Le mémo imprévu mais important emprunte un chemin difficile. Il sera probablement ignoré.
Les parties difficiles :
a. Personne n’attend impatiemment de recevoir de vos nouvelles.
b. Vous devez avoir la clarté de savoir à qui il s’adresse, quel est son objectif et précisément ce que vous voulez que fasse le destinataire.
c. Vous devez avoir le courage d’éliminer tout ce qui ne fait pas partie de b.
Considérez une note (ci-dessous) qui a récemment été laissée sur ma porte de chambre dans un hôtel. Le management a distribué 1000 de celles-ci et peut-être que dix personnes l’ont lu et ont pris des actions.
Voici que garder à l’esprit
Rompez les habitudes. Quand avez-vous pour la dernière fois écouté l’annonce sur la ceinture de sécurité sur un avion ? Nous l’ignorons parce que nous avons été formés pour l’ignorer. Quand vous vous présentez à un endroit, à un moment donné, avec un format que nous avons été formés pour ignorer, nous l’ignorerons.
Racontez une histoire. Vous cherchez de l’engagement. Parlez-moi de moi. De vous, d’hier, d’aujourd’hui et de demain. Si vous gagnez la première phrase, vous devrez me vendre de lire la deuxième phrase.
Positionnez l’histoire. Aidez-moi à la comparer à quelque chose. Créez l’urgence. Faites-la parler de moi, de mon statut, de mes besoins.
Réduisez le message. Combien de choses essayez-vous de me dire ? (attention: deux pourrait être trop). Laissez-moi survoler au lieu d’étudier.
Incluez un appel à l’action. Directement ici, tout de suite.
Voici une image avant-après de ce que m’a inspiré ce mémo.
Petite vidéo de Victoria Turk pour aller plus loin.
Vous pouvez penser que vous êtes un expert en courriel, mais vous le faites probablement mal.
Quelle salutation devriez-vous utiliser ?
Comment pouvez-vous vous assurer que vous n’êtes pas mal compris ?
De la ligne d’objet à l’approbation, Victoria Turk reprend certains des principes fondamentaux et trop souvent négligés de l’étiquette des courriels.
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Un policier voit un homme ivre chercher au sol sous un réverbère : « Avez-vous perdu quelque chose ici ? ». L’ivrogne lui répond : « Non, j’ai perdu mes clés dans le parc, mais c’est le seul endroit où il y ait de la lumière. »
Nous avons tendance à chercher les choses là où il est le plus facile de regarder.
L’analogie dans le monde du management de projet, est l’importance disproportionnée que l’on accorde aux métriques aisément récupérables et quantifiables. De nombreux Key Performance Indicators (KPIs) mesurent les résultats comptables, le chiffre d’affaire, les parts de marché, les volumes de ventes, le temps d’exécution d’un processus, les ressources consommées… Ces KPIs sont favorisés parce que faciles à obtenir au détriment de ceux qui se mesurent et se collectent plus difficilement comme la satisfaction des employés et des clients, leur attachement au projet et à la société, leur envie de rester dans l’entreprise…
En quoi suis-je concerné par cet effet réverbère dans mes projets ?
Un mauvais choix de métrique projet ne manquera pas de susciter les mauvais comportements et les échecs. Se contenter de données disponibles ou facile à glaner donne rarement des indicateurs fiables de progression et de résultats. S’arrêter aux apparences sans chercher plus loin est tout bonnement à bannir. A travail de fainéant, salaire de fainéant. Et les salaires des managers de projet, loin d’être négligeables, ne laissent pas de place à la médiocrité ni à la fainéantise.
Comment éviter le plus possible cet effet réverbère ?
Sortez votre torche et allez fouiller dans les ténèbres de vos systèmes d’information.
Quelles que soient les réponses que vous cherchez sur la qualité du produit, les résultats financiers, la satisfaction des utilisateurs ou autres parties prenantes, creusez toujours plus profond. Beaucoup de réponses ne sont pas en surface, là où se projette « la lumière ». Les données d’analyse sont souvent très difficiles à rassembler mais elles méritent largement tous vos efforts.
Peut-il vous être utile ?
Il peut arriver de trouver en pleine lumière des mines d’informations utiles et pertinentes, donc on ne peut ignorer systématiquement ce qui est facile à voir (et que tout le monde verra) !
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Pour être un leader efficace, vous devez être capables de tenir l’attention des gens. Les gens doivent désirer vous écouter si vous devez les mener et les influencer.
The Simple Reasons People Stop Listening When You Speak
Si vous vous sentez régulièrement ignoré et que les gens font la sourde oreille, voici quelques raisons plausibles (et que faire pour y remédier)
Trop de mots. Si vous parlez encore et encore pour transmettre une idée simple, les gens cesseront d’écouter. C’est aussi simple que cela. Pensez aux façons de garder votre message attractif et concis afin de garder leur attention.
Trop dans le négatif. Si on vous connaît comme un leader qui parle toujours des problèmes, qui se plaint et reste scotché dans la négativité, les gens seront découragés quand vous parlez. Bientôt ils commenceront à vous zapperont pour empêcher votre négativité de s’étendre. Soyez conscient de votre négativité et éliminez-la quand vous le pouvez ou sinon, gardez un équilibre.
Message peu clair. Quand les gens ont du mal à se maintenir à votre niveau, ils arrêtent d’écouter et leur attention diverge. Assurez-vous que vos messages sont clairs et précis.
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Trop abrupt. Si vous ne pouvez pas retenir l’attention des personnes, trouvez des façons plus intéressantes de dire ce que vous avez à dire. Pensez au message, pensez ensuite à qui vous le délivrez à et à quel style de communication ils pourraient le mieux répondre.
Heurter un point sensible. Nous oublions parfois à quel point les mots sont puissants. Mais les gens réagissent fort quand ils estiment avoir été mis en cause. Il est toujours embarrassant de toucher inconsciemment un point sensible chez votre auditeur. Si cela arrive, présentez immédiatement des excuses et poursuivez.
Mauvais timing. Si vous avez quelque chose d’important à dire, assurez-vous de le dire quand les gens sont prêts à écouter. Si vous constatez que vous arrivez à un mauvais moment, prenez congé. Ne forcez pas le passage en disant : “Cela prendra seulement une seconde.” Mettez au point les détails du report plus tard, pas dans l’instant.
Trop laborieux. Quand les gens voient que vous essayez avec trop de difficultés, cela les rend inconfortables et les stresse pour vous. Le secret est ici d’établir un relationnel. Présentez bien et soyez sincère. Chacun peut dire quand ils sont trop ménagés, donc ne le faites pas. Vous savez que vous avez établi une bonne relation quand les autres personnes sourient, décroisent leurs bras, croisent votre regard et semblent détendus.
Quelles sont les informations vraiment nécessaires pour communiquer votre message ?
Trop d’information. Ne surchargez pas les gens avec trop de détails. Gardez votre message simple et centré sur le sujet. En cours de discussion, cherchez des signes que les autres personnes vous ont bien entendu. S’ils apparaissent perdus ou distraits, arrêtez-vous et demandez, “qu’en pensez-vous ?”
Manque de respect. Quand vous ne donnez pas aux gens le respect qui leur est dû, ils vous manqueront de respect en retour. La meilleure façon de gagner le respect est de le donner.
Avancez de l’intérieur : Il y a seulement une règle pour être un bon orateur. Les leaders apprennent à écouter.
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« L’effet de halo » se matérialise quand une unique qualité d’une personne ou d’une chose est utilisée pour porter un jugement complet sur cette personne ou chose.
Autrement dit, notre mémoire immédiate au sujet d’une personne, produit, société ou marque affecte notre interprétation de son caractère en entier.
Ce biais est très utilisé par les marques car il génère immédiatement un a priori (positif ou négatif). Par exemple, Opel dans cette publicité étend la légendaire fiabilité allemande à son véhicule.
Attention, certains ne se priveront pas de railler certains de ces a priori pour les détourner à leur profit comme Renault ici :
En quoi suis-je concerné par ceci dans mes projets ?
Votre projet est également une marque qui doit se construire une image attractive pour attirer les budgets, les meilleures ressources, la bienveillance des exécutifs, l’attente positive chez les clients…
De plus, les idées préconçues sont légion dans le management de projets comme : « Faire un gros projet est toujours plus risqué qu’un ou plusieurs petits ». Mais, cela signifie-t-il dire que l’on ne peut pas réussir un gros projet ? En fait, il vaut parfois mieux mettre tous ses œufs dans le même panier et bien le surveiller que de disperser ses œufs.
Comment l’éviter le plus possible ?
Il faut sans cesse questionner vos propres a priori.
Par exemple, si vous recrutez un.e. manager de projet pour votre prochaine initiative. Une manager de projet avec 15 ans d’expérience chez une grande entreprise du CAC40 aura-t-elle la même aura (avant même que vous la receviez) que cet autre professionnel qui a 15 ans de management de projets dans une petite structure inconnue ? Le simple fait de réaliser avant de recevoir ces deux personnes le risque d’un potentiel biais de votre jugement vous rendra plus attentif. Vous pourrez aussi être plus concret et précis dans vos questions à ces deux candidats.
Peut-il vous être utile ?
Ma référence pour préparer des présentations mémorables (sur Amazon)
Vous pouvez bénéficier de cet effet de halo avec vos interlocuteurs en utilisant par exemple des photos et visuels dans vos présentations qui construisent la confiance en votre projet car ils résonnent bien avec leurs antécédents. Ou bien des métaphores adaptées à leur vécu et expérience.
Si votre projet est peu innovant voire totalement conservateur, insistez sur le côté rassurant comme le faisait une grande société d’ordinateurs dans les années 80 avec les Directeurs Informatiques : « Vous savez, aucun DSI n’a jamais été viré pour avoir acheté un ordinateur de chez nous ! ».
Si au contraire, vous défrichez de nouveaux territoires, appropriez-vous des caractéristiques hyper connues d’autres acteurs : Vous apportez des idées en rupture comme Uber, proposez l’omniprésence à la Amazon, suscitez la désirabilité d’Apple, rassurez avec la fiabilité des produits Allemands…
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Les soft skills étaient encore à l’ordre du jour en Octobre: Déstresser, moins se préoccuper de ce que l’on peut penser de nous, mais aussi être courageux et reconnaitre nos limites !
Nous voulons tous être aimés et appréciés pour nos nombreux talents, notre vive intelligence, notre bonne nature, notre personnalité brillante.
Mais quand nous commençons à dépendre de ce que d’autres gens pensent de nous et nous mettons leur opinion au cœur de notre succès, nous nous créons des ennuis. Nous commençons à façonner nos vies pour les adapter aux attentes d’autres et à partir de là nous entrons dans un cercle vicieux.
La ou le Manager de projet doit clarifier avec toutes les personnes travaillant sur le projet leur charge de travail induite par le projet et les résultats attendus. Il s’agit de bien aligner les demandes dirigées vers les membres de l’équipe projet pour ne pas générer de demandes contradictoires voire conflictuelles. Il peut s’agir de choses aussi simples que des créneaux de réunions en conflit entre projet et équipe opérationnelle, ou encore des journées de formations ou de congés.
Bien maitriser la gestion des plannings et des risques, savoir utiliser aux mieux les méthodes d’analyse sont des compétences incontournables mais pas suffisantes pour les chefs de projet.
En effet, ces requis historiques sont en train de passer un peu au second plan par rapport à de nouvelles compétences, plus humaines, qui sont demandées avec insistance.
Ne pas savoir ce qui est attendu de nous est stressant. Ceci est d’autant plus vrai que nous évoluons de plus en plus souvent dans des équipes transverses et multi disciplinaires. Il n’est pas rare que les membres de l’équipe projet aient peu d’occasions de se rencontrer en face à face pour faire connaissance. Voici une source de stress que la ou le manager de projet peut attaquer de front.
Il n’est jamais facile d’être confronté au négativisme. Mais en plus, cela peut être carrément toxique et nuisible, favorisant une mentalité de cynisme, de fatalisme et même de défaitisme.
Si vous êtes entourés d’énergie négative qui provienne d’un collègue, associé, ami, ou membre de votre famille, vous devez apprendre à vous protéger et à ne pas vous y laisser emporter.
Voici six stratégies que vous pouvez utiliser pour vous protéger !
Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et les stratégies qui vous maintiendront bien campé sur vos deux pieds quand tout autour de vous chavire. Nous travaillons tous toujours plus longtemps et stressons davantage, plus occupés que jamais. Mais il est vraiment possible de manager tout ce qui arrive, de rester les deux pieds sur terre même quand tout autour de nous semble échapper à tout contrôle.
Livrer souvent un produit certes incomplet mais utilisable et de valeur c’est Agile !
Personnellement, je ne connaissais ni MVE ni MMF et je trouve que ces concepts sont utiles pour préciser ce que l’on cherche à réaliser et surtout ce que l’on peut ou pas livrer aux clients et utilisateurs. L’idée des spikes sur une journée pour préciser les besoins me parait également très intéressante.
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En Août 2019, les billets qui retinrent le plus l’attention des lectrices et lecteurs furent sur la collaboration, l’innovation, la planification et la valeur des certifications professionnelles.
Il peut paraître banal et simpliste, voire un peu rétrograde, de reconnaître la courtoisie la plus élémentaire comme un élément prépondérant dans l’établissement de bonnes relations de travail, et pourtant, combien de fois est-elle piétinée précisément dans le monde du travail ?
Les structures de répartition du travail (SRT) ou en anglais WBS (Work Breakdown Structures) sont un élément clé du processus de planification du projet, quelles que soient les industries, les organisations et les spécialités. Le PMI® vient publier une mise à jour complète de ce recueil des meilleures pratiques « Practice Standard for Work Breakdown Structures (3rd Edition) » avec un focus spécifique sur les cycles de vie des projets Agile, itératifs, prédictifs comme incrémentaux.
Une forte transparence sur les informations importantes va installer un climat de confiance et aider chacun à bien se positionner.
En toute transparence !
Facilitez l’accès aux informations utiles aux collaborateurs et parties prenantes. Partagez ce que vous savez car cela limite les rumeurs et bruits de couloir consommateurs de temps et générateurs de risques. Une bonne gouvernance de projet c’est aussi et surtout une bonne communication.
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Pas forcément tout…
Vous ne pouvez partager ce que vous ignorez !
Mais cela ne doit pas vous empêcher de reconnaitre que vous ne savez pas et éventuellement d’aller chercher la réponse.
Vous pouvez dire qu’une information est sensible et trop confidentielle pour être partagée. C’est souvent le cas dans les projets d’acquisition ou de réorganisation impactant de nombreuses personnes ou soumis à des contraintes légales C’est déjà une information qui peut être utile aux autres.
…mais, sans rien cacher sous le tapis.
Notamment, dès qu’un problème est avéré et qualifié, il faut communiquer sur lui ouvertement. C’est souvent le premier pas pour trouver une solution. Si des engagements ne seront pas tenus, vous devez expliquer pourquoi et ce qui va devoir être changé en conséquence.
Essayez de vous mettre à la place de votre interlocuteur. Si vous étiez à sa place, aimeriez-voir savoir ? Auriez-vous besoin de savoir? Que feriez-vous de cette information ?
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On se souvient toujours mieux des premiers items d’une liste.
Les articles qui se trouvent au début de la liste sont plus facilement mémorisés et retiennent davantage l’attention que ceux qui se trouvent plus loin, perdus dans la masse.
Ceux en fin de liste peuvent également ressortir mais à un moindre niveau que la tête de liste.
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Comment pouvez-vous prévenir ce biais ?
Le prévenir semble difficile mais pour en atténuer l’impact potentiellement négatif, assurez-vous de toujours mettre dans les premiers points vos sujets les plus importants : Risques, besoins, résultats atteints…
À garder à l’esprit dans vos projets :
Points de blocage / Show stoppers : En premier, ceux que vous voulez que votre audience considère et si possible vous aide à dynamiter
Dans le business case, classez les bénéfices et les coûts par ordre d’importance
Revues de risques : du plus au moins critique
Attention !
Prenez aussi conscience de ce biais naturel lors de premières rencontres avec de nouvelles personnes. Les premières impressions ne sont pas toujours les bonnes.
Par exemple, une personne qui arrive en retard à une première importante réunion de projet peu vous sembler : peu fiable, ne prenant pas le projet au sérieux, ou même incompétente (en particulier si c’est le manager de projet qui tarde à se montrer)… Alors qu’il se peut que son retard survienne justement parce qu’elle travaillait sur un sujet brûlant qui est complètement dans le périmètre du projet et de ses attributions.
Ce biais peut-il vous être utile ?
La priorisation des sujets est un formidable outil de communication voire une arme politique pour vous assurer que les items les plus importants pour votre projet ne passeront pas inaperçus.
Cela ne signifie pas qu’il serait judicieux de votre part de planquer des sujets embarrassants dont vous préfèreriez que l’on ne se souvienne pas en milieu de liste.
Les managers avisés auront tôt fait de vous rappeler à l’ordre si votre priorisation leur parait subjective ou aléatoire.
Donc, j’aurais tendance à dire que ce biais cognitif est très utile à connaître et mérite notre pleine attention.
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Ne soyez pas ou plus un manager de projet passif face au stress des membres du projet et de vos parties prenantes.
Il y a des actions de prévention simples que vous pouvez initier et mettre en œuvre pour contrer les facteurs de stress.
Pour revenir sur cette brève série de billets, reprenons une fois de plus la définition du stress. Puis vous trouverez les pointeurs vers les billets qui vous aideront à vous attaquer de manière concrète et pratique à 8 des principales causes de stress dans tous vos projets !
Pour bon nombre d’entre nous, le stress reste un concept fourre-tout désignant un vague sentiment de malaise. Il est cependant une réaction physiologique bien réelle à une stimulation extérieure physique, psychique ou sensorielle.
Le corps produit des hormones spécifiques pour répondre à ces menaces perçues. Une menace est une perturbation provoquée par la confrontation avec un danger physique ou psychique, ou bien un environnement difficile. Ce réflexe reptilien a permis à nos ancêtres de survivre et il se décompose en trois étapes : alarme, résistance, épuisement. On parle du stress d’un examen, d’une rupture sentimentale, d’une compétition, d’un accident, du bruit ou de la pollution, ou du travail.
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Le stress peut être induit par les projets et trop souvent par nous-mêmes en tant que managers de projets.
Comment attaquer et autant que possible prévenir 8 des causes principales de stress dans le projet ?
Le dimanche 3 novembre* sera la journée de la gentillesse 2019 aussi ai-je relu quelques-uns des billets que j’avais précédemment postés sur la gentillesse et fait le parallèle avec les activités extra ou péri-professionnelles.
Celui de 2014 dont j’ai ici quasiment repris le titre rappelle combien la fidélisation des talents est primordiale à la réussite de toute entreprise.
Je suis très actif depuis toujours dans diverses associations professionnelles et privées et je trouve que ces environnements sont d’excellents terreaux pour développer leadership et compétences de management, de vente et de communication dont les soft skills.
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En effet, les personnes que vous croisez et avec lesquelles vous travaillez dans ces environnements ne sont pas là pour l’argent, la gloire ou la notoriété, ni par obligation.
Elles viennent participer au projet que vous menez parce qu’elles le veulent, parce qu’il a du sens pour elles, parce qu’elles pensent pouvoir y apporter une contribution significative.
Elles vont en retirer une satisfaction du devoir accompli (parfois), ou bien acquérir une nouvelle compétence (très souvent), enrichir leur cercle de connaissances (toujours) et élargir leurs horizons (à jamais).
Bien évidemment, quand nous parvenons à créer un enthousiasme similaire dans notre environnement professionnel, nous attirons les meilleurs profils et compétences tant techniques qu’humaines.
Ce sont ces talents qui font le succès de nos projets et qui nous permettent de grandir.
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*A l’origine, cette journée était célébrée le 13 novembre. Pour des raisons que chacun imagine (commémoration des attentats de Paris 2015) elle a migré au 3 novembre
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Il arrive que les projets restent longtemps à 90% ou 95% terminés parce que certains membres de l’équipe n’ont pas vraiment envie de les laisser s’achever. Si tout s’est bien déroulé, ils aiment la situation, l’équipe et leur position actuelle et n’ont pas envie qu’elles prennent fin.
Et dans tous les cas, une dose de fébrilité est ressentie à propose de ce que l’on va faire après ce projet.
Hors, le manager de projet peut jouer un rôle important pour réduire ce stress et pas seulement en fin de projet. Par exemple, en début de projet, il peut identifier chez chaque ressource ses points forts à exploiter et enrichir, ses compétences à développer, voire ses lacunes à combler.
Cet inventaire lui permet tout au long du projet de trouver des opportunités de faire grandir les ressources humaines qui lui sont confiées et de mieux les équiper et les valoriser pour la suite de leur parcours professionnel.
Le manager de projet donne le plus possible d’occasions de briller aux membres de son équipe devant leur management fonctionnel. Dès qu’il entend parler d’opportunités à venir, il les positionne pour leurs prochaines aventures professionnelles.
En fin de projet, un bilan individualisé des contributions de chacun permet de produire des recommandations intéressantes pour l’avenir de chaque contributeur.
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Bien maitriser la gestion des plannings et des risques, savoir utiliser aux mieux les méthodes d’analyse sont des compétences incontournables mais pas suffisantes pour les chefs de projet.
En effet, ces requis historiques sont en train de passer un peu au second plan par rapport à de nouvelles compétences, plus humaines, qui sont demandées avec insistance.
De fait, les transformations rapides et en profondeur qui se produisent au sein des entreprises exigent des chefs de projet une maîtrise des émotions et une capacité d’adaptation sans précédent.
Voyons quelques bonnes pratiques pour être prêt à relever ce nouveau défi.
Intelligence émotionnelle
Il faut commencer par comprendre et connaitre ses propres émotions pour ensuite essayer de les utiliser afin d’atteindre des objectifs concrets.
Il est clair que nous ne pouvons pas espérer contrôler nos ressentis si nous ne les comprenons même pas !
Débutons avec une technique simple pour prendre conscience de notre état d’esprit.
Réfléchir et donner un nom aux sentiments
Se poser pour éviter les réactions trop impulsives
Il est indispensable de nous accorder une très courte pause pour réfléchir à ce que nous ressentons. Ce simple fait permet d’éviter des réactions impulsives qui sont très souvent négatives et que l’on peut regretter par la suite.
Et si ensuite nous faisons l’effort de donner un nom à notre état d’esprit, nous pourrons par la suite le reconnaitre .
Une fois que nous avons appris à mieux contrôler nos émotions, nous passons à l’étape suivante.
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Identifier les modèles récurrents
Donc, si nous prenons la bonne habitude de donner un nom à nos sentiments, par la suite et naturellement, nous ferons des rapprochements avec des moments déjà vécus.
Cela nous permettra de nous dire : « Quand telle situation se produit ma réaction habituelle est … »
Nous venons tout simplement de comprendre notre comportement face à une situation qui se répète parfois au quotidien.
Il ne nous reste plus qu’à décider comment nous voulons agir dans chaque situation.
Il faut comprendre la spirale dans laquelle on se trouve pour pouvoir en sortir.
Choisir la réaction adaptée
Dans le cas où nous voulons uniquement maitriser notre réaction lorsqu’il n’y a pas d’autres personnes impliquées, nous pouvons envisager des comportements types qui vont nous aider.
Comme par exemple :
Quand je reçois une mauvaise nouvelle si ma réaction habituelle est de me décourager, le comportement type envisagé est : « J’essaye de trouver les aspects positifs et de limiter au maximum les conséquences des points négatifs. »
Mais parfois la situation est plus complexe et des compétences additionnelles sont nécessaires… Voyons de quoi il s’agit sans plus attendre.
Compétences humaines
Les outils et la technologie ne suffisent pas! Pour que nos réactions soient réellement adaptées aux interlocuteurs dans une situation donnée, il faut nous y préparer.
Pour y parvenir il vaut mieux travailler certaines compétences humaines, souvent connues comme soft skills, parfois difficiles à trouver chez un chef de projet et pourtant si recherchées.
J’en ai choisi trois pour vous, les plus utiles à mon sens.
#1 – Leadership
Un vrai leader est l’interlocuteur privilégié, celui que tout le monde écoute et suit. Mais pour exercer réellement ce rôle si envié il faut travailler certaines attitudes.
Expliquer au lieu d’ordonner
Si on veut que quelqu’un suive nos thèses il faut d’abord qu’il les comprenne. Soyez clair et direct dans vos explications, prenez le temps de vous assurer que votre interlocuteur a vraiment compris votre message.
Démontrer par l’exemple
montrez l’exemple
Nous ne sommes pas crédible si nos agissements ne sont pas cohérents avec nos propos. Vous constaterez que si vous êtes conséquent avec vous-même et que vous le prouvez, votre équipe comprendra mieux votre message et vous écoutera.
Être positif
Même si on n’a pas la solution, il faut avoir une attitude confiante. Les autres vous regardent, essayez de voir le côté positif des choses et de le montrer à vos interlocuteurs. Cela permet de créer une dynamique constructive, nécessaire pour établir une relation de confiance avec les autres.
#2 – Communication
Communiquez en permanence : Des messages courts, ciblés et centrés sur l’essentiel.
Pour cela, réfléchissez bien sur le contenu, décidez très clairement l’information que vous voulez passer : Puis, centrez-vous sur celle-ci.
Communiquer l’est pas un exercice unidirectionnel, il faut écouter les retours
Mais, en l’occurrence, l’information doit parfois être plus détaillée et structurée. Au début d’un projet, par exemple, les acteurs veulent tout savoir pour être guidés dans la nouvelle aventure qui commence.
Et là, il faut être très habile: Il s’agit de rentrer dans les détails sans s’y perdre.
Voici une façon très efficace d’y parvenir : Au préalable, réfléchissez, écrivez tout ce que vous avez à dire sur le sujet, sans limites. Ensuite relisez-vous et ne soulignez que ce qui peut le plus intéresser vos interlocuteurs. C’est à partir de cette base qu’il faudra communiquer !
#3 – Motivation
Il faut nous motiver nous-mêmes avant tout !
Concentrez-vous sur vos objectifs
Prenez le temps d’énumérer et de visualiser les étapes à suivre pour les atteindre. Imaginez-vous en train de tout réussir exactement tel que vous l’avez planifié. Pensez positif le plus souvent possible car cela vous maintient actif et motivé.
Et maintenant transmettez la motivation autour de vous
Il faut d’abord savoir reconnaitre les points forts de vos interlocuteurs. Ensuite il ne vous reste qu’à les mettre en valeur, sans oublier d’encourager en permanence, pour motiver durablement les autres !
À retenir
Le côté humain des chefs de projet est de plus en plus mis en valeur. En effet la nature et la complexité des projets exigent de nouvelles compétences. Un nouveau défi voit le jour pour les project managers qui doivent se pencher sur la gestion des émotions et de leurs propres réactions.
Un univers bien loin des aspects techniques mais tout autant passionnant, qui peut être maitrisé, on a pu le voir, en appliquant de bonnes pratiques et en travaillant sur certaines compétences.
Jean-Louis Rogé
Jean-Louis ROGÉ est Ingénieur informatique et Directeur des services d’informations (DSI). Il a été PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécoms, la grande distribution et le service public. Il partage ses expériences et conseils sur son blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/
Je retiens tout particulièrement la section sur « comment s’organiser ? »
Décrire ce qui va changer et à quoi ressemblera le résultat
Identifier les bénéfices concrets et les coûts et les partager dans un business case simple et compréhensible
Mettre en place la gouvernance et allouer les ressources à ce projet de changement
Établir un plan projet avec un échéancier clair et réaliste
Préparer un plan de communication
Ces 5 actions me semblent constituer une très bonne base de départ pour tout projet de transformation et de changement. Et quel projet n’introduit aucun changement ?
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Avec sa connaissance et sa passion pour son sujet, David Phillips est devenu la figure de proue suédoise dans l’art de faire des présentations
David Phillips est l’auteur du livre « How To Avoid Death By Powerpoint » publié dans plus de 30 pays.
Bien que datant un peu car elle fut délivrée en 2014, cette intervention et ses constats restent d’actualité dans bien des entreprises et organisations.
Mais le plus intéressant est bien sûr comment s’améliorer ?
Je retiens ces 5 idées et conseils simples et pourtant si peu mis en pratique
Une et une seule idée par planche
Un maximum de 6 objets par planche
Un texte très large (donc peu de mots) et/ou une image
Utiliser un fond d’écran noir
Travailler les contrastes
Faites le test et partagez les résultats observés !
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Il n’est jamais facile d’être confronté au négativisme. Mais en plus, cela peut être carrément toxique et nuisible, favorisant une mentalité de cynisme, de fatalisme et même de défaitisme.
Si vous êtes entourés d’énergie négative qui provienne d’un collègue, associé, ami, ou membre de votre famille, vous devez apprendre à vous protéger et à ne pas vous y laisser emporter.
Voici six stratégies que vous pouvez utiliser pour vous protéger
1. Concentrez-vous sur les solutions, pas les problèmes.
Les gens négatifs ont tendance à dépenser plus de temps sur les problèmes que sur les solutions. Cela ressemble le plus souvent à beaucoup de complaintes, à rechercher les coupables et à de l’insatisfaction.
Pour rester positif, concentrez-vous sur la création de solutions qui fonctionnent.
Si vous rencontrez de la résistance, considérez les forces sur lesquelles vous pouvez vous appuyer ou des étapes simples pour initier un mouvement dans la bonne direction.
2. N’alimentez pas le drame.
Les gens négatifs ont autant besoin de drame dans leurs vies qu’ils ont besoin d’oxygène.
Pour leur couper le souffle, restez positif et motivé et refusez d’entrer dans leur jeu, peu importe combien la tentation est grande.
Travaillez pour garder les choses sur les rails, restez calme, flexible et même en retrait. Quand vous le faites, vous ne leur donnez pas de prise.
3. Tenez vos frontières.
C’est un triste fait que de reconnaitre que vous seriez mieux si certaines personnes sortaient de votre vie.
Et vous ne pouvez pas accomplir les choses que vous voulez faire dans votre vie si vous êtes entouré d’énergie négative car elle est l’une des forces les plus toxiques et contagieuses sur terre.
Érigez et tenez vos barrières envers celui ou celle qui veut vous démolir, même si c’est un membre de votre famille ou quelqu’un qui pense être votre ami.
4. Arrêtez d’essayer de réparer toute personne et toute chose.
Si vous vous retrouvez à faire pour d’autres des choses qu’ils pourraient et devraient faire par eux-mêmes, vous ne les aidez pas mais autorisez cela.
Parfois nous pouvons involontairement produire une énergie négative en portant les gens alors qu’ils savent comment marcher, ou nous essayons de réparer des gens alors qu’ils n’ont pas d’abord été cassés.
Apprenez quand vous abstenir.
5. Répondez, mais ne réagissez pas.
Une réponse découle de la clarté d’esprit et de la force émotionnelle et elle est choisie pour produire un résultat désirable; quand une réaction est un réflexe incontrôlable qui découle d’impulsions de survie à base de crainte.
Évitez des réactions irréfléchies et apprenez à répondre de manière réfléchie face à de l’énergie négative.
6. Occupez-vous de vous.
Vous ne pouvez pas vous soucier des autres sans vous soucier de vous. Ce n’est pas égoïste ou vain de vous aimer, de vous occuper de vous, ni de faire de votre bonheur une priorité.
Apprendre et parvenir à prendre soin de vous-même vous aideront à vous être fermes et forts quand vous êtes face à de l’énergie négative.
Ne sous-estimez pas le mal que l’énergie négative peut causer. Apprenez comment vous en protéger et traitez tout cela avec intelligence.
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Le second item stressant pour l’équipe projet après le manque de clarté sur les rôles et responsabilités, est que les informations leur manquent pour pouvoir bien travailler.
Le plan de communication et les outils collaboratifs ainsi que les « daily stand-up » et autres réunions d’avancement et d’équipe projet sont autant d’outils de communication pour le manager de projet et son équipe. Le manager de projet doit donc s’attacher à être un excellent facilitateur et communiquant au sein de l’équipe projet et au nom de celle-ci pour toutes les parties prenantes.
Une autre source majeure d’anxiété est aussi d’avancer dans l’obscurité sans lumière pour nous indiquer le chemin à suivre. Hors la vision projet, la description simple et claire des objectifs du projet, est cette lumière dans la nuit qui va guider les bateaux au port et les préserver des écueils.
Il convient d’ajouter à cette communication de la vision des retours fréquents et précis sur l’avancement du projet en toute transparence.
Exposer clairement les progrès réalisés sur chaque livrable intermédiaire avec les retards éventuels qui font partie de la vie normale de tout projet.
Ce n’est pas pour rien que l’on peut souvent entendre ou lire que 80% du travail du manager de projet est la communication.
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Le changement n’est pas facile et l’enraciner dans la durée encore moins. Le management invente de grands plans pour introduire le changement, il met en œuvre ces plans et 3 ans plus tard l’organisation est redevenue telle qu’elle l’était avant l’initiative. Le changement vers de nouveaux systèmes révolutionnaires n’est déjà pas facile, maintenir ces processus et procédures en place est encore plus difficile.
Nous estimons souvent que pour être un(e) leader on doit être né(e) leader, ou être destiné(e) au leadership, ou avoir une position de leader. Nous pensons au leadership comme à un titre qui doit être mérité ou gagné. Mais les leaders ne sont rarement, voire jamais, né(e)s leaders. Si nous devions isoler un facteur qui crée des leaders, c’est probablement une certaine combinaison de circonstances et de persistance.
Les managers qui sont délibérément redondants [c’est-à-dire qui utilisent de multiples canaux de communication pour un même message] font avancer leurs projets plus rapidement et sans à-coup. Les politiciens le savent depuis très longtemps et c’est pourquoi ils choisissent quelques messages clefs et les répètent ad nauseam.
Le project management a le vent en poupe, les entreprises recherchent toujours davantage cette compétence métier pour réaliser leurs projets de façon ordonnée et effective.
Mais les bonnes nouvelles ne s’arrêtent pas là !
Le nombre de projets stratégiques qui représentent des investissements importants, est en hausse constante grâce aussi au grand nombre de projets de transformation numérique.
L’erreur a toute sa place dans la gestion de projets. Elle est même le plus souvent inévitable et sa bonne gestion, en favorisant créativité et coopération, la condition sine qua none de la réussite des projets.
Un article très original de Ty Kiisel en 2010 s’intitulait « Common Courtesy Conducive to Collaboration »
En effet, il peut paraître banal et simpliste, voire un peu rétrograde, de reconnaître la courtoisie la plus élémentaire comme un élément prépondérant dans l’établissement de bonnes relations de travail, et pourtant, combien de fois est-elle piétinée précisément dans le monde du travail ?
Pourquoi semble-t-il que la confrontation brutale l’emporte souvent sur la courtoisie dans les organisations actuelles ?
J’ai tendance à être d’accord avec Ralph Waldo Emerson quand il a écrit, « Il y a toujours une meilleure façon de faire toute chose, même s’il s’agit seulement faire bouillir un œuf. Les bonnes manières sont les façons heureuses de faire ces choses.«
Dans les organisations où une collaboration efficace est critique au succès du projet, la qualité de nos interactions avec nos pairs, nos supérieurs et nos subalternes est primordiale. Voici pourquoi une communication cordiale est si importante pour le succès du management de projet.
Un exemple historique avec Churchill et Chamberlain
En mai 1940, Neville Chamberlain a été démis de son poste de Premier Ministre de la Grande-Bretagne à cause de son incapacité à répondre à la menace de guerre de l’Allemagne. En tant que Premier Ministre nouvellement nommé, la première intervention de Winston Churchill devant le Parlement est celle où il prononça le fameux : « Je n’ai rien à offrir que du sang, un dur labeur, des larmes et de la sueur. »
« Je n’ai rien à offrir que du sang, un dur labeur, des larmes et de la sueur. »
Le point qui justifie de mentionner Winston Churchill n’est pas de discuter sa capacité à rassembler l’Angleterre pour repousser une invasion allemande potentielle. C’est de reconnaître sa bienveillance et sa générosité d’esprit envers un ancien rival lors de ce passage de témoin. Il aurait été facile de frapper fort et d’enfoncer Neville Chamberlain pour son inaction. Cependant, Churchill s’est vite rendu compte que le faire ne servirait en rien pour promouvoir la cause de la liberté. Cela n’aurait fait que ternir le nom de l’ancien Premier ministre et abaisser le sien en même temps.
Au lieu de cela, voici un petit extrait de ce que Churchill a dit plus tard : « C’est tombé sur Neville Chamberlain lors de l’une des crises suprêmes du monde que d’être contredit par les événements, d’être déçu dans ses espoirs et trompé et trahi par un mauvais homme. Mais qu’étaient ces espoirs pour lesquels il a été déçu ? Ils étaient parmi les instincts les plus nobles et bienveillants du cœur humain : l’amour de la paix. Quoi que l’histoire puisse dire ou pas de ces années épouvantables et incroyables, nous pouvons être sûrs que Neville Chamberlain a agi avec une parfaite sincérité selon ses convictions et est allé à l’extrême de ses capacités et de son autorité… pour sauver le monde de la lutte terrible et dévastatrice dans laquelle nous sommes maintenant engagés. »
Revenons à l’époque contemporaine
Nous travaillons dans un âge de messagerie instantanée, d’email et autres communications presque immédiates. Nous ne devrions pas laisser cette immédiateté du média nous autoriser à devenir durs et trop « faciles » dans notre manière d’approcher nos collaborateurs, même quand les problèmes surgissent et que des erreurs sont commises.
Même sur le lieu de travail actuel, il y a une place pour la courtoisie.
1. Prenez du temps pour rendre votre communication réfléchie et cordiale
Quand les délais sont courts et exigent des équipes projet d’en faire de plus en plus, prenez tout de même quelques secondes supplémentaires pour rédiger un email ou autre communication afin de considérer que votre message est destinée à une personne, à un humain comme vous. Commencez chaque email par une salutation, qui vous rappelle que vous écrivez à une vraie personne. Les 2 ou 3 secondes supplémentaires que cela demande que de s’adresser directement à la personne n’impactent pas négativement votre productivité, mais cela vous aide vraiment à favoriser une relation de travail productive et cordiale.
2. Prenez le temps d’être poli
Dans le monde imparfait du travail en mode projet, des décisions difficiles sont parfois prises. Mais cela ne signifie pas que nous devons jeter la politesse par la fenêtre. Même si ce qui avait l’habitude d’être considéré comme de la courtoisie élémentaire entre supérieurs, subalternes et collègues devient un peu « pittoresque » et considérée comme « inutile », il n’y a rien de mal à prendre en considération les sentiments de la personne qui doit être réprimandée, aussi stupide que vous pensiez qu’elle soit ou combien était grande l’erreur commise. Rester poli et faire preuve de compassion l’un envers l’autre est le moins que nous devrions être capables d’attendre de nos collègues « professionnels ». En faire à moins est improductif et immature.
3. Éliminez la « critique » de la « critique constructive »
« Je n’aime pas cela »
On vous a peut-être appris très tôt dans votre carrière que la « critique » n’est jamais « constructive ». Je ne pense pas avoir travaillé dans une seule équipe de projet qui soit tout le temps d’accord. Le management de projet implique beaucoup de créativité dans la résolution de problèmes, ce qui signifie que l’on réussi rarement du premier coup. La stimulation d’un environnement créatif où les membres d’équipe résolvent avec créativité des problèmes et insistent sur l’excellence exige la collaboration, pas la critique. Quand les désaccords surgissent ou qu’un changement de direction est exigé, le « je n’aime pas cela » devrait être suivi de « voici pourquoi et voici une suggestion sur comment vous pourriez procéder. »
La communication efficace ne repose pas sur des tours de magie ni des astuces
Il est important de se rappeler que la communication efficace est personnelle. Il importe peu si c’est en face à face, via messagerie électronique, ou billet de blog, c’est toujours une personne qui interagit avec une autre personne.
Les outils de management de projet peuvent aider à faciliter la communication et la collaboration, mais le type de communication dépend seulement de vous.
L’auteur américain et le dramaturge Jean Kerr ont dit, « l’Homme est le seul animal qui apprend en étant hypocrite. Il feint d’être poli et ensuite, finalement, il devient poli. »
Que faites-vous dans votre organisation pour encourager l’interaction prévenante et la courtoise entre collègues ?
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Pourquoi remettre jusqu’à demain ce que vous pouvez faire le jour même ?
À moins que vous ne travailliez chez Walmart, vous n’avez jamais probablement entendu parler de la règle du coucher de soleil.
L’observation de la Règle du Coucher du soleil est très simple: « Que ce soit une requête d’un magasin, d’un client ou un appel d’un collègue au bout du couloir, nous donnons notre meilleur pour fournir le service à nos clients et entre nous, le jour même. »
Manageriez-vous votre courrier électronique, répondeur vocal ou toute autre correspondance projet avec les membres de votre équipe projet un peu différemment si vous saviez que cela implique une réponse avant la fin du jour ?
Bien sûr, vous avez des priorités, une charge de travail déjà importante, des dizaines de messages réclamant votre attention chaque jour…
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Et si, pour toute communication qui vous est directement adressée, vous vous efforciez pendant quelques jours de systématiquement répondre le jour même ?
Si possible avec une solution, un livrable, l’information demandée si ceux-ci demandent peu d’efforts et de temps. Sinon, avec une simple note disant quand vous pensez pouvoir répondre.
Bénéfice additionnel: Vous quittez le travail l’esprit serein et sur le sentiment d’avoir fait une chose positive.
Alors, on essaie ?
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Les parties difficiles :
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