Combien de fois d’excellentes décisions, au moins sur le papier, sont prises qui ne seront dans les faits jamais implémentées ?
Il est intéressant de considérer pourquoi certaines décisions ne sont pas mises en œuvre rapidement et surtout que faire pour éviter que cela se produise sur les vôtres.
1. La décision a été prise sans que toutes les personnes nécessaires à sa bonne réalisation aient été consultées
Ces acteurs clés ne se sentent pas impliqués, voire pas concernés. S’ils avaient de bonnes idées côté implémentation, elles n’ont pas été exprimées et donc jamais considérées.
Il se pourrait même que la décision ne soit pas matériellement faisable en l’état :
Demander l’impossible ?
Les pré-requis ne sont pas disponibles ou les assomptions sont fausses.
Les ressources sont insuffisantes ou déjà occupées par ailleurs.
Les personnes ne sont pas formées pour exécuter la décision.
Elles n’ont pas l’autorité nécessaire.
Elles n’ont pas l’argumentation nécessaire pour convaincre les personnes impactées de la nécessité du changement.
2. Le plan d’action n’est pas clair ou, pire, inexistant
La décision n’a pas été déclinée en actions concrètes à exécuter avec pourquoi, qui, quoi, quand… Elle est restée à un niveau trop élevé pour permettre aux personnes de prendre des actions claires et simples pour avancer vers l’objectif.
Il manque :
Le chemin vers la réalisation n’est pas clair et la destination non plus…
Au moins un projet concret, un cas d’usage
Un contenu clair et borné
Des délais
Des ressources allouées avec des rôles et responsabilités définis.
Une urgence, des priorités au niveau de l’organisation pour mettre en musique la décision.
3. Le suivi de l’implémentation de la décision est flou
La gouvernance d’exécution de la solution n’est pas précisée.
Personne pour suivre et contrôler la progression.
Qui va suivre la progression ?
Dans quelles instances (avec qui) ?
A quelle fréquence ?
A partir de quelle données ?
Quelle est la mesure agréée du résultat, i.e. comment savoir si la décision a bien été implémentée ou pas ?
Comment l’impact sera-t-il mesuré et par qui ?
Ceci ne doit en rien freiner votre appétence à prendre des décisions.
L’objectif est plutôt de penser dès le départ aux conditions qui feront que la décision pourra être rapidement et efficacement déployée.
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La navigation à la voile est une merveilleuse expérience.
Si vous n’avez jamais navigué de votre vie, vous pouvez à peine imaginer la beauté de ce sport. Le contact du soleil sur la peau, le parfum des embruns, le bruit de la coque qui fend les vagues, la force majestueuse du vent quand il arrive dans la voile et bien sûr le sens de paix et de liberté que vous ressentez en surfant sur les vagues.
Si vous êtes passionnés de bateaux à voiles, que vous faites de la planche à voile ou, même du kitesurf, je pense que vous ne pouvez pas nier les ressemblances qui existent entre la navigation à voile et la gestion d’un projet.
Je ne parle pas de la collaboration de l’équipage qui est réelle et indéniable, mais de quelque chose de plus intrinsèque à l’expérience elle-même.
1 – Le cap
Vous avez besoin d’un cap, c’est certain.
Le besoin d’un cap est particulièrement vrai si vous planifiez de vous éloigner de plus que quelques centaines de mètres de la plage. Aussi, tenez compte de problèmes possibles et pensez d’avance aux contre-mesures (quelqu’un a parlé de gestion de risques ?). Qu’arrivera-t-il si les vagues grossissent ? Serez-vous toujours capables d’atteindre votre destination ? Seriez-vous capables d’appeler au secours
Et si le vent change de direction ?
Vous devez être bons et rapides dans l’élaboration d’un nouveau cap. La magie ne réside pas dans le plan, mais dans l’effort de planification.
2 – La connaissance de l’environnement
Examinez l’environnement dans lequel vous vous déplacez. Y a-t-il des écueils juste au-dessous de la surface de l’eau ? Parfois, une conversation rapide avec un marin (ou un chef de projet) qui a déjà été là où vous allez, peut s’avérer de la plus grande aide imaginable.
3 – Le vent
Vous ne pouvez pas naviguer sans vent, peu importe quelle surface de voile vous hissez.
Le vent, pour un projet, est le support qu’il obtient à l’intérieur d’une société.
Si le sponsor du projet n’est pas capable d’offrir l’appui et le support adéquats, le projet n’ira nulle part. Peu importe la solidité du cas d’affaire ni comment vous organisez et managez bien les activités.
Parfois, il n’y a rien de plus que vous puissiez faire que rester assis et attendre.
4 – La navigation sous le vent
Qui laisserait jamais passer l’occasion de s’évader à la voile sous le vent ? Certainement pas moi.
Vous pouvez bien vous amuser, mais restez attentif, si le vent tourne soudainement, vous courrez le risque de tomber accidentellement ou de vous faire assommer par la bôme.
De même, dans le management de projet, restez toujours concentré et ne vous relâchez pas juste parce que vous estimez que le projet est parfaitement aligné avec le sponsor. Le projet est une créature vivante dans un environnement toujours changeant. Prêtez toujours attention à ce qui se passe autour de vous.
5 – La navigation contre le vent
Si nécessaire, ce peut être fait.
Évidemment, vous ne pouvez pas mettre votre voile directement contre le vent, mais si vous planifiez soigneusement votre course, il est possible d’atteindre pratiquement n’importe quel point. Cela prendra probablement plus de temps et d’efforts mais vous avez tout de même la possibilité de réussir.
N’abandonnez pas face aux difficultés, pensez et planifiez soigneusement puis agissez en conséquence. Faites toujours attention si votre voile se positionne exactement contre le vent à être prêt à patienter ou à travailler encore plus dur. Sinon, vous n’irez nulle part.
6 – La mer calme
Quand la mer est calme, n’importe quel idiot peut être un bon marin.
« Une mer calme n’a jamais fait un bon marin«
Ce parallèle entre voile et management de projet est tout à fait évident. Ne faites pas de vous-même un idiot en n’étant pas réaliste sur vos compétences et demandez de l’aide dès que vous pensez en avoir besoin. Après tout, la navigation à la voile, particulièrement si le bateau est plus grand qu’un Laser, ne peut pas être une activité unipersonnelle.
Sous-estimer les problèmes ou sur-estimer vos capacités peut mener à de cruelles conséquences.
7 – La destination : Où voulez-vous aller ?
La planche à voile est excellente pour s’amuser, mais si vous planifiez de faire une croisière de 14 jours en Méditerranée, eh bien, peut-être devriez-vous opter pour une embarcation un peu plus grande et un équipage.
Il en va de même des projets. De petits projets n’exigent pas d’infrastructure significative et, parfois, l’équipe de management de projet et le chef de projet peuvent ne faire qu’un. Mais, quand la taille des projets augmente, il vaut mieux créer une vraie équipe de management de projet, soutenue par une méthodologie de management de projet bien structurée. Dans le doute, référez-vous au point 6.
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Comprendre les parties prenantes du projet et leurs besoins, mais aussi, ceux du sponsor de projet, des donneurs d’ordre, des utilisateurs finaux et des membres de l’équipe projet.
Une meilleure compréhension des autres est à la base du projet qui se donne une chance de réussir.
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Un hyper rationnel et une joueuse professionnelle de poker nous proposent des approches peut-être pas aussi différentes que l’on pourrait le supposer pour prendre nos décisions importantes comme plus mineures.
Réfléchissez comme un ordinateur
Si vous avez du mal à prendre des décisions, voici un exposé pour vous. Tom Griffiths, chercheur en sciences cognitives, montre comment nous pouvons appliquer la logique informatique pour résoudre des problèmes humains épineux.
Il partage 3 stratégies pratiques pour prendre de meilleures décisions : de la recherche d’une maison au choix du restaurant où aller dîner ce soir.
Et si la réponse était 37% ?
Est-il préférable d’être chanceux ou compétent ?
Devrions-nous faire confiance à nos instincts ou nous appuyer sur des probabilités et une analyse minutieuse pour prendre des décisions importantes ? Dans cette discussion, Liv Boeree, joueuse de poker professionnelle, partage trois stratégies qu’elle a apprises du jeu et comment les appliquer à la vie réelle.
L’une des techniques suggérées par Liv est de remplacer les « peut-être » par des estimations numériques de manière systématique pour être certain que votre interlocuteur vous comprenne.
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Tout ne peut être contrôlé mais un bon plan de management des risques et le contrôle adéquat permettent d’anticiper les problèmes et de savoir comment réagir rapidement s’ils surviennent.
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Sans grande surprise Communication, Planification, Écoute, Agilité !
Et aussi : Méditation, formation perpétuelle, agilité, leçons apprises et bonnes pratiques (To-Do listes, outils, priorisation, documentation…).
Certains des verbatims des managers de projet qui ont répondu à l’enquête 2018 de DantotsuPM ont particulièrement résonné avec ma propre expérience :
Des prises de notes systématiques, transformées en compte-rendus ou minutes de réunion pour tous quand nécessaire.
M’arrêter 5 minutes pour prendre du recul sur certaines difficultés et dossiers sensibles.
Consentir des efforts plus importants au cadrage des projets et à la production d’une charte documentée & validée par sponsor et parties prenantes clés.
Planification et regroupement de tâches d’un même projet plutôt que réponses individuelles dispersées, réactives et immédiates.
Gym & méditation tous les matins et bonne hygiène de vie (sport, sommeil, alimentation).
Dédramatiserla notion d’urgence et replacer le sujet dans un process identification, analyse, décision et priorisation des actions.
Rire dès que possible pour évacuer la pression !
Gérer des listes de priorité (Eisenhower) ce qui permet de se libérer la tête le soir et le weekend. « Ranger » ses affaires, tant dans sa tête, son ordinateur que sur le bureau physique (si l’on en a encore un…).
Anticiper les échéances : Comités projets, livrables importants, rendez-vous clients…
Considérer avec soin la valeur business d’un sujet avant de le traiter : le comprendre, décider de combien de temps lui allouer, déterminer sa criticité et son urgence, prioriser, planifier, agir, suivre…
La maîtrise métier pour la compréhension de mes interlocuteurs et/ou la recherche d’expertise appropriée.
N’hésitez pas à commenter et ajouter vos propres bonnes habitudes pour atteindre et rester au maximum de vos capacités.
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Un projet se réfère à un effort spécifique, singulier pour livrer une production tangible. Un chef de projet est donc responsable d’assurer que son projet livre ce qui est demandé conformément à des délais et à un budget définis.
Toute nouveauté nécessite de prendre des initiatives dont certaines marcheront du premier coup et d’autres permettront d’apprendre pour faire mieux la fois suivante.
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Ce proverbe indien s’applique fort bien aux chefs de projets. Tant dans le choix de vos projets que de vos équipes, chercher à comprendre le sens profond derrière la façade est toujours payant. Et, donner du sens aussi bien sûr !
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Réponses à l’enquête 2018 menée par le blog DantotsuPM auprès de ses lectrices et lecteurs
Quelles sont les principales frustrations et difficultés rencontrées dans votre travail de chef de projet ?
La lourdeur des processus, le manque de temps et les problématiques d’engagement de la direction, des équipes, des managers transverses et bien sûr les réticences aux changements sont ressortis de manière particulièrement exacerbée cette année.
Quelques verbatims illustrent bien ces difficultés rencontrées par les PMs dans leurs projets
« Stress inutile, pression, manque d’implication des interlocuteurs, guerre interne, lourdeur des process »
« Le multitâche, le passage continuel d’un projet a un autre imbriqué dans un programme avec d’autres activités connexes »
« Trop de micro management qui empoisonne la vie professionnelle des équipes projets »
« Le manque d’agilité Des structures et des hommes dans le changement ou la difficulté »
D’autres aspects sont également largement commentés : Méthodes, Outils, Complexité !
Focus sur les méthodes
Le manque de temps, en particulier pour formaliser les travaux et pour appliquer les bonnes pratiques de gestion de projets.
Le manque de connaissances de mes collègues sur les bonnes pratiques de gestion de projets.
La démarche projet galvaudée par le « delivery » tout azimut
Périmètre mal défini, objectifs incompris, besoin mal défini, méthodologie
Difficile de trouver le bon rapport coûts/gains des projets
Méthodologie inexistante
Et côté outils et moyens ?
Manque de PMO
Manque de modèles de documents / templates
Gestion de la documentation peu outillée
Outils inadaptés
Absence d’outils de management et de gestion de projet
Enfin, la complexité continue de croître !
La masse d’information à digérer et à classifier pour ré-utilisation
La grande diversité de connaissances requises dans les projets
La très grande variété des situations rend ardu d’identifier la meilleure réponse à apporter
Sans oublier la difficulté à faire reconnaitre la compétence de manager de projet versus les compétences produits (SAP, Oracle, SalesForce, ServiceNow…) ou métier (banque, assurance, télécoms, industrie, construction…).
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Maintenir une ligne de communication ouverte et efficace avec les parties prenantes est important. Il y a deux ou trois ans je suis tombé sur cette liste d’astuces pour mieux présenter aux parties prenantes, qui méritent d’être revues. Parfois il semble que l’efficacité d’une réunion de trente minutes puisse être conclue dans les dans soixante premières secondes. Les parties prenantes ont parfois des laps de temps d’attention très courts. Si vous ne captez pas leur attention dans les deux premières minutes, ils commenceront à vérifier leur courrier électronique et regarder l’horloge ou pire, quitteront votre réunion.
Toute personne impliquée dans un projet doit traiter avec des sponsors et des parties prenantes.
Voici dix conseils qui pourraient aider vos interactions
1. Piquez leur curiosité : Un ordre du jour est toujours une bonne idée, mais un bref résumé de ce qui sera discuté est encore mieux. En plus, on donne aux parties prenantes quelque chose à prendre dans la rencontre et cela leur permet de venir préparées avec leurs questions.
2. Ne supposez pas qu’ils connaissent le travail attendu de leur part en tant que partie prenante : Ils pourraient en avoir une vue de haut niveau, mais vous devrez probablement expliciter les détails de ce qu’ils devront faire.
3. Faites simple : Exposez-leur la situation en termes directs. Ne les noyez pas d’informations. Restez-en à l’essentiel. (Cependant, soyez prêt à entrer dans les détails s’ils commencent à poser des questions.)
4. Utilisez des chiffres et des images :
Ma bible pour préparer des présentations mémorables (disponible sur Amazon)
PowerPoint est un excellent outil pour présenter des graphiques et des chiffres aux parties prenantes. C’est la façon dont elles se présentent les informations entre elles. Vous devriez en faire autant.
5. Parfois vous devez utiliser la logique : Acceptez le fait qu’il pourrait ne pas toujours y avoir des données pour supporter une situation particulière. Ne pas avoir de chiffres pour soutenir votre position pourrait rendre un bon argument problématique, dans ce cas vous devriez vous tourner vers une logique « si … alors … » pour expliquer une situation. Cependant, ne vous attendez pas aux mêmes résultats ou à la même réponse de la part des parties prenantes car avec elles les chiffres font loi.
6. Temporiser n’est jamais une bonne option : n’attendez pas qu’un problème soit évident — il est souvent plus difficile de résoudre le problème à ce moment-là.
7. Offrez toujours une solution : si vous venez exposer un problème sans offrir une solution potentielle, vous pourriez aussi bien demander les parties prenantes : « Virez-moi tout de suite. » Trouver des solutions fait partie de votre travail de chef de projet.
8. Spécifiez les actions qu’ils doivent entreprendre : si les parties prenantes doivent agir, ne supposez pas que ce sera évident pour elles. Récapitulez — sous forme de liste — quelles actions doivent être prises et quand.
9. Dites toujours « oui », mais assurez-vous qu’ils comprennent combien coûtera ce « oui« : les Sponsors et des parties prenantes n’aiment pas entendre « Non », donc ne le dites pas. Assurez-vous simplement qu’ils comprennent le coût de leur requête, alors ils peuvent juger par eux-mêmes si « oui » vaut vraiment le coup.
10. N’arrêtez pas de reporter sur le statut du projet parce que les parties prenantes arrêtent de l’exiger : la perception est la réalité. Si les parties prenantes perçoivent que vous ne faites rien : c’est que vous ne faites rien. Ne laissez pas votre tête être la suivante sur le billot.
Indépendamment de la méthodologie de management du travail de votre société, il y a beaucoup d’outils de management de projets disponibles pour faciliter la gestion des tâches et des délais. Ils vous aideront aussi à communiquer plus efficacement avec les parties prenantes dans votre organisation. Que votre outil de management de projet facilite ou pas cette forme de communication, ignorer cette partie importante de votre rôle de chef de projet est dangereux.
Que faites-vous dans votre organisation pour encourager une relation positive avec les parties prenantes ?
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Avis personnel
La neuvième recommandation qui suggère de toujours répondre par « oui » aux demandes des parties prenantes en indiquant simplement le coût associé à ce « oui » me semble dangereuse.
Par exemple : « Oui, nous pouvons effectivement réaliser cette nouvelle fonctionnalité en augmentant le budget de 10% et en reculant d’un mois la date de livraison. »
Mon expérience personnelle est que trop souvent la contrepartie ou les conditions nécessaires pour autoriser ce « oui » seront occultées par une grande majorité des parties prenantes. Elles n’entendront que le « oui » de début de phrase. Or, les conditions qui permettraient ce « oui » ne sont pas réalisées au moment où il est prononcé : Besoin de budget additionnel, report au niveau des délais, ajout de personnels et de compétences, compromis sur le contenu des livrables ou la qualité…
Je suggérerais donc, dans cette situation, de choisir d’adopter la position de dire « non » suivi d’un « sauf à » faire ceci ou cela (à augmenter les ressources, à réduire les exigences, à reporter la date de livraison…).
Par exemple :
« Cet augmentation de fonctionnalité semble en effet attractive, mais nous ne pouvons pas y répondre sauf à augmenter le budget de 10% et reculer la date de livraison d’un mois ».
Ceci permet à mon avis d’être beaucoup plus clair sur l’incidence de passer outre à ce « non ».
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Donner de mauvaises nouvelles à son sponsor de projet n’est pas une tâche facile pour le chef de projet. Vous ne savez jamais à quoi vous attendre. Cependant, les projets ne vont quasiment jamais selon le plan prévu, aboutissant à des retards et augmentations de budget. Apprendre comment traiter et communiquer de mauvaises nouvelles à un sponsor de projet de manière efficace est essentiel et cela peut augmenter votre confiance et votre crédibilité.
Mettez-vous à sa place
Avant que vous ne disiez à votre sponsor ce qui se passe, essayez de vous mettre à sa place. Demandez-vous : “Comment me sentirais-je et réagirais-je si ça m’arrivait ?”
En reconnaissant l’impact sur votre sponsor, vous pouvez préparer la discussion du point de vue de votre sponsor. L’empathie que vous montrez envers votre sponsor prouve que vous vous souciez de ses besoins.
Soyez honnête et direct
Dites à votre sponsor ce qu’il doit savoir. Il est toujours plus efficace d’organiser une réunion en face à face pour communiquer de mauvaises nouvelles. Pendant la conversation, soyez franc et direct. Ne donnez pas d’excuses prolixes et n’essayez pas de formuler des demi-vérités.
Par exemple, si votre projet dépasse le budget, dites à votre sponsor que vous sur-dépensez et montrez lui de combien par rapport à votre ligne de référence de coûts.
En étant honnête et direct, vous adressez le vrai problème et parvenez à la cause racine. Vous travaillez à trouver une solution au lieu de chercher qui blâmer.
Assumez-en la responsabilité
Ne cherchez pas d’excuses. En tant que chef de projet, bien que vous n’en soyez pas le producteur, vous êtes toujours responsable du livrable à fournir.
Par exemple, bien que ce soit votre développeur qui n’ait pas livré son code dans les délais, il en va toujours de votre responsabilité de gérer cela.
Écoutez activement
Une fois que vous avez donné à votre sponsor la ou les mauvaises nouvelles, c’est votre tour d’écouter. Écoutez activement ce que votre sponsor va dire.
Il ou elle peut avoir des points complémentaires qui vous ont échappés ou que vous n’avez pas considérés. Assurez-vous que vous capturez bien ses préoccupations et adressez les toutes.
Proposez des alternatives en cherchant du gagnant-gagnant
Une fois que vous et votre sponsor comprenez tous les deux quel est le problème, vous pouvez proposer des solutions à votre sponsor. Idéalement, les alternatives seraient du gagnant-gagnant pour vous deux.
Préparez les solutions qui adresseront les préoccupations principales de votre sponsor. Présentez le pour et le contre de chaque alternative. Concentrez votre conversation sur la résolution du problème et sur trouver la meilleure solution possible.
En procédant ainsi, vous pouvez tourner une situation négative en positive. Votre sponsor peut en ressortir avec davantage de confiance en vous.
Posez des attentes claires pour la suite
cliquez sur cette image pour voir un billet d’explication
Une fois que la meilleure alternative est agréée, vous devez dire à votre sponsor ce qui va être fait et quand.
Ne soyez pas trop ambitieux dans vos estimations parce que vous ne voulez pas préparer votre sponsor à une autre déception.
Dites à votre sponsor combien vous valoriser l’opportunité de travailler pour lui/elle et d’avoir été choisi comme chef de ce projet.
Votre sponsor sera plus confiant en sachant que votre engagement sur le projet n’a pas faibli.
Quand vous traitez avec votre sponsor de projet, vous devez être compatissant et compréhensif. Donner de mauvaises nouvelles n’est en rien montrer du doigt quelqu’un et chercher où placer le blâme.
Votre succès ne se mesure pas à votre capacité à convaincre votre sponsor que vous avez « raison ».
Votre succès est mesuré par combien de votre sponsor vous apprécie et a confiance en vous.
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Seule la pratique donne la maîtrise dans le management de projet comme dans toute autre discipline. Connaître les techniques, outils, processus, méthodes est nécessaire mais pas suffisant.
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« Exprimer son désaccord en japonais n’est pas qu’une affaire de mots mais aussi de coutumes, de règles et de respect de l’autre. Un « non » direct est considéré comme trop franc, trop fort et est, en général, mal perçu. Aussi, les japonais disposent-ils de tout un attirail d’expressions leur permettant de refuser poliment tout en respectant leurs interlocuteurs… » Site https://www.gaijinjapan.org/
Quelques formulations intéressantes
Iie : Utilisée dans les écrits mais trop directe.
Chotto : « c’est un peu ….. », « eh bien …. », une formule coupée et accompagnée d’un « blanc » qui fait comprendre que c’est « non », mais sans utiliser le terme lui-même. Il me semble que nous la retrouvons également en Français : « eh bien… comment vous dire… » ; « certes… ».
Muzukashi : « difficile » pour ne pas dire « impossible » bien que ce soit la réponse. Nous l’utilisons aussi très souvent en France. Ou de manière un peu plus détournée : Chotto Dekimasen « ce n’est pas trop possible ».
Kekko desu : « non, merci », notre refus ferme mais poli.
Enryo shimasu : « Je vais devoir me priver » de votre proposition.
Un peu plus subtiles
Maemuki ni kangaemasu : « je vais y réfléchir de manière constructive ». Bon, en France on oublie souvent les derniers mots et on enterre très rapidement le sujet, ce qui correspond à la réponse kentou shimasu au Japon.
Kentosasete itadakimasu : « Je vais étudier cela »… un jour peut-être mais sans préciser quand.
Doryoku shite mimasu : « je ferai de mon mieux ». On ne s’engage pas trop voire pas du tout.
Et plus familièrement
Dame : « pas bon ! » ou iya « tout faux ».
Bon, n’hésitez pas à me corriger si vous pensez que j’ai « iya » / tout faux… NON, NON, je ne me vexerai pas !
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Si vous êtes comme moi, quand quelqu’un parle de management des risques dans votre projet, vous pensez aux dangers qui menacent votre projet.
Ceci ne signifie pas que vous êtes en mode réactif vis-à-vis de ces risques.
Bien au contraire, vous anticipez, identifiez les risques, les évaluez, les priorisez, prévoyez des plans de management, d’atténuation et de contournement de ces risques… mais avec l’idée première de vous en prémunir.
Mais n’est-il pas difficile de travailler sur les opportunités en partant de la terminologie « négative » associée aux risques (plan de contingence, de contournement, déflexion, assurance, transfert, atténuation…) ?
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Relisez ce billet sur cette idée et partagez votre position personnelle sur le sujet dans les commentaires.
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Je ne connais pas encore les vôtres mais voici quelques-uns des trucs qui boostent ma productivité.
#1 – La « To Do » liste personnelle
Je note dans un cahier les choses à faire bien sûr, mais aussi les idées qui surgissent au détour d’une conversation, d’une lecture, d’une réunion… Ceci me permet d’éviter de garder trop de choses à l’esprit tout le temps. Une fois que c’est noté, il « suffit » de reprendre ces notes régulièrement pour mettre à jour ma « To Do » liste en fonction des priorités (importance et urgence).
Je fais presque de même au niveau des équipes projet pour ne pas perdre de vue les actions en cours avec les propriétaires de chaque sujet et les dates prévues de prochaines avancées. Dans cette « To Do » liste au niveau de l’équipe ou « Actions Tracker », je parle de dates proches auxquelles ces actions devraient avoir évolué, pas seulement de dates cibles de complétion.
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#2 – Le focus
Une chose à la fois ! Je m’efforcer de bien la finir (« done ») ou de l’avancer suffisamment pour que je puisse repartir de ce nouveau point intermédiaire sans retour arrière la prochaine fois.
Pour une concentration optimale, j’ai appris à me ménager des moments et environnements tranquilles et propices à la réflexion. Certains travaillent mieux dans la frénésie et l’urgence, mais ce n’est pas mon cas…
Me couper des sollicitations peut être un challenge tant les moyens de communications favorisent l’immédiateté des échanges : Mail, Téléphone, SMS, Messageries instantanées, Politiques de « porte ouverte »… mais je m’améliore, je crois !
#4 – De vraies délégations
Relisez ce billet pour vous recentrez sur ce que vous aimez et sur là où vous ajouterez le plus de valeur !
Pour pouvoir prétendre à ces moments privilégiés d’efficacité maximale, je m’efforce de bien définir les rôles dans les équipes projets. Je dois déléguer avec la plus grande clarté puis ne pas aller marcher sur les platebandes dont la création et l’entretien ont justement été délégués à ces autres membres de l’équipe. Il m’est encore difficile de ne pas intervenir ni sauter dans l’action quand les choses n’avancent pas comme je le voudrais (contenu et vitesse).
Et vous, quelles sont vos astuces pour maximiser votre efficacité ?
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Les gens vous disent toujours comment maximiser vos matinées, mais votre routine du matin — quelle qu’elle puisse être — va bien. Ce dont vous avez vraiment besoin est une routine d’après-midi.
L’idée de se réveiller tôt, s’installer pour un petit déjeuner et écrire quelques pages dans un journal vous est familière…
Ne le prenez pas mal, il est bon de commencer votre journée du bon pied. Pour moi cela signifie boire un verre d’eau, sortir le chien, faire un petit déjeuner riche en protéines, boire ensuite une tasse de café noir et fort. Après cela, je m’assieds pour parcourir mes emails importants, vérifier les tâches à faire, mettre une musique qui corresponde à mon humeur du jour, puis commencer à écrire. Cela n’a pas beaucoup changé pour moi sur les dernières années.
Mais quand arrive l’après-midi, mon niveau d’énergie chute. Je suis en pleine digestion, je suis épuisé par ma session d’écriture du matin, mon focus commence à s’évaporer et je commence à stupidement surfer sur internet et mes jeux vidéo… Vous connaissez probablement cette sensation. L’après-midi est quand les distractions ont le plus de puissance, vous êtes fatigués, irritable et plus impulsifs. Donc j’ai dû m’inventer une routine pour rester productif l’après-midi tout en reconnaissant mon workflow naturel. Voici ce que je recommande.
Levez-vous et bougez
D’abord, levez-vous de votre bureau et déplacez votre corps. Si vous restez juste assis là, votre malaise empirera à coup sûr. J’ai basculé mes séances d’entraînement physique quotidiennes du matin à l’après-midi et maintenant je me sens plus régénéré et motivé. Vous ne devez pas courir ou soulever des poids pour récolter ces bénéfices, une simple promenade vers 15 :00, idéalement à l’extérieur pour obtenir un peu d’air frais près d’un peu de nature, vous extraira de votre coup de fatigue. Même si vous ne pouvez pas aller à l’extérieur, faites une promenade dans les bureaux. Déplacez votre corps au même moment chaque jour et votre cerveau saura que vous continuez à produire des choses.
Travaillez sur des sujets faciles
Commencez avec la liste “facile”. Il y a certains aspects dans tout travail qui ne sont pas si difficiles. Vous savez, ranger, l’organiser, exécuter des tâches répétitives et gérer la correspondance. Mettez tout cela de côté pour l’après-midi quand vous pouvez vous mettre en pilotage automatique en écoutant vos airs préférés. Pour moi, cela signifie répondre aux emails, trouver des histoires à raconter, faire des recherches pour d’autres histoires, retoucher des photos et organiser des fichiers. À moins que l’une de ces choses ne soit l’urgence du jour, je ne m’y consacre qu’après le déjeuner. C’est juste moi, mon casque sur les oreilles, de la musique, une eau gazeuse et un sprint à travers la substance ennuyeuse que je dois faire. Vous seriez étonnés de constater combien ce seul changement changera votre journée.
Passez juste 5 minutes sur la “Grande Chose”
Si et seulement si, vous devez finir un plus grand projet, accordez-vous d’y travailler pendant seulement cinq minutes. Mettez un minuteur sur votre téléphone et faites que vous pouvez en cinq minutes. Vous pourriez entrer dans un bon « flow » et déjouer votre temps faible de l’après-midi pendant ces cinq minutes. Si vous le faites, assurez-vous de vous récompenser et renforcez ce comportement. Si vous n’y restez pas fidèle, c’est OK, ne vous punissez pas. Retournez à de la substance facile pendant un peu de temps et essayer de nouveau plus tard.
Tuez vos chéris
Indépendamment de quel type de travail vous faites, nous avons tous nos “bébés chéris”, ou éléments personnels de préférence dont nous pensons qu’ils sont nécessaires pour notre travail, mais ne le sont pas vraiment en réalité. Dans l’écriture, on s’y réfère souvent comme des mots ou expressions bateau, mais le concept peut exister dans n’importe quel type de travail. Cette fantaisie supplémentaire d’animation graphique dans votre slide-show PowerPoint par exemple, ou cette si élégante ligne de code qui n’améliore en réalité en rien l’expérience d’utilisateur. Essentiellement, les choses que vous aimez personnellement, mais auxquelles vous n’avez pas réfléchi de façon critique.
Plan pour le lendemain
Finalement mais non la moindre, passez la dernière heure ou demi-heure votre journée à faire un plan pour le lendemain. Décidez à quoi donner la priorité et ce que vous devez avoir fait le matin quand vous êtes vif et plein d’énergie. Tout le reste peut être déplacé vers votre après-midi et la “ liste facile.” Je m’écris aussi souvent des notes à moi-même sur ce créneau de fin de journée. Ainsi, quand je démarre le matin suivant, j’ai des rappels partout qui me disent ce qui doit être fait et je ne gaspille pas mon énergie mentale à essayer de me souvenir de tout.
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Certaines personnes apprécient de manger vraiment épicé. D’autres pas du tout. L’ouverture d’un restaurant avec des plats un peu épicés ne rendra aucun des deux groupes heureux.
Il est tentant en examinant la musique pop, la TV et la dernière tendance dans la mode d’en arriver à la conclusion que la recette pour le succès est de cibler tout le monde, de faire la moyenne de l’ensemble et proposer quelque chose qui plaise à la grande bosse du milieu, sans se mettre à dos les extrêmes.
Mais peu de choses sont éligibles à un vote à la majorité. Au lieu de cela, la traine de la courbe continue à s’allonger et les choix engendrent encore plus de choix. En conséquence, les gens ne doivent pas abandonner leur bosse pour chercher à rejoindre une bosse inexistante au centre.
Oui, il existe de vraies moyennes (comme la hauteur à laquelle placer une poignée de porte).
Mais le plus souvent, essayer de faire plaisir à tout le monde est la bonne approche pour ne plaire à personne.
Je pense qu’il en est de même pour nos projets. Il est rare qu’un projet puisse être supporté à fond par toutes les parties prenantes. Si vous essayez à tout prix de satisfaire tout le monde, vous risquez là aussi de ne satisfaire personne. Par contre, si vous répondez aux rêves des sponsors les plus influents, aux besoins les plus critiques des utilisateurs et clients, ils sauront entrainer les autres derrière eux !
De plus, comme me l’avait dit un directeur opérationnel « Il est fort possible de se noyer en traversant une rivière qui a en moyenne seulement 30cm de profondeur ».
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
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Il est intéressant de considérer pourquoi certaines décisions ne sont pas mises en œuvre rapidement et surtout que faire pour éviter que cela se produise sur les vôtres.
Être disposé à faire n’est pas suffisant, nous devons faire.
