marcher le Plan A ! »
Et il vous faudra peut-être être agressif pour faire fonctionner le Plan A… sans aucune hésitation.
Aucun plan B
Attendez! N’y a-t-il pas toujours un Plan B quelque part ?
Un général m’a dit une fois : S’il n’y a pas de Plan B, invente-le !
Relisez ce billet sur les plans de contingences.
Vous assurer en cas d’échec ?
Vous pouvez peut-être vous assurer contre l’échec du Plan A. Peut-être que ceci est votre Plan B, juste de récupérer votre argent, même si vous devez renoncer aux résultats fonctionnels d’un Plan A réussi.
Mais on ne peut pas souscrire une assurance vie pour chaque risque. À un moment donné, il faut se poser la question de l’acceptabilité. Si le risque est acceptable, ne l’assurez pas; sinon, envisagez des mesures d’atténuation.
Perdre en fonctionnalité
Quelle est la perte de fonctionnalités acceptable pour un MVP ? Produit Viable Minimum
Mais la perte fonctionnelle ou relationnelle est tout à fait différente.
On ne peut pas acheter d’assurance pour ça.
Il n’y a peut-être pas de Plan B.
Et alors ?
Lorsqu’il n’y a pas de plan B, changez les comportements.
C’est bel et bon de suivre la première règle : Faire du Plan A un succès.
Mais atténuer une perte fonctionnelle ou relationnelle est souvent et en grande partie question d’interactions en des personnes, de comportements, de prise de risques personnels, et de repousser les limites.
Et vous seul pouvez régler ceci ; vous seul pouvez évaluer le coût pour vous-même, pas nécessairement en euros.
Pensez à ce qu’il vous en coûtera s’il n’existe pas de Plan B !
QRP est partenaire de DantotsuPM, visitez leur site et leur blog
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Les chefs d’orchestre célèbres sont souvent jugés sur une heure ou deux sur scène. Ils portent des vêtements coûteux, font des gestes dramatiques et reçoivent les ovations. Ils sont aussi très cher payés pour porter une très petite baguette et ils sont les seuls sur scène à ne pas produire de son.
Mais il s’avère que toutes ces choses ne sont pas ce qui fait un grand chef d’orchestre.
Ce que nous ne voyons pas :
Les chefs d’orchestre définissent le programme.
Ils ont étudié et comprennent ce qui s’est passé avant.
Ils travaillent à établir la culture de l’organisation.
Ils amplifient le travail acharné et l’esprit de corps de certains, tout en travaillant à calmer les sceptiques au sein de l’organisation.
Ils déterminent sur quelles voix se concentrer, et quand.
Ils ont moins de pouvoir qu’il n’y paraît et utilisent leur position pour diriger, pas pour manager.
Ils se présentent à la répétition avec un programme et une voie à suivre.
Ils recueillent des fonds.
Ils transforment beaucoup de « moi » en un seul « nous ».
Ils développent un point de vue. Et ils l’équilibrent avec ce dont l’auditeur, le mécène et les musiciens ont tous besoin.
Ils s’y attachent pendant des décennies.
C’est une forme de leadership qui se fait dans la vie privée, mais, de temps en temps, on la voit sur scène.
QRP est partenaire de DantotsuPM, visitez leur site et leur blog
La métaphore du chef d’orchestre est séduisante pour le manager de projet, mais qu’en est-il dans la réalité ?
Ce que j’ai vu sur certains projets (OK, ce n’est pas la majorité, fort heureusement, et je force beaucoup le trait 😊).
Les managers de projet définissent un plan qui devient obsolète dès qu’il est publié.
Peu connaissent bien l’organisation et les clients et donc ne comprennent pas ce qui s’est passé avant pour amener à ce projet.
Ils s’efforcent de gérer le moins mal possible les multiples cultures de l’organisation et de ses diverses parties prenantes.
Ils se concentrent sur minimiser l’impact des sceptiques au sein de l’organisation, tout en se reposant sur l’engagement de quelques-uns.
Ils écoutent ceux qui crient le plus fort et qui imposent leur tempo.
Ils n’ont absolument aucun pouvoir pour manager les membres de l’équipe projet qui pour la plupart reportent à des directions opérationnelles.
Ils arrivent après que le cas d’affaire ou le contrat client aient été signés sans réelle vision de la voie à suivre.
Ils ont zéro pouvoir sur les budgets alloués au projet.
Ils transforment beaucoup de « nous » en un seul « je ».
Ils ne développent aucun point de vue personnel. Ils se focalisent sur ce que veut le sponsor, puis en second les clients et, en tout dernier, les membres de l’équipe projet.
Ils ne s’attachent au projet que le temps de trouver le suivant qui servira au mieux leurs ambitions.
Et même si vous êtes effectivement un excellent « manager de projet – chef d’orchestre », un peu d’autodérision ne saurait vous nuire.
Recevoir une mission de projet avec un délai prédéterminé arrive souvent dans le monde du travail. Bob McGannon a ces quelques conseils pour faire face à cette situation inconfortable en tant que manager de projet.
Partenaire de DantotsuPM, CERTyou est le spécialiste des formations certifiantes
Comprendre la source de la date limite.
Les réglementations gouvernementales, les événements de marketing une fois par an et d’autres circonstances peuvent nécessiter des délais imposés. Le meilleur point de départ est de comprendre la nécessité de l’échéance et la flexibilité qui peut exister sur les livrables. La date limite peut représenter l’engagement en interne d’un dirigeant ou son espoir. Un salon professionnel ou une conférence est une échéance fixe qui ne peut pas être reculée.
Pour avoir des conversations factuelles sur l’échéance du projet, examinez d’abord ce qu’il faudra pour fournir la portée demandée. En tant que manager de projet, demandez à vos sponsors de vous traiter comme leur réparateur automobile. Vous n’emmèneriez pas votre voiture chez le mécano et ne diriez pas : « Vous me facturerez €120 et la voiture sera prête à 14 heures ». Vous posez des questions sur les frais potentiels et quand le véhicule pourrait être prêt.
Adoptez la même approche à l’attribution de projets : Acceptez les aspirations de la direction, mais demandez la possibilité de les valider pour déterminer si elles sont atteignables.
Accomplissez votre devoir en tant que manager de projet.
Il est irresponsable de dire « je vais le faire » avant de déterminer si les triples contraintes de coût, de portée et de temps sont raisonnables. Bien qu’il soit difficile de repousser les contraintes déraisonnables, c’est plus facile que de justifier plus tard pourquoi vous avez manqué à vos engagements.
Votre manager sponsor peut ne pas être conscient des défis auxquels votre équipe de projet sera confrontée. Partagez ces défis et les avantages et inconvénients de les relever peut vous aider à définir des objectifs de projet réalisables. Le management de projet responsable consiste à mettre des faits sur la table et à faciliter des conversations sur ce qui peut être livré et les circonstances dans lesquelles vous pouvez effectuer cette livraison.
Effectuez les recherches appropriées.
Bien que vous puissiez avoir l’intuition qu’une date limite de projet soit déraisonnable, les décisions du management sont rarement prises sans raisons.
Examinez les projets antérieurs pour connaître les échéanciers et le niveau d’effort requis pour produire les livrables. Déterminez le temps dont vos managers ont typiquement besoin pour prendre des décisions liées au projet.
Déterminez le personnel dont vous disposez. Les membres de votre personnel les plus talentueux pourraient ne pas être disponibles, ce qui pourrait signifier que plus de risques surviendront et/ou que votre projet demandera plus de temps pour être livré.
Utilisez ces données pour expliquer pourquoi s’engager à respecter l’échéance actuelle du projet peut présenter un risque élevé.
Soyez prêt à négocier.
Prévoir l’achèvement du projet est un peu un art. La science se développe au fur et à mesure que le projet progresse et que vous en apprenez davantage. Discutez des éléments qui peuvent vous aider à respecter l’échéance cible, tels que l’obtention des meilleurs membres de l’équipe, l’embauche de fournisseurs qualifiés ou la réduction des éléments de portée (du contenu) qui peuvent être difficiles à produire.
Discutez des jalons dans la chronologie du projet où vous pourrez réévaluer la date d’achèvement du projet et être prêt à partager ce qui sera nécessaire pour avancer cette date.
Parfois, vous devez traiter avec quelqu’un qui s’oppose à votre projet. Voici quelques conseils pour gérer cette situation inconfortable et assez courante.
Ce problème ne va pas disparaître de lui-même. Il est essentiel de bien comprendre l’opposition à votre projet et de l’adresser. Sinon, l’opposition s’intensifiera et deviendra plus difficile à manager. Si vous avez besoin d’aide pour le faire, demandez de l’aide à votre sponsor. Maintenez un dialogue ouvert avec vos parties prenantes qui résistent et les représentants de leur organisation, afin que vous puissiez en apprendre le plus possible pour répondre à leurs préoccupations.
QRP est partenaire de DantotsuPM, visitez leur site et leur blog
#2 – Mettez l’accent sur les avantages et les risques business.
L’opposition au projet provient souvent de malentendus ou de peur du changement. Mettez l’opposition à votre projet en balance avec les bénéfices. Traitez les préoccupations comme des risques et travaillez des stratégies d’atténuation. Incluez les personnes qui poussent le projet et celles qui s’y opposent à mesure que vous élaborez des stratégies de management des risques. Comme votre projet progresse, assurez-vous que vos rapports d’étape fournissent assez de détails pour informer les partisans et les opposants du projet. Des opposants au projet qui ne sont pas informés sont susceptibles de faire remonter leurs préoccupations à l’égard de votre projet. Veillez donc à ce que les rapports d’étape soient transmis à toutes les parties intéressées.
#3 – Établissez un solide cas d’affaire.
Téléchargez ce document de notre partenaire QRP International
Assurez-vous que l’analyse du cas d’affaire donne un aperçu des bénéfices pour l’ensemble du business. Tirez parti des parties prenantes qui vous appuient pour mettre en évidence votre analyse. Les éléments qui bénéficient à certaines parties prenantes peuvent créer des préoccupations pour d’autres. Assurez-vous que votre sponsor est au courant de tout souci afin qu’il puisse aider à surmonter les obstacles créés par les intervenants sceptiques.
#4 – Cherchez des occasions de soutenir votre partie prenante réticente.
fournissez tout votre support pour leur permettre d’y gagner quelque chose de significatif pour elles-mêmes
La compréhension des préoccupations de vos parties prenantes peut donner lieu à des idées de futurs projets qui génèreront des bénéfices. Les aider à établir un cas d’affaire pour un projet suivant vous aidera à préserver votre relation et à faire progresser votre entreprise. Vous démontrez également votre capacité à voir la situation dans son ensemble dans le contexte de votre environnement business.
Pour en savoir plus sur la gestion des parties prenantes, consultez le cours de Bonnie : Project Management Foundations.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Voici quelques conseils pour déterminer les écarts acceptables dans la triple contrainte (portée, temps et coût) de votre projet.
Examinez le comportement de votre entreprise.
Que « réussir un projet » veut-il dire dans votre entreprise?
Votre entreprise est susceptible d’avoir des approches usuelles pour manager la portée (contenu/exigences), le temps et les coûts.
Votre projet doit être conforme à ces normes de tolérance pour autoriser les changements de contenus, les dérapages de calendrier ou les dépassements de budget.
Alors que certaines entreprises se concentrent sur tenir un budget et un calendrier serrés, d’autres, en raison de la concurrence intense sur leur marché, peuvent se concentrer sur le développement d’un contenu de valeur, même si cela signifie dépasser le budget ou prendre du retard. Dans d’autres environnements d’affaires, les délais sont essentiels. Les règlementations gouvernementales qui entrent en vigueur à une certaine date doivent avoir des systèmes et des processus de soutien prêts à l’usage lorsque le décret d’application de la loi est promulgué.
Des événements planifiés auront une incidence sur l’acceptabilité des écarts.
De nombreuses entreprises travaillent sur des calendriers de lancement marketing, de sorte que les produits doivent être prêts pour des démonstrations lors de salons professionnels clés ou d’autres événements marketing. Peu ou aucun de glissement de délai ne sont tolérables dans ces cas. Il peut toutefois y avoir une certaine tolérance quant à la réduction du contenu si le produit répond toujours aux attentes du marché.
Les économies de coûts en tant que résultats du projet auront une incidence sur vos objectifs de variance.
Il est probable qu’il y ait peu ou pas de tolérance pour les dépassements de budget lorsque les économies de coûts sont la justification du projet. Toutefois, si les économies de coûts proviennent de l’amélioration des processus ou de la production de produits à faible coût, le contenu peut être la contrainte sur laquelle les écarts sont inacceptables. Les changements de processus qui constituent la portée du projet peuvent devoir rester inchangés pour atteindre les objectifs d’économies de coûts. Dans certains cas, l’augmentation du budget peut être acceptable pour s’assurer que les économies de coûts à long terme seront réalisées.
À l’approche de la fin de votre projet, l’écart acceptable sur les délais a tendance à se resserrer.
En effet, vous avez moins de temps pour vous remettre tout retard. Les contraintes budgétaires peuvent également se renforcer. Toutefois, si vous êtes en deçà du budget, votre capacité à accepter des dépassements de coûts sur certaines tâches spécifiques peut s’accroître vers la fin de votre projet. Attention cependant, ce n’est pas parce que vous êtes en dessous du budget alloué que vous pouvez dépenser trop sur un poste donné : La direction peut compter sur ces fonds excédentaires pour les donner à un autre projet.
Le besoin accru de changement signifie presque certainement que la capacité à trouver des compétences et de l’expérience en management de projet sera dépassée par la demande.
Project management – universal skills for changing organizations
En périodes turbulentes, il y a souvent beaucoup d’idées de nouveaux projets à lancer.
Le coronavirus a amené des changements majeurs dans la façon de conduire le business en termes d’interfaçages et d’interactions réciproques entre les clients et les processus internes des organisations.
Cela pourrait bien aboutir au lancement de projets multiples pour formaliser et dé-risquer les nouvelles façons de travailler, y compris :
Les grands projets clients, cruciaux qui devraient être assignés aux managers de projet les plus compétents
Les projets internes importants assignés à des managers de projet un peu moins compétents
Les petits projets internes qui peuvent être assignés aux managers de proximité plutôt qu’aux managers de projet.
Le besoin accru de changement signifie presque certainement que la capacité à trouver des compétences et de l’expérience en management de projet sera dépassée par la demande.
Par conséquent, la probabilité augmentera que de petits projets internes (qui sont les plus nombreux) soient laissés au soin de managers de proximité.
Prince2 sur le site Axelos
C’est exactement là que la formation et la certification PRINCE2 prennent le plus de valeur. Prince2 n’est pas seulement la méthode de management de projet probablement la plus accessible, elle apporte aussi un vocabulaire spécifique pour discuter du changement qui est bénéfique. Les managers qui ne sont pas des managers de projets gagneraient à s’habituer à ce langage, ce qu’il signifie et comment communiquer efficacement grâce à lui.
Partenaire de DantotsuPM, visitez le site pour toutes les formations certifiantes proposées
Augmentez la connaissance en management de projets à travers les organisations
Le projet est par essence un travail d’équipe.
Une façon simple d’améliorer le succès d’initiatives de changement est de préparer les gens qui vont contribuer à ces projets et leur être affectés. Ils doivent être conscients des différences principales qu’ils rencontreront en travaillant avec une équipe projet plutôt que les équipes opérationnelles.
Par exemple, ils pourraient être légèrement inquiets que le manager de projet ne soit probablement pas un expert technique de leur métier. Ils devront aussi appréhender le niveau d’autorité investie dans le manager de projet.
Si les gens sont conscients des processus, des structures de gouvernance, des approches de management des risques, des niveaux d’incertitude, etc. inhérents au travail de projet, ils seront beaucoup plus capables de s’adapter et de coopérer dans les initiatives de changement.
Les organisations peuvent aussi s’attendre à ce qu’une telle approche augmente l’efficacité dans les scénarios management de projet cités ci-dessus (grands projets client et projets internes importants) où des « non-managers-de-projet » deviennent plus conscients, si non complètement familiers avec le langage et les approches de management de projet.
De plus, si une personne a une connaissance pratique des principes et des processus de management de projet, elle sera bien mieux équipée pour prendre le leadership sur l’un des projets plus petits ou internes de l’organisation. Par exemple, de « petits » projets typiques peuvent être de faciliter le personnel à travailler de la maison en matière de modification de processus, de changements des mécanismes de support du service du personnel et de la formation à ces nouveaux modes de travail. Ou encore, accompagner des changements opérationnels internes qui affectent les clients, comme l’augmentation du “click and collect” avec l’emballage et la livraison en plus de manager les relations avec des fournisseurs locaux.
Plutôt qu’essayer de modifier des approches opérationnelles pour « les adapter » aux demandes projet, ces personnes auront une structure dans laquelle construire leur projet. Cela réduira significativement le risque d’échec et rendra aussi beaucoup plus facile la tâche de ceux qui vérifie les résultats.
Les bénéfices à long terme de développer des compétences en management de projet
Au-delà de l’impératif immédiat de changement causé par la Covid-19, la rapidité et le fréquence de changement dans le business continuent d’augmenter.
L’idée de projets d’une durée de 18 mois ou plus n’est plus une option si vous voulez rester compétitifs.
Donc, les organisations qui doivent introduire des changements plus fréquents dans leurs opérations auront besoin d’un plus grand nombre de managers opérationnels de proximité qui comprennent le management de projet pour délivrer davantage de bénéfices et plus rapidement.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Si on vous demandait d’écrire un scénario de test, sauriez-vous quoi faire ?
Qu’en est-il d’un cas de test ou d’un scénario de test ?
Fidaa Berrjeb est Agile QA analyst certifiée ISTQB et Scrum Master.
La première étape consiste à bien définir ces termes.
Chacun de ces termes implique un niveau de détail différent.
Une fois qu’un testeur sait ce que chacun de ces termes signifie, il peut comprendre comment les utiliser pour décrire le travail de test qui est effectué quotidiennement.
C’est quoi un scénario de test ?
Un scénario de test est essentiellement une documentation d’un cas d’utilisation. En d’autres termes, il décrit la fonctionnalité de l’application à tester. Il est utilisé pour tester de bout en bout une fonctionnalité.
Un même scénario de test nécessitera un ou plusieurs cas de test pour s’assurer que le scénario a été couvert de manière satisfaisante. Par conséquent, un scénario de test a une relation un-à-plusieurs avec les cas de test.
À titre d’exemple, considérons un scénario de test
« Vérifiez que l’utilisateur ne peut pas se connecter avec des informations d’identification incorrectes »
Maintenant, ce scénario de test peut être encore décomposé en plusieurs cas de test comme :
Vérifier qu’un utilisateur avec le bon nom d’utilisateur et le mauvais mot de passe ne soit pas autorisé à se connecter.
Vérifier qu’un utilisateur avec un nom d’utilisateur incorrect et un mot de passe correct ne soit pas autorisé à se connecter.
Vérifier que les utilisateurs avec des noms d’utilisateur et des mots de passe incorrects ne soient pas autorisés à se connecter.
Qu’est-ce qu’un cas de test ?
Le cas de test est un ensemble d’actions exécutées pour vérifier une caractéristique ou une fonctionnalité particulière de votre application logicielle.
Il inclut toutes les entrées possibles positives comme négatives, ainsi que des données de test, des préconditions et des postconditions développées pour un scénario de test spécifique afin de vérifier toute exigence.
À l’aide de ces variables et conditions, le testeur peut comparer les résultats réels aux résultats attendus pour déterminer si un produit logiciel fonctionne conformément aux exigences du client.
Scénario de test VS cas de test
QRP est partenaire de DantotsuPM, visitez leur site et leur blog
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Le management de projet est le métier du changement. Notre travail offre d’innombrables opportunités et bénéfices à l’humanité, mais ces avantages comprennent également des défis et des coûts. Il est temps de prendre un peu de recul, de réévaluer ce dont nous sommes capables et de faire un pas de géant pour relever les défis qui mettent en danger les générations futures.
Dr. Joel B. Carboni Founder and President, GPM Global
Qu’y a-t-il dans ce rapport gratuit ?
Téléchargez ce rapport gratuit
Qui sont les répondants ?
La gestion de projet doit agir face à la crise climatique
Habituez-vous aux pandémies, elles ne vont pas disparaître
Être durable est le strict minimum, et ce n’est pas suffisant
L’impact de la norme P5 pour la durabilité dans la gestion de projet
Comme beaucoup d’entre vous, je suis impliquée dans de nouvelles initiatives que mes clients veulent démarrer et faire progresser avant la fin d’année. J’ai mis en place des centaines de programmes de changement pendant ma carrière et j’ai une approche bien réfléchie pour démarrer les choses de façon organisée. Utilisez mes astuces pour commencer votre propre initiative ou pour vérifier que vous n’avez rien oublié.
1. Bénéfices
Clarifiez quels bénéfices votre programme va livrer pour l’organisation. Les bénéfices sont l’élément le plus important, parce que si vous ne savez pas quelle différence positive vous allez faire, il n’y a aucune raison de commencer le programme.
Une fois que vous connaissez les bénéfices, vous aurez des raisons pour motiver les gens à être impliqués et vous aurez aussi la capacité de donner une priorité à chaque idée de portée et d’exigences par rapport aux bénéfices. De cette façon, vous avez créé un contrôle mutuel simple mais efficace que ce qui est demandé est bien aligné sur ce que votre sponsor et l’équipe de direction exécutive espèrent réaliser.
Reconnaissez qu’il y a une hiérarchie de bénéfices et utilisez cette table pour vous assurer que vos parties prenantes ont considéré au moins ces 5 premiers bénéfices ainsi que les bénéfices qui y contribuent :
2. Résultats
La vision de ce que sera le changement à un haut niveau vous sert de boussole.
Une fois que vous connaissez les bénéfices, il est temps de commencer à parler des livrables que le programme fournira. Je constate que cela aide de parler de ce que l’organisation sera capable de faire grâce au programme pour que mes parties prenantes ne me donnent pas juste une liste de courses portant toutes les caractéristiques et fonctionnalités qu’ils veulent inclure. Il est trop tôt pour entrer dans des détails, faites parler vos parties prenantes de l’image d’ensemble et assurez-vous de la reformuler pour comprendre vraiment ce qu’ils veulent.
Pour éviter toute duplication d’efforts, croisez ces résultats avec d’autres initiatives majeures en cours, idéalement en construisant une relation de travail efficace avec le responsable du PMO. Vous ne pouvez rester des étrangers, car vous devrez tenir votre programme aligné sur tout le reste de ce qui se passe partout ailleurs pendant le cycle de vie de votre initiative de changement.
Il est tentant de construire un plan aussitôt que vous avez les résultats exigés, parce que cela crée un sentiment de contrôle. Identifier les activités pour faire que le changement arrive avant de savoir comment vous allez manager le changement rendra votre vie plus difficile.
Créez une liste de toutes les questions auxquelles vous voulez une réponse à propos de la portée, des livrables, des bénéfices, des parties prenantes et des ressources disponibles avant que vous ne planifiiez quoi que ce soit.
J’ai une liste de questions de contrôle qui répondent à 8 domaines importants :
4. Plan
Assurez-vous que vous avez un plan à long terme qui montre comment vous allez atteindre les résultats de haut niveau de votre changement, mais planifiez en détail seulement les 2 mois à venir. Quoi que ce soit de plus long que cela et vous gaspillerez du temps à planifier des choses qui changeront inévitablement avant que vous n’y arriviez.
Créez un plan qui démontre vous avez entendu les résultats attendus et la portée de votre programme et que vous avez un chemin clair pour y parvenir. Résistez à la forte envie de mettre trop de détails trop tôt, ou vous devrez reporter votre progrès par rapport à des jalons qui auront changé comme plus de détail est apparu. La sur-planification vous interdit aussi de prendre en compte les retours de vos parties prenantes, donc gardez votre plan flexible et créez de la place pour inclure de bonnes idées comme elles apparaissent.
5. Rôles et responsabilités
Pour bénéficier d’autant de participation que possible, offrez aux personnes impactées par le changement l’opportunité de jouer un rôle significatif dans votre programme. Vous pourriez avoir besoin de quelques spécialistes, mais rappelez-vous que la plus grande partie du travail impliqué dans la création et l’adoption de nouvelles façons de travailler sera fait par ceux dont le travail est affecté.
Cela a beaucoup de sens que d’inclure des volontaires des secteurs d’affaires impactés dès le début, car ils sont spécialistes et possèdent une connaissance de valeur sur comment les choses marchent en pratique et quel sera l’impact réel (pas celui imaginé) du programme.
Fournir des occasions d’être impliqués à ceux qui veulent participer leur permet de partager leur énergie et enthousiasme, ils seront entièrement motivés et cela s’étendra aux autres.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Si ce billet est l’un des plus lus de tous les temps sur DantotsuPM, c’est probablement parce qu’il répond à une question que beaucoup se posent : Cette initiative est-elle un Projet ou un Programme ?
Peut-être la différence clé entre un projet et un programme est-elle la spécificité. Un projet se réfère à un effort spécifique, singulier pour livrer une production tangible. Un chef de projet est donc responsable d’assurer que son projet livre ce qui est demandé conformément à des délais et à un budget définis.
Définition d’un Programme
Un programme se compose de multiples projets qui sont managés et délivrés comme un unique ensemble. Un manager de programme est donc chargé de surveiller tous les projets compris dans le programme pour s’assurer qu’il réalise ses résultats d’ensemble.
En quoi les Projets et Programmes diffèrent-ils ?
Dans leur composition
Les composants d’un projet sont spécifiques et précis. La portée et les objectifs d’un projet sont bien définis alors que les programmes sont typiquement moins tranchés et qu’en outre un programme couvre des projets multiples. Une équipe de programme a tendance à être plus grande car elle incorpore aussi les chefs des projets et les membres de leurs équipes projets.
Dans leur effort
Un projet représente un effort simple, focalisé. Un programme est une collection de projets et tous ces projets forment un ensemble de travaux connectés. Les différents projets d’un programme se complémentent les uns les autres pour aider le programme à réaliser ses objectifs complets.
Il est probable que différents projets dans un programme se recouperont. Le manager de programme évaluera les chevauchements et travaillera avec les chefs de projets appropriés pour assurer la bonne progression du programme.
Dans leur durée
Tandis que certains projets prennent plusieurs années, le projet typique ne prendra pas trop longtemps pour être complété. En contraste, les programmes nécessitent souvent une très longue période de temps pour s’achever car ils ont l’intention d’en livrer davantage.
Il est donc commun pour des programmes d’être organisés par phases ou tranches. Un projet particulièrement long peut aussi être organisé en de multiples phases mais c’est moins courant.
Dans leurs bénéfices
Les Projets se concentrent sur la réalisation de livrables tangibles, c’est-à-dire ce que vous obtenez des bénéfices à l’achèvement du projet. Les programmes se concentrent sur des résultats souvent moins tangibles. Les bénéfices fournis par un programme dépendent des bénéfices collectifs de ses projets. Les exemples d’un résultat de programme incluent un changement culturel ou politique dans une organisation ou un changement de la façon dont une organisation fonctionne.
Relisez ce billet sur la réalisation des bénéfices
Quels compétences et comportements sont nécessaires pour devenir un manager de projet ou de programme ?
Les compétences exigées pour réussir dans ces disciplines sont différentes. Les managers de programmes doivent être confortables à l’idée d’être moins sur le terrain et avoir une vision des bénéfices que réalisera le programme. Les chefs de projet doivent se concentrer sur les éléments à fournir par leur projet qui doit être réalisé dans un certain budget et avec des contraintes de temps.
La meilleure chose pour l’organisation qui exécute programme et projets est que chacun comprenne les différentes pressions subies par ses collègues. Ainsi, si vous êtes un chef de projet, cela vaut la peine d’en découvrir plus sur la gestion de programme et de la même façon les managers de programmes bénéficieront de mieux comprendre les défis des chefs de projet.
Selon votre propre expérience des projets et programmes, qu’est-ce qui les différencie le plus ?
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
« Méthode et outil pour les projets d’une DSI » est un webinar dédié à la réalité des projets d’une DSI.
Les problématiques, les grands enjeux de la gestion d’un portefeuille de projets et de ses différents acteurs y sont détaillés.
Voici un retour d’expérience bien détaillé par Christian Gutekunst sur les complexités de la Direction des Systèmes d’Information et surtout comment les aborder au mieux.
Il aborde notamment 3 grands types de profils du management de projets dans cet environnement: Technicien, Chef de Projet Junior et Chef de Projet Sénior. Tous ont leurs points forts et leurs faiblesses…
3 grands axes de travail pour se doter d’une bonne méthode supportée par un outillage adapté
Choisir une méthode cadre: Structurante et commune
Sélectionner une méthode efficiente: Pragmatique, débarrassée de tout administratif inutile, visant l’efficacité.
Rendre la méthode obligatoire: Pas de passe-droit.
Un modèle qui vous fera gagner en efficacité et en temps quand vous aurez besoin d’établir et documenter l’approche de management des bénéfices de votre projet !
Cela semble à la seule façon de se préparer pour un départ, n’est-ce pas ? Mais, non. Quand il fut utilisé pour la première fois, la convention était simplement de compter de la façon habituelle : “1 … 2 … 3 … Partez !”
Quand le compte à rebours a été pour la première fois utilisé en 1929, son but n’était pas de synchroniser précisément une équipe travaillant ensemble pour créer un événement complexe. Son but était de créer du suspense. Et son créateur n’était pas un scientifique, mais le brillant cinéaste autrichien Fritz Lang. Lang, très connu pour ses films Métropolis et M, travaillait sur un film de science-fiction appelé Une Femme sur la Lune qui montrait un dramatique lancement de fusée, précédé par un compte à rebours des dix secondes finales avant le lancement. Wernher von Braun, spécialiste scientifique des fusées, était un fan du film et a emmené le compte à rebours avec lui quand il est allé en Amérique.
Il fonctionne.
Il concentre l’attention de chaque personne impliquée et garantit que nous sommes vraiment alertés sur ce qui va arriver ensuite.
Cela aide que les numéros descendent, plutôt que montent (parce que la montée pourrait ne jamais finir). Et cela aide que, comme nous arrivons tout près du décollage, la tension elle monte et ne baisse pas.
Mais ce qui importe vraiment est ceci : Il y a un engagement.
Quand nous arrivons au zéro, nous allons réellement le faire.
L’engagement doit se produire avant que le compte à rebours ne soit lancé.
Voici comment vous devez vous adapter lors du management de projets agiles…
Abandonnez le Gantt Chart.
Agile est une approche de production fluide basée sur l’apprentissage progressif et l’adaptation aux changements des priorités du business. Par conséquent, les tâches planifiées à l’avance dans un diagramme de Gantt ne sont pas pertinentes. Au lieu de cela, vous managez un ensemble fluide d’activités de conception, de construction et de test en mesurant la production de livrables pour le client.
Revoyez votre position sur le management des modifications.
En agile, le changement est la norme, pas l’exception. Les managers de projet doivent être à l’aise avec le fait de revoir continuellement la portée et les priorités pour répondre aux besoins des clients. La gestion du changement n’est pas un processus de contrôle séparé et distinct dans agile; elle est inhérente à l’approche agile de création de valeur pour les clients.
Utilisez un format différent de rapport d’avancement.
Agile met l’accent sur la vitesse : la vitesse à laquelle les fonctionnalités sont produites et la productivité de chaque sprint. Vos rapports d’avancement doivent inclure ces éléments ainsi que les commentaires des utilisateurs finaux qui utilisent les livrables produits par l’équipe agile.
Repensez les « contrôles de projet ».
Le focus est sur l’élimination des obstacles qui empêchent l’équipe d’avancer.
Les manager de projet doivent diriger leurs efforts sur l’élimination des obstacles qui entravent l’équipe agile. La rétention de ressources et l’engagement du personnel de l’équipe et des clients sont primordiaux. Un leader agile doit s’assurer que les capacités de l’équipe sont pleinement utilisées, au lieu de gérer un ensemble de processus de contrôle comme tout chef de projet traditionnel.
Profitez des différences !
L’objectif d’Agile est de créer de manière collaborative le contenu le plus utile au client, même lorsque le client ne sait pas décrire ce dont il a besoin dans le détail !
L’avantage et le plaisir de l’agilité est que vous pouvez profiter du processus de découverte et fournir des capacités à court terme !
Bonjour, je commence une série de billets sur le thème des évidences dans le management de projet. Je vous appelle à me suggérer des idées ! Puisez dans votre propre expérience et saisissez-les en commentaire à ce billet !
En voici 2 parmi les premières réponses reçues.
Catherine Alibert : « Mentir est contreproductif sur la durée (et pas éthique) »
à ce sujet :
Petit rappel sur les 4 accords toltèques dont le 1er est: « Que votre parole soit impeccable«
Au minimum les éléments suivants devraient être complétés.
Facilitez des ateliers de debriefing et préparez un rapport sur les leçons apprises
Organisez une session de transfert opérationnel pour la mise en œuvre des livrables et leur support à l’usage et obtenez une acceptation de mise en production opérationnelle (avec bien sûr, la documentation opérationnelle)
Faites une session de revue formelle des livrables avec le sponsor et les parties prenantes pour valider qu’ils ont atteint leurs objectifs
Rédigez le rapport de clôture (avec la liste des choses qui restent à faire ou à compléter si besoin est)
Mettez à jour le registre des risques
Produisez la facture finale détaillée et le bilan des coûts du projet, voire un P&L de projet
Libérez les membres de l’équipe projet avec des lettres de recommandation qui les propulseront vers un bel avenir
Bonjour, je commence une série de billets sur le thème des évidences dans le management de projet. Je vous appelle à me suggérer des idées ! Puisez dans votre propre expérience et saisissez-les en commentaire à ce billet !
Voici quelques-unes des premières réponses reçues.
Merci à Catherine Alibert qui partage ce conseil: « L’agilité c’est bien, mais toutes les vieilles méthodes ne sont pas à jeter : soyez hybride ! »
Quelques billets sur le thème Hybride dans le management de projets
Merci à Yohan Pagnoux qui propose cette évidence : « La meilleure façon de réussir son projet, c’est de toujours partir du besoin et de faire preuve d’empathie pour son client. »
DantotsuPM.com 