Comment décidez-vous quand continuer un projet même s’il est terriblement en retard et a dépensé plus que prévu ou quand tout arrêter ?

Pourquoi votre projet a-t-il besoin d’une justification business continue ou pourrait se faire brutalement arrêter ?

Why your project needs continued business justification – or could get the axe

https://www.axelos.com/news/blogs/march-2020/why-project-needs-continued-business-justification par John Edmonds, AXELOS

Comment décidez-vous quand continuer un projet même quand il est terriblement en retard et a dépensé plus que prévu ou quand tout arrêter ?

Le nouvel aéroport de Berlin par exemple, devrait finalement ouvrir cette année, après que sa date originale d’ouverture en 2007 ait été à plusieurs reprises retardée, coûtant des milliards d’Euros additionnels.

Alors que certains soutiennent que les aéroports actuels de Berlin ont toujours besoin d’être remplacés et que les voyageurs ont besoin de plus de choix, d’autres suggèrent que le nouveau terminal devrait avoir été démoli en 2012; et il pourrait encore l’être s’il ne passe pas les inspections de construction.

Ainsi, pourquoi ce que le Los Angeles Times appelle “un symbole humiliant d’échec” continue toujours (et qui sait s’il va en réalité ouvrir un jour) ?

La réponse à ce type de défi est pourquoi l’un des 7 principes de PRINCE2® déclare que chaque projet doit avoir une justification business continue, du début à la fin et pendant toute la vie d’un projet.

Quoique sa position en numéro un parmi les principes ne soit pas intentionnelle, une organisation doit être capable de répondre à la question « pourquoi ?” son projet dès le début. Sinon, tout le reste est injustifié. Cependant, comme le montre le cas de l’aéroport de Berlin, être en retard et sur-dépenser ne signifie pas qu’un projet n’a pas de justification pour continuer.

Justification business continue et réalisation de bénéfices en pratique

La justification business continue devrait faire partie de tout projet. Pourquoi ? L’histoire du management de projet est jonchée de cadavres de projets qui ne l’ont pas inclus.

Comparons deux projets majeurs à Londres : le Millennium Dome (une construction à l’origine conçue pour accueillir “l’Expérience du Millénaire”) et la London Eye (grande roue d’observation sur la berge de la Tamise).

Le projet de Dôme a été livré à l’heure et dans le budget alloué. Selon la métrique traditionnelle, il était un succès. Cependant, « le produit » final n’a pas atteint les nombres de visiteur prévus et a été finalement fermé. D’une perspective PRINCE2, la performance du projet du Dôme en temps et coût a été détruite par un manque de réalisation des bénéfices.

A l’opposé, la London Eye a été achevée en retard et a dépensé plus que le budget prévu. Cependant, elle a livré et continue de livrer des bénéfices par son nombre de visiteurs.

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Un principe clé de management de projet

Avoir une justification business continue est essentiel, particulièrement sur les projets les plus longs. À la fin, le cas d’affaires pourrait être vieux de plusieurs années et contenir des informations périmées et des objectifs qui ne peuvent plus s’appliquer.

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Certaines choses pourraient arriver dans la durée qui rend logique soit de changer de direction ou d’arrêter totalement le projet. Par exemple, dans le secteur public, un changement de gouvernement pourrait affecter les bénéfices originaux escomptés dans le cas d’affaires.

Donc, les chefs de projet et le comité de projet ont besoin d’étapes pendant le voyage (des étapes dans PRINCE2) pour revisiter et passer en revue le cas d’affaires plutôt que de continuer d’avancer sans se soucier de rien.

De plus, une organisation qui a des projets multiples doit savoir qu’il n’y a aucune duplication ni activités contradictoires ailleurs. Il n’est pas inconcevable d’avoir deux projets faisant la même chose; avec un cas d’affaires, il y a un niveau plus élevé de contrôle et de visibilité de ce qui se passe.

Comment se mettre d’accord sur la “raison justifiée” de commencer un projet et de le poursuivre ?

Chaque organisation aura sa propre façon de préparer un cas d’affaires pour un projet et de justifier ce qu’il fait en termes business.

Relisez ce billet sur la réalisation des bénéfices

La justification PRINCE2 trouve le juste milieu entre les coûts encourus (l’argent, les gens, le temps, les risques) et ce que l’organisation en tirera (les bénéfices) qui livrera une amélioration mesurable.

Les bénéfices pourraient être financiers ou, dans un département du secteur public, des changements positifs dans la vie des citoyens.

Arrêter d’un projet : une chose positive ?

Beaucoup d’organisations trouvent difficile d’arrêter des projets à cause de “L’erreur des coûts irrécupérables (sunk cost en anglais)” qui justifie la poursuite d’un projet à cause de l’investissement déjà consenti.

Les gouvernements s’attirent souvent la critique en annulant un projet. Cependant, cela peut parfois être injustifié parce que la décision de stopper pourrait être la bonne. Si vous ne pouvez identifier aucune justification business continue, toutes les dépenses après celles déjà encourues seraient gaspillées. S’il n’y a aucune raison logique de continuer, l’investissement dans le projet doit s’arrêter.

Même dans le monde en mutation rapide des affaires actuels qui s’est concentré sur l’innovation rapide, il y a toujours un rôle pour la justification business continue : construire par étapes pour passer en revue et voir où va un projet et comprendre ce qui réussit et que ne marche pas.

L’approche PRINCE2  est un niveau approprié de contrôle, facilitant plutôt que paralysant, pour savoir où les choses en sont et changer ou interrompre des projets quand la justification business n’est plus là.

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