Lorsque les informations fournies aux parties prenantes sur les risques encourus par le projet sont obsolètes, vous avez immédiatement perdu leur attention et implication.

How current are your risks? par Kiron Bondale

https://kbondale.wordpress.com/2022/06/12/how-current-are-your-risks/

J’ai souvent fait référence à la définition du Dr David Hillson du risque comme étant « une incertitude qui compte » dans mes articles sur le management des risques de projet.

Les derniers mots de cette courte phrase sont essentiels : QUI COMPTE.

Si les intervenants estiment que l’information qui leur est présentée au sujet d’un risque n’est pas importante pour eux, ils l’ignoreront. Au mieux, cela signifie que les efforts que l’équipe projet a consacrés à l’identification, à l’analyse et à la communication des risques ont été gaspillés, mais au pire, cela pourrait empêcher une partie prenante de mettre en œuvre une réponse recommandée au risque.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles l’information sur les risques pourrait ne pas avoir d’importance pour les intervenants.

En voici quelques-unes :

• Les descriptions des événements du risque sont trop vagues
• Les informations sur les risques critiques sont perdues dans un océan de risques insignifiants
• Les intérêts des intervenants ou leur niveau de tolérance au risque ne sont pas pris en compte
• Les intervenants n’ont pas été sensibilisés à la valeur du management des risques
• Le coût de la prévention ou de la réduction l’emporte sur les coûts de matérialisation des risques

Mais l’une des causes les plus dommageables et les plus répandues que j’ai connues est lorsque les informations fournies aux parties prenantes sont obsolètes.

Comme pour tout le reste sur les projets, les risques changent au cours de la vie d’un projet et si les parties prenantes sont conscientes que les détails reflétés dans un registre des risques ou dans un rapport d’état d’avancement de projet ou un tableau de bord ne reflètent pas les réalités actuelles, la crédibilité de l’équipe en sera affectée. Et, si ces intervenants étaient sceptiques quant au management des risques au départ, cela ne fera que leur donner des raisons supplémentaires d’ignorer les responsabilités en matière de réponse aux risques à l’avenir.

Pour avoir une idée de ce que les autres vivent, j’ai mené un sondage d’une semaine dans PMI’s LinkedIn Project, Program and Portfolio Management et ProjectManagement.com community et demandé aux praticiens à quelle fréquence les registres de risques étaient examinés et mis à jour avec les parties prenantes.

Le contexte est important. Par exemple, un projet de moindre complexité peut avoir moins de mises à jour de registre qu’un projet plus complexe.

Sur les réponses reçues :

• 34 % ont indiqué un cycle de mise à jour hebdomadaire ou plus court,
• 41 % ont voté pour mensuellement,
• 21 % ont indiqué trimestriellement ou plus rarement et
• 4 % ont indiqué que les risques n’ont jamais été mis à jour.

Bien qu’il soit encourageant de constater que les trois quarts des praticiens mettaient au moins à jour mensuellement l’information sur les risques, ce qui pourrait être approprié pour les projets de longue durée, le fait qu’un quart des réponses montraient très peu ou pas de mises à jour est regrettable.

Bien qu’il y ait une valeur limitée à partager l’information sur les risques dans les premiers jours d’un projet, à mesure que la complexité augmente, la probabilité de ne pas rencontrer un problème qui aurait pu être résolu par un management plus proactif des risques augmente considérablement.

Mieux vaut prévenir que guérir, mais seulement si cette prévention est pratiquée tout au long de la durée du projet.

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Dr David Hillson sur la définition du management des risques.