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Que dit ChatGPT sur la matrice des risques ?

Le par mopertodans outils et méthodesLaisser un commentaire

John Goodpasture a demandé à ChatGPT une évaluation des limites et des dangers de l’utilisation de la conventionnelle matrice de risque en management de projets : impact versus probabilité dans son format matriciel.

ChatGPT on the risk matrix par John Goodpasture

http://www.johngoodpasture.com/2023/02/chatgpt-on-risk-matrix.html

Dans une réponse « pas trop mauvaise », ChatGPT a répondu de cette façon (non édité, sauf pour le formatage du texte [et la traduction]):

La matrice des risques est un outil couramment utilisé dans le management des risques liés aux projets, mais elle présente plusieurs limites potentielles, notamment :

  1. Simplification excessive : Une matrice de risque peut réduire les facteurs de risque complexes en valeurs numériques et en couleurs simples, ce qui peut entraîner une simplification excessive du risque réel.
  2. Manque d’uniformité : Différentes personnes ou organisations peuvent utiliser des critères différents pour attribuer des valeurs numériques aux risques, ce qui entraîne des incohérences dans l’évaluation des risques.
  3. Fausse impression de précision : L’utilisation de chiffres et de couleurs dans une matrice de risque peut donner une fausse impression de précision et d’exactitude, même si l’évaluation des risques sous-jacente peut être subjective et fondée sur des renseignements limités.
  4. Manque de contexte : La matrice des risques ne fournit pas suffisamment de contexte ou d’information sur les risques évalués, ce qui rend difficile la compréhension des causes sous-jacentes et des répercussions potentielles des risques.
  5. Portée limitée : La matrice des risques ne tient compte que des risques qui ont été cernés et peut ne pas tenir compte des risques inconnus ou émergents.
  6. Dépendance excessive : Les matrices de risques sont souvent utilisées comme seul outil d’évaluation et de management des risques, ce qui entraîne une simplification excessive des risques complexes.
  7. Détails limités : Les matrices des risques fournissent peu d’information sur les risques individuels et n’incluent pas souvent de stratégies d’atténuation.
  8. Qualitatif vs quantitatif : L’utilisation d’informations qualitatives pour attribuer des scores de risque dans une matrice peut entraîner des interprétations subjectives et des incohérences entre les utilisateurs.
  9. Inflexibilité : Les matrices de risque sont statiques, ce qui rend difficile la prise en compte des changements dans les risques au fur et à mesure de l’avancement d’un projet.
  10. Faux sentiment de sécurité : L’utilisation de codes couleur et d’autres aides visuelles peut créer un faux sentiment de sécurité quant au niveau de risque présent dans un projet.
  11. Manque d’intégration : Les matrices de risque sont souvent utilisées isolément, sans être intégrées au processus global de management des risques.
  12. Culture et politique : La façon dont les risques sont perçus et classés par ordre de priorité peut être influencée par la culture organisationnelle et les considérations politiques.

Non mentionné : arithmétique des nombres aléatoires.

À cette liste assez complète, j’ajouterais que si l’impact et les probabilités sont donnés numériquement, indépendamment de leur calibrage ou des biais intégrés, les nombres doivent être compris comme des « nombres aléatoires » tirés de distributions statistiques (généralement inconnues).

L’arithmétique ordinaire des « nombres aléatoires » entre eux n’est pas valide. Seul le traitement statistique de leurs distributions est techniquement possible. Et c’est souvent le pas de trop.

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5 actions pour réduire au plus tôt votre exposition aux risques dans votre projet

Le par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

Quand l’exposition au risque est-elle la plus élevée dans un projet ? Est-ce au début, au milieu ou à la fin du projet ?

Five Ways to Reduce Risk Exposure Early par Harry Hall

https://projectriskcoach.com/five-ways-to-reduce-risk-exposure-early/

L’exposition au risque est en fait plus élevée au début.

Voyons donc comment réduire l’exposition aux risques dès le début de vos projets.

Pourquoi l’exposition au risque est la plus forte au début ?

Les managers de projet ont à ce moment-là le moins d’informations. L’incertitude est la plus grande.

Vous savez très peu de choses sur :

  • Objectifs du projet
  • Livrables
  • Exigences
  • Budget
  • Contraintes
  • Critères de succès
  • Disponibilité des ressources

Voici 5 activités que vous pouvez entreprendre pour réduire l’exposition au risque dès le début du projet.

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Réduisez au plus tôt votre exposition aux risques

#1 – Déterminez les parties prenantes à contacter

Avez-vous déjà vu un manager de projet ou un sponsor de projet tenir délibérément une partie prenante dans l’ignorance ?

vers un engagement efficace des parties prenantes : Relisez ce billet

Cette personne découvre le projet plus tard et exerce alors son pouvoir et son influence. Cela entraîne souvent des choses à refaire et des impacts négatifs sur l’échéancier et le budget. Identifiez vos parties prenantes tôt et cherchez à comprendre leurs préoccupations et leurs intérêts.

#2 – Mettez tout le monde sur la même longueur d’onde

Si vous demandez à deux personnes d’expliquer la raison d’être d’un nouveau projet, vous pouvez obtenir des réponses totalement différentes.

Travaillez avec le sponsor du projet, l’équipe projet et les parties prenantes pour rédiger la charte de projet initiale.

Les chartes de projet comprennent, sans toutefois s’y limiter :

  • Titre du projet
  • Description
  • Objectifs du projet
  • Livrables
  • Hypothèses et contraintes
  • Critères de succès
  • Résumé des jalons
  • Budget à haut niveau
  • Exigences principales
  • Risques majeurs (menaces et opportunités)
  • Parties prenantes

Ces éléments peuvent grandement améliorer le focus, la compréhension et l’alignement de votre équipe et des parties prenantes.

#3 – Clarifiez les objectifs de votre projet

Au début des projets, les objectifs sont souvent définis de manière vague, ce qui entraîne des malentendus.  Travaillez avec votre sponsor de projet pour définir, clarifier et communiquer les objectifs.

Objectif = Verbe + Focus + Cible + Délai

Voici une syntaxe suggérée pour les objectifs : Verbe -> Focus -> Cible -> Délai. Par exemple : « Augmenter les bénéfices de 5 % avant la fin de l’année. » L’utilisation de cette syntaxe garantit la cohérence de vos objectifs et permet de vous assurer que vos objectifs sont spécifiques et mesurables.

Le PMBOK V7 sur Amazon

Objectif.

Quelque chose vers lequel le travail doit être orienté, une position stratégique à atteindre, un but à atteindre, un résultat à obtenir, un produit à produire ou un service à exécuter. PMBOK®, 7ème édition

#4 – Identifiez les risques

Dans les premières étapes d’un projet, nous n’avons pas encore identifié les risques. Il existe de nombreux outils et techniques qui peuvent vous aider, vous, votre équipe de projet et vos parties prenantes à identifier les risques tels que :

  • Techniques de collecte d’information (p. ex., remue-méninges, entrevues, Delphi)
  • Techniques de création de diagrammes (p. ex., diagrammes de contexte, organigrammes)
  • SWOT / FFPM (c.-à-d. forces, faiblesses, possibilités et menaces)
  • Pré-mortem.  Décrivez un projet hypothétique échoué ou contesté à votre équipe de projet. Demandez à votre équipe d’identifier les risques et de déterminer les réponses aux risques.
  • Analyse des hypothèses.  Veillez à ce que les hypothèses soient examinées, comprises et documentées.
  • Liste d’invites.  Il s’agit d’une liste de catégories qui incite les intervenants à identifier des risques supplémentaires dans chaque catégorie.
  • Analyse de la liste de contrôle.  Il s’agit d’une liste de risques potentiels utilisée pour aider à identifier les risques supplémentaires.
  • Examens de documents.  Examiner les documents relatifs au projet et aux projets connexes.

De plus, vous pouvez utiliser une combinaison de techniques. Par exemple, vous pouvez faire un exercice de remue-méninges, suivi par un examen d’une checklist de contrôle.

#5 – Clarifiez les attentes des parties prenantes

Certaines personnes pensent que vous pouvez lire dans leurs pensées. Lorsque vous interagissez avec les dirigeants, les membres de l’équipe de projet et autres parties prenantes, posez des questions explicites sur leurs attentes.

Que désirent-ils du projet ? Que s’attendent-ils à ce qu’il se passe pendant le projet ? Quelles attentes n’ont pas été exprimées par eux ou par d’autres ?

À vous de jouer !

Vous démarrez un projet ? Prenez le temps d’examiner votre projet à la lumière de ces cinq principes. Épargnez-vous quelques maux de tête en aval en réduisant votre exposition au risque dès maintenant.

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5 bénéfices du diagramme réseau de planification de projet (Schedule Network Diagram)

Le par mopertodans best practices, outils et méthodesLaisser un commentaire

Manager de projet expérimenté ou pas, vous êtes probablement familier des diagrammes de réseau de planification.

Cependant, ce n’est pas parce que vous avez les connaissez que nous savez bien les utiliser…

Five benefits to creating a schedule network diagram par Kiron Bondale

https://kbondale.wordpress.com/2022/12/19/five-benefits-to-creating-a-schedule-network-diagram/

Que vous ayez suivi un cours de base en management de projet qui couvrait les pratiques pour les approches prédictives ou que vous étudiiez pour passer l’examen PMP®, vous êtes probablement familier des diagrammes de réseau de planification. Cependant, comme beaucoup d’outils et de pratiques dans le guide PMBOK, ce n’est pas parce que nous apprenons à les connaître que nous allons les utiliser.

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Si vous omettez de créer un diagramme de réseau, vous risquez de passer à côté des bénéfices qui suivent.

  1. construction d'équipeConstruire un diagramme de réseau est un exercice de « team building », de cohésion d’équipe, amusant. Que vous le fassiez sur un tableau blanc à l’aide de notes autocollantes ou sur une plate-forme de collaboration virtuelle, c’est une bonne opportunité pour les membres de l’équipe de différents domaines fonctionnels de comprendre comment nous allons progresser du début à la fin.
  2. Cela accroît l’adhésion de l’équipe aux échéances du projet. En contribuant à la création du diagramme, il y a un plus grand sentiment de propriété de l’échéancier final.
  3. Le diagramme de réseau capture la logique de planification d’une manière facile à comprendre et à expliquer. Guider une partie prenante à travers un diagramme de Gantt détaillé, en particulier lorsqu’il existe plusieurs chemins parallèles, peut être un exercice frustrant pour vous et votre public !
  4. Il est plus facile de remarquer si vous avez commis une erreur de planification. Une fois que quelques centaines de tâches sont saisies dans un outil de planification et que des dépendances ont été ajoutées, localiser une activité manquante peut être comme essayer de trouver la proverbiale aiguille dans une meule de foin. D’autre part, la navigation dans les activités dans un chemin sur un diagramme de réseau est plus intuitive et les activités manquantes et les dépendances inutiles ou manquantes peuvent être identifiées plus rapidement.
  5. Cela rend la création du planning plus efficace. Si vous avez déjà vu un manager de projet batailler pour capturer des données dans un outil de planification devant son équipe, vous apprécierez la réduction de perte de temps lorsque le même manager de projet peut prendre un diagramme de réseau complet et le saisir hors ligne dans l’outil, puis partager le produit final avec l’équipe.

Dans certaines situations, il peut être judicieux d’omettre le diagramme de réseau.

Si votre projet se prête à une approche entièrement adaptative et que la séquence des éléments de travail change fréquemment, et qu’en même temps vous devrez peut-être intégrer une compréhension des dépendances lors de la priorisation de l’arriéré de produit ou de la file d’attente de travail, un diagramme de réseau deviendrait très rapidement obsolète.

Si c’est simple et facile…

Si le projet est simple et comporte un nombre minimal de chemins réseau, un diagramme de réseau peut être exagéré. Enfin, si votre projet est très similaire à un projet historique et que vous pouvez réutiliser la planification de ce projet précédent avec un minimum d’effort, un diagramme de réseau peut aussi être inutile.

Mais en dehors de ces situations, les bénéfices de produire un diagramme de réseau en tant qu’entrée principale de votre échéancier de projet seront bien réels.

100 autres leçons sur le leadership de projet

Si vous avez aimé cet article, pourquoi ne pas lire mon livre Easy in Theory, Difficult in Practice qui contient 100 autres leçons sur le leadership de projet ?

« Quelle certification devrais-je obtenir après le PMP® ? »

Le par mopertodans formations et certificationsLaisser un commentaire

La raison pour laquelle le titre de cet article est entre guillemets est qu’il s’agit d’une question fréquemment posée…

“What certification should I get after the PMP?” par Kiron Bondale

https://kbondale.wordpress.com/2022/08/28/what-certification-should-i-get-after-the-pmp/

La raison pour laquelle le titre de cet article est entre guillemets est qu’il s’agit d’une question fréquemment posée dans les groupes de discussion sur http://projectmanagement.com et le groupe LinkedIn Project, Program and Portfolio Management de PMI. Avec un certain nombre d’autres contributeurs, je l’ai vue et y ai répondu suffisamment de fois pour que je pense que cela vaut la peine de partager mes réflexions avec mon lectorat.

Détails de la certification sur le site du PMI

La certification PMP® est la référence en management de projet que la plupart des recruteurs et des managers connaissent. Les personnes averties savent que si elle ne fournit aucune garantie de compétence, elle démontre au moins qu’un praticien a une certaine compréhension de base de la nomenclature, des outils et des techniques.

Bien qu’avoir obtenu cette certification ait été un facteur de différenciation au cours des premières décennies suivant son introduction, à ce stade, elle l’est moins, mais dans certaines industries et régions spécifiques, ne pas l’avoir pourrait entraîner le rejet d’une candidature par le processus de filtrage initial.

Mais une fois qu’un praticien a obtenu sa certification PMP, que se passe-t-il ensuite ?

Le développement professionnel devrait être la quête de toute une vie (ou du moins d’une carrière), et les certifications fournissent des preuves tangibles qu’une personne investit dans son développement, donc cette question semble raisonnable.

Avant de poser cette question, la personne doit avoir identifié un objectif de carrière ou de développement spécifique. Dans certains cas, cela peut être simple, par exemple si une certification particulière est requise dans le cadre des conditions préalables à une promotion dans l’entreprise.

Mais c’est rarement le cas et c’est ce qui rend les choses plus difficiles.

Les entreprises qui développent et gèrent des certifications de compétences déclareront toutes avec confiance que leurs produits vous aideront à faire progresser votre carrière. Pourquoi pas ? Pour chaque personne qui adhère à cette justification, l’organisation d’accréditation gagnera généralement un montant initial puis un flux de revenus continus.

Mais à moins qu’un rôle particulier auquel vous aspirez exige que vous ayez une certification de compétence spécifique, dans la plupart des cas, tout ce que cela prouvera, c’est que vous avez appris quelque chose et que vous avez réussi un test. Vous l’avez peut-être fait sans pratique concrète dans ce domaine.

Visitez ce site

Maintenant, si vous avez déjà acquis de l’expérience dans un domaine et que vous souhaitez ensuite avoir des preuves visibles de votre acquisition de certaines connaissances, alors un certificat de compétence est un moyen de le faire. Mais si vous voulez apprendre une nouvelle compétence, vous feriez mieux de vous auto-éduquer ou de prendre un cours sans certification et de les faire suivre d’un travail pratique réel supporté par un praticien chevronné.

Aussi, les seules réponses correctes à la question initiale sont :

Quels sont vos objectifs de développement ?

ou

Pourquoi recherchez-vous une autre certification ?

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Si vous ne savez pas où vous allez, n’importe quelle route vous y mènera – Lewis Carroll

 

Quelle posture doit adopter le chef de projet au sein de structures formelles hiérarchisées ou bien informelles basées sur le relationnel ? par Yanis Ioualitene

Le par mopertodans best practices, outils et méthodesLaisser un commentaire

Un facteur souvent sous-estimé est la posture à tenir par le chef de projet au sein d’une bureaucratie et/ou d’une adhocratie.

Commençons par expliciter ce que signifie ces deux types de structures pour une entreprise et/ou organisation.

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Henry Mintzberg raconte dans son ouvrage, le Management, Voyage au cœur des organisations, qu’il avait écrit un article pour la Harvard Business Review qui utilisait le terme adhocratie.

HBR n’avait jamais entendu parler de ce terme et ils appelèrent Mintzberg pour lui demander ce que signifie l’adhocratie.

Il corrigea son article pour que ce soit plus clair. Même si, à la relecture, avant de publier l’article, les relecteurs de HBR ne comprenaient toujours pas ce qu’était l’adhocratie… (H. Mintzberg,2004)

L’adhocratie, est une structure qui est basée sur des relations informelles.

Structure axée sur l’informel

Pensez aux entreprises agiles ou libérées. Ces entreprises innovent constamment, elles fonctionnent en mode projet.

Quand une équipe a terminé un projet, ses membres sont ré-alloués sur d’autres projets. À l’exception par exemple des tâches opérationnelles dans l’industrie comme c’est le cas dans certaines entreprises.

Mintzberg a défini deux sous-catégories de bureaucraties.

Structure axée sur le formel

Tout d’abord, la bureaucratie Mécaniste, c’est une entreprise où le personnel devra se référer rigoureusement aux procédures afin de mener une tâche. Imaginez une usine industrielle.

Enfin, la bureaucratie Professionnelle, où, il y aura un système de classement, pour évaluer le personnel. Pensez aux cabinets de conseil où chaque consultant est évalué sur l’atteinte de ses objectifs.

Comme le dit Max Weber, le père de l’organisation bureaucratique : c’est une entreprise axée sur le formel. Tout est hiérarchisé avec des rôles clairement définis.

Revenons au sujet de cet article, quelle posture doit adopter le chef de projet au sein de deux structures ?

Le Project Management Institute® (PMI) a pris conscience qu’un chef de projet doit adapter son comportement à la structure de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle, le nouvel examen PMP® est, depuis 2021, axé sur des questions situationnelles et moins techniques.

Autrefois, on attendait principalement d’un chef de projet qu’il maîtrise l’aspect technique de la planification d’un projet. Il n’est pas rare, d’entendre que ceux qui ont passé le PMP avant 2021 avaient à réaliser des calculs sur les coûts et délais d’un projet.  Aujourd’hui, ce n’est plus le cas. Le PMI, recherche des chefs de projet qui savent gérer les relations informelles avec les membres de leurs projets.

Dans une entreprise bureaucratique, on attend du chef de projet qu’il soit hautement compétent d’un point de vue technique. Autrefois, nous étions dans un paradigme qui considérait que si le chef de projet savait faire un GANTT, cela suffisait pour qu’il soit un bon chef de projet sans prendre en compte le côté management des parties prenantes.

Aujourd’hui, l’adhocratie semble se démocratiser. De nombreuses, entreprises qui fonctionnement toujours en mode bureaucratique ont compris qu’il fallait être plus souple sans forcément devenir une structure adhocratique. C’est pourquoi, le PMI a accentué le côté « leadership » lors de la certification PMP. En effet, PMI veut sensibiliser les (futurs) chefs de projets à prendre conscience que la réussite d’un projet passe par le pilotage des Hommes et ainsi aider les entreprises bureaucratiques ou adhocratiques à mieux réussir leurs projets. Comme le dit si bien PMI, le PMBoK® 7 est bien adapté pour les projets traditionnels, hybrides, aussi bien qu’Agiles.

Si vous pilotez un projet dans une entreprise bureaucratique vous serez fortement confronté aux cloisonnements des différentes entités et à la réticence aux changements. Car, ces entités n’ont pas l’habitude de communiquer ensemble. Il vous faudra vous armer de patience. La démarche du Lean Management semble très intéressante pour vous aider à piloter vos projets au sein de ces organisations.

Salle Obeya

Car, elle va vous permettre de mettre en place une salle Obeya, similaire à un Comité de Pilotage de Projet (COPIL) où les différentes parties prenantes rattachées à plusieurs entités, pourront travailler ensemble de manière visuelle avec un management collaboratif. Il est fort possible que votre entreprise n’ait pas de référentiel en gestion de projet. Si vous êtes certifié (PMP ou Prince2…), il vous faudra encore une fois, être patient et convaincre le sponsor de l’utilité du PMBoK ou autres référentiels.

Ce qu’il faut comprendre est que, si vous souhaitez mener à bien vos projets dans une bureaucratie, il vous faudra être un accompagnateur du changement en plus d’être un chef de projet. Faites preuve d’empathie et impliquez les parties prenantes vers le management participatif.

Livre sur Amazon

La démarche du Lean Management est efficace pour vous aider. Si le Lean vous est inconnu, n’hésitez pas à faire appel à un certifié Green/Black Belt Lean ou responsable amélioration continue de votre entreprise, il vous fournira des outils efficaces pour piloter vos projets.

Il ne faut pas oublier que l’entreprise automobile Toyota à l’origine du Lean est passé d’une bureaucratie inefficace à une bureaucratie habilitante ou excellente selon Isaac Getz, Liberté & Cie. et Jeffey Liker dans son ouvrage : Le modèle Toyota, 14 principes.

Si vous pilotez votre projet dans une adhocratie, le chef de projet est avant tout, un leader et coach.

Si vous êtes moins confronté à la réticence aux changements, il n’en demeure pas moins que vous devez savoir laisser vos parties prenantes prendre des décisions (contrairement à une bureaucratie où vous avez un pouvoir de décision assez élevé). Il est primordial que vous soyez sociable et connaissiez bien les démarches Agile ou Lean car elles sont souvent utilisées pour rester innovant.

Étant donné, que nous sommes dans l’informel, l’équipe projet collabore et travaille dans la même pièce. Toutefois, il faudra être précautionneux sur le fait de bien centraliser les données pour que l’équipe puisse avoir toutes les bonnes informations nécessaires au bon endroit.  Cela nécessite, donc que vous appréciez travailler en équipe et gérer les conflits axés sur les relations. Comme il y a plus d’informel que de formel, il y a une plus grande probabilité que des conflits apparaissent. N’oubliez pas si vous avez travaillez depuis longtemps dans une structure traditionnelle et que vous devez maintenant travailler dans une adhocratie que la responsabilité de la planification revient à l’équipe projet.

CSP DOCENDI est partenaire de DantotsuPM, visitez leur site pour découvrir leurs offres de formation.

Finalement, que vous pilotiez un projet dans une bureaucratie ou adhocratie, vous devez faire preuve d’empathie, écoute active et avoir le sens du relationnel.

Cela semble être du bon sens.

Mais, dans une bureaucratie, vous devrez :

  • Vous armer de patience
  • Être un facilitateur
  • Accompagner le changement vers le management participatif
  • Savoir utiliser les bons outils car vous avez tout de même un pouvoir conséquent.

A la différence, de l’adhocratie, où votre pouvoir est limité. Vous serez tel le Scrum Master qui est présent pour guider son équipe (mais sans la diriger), tout en sachant  canaliser et centraliser les relations informelles.

Sources :

[1] Mintzberg H. (2004). Le management : Voyage au centre des organisations. Eyrolles, Paris. Page. 348.

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IOUALITENE Yanis est chef de projet Lean.

Yanis Ioualitene

Il est diplômé de Skema Business School en management de Projets & Programmes. Il est certifié PMP ®, Prince2, ITIL 4, PSM I, Agile PM DSDM et Green Belt Lean.

Yanis a contribué au groupe de travail sur le PMBoK 7 organisé par le PMI Francophone.

 

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Focus sur la valeur avec le PMBoK® 7

Le par mopertodans formations et certifications, outils et méthodesLaisser un commentaire

Voici quelques façons importantes d’apporter de la valeur à votre entreprise lorsque vous managez des projets.

PMBoK7 Perspectives – Focus on Value par Bonnie Biafore

http://www.bonniebiafore.com/pmbok7-perspectives-focus-on-value/

Le PMBOK V7 sur Amazon

Dans ce billet, nous explorons comment les managers de projet peuvent se concentrer sur la création de valeur pour l’entreprise, l’un des nouveaux éléments de la réalisation de projet dans la septième version du Project Management Institute® du Project Management Body of Knowledge (PMBoK7).

Voici quelques façons importantes d’apporter de la valeur à votre entreprise lorsque vous managez des projets.

Concentrez-vous sur votre approche, pas seulement sur les résultats.

bien comprendre quelles sont les réalités business

La façon dont les managers de projet réalisent leurs projets peut être aussi importante que les résultats qu’ils et elles produisent. De nombreux projets sont perturbateurs parce qu’ils éloignent les dirigeants opérationnels de leurs tâches quotidiennes. Les managers de projet qui se concentrent sur la valeur consultent l’entreprise sur la planification du travail. Lorsque les délais sont menacés, ils et elles s’efforcent de comprendre les circonstances business.

Par exemple, des membres de l’équipe de projet peuvent être temporairement appelés pour régler une situation urgente qui est plus prioritaire que le projet. Compte tenu de cela, les managers de projet tiennent les parties prenantes informées de l’état du projet et écoutent lorsque des préoccupations sont soulevées. L’entreprise sera davantage susceptible de s’engager dans des projets futurs lorsqu’elle mettra l’accent sur la réalisation professionnelle des projets tout au long du cycle de vie du projet, ainsi que sur les résultats produits par les projets.

Considérez la valeur comme qualitative et quantitative.

PMI définit la valeur comme « la valeur, l’importance ou l’utilité de quelque chose ». Il est important de comprendre que l’évaluation par les parties prenantes de la valeur de « l’utilité » implique beaucoup plus que la façon dont les livrables satisfont une analyse de rentabilité.

La valeur est déterminée par la façon dont les livrables soutiennent les processus familiers et sont intégrés aux outils et aux processus en aval, bien plus que ce que montrent les bilans. La différence entre un livrable et une solution réside dans la façon dont les parties prenantes l’acceptent dans le cadre de leur routine quotidienne. Vous apportez de la valeur lorsque vos livrables sont considérés comme une solution.

Un projet de valeur n’est que le début.

Livrer des projets qui embrasse la valeur mène à plus de projets ! La valeur reçue inspire confiance et génère plus d’idées pour l’amélioration dans l’entreprise. Ceux-ci peuvent générer des demandes de modification de projet pour ajouter de la portée, ce qui peut ajouter de la valeur (ainsi qu’introduire des risques).

Les bons managers de projet discutent de la façon de maximiser la valeur, soit en intégrant la demande de changement, soit en organisant la demande pour la phase 2 du projet. Et ils et elles apprennent de ces demandes comment proposer des projets en aval pour apporter de nouvelles améliorations. De cette façon, la création de valeur est le début d’un parcours d’amélioration, pas la fin.

La valeur soutient la stratégie.

La façon dont les projets sont exécutés peut soutenir ou nuire à la stratégie de l’entreprise. Par exemple, une nouvelle application métier peut s’appuyer sur une plateforme technique existante, ou elle peut tirer parti d’une nouvelle architecture qui fait partie de la stratégie de l’entreprise. Dans un contexte différent, un bâtiment peut être construit avec des principes durables à l’esprit, en utilisant de l’énergie propre et en éliminant les déchets. Bien qu’il puisse être plus difficile de soutenir des initiatives stratégiques, les bons managers de projet travaillent avec leurs équipes et les parties prenantes principales pour mener leurs projets afin de satisfaire les objectifs à court et à long terme des stratégies d’entreprise.

Si vous avez des suggestions pour vous concentrer sur la valeur des projets, partagez-les.

Pour en savoir plus sur la création de valeur, consultez le cours de Bonnie : Project Management Foundations

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Le cas d’affaire (business case) : Qu’est-ce ? Qu’inclut-il ? Qui le rédige ? …et après son approbation…

Le par mopertodans pmo et portofolioLaisser un commentaire

Que souhaiteriez-vous trouver dans un cas d’affaire si vous deviez approuver la décision de lancer ou pas un nouveau projet ?

https://wellingtone.co.uk/the-business-case/ par Wellingtone

Qu’est-ce qu’un cas d’affaire ?

Le cas d’affaire est un document qui aide une organisation à décider d’approuver ou non le démarrage d’un projet. En règle générale, nous disons que le cas d’affaire justifie le projet parce qu’il doit indiquer clairement que les bénéfices de la réalisation du projet l’emportent sur le coût et les efforts, c’est-à-dire que le projet est la bonne chose à faire. En tant que tel, il s’agit de l’un des documents les plus importants du cycle de vie du projet. Un cas d’affaire médiocre ou manquant peut indiquer que le projet n’est pas justifié, c’est-à-dire qu’il n’a pas été correctement vérifié que c’est la bonne chose à faire pour l’organisation.

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Que devrait inclure un cas d’affaire ?

Imaginez que vous ayez la tâche de prendre une décision concernant un investissement important en fonction du contenu d’un document. Que voudriez-VOUS que ce document contienne ?

Les sections qui sont typiquement utiles

  • Contexte – Une explication du problème ou de l’opportunité auxquels le projet répondra. Pourquoi ce cas d’affaire est-il même envisagé ? Quelles situations ou circonstances nous ont amenés à ce point ?
  • Avantages – Quels seront les résultats mesurables de la réalisation de ce projet ? En quoi et pourquoi ces avantages sont-ils bénéfiques pour l’organisation ? Peut-on établir un lien avec la stratégie ?
  • Budget – Vous n’aurez probablement pas de budget détaillé à ce stade, mais vous devrez donner une indication ou une estimation de haut niveau des coûts.
  • Risques – Dans quelle mesure le projet proposé est-il risqué ? Est-ce une « chose sûre » ou les chances d’échec sont-elles plus élevées ?
  • Évaluation des investissements – Une analyse des raisons pour lesquelles l’investissement est une bonne idée. Cela peut inclure à la fois des facteurs financiers et non financiers, et devrait essayer d’expliquer en termes tangibles et mesurables pourquoi le projet est une bonne idée.
  • Analyse des options – Évidemment, ce projet que vous proposez doit être votre moyen préféré de résoudre le problème ou de tirer profit de l’opportunité. Vous devez expliquer comment cette option est devenue votre préférée. Quelles autres options avez-vous envisagées ? Pourquoi celle-ci est-elle la meilleure ?

Qui devrait créer le cas d’affaire?

Dans de nombreuses instances, le cas d’affaire du projet est rédigée par le manager de projet. C’est une façon un peu renversée de faire les choses. Repensez-y … le cas d’affaire est rédigé pour justifier le projet.

Sans cas d’affaire, il ne devrait pas y avoir de projet. Alors, comment un manager de projet peut-il rédiger un cas d’affaire pour son propre projet ?

Le fait même qu’il y ait un manager de projet en place implique que la décision de faire le projet a déjà été prise.

Alors, qui devrait l’écrire ?

L’Association for Project Management (APM) est assez claire : c’est le sponsor. Le sponsor est le champion principal et actif du projet et en détient la responsabilité globale (en fait, la responsabilité s’arrête avec lui si c’est le mauvais projet ou si le projet est mal fait), donc naturellement il devrait lui incomber de justifier officiellement le projet.

En règle générale, les sponsors ne le rédigent pas eux-mêmes, mais confient plutôt cette tâche à quelqu’un. Cette personne peut très bien s’avérer être la personne qui deviendra plus tard le manager de projet. Quoi qu’il en soit, le cas d’affaire bénéficie de l’apport de plusieurs personnes :

  • Le sponsor
  • Si un manager de projet et/ou une équipe projet ont été identifiés, ils apporteront une précieuse contribution .
  • Le client/utilisateur final
  • Le fournisseur
  • D’autres experts (selon le projet, ce peuvent être des avocats, des RH, du personnel technique, etc.)
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Conseils clés

  • Ne confondez pas le cas d’affaire avec le plan de projet.  Le cas d’affaire doit être préparé avant que le projet ne soit démarré et, à ce moment-là, il n’y a pas encore de définitions détaillées de la portée, d’échéancier et de budgets.  Le contenu du cas d’affaire est indicatif.
  • Gardez-le vivant. Pour faire suite au point précédent : Lorsque vous commencez, vous en savez très peu et le contenu ne peut être que de haut niveau. Mais au fur et à mesure que vous progressez dans le projet, de plus en plus de détails seront découverts pour que le cas d’affaire puisse être mis à jour et approuvé à nouveau.
  • Faites simple.  N’exagérez pas avec une mise rédaction compliquée ou une formulation sophistiquée. Un simple document Word très direct avec un vocabulaire simple est préférable. Ce n’est pas le moment d’embrouiller le public avec votre écriture créative.
  • Avez-vous des préoccupations au sujet d’un aspect du projet ?  Documentez-les dans le cas d’affaire ! Si vous dissimulez des informations aux décideurs, c’est de votre faute si les choses tournent mal plus tard et qu’il s’avère que la mauvaise décision a été prise.

Et ensuite ?

Wellingtone peut vous aider à définir votre cas d’affaire et d’autres livrables de management de projet grâce à leurs services complets de conseils PMO.

Avantages moins connus du management du périmètre et contenu de projet

Le par mopertodans best practices, outils et méthodesLaisser un commentaire

Le management du contenu consiste à s’assurer que votre projet produit ce qui est nécessaire et seulement ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs du projet.

Less Well-Known Benefits of Scope Management par Bonnie Biafore

http://www.bonniebiafore.com/less-well-known-benefits-of-scope-management/

Le management du contenu offre également des bénéfices supplémentaires dont vous entendez rarement parler.

Vous aidez à manager les risques.

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Parlez à un chef de projet expérimenté et vous entendrez probablement une leçon durement apprise : Plus votre projet est grand, plus il devient risqué. Pour les initiatives qui nécessitent beaucoup de changements organisationnels et de livrables de projet, vous pouvez découper le périmètre et contenus en phases pour rendre les choses plus faciles à manager. Cette décomposition en morceaux plus petits réduit les risques et facilite l’absorption des changements par l’organisation, car ils sont appliqués par étapes progressives. À bien des égards, la façon la plus efficace de manager les risques d’un projet est de travailler en étroite collaboration avec vos parties prenantes pour gérer la portée.

Vous élargissez la compréhension des exigences de l’entreprise.

Le management du périmètre est mieux effectué par la discussion. Et la discussion aide non seulement l’équipe de projet à comprendre les besoins de l’entreprise, mais aide également l’entreprise à reconnaître ce qui est simple et ce qui est difficile à produire pour l’équipe projet.

De plus, une bonne gestion du contenu implique de hiérarchiser les exigences. Cela aide l’équipe projet à comprendre ce qui est vital pour l’entreprise et cela peut aussi améliorer la perspective de l’entreprise sur ses propres besoins ! Ainsi, l’entreprise et l’équipe projet sont mieux placées pour produire ce qui est le plus important, réduisant la portée et les risques.

Vous renforcez la confiance dans le projet.

Des conversations détaillées sur les contenus, y compris des questions bien réfléchies pour mieux comprendre les besoins opérationnels, peuvent aider à renforcer la confiance des parties prenantes dans la capacité de l’équipe projet à atteindre ses objectifs. Les bonnes questions qui inspirent l’analyse et la compréhension des besoins de l’entreprise peuvent renforcer la confiance : L’équipe projet sait ce qui doit être fait. Et démarrer un projet avec la confiance des parties prenantes de l’entreprise est un gros plus.

Vous vous adaptez aux ressources disponibles.

Les pénuries de compétences sont partout présentes et ont été amplifiées par les impacts de la pandémie Covid. Le management du périmètre et contenus aide tout le monde à être réaliste quant à ce qui peut et ne peut pas être fait. Les discussions sur les compétences disponibles aident à élaborer un échéancier de projet réaliste. La portée et la gestion des ressources favorisent des discussions productives sur la hiérarchisation des travaux, en particulier pour les ressources rares. Plus tôt ces conversations et hiérarchisations sont faites et comprises, plus il sera facile d’établir un planning robuste et de progresser tout au long du cycle de vie du projet.

Avez-vous observé d’autres bénéfices du management de la portée du projet ?

Si c’est le cas, partagez-les avec nous !

Pour en savoir plus sur Le management du périmètre et contenus, consultez le cours de Bonnie : Project Management Foundations.

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Dans quelle mesure vos risques sont-ils bien actualisés ?

Le par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

Lorsque les informations fournies aux parties prenantes sur les risques encourus par le projet sont obsolètes, vous avez immédiatement perdu leur attention et implication.

How current are your risks? par Kiron Bondale

https://kbondale.wordpress.com/2022/06/12/how-current-are-your-risks/

J’ai souvent fait référence à la définition du Dr David Hillson du risque comme étant « une incertitude qui compte » dans mes articles sur le management des risques de projet.

Les derniers mots de cette courte phrase sont essentiels : QUI COMPTE.

Si les intervenants estiment que l’information qui leur est présentée au sujet d’un risque n’est pas importante pour eux, ils l’ignoreront. Au mieux, cela signifie que les efforts que l’équipe projet a consacrés à l’identification, à l’analyse et à la communication des risques ont été gaspillés, mais au pire, cela pourrait empêcher une partie prenante de mettre en œuvre une réponse recommandée au risque.

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Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles l’information sur les risques pourrait ne pas avoir d’importance pour les intervenants.

En voici quelques-unes :

  • Les descriptions des événements du risque sont trop vagues
  • Les informations sur les risques critiques sont perdues dans un océan de risques insignifiants
  • Les intérêts des intervenants ou leur niveau de tolérance au risque ne sont pas pris en compte
  • Les intervenants n’ont pas été sensibilisés à la valeur du management des risques
  • Le coût de la prévention ou de la réduction l’emporte sur les coûts de matérialisation des risques

Mais l’une des causes les plus dommageables et les plus répandues que j’ai connues est lorsque les informations fournies aux parties prenantes sont obsolètes.

Comme pour tout le reste sur les projets, les risques changent au cours de la vie d’un projet et si les parties prenantes sont conscientes que les détails reflétés dans un registre des risques ou dans un rapport d’état d’avancement de projet ou un tableau de bord ne reflètent pas les réalités actuelles, la crédibilité de l’équipe en sera affectée. Et, si ces intervenants étaient sceptiques quant au management des risques au départ, cela ne fera que leur donner des raisons supplémentaires d’ignorer les responsabilités en matière de réponse aux risques à l’avenir.

Pour avoir une idée de ce que les autres vivent, j’ai mené un sondage d’une semaine dans PMI’s LinkedIn Project, Program and Portfolio Management et ProjectManagement.com community et demandé aux praticiens à quelle fréquence les registres de risques étaient examinés et mis à jour avec les parties prenantes.

Le contexte est important. Par exemple, un projet de moindre complexité peut avoir moins de mises à jour de registre qu’un projet plus complexe.

Sur les réponses reçues :

  • 34 % ont indiqué un cycle de mise à jour hebdomadaire ou plus court,
  • 41 % ont voté pour mensuellement,
  • 21 % ont indiqué trimestriellement ou plus rarement et
  • 4 % ont indiqué que les risques n’ont jamais été mis à jour.

Bien qu’il soit encourageant de constater que les trois quarts des praticiens mettaient au moins à jour mensuellement l’information sur les risques, ce qui pourrait être approprié pour les projets de longue durée, le fait qu’un quart des réponses montraient très peu ou pas de mises à jour est regrettable.

Bien qu’il y ait une valeur limitée à partager l’information sur les risques dans les premiers jours d’un projet, à mesure que la complexité augmente, la probabilité de ne pas rencontrer un problème qui aurait pu être résolu par un management plus proactif des risques augmente considérablement.

Mieux vaut prévenir que guérir, mais seulement si cette prévention est pratiquée tout au long de la durée du projet.

Dr David Hillson sur la définition du management des risques.

TOP 3 d’Octobre 2022 sur DantotsuPM, le blog du management de projets

Le par mopertodans pointeurs utilesLaisser un commentaire

Je profite de la fin d’année pour vous remercier d’avoir particulièrement apprécié ces billets.

Le modèle Thomas Kilmann propose 5 approches de résolution de conflit.

Les cinq approches sont légitimes.

Face à un conflit, cela vaut la peine de considérer les parties impliquées et votre résultat préféré avant la négociation.  Considérez quelles fins de partie vous êtes prêt à accepter et déterminez la meilleure approche à adopter pour atteindre votre fin de partie préférée.

CSP DOCENDI est partenaire de DantotsuPM, visitez leur site pour découvrir leurs offres de formation.

Connaissez-vous ces formations gratuites proposées par le PMI® ? 

Le Project Management Institute® (PMI®) propose de nombreuses formations en particulier pour préparer les certifications. Certaines, plus généralistes ou introductives sont ouvertes à toutes et tous gratuitement.

Voici le lien que j’utilise et qui liste toutes les formation en anglais et français de la gratuite à la plus onéreuse.

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La signification de MVP – Corrigez les idées fausses les plus courantes !

Chacun a sa propre interprétation de ce que signifie un produit minimum viable (MVP) pour son organisation et, bien que les spécificités d’une définition de MVP puissent varier, ce billet explore ce qu’est un MVP et ce qu’il n’est certainement pas.

Bien que votre définition personnelle du MVP de votre produit puisse varier, assurez-vous que vous ne vous basez pas sur l’une de ces fausses idées.

Comment allouez-vous et restituez-vous les réserves pour imprévus ?

Le par mopertodans best practices, experience sharingLaisser un commentaire

Comment cette réserve de budget pour les imprévus est-elle répartie au fil du temps et remise à l’organisme de financement si elle n’est pas utilisée ?

How are you allocating and returning contingency reserves? par Kiron Bondale

https://kbondale.wordpress.com/2022/06/05/how-are-you-allocating-and-returning-contingency-reserves/

La plupart des managers de projet incluront des réserves pour imprévus (aussi appelées fonds de contingence) dans leur budget pour compenser les répercussions financières négatives de risques qui se matérialiseraient. La détermination du montant à mettre de côté pour un jour de mauvais temps sur le projet pourrait être effectuée à partir d’une méthode descendante, telle que l’utilisation d’un pourcentage fixe dérivé de projets antérieurs (p. ex., les projets de faible complexité auront une réserve pour imprévus de 10 %, tandis que les projets plus complexes auront 25 %) ou une approche ascendante fondée sur l’évaluation et l’agrégation de la valeur monétaire attendue des impacts financiers des principaux risques.

Mais comment cette réserve est-elle répartie au fil du temps et remise à l’organisme de financement si elle n’est pas utilisée ?

Il y a quatre approches courantes que j’ai rencontrées :

  1. Allocation sous la forme d’un montant forfaitaire unique (c.-à-d. non séquencé dans le temps) et détenu pendant toute la durée du projet. En d’autres termes, les réserves pour imprévus ne sont pas libérées tant que le projet n’est pas terminé.
  2. Allocation à des jalons ou à des phases de projet spécifiques et conservé pendant toute la durée du projet.
  3. Allocation sous la forme d’une somme forfaitaire unique, mais retournée à un rythme progressif en fonction de la matérialisation réelle des risques pendant la durée de vie du projet.
  4. Allocation à des jalons ou à des phases de projet spécifiques, les montants inutilisés étant retournés au fur et à mesure que chaque jalon est atteint ou que chaque phase est terminée.

#1 et #4 sont les deux dont j’ai été le plus souvent témoin, mais comme d’habitude, je voulais comparer mon expérience avec celle de la communauté de management de projet au sens large.

J’ai mené un sondage d’une semaine dans le groupe de discussion LinkedIn Project, Program and Portfolio Management de PMI, ainsi que dans la communauté ProjectManagement.com.

J’ai reçu 56 réponses avec la répartition suivante :

  1. 45% ont voté pour le montant forfaitaire unique sans retour jusqu’à la fin du projet
  2. 7% ont voté pour les sommes séquencées dans le temps sans retour jusqu’à la fin du projet
  3. 13% ont voté pour le montant forfaitaire unique avec rendement progressif
  4. 35 % ont voté pour les sommes séquencées dans le temps avec des rendements basés sur l’étape ou l’achèvement de la phase

Cela correspond à mon expérience, mais j’ai été agréablement surpris de voir que la quatrième option a reçu plus d’un tiers des votes, car elle indique un niveau de maturité plus élevé que ce à quoi je m’attendais. Bien sûr, cela pourrait aussi être le résultat d’un biais dans l’échantillon de sondage en faveur de praticiens plus compétents.

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J’ai reçu deux commentaires particulièrement perspicaces dans ce sondage.

Le premier est que cela dépend des conséquences pour les dépassements et les sous-consommations. Plus la pénalité est importante, plus il est probable que les réserves pour imprévus seront conservées et entièrement utilisées pendant la durée de vie d’un projet.

L’autre commentaire indiquait que, comme les réserves sont liées aux risques, certains risques peuvent ne pas avoir un seul délai de réalisation prévu et qu’il pourrait donc devenir difficile d’affecter uniquement les montants des réserves pour éventualités au niveau des jalons ou des phases et que la majeure partie pourrait être liée à l’achèvement final du projet.

Bien qu’il soit beaucoup plus facile de calculer un montant forfaitaire unique pour les réserves pour imprévus, cela ne permet pas aux autorités financières de prévoir quand ces réserves pourraient être utilisées et à quel rythme. Et bien que les managers de projet peu enclins à prendre des risques puissent être réticents à rendre des réserves jusqu’à ce que le projet soit terminé, ils doivent comprendre que conserver ces fonds plus longtemps que nécessaire représentera un coût d’opportunité important pour l’organisation.

L’une des règles de Jerry Madden parmi les 100 règles de la NASA pour les chefs de projet (voir ci-dessous) se lit comme suit :

Tous les problèmes peuvent être résolus à temps, alors assurez-vous d’avoir suffisamment de contingence de calendrier. Si vous ne le faites pas, le prochain chef de projet qui prendra votre place le fera.

Alors que dans certains cas, vous aurez un projet qui ne peut absolument pas se terminer avec un jour de retard (pensez à Bruce Willis et Ben Affleck essayant d’empêcher cet astéroïde tueur de planètes de frapper la Terre dans le film Armageddon), les retards de calendrier signifieront rarement la fin du monde. Cependant, dépassez significativement le budget et vous souhaiterez que l’astéroïde soit sur le point de frapper la planète pour vous sauver de la veste que vont vous tailler vos autorités de financement !

Les 100 règles pour les managers de projets de la NASA (Billets précédemment publiés sur ce blog)

Leçons en management de projet de la NASA
Leçons en management de projet de la NASA

 

Comment découpez-vous votre travail ?

Le par mopertodans agile, best practices, outils et méthodesLaisser un commentaire

Il existe une variété infinie de projets, cependant seulement 3 approches sont utilisées par la plupart des équipes qui développent des WBS.

 

How do you breakdown your work? par Kiron Bondale

https://kbondale.wordpress.com/2022/05/15/how-do-you-breakdown-your-work/

Le PMBOK V7 sur Amazon

La septième édition du Guide PMBOK® définit une structure de répartition du travail (WBS) comme une « décomposition hiérarchique de la portée totale du travail à effectuer par l’équipe projet pour atteindre les objectifs du projet et créer les livrables requis ».

Bien que cette définition permette de bien comprendre ce qu’est une WBS, elle ne fournit pas de conseils sur la façon d’organiser la structure d’une WBS. Ceci est utile car cela donne aux équipes la flexibilité nécessaire pour déterminer quel est le moyen le plus approprié de le faire dans le contexte de leur projet.

Bien qu’il existe une variété infinie de projets, j’ai trouvé 3 approches utilisées par la plupart des équipes qui développent des WBS.

  1. Axée sur les livrables – Chacun des composants de niveau supérieur de la WBS représente un livrable clé, et les niveaux suivants se concentrent sur la décomposition de ces livrables à un niveau de détail approprié.
  2. Axée sur les phases – Chacune des composantes de niveau supérieur de la WBS représente une phase ou une étape du cycle de vie du projet, et les niveaux suivants se concentrent sur la décomposition des extrants de chacune de ces phases ou étapes.
  3. Axée sur la responsabilité – Chacune des composantes de haut niveau de la WBS représente une partie prenante contribuant à l’exécution du projet, et les niveaux suivants se concentrent sur la décomposition des extrants produits par chacune de ces parties prenantes.

Une approche axée sur les livrables

Aide à concentrer l’équipe sur tout ce qui est nécessaire pour réaliser chaque livrable sans se soucier à ce stade de qui le fait ou quand cela serait fait. Cela peut bien fonctionner pour les projets où toute la portée d’un projet peut être décomposée dès le début, mais peut être difficile lorsqu’une approche par vagues (rolling waves) est adoptée, à moins qu’il n’y ait une identification claire des parties de planification qui doivent être élaborées à une date ultérieure.

Une approche axée sur les phases

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Fonctionne bien avec une approche par vagues, car l’équipe n’a qu’à se concentrer sur ce qui sera achevé dans la phase à venir.

Cependant, il existe un risque que l’équipe manque des éléments clés de la portée pour des livrables spécifiques, car elle ne se concentrera pas sur la décomposition d’un seul livrable à la fois.

Une approche axée sur la responsabilité

Fonctionne bien lorsqu’il y a plusieurs parties prenantes et qu’il est nécessaire d’avoir une séparation claire des responsabilités en matière de planification et d’exécution. Elle présente le même risque que l’approche axée sur les phases, mais en plus grave, car il est possible que des livrables sous-composants soient assumés par chaque partie prenante comme étant la responsabilité d’une autre partie prenante.

Sondage auprès des professionnelles et professionnels du management de projet

J’ai mené un sondage dans le groupe PMI’s LinkedIn Project, Program and Portfolio discussion group ainsi que dans  la communauté ProjectManagement.com pour évaluer la répartition dans l’utilisation de ces 3 approches.

Sur les 141 réponses combinées :

  • 57 % utilisaient une ventilation axée sur les livrables
  • 28 % une approche axée sur les phases
  • 9 % une approche axée sur la responsabilité
  • Les 6 % restants ont indiqué qu’ils utilisaient une autre approche, mais lorsque j’ai examiné les commentaires que ces participants avaient soumis, il semble qu’ils utilisent simplement une combinaison de ces méthodes plutôt que quelque chose d’entièrement nouveau.

Bien que le WBS soit un outil couramment utilisé avec des projets suivant un cycle de vie prédictif, cela ne signifie pas que ceux qui suivent un cycle adaptatif ne peuvent pas en bénéficier. Si nous considérons une user story map*, il s’agit simplement d’une WBS limitée entre deux et quatre niveaux et élaborée de manière progressive. Avec une Story Map, la structure peut être orientée persona (rôle des utilisateurs) ou thème/capacité.

Quelle que soit la façon dont votre équipe choisit de décomposer la portée du travail sur ses projets, une WBS ou une variante de celle-ci doit être considérée comme un instrument précieux dans sa boîte à outils.

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* Une user story map est un outil puissant qui permet à une équipe agile de préparer son backlog de produit et de planifier plus efficacement les versions de produits. Une user story map capture le parcours d’un client avec le produit, y compris les activités et les tâches qu’il effectue avec le système.

Bénéfices moins connus du management des risques

Le par mopertodans best practices, experience sharingLaisser un commentaire

Les disciplines de management de projet telles que le management des risques apportent le contrôle à un projet. En plus des avantages bien connus de ces disciplines, elles offrent d’autres bénéfices qui ne sont pas souvent discutés ni reconnus.

Less Well-known Benefits of Risk Management par Bonnie Biafore

http://www.bonniebiafore.com/less-well-known-benefits-of-risk-management/

Voici quelques avantages supplémentaires qu’offre le management des risques.

Vous encouragez l’optimisme.

Penser à ce qui pourrait mal tourner augmenterait l’optimisme ? Cela semble contre-intuitif, et pourtant c’est le cas ! Les plans de réponse aux risques peuvent encourager l’équipe. Quoi qu’il arrive, vous avez déjà identifié une action à entreprendre !

L’optimisme et contagieux, le sourire aussi !

En outre, la planification des risques positifs (également appelés opportunités) peut augmenter les chances que de bonnes choses se produisent et vous assurer d’en tirer le meilleur parti lorsqu’elles se produisent. C’est certainement une raison d’être optimiste !

Vous réduisez la pression.

Les managers de projet font face à suffisamment de pression sans avoir à développer des solutions aux problèmes dans l’instant. Avec le management des risques, vous avez des réponses pré-planifiées aux événements qui se produisent : vous êtes prêt à exécuter le plan afin que l’équipe puisse agir rapidement.

Même si un problème survient qui ne figure pas dans votre plan de management des risques, une équipe habituée à gérer les risques peut intervenir pour discuter des solutions de rechange et élaborer des réponses. Vous n’avez pas à y faire face tout seul !

Vous identifiez les possibilités.

Des réunions productives d’identification des risques et de planification de la réponse peuvent faire émerger bien plus que des réponses pessimistes. Vous pouvez lancer des actions de réduction des risques de manière proactive, ce qui non seulement répond aux risques, mais peut également augmenter la valeur du projet.

Vous savez identifier en équipe les possibilités et les options.

Par exemple, supposons que vous engagez de manière proactive une ressource qualifiée pour réduire les risques. Les compétences et l’expérience de cette personne pourraient révéler des solutions possibles qui augmentent la valeur que le projet apporte à l’entreprise.

Vous concentrez davantage le focus sur les résultats.

Focaliser régulièrement l’équipe de projet sur les risques lors des réunions d’état d’avancement garde l’objectif du projet à l’esprit. Alors que les membres de l’équipe de projet se concentrent naturellement sur leurs tâches spécifiques, le management des risques met l’accent sur ce qui pourrait compromettre les résultats du projet et sur la façon dont les membres de l’équipe peuvent travailler les uns avec les autres et avec la direction pour produire les résultats du projet comme prévu.

Avez-vous rencontré d’autres avantages de la gestion des risques qui ne sont généralement pas discutés ?
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Connaissez-vous le guide de référence « Process Groups: A Practice Guide (2022) » du PMI® ?

Le par mopertodans outils et méthodes2 commentaires

Besoin d’aide sur la façon d’effectuer le travail en utilisant les pratiques traditionnelles de management de projet ?

Alors, « Process Groups: A Practice Guide » est le guide supplémentaire qu’il vous faut. Cet important complément A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guide PMBOK®) offre des conseils utiles et pratiques pour une approche prédictive ou en cascade des pratiques de management de projet. Ce guide de pratique influence votre façon de travailler, en veillant à ce que vous disposiez de l’information dont vous avez besoin pour réussir dans cette profession en constante évolution.

Que trouverez-vous dans le guide ?

  • Une approche de management de projet basée sur les processus pour guider vos projets, aligner les méthodologies et évaluer les capacités en management de projet.

Ce guide utilise un modèle de groupes de processus populaire qui vous aidera à :

  • Le guide sur le site du PMI est disponible gratuitement pour tous les membres du PMI.

    Initier

  • Planifier
  • Exécuter
  • Suivre et contrôler
  • Clôturer

En outre, vous découvrirez les 49 processus au sein de ces cinq groupes de processus, ainsi que les intrants, les outils et les techniques, ainsi que les extrants associés à ces processus. Ce guide pratique vous indique les processus considérés comme de bonnes pratiques sur la plupart des projets, la plupart du temps.

Langues : Anglais, d’autres langues seront disponibles début 2023.

Comme nous le rappelle Jean-Luc Favrot

Dans la 7e édition du Guide PMBOK, nous avions écrit que les groupes de processus de gestion de projet étaient toujours disponibles. Ils font partie des modèles répertoriés dans la section « Modèles, méthodes et artefacts ». Jusqu’à présent, ces groupes de processus étaient détaillés seulement dans la plateforme PMIstandards+. Maintenant, ils sont détaillés dans ce guide pratique, qui ne reprend du Guide PMBOK 6 que le contenu strictement nécessaire pour décrire les groupes de processus.

Nous avons maintenant un ensemble complet, cohérent et équilibré, avec l’édition 7 du Guide PMBOK, qui est la seule version de référence du PMBOK, complétée par une série de guides pratiques :

Livres sur Amazon

– Process Groups: A Practice Guide
– Agile Practice Guide
– Navigating Complexity: A Practice Guide, etc.

“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

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Connaissez-vous ces formations gratuites proposées par le PMI® ?

Le par mopertodans formations et certificationsLaisser un commentaire

Le Project Management Institute® (PMI®) propose de nombreuses formations en particulier pour préparer les certifications. Certaines, plus généralistes ou introductives sont ouvertes à toutes et tous gratuitement.

Voici le lien que j’utilise et qui liste toutes les formation en anglais et français de la gratuite à la plus onéreuse.

A ce jour 8 formations en ligne totalement gratuites

  1. Project Management for Beginners
  2. Free Introduction: PMI® Authorized On-demand PMP® Exam Prep
  3. Free Introduction: Basics of Disciplined Agile™ Online Course
  4. The Basics of Scrum
  5. Taming Bias: Using Wicked Problem Solving to Make Better Decisions and Align Teams
  6. Highlights from the 2021 Virtual Experience Series
  7. PMI Citizen Developer™ Business Architect: CDBA Introduction
  8. Business Continuity

“PMI,” the PMI logo, “PMP” and “Project Management Institute” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

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Les femmes au cœur du métier de manager de projets avec WomenByPMI !

Le par mopertodans pointeurs utilesLaisser un commentaire

Le PMI France lance une très belle initiative pour promouvoir la diversité dans le management de projets : WomenByPMI !

Les organisations qui embrassent la diversité sont plus résilientes et plus performantes !

WomenByPMI est un programme inclusif dont l’objectif est de promouvoir la diversité en management de projet.

Cette initiative du PMI France a été acceptée par le Pacte Mondial des Nations Unies et ses actions permettront :

  • D’aider ses membres à progresser à la fois en compétences et en leadership.
  • De mettre en place un maillage entre les différents réseaux de même type.
  • De réaliser un livre blanc afin de partager de bonnes pratiques afin de promouvoir les femmes dans le management de projet.
Cliquez sur l’image pour lire « Pro Tips: How to Empower Women Project Leaders (2022) »

WomenByPMI souhaite rassembler les acteurs en management de projet, hommes et femmes, autour d’un monde du projet prônant diversité et parité comme le modèle le plus vertueux.

Si vous êtes membre du PMI et souhaitez soutenir cette initiative, adhérez gratuitement à WomenByPMI : Adhésion à la communauté WomenByPMI | PMI France (pmi-france.org)

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5 façons dont la formation en ligne peut aider à la gestion des talents

Le par mopertodans best practices, formations et certificationsLaisser un commentaire

Recruter de nouvelles personnes n’est pas une mauvaise idée en soi, mais il n’est pas toujours rentable de recruter de nouveaux employés. Former vos employés actuels grâce à des programmes de formation et de développement peut être bien plus rentable.

5 Ways Online Training Can Help with Talent Management par Summer Wilde

https://www.projectsmart.co.uk/training/5-ways-online-training-can-help-with-talent-management.php

nous recrutonsDe nombreux leaders commettent une erreur clé lorsqu’ils cherchent à embaucher pour répondre aux besoins de l’entreprise : Toujours choisir de recruter des professionnels externes plutôt que de former des employés internes pour devenir les professionnels nécessaires. Le gros problème avec cette erreur est qu’elle pousse les employés qui ont l’impression de ne pas s’améliorer sur le plan professionnel à chercher ailleurs des opportunités de croissance. Recruter de nouvelles personnes n’est pas une mauvaise idée en soi, mais il n’est pas toujours rentable de recruter de nouveaux employés. Une partie de cet argent peut plutôt être dépensée pour rendre les employés actuels plus heureux grâce à des programmes de formation et de développement.

Le management efficace des talents de votre organisation est en fin de compte essentiel au succès de l’organisation. Bien qu’une bonne gestion des talents demande sans aucun doute du temps, vous pouvez y parvenir avec une planification minutieuse et un investissement important.

Voici 5 façons dont la formation en ligne peut vous aider à améliorer votre gestion des talents.

1. Offrez aux employés des expériences du monde réel

L’un des principaux avantages de la formation en ligne est qu’elle donne à vos employés une expérience des problèmes du monde réel sans tous les risques, les erreurs potentiellement coûteuses, les essais et erreurs, la frustration et le stress. L’expérience du monde réel est généralement difficile à réaliser sans de tels problèmes.

Avec la formation en ligne, cependant, les employés peuvent s’engager activement dans des simulations et d’autres activités interactives qui offrent des points d’apprentissage sur les erreurs business commises partout dans le monde. De telles formations permettront aux employés de voir ce qui fonctionne et comment des erreurs se sont produites. Et dans le processus, les employés peuvent identifier les domaines personnels à améliorer et ensuite développer continuellement leurs talents.

2. Aidez à retenir les meilleurs talents grâce à des ressources de formation personnalisées

Vos employés actuels seraient ravis de toute opportunité de développer de nouvelles compétences qui les aideront dans leur travail. Lorsque vous pouvez rendre les employés contents à cet égard, il devient beaucoup plus facile de retenir ce personnel. Tout personne aimerait être dans un endroit où elle est traitée comme importante et critique au succès de l’entreprise.

Dans les entreprises modernes, la formation standardisée ne fonctionne pas dans ce monde concurrentiel. En fait, la plupart des entreprises perdent les meilleurs talents au profit de concurrents agressifs pour cette simple raison. S’assurer que vos meilleurs ou plus performants talents ont un accès constant aux outils de formation en ligne et à toutes les ressources nécessaires est essentiel pour les retenir et assurer un management efficace des talents.

3. Ajoutez facilement davantage de talents à votre équipe

Téléchargez ce rapport

Les critiques en ligne sur la façon dont une entreprise se comporte ne sont pas difficiles à trouver, et c’est particulièrement vrai pour les détails sur le bien-être du personnel. Cet aspect du bien-être des employés comprend la façon dont leur carrière est développée régulièrement via les ressources de formation en ligne de l’entreprise. La plupart des employés potentiels de premier choix sont constamment à la recherche d’entreprises avec d’excellentes et positives critiques.

Par exemple, un employé potentiel avec des compétences générales extraordinaires et un désir de devenir un chef de projet professionnel aimerait rejoindre un programme qui organise une formation PMP en ligne pour les employés existants. La formation PMP améliore les compétences en leadership d’un employé et lui donne les connaissances nécessaires pour gérer des équipes sur des projets clés. Ces cours sont normalement coûteux, de sorte que les nouveaux talents potentiels qui souhaitent progresser verront comme un avantage de suivre une telle formation gratuitement. De plus, si l’entreprise est connue pour former des employés via des cours de haut niveau, vous aurez plus de facilité à intégrer d’autres candidats intelligents, améliorant encore le management des talents.

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4. Facilitez la cohérence et la standardisation

La formation en ligne contribue également à faciliter la cohérence et la standardisation. Un sujet peut être enseigné de différentes manières, en particulier avec des instructeurs sur site. Ceux qui doivent écouter différents formateurs recevront un enseignement qui rend difficile la cohérence dans l’application des points d’apprentissage au fil du temps. La nécessité de cohérence et de standardisation dans le style de travail et la façon dont les tâches sont exécutées est ce que la formation en ligne cherche à corriger.

Une fois que vous avez travaillé à la création d’un cours en eLearning, tous vos employés suivent la même formation de haute qualité et appliqueront les mêmes étapes pour travailler. Cette cohérence vous aidera dans votre management des talents dans le sens où les employés peuvent facilement remplacer d’autres personnes qui pourraient être chargées d’une autre tâche ou devoir s’absenter.

5. Fournissez un accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 avec des retours immédiats et personnalisés

Les plateformes de formation en ligne sont programmées pour être disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui permet aux employés d’accéder à du matériel de formation en ligne pour améliorer leur productivité à tout moment. Une autre façon dont cet accès facile peut aider au management des talents est de fournir un retour d’information personnalisé immédiat après toute formation.

Avec les instructeurs physiques, ce processus est une chose individuelle avec chaque employé formé, ce qui peut s’avérer difficile avec un grand nombre d’employés dans la même session de formation. Ce défi pourrait même amener votre entreprise à réduire le nombre de personnes qui reçoivent la même formation. En comparaison, la formation en ligne peut accueillir autant de personnel que votre entreprise souhaite former, ce qui garantit une gestion plus efficace des talents.

Le mot de la fin

La formation en ligne présente de nombreux avantages. Elle améliore la productivité sur le lieu de travail, ce qui augmente les bénéfices de l’entreprise. Les tâches assignées sont également accomplies de manière plus professionnelle et le moral des employés reçoit un significatif coup de pouce. De plus, la formation des employés dans les domaines qu’ils souhaitent développer vous aidera à les fidéliser (les employés heureux sont beaucoup plus susceptibles de rester). La formation en ligne aide avant tout au management des talents.

Ne commettez donc pas l’erreur de toujours chercher des talents à l’extérieur de l’entreprise. Au lieu de cela, gardez vos employés performants satisfaits tout en staffant des postes avec des candidats de premier plan déjà attachés à votre culture de formation en ligne.

Comment recrutez-vous et fidélisez-vous les meilleurs talents ?

Comment maintenir votre certification PMP® après l’avoir obtenue grâce à votre formation et travail assidu ?

Le par mopertodans formations et certificationsLaisser un commentaire

La réponse à une question que vous me posez très souvent.

Dans cette vidéo produite par le Project Management Institute® (PMI®), vous apprendrez comment maintenir votre certification PMP à jour.

Chaque activité d’apprentissage que vous effectuez contribue à vos Professional Development Units PDU.

Afin de conserver votre certification, vous devrez enregistrer ces PDU dans le système d’exigences de certification continue (CCRS) du PMI.

Connectez-vous à votre tableau de bord PMI et accédez au CCRS.

“PMI,” the PMI logo, “PMP” and “Project Management Institute” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

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Votre copie de « The State of the PMO 2022 »

Le par mopertodans pmo et portofolio, pointeurs utilesLaisser un commentaire

Comprendre les pratiques et les tendances actuelles qui conduiront à l’amélioration de l’impact stratégique du PMO et du succès de l’entreprise est plus vital que jamais.

Ce rapport « The State of the PMO 2022 » (en langue anglaise) vous invite à prendre en compte les expériences qui ont été partagées par les répondants afin de benchmarker votre propre organisation et élaborer une stratégie pour renforcer votre PMO.

Aujourd’hui

  • La plupart des moyennes et grandes organisations ont un PMO
  • Les PMO sont stratégiques – la plupart (82 %) relèvent d’un vice-président ou plus, la moitié rapportent directement au niveau exécutif
  • Le personnel du PMO est très expérimenté (10 ans) et près de la moitié sont certifiés PMP®
  • Les PMO dans plus de 40% des organisations ont une portée entreprise / stratégique
  • La valeur du PMO n’a pas été sérieusement remise en question dans la plupart des organisations (seulement 18 %)

Les PMOs varient considérablement en termes d’ancienneté, de taille, de portée de leurs services, et de capacités.

Recevez gratuitement votre copie.

Le rapport examine ce que font les PMOs, comment ils le font, comment ils mesurent leur performance et comment ils développent leur personnel.

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Le management de projet dès l’école primaire !

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Kit pour école primaire – Découvrez comment tout a commencé avec Christian-Jacques Bonetto

Plus d’informations sur le site du PMI France.

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