Faire face au chaos est une chose de plus que les managers de projet se doivent de faire (et de bien faire).

Tips to Reduce Project Chaos

http://www.bonniebiafore.com/tips-to-reduce-project-chaos/ par Bonnie Biafore

Les problèmes de personnes, les pressions commerciales et la création de résultats uniques s’accompagnent de défis inattendus. Faire face au chaos est une chose de plus que les managers de projet se doivent de faire.

Voici quelques conseils pour réduire le chaos dans votre projet.

Faites des recherches sur les leçons apprises par le passé.

Saisir les leçons apprises est souvent comme un vœu pieux. Les gens parlent de le faire, mais s’y mettent rarement. Si c’est le cas dans votre organisation, n’abandonnez pas. Au lieu de cela, demandez aux managers de projet et aux sponsors dans votre entreprise quels problèmes ils ont rencontrés sur leurs projets. Si votre organisation dispose d’une base de données sur les leçons apprises, examinez-la attentivement. En comprenant les problèmes passés, vous pouvez élaborer des plans de risque et d’urgence avisés. Et ces plans peuvent vous aider à identifier rapidement la cause racine des problèmes potentiels et à les résoudre avant qu’ils ne créent un véritable chaos dans votre projet (et dans votre vie !)

Surveillez les changements dans le comportement de vos parties prenantes.

Généralement, lorsque les parties prenantes sont stressées, leur comportement change. Certaines pourraient devenir plus vocales, d’autres moins expressives ou exprimer des préoccupations au sujet de votre projet à l’improviste !

Ne vous contentez pas de vous demander ce qui se passe.

Amorcez des discussions en tête-à-tête avec ces intervenants pour déterminer ce qui se passe avec eux. Faire preuve de compassion pour votre partie prenante et les résultats de votre projet crée de la confiance, ce qui peut conduire à en apprendre davantage sur les problèmes potentiels. Cela mène à de meilleures idées et moins de chaos !

Évaluez les écarts par rapport à vos bases de référence et répondez-y.

Assurez-vous de bien comprendre vos références de base pour la portée, les délais, les coûts et la qualité.

Lorsque ces mesures avoisinent des écarts de 5 %, déterminez la cause de ces variances.

Et lorsque l’écart dépasse 5 %, passez à la vitesse supérieure pour remettre les choses sur les rails et partagez le statut et vos actions avec votre sponsor de projet.

Une communication proactive sur les problèmes rencontrés et vos réponses peut inspirer confiance en votre leadership de projet, ce qui signifie moins de réunions de type « veuillez expliquer ci ou ça » et, vous l’avez deviné, moins de chaos !

Concentrez-vous sur ce qui est important par rapport à ce qui est urgent.

Si quelque chose est important et urgent, concentrez-vous d’abord sur ça !

Ensuite, travaillez sur les problèmes importants et ne vous laissez pas distraire par des choses urgentes mais sans importance comme un téléphone qui sonne et vibre.

Minimisez les distractions en éteignant votre téléphone, en mettant en pause les notifications des e-mails et en accrochant un panneau « ne pas déranger » sur votre porte.

De cette façon, vous adressez les tâches les plus vitales de votre projet. Moins de chaos !

Les projets impliqueront toujours des changements inattendus ou soudains.

Ces conseils peuvent calmer les choses pour vous et votre équipe de projet. Avez-vous des conseils à partager pour réduire le chaos dans les projets ? Si oui, n’hésitez pas à les partager en commentaires à ce billet.

Pour en savoir plus sur la réduction du chaos des projets, consultez la formation de Chris Croft Solving Common Project Problems course.