10 Project Portfolio Management Benefits You Need To Know
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Une compréhension plus claire du management de portefeuille de projet vous aidera à comprendre les bénéfices qu’il apporte à une organisation. La gestion de portefeuille est plus que la simple organisation de projets en un portefeuille; elle permet aussi aux sociétés de libérer du temps et des ressources et créer de la transparence en termes de tâches et de processus décisionnel. Des bénéfices en management de portefeuille de projet varient et sont toujours très utiles à une organisation. Les sociétés doivent être conscientes de cela pour comprendre ce qu’apporte la gestion de portefeuille de projet. Elle évite la gestion de projet traditionnelle; les projets sont moins vulnérables aux risques et ont une plus grande chance de succès si la gestion de portefeuille est en place. La gestion de projet est toujours une discipline importante, mais avec le management de portefeuille de projet, les organisations sont capables d’accélérer leurs projets, de créer des données précises et de détecter des projets redondants ou superflus.
Quels sont les bénéfices du Management de Portefeuille de Projet
Ci-dessous sont listés Dix Bénéfices du Management de Portefeuille de Projet qui aideront votre projet à recevoir l’attention qu’il mérite. Ces bénéfices sont aussi accompagnés par le Bureau de Management de Projets (Project Management Office / PMO) pour améliorer votre taux de succès dans les projets.
#1 : Le processus décisionnel est meilleur et plus transparent
Il est crucial que la collaboration soit mise en œuvre dans les projets de l’organisation. Ceci est rendu possible par la gestion de portefeuille de projet. Grâce à elle, il y a une transparence parmi les membres d’équipe et dans les tâches qui leur sont assignées. Personne ne peut décider seul de quels projets devraient être mis en attente et lesquels devraient être dans la liste de haute priorité. C’est un effort d’équipe avec un poids égal aux opérations, processus et activités projets. De plus, il n’y aura aucun problème de dissémination de l’information quand chacun est informé et conscient d’où en est exactement un projet spécifique.
#2 : Les risques sont mieux managés
Il pourrait être votre allié dans le business, mais le management de portefeuille peut aussi être votre ennemi si pas compris et utilisé correctement. C’est pourquoi vous devez comprendre à la fois sa fonction et sa discipline avant de plonger en eaux profondes. Cela ressemble à la lecture d’un livre; comprenez l’idée entière avant de donner un avis.
Les risques dans la gestion de portefeuille de projet prennent diverses formes: gouvernance, gestion de ressource et finances. On devrait considérer ces facteurs en analysant les risques dangereux qui menacent votre projet; évaluez chaque angle et utilisez la gestion de portefeuille de projet dans votre intérêt. Quand vous l’exécutez, la gestion de portefeuille vous aide alors à déterminer quels projets devraient être abandonnés en raison des contraintes de ressources ou des budgets insuffisants.
#3 : Les ressources sont utilisées de manière plus efficace
Une organisation sans PMO signifie qu’il sera difficile d’augmenter ou utiliser ses ressources efficacement et effectivement. Souvenez-vous que l’on considère les ressources humaines comme les ressources les plus cruciales et essentielles qui puissent exister dans une organisation. Si votre société manque des mains, d’intelligence et de compétences, attendez-vous à ce qu’elle tombe en ruines. Faites preuve d’intelligence dans le choix de vos ressources; certaines sociétés exigent des certifications dans les CV des postulants. Les compétences, talents et expertise sont des trésors pour des sociétés et cela augmentera quand vous aurez mis en place PMO et PPM. L’identification de chacune de vos compétences et ressources vous permettra de correctement distribuer les tâches.
#4 : Le portefeuille de projets apporte davantage de valeur
Et pas seulement au bénéfice de vos projets, cette valeur créera aussi pus d’influence auprès de vos parties prenantes. Cela signifie une accroche pour les intéresser davantage à vos projets et à la structure générale du PMO. Les projets sont non seulement mesurés sur combien de temps il faut pour les achever mais aussi la stratégie et les processus qui viennent avec. Quand vous prenez soin de votre PMO et PPM, vos projets et rapports ne nécessiteront pas un long processus et comme le temps est précieux pour vos parties prenantes, la capacité à en sauver en peu signifie beaucoup. Quand vous prouvez la valeur de vos projets aux parties prenantes, cela crée du confort et de la confiance de leur part. Cela, à son tour, les rendra plus intéressés par vos projets futurs et ce que votre organisation abordera ensuite.
#5 : Le succès est continu et se poursuit dans le temps
Votre PMO augmente le taux de réussite et la structure qui peut aider à ces succès. Comment peut des projets peuvent-ils atteindre systématiquement le succès ? Routine. Cela signifie avoir un processus standard dans chaque projet. Le programme, des procédures, des tâches : tous devraient être standardisés pour empêcher les changements inutiles qui peuvent perturber le flux de vos projets. Gardez à l’esprit que les leçons apprises sont cruciales car cela vous permettra de déterminer vos erreurs et échecs passés et les transformera en guide plutôt qu’une expérience que vous auriez préféré ne pas avoir connue en premier lieu.
Abstenez-vous de changer complètement vos pratiques et persévérez avec celles que chacun maitrise. Même si vous allez informer chacun des changements, il n’est pas sain de continuer à changer et modifier sans cesse des processus. Cela crée juste de la confusion et c’est consommateur de temps.
#6 : Les projets sont mieux alignés sur les objectifs de l’organisation.
Un projet qui est aligné sur le but de l’organisation est l’un des bénéfices primaires du management de portefeuille de projet. Quand vous avez réussi à aligner les projets sur les objectifs de la société, il sera plus facile suivre les problèmes que rencontre l’organisation et ses nouveaux besoins et changements.
#7 : Les investissements sont plus réfléchis.
Le coût est un des facteurs les plus cruciaux du succès de projet. Mais si vous vous focalisez trop dessus, vous perdrez de vue les bénéfices que votre organisation pourrait engranger. Cela ne signifie pas oublier le coût. En fait, le pouvoir d’investissement et les actifs de la société existent par la gestion de coût prudente.
Si vous avez investi une somme dans un projet et que le bénéfice atteint est ce même montant. Pourquoi avez-vous investi votre argent dans ce projet ? Parce que vous croyez qu’il a une valeur potentielle plus importante. Comment le savez-vous ? Parce que vous avez mis en œuvre la gestion de portefeuille de projet. Le portefeuille ne regarde pas uniquement sur les coûts, mais aussi le produit et les services attachés au projet. Le PPM crée une valeur ajoutée sur ce que vous avez investi.
#8 : La communication est grandement améliorée.
Quand vous collaborez avec l’équipe pour le succès de projet, on s’attend à ce que vous deviez communiquer pour vous comprendre entre vous et capturer les détails importants du sujet de discussion. La gestion de portefeuille de projet, après tout, promeut la transparence au sein de l’équipe impliquée. Quand chacun est informé des détails d’un projet, la collaboration et la communication sont plus faciles et la distribution des tâches pose moins de problèmes.
#9 : Les décisions en termes de continuation de projet ou pas sont claires.
L’organisation de projets dans un portefeuille a aussi l’intention d’identifier quels projets devraient être arrêtés en raison de leur manque de génération de bénéfices. Les projets peuvent aussi être abandonnés parce qu’ils perturbent l’équilibre du portefeuille. Quand l’un de vos projets a l’une ou ces deux caractéristiques, il est temps de le vendre ou le stopper.
#10 : Le pourcentage de projets réussis augmente.
Les statistiques ne sont jamais gravées dans le marbre. Elles montrent que les sociétés qui ont un PPM dans leur structure ont deux fois plus de chance de réussir leurs projets que les organisations qui n’ont pas PPM du tout. Parce qu’il aide à organiser les projets et optimiser l’utilisation des ressources, le management de portefeuille de projet augmente le taux de succès en aidant les équipes à identifier des projets superflus et réduire au minimum les risques.
Alors, comment s’emparer des bénéfices de la gestion de portefeuille de projet ?
Cela peut sembler dantesque, mais le premier pas est de comprendre ce qu’est le management de portefeuille de projet. Si vous échouez à voir ses capacités, vous ne pourrez pas entièrement saisir les avantages qui lui sont attachés. Vous pouvez savoir quels projets sont prioritaires, mais finir par donner la priorité à un projet superflu ou à celui qui n’est plus si profitable.
Avec la gestion de portefeuille, il est plus facile d’identifier quels projets doivent être entrepris. Pensez la gestion de portefeuille comme une paire de lunettes infrarouge ou une torche électrique qui vous aide à naviguer dans l’obscurité. Vous serez incapables de trouver ce que vous cherchez si vous n’utilisez ni l’une ni l’autre. C’est la même chose avec la gestion de portefeuille : si elle n’est pas présente dans votre organisation, vos projets existants échoueront ou seront à risque.
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