Qu’est-ce qu’un chef de projet ?

Voici une question incroyablement facile à laquelle beaucoup de personnes ne réussissent pas à répondre.

Réponse : Quelqu’un qui gère un projet.

Beaucoup de projets et beaucoup d’entreprises se trompent. Ils ne comprennent pas le rôle du chef de projet. Ils pensent que le chef de projet livre le projet. Ils pensent que le chef de projet est un ‘exécutant’ et non un manager. Ils engagent des spécialistes techniques comme chefs de projet et leur demandent de s’impliquer dans le travail technique.

Soyons clair : Le rôle du chef de projet est de GÉRER le projet. Il ou elle est principalement un manager. L’expertise technique est utile mais secondaire.

PRINCE2 est clair sur ce point. PRINCE2 a une organisation de projet bien définie, avec de multiples niveaux :

1. Au premier niveau on trouve l’exécutif du projet (quelquefois appelé le sponsor de projet ou Propriétaire de Projet) et le comité de pilotage de projet. Ceci est le niveau qui prend des décisions et assume les responsabilités.

2. Au milieu se trouve le chef de projet, qui gère au jour le jour le projet et coordonne le travail des spécialistes.

3. Au troisième niveau se trouve les équipes de projet qui effectuent le travail spécialiste et a besoin de l’expertise technique.

Pour PRINCE2, le chef de projet est comme un chef d’orchestre.

Le chef d’orchestre ne fait pas la musique ; il ou elle coordonne les musiciens.

Le chef de projet ne livre pas le travail du projet; il ou elle organise le travail.

Pour PRINCE2, une tâche clé du chef de projet est de créer les Lots de travaux et de les donner aux équipes. C’est comme une poignée de main. Nous avons besoin de l’accord entre le chef de projet et le chef d’équipe sur le travail qui doit être accompli.

• Le chef de projet propose un ‘Lot de Travaux’
• Les chefs d’équipes proposent un Plan d’Équipe pour la livraison du Lot de Travaux

Une fois qu’ils se sont mis d’accord, le travail peut commencer. Et une fois que le travail commence, le chef de projet doit en suivre l’avancement. Le chef de projet doit GÉRER l’avancement sans trop mettre la main à la pâte ni être trop distant.

=> Si le chef de projet est trop pratique, il ou elle va gaspiller son temps (et souvent se retrouver à exécuter le travail au lieu de le gérer) ;

=> Si le chef de projet est trop distant, il ou elle peut perdre le contrôle (et donc ne rien gérer).

Pour gérer correctement, le chef de projet devrait réexaminer régulièrement le statut du Lot de travaux aux ‘points de contrôle’ périodiques. Un point de contrôle n’est pas une réunion hebdomadaire longue et ennuyeuse de l’état du lot de travaux. PRINCE2 évite ‘le management par réunion’ qui consomme du temps et s’avère inefficace.

Un point de contrôle est un événement régulier, typiquement hebdomadaire :

• un rapport d’état écrit ;
• une réunion (facultative) ;
• un suivi.

Un point de contrôle devrait toujours commencer avec un rapport écrit. Il est important que le rapport soit écrit, et que le chef de projet l’obtienne avant la réunion. Ceci permet à la réunion d’être courte et tranchante – le chef de projet peut se fixer sur quelques points clés du rapport écrit.

C’est ‘le management par exception’, qui permet de gagner du temps et garantit que le chef de projet reste focalisé et efficace.

Le rapport d’avancement du chef d’équipe est structuré en :

• ce que l’équipe a fait dans la semaine écoulée ;
• les incidences ;
• ce que l’équipe compte faire la semaine prochaine.

Prenons un exemple.

Un chef d’équipe envoie un rapport d’avancement tous les jeudis au chef de projet. Le vendredi, le chef de projet pourrait discuter avec son chef d’équipe (en face à face, par téléphone, par message instantané…) de :

• deux tâches qui n’ont pas été finies à temps ;
• une incidence qui l’inquiète ;
• une tâche qui doit être planifiée pour la semaine prochaine.

Le chef de projet se fixe sur quelques points exceptionnels plutôt que sur l’état général. C’est ça le management par exception. Le chef de projet est un manager, et n’a pas besoin de tout contrôler dans le détail. Dans certains projets, le chef de projet peut avoir besoin d’une forte expertise technique pour définir les lots de travaux et peut même gérer directement une ou plusieurs équipes. Mais la tâche clé pour le chef de projet est de gérer.

Maintenant nous avons la bonne réponse à la question « qu’est-ce qu’un chef de projet ? ». Selon PRINCE2, la réponse est simple: Le chef de projet est… …un manager.