Comment communiquer de mauvaises nouvelles à votre sponsor de projet

Les projets se déroulent très rarement selon le plan prévu au départ.

How to communicate bad news to your project sponsor

Par Hélène Liu, PMP  de http://www.examspm.com

Donner de mauvaises nouvelles à son sponsor de projet n’est pas une tâche facile pour le chef de projet. Vous ne savez jamais à quoi vous attendre. Cependant, les projets ne vont quasiment jamais selon le plan prévu, aboutissant à des retards et augmentations de budget. Apprendre comment traiter et communiquer de mauvaises nouvelles à un sponsor de projet de manière efficace est essentiel et cela peut augmenter votre confiance et votre crédibilité.

Mettez-vous à sa place

Avant que vous ne disiez à votre sponsor ce qui se passe, essayez de vous mettre à sa place. Demandez-vous : “Comment me sentirais-je et réagirais-je si ça m’arrivait ?”

En reconnaissant l’impact sur votre sponsor, vous pouvez préparer la discussion du point de vue de votre sponsor. L’empathie que vous montrez envers votre sponsor prouve que vous vous souciez de ses besoins.

Soyez honnête et direct

Dites à votre sponsor ce qu’il doit savoir. Il est toujours plus efficace d’organiser une réunion en face à face pour communiquer de mauvaises nouvelles. Pendant la conversation, soyez franc et direct. Ne donnez pas d’excuses prolixes et n’essayez pas de formuler des demi-vérités.

Par exemple, si votre projet dépasse le budget, dites à votre sponsor que vous sur-dépensez et montrez lui de combien par rapport à votre ligne de référence de coûts.

En étant honnête et direct, vous adressez le vrai problème et parvenez à la cause racine. Vous travaillez à trouver une solution au lieu de chercher qui blâmer.

 Assumez-en la responsabilité

Ne cherchez pas d’excuses. En tant que chef de projet, bien que vous n’en soyez pas le producteur, vous êtes toujours responsable du livrable à fournir.

Par exemple, bien que ce soit votre développeur qui n’ait pas livré son code dans les délais, il en va toujours de votre responsabilité de gérer cela.

Écoutez activement

Une fois que vous avez donné à votre sponsor la ou les mauvaises nouvelles, c’est votre tour d’écouter. Écoutez activement ce que votre sponsor va dire.

Il ou elle peut avoir des points complémentaires qui vous ont échappés ou que vous n’avez pas considérés. Assurez-vous que vous capturez bien ses préoccupations et adressez les toutes.

Proposez des alternatives en cherchant du gagnant-gagnant

Une fois que vous et votre sponsor comprenez tous les deux quel est le problème, vous pouvez proposer des solutions à votre sponsor. Idéalement, les alternatives seraient du gagnant-gagnant pour vous deux.

Préparez les solutions qui adresseront les préoccupations principales de votre sponsor. Présentez le pour et le contre de chaque alternative. Concentrez votre conversation sur la résolution du problème et sur trouver la meilleure solution possible.

En procédant ainsi, vous pouvez tourner une situation négative en positive. Votre sponsor peut en ressortir avec davantage de confiance en vous.

Posez des attentes claires pour la suite

cliquez sur cette image pour voir un billet d’explication

Une fois que la meilleure alternative est agréée, vous devez dire à votre sponsor ce qui va être fait et quand.

Ne soyez pas trop ambitieux dans vos estimations parce que vous ne voulez pas préparer votre sponsor à une autre déception.

Assurez-vous d’objectifs réalistes et SMART (Spécifique, Mesurable, Agréé, Réaliste et Temporel) pour achever vos livrables de projet.

Répétez votre engagement à mener à bien le projet

Dites à votre sponsor combien vous valoriser l’opportunité de travailler pour lui/elle et d’avoir été choisi comme chef de ce projet.

Votre sponsor sera plus confiant en sachant que votre engagement sur le projet n’a pas faibli.

Quand vous traitez avec votre sponsor de projet, vous devez être compatissant et compréhensif. Donner de mauvaises nouvelles n’est en rien montrer du doigt quelqu’un et chercher où placer le blâme.

Votre succès ne se mesure pas à votre capacité à convaincre votre sponsor que vous avez « raison ».

Votre succès est mesuré par combien de votre sponsor vous apprécie et a confiance en vous.

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