Quand l’exposition au risque est-elle la plus élevée dans un projet ? Est-ce au début, au milieu ou à la fin du projet ?

Five Ways to Reduce Risk Exposure Early par Harry Hall

https://projectriskcoach.com/five-ways-to-reduce-risk-exposure-early/

L’exposition au risque est en fait plus élevée au début.

Voyons donc comment réduire l’exposition aux risques dès le début de vos projets.

Pourquoi l’exposition au risque est la plus forte au début ?

Les managers de projet ont à ce moment-là le moins d’informations. L’incertitude est la plus grande.

Vous savez très peu de choses sur :

• Objectifs du projet
• Livrables
• Exigences
• Budget
• Contraintes
• Critères de succès
• Disponibilité des ressources

Voici 5 activités que vous pouvez entreprendre pour réduire l’exposition au risque dès le début du projet.

Réduisez au plus tôt votre exposition aux risques

#1 – Déterminez les parties prenantes à contacter

Avez-vous déjà vu un manager de projet ou un sponsor de projet tenir délibérément une partie prenante dans l’ignorance ?

Cette personne découvre le projet plus tard et exerce alors son pouvoir et son influence. Cela entraîne souvent des choses à refaire et des impacts négatifs sur l’échéancier et le budget. Identifiez vos parties prenantes tôt et cherchez à comprendre leurs préoccupations et leurs intérêts.

#2 – Mettez tout le monde sur la même longueur d’onde

Si vous demandez à deux personnes d’expliquer la raison d’être d’un nouveau projet, vous pouvez obtenir des réponses totalement différentes.

Travaillez avec le sponsor du projet, l’équipe projet et les parties prenantes pour rédiger la charte de projet initiale.

Les chartes de projet comprennent, sans toutefois s’y limiter :

• Titre du projet
• Description
• Objectifs du projet
• Livrables
• Hypothèses et contraintes
• Critères de succès
• Résumé des jalons
• Budget à haut niveau
• Exigences principales
• Risques majeurs (menaces et opportunités)
• Parties prenantes

Ces éléments peuvent grandement améliorer le focus, la compréhension et l’alignement de votre équipe et des parties prenantes.

#3 – Clarifiez les objectifs de votre projet

Au début des projets, les objectifs sont souvent définis de manière vague, ce qui entraîne des malentendus.  Travaillez avec votre sponsor de projet pour définir, clarifier et communiquer les objectifs.

Objectif = Verbe + Focus + Cible + Délai

Voici une syntaxe suggérée pour les objectifs : Verbe -> Focus -> Cible -> Délai. Par exemple : « Augmenter les bénéfices de 5 % avant la fin de l’année. » L’utilisation de cette syntaxe garantit la cohérence de vos objectifs et permet de vous assurer que vos objectifs sont spécifiques et mesurables.

Objectif.

Quelque chose vers lequel le travail doit être orienté, une position stratégique à atteindre, un but à atteindre, un résultat à obtenir, un produit à produire ou un service à exécuter. PMBOK®, 7ème édition

#4 – Identifiez les risques

Dans les premières étapes d’un projet, nous n’avons pas encore identifié les risques. Il existe de nombreux outils et techniques qui peuvent vous aider, vous, votre équipe de projet et vos parties prenantes à identifier les risques tels que :

• Techniques de collecte d’information (p. ex., remue-méninges, entrevues, Delphi)
• Techniques de création de diagrammes (p. ex., diagrammes de contexte, organigrammes)
• SWOT / FFPM (c.-à-d. forces, faiblesses, possibilités et menaces)
• Pré-mortem.  Décrivez un projet hypothétique échoué ou contesté à votre équipe de projet. Demandez à votre équipe d’identifier les risques et de déterminer les réponses aux risques.
• Analyse des hypothèses.  Veillez à ce que les hypothèses soient examinées, comprises et documentées.
• Liste d’invites.  Il s’agit d’une liste de catégories qui incite les intervenants à identifier des risques supplémentaires dans chaque catégorie.
• Analyse de la liste de contrôle.  Il s’agit d’une liste de risques potentiels utilisée pour aider à identifier les risques supplémentaires.
• Examens de documents.  Examiner les documents relatifs au projet et aux projets connexes.

De plus, vous pouvez utiliser une combinaison de techniques. Par exemple, vous pouvez faire un exercice de remue-méninges, suivi par un examen d’une checklist de contrôle.

#5 – Clarifiez les attentes des parties prenantes

Certaines personnes pensent que vous pouvez lire dans leurs pensées. Lorsque vous interagissez avec les dirigeants, les membres de l’équipe de projet et autres parties prenantes, posez des questions explicites sur leurs attentes.

Que désirent-ils du projet ? Que s’attendent-ils à ce qu’il se passe pendant le projet ? Quelles attentes n’ont pas été exprimées par eux ou par d’autres ?

À vous de jouer !

Vous démarrez un projet ? Prenez le temps d’examiner votre projet à la lumière de ces cinq principes. Épargnez-vous quelques maux de tête en aval en réduisant votre exposition au risque dès maintenant.

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