La RAM, Responsibility Assignment Matrix, ou Matrice d’Affectation des Responsabilités sert à documenter les rôles et responsabilités de chacun dans le projet.
Cet outil, qui prend la forme d’un tableau (qui croise la structure de décomposition du projet/WBS et les ressources de l’organisation) permet au chef de projet de lister les participants au projet ainsi que leur(s) responsabilité(s).
Le RACI est l’exemple de RAM le plus utilisé, a pour point de départ le croisement de la structure de découpage de projet ou SDP/WBS avec les ressources du projet.
« Qu’est-ce qui différencie les projets des activités régulières ? »: Lors de votre prochain entretien pour un job de chef de projet, cette question pourrait fort bien vous être posée.
Une lettre d’un chercheur en physique au Laboratoire Lawrence Livermore du nom de Tom Hirshfield. Tom y partageait quelques principes de base qu’il avait personnellement trouvés utile dans son travail et à utiliser comme bon vous semble dans le votre.
Voici quelques-unes des étapes sur lesquelles je plancherais pour préparer un plan à 90 jours que je pourrais proposer à mon futur employeur dès les premiers entretiens…
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Les désaccords et conflits font partie de notre travail de propriétaires de produit et chefs de projets. Nous travaillons avec une grande variété de personnes de départements différents et il est tout simplement naturel que nous ne soyons pas toujours d’accord et parfois nous confrontions. Mais naviguer sur les conflits de manière constructive peut être stimulant. Cet article partage mes recommandations pour manager les gens difficiles et adresser avec succès les conflits.
C’est un challenge on ne peut plus courant
“Vous ne parvenez pas à vous décider. Je regrette vraiment que cette fois, vous ne nous ayez pas donné de priorités claires.” a dit Jane de manière accusatrice à la fin de l’atelier en sortant de la pièce. [1] Je ressentis ceci comme une gifle, une attaque délibérée. Comment pouvait-elle dire quelque chose d’aussi faux ?
Cette histoire vous semble-t-elle familière ? Je constate que en tant que chefs de produit et propriétaires de produit, nous devons parfois composer avec des parties prenantes et membres d’équipe stressés, agressifs, inutiles, ou avec des personnes qui sont juste difficiles.
Si nous réfléchissons à la nature de notre travail, cela ne devrait pas nous surprendre : le management de produit est autant une affaire de personnes que de produits. La friction et le conflit apparaissent généralement quand des personnes de départements différents travaillent ensemble. Qui plus est, l’innovation et la collaboration efficaces sont seulement possibles si nous pouvons tirer parti du conflit et du désaccord. [2]
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N’ignorez pas le conflit
Il serait facile de mettre la question de côté et oublier ce que Jane a dit. Avec tant de choses réclamant votre attention, devriez-vous vraiment vous inquiéter de la remarque de Jane ? Mais qu’arriverait-il vraiment si vous ignoriez le conflit ?
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Les chances sont grandes que vous gardiez du ressentiment envers Jane, même si vous n’en êtes pas pleinement conscient. La prochaine fois, quand vous vous rencontrerez, cela pourrait vous faire dire quelque chose que vous regretterez plus tard et qui ne ferait qu’empirer les choses. Qui plus est, tolérer un mauvais comportement crée un précédent et une atmosphère de travail malsaine: le manque de respect invite le manque de respect.
Donc, n’ignorez pas le conflit. Voyez-le comme une opportunité d’améliorer votre pratique de management de produit et vos capacités de leadership. Bien sûr, ceci est parfois plus facile à dire qu’à faire : Aborder le sujet exige du courage. Jane pourrait être une personne puissante ou influente comme une partie prenante sénior. De plus, vous devez réfléchir honnêtement à vos propres intentions et actions et être ouverts à l’idée de changer votre comportement.
Regagnez votre maîtrise de vous
Quand je suis exposé à un comportement hostile, cela peut être difficile pour moi de ne pas perdre mon calme. Mais avant de répondre à Jane et lui dire ce que vous pensez, arrêtez-vous et réfléchissez. Prenez conscience de votre propre état, de comment vous vous sentez. Êtes-vous déçu, vexé, ou fâché ? Si c’est le cas, c’est OK. Mais prenez en compte que vos pensées négatives et vos émotions altèrent votre perception; elles rendront malaisé d’avoir une conversation constructive avec Jane.
Qui plus est, la négativité affecte votre propre bien-être; elle vous rend malheureux. « S’accrocher à son irritation a dit une fois un homme sage, ressemble à saisir un charbon ardent dans l’intention de faire mal à quelqu’un d’autre : la seule chose certaine est que vous serez brûlé.« [3] Même si la colère, la crainte, ou les soucis semblent avoir une forte emprise sur vous, ils s’affaibliront et partiront si vous ne les alimentez pas. Reconnaissez-les, mais ne ne les suivez pas et ne vous identifiez pas à eux.
De plus, pensez aux qualités positives de la personne difficile. Jane ne peut sûrement pas être toute méchante et mauvaise. Pensez aux moments où vous avez vu Jane aider d’autres personnes, apporter une contribution constructive, ou commettre d’autres actes de bonté. Rappelez-vous que quelqu’un qui agit mal doit être profondément malheureux à l’intérieur. Cela vous aidera à faire preuve d’empathie avec la personne difficile et développer de la compassion, plutôt que de diaboliser l’individu et lui tenir rancune. Finalement, dites-vous que comme ces personnes, nous avons tous agi de façons inopportunes et avons dit des choses hostiles; je ne suis certainement pas parfait.
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Mettez les choses en perspective
Demandez à vous pourquoi vous percevez la personne comme difficile. Qu’est-ce qui rend cette personne si difficile à gérer ? Pourquoi avez-vous répondu de la façon dont vous l’avez faite ? Pourquoi la remarque de Jane vous a-t-elle fait vous sentir fâché ou blessé, par exemple ? Était-ce purement à cause de ce que Jane a dit, ou cela a-t-il plutôt à faire avec vous ?
Je remarque que ma propre réponse à un comportement inadéquat est particulièrement forte quand mes opinions et croyances profondes sont mises en cause. Si je me considère comme quelqu’un de décisif et qui sait ce qui est bon pour son produit, je vais probablement être plus affecté par les remarques de Jane indépendamment de son intention. De même, je constate que quand je suis stressé ou tendu, tout mauvais comportement est plus mal ressenti que quand je suis détendu et relax.
Finalement, regardez les faits et considérez calmement ce qui est en réalité arrivé. La remarque de Jane pourrait avoir ressemblé à une gifle. Mais a-t-elle eu l’intention d’être désagréable ? Avez-vous contribué au conflit d’une quelconque façon ? Y-avait-il eu quoi que ce soit de négatif que vous pourriez avoir dit ou fait à Jane, intentionnellement ou involontairement ? Cela n’excuse pas le comportement de Jane, bien sûr. Mais ça aide à mettre les choses en perspective et à passer de mettre le blâme sur Jane à résoudre le conflit.
Répondez habilement
Quand vous rencontrez Jane pour aborder la question, approchez la réunion dans l’intention de comprendre et réconcilier, pas de gagner. La résolution de conflit n’est pas prendre le dessus sur l’autre personne; c’est développer une perspective partagée sur ce qui est arrivé, convenir des changements exigés et reconstruire la confiance.
Partagez votre perspective et votre expérience de façon constructive et soyez gentil : Jane peut ne pas être (pleinement) consciente de ses actions et leur impact sur vous. En même temps, soyez honnête et ferme. Utilisez la première personne « Je »; décrivez ce que vous avez vu et entendu et comment ceci vous a affecté. Par exemple, “Je t’ai entendu questionner ma capacité à donner les priorités et prendre des décisions de produit efficaces; puis j’ai constaté que tu es partie sans me donner le temps de répondre. Je me suis par conséquent senti fâché et déçu.”
Séparez la personne de la question. Ne blâmez pas ni attaquez l’autre personne, ne généralisez pas (“c’est typique de toi”), ne parlez pas de ce que d’autres gens peuvent avoir dit (“John le dit aussi”), ne spéculez pas (“c’est probablement parce que tu n’as pas obtenu ce que tu voulais à la réunion précédente”). Écoutez avec un esprit ouvert et essayez de suspendre toute forme de jugement. Nous détenons tous un morceau de la vérité.
Offrez votre aide et faites des suggestions constructives pour résoudre le problème. Suggérez des changements que vous êtes prêts à faire, comme, “je t’inviterai dorénavant aux ateliers de planification produit pour que tu comprennes mieux la totalité des contraintes dont nous devons tenir compte en priorisant l’arriéré de produit,” ou “j’écouterai plus soigneusement tes suggestions ainsi tu ne te sentiras plus ignorée ni sur la touche.”
Exposez les changements positifs que vous souhaitez, par exemple, “cela m’aiderait vraiment si tu essayais d’être plus patiente et compréhensive,” ou “ce serait top si tu pouvais me faire savoir plus tôt si tu estimes que l’on n’entend pas assez ton avis.”
Souvenez-vous : Bien que vous vouliez être gentil et bienveillant, vous n’êtes pas responsable des pensées et des sentiments de l’autre personne. Vous pouvez encourager une autre personne à changer. Mais vous ne pouvez pas faire changer son attitude et comportement à qui que ce soit.
Passez à autre chose
Si tout marche, vous avez composé avec Jane et avez convenu d’une manière d’avancer. Il reste alors à renforcer la relation et rétablir entièrement la confiance qui pourrait avoir été perdue. C’est en travaillant ensemble aussi bien qu’en socialisant, par exemple, prenant le café ou déjeuner ensemble, que cela se produira.
Si la conversation s’est mal passée, considérez quelles sont les prochaines étapes. Devriez-vous parler de nouveau à Jane ? Devriez-vous impliquer quelqu’un qui peut servir d’intermédiaire ? Devriez-vous faire remonter le problème ? Parler à votre manager ou ScrumMaster / Coach pourrait vous aider à choisir l’action appropriée.
Notes
[1] Jane est un caractère factice. Je suppose que le conflit peut être résolu par les gens impliqués contrairement aux transgressions sévères comme la violence ou le harcèlement sexuel. Dans le doute, impliquez votre manager et le département des ressources humaines.
[2] Le modèle de construction d’équipe de Tuckman, par exemple, suggère que les gens doivent gérer le conflit avec créativité pour être capables de travailler ensemble efficacement.
[3] Cette citation est souvent attribuée à Bouddha mais elle pourrait provenir en réalité de Buddhaghosa.
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Nous nous interdisons souvent trop de choses dans nos projets.
Nous avons une tendance naturelle à nous auto-censurer. Hors, pour dépasser les attentes de nos clients et de nos équipes projets, il faut souvent aller juste un peu plus loin que ce qui est demandé ou attendu: Livrables, qualité, délais, ambiance de travail…
C’est en étonnant que l’on peut faire une réelle différence dans le business et dans les relations avec ses équipes, sponsor et clients.
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Dream Team, management à la suédoise, industries friandes en PMs, nouvelles certifs du PMI et 24 questions pour découvrir les leçons de votre dernier projet !
La réunion de lancement, aussi appelée « kick off », se doit donc d’être efficace mais surtout convaincante.
➤ En 2016 une étude de Google portant sur 180 équipes a révélé que la composition de l’équipe ne détermine pas la performance, mais la manière dont les membres interagissent entre eux oui.
Récemment, un ami est parti en Suède prendre un poste de manager. Pour résumer en un mot ses premiers mois : galère (ou Vasa pour faire plus local).
Si comme le Vasa, son style de management a failli couler à sa première sortie en baie de Stockholm, c’est pour la non prise en compte d’oppositions de valeurs et de traits de personnalités.
J’ai accumulé au fil de mes projets, lectures et expérience de très nombreuses questions à (se) poser avec son équipe et ses parties prenantes en fin de projet ou, mieux, à la fin de chaque phase ou passage de jalon majeur.
Retours d’expérience et exemples à l’appui : Prince2 fonctionne aussi très bien dans les petites structures !
[Téléchargement gratuit] QRP International a demandé à deux experts #PRINCE2, Fabio Savarino et Sessien armel Quirino de partager leurs conseils et des exemples sur la façon d’adapter une méthode de management de projet comme PRINCE2 pour les projets à petite échelle.
Ce livre est un guide très accessible pour devenir un chef de projet ou s’améliorer dans ce domaine complexe, particulièrement si vous travaillez dans l’informatique et les nouvelles technologies.
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Les compétences nécessaires, attitudes et responsabilités y sont détaillées ainsi que les outils, méthodes et techniques pour les chefs de projet, sans oublier les approches Agiles, le management des risques et la gestion du changement.
Vous trouverez aussi dans ce guide les meilleures pratiques de management des parties prenantes et des aspects financiers.
De plus, les opportunités d’évolution de carrière pour les chefs de projet sont proposées et des études de cas, astuces et ressources utiles sont incluses en fin de chaque chapitre.
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Les débutants qui prennent leur premier job de management de projet ont besoin de quelqu’un pour les guider et les aider à passer l’environnement agité, cependant productif de ces tâches : un mentor.
Pour un néophyte de la gestion de projet qui est encore un peu dépassé par les responsabilités qu’on lui a données, il ou elle a certainement besoin d’un mentor de projet pour traverser la tempête.
Si vous êtes déjà un mentor de chef de projet, vous êtes déjà familiers avec cette situation; vous décelez les erreurs des débutants et êtes un peu frustré lorsqu’ils s’avèrent incapables d’accomplir le travail que l’on attend d’eux. Alors, vous appliquez les méthodes nécessaires pour les aider à sortir de leur tracas et à évoluer par eux-mêmes.
Si vous n’êtes pas encore un mentor de projet, mais voulez le devenir, voici quelques étapes pour vous assurer que votre protégé recevra autant de formation qu’il ou elle lui en faut pour survivre dans le management de projet.
1. Soyez disponible
Votre protégé posera beaucoup de questions sur ses missions, les membres d’équipe, l’organisation et les détails du projet dans un ensemble. Faites-vous un devoir d’être accessible à tout moment, au bureau ou juste via courriel ou appel téléphonique. Si vous voulez être un mentor de projet efficace pour votre débutant, vous devez être ouvert à la communication où que vous soyez.
2. Soyez authentique
La sincérité est le meilleur cadeau et la caractéristique qu’un mentor de projet doit posséder parce que cela reflète ses intentions et son engagement face à ses obligations. N’inventez pas d’histoires pour impressionner votre protégé car le protégé perdra confiance et foi en vous. Vous devez dire la vérité telle qu’elle est à votre étudiant : que parfois des situations pénibles se produisent au bureau ou entre des membres qui auront des disputes qui peuvent parfois devenir un énorme problème pour l’équipe. Être honnête envers votre protégé le laissera voir et apprendre que malgré la collaboration et l’accomplissement de ses devoirs, des facteurs négatifs peuvent s’approcher à pas de loup et en surprendre plus d’un.
3. Donnez leur de la visibilité
Présentez votre protégé à d’autres personnes dans l’organisation. Lui fournir ce degré d’exposition le fera très probablement remarquer de personnes plus haut placées. De bons mentors de projet laissent leurs « mentorés » faire face à toute la hiérarchie de l’organisation; même s’ils ou elles sont toujours assez nouveaux. En sus d’être un mentor de projet, soyez leur guide et présentez aussi votre étudiant aux autres départements.
4. Partagez, ouvrez-vous de vos échecs
Les étudiants aiment entendre parler leur mentor de leurs histoires héroïques de réussite à partir de rien. Cela leur donne la motivation de travailler dur pour atteindre la position même où se tient actuellement le mentor. Laissez votre débutant comprendre que les erreurs font partie de l’apprentissage de son travail en rapprochant votre histoire de ses situations immédiates. Chacun commence de quelque part après tout.
5. Donnez de l’espace a votre protégé pour grandir
Comme un oiseau, vous devez laisser votre protégé apprendre comment voler. Cela signifie leur donner une chance de grandir en tant qu’employé, et en tant que personne aussi. Abstenez-vous de les charger de tâches du matin au soir. Guidez-les à travers les phases du projet et une fois que vous pensez qu’ils savent faire, laissez-les analyser et accomplir leurs devoirs de leur propre façon. Pendant cette période, vous devez toujours être un mentor de projet qui reste proche et évalue leur progrès.
6. Filtrez les informations
Votre protégé a besoin d’autant d’information qu’il ou elle le peut pour être pleinement conscient de l’organisation, du projet et des tâches qui lui sont assignées. Puisqu’il fait maintenant partie des réunions, ne l’oubliez pas dans la conversation et demandez son avis. Mais gardez à l’esprit que certaines informations doivent rester secrètes dans certaines circonstances. Ce n’est pas leur cacher quelque chose. Ils doivent comprendre que certaines informations sont sensibles et que tout un chacun n’est pas autorisé à y avoir accès.
Les conseils dans la durée devraient être un autre rôle pour les mentors de projet quand leurs étudiants grimpent dans la hiérarchie de l’entreprise. Vous devez être toujours prêts à les écouter et à leur fournir du conseil quand ils en ont besoin et rester une balise d’espoir quand les choses commencent à devenir un défi pour eux.
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Posez vous la question: « Comment fonctionne l’entreprise dans laquelle je travaille ? »
Est-ce d’une manière créative et flexible, ou plutôt bureaucratique et méthodique ? Plusieurs types de cultures peuvent exister dans un groupe d’employés ; et ils peuvent généralement être définis de deux manières.
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Bien sûr, les deux cultures organisationnelles, rigoureuse et souple, présentent des avantages et inconvénients.
Le plus important pour le chef de projet est d’apprendre à y travailler de manière optimale pour parvenir à réussir les projets. Il est vital qu’il y crée une collaboration efficace et effective de toutes les parties prenantes.
Combien de fois avez-vous voulu prendre de vacances, mais avez pensé, j’ai juste trop à faire ?
Combien de fois vous êtes-vous plaints de combien vous étiez épuisé sans y faire quoi que ce soit ?
Combien de fois avez-vous été frustrés des longues heures où vous travaillez, mais sans vous accorder de repos ?
Selon une enquête récente, l’employé américain moyen prend seulement la moitié de son temps de vacances alloué. Pas étonnant qu’ils souffrent d’être surmenés, écrasés et excédés. Même parmi ceux qui continuent de partir en vacances, 3 sur 5 ont reconnu faire tout de même un peu de travail. 25% ont été contactés par un collègue tandis qu’ils étaient en vacances et leur responsable est entré en contact avec 20% d’entre eux pour une question liée au travail.
Il est temps pour vous de dire “ assez est assez” et apprendre à faire passer vos besoins en premier. Prendre du repos est un bienfait pour votre santé mentale et physique et vous pouvez revenir plus productifs et efficaces. C’est du gagnant-gagnant.
Voici quatre raisons scientifiques pour lesquelles vous devriez réserver vos prochaines vacances dès aujourd’hui :
1. Réduction du stress
Une étude sortie l’année dernière par l’Association Psychologique Américaine a conclu que les vacances travaillent à réduire le stress en extrayant les gens des activités et des environnements qu’ils associent avec le stress et l’inquiétude. De même une étude canadienne de presque 900 avocats a constaté que la prise de vacances soulage le stress au travail. Les effets perdurent après les vacances, de plus : une petite étude de l’Université de Vienne a constaté qu’après s’être éloigné du travail, les vacanciers avaient moins de problèmes physiques causés par le stress comme des maux de tête, de dos et des irrégularités du rythme cardiaque et ils se sentaient toujours mieux cinq semaines après la reprise du travail.
2. Prévention des problèmes cardiaques
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De nombreuses études ont mis en évidence les bénéfices de prendre de vacances sur les maladies cardiovasculaires. Dans l’une de celles-ci, des hommes risquant des problèmes cardiaques qui avaient sauté les vacances pendant cinq ans de suite étaient 30% plus à risque de subir des crises cardiaques que ceux qui avaient pris au moins une semaine chaque année. Même l’abstinence de vacances d’une année a été associé à un risque plus fort de maladie de cœur. Les études trouvent des résultats semblables chez les femmes : celles qui ont pris des vacances une fois tous les six ans ou moins étaient presque huit fois plus à risque de développer une maladie du cœur, ou avoir une crise cardiaque, ou de mourir d’une cause coronaire que celles qui avaient pris au moins deux vacances par an. Cette statistique ne doit pas vous effrayer, mais vous persuader que les congés sont importants pour votre santé à long terme.
3. Amélioration de la productivité
Dans notre quête perpétuelle de productivité, nous sapons souvent notre capacité même de d’atteindre des niveaux maximums de performance. En faire davantage en moins de temps nous permet de prendre de l’avance et être plus productif, mais il faut une attention soutenue constante pour être vraiment productif. La société de services Ernst and Young a conduit une étude interne avec ses employés et constaté que chaque 10 heures de plus de vacances que prenaient leurs employés, leurs évaluations de performance de fin d’année s’amélioraient de 8%. Qui plus est, des vacanciers fréquents allaient significativement moins probablement quitter la société. Une autre étude par du Boston Consulting Group a constaté que les professionnels de haut niveau dont on exigeait qu’ils prennent du temps de repos étaient significativement plus productifs en général que ceux qui passaient plus de temps au travail. Quand vous êtes plus productifs, vous êtes plus heureux et quand vous êtes plus heureux, vous excellez dans ce que vous faites.
4. Meilleur sommeil
Des nuits agitées et un sommeil perturbé sont de fréquentes complaintes souvent communes et provenant du fait que nous avons simplement trop à penser tout le temps. Quand nous ne pouvons pas arrêter le bavardage dans notre tête, cela affecte notre sommeil et un manque de sommeil mène à moins de focus, moins de vigilance, une mémoire détériorée, une probabilité accrue d’accidents et une qualité de vie diminuée. Les chercheurs disent que les vacances peuvent aider à rompre les habitudes qui perturbent du sommeil, comme de travailler tard le soir ou regarder un écran rétroéclairé avant d’aller au lit. Si vous avez du stress du travail et que vous constatez que votre sommeil est perturbé à cause d’inquiétudes ou de tensions, prenez des vacances et apprenez à remettre en place votre modèle de sommeil.
Comme l’été est là, si vous avez remis vos vacances à plus tard, reconsidérez cette décision. Prenez un peu de vacances pour pouvoir mieux dormir et être plus productifs, plus détendus et plus en forme.
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Selon PM Network de Juillet 2018, la dérive de contenu reprendrait du poil de la bête.
PM Network est une publication du Project Management Institute
“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.
En effet, force est de constater dans la pratique que nous (nous-mêmes, nos clients et les parties prenantes du projet) ne savons pas de quoi nous avons besoin quand nous commençons.
Le changement est naturel et de nouvelles choses et imprévus surviennent toujours. Le client a besoin de changement. Le business, nos concurrents, les innovations… forcent le changement. Des personnes extérieures à l’équipe projet proposent de nouvelles idées. Les membres de l’équipe ont de nouvelles idées. Le changement perpétuel est la seule chose sur laquelle nous pouvons compter.
Donc arrêtons de feindre de pouvoir l’arrêter ou l’empêcher et améliorions plutôt nos capacités, processus, approches et état d’esprit pour bien le manager.
Apprécions d’apprendre de nouvelles choses
Trouvons le bon équilibre entre réactif et proactif
Adoptons un rythme raisonnable pour prendre le temps de considérer de nouvelles idées et pouvoir changer de direction
La prochaine « dérive de contenu » (Scope Creep) à laquelle vous résistez pourrait justement être le changement qui transforme votre projet un succès retentissant !
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Vous vous souvenez surement de l’article précédent (Relire l’article : ici), alors vous êtes prêts pour vous lancer en Mode Projet dans l’acquisition d’un SIRH !
Mais COMMENT et QUEL SIRH choisir ?
Les tentations sont nombreuses n’est-ce pas ?
Devant la multitude des acteurs sur le marché des SIRH, il est important de se poser les bonnes questions et vous laisser guider dans le choix.
TENTATION 1 : SaaS ou… Licence ?
Sans doute la première des tentations et questions que vous devez avoir, quelle configuration est adaptée ?
La différence entre Licence et Mode SaaS, vous la connaissez ?
On vous en touche quelques mots…La Licence est une acquisition du logiciel associée à une gestion interne des infrastructures (hébergement sur vos serveurs…).
Le mode SAAS (Software As A Service) est quant à lui, un abonnement avec une logique d’externalisation et de mutualisation de la gestion des infrastructures (serveur, réseau…).
Soyez vigilants toutefois, sous Licence, la mise à jour de la solution est souvent payante et non automatique ! Ne vous laissez pas surprendre donc, la mise à jour des règles légales (taux…) peut être en effet à votre charge et une externalisation de tout ou partie de la gestion de votre paie n’est pas possible.
Le mode SaaS séduit, grâce à la modernisation des solutions proposées en mode Cloud, de plus en plus d’éditeurs ne font que du SaaS ! et pour cause, en mode SAAS, vous n’avez plus à vous occuper de la mise à jour des données légales, les évolutions de version sont souvent incluses et l’éditeur est garant de la sécurité des données, notamment avec la nouvelle norme RGPD… tentant non ?
TENTATION 2 : INTER ou EXTER…-nationalisation de la paie ?
Souhaitez-vous garder la gestion de la paie, souvent complexe et chronophage, en interne ? Ou bien vous soumettre totalement à …un expert? … Attrayant n’est-ce pas ?
Évidemment vous l’aurez compris, pour les éditeurs ou intégrateurs qui proposent une acquisition de la solution sous Licence, l’externalisation n’est pas possible !
Le mode SAAS offre du choix :
En effet diverses prestations peuvent être proposées : Des éditeurs ne proposent que 2 modes : internalisation totale ou externalisation totale sans accès au logiciel !!!
D’autres éditeurs ont fait le choix d’une granularité très fine avec une sélection du service à la tâche de qui fait quoi !
Alors, prêt à tout …confier ?
TENTATION 3 : Serez-vous en mode …EXPERT ou COLLABORATIF ?
Fervent défenseur d’une gestion des Ressources Humaines décentralisée, d’une implication des collaborateurs dans leur développement professionnel et des managers dans la gestion de leurs équipes ?
Alors optez pour une solution collaborative avec un portail partagé : saisie des demandes de congés, demandes de formation ou compléter ses entretiens !
Si vous êtes dans le cas d’une gestion du logiciel par le service RH seulement, alors préférez une solution en mode Expert.
TENTATION 4 : ERP ou logiciels experts interfacés ?
Si gérer les interfaces et les connexions entre logiciels ne vous attirent pas, laissez-vous séduire par un ERP (progiciel de gestion intégrée) :
Il vous proposera l’ensemble des modules de gestion des Ressources Humaines (Paie, gestion des temps et absences, formation, entretien, GPEC…) !
Mais attention, la maîtrise et la performance de la solution sur l’ensemble des domaines RH n’est pas toujours garantie !
Par ailleurs, si vous veniez à ne pas être satisfait de la partie paie et vous prend l’envie de changer, c’est alors l’intégralité des modules RH qui devront être changés !
Plus sur une envie de spécialistes dédiés à chacune des thématiques RH ? Comme on vous comprend… c’est du pur délice.
La tendance aujourd’hui est de choisir des éditeurs spécifiques de chacun des domaines (recrutement, paie, GTA, formation…) et de les interfacer !
Quelques inconvénients à connaitre : Le coût additionnel est souvent plus cher, les hébergements sont démultipliés et la transmission des données entre éditeurs peut être complexe à gérer !
TENTATION 5 : toute taille, tout secteur d’activité ?
Dernière tentation et non des moindres…Certains éditeurs proposent des solutions diverses couvrant toute taille d’entreprise et tout secteur d’activité…
D’autres se sont spécialisés et ont développé leurs applications intégrant les spécificités des domaines d’activité (ex : gestion des extras pour l’hôtellerie, gestion des contrats particuliers type pigistes, journalistes…).
A vous de voir si…votre entreprise est plutôt classique ? ou revêt des spécificités en gestion des Ressources Humaines ? Soyez vigilant à ne pas vous faire aguicher !
Pour conclure sur toutes ces tentations, le choix de son SIRH ne se résume pas finalement à un jeu de hasard mais bel et bien à un ensemble de critères de sélection qui doivent être tous… murement réfléchis.
Vous l’aurez compris, pour un tel projet, le pilotage en mode Projet est de mise (cadrage, planification, plan de charge…) !
Et si vous êtes à la recherche d’un pilotage simple et efficace, le Cabinet IQar, a conçu et développé SuiteProG, logiciel de pilotage du portefeuille des projets pour une gestion rentable et opérationnelle de vos projets !
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Voici quelques commentaires des lecteurs du blog DantotsuPM sur ce sujet des leçons apprises.
Les suggestions, observations et idées que nous capturons pendant les rétrospectives ne sont pas des Leçons Apprises. Cela impliquerait que nous avons déjà appris d’elles et ne ferons plus de nouveau cette erreur. Au lieu de cela, Elles sont « des leçons à apprendre », ce qui est subtilement différent, mais qui souligne la partie la plus importante : nous devons maintenant en apprendre quelque chose.
L’apprentissage implique plusieurs étapes. David Kolb, un théoricien de l’éducation, décrit un processus en 4 étapes :
Des expériences concrètes (que nous savons déjà)
L’observation et la réflexion (ce que nos rétrospectives nous aident à identifier)
La conceptualisation abstraite (réfléchir aux problèmes et concevoir des solutions potentielles)
L’expérimentation active (essayer quelque chose de nouveau)
Ces étapes agissent comme faisant partie d’un cycle d’étude expérimental. La dernière étape, l’expérimentation active, crée de nouvelles expériences concrètes et se fonde ce que nous savons déjà.
Il est facile de confondre les actions rétrospectives d’observation et réflexion (l’étape 2) avec rassembler des leçons apprises. Cependant, ce n’est pas le cas, au lieu de cela c’est juste une étape dans le processus. Nous devons alors déterminer une solution (l’étape 3) et mener des expériences pour apprendre d’elles (l’étape 4). Seulement alors pouvons alors apprendre en réalité quelque chose.
Pour nous rappeler que réunir des idées et des suggestions d’améliorations n’est pas la même chose qu’apprendre, je suggère que nous arrêtions d’utiliser l’expression “ Leçons Apprises” et utilisions au lieu de cela des « Leçons à apprendre”.
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La plupart d’entre nous ont une ou deux mauvaises habitudes.
De ronger vos ongles à grignoter un paquet de biscuits pendant que vous travaillez (je plaide coupable), quelle est LA mauvaise habitude vous voudriez éradiquer ?
Mais est-ce qu’il est possible de casser une mauvaise habitude
Oui, ça l’est. Et il y a une grande richesse de stratégies que vous pouvez essayer. En voici douze qui viennent à l’esprit.
Intention
Le premier pas évident est de décider quelle habitude vous n’aimez pas et ce que vous voulez y faire. Casser les habitudes n’est pas facile. Donc vous avez besoin d’une ferme intention. Donc, commencer par lister les raisons pour lesquelles cela doit changer. Quelle est la force de votre intention ?
Retards
Nous faisons les choses qui sont faciles. Et la plupart des habitudes tombent dans cette catégorie. Que pouvez-vous faire pour rendre votre habitude juste un peu plus difficile à faire ? Pouvez-vous introduire un retard. Par exemple: Vérifier votre mur Facebook. En fermant complètement l’application, vous créez une petite barrière à y jeter rapidement un coup d’œil.
Distance
La distance travaille de la même façon que les retards. Déplacez les biscuits dans un buffet éloigné et vous introduisez un peu de friction entre vous et le grignotage. Vous pourriez par exemple éliminer Facebook de l’écran d’accueil de votre téléphone.
Responsabilité
Demandez à un copain de tenir les comptes sur votre habitude. Parfois, la nécessité de reconnaître chaque échec – ou d’être fier de vos succès – est suffisant pour motiver votre bon comportement.
Environnement
Nous faisons ce que font les gens autour de nous. Aussi, choisissez un environnement où les gens avec qui vous êtes font les choses vous voulez faire et n’ont pas la mauvaise habitude que vous voulez briser.
Être attentif
Les habitudes sont des comportements automatiques. Il est plus facile de les casser si vous pouvez être attentif à ce que vous faites. Vous former à être attentif vous aidera à être conscient de l’habitude avant que vous ne la satisfaisiez.
Déclencheurs
Quelles choses déclenchent votre comportement habituel ? Si vous pouvez les découvrir, éliminez les déclencheurs, ou utilisez les pour déclencher ‘un moment d’attention’. A ce moment-là, vous prenez conscience du choix : habitude ou pas habitude.
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Stress
Le stress est un déclencheur usuel pour de mauvaises habitudes. Et il y a beaucoup de stress dans l’air, une des raisons pour mon séminaire : « ce n’est pas le stress qui fait des dégâts … » est si populaire. Alors, réduisez le niveau de stress dans votre vie.
La Deuxième Édition de Brilliant Stress Managementreste toujours mon livre de plus fort succès … de très loin.
Ennui
Un autre déclencheur pour de mauvaises habitudes est l’ennui. Tenez une liste de choses que vous pourriez faire. Et prenez des pauses appropriées entre elles pour soulager l’ennui avec un bref intermède.
Bonnes Habitudes
Il est souvent beaucoup plus facile de trouver une bonne habitude pour remplacer la mauvaise, que d’éliminer la mauvaise habitude sans rien pour la remplacer. Remplacez les biscuits par un fruit, échangez Facebook contre un article de lecture de qualité. Pensez à une habitude qui pourrait changer votre vie en mieux. Vous pouvez l’exercer au lieu de la mauvaise.
Nouveaux déclencheurs
Nouvelles habitudes = nouveaux déclencheurs. Que pouvez-vous créer comme rappels pour faire la nouvelle chose ? L’association mentale est une façon de reprogrammer votre esprit pour prendre un ancien déclencheur et l’associer avec la nouvelle habitude. Visualisez le vieux déclencheur et choisissez mentalement la nouvelle habitude. Puis, visualisez-vous adoptant la nouvelle habitude et le plaisir qu’elle procure. Tout que vous devez faire est stopper l’automatisme de cet ancien déclencheur vers la mauvaise habitude.
Dérapage
Que croyez-vous ? Vous êtes humains. Vous déraperez. Ce n’est pas un échec : c’est le progrès. Vous pouvez déraper seulement si vous avez commencé à établir un nouveau modèle. Ne battez pas la coulpe et ne perdez pas courage. Prenez votre erreur comme un signe de succès. Comme des symptômes de manque disent à votre corps que les niveaux de drogue ont baissé significativement, les erreurs vous disent que votre habitude se relâche.
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Avez-vous une liste de choses à faire (To-Do List) encombrée et surchargée ?
Essayez-vous de tout accomplir, seulement en vous consommant et finissant par vous sentir toujours plus en retard ?
S’il en est ainsi, vous n’êtes pas tout seul.
En lisantThe New Rules of Work, un nouveau livre des co-fondateurs de The Muse, vous trouverez une stratégie alternative de To-Do List dont j’ai pensé qu’elle valait la peine d’être partagée.
Voici la stratégie :
N’importe quel jour donné, supposez que vous pouvez seulement accomplir une grande chose, trois choses moyennes et cinq petites choses et réduisez votre To-Do liste à ces neuf choses.
Visuellement, cela pourrait donner :
Simple, non ? Vous voudrez probablement toujours tenir une liste de référence de toutes les choses de votre liste (les avoir écrites ou stockées sous forme digitale est bien meilleur que d’essayer de se les rappeler), mais cette liste est avant tout de la priorisation.
Livre sur Amazon
Il est important de faire des progrès sur les grandes choses. Cependant, la plupart d’entre nous ont aussi et toujours de petites choses à compléter dans leur liste. Et bien sûr, certaines choses ne sont pas tout à fait ni grandes ni petites, elles sont entre les deux.
Vous ne pouvez pas faire cinq grandes choses par jour. Mais vous pouvez faire cinq petites choses. Choisissez donc une grande chose, trois choses moyennes et cinq petites choses. Mettez-vous alors au travail !
La Gestion des Ressources Humaines, simple romance administrative du personnel ? Quenini !
Cette discipline vit une profonde mutation depuis plusieurs années et est considérée comme un véritable levier de performance dans les organisations.
Yohann Romand
Devant la complexité réglementaire, stratégique, les besoins de reporting, de partage des données etc. les entreprises qui décident de se lancer dans un projet de mise en place et/ou de modernisation de leur Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) seraient-elles un peu …masos ?
Pas impossible… ! Mais notre expert du SIRH a un secret : Piloter la mise en place d’un tel Système d’Information doit relever d’une gouvernance en projets parfaitement …huilée…
Yohann ROMAND nous livre ici ses 7 directives pour vous garantir un maximum de…succès !
DIRECTIVE 1 : PRÉPAREZ ET ANTICIPEZ VOTRE PROJET SIRH
La mise en place d’un SIRH est un projet complexe avec des enjeux stratégiques, politiques, managériaux, opérationnels et techniques : D’où l’importance d’y accorder réflexion et préparation !
Se lancer ‘tête baissée’ sans prendre le temps de poser les bases est le principal écueil que l’on constate lorsque nous sommes sollicités en mode ‘pompiers’ pour redresser un projet SIRH.
Plusieurs projets à l’intérieur d’un projet qu’on vous dit !
Audit, sélection de l’outil, paramétrage, déploiement autant d’étapes qui en fonction des organisations et du périmètre du SIRH peuvent être pilotées sous forme de Projets à part entière.
DIRECTIVE 2 : AUDITER ET RÉDIGER SON CAHIER DES CHARGES
Ce travail de préparation doit être matérialisé par un audit des pratiques et des besoins. Le point de départ essentiel pour un cahier des charges opérationnel !
Les bénéfices de prendre le temps d’un audit ?
Structurer votre démarche, définir les problématiques à traiter, identifier et hiérarchiser les besoins pour mieux anticiper les contraintes et risques du projet.
Ma recommandation complémentaire : partagez et validez ce livrable avec vos parties prenantes et obtenez le consensus sur les attentes fonctionnelles, techniques et financières.
DIRECTIVE 3 : CONSTITUER L’ÉQUIPE PROJET & SA COMITOLOGIE
Qu’on ne s’y trompe pas, la mise en place d’un SIRH n’est pas un projet interne au service RH !
C’est un projet transverse qui touche plusieurs métiers : DAF, DSI et l’ensemble des services lorsque le logiciel est en mode collaboratif.
Un projet de cette ampleur ne peut être mené à bien sans une équipe constituée et réfléchie à l’avance.
La mise en place de comités projets et comités de pilotage seront vos appuis pour un suivi régulier, favoriser une prise de décision lorsque nécessaire et limiter les dérives de planning de votre Projet.
DIRECTIVE 4 : DÉFINIR UN PLAN DE CHARGE
Le temps est compté ! La concurrence entre activités courantes et projet SIRH doit être maitrisée !
Pour cela, il vous faut un plan de charge clairement établi. Réfléchir à la charge de travail que représente ce type de projet, évaluer le nombre de jours/homme global et quelles ressources seront affectées au projet est un passage obligatoire.
On vous le redit : Une mauvaise anticipation et un manque de disponibilité peuvent générer un décalage, voir une suspension ou annulation de votre projet !
DIRECTIVE 5 : ÉLABORER UN BUDGET
On vous l’accorde l’élaboration du budget prévisionnel d’un projet SIRH est complexe.
Il est cependant une condition sine qua non pour sélectionner efficacement les outils, les services proposés par l’éditeur, faire votre choix d’hébergement…
Une erreur que nous constatons souvent : Attendre les propositions tarifaires des éditeurs et choisir au moins disant ou ne pas prévoir les coûts périphériques à l’acquisition du SIRH (journées homme, interfaces avec les autres outils, accompagnement par un prestataire…) !
Le risque encouru ? Un abandon du projet, un décalage avec les attentes du service RH voire un désamour vis-à-vis de l’outil.
Sachez que la plupart des SIRH propose des modules sous forme de briques additionnelles. C’est une solution pour étaler les coûts dans le temps. Se rappeler que ce budget ne doit pas être perçu comme une dépense mais comme un investissement !
DIRECTIVE 6 : OUTILLER LA DÉMARCHE PROJET SIRH
En dehors du cahier des charges interne rédigé dans le cadre de l’audit des besoins, il est important de se doter d’outils à chaque étape de votre projet.
Pour le choix des éditeurs ? un cahier des charges fonctionnels à compléter, une grille tarifaire comparative avec des scénarii différents ou une matrice de scoring selon des critères définis.
Un macro-planning avec plan de charge associé, un cahier de recette interne, un plan de communication vous aideront également pour les étapes suivantes à faciliter le bon déroulement et faire du projet SIRH un succès.
DIRECTIVE 7 : SOYEZ A L’HEURE, PLANIFIEZ !
Tout en même temps et le plus vite possible ! Tel est l’adage qui est sûr de faire échouer le projet !
Il est primordial de prévoir un délai raisonnable pour la mise en place d’un SIRH : N’oubliez pas que vous avez une multitude d’acteurs qui doivent se coordonner en fonction de leurs interventions respectives.
Le temps nécessaire à chaque phase doit être anticipé et respecté. Un décalage au cours d’une des phases est difficilement rattrapable, il peut considérablement désorganiser la coordination établie au départ et générer un retard croissant au fur et à mesure de l’avancement.
En conclusion, vous l’aurez compris, pour un projet SIRH maitrisé, le pilotage en mode Projet est de mise (cadrage, planification, plan de charge…) !
Et si vous êtes à la recherche d’un pilotage simple et efficace, le Cabinet IQar, a conçu et développé SuiteProG, logiciel de pilotage du portefeuille des projets pour une gestion rentable et opérationnelle de vos projets !
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Certaines personnes risquent de monopoliser le temps de parole sans jamais écouter ni laisser de place aux autres pour s’exprimer.
Si vous êtes le facilitateur et/ou organisateur de la réunion, il est de votre responsabilité de les gérer !
Si vous n’êtes que participant et que l’organisateur ne réagit pas, vous allez perdre de précieuses minutes si vous ne stoppez pas cela par exemple en ramenant la discussion sur l’ordre du jour…
Cette idée sera développée dans un billet à paraitre demain 11 Juin !
CSP est partenaire de DantotsuPM
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La toute dernière chose à ajouter à un courriel/email important est l’adresse électronique du destinataire.
Écrivez le texte, sauvez-le en tant que brouillon et, une heure plus tard, ajoutez l’adresse électronique du destinataire puis tapez sur envoi.
Il n’est pas évident que vous deviez jamais envoyer une longue prose, mais si vous le faites, écrivez-la d’abord dans une application de prise de notes, puis copiez, collez et envoyez.
Envoyez ce courriel/email quand vous êtes prêts, pas avant.
Il n’y a pas de bouton de ‘rappel’.
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Comme le mentionne souvent Melanie Franklin, pour réussir à embarquer votre management et les membres de votre équipe, il faut commencer par comprendre les raisons des résistances potentielles, puis apprécier leurs impacts, planifier comment les manager et vérifier la préparation à accepter les changements apportés par votre projet.
Donc, les résistances vous forcent à réussir à condition de bien les identifier et de les affronter avec la bonne préparation !
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La RAM, Responsibility Assignment Matrix, ou Matrice d’Affectation des Responsabilités sert à documenter les rôles et responsabilités de chacun dans le projet.
