voici de petites astuces pour bien commencer en tant que sponsor de projet

Le sponsor de projet (vous) est le décideur le plus senior sur le projet.

Tips on how to get started as a project sponsor

http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/tips-on-how-to-get-started-as-a-project-sponsor/ par Susanne Madsen

Vous n’êtes pas celui qui dirige le projet sur une base quotidienne et qui donne la direction à l’équipe. Ceci est le rôle du chef de projet. Votre rôle de sponsor est de manager le projet à un haut niveau et de donner la direction quand le chef de projet n’est pas en mesure de progresser sans votre appui.

Le défi pour beaucoup de sponsors est de trouver le bon niveau d’engagement, ni trop, ni trop peu. Certains sponsors sont totalement absents, laissant tout au chef de projet. D’autres sont trop impliqués dans des décisions mineures et communiquent directement avec les membres d’équipe.

Aucun de ces scénarios n’est idéal. Vous devez vous assurer que le projet part du bon pied et le contrôler ensuite à intervalles réguliers sans constante participation. Rendez vous disponible quand c’est nécessaire, mais ne surveillez pas l’équipe chaque jour. Si vous avez besoin de quelque chose d’un membre d’équipe, passez d’abord par le chef de projet pour ne pas saper sa position.

Prenez la responsabilité du Cas d’affaires

Une de vos responsabilités principales de sponsor est de vous assurer que le projet fait du sens commercialement et que c’est une initiative valable. Cela signifie qu’il doit y avoir une raison forte de faire le projet.

La raison devrait de préférence être financière, car le projet sera toujours mieux considéré si les bénéfices peuvent être exprimés en termes financiers, par exemple : la livraison du nouveau système nous permettra de traiter nos commandes plus correctement et évitera jusqu’à cinquante erreurs par semaine. Tous les ans, nous économiserons grâce à lui €80,000.

Si le projet n’a pas de bénéfices financiers directs, listez au moins les non-financiers. Le principe est de vous assurer que l’investissement dans le projet sera d’une façon ou d’une autre remboursé à la société par des bénéfices.

Même si le chef de projet pourrait être celui qui va physiquement rédiger le cas d’affaires, vous en restez le propriétaire. C’est votre travail de comprendre comment le projet ajoutera de la valeur et c’est votre rôle de “le vendre” à l’organisation toute entière. Le chef de projet ne va probablement pas bénéficier du même contexte commercial que vous ni être aussi proche du business que vous.

Vous êtes dans une bien meilleure position pour comprendre l’aspect commercial et assurer que la vision du projet et les bénéfices seront obtenus par les livrables tangibles du projet. Pensez à vous comme le champion du projet, la personne qui répond du projet et qui lui donne le support nécessaire.

Soutenez le PM dans la définition du projet

La triple Contrainte
la triple Contrainte

Vous êtes le champion du projet.  Vous devez garantir que le projet démarre bien. Cela signifie que vous devez aider le chef de projet à définir ce qui est dans et hors du périmètre du projet, quels sont les livrables à fournir et les contraintes en termes de temps, coût et qualité.

Un bon chef de projet dirigera ce processus et vous posera juste les bonnes questions, mais il est important que vous vous rendiez disponible pour travailler avec le chef de projet à définir ce que sera le projet et comment il sera exécuté. Une fois que le projet a été défini, vous pouvez prendre du recul et le contrôler d’un peu plus loin.

Quand vous définissez le projet, prenez aussi du temps pour considérer comment vous travaillerez avec le chef de projet. Comment interagirez-vous l’un avec l’autre et à quelle fréquence ? Aurez-vous par exemple des réunions hebdomadaires en face à face, vous fournira-t-il des rapports d’avancement chaque fin de semaine ?

Considérez aussi comment vous voudriez que le chef de projet vous implique dans les problèmes majeurs. Si quelque chose ne va pas selon le plan, vous souhaitez que le PM le consigne dans le statut d’avancement ou préféreriez-vous qu’il vous appelle immédiatement ?

Un bon projet n’est pas seulement un question de portée, de bénéfices et d’éléments à livrer. C’est avant tout des interactions humaines et comment nous travaillons ensemble. Essayez de découvrir de quel genre est la personne derrière le chef de projet et ce qui le ou la motive.

Est-ce que c’est une personne qui a besoin que vous la rassuriez et qui aime rebondir sur vos idées ? Ou est-ce quelqu’un qui préfère travailler de façon autonome et qui reviendra vers vous seulement s’il y a un problème spécifique et qu’il a besoin de votre aide ?

C’est votre travail de soutenir le chef de projet autant que nécessaire, mais vous devez aussi le tenir responsable et vous assurer que le projet est livré efficacement.

Engagez avec les autres responsables seniors

Une autre partie importante de votre rôle est d’obtenir l’appui des parties prenantes seniors du projet. Plusieurs études montrent que sans engagement à ce niveau senior, le projet a peu de chances de réussite. Un excellent chef de projet ne suffit pas à livrer le projet.

personne clé
Ouvrez les portes pour votre chef de projet

Comme sponsor, vous pouvez fort bien être la partie prenante la plus importante, mais vous n’êtes pas la seule. Le chef de projet, bien sûr, a un grand rôle à jouer dans la construction du relationnel avec les gens qui peuvent avoir de l’impact sur le projet. Mais vous ne devriez pas laisser le seul PM persuader toutes les parties prenantes seniors de pourquoi le projet est une bonne idée. Utilisez votre séniorité et votre réseau pour ouvrir les portes qui pourraient sinon rester fermées au chef de projet.

Les parties prenantes sur lesquelles vous devriez vous concentrer sont celles qui seront assises avec vous au comité de projet. Le comité de projet est l’une des structures les plus importantes du projet parce que c’est le forum qui conseille le chef de projet.

Vous, comme sponsor de projet, êtes à la tête du comité de projet, mais vous avez besoin d’autres parties prenantes pour vous soutenir dans les décisions. Choisissez les décideurs les plus puissants. Celles et ceux qui peuvent activement aider à faire avancer le projet doivent être au comité avec vous. Ce que vous voulez est un comité de projet actif et limité à environ cinq membres.

Une fois que le comité de projet est établi, faites en sorte qu’il se rencontre sur une base régulière pour passer en revue l’état du projet et prendre des décisions. Vous pourriez, par exemple, demander au chef de projet de présenter :

  • l’avancement depuis la dernière réunion,
  • le statut financier,
  • les risques et
  • les demandes de changement et
  • les problèmes rencontrés.

Votre rôle principal pendant les réunions sera de vérifier si le projet est toujours valable pour la société, s’il avance dans la bonne direction et donner votre avis sur les risques ou problèmes que le chef de projet vous remonte. Vous pouvez aussi devoir prendre la responsabilité de résoudre certaines questions qui dépassent les attributions du chef de projet.

Assurez-vous que les bénéfices soient bien compris

Livre sur Amazon

Comme le projet entre dans sa phase finale de livraison, vous avez un autre rôle important à jouer comme un sponsor. C’est alors que vous devez vous assurer que les éléments tangibles à fournir par le projet seront utilisés par le business ou le client et qu’ils apportent de la valeur. Certains projets livrent tous les produits promis mais, pour une raison ou une autre, ils ne sont jamais entièrement adoptés et le projet finit par ne pas atteindre toutes ses promesses.

C’est le travail du sponsor de suivre le projet du commencement jusqu’à la réalisation des bénéfices.

Le chef de projet peut être retiré brusquement pour aller travailler sur d’autres projets une fois que les livrables ont été fournis, mais vous devez rester en place parce que vous êtes celui qui est tenu responsable au bout du compte. Vous ne pouvez lâcher ce rôle de sponsor de projet qu’une fois que tous les bénéfices sont atteints.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

 

Rencontres sur le management de projets – 2 au 8 Avril 2018

Les rendez-vous sur le management de projets et le leadership que je vous conseille en cette première semaine du mois d’avril.

Des wébinaires sur l’innovation frugale, Scrum et le calcul des Bénéfices de Projet; ou des rencontres à Paris, St Étienne, Montréal ou Marignane pour rencontrer d’autres chefs de projet et apprendre ensemble ! Et un webinar sur la Blockchain à destination des chefs de projets.

Livre sur Amazon

Mardi 3

The current model is challenging. We keep creating products that no one really needs that produce waste that nobody wants. Furthermore, we need to start concentrating on the conditions that people live in and what goods and services meet those conditions. This webinar will describe to you what frugal innovation is, why this is important, and the approaches a Project Manager can take to master such projects.

Cet événement aura lieu le mardi 3 avril 2018 de 12h30 à 14h00 à la cité de l’Innovation, Nokia

Mercredi 4

Des notions liées aux analyses coûts avantages/coûts bénéfices et les techniques classiques de calcul du taux de rentabilité interne, de la VAN et des discussions sur la mesure des bénéfices et des coûts indirects.

Although Scrum has been around for more than 22 years, and is practiced by more than an estimated 18 million people around the world, it is still new to many. In this session, we will provide an overview of the Scrum framework, discuss how Scrum enables agility and ways that empiricism can empower the teams that use it. Like with any form of process, there are myths that arise, during this session, many of these myths will be dispelled using facts and real-world examples.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

It may be perceived that the key for project success is planning and that the most important skills for a project manager are planning skills. Is this really the case? In reality of high uncertainty is it possible that planning has a much lesser effect on performance than the common perception? Are the common planning practices enabling successful execution or promoting a self-fulfilling prophecy of failure?

avec Ventura Asssociates, partenaire de DantotsuPM, recrutez les ressources critiques dont vous avez besoin pour vos projets

Jean-Philippe Rennard est Professeur à Grenoble Ecole de Management. Economiste de formation, il a dirigé une entreprise industrielle avant de revenir à la vie académique à Grenoble Ecole de Management où ses travaux actuels portent sur les impacts sociaux et économiques des technologies de l’information émergentes. Son ouvrage « Darknet, Mythes et Réalités » décrit les technologies fondamentales comme les réseaux pair-à-pair, le chiffrage à clé publique ou les mixnets et détaille l’usage et le fonctionnement des grands environnements anonymes tels Tor, Freenet, ou Telegram…

Jeudi 5

Une session avec Yves Cavarec: Le project self management traite de comment travailler autrement, en gérant les questions de leadership, d’alignement stratégique des projets, d’engagement des équipes, d’agilité organisationnelle, de hiérarchie, de division du travail, etc. qui peuvent être remises en cause ou tout au moins impactées voire bouleversées.

Le pôle Est Parisien du PMI France vous invite à participer à sa réunion de networking à 19h00.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Mme Lanier, Directrice Projet chez SIGVARIS, présentera le développement d’une solution produit. Comment intégrer dans un processus de gestion de projet en 3 grandes phases [Étude prospective (potentiel) – Avant projet (Faisabilité) – Projet (Développement)] toutes les validations et étapes réglementaires : norme ISO 9001, exigences essentielles de la directive, démarches d’accès au remboursement. Puis, Mr Rageade, Responsable affaires réglementaires chez Aston-Medical, présentera l’ensemble des contraintes réglementaires actuelles pour l’industrie du dispositif médical et notamment pour la mise sur le marché d’implants orthopédiques.

Mesdames il est temps de négocier ! Contrairement aux hommes, les femmes acceptent généralement leurs offres d’emploi sans négocier, ce qui à long terme peut être très pénalisant pour leurs carrières et surtout leurs revenus.  Cette conférence / atelier a pour objectif d’encourager les femmes à oser la négociation et de les outiller pour aller chercher les revenus et les conditions de travail qu’elles méritent.

An explanation of blockchain both on the technical level and the business level. This technology will be described and explore the business use cases where blockchain technology is seen to be of great value. Blockchain projects will grow exponentially in the future; as such, project managers will benefit from better understanding the technical and business sides of blockchain.

Vendredi 6

Des réalités perçues très différemment :

    • Rapport à l’autorité (cultures brésilienne et chinoise très différentes
    • Procédures d’exécution des projets très différentes (construction en particulier)
    • Différence de motivation entre client et maître d’œuvre par rapport au planning
    • Notion de transparence et d’acceptation de la réalité

 

La littérature projet et du PMI notamment étudie et met en avant les facteurs-clés de réussite des projets. Un facteur-clé est cependant assez peu développé : l’engagement des équipes projet et des parties prenantes. C’est l’ambition du présent Livre Blanc : explorer les bonnes pratiques qui favorisent l’engagement des équipes projets et des parties prenantes … et ce, sur la base d’informations collectées, partagées, analysées et mises en perspective, de différents membres du PMI chapitre Ile de France, participants aux activités du Cercle des Entreprises.

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Rencontres sur le management de projets – 26 Mars au 1er Avril

Les rendez-vous sur le management de projets et le leadership que je vous conseille en cette dernière semaine de mars sur le web, à Paris et Toulouse : Benefits Management, Agilité, Théorie des Contraintes, Kaizen et mines de diamants !!!

Mardi 27

This presentation by Kik Piney will introduce a technique that is central to effective benefits management – benefits mapping. The power of this tool for integrating project planning with business forecasting will be explained. A case study example will show how this technique can help strategic planners avoid the sort of extremely costly false assumptions that the media take pleasure in exposing – but only after the event!

Kaizen simply means « change for better« . As project managers, we are always looking for ways to help teams adopt positive change. When Kaizen is applied through a consistent and sustained program of successful Kaizen events, it teaches employees to think differently about their work. As projects managers, adding Kaizen as a skill creates tremendous long-term value by developing the culture that is needed for truly effective continuous improvement.

avec Ventura Asssociates, partenaire de DantotsuPM, recrutez les ressources critiques dont vous avez besoin pour vos projets

Mercredi 28

The Gahcho Kué Project created the largest new diamond mine constructed in the world since 2003. In one of the world’s harshest climates, the project was successfully completed two months ahead of schedule. This project achieved its goals even with several chilling challenges. The Gahcho Kué project was awarded as a 2017 PMI Project of the Year Finalist. What were the challenges, best practices, and lessons learned ?

 

Professional Scrum Trainer Ravi Verma will propose a rigorous, frame-work independent approach that constructively channelizes the valid desire for governance. He will frame governance in terms of value that will help us unify organizations without getting sucked into polarizing conversations about delivery frameworks. He also will frame governance as a powerful way to enable sustainable competitive advantage and provide a short, memorable equation that might help entire organizations align towards a shared goal.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM – Référentiel SMPP gratuit !

 

CSP est partenaire de DantotsuPM

Jeudi 29

Quelles sont les caractéristiques de l’entreprise Agile ? Quelle peut être la démarche de transition liée à l’adoption de l’agilité avec ses facteurs de succès et pièges à éviter ? Ces changements sont très profonds et touchent à la culture même de l’entreprise, pour l’emmener vers de nouveaux modèles de management : sociocratie, holacratie, entreprise libérée

CertYou est partenaire de DantotsuPM
Version française sur Amazon

Vendredi 30

 

PMI, PMBoK Guide are registered marks of Project Management Institute, Inc.

13 Décembre – Webinar #PMI® – Croiser la gestion des bénéfices avec le bureau de projet

Cette présentation organisée par le PMI Montréal porte sur les résultats des recherches les plus récentes sur la gestion des bénéfices.

Monique Aubry

Ces résultats remettent en question certaines prémisses que l’on tient pour acquis. Cette recherche vise à comprendre ce qui se fait réellement dans les organisations en ce qui a trait à la gestion des bénéfices.

On y identifiera les challenges les plus cruciaux ainsi que des pratiques qui semblent mener à de meilleurs résultats.

On y abordera le rôle des Bureaux de projet pour répondre aux challenges spécifiques de la gestion des bénéfices. Enfin, la parole sera donnée aux participants pour recueillir des exemples de cas particuliers.

Conférencière: Monique Aubry, Ph.D., Professeur titulaire, Université du Québec à Montréal

Inscriptions

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM – Référentiel SMPP gratuit téléchargeable.

A practitioner’s guide to benefits management by APM: a diagram is available to view and download as a PDF

download it from this web site

In the autumn issue of Project, Neil White and Rebecca Casey of APM’s Benefits Management SIG have written a practitioner’s guide to this area of project management.

Supporting the article is a diagram that provides a framework that organizations can adopt to optimize the realization of business value from their investment in change.

The diagram is available to view and download as a PDF

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

Save

24 August – Webinar – the value of benefits realization with Dr Harold Kerzner

Dr Harold Kerzner has been hailed as the ‘father of project management’, having authored over twenty project management publications and over 140 papers in this field.

Dr Harold Kerzner

The project management landscape has changed significantly over the past decade. Strategic initiative projects designed to generate sustainable business value are now being managed by project managers. This shift has meant that project managers need to use clear benefits realization and value-based metrics to establish the business value of each project. But beyond that, it has become clear that project managers need to assess whether their projects are delivering real business value using more than just time, cost and scope. Business-related metrics must be used to ensure projects are aligned to corporate strategy.

During this session, Dr. Kerzner will walk you through the evolution of project management from 2.0 to 3.0 and the impact this has had on the industry. He will give insight into the significance of benefits realization and the importance of identifying the correct metrics to measure business success.

During this Axelos webinar on 24 August 2017 at 4pm CET, Dr Kerzner will speak for an hour on the value of benefits realization followed by a 30-minute audience Q&A.

Don’t miss the opportunity to speak with one of the greats in the industry!

Register for the session

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

13 July – Webinar #PMI® – Practical real world benefits realization management

Do you find yourself thinking that this benefits management stuff just seems really complicated and you’re not sure what to do?

With organizations becoming increasingly focused on ensuring benefits from change are realized, it is vital to have a mechanism for managing them pro-actively.

In this webinar, Jagjivan Matharu will focus on the practical and pragmatic application of a streamlined benefits management process that you can use for your change initiative (project, programme or whatever you call it).

He will work through the core 4 step process for all benefits:

  1. Identify them;
  2. Define them;
  3. Plan for their realization;
  4. Realize them.

In each step of the process, those aspects which have proven to work (not on the theory) will be identified, with lots of hints, tips and obstacles to avoid.

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Enregistrer

10 May – Webinar #PMI® UK – Benefits-led Portfolio Management: Maximising Capital Investment Returns

 

How can sponsors be sure that their projects or programmes will create business value?

book on Amazon

Matt Williams will argue that projects and programmes need to sit within an investment portfolio aligned with organisational goals and objectives if business value is to be created and benefits realised.

Selecting a balanced portfolio of initiatives that contribute to an organization’s goals requires each initiative to have a realistic, validated business case. These business cases should contain measurable Lead Indicators of Benefits Realisation to enable performance measurement both during and post-execution.

The presentation will also explore techniques for maximizing the return on portfolio investment to avoid the common pitfalls of Value Exaggeration, Value Destruction and Value Decay.

Matt’s recommendations to maximise the value from project/programme delivery

  1. Engage stakeholders early to drive a shared vision of the initiative and how and who will create business value
  2. Create Benefit Maps so all parties understand the relationship between project outputs and desired business outcomes
  3. Use measurable ‘Lead Indicators’ to support forecasting of Benefits Realisation performance both during- and post-delivery.

For more information about the event please click here

SMPP est Partenaire de DantotsuPM – Référentiel SMPP gratuit téléchargeable.

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Enregistrer

Enregistrer

PMI® explore la phase post projet de réalisation en continu des bénéfices attendus

Les résultats et livrables de vos projets continuent-ils de produire la valeur attendue après être terminés ?

téléchargez ce rapport en anglais du PMI
téléchargez ce rapport en anglais du PMI

La réponse à cette question est l’objet du tout dernier rapport détaillé du PMI®, le « Pulse of the Profession® », dans lequel est analysée la phase post projet de réalisation et gestion des bénéfices du projet (« benefits realization management – BRM »).

Il ne s’agit pas seulement de suivre les bénéfices mais aussi d’identifier tout problème qui interfère avec l’atteinte des bénéfices et prendre action pour y remédier.

Donc, autant sinon plus de leadership que pendant le projet est nécessaire pour enraciner des changements, une ferme discipline et grande rigueur.

Un projet n’est pas entrepris pour produire un livrable mais bien pour réaliser des bénéfices business et atteindre des objectifs précis.

Il s’agit donc de s’assurer que ces attentes légitimes soient bien satisfaites !

Download the report from PMI’s Webite

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

Un rapport que tous les certifiés PMP du PMI et plus généralement tous les chefs de projets trouveront certainement intéressant à lire et prendre en compte.

PMI, PMP, Pulse of the Profession are registered mark of Project Management Institute, Inc.

Enregistrer

what good can projects do if you can’t tell if the expected benefits are met when they complete ?

« Less than 20% of organizations can say that they have high benefits realization maturity »

Arras 2016 BenchmarkHe is a disturbing observation you’ll discover in the Arras Project Management Benchmark Report 2016

Back for the 11th year, the Project Management Benchmark Report from Arras People is an independent survey into the lives and careers of PPM practitioners.

While projects are undertakn to achieve certain expected benefits 4 ou of 5 companies are not matured enough in their benefits realization process to tell with certainity which project brought or not these adavntages to the business.

Other aspects covered in the report relate to the adoption of Agile, the importance of recognized PPM accreditation, professional affiliations, career development, PMOs, role of women in PMOs…

The report is now available to download

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM