Un plan de contingence n’est pas là  uniquement en cas de désastre !

A contingency plan isn’t just exclusively for calamities.

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La mise sur pied de plans de contingence,  c’est surtout de la planification et  préparation en cas de matérialisation de certains risques comme la perte ou le manque de personnels, clients, données, budget ou autres facteurs qui impacteraient votre projet. C’est pourquoi chaque projet ou business existant doit avoir un plan de contingence pour y gagner un flux de travail harmonieux et  aborder plus facilement problèmes et menaces.

La puissance de l’évaluation de risque

Dans chaque projet, un leader doit être expérimenté en management des risques quand il crée le plan de contingence. Les deux aspects doivent être coordonnés l’un avec l’autre pour clairement identifier les éléments qui pourraient perturber le déroulement du projet.

Un plan de contingence entre en jeu quand le plan original ne fonctionne pas. C’est pourquoi il est souvent appelé plan de secours.

Ci-dessous sont les pratiques à mettre en œuvre pendant votre processus d’évaluation de risque :

• Examinez le business opérationnel en entier, particulièrement ces aspects les plus critiques. Un bon plan de contingence doit mettre en évidence les méthodes pour atténuer les risques existants ou imprévus.

• Définissez exactement quels sont les risques. Pour définir clairement et précisément les différents risques, vous devez conduire une Analyse de Risque. Ceci vous aidera si à identifier les menaces ou les risques possibles qui saperont votre projet ou business.

• Priorisez les risques. La mise sur pied de plans d’urgence implique une planification intelligente des composantes du projet. Sinon, vous vous perdrez dans une multitude de plans à définir avec trop peu de temps. Votre plan de contingence doit être équilibré et organisé, donc vous devez identifier les priorités. Cela aidera aussi votre équipe à répondre du tac au tac si une crise devait survenir.

Le développement de votre plan de contingence

Voici les éléments à garder à l’esprit en développant et préparant votre plan :

• Maintenir votre processus métier.

• Avoir un échéancier et des délais définis. Organisez vos tâches dans votre plan de contingence en fonction de combien de temps il faudra pour les exécuter.

• Déterminer la cause, le déclencheur. Qu’est-ce qui vous fera mettre en œuvre le plan de contingence ? Décidez du plan d’actions nécessaires et des personnes responsables des tâches à faire.

• Simple est mieux. Abstenez-vous d’utiliser un vocabulaire trop complexe. Fournissez un plan de contingence clair et bref.

• Garder à l’esprit vos ressources. Pensez à l’impact de votre plan de contingence sur votre organisation.

• Standardiser votre plan. Assurez-vous que chacun connait le plan et est toujours informé des nécessaires mises à jour.

• Implémenter le management de risque. Trouvez des méthodes pour atténuer ou éliminer les risques de votre plan de contingence.

• Documenter. Mettez tout par écrit jusque dans chaque petit détail et n’oubliez pas d’en faire de multiples copies.

La mise à jour de votre plan de contingence

Une fois que vous avez votre plan, il est temps d’en assurer la maintenance nécessaire pour le garder adapté à ce projet et à de futurs projets et business.

• Disséminez l’information du plan à chacun.
• Laissez toutes les personnes impliquées connaitre leurs tâches et devoirs vis-à-vis du plan de contingence.
• Facilitez la formation et organisez des entrainements si nécessaire.
• Évaluez constamment les changements et ajustez si nécessaire.
• Communiquez les plans révisés à l’organisation toute entière et assurez-vous que le plan de contingence précédent est éliminé.
• Gardez les documents de votre plan accessibles pour future référence et usage.
• Conduisez régulièrement des analyses et évaluations pour vérifier le processus.

En somme …

La réalité est qu’un plan de contingence est souvent sous-estimé ou négligé dans les organisations parce que les managers croient qu’ils pourront facilement résoudre le problème, pourvu qu’ils en soient conscients et bien informés.

La mise sur pied de plans de contingence est un investissement à long terme et les organisations ont besoin d’y consacrer du temps et de l’argent pour garantir que leur projet est entre de bonnes mains.