Voici quelques articles publiés précédemment qui, je l’espère, sauront vous intéresser si vous êtes confrontés à de sérieuses difficultés sur votre projet, devez être audité ou, à l’inverse, devoir auditer vous-même un projet.
Certaines des leçons que j’ai appliquées, je les ai apprises au prix d’un certain nombre de cicatrices, et de l’observation d’autres de chefs de projet que j’ai rencontrés ou avec lesquels je suis en relation. Il n’y a aucune formule magique ni nec plus ultra; Seulement quelques leçons relativement simples qui démentent la difficulté avec laquelle elles sont mises en œuvre.
Le résultat de l’effort de triage est d’identifier ces projets le plus dans le besoin d’intervention immédiate. De même que dans le monde médical, l’étape suivante après le triage est le diagnostic; il est maintenant temps de se concentrer sur les projets du troisième groupe et exécuter un diagnostic de projet. Si vous êtes assigné au sauvetage d’un projet en échec, voici les premières étapes pour trouver la cause ou les causes premières des difficultés du projet.
Quand j’ai commencé comme un chef de projet, personne ne m’a parlé de gouvernance. Personne ne savait même ce que cela signifiait. Nous avions une méthodologie et un processus et nous pouvions de temps en temps avoir un audit – mais rien de tel que ce que nous avons vu sur les cinq dernières années. Les scandales d’entreprise du début des années 2000, avec la transparence plus grande qu’attendent les régulateurs, actionnaires, clients et même les employés, ont aujourd’hui fait de la gouvernance une partie nécessaire de toutes les initiatives majeures.
Cette demande vous semble-t-elle étrange ? Êtes-vous comme de nombreux PMs qui fuient les audits comme la grippe H1N1 ? Les considérez-vous comme une perte de temps au mieux et un assassin potentiel de projet dans les cas extrêmes ?
J’ai partagé ces “a priori” mais cela n’est pas une fatalité. Les audits sont utiles, peuvent être productifs et apporter des avantages réels à votre projet ainsi qu’à vous-même.
La plupart des processus utilisés dans vos organisations sont audités et il devrait en être de même de vos processus de management de projet. Il est aussi important de réaliser des audits de vos projets que de vos processus d’assurance qualité. Le PMBOK décrit l’audit comme “une revue indépendante structurée pour déterminer si des activités de projet observent les règles et procédures organisationnelles et de projet.” Il existe beaucoup de vues différentes et d’approches aux audits de projet mais nous allons coller à l’approche du PMBOK dans cet article.
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
« Faites suivre l’action efficace de calme réflexion. De cette calme réflexion viendra encore plus d’efficacité dans l’action. » Peter Drucker
« L’expérience n’est pas le meilleur professeur; l’expérience justement évaluée est le meilleur professeur. » – John Maxwell
Partenaire de DantotsuPM
Tout manager qui mérite ce titre sait quelle métrique il observe au quotidien et heure par heure. Il sait quels rajustements faire en réponse à ce qu’il voit. Il a un plan établi et qui lui montre où il en est sur leur chemin vers son objectif. Il a mis en place son plan de contingence.
Mais dans le feu de l’action, sur le chemin au succès, il est important de prendre du recul et de réévaluer des choses. Cependant, pour la plupart d’entre nous, c’est beaucoup plus difficile qu’il n’y paraît initialement. Vous ne pouvez pas simplement le décider au cours d’un déjeuner. Je recommande que vous passiez un week-end agréable et rassembliez tout le monde lundi matin avant que d’être pris dans le travail de la semaine. Cela vous donne deux ou trois jours ainsi qu’à votre équipe de management pour clarifier vos esprits et aborder le planning et la performance cible en étant frais. Alors, que devriez-vous revoir ?
Commencez par l’image d’ensemble puis allez vers une analyse en profondeur :
Vos objectifs ou projets sont-ils toujours valables ? Devriez-vous aller vers autre chose ?
Progressez-vous vers vos objectifs, ou avez-vous atteint les jalons de votre plan ?
Y a-t-il quelque chose plus que vous devriez faire pour maximiser la performance, ou bien accélérer ou améliorer l’impact du projet ?
Mesurez-vous les bonnes choses ?
À quelle fréquence devriez-vous faire ceci ? Je dirais que mensuellement est un bon début, selon le projet et vos besoins de performance. Au strict minimum, une fois par trimestre.
Ce sont ces sortes de contrôles d’état d’avancement qui vous assureront que vous ajustez les voiles de votre bateau pour vous déplacer aussi rapidement que possible vers votre destination.
« Le pessimiste se plaint du vent. L’optimiste s’attend à ce qu’il change. Le Leader ajuste les voiles. » John C. Maxwell
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Quand vous vous efforcez de réaliser vos rêves, ces comportements peuvent poser les bases de votre voyage.
Comprenez et pratiquez la prise de responsabilités. Comprenez votre travail, prenez-en la pleine propriété et faites ce qui est nécessaire, en restant dans un cadre légal et éthique, pour l’accomplir.
Pensez pour vous. Défiez les traditions, l’autorité en place et le statu quo de façon professionnelle et mature. Habituez-vous à questionner vos propres comportements et actions.
Soyez intègre dans tout ce que vous faites. Écoutez votre voix intérieure et traitez-la comme l’amie sage et de confiance qu’elle est.
Créez une liste de tâches à réaliser comme une de vos premières activités de la journée. Concentrez-vous principalement sur vos trois premières priorités, elles définissent votre valeur et vos contributions et, en fin de compte, votre carrière.
N’évitez jamais une confrontation nécessaire. Donnez toujours aux problèmes le sens d’urgence et l’importance qu’ils méritent.
Comportez-vous comme si c’est votre entreprise. Votre domaine de responsabilité est votre « business ».
Adoptez le mantra : “C’est ma décision si cela doit se produire.” Supposez que les problèmes ne s’évacuent pas à moins que vous ne preniez l’action appropriée pour les atténuer.
N’exigez pas l’approbation d’autres personnes pour fonctionner. Reconnaissez que vous ne pouvez pas plaire à tous. Acceptez que d’autres puissent avoir un avis contraire, et aussi valable.
N’en faites pas une affaire personnelle ou ne le prenez pas personnellement. Il s’agit avant tout de ce qui est le meilleur pour le business.
Il s’agit toujours de résoudre le problème actuel. Ce n’est pas une question d’assignation de blâme ou de découverte de la faute.
Ne vous arrêtez pas sur hier. Admettez les erreurs, apprenez d’elles, appliquez ces leçons à l’avenir …et avancez.
Faites preuve de tolérance. Prêtez attention aux erreurs que font les gens, mais prenez davantage de soin des personnes qui les ont faites.
Laissez votre ego à la porte. Ce n’est jamais à propos de vous. Il s’agit du projet, du sponsor, du client, de l’équipe, de l’entreprise et autres choses.
Traitez les autres comme vous voudriez être traités. On se rappellera de vous et fera référence à vous en fonction de comment vous avez fait les autres se sentir.
Partenaire de DantotsuPM
Pensez comme un leader. Il n’est pas question de la capacité de ceux autour de vous de mener, c’est de votre capacité à diriger indépendamment de ce qui se passe autour de vous dont il est question.
Appréciez ceux qui vous ont aidés. Donnez du crédit où il est dû. Votre succès, en partie, est rendu possible grâce aux épaules qui vous ont supportés tout au long de votre voyage.
Définissez qui vous voulez être. Rassemblez alors le courage pour accomplir cette vision. Quand vous êtes ce que vous vous percevez être; votre vision devient votre réalité.
“Ideas to help you become more successful.” Neal Whitten
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Si je transpose le billet de Seth au monde du management de projet, voici ce que cela donne.
Je sais que je dois remplir ce formulaire avant de passer devant le comité de financement, mais la façon dont vous vous comportez quand vous concevez le formulaire et la manière avec laquelle vous me demandez de le remplir changera comment je vois tout le reste des choses que vous voudriez que je fasse.
Je sais que je dois aller à cette réunion ou suivre ce processus ou écouter ce discours, mais, justement ici, en ce moment même où vous avez le pouvoir, vous allez établir la manière dont je considère votre organisation toute entière.
Si un PMO travaille dur pour fournir une expérience positive quand le chef de projet n’a aucun choix, le bénéfice du doute qu’il a gagné vaut bien plus qu’il ne coûte.
Redéfinissez ce formulaire, changez votre attitude, ajustez vos processus et inclinez-vous pour montrer votre reconnaissance. Vous en serez récompensés.
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils s’assurent que les personnes ont une compréhension commune de ce qu’était la réunion et servent d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.
1. Écrire le compte-rendu tant que vous vous en souvenez encore
Ne reportez pas l’écriture de votre compte-rendu jusqu’à ce que la réunion de projet ne soit plus qu’un lointain souvenir. Si vous ne pouvez pas vous rappeler de tout, faites lire votre compte-rendu par quelqu’un d’autre et clarifiez les points relevés avant que d’envoyer votre version finale. Encore mieux, faites également prendre les notes par quelqu’un d’autre et comparez ensuite votre version avec la leur pour produire la version finale.
2. Commencez par une revue des actions
Que vous ayez ou pas passé en revue au commencement de la réunion les actions de la dernière fois, mettez-les en début de compte-rendu. Notez toutes les actions de la dernière réunion et un résumé de leur progression. Si l’action a été achevée, ne vous donnez pas la peine de la mentionner complètement à nouveau. Au lieu de cela, ajoutez une ligne qui dit « toutes les autres actions ont été complétées ou ne sont plus appropriées ».
3. Documentez les actions et leurs propriétaires
Partenaire de DantotsuPM
Pendant la réunion, notez les actions et qui les fera. Dans le compte-rendu, incluez ces actions dans le texte. Vous pouvez aussi inclure un résumé des actions en fin de compte-rendu. Le format tableau fonctionne bien.
4. Notez qui était là
Vous aurez listé les noms des participants sur l’invitation ainsi que l’ordre du jour, mais qui vient en réalité à la réunion pourrait être différent!
5. Incorporez des images
Si vous utilisez un tableau blanc ou un logiciel de mind-mapping pendant la réunion, incluez des liens vers les documents, des copies d’écran ou incorporez des fichiers. Vous pouvez prendre des photos de ce que vous avez écrit sur le tableau blanc avec un appareil photo de téléphone – la résolution sera assez bonne pour l’inclure dans le compte-rendu.
6. Utilisez un modèle standard
Si votre entreprise n’a pas de modèle standard pour les comptes-rendus, composez-en un, ou demandez à votre PMO. L’utilisation d’un modèle standard vous fera gagner du le temps. Vos participants s’habitueront aussi à la lecture du compte-rendu sous ce format, particulièrement si la réunion est tenue régulièrement.
7. Documentez les décisions
Utilisez votre compte-rendu pour confirmer les décisions qui ont été prises pendant la réunion. Prenez note de toute demande de changement de projet qui a été approuvée ou rejetée.
8. Utilisez des tableaux
Le format tabulaire fonctionne bien pour les comptes-rendus. Utilisez 3 colonnes : numéro, résumé de discussion et propriétaire de l’action. Les personnes peuvent alors parcourir la colonne de droite à la recherche de leurs initiales pour voir quelles actions leur incombent. Ce format sera efficace surtout si votre compte-rendu enregistre un tas d’actions. Si la réunion est principalement de la discussion avec peu d’actions, ce format semblera étrange. Choisissez donc un format qui marche pour vous.
9. Envoyez le compte-rendu rapidement
Partenaire de DantotsuPM
Idéalement, vous devriez envoyer le compte-rendu dans la semaine. Le plus tôt le meilleur. Et il devrait impérativement être distribué avant la réunion suivante ! Envoyez-le également aux personnes qui n’ont pu venir pour qu’elles puissent voir ce qu’elles ont manqué.
10. Faites des comptes-rendus !
Le projet a besoin un enregistrement de ce qu’a été discuté, donc vous devriez enregistrer la réunion. Il peut ne pas y avoir de compte-rendu pour des rencontres informelles, mais la plupart des réunions bénéficieront d’avoir un écrit de ce qui a été dit et décidé.
Quelles autres astuces avez-vous en matière de compte-rendu ?
Enregistrer
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Les chefs de projet expérimentés savent que pour être un bon leader il faut s’affirmer. Mais il facile de pousser ceci un peu trop loin et de passer pour un pauvre type aux yeux de ceux avec lesquels vous travaillez. Parvenir à vous affirmer de façon professionnelle vous aidera à entretenir leadership et respect.
1. Communiquez les directives avec assurance
La première leçon en apprenant comment devenir affirmatif est de partir du bon pied. Évitez toute tension avec les personnes que vous managez afin de vous assurer que chacun sait exactement en quoi leur travail est bon ou pas. Il est aisé de supposer que quelqu’un comprend une tâche simplement parce que vous (le chef de projet) en avez une excellente compréhension, ceci peut mener à des problèmes. Soyez ferme dès le début et assurez-vous que chacun connaisse la direction ou vous allez, et sache qu’ils n’échapperont pas à des contrôles tout au long du chemin.
2. Identifiez les problèmes au plus tôt pour réduire au minimum leur impact négatif
Un chef de projet affirmatif précisera à ceux travaillant dans son équipe quand une tâche est en train de dévier de son cours. En identifiant des problèmes potentiels dès le début, vous pouvez donner des conseils et guider un membre de l’équipe plutôt qu’attendre la fin et leur dire de ‘recommencer’. Souvenez-vous aussi qu’il y a une grande différence entre affirmation de soi et agression. Si vous laissez une tâche partir à la dérive, vous allez plus probablement paraître agressif ou désagréable quand votre frustration aura augmenté, mais si vous êtes fermes, mais justes dès le départ, c’est un comportement affirmatif.
3. Donnez des conseils et une direction au lieu de distribuer des ordres
Comme mentionné ci-dessus, donner un conseil à un membre de l’équipe et des directions se présentera toujours mieux que de distribuer des ordres – la clé est d’être ferme en ce faisant. Plutôt que simplement dire à un membre de l’équipe qu’il « fait mal quelque chose », vous pouvez dire quelque chose comme « j’ai quelques conseils pour vous aider sur cette tâche, laissez-moi vous montrer la meilleure façon de la réaliser ». Bien sûr, s’ils ne comprennent pas l’allusion, vous pouvez devoir prendre une approche plus directe (mais dans mon expérience, la plupart des personnes comprennent le sous-entendu !).
4. Offrez un compromis quand c’est nécessaire
Les certains éléments d’un projet sont assez concrets, mais d’autres se permettent une certaine flexibilité. Si quelqu’un sur votre équipe interprète une tâche légèrement différemment de vous (le chef de projet), accordez-lui un peu de réelle considération. Souvent votre équipe arrivera avec quelques excellentes idées. De plus, si les membres de votre équipe savent qu’ils peuvent penser de façon critique et créative à leurs tâches, ils vont plus probablement se soucier de ce qu’ils font et ils vont plus probablement porter à votre attention les problèmes et solutions potentiels. Offrir un compromis peut ne pas sembler affirmatif, mais cela vous permet d’être plus affirmatif. Les personnes respecteront davantage vos requêtes quand elles ne pensent suivre aveuglément des ordres.
5. Maintenez une attitude professionnelle
Soyez conscient qu’être un leader affirmatif est lié avec votre professionnalisme. Une des meilleures façons d’être un leader ferme, qui est aussi apprécié par l’équipe, est d’entretenir un professionnalisme permanent sur le lieu de travail. En tant que chef de projet, vous devriez exiger du professionnalisme de votre équipe et vous devriez être celui qui donne l’exemple. Dans un environnement professionnel, il est plus facile pour les leaders d’être combatifs.
6. Utilisez une approche à base d’empathie
Les chefs de projet peuvent parfois paraître très exigeants et il est important d’être aussi respectueux envers votre équipe que possible en assignant les tâches. Une des meilleures approches pour faire ceci est de sympathiser avec votre équipe, ce qui signifie essentiellement vous mettre dans leurs chaussures. Feignez que les rôles soient inversés et que vous êtes celui reçoit les instructions au lieu de les donner et considérez comment la formulation spécifique de ces instructions vous ferait vous sentir. Les instructions semblent-elles condescendantes ? Semblent-elles potentiellement confuses ? Pensez à comment les membres de votre équipe vont se sentir avant de dire quelque chose. Pensez à comment vous voudriez être traités si vous étiez dans leur situation.
7. Critiquez de façon constructive
Quand on en vient aux tâches créatives (comme des logos, des sites Web, du matériel marketing, etc.), vous aurez probablement à demander aux membres de l’équipe de faire plusieurs passes. Le but de la critique constructive n’est pas simplement que les gens se sentent mieux dans leur travail, elle doit les orienter dans la meilleure direction possible. Il n’y a rien de plus affirmatif que de donner une bonne critique constructive.
8. Reconnaissez le bon travail
En bon leader, vous devez activement manager l’efficacité de votre équipe et son moral. En utilisant des techniques simples de motivation, votre avis sera davantage apprécié, rendant plus facile d’être affirmatif. Une des choses les plus faciles que vous puissiez faire est de féliciter les membres de votre équipe pour un travail bien fait. Prenez le temps de remarquer quand ils ont porté un effort supplémentaire et assurez-vous qu’ils savent que cela ne passe pas inaperçu. Si votre équipe voit que vous pouvez reconnaître le bon travail, ils vous prendront au sérieux quand vous indiquerez un problème.
9. Transformez vos attentes en instructions
Un leader affirmatif communiquera ses attentes efficacement à son équipe. Les attentes diffèrent des instructions, mais elles vont de pair. Vous pourriez charger un membre de l’équipe de créer un rapport détaillé sur le trafic Web de votre société, mais vos attentes pourraient être qu’il soit aussi informatif que possible, présentable à des investisseurs et sans aucune erreur, et livré au moment prévu – et qu’il ne peut être en retard. Plus vos attentes diffèrent de vos instructions, plus probablement le résultat final va en souffrir. Quelques attentes peuvent être assumées, comme celles que vous avez déjà fait comprendre lors d’occasions précédentes, mais il vaut mieux être trop prudent que pas assez. Si vous avez négligé de mentionner quelque chose en assignant une tâche et qu’elle ne soit pas faite correctement, vous pourriez mal vous en sortir.
10. Respectez votre équipe
Notre dernière leçon sur la façon de devenir affirmatif tourne autour du respect. Si vous n’avez pas le respect de votre équipe, être ferme sera mal ressenti. La clé pour obtenir leur respect est de les respecter. Le respect est bidirectionnel et très puissant. Réfléchissez-y : comment vous sentez-vous quand quelqu’un que vous respectez (comme un parent ou un conjoint) vous demande de faire quelque chose, par rapport à comment vous vous sentez quand quelqu’un pour lequel vous avez peu de respect vous demande de faire quelque chose : cela fait une grande différence ! Nous voulons tous faire un bon travail pour les personnes que nous respectons et quand elles s’affirment, nous leur prêtons attention.
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Récemment, j’ai fait beaucoup de travail sur le leadership de projet, ce qui est très stimulant parce qu’il y a tellement de choses écrites sur ce qu’est le leadership et, le plus souvent, ces écrits sont des avis subjectifs parce qu’il y a très peu d’études et recherches sur les compétences principales qui différencient les bons leaders des mauvais.
En conséquence, j’ai constaté que l’approche la plus efficace de coaching en leadership est d’encourager le coaché à définir pour eux-mêmes ce que signifie leur leadership et prévoir comment ils l’appliqueront à l’ensemble des équipes et parties prenantes qu’ils doivent mener.
J’ai inventé un modèle en quatre étapes qui tient ses origines de la conduite de projet pour aider à définir, planifier et mesurer l’efficacité du leadership.
Étape 1 : Créez votre manifeste de leadership
Exposez le contexte et les objectifs de votre leadership. Définissez ce que vous pensez que sont les bénéfices de votre style de leadership pour que vous soyez clairs dans votre propre esprit sur pourquoi vous faites ce que vous faites. Identifiez vos forces et concentrez votre temps sur elles. Identifiez vos faiblesses et assurez-vous que ces domaines sont adressés par d’autres qui sont plus experts de ce travail.
Étape 2 : Positionnez votre communauté de leadership
Identifiez qui s’attend à ce que vous meniez et aussi par qui vous êtes menés. Dans une organisation matricielle, il est important de bien reconnaître que l’on attend de vous que vous meniez des équipes multifonctionnelles, pluridisciplinaires et que les membres peuvent ne pas toujours faire partie de votre organisation.
Considérez pour chaque relation d’où vient votre autorité de leadership. Votre légitimité de leadership est-elle basée sur votre connaissance d’expert/spécialiste, l’ancienneté, le nombre de personnes que vous connaissez dans l’industrie ou la puissance hiérarchique de votre intitulé de poste ?
Étape 3 : Ayez un plan
Ayez un planning d’activités de leadership et un échéancier pour les exécuter pour que vous puissiez créer l’environnement dans lequel vous allez exercer votre leadership. Si vous pensez que la délégation est critique pour développer la confiance, identifiez toutes les activités nécessaires pour bien faire la délégation et mettez de côté du temps pour celles-ci. Si vous pensez que la communication d’une vision irrésistible de l’avenir permet aux personnes de vous suivre, créez l’espace et le temps pour définir vos messages clés.
Étape 4 : Revue et retours d’informations
Passez régulièrement en revue votre propre opinion sur comment vous agissez et demandez à d’autres comment ils pensent que vous réussissez en tant que leader. Ne demandez pas l’opinion, mais faites plutôt évaluer par des personnes votre performance par rapport à votre manifeste et aux objectifs que vous vous êtes donnés.
Le succès dans le leadership exige beaucoup de travail et consomme bien du temps pendant chacune de ces étapes. J’ai des tas de coachés qui pensent que cela a eu un impact vraiment positif sur leurs compétences et sur l’expérience de ceux qu’ils mènent.
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Pour beaucoup de chefs de projet, l’intention première d’un plan de management de projet est de protéger nos mises contre les présumées tendances des équipes à se soustraire à leurs rôles et responsabilités. Apparenté à un contrat avec nos membres d’équipe projet, ces plans expliquent souvent clairement dans le détail les divers devoirs et attentes de chaque individu (ou groupes) dans l’équipe en ce qui concerne les jalons et les tâches. Tandis que bien intentionné d’un point de vue communications et alignement, ces plans peuvent trop souvent être utilisés comme des armes de responsabilité quand les livrables échouent à répondre aux attentes ou certains devoirs « semblent » avoir été oubliés.
Cependant, je ne suis pas ici pour négliger la valeur d’un plan de management de projet bien pensé et bien communiqué. Une partie pour s’assurer que chaque membre de l’équipe a des attentes claires et vice versa inclut le processus de rédiger de tels rôles avec des mots et de discuter de ces mots avec votre équipe. Cependant, c’est seulement un outil; une bonne pratique; une suggestion; un GUIDE. Vous pouvez être certain de devoir en dévier à un moment ou un autre du projet. L’équipe vraiment vraiment réussie prend sa source dans un environnement de confiance et en fin de compte une relation de confiance.
Cet environnement de confiance est établi d’abord par VOUS; LE chef de projet.
Comment transmettez-vous les informations critiques contenues dans les plans de communications et de management liées aux rôles de chacun ? D’abord en faisant appel à leur expérience et en présumant ouvertement qu’ils ont un sérieux désir de réussir et d’aider l’équipe à réussir. Vous pouvez oublier toutes les conséquences de la Réunion de Démarrage.
Vous devriez supposer que chacun veut faire un super boulot et vous fonder sur cette supposition avec enthousiasme vous-même en le faisant suivre d’un guide clair pour la communication des rôles et des responsabilités.
Soyez la fondation d’une une relation de confiance avec votre équipe et vous serez justement récompensés!
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
L’espace de temps sans interruption est sacré. Pourtant, dans l’ère numérique où nous vivons, nous perdons le peu d’espaces sacrés restés inaccessibles au courrier électronique, Internet, personnes et autres formes de distraction. Nos voitures ont maintenant le téléphone mobile intégré et mille stations d’émission radio. En marchant d’un endroit à un autre, nous avons nos périphériques de données qui reçoivent en streaming de douzaines de sources. Même à notre chevet, nous avons maintenant notre IPad avec des tas d’applications numériques et informations du monde entier aux bouts de nos doigts.
Il y a eu beaucoup de discussions sur la valeur de la « Pause créative« , un état décrit comme « la transition depuis être totalement engagé dans une activité créative à y être seulement passivement engagé, ou même complètement désengagé ». Ce phénomène est la graine des moments de génie que les gens disent si fréquemment avoir eu sous la douche. Dans ces moments, vous êtes complètement isolés et votre esprit peut errer et ressasser sans interruption des questions majeures.
Cependant, malgré la puissance et le potentiel incroyables des espaces sacrés, ils se raréfient rapidement. Nous nous privons des opportunités de déconnecter. Et nos imaginations en subissent les conséquences.
Pourquoi préférons-nous la distraction au temps mort ?
Pourquoi renonçons-nous à notre espace sacré si facilement ? Parce que l’espace vide est effrayant. Pendant ces vides provisoires de distraction, nos esprits retournent à l’incertitude et aux craintes qui infestent chacun d’entre nous. Pour échapper à cet abîme de doute de soi-même et aux questions sans réponse, vous vous jetez sur toute activité et données qui vous rassurent.
Mais ce besoin désespéré d’être constamment connecté et la stimulé n’est pas un problème moderne. Je soutiendrais que nous cherchons un état de connexion constante depuis la nuit des temps, mais ce n’était simplement pas possible jusqu’à présent.
Image Wikipédia
Le besoin à être connecté est, en fait, très basique dans la pyramide de Maslow, la théorie psychologique qui explique les plus grands et les plus fondamentaux désirs humains. Notre besoin de sentiment d’appartenance arrive directement après la sécurité physique. Nous prospérons sur l’amitié, la famille et l’affirmation constante de notre existence et de notre pertinence. Notre respect de soi est en grande partie un produit de nos interactions avec les autres.
Il est maintenant possible de se sentir constamment aimé et choyé grâce à l’efficacité de nos « murs de commentaires » (« comment walls ») sur Facebook et la connexion sans effort avec tous ceux que nous ayons jamais connus. Votre confiance et respect de soi peuvent rapidement être rassurés en vérifiant votre nombre « de suiveurs » (« followers ») sur Twitter ou le nombre de « like » recueillis par vos photographies et billets de blog. L’attraction que vous générez avec vos projets, ou votre business, peut maintenant être mesurée et annoncée en temps réel.
Notre besoin insatiable de connaître l’information, aux dépends de nous délecter de notre temps mort – est une forme « de travail » (quelque chose que j’appelle « le travail d’insécurité ») que nous faisons pour nous rassurer.
Alors, quelle est la solution ? Comment récupérer nos espaces de temps sans interruptions ?
Bien assez tôt, avions, trains, métros et, oui, même nos douches offriront la possibilité de rester connectés. Sachant que nous ne pouvons pas compter sur des espaces qui nous forcent à déconnecter pour survivre beaucoup plus longtemps, nous devons être proactifs dans la création de ces espaces pour nous-mêmes. Et quand nous avons une occasion précieuse de ne PAS être connecté, nous devrions développer notre capacité à l’utiliser et à la protéger.
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
« -Au vu des circonstances, nous ne serons pas en mesure de vous livrer la semaine prochaine.
– Ah bon? Mais pourtant c’est ce qui était prévu. Pourquoi ça dérive maintenant?
– Eh bien parce que… [arrive une liste d’arguments futiles et valables, de responsabilités partagées]
– Bon. Quel est le plan d’action pour livrer le plus rapidement possible? »
La dérive au quotidien
Chaque jour a son lot d’aléas, plus ou moins anticipés. Plus ou moins graves. Le délai est vraisemblablement une contrainte dont on s’affranchit souvent. Deux jours par ici, une semaine par là.
Pilotage par les délais
Logiquement, un projet est piloté par une contrainte que l’on doit respecter plus que les autres. Dans le cas de projets de type événementiels, la date de livraison est structurellement l’incontournable fort. Par exemple un nouveau produit avant les fêtes de Noël, ou une campagne électorale…
Anticipation et feed-back continu
Mettre en place un planning cohérent et réaliste est bien entendu un INCONTOURNABLE de la gestion de projet. Faire en sorte qu’il soit le fruit d’une construction collective de l’équipe projet, est un acte de MANAGEMENT fort. Enfin, s’assurer que chacun adhère aux choix qui ont été pris est une preuve de LEADERSHIP.
Tout au long du projet, identifier, analyser et traiter les risques, recueillir les suivis d’avancement fréquemment et détecter les signaux faibles particulièrement sur le chemin critique est un signe de bonne GOUVERNANCE.
Dead-Line et « exponentialisation » des coûts
Si mon projet est piloté par les délais, je vais avoir deux réflexes. Tout d’abord, me ménager des marges temps suffisantes pour éponger sereinement les aléas au fil de l’eau.
Ensuite, à chaque apparition d’aléa ou de problème, je vais faire en sorte que les répercussions impactent prioritairement les coûts, ou la qualité du projet.
Et plus la date de livraison approche, plus les marges de délais diminuent, plus je dois opter pour des alternatives coûteuses ou dégradant la qualité.
La limite
Mon équipe (partenaires compris) peut avoir adhéré au planning. Les prestataires peuvent aussi avoir des pénalités de retard. Je peux faire un suivi quasi quotidien de l’avancement. Comment se fait-il que mon projet soit en dérive continue? Régulière? Systématique?
Toutes les explications exogènes sont intéressantes. Plusieurs valent la peine d’être creusées. Certaines peuvent susciter des résolutions salutaires pour un bon recadrage.
Tant que la priorité-temps reste au niveau des actions, des choix et des comportements, elle s’associe inévitablement à des dérives de coûts ou de qualité. Et de plus en plus, au fur et à mesure que la date fatidique se rapproche. Dans ce cas la priorité-temps reste extérieure à soi. Comme une contrainte subie.
Au delà de l’adhésion : l’intégration culturelle
Mais la piste qui me plaît le plus aujourd’hui est L’ORIENTATION D’ESPRIT.
Intégrer la priorité-temps de façon culturelle, c’est passer d’une contrainte externe subie à une orientation d’esprit intériorisée. Tout mon être est imprégné de cette certitude : « Le délai sera respecté! ». Si je suis persuadé de cela, si je ne laisse pas de prise aux retards, si je m’organise avec cette évidence, alors je propage une culture de priorité-temps.
L’avantage de cette « intégration culturelle » c’est qu’elle va libérer l’énergie mise à contenir la dérive des délais. Ce qui est ma culture ne me demande pas d’effort.
Ma culture et mes réflexes sont alors centrés sur la garantie délais, et mon attention est polarisée sur le respect des coûts et de la qualité attendue.
Jean-Baptiste JOURDANT (jb.jourdant@csp.fr)
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Comme les économies mondiales sont en changement perpétuel et que les organisations s’efforcent de rester compétitives dans les turbulences des marchés, certaines tendances business se dégagent.
La compréhension de ces tendances et de comment vous en servir pourrait être critique à votre projet et au succès de votre carrière.
Les fusions et acquisitions d’entreprises sont en hausse. Les sociétés externalisent avec une ferveur renouvelée. Et tandis que l’économie d’un pays est sur la bonne voie, d’autres rencontrent de nouveaux ennuis.
Voici un tableau de bord rapide des conditions actuelles :
Tendance
Détails
Davantage de Fusions et Acquisitions
Services médicaux : 83 % des laboratoires pharmaceutiques américains examinés par KPMG seront probablement impliqués dans des fusions dans les deux prochaines années.Industrie alimentaire : Le Food Institutea enregistré 196 accords de janvier à juin 2011, une augmentation de 65 % par rapport à 2009.Technologie : À l’échelle mondiale, les accords au premier trimestre 2011 ont atteint US$27 milliard, en hausse de 124 % sur l’année précédente.
Davantage d’infogérance
45 % des cadres en informatique consultés dans l’EnquêteCIOs de Harvey Nash s’attendent à augmenter l’externalisation sur les 12 mois suivants.Points chauds pour l’infogérance:
Le Brésil
La Chine
La Russie
Agitation Économique Continue
Le Qatar pourrait connaître une croissance économique de 25 % en 2011 Le Danemark est inopinément entré en récession en mai Le Portugal s’attend à ce que son PIB chute de 2 % en 2011 et 2012
Lisez le rapport complet sur l’état de l’économie et ce que cela signifie pour la profession dans la publication de ce mois PM Network® magazine.
Que cela signifie-t-il pour un praticien en management de projet et détenteur de certification PMI ? Voici six astuces pour vous aider à surfer sur ces tendances.
1. Assurez-vous que vos projets délivrent
Les fusions et acquisitions signifient souvent une stratégie nouvelle ou revue pour l’entreprise. Maintenant plus que jamais, vos projets doivent délivrer les résultats attendus parce que leurs bénéfices doivent être liés avec la Nouvelle stratégie organisationnelle.
Aidez vos projets à faire le poids et rester à flot en vous assurant qu’ils ont le support des décideurs chaque jour avant que la fusion ou l’acquisition n’interviennent.
Il est important de communiquer à votre organisation que vous qui êtes certifié pouvez faire la différence pour livrer des projets qui respectent des objectifs et fournissent de la valeur.
Selonl’étude 2010 de PMI « Pulse of the Profession », 71 % des organisations ont augmenté le nombre des projets qui ont atteint leurs objectifs quand plus de 35 % de leur personnel de projet détenait la certification de Professionnel en Management de Projet (PMP®). Ceci étant le résultat d’utiliser des processus standardisés et répétables qui dépassent les frontières des industries et de la localisation géographique.
Vous pouvez entretenir vos lettres de créance en :
Si dans le passé, vous vous êtes déplacés d’un marché émergent vers un développé pour de meilleures opportunités, il pourrait maintenant être temps de retourner dans votre pays d’origine, particulièrement si vous venez du Brésil, de Russie ou d’Inde. Si vous envisagez un déménagement ? Soyez attentif aux marchés émergents. Cela vaut le coup de les examiner comme votre prochaine destination.
Il y a non seulement une acceptation en croissance et un fort besoin en management de projet dans ces marchés, mais les détenteurs de certifications avec une bonne expérience peuvent être bien placés pour obtenir des jobs clés.
Utilisez le Career Headquarters pour trouver un travail n’importe où dans le monde. Lisez des articles de Career Central pour rester au fait des tendances.
4. Améliorez vos compétences interpersonnelles
L’étude 2010 de PMI Pulse of the Profession a montré que les compétences comme la négociation, la communication et la motivation d’équipe sont en demande croissante de la part des chefs de projet.
Merci en partie aux fusions, acquisitions et à l’externalisation, la mondialisation des projets continuera. Aussi, est-il critique pour vous de vous concentrer sur le développement de vos compétences interpersonnelles, y compris la sensibilité culturelle, la gestion de parties prenantes mondiales, la collaboration multiculturelle et le leadership d’équipe globale.
Les sessions éducatives des congrès mondiaux de PMI, les formations SeminarsWorld® et ESeminarsWorldSM couvrent un panel de sujets en compétences douces , « soft skills », de la communication et la négociation à l’engagement des parties prenantes et au développement de l’esprit d’équipe. Prenez un cours pour apprendre ou bâtir votre connaissance. Les simulations en ligne de PMI comme la Série « Alaskan Recovery » vous fournissent l’opportunité de pratiquer de telles compétences.
5. Restez Connecté
C’est une chose que de savoir comment résoudre un conflit, mais avec des équipes virtuelles, vous devez participer de façon personnelle, opportune et significative. Cela vous aidera à diriger plus efficacement des équipes à distance.
Apprenez à utiliser des outils de communication en ligne comme la visioconférence, un site de communauté de pratique ou un outil de discussion en ligne, qui tous vous permettent de vous adresser aux membres de vos équipes en temps réel.
Beaucoup de ces outils sont gratuits ou presque ou offrent périodes d’essais libres. L’outil de réunion en ligne GoToMeeting Fournit un essai gratuit de 30 jours, tandis que les offres Skype proposent la messagerie instantanée et le partage d’écran et celles de Google le chat et la vidéo gratuitement.
Partenaire de DantotsuPM
6. Spécialisez-vous
En tant que certifié, travaillant dans un environnement économique incertain, vous pouvez ouvrir la porte à davantage d’opportunités en vous concentrant sur un seul secteur du management de projet. Quand vous vous spécialisez dans des secteurs comme le management des risques, la planification, la gestion de valeur acquise ou les méthodes Agiles, vous pouvez être sortir du lot des autres candidats qui rivalisent avec vous sur des postes ou des contrats d’encadrement d’équipes projet.
Le Programme de Certification de PMI propose plusieurs offres dans des secteurs spécialisés du management de projet.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Je parle fréquemment aux étudiants de MBA de leurs carrières et aspirations dans la vie. Certains de ces étudiants ont travaillé à Wall Street et quand nous en discutons, un certain nombre d’eux admettent que la clé de leur succès était de créer l’illusion d’un dur labeur. L’un d’eux a dit que lui et les autres associés laissaient leurs vestes sur leurs chaises à la fin de la journée ouvrable pour faire croire qu’ils n’étaient pas partis pour la nuit et qu’ils étaient quelque part dans le bâtiment à travailler, alors qu’en fait ils étaient rentrés chez eux.
« Nous avons ces petites ficelles du métier pour créer l’impression que nous sommes absolument dévoués à l’organisation, même quand nous n’avons pas de travail, » m’a-t-il dit. « Cela fait partie du management des attentes et de notre image. »
Le piège d’être occupé fait tellement partie de la culture d’entreprise que plusieurs fois cela obscurcit notre vision sur ce que se passe vraiment. Nous nous attendons à être occupés; nous ne savons pas que faire quand nous ne le sommes pas. Le piège à être occupé est que nous nous déplaçons à une telle vitesse ridicule que nous ressemblons au proverbial poulet courant avec sa tête coupée. Nous nous plongeons dans nos courriers électroniques et réunions avec une énergie maniaque qui interdit la réflexion, les conversations profondément honnêtes et qui brisent la routine.
De nombreuses personnes chroniquement occupées peuvent ne pas même être conscients de la mesure avec laquelle le piège à être occupé contrôle leurs vies. Êtes-vous l’une d’elles ?
Les questions suivantes sont de bons indicateurs d’où vous vous positionnez sur ce spectre :
Croyez-vous que votre travail vous permet de vous déplacer vers un but spécifique et important, de plus grandes responsabilités, apprendre une nouvelle compétence clé, atteindre une position critique ?
Vous trouvez-vous à essayer de créer l’apparence que vous êtes plus occupé que vous l’êtes vraiment ? Commencez-vous à taper furieusement sur votre clavier quand votre patron entre dans votre bureau ? Mettez-vous un point d’honneur à souligner combien de voyages vous avez entrepris pour défendre la société et combien de sacrifices vous avez fait ? Mentionnez-vous d’habitude à vos collègues combien vous avez travaillé tard, comment vous avez passé le week-end à travailler sur un projet, ou à combien de courriers électroniques vous devez répondre ?
Êtes-vous drogué à votre smart téléphone ? Vérifiez-vous constamment les messages ? Est-ce que vous êtes incapables de tenir des conversations avec des collègues de travail, de la famille ou des amis sans régulièrement le contrôler ?
Quand les choses ralentissent au travail, vous sentez-vous coupables ? Trouvez-vous impossible de prendre des vacances où les choses sont au ralenti ? Essayez-vous de remplir votre temps de travail de tâches vides de sens et ennuyeuses ?
Si vous êtes occupés, quel pourcentage de ce travail est significatif et stimulant ? Quel pourcentage pourrait être délégué à un collaborateur sans aucune perte d’efficacité ? Quel pourcentage pourrait purement et simplement être ignoré sans conséquence négative ?
Votre famille ou amis ont-ils jamais commenté votre besoin de vous sentir important ? Raillent-ils votre incapacité d’arrêter de parler de questions liées au travail ou de profiter de votre temps personnel sans communiquer via téléphone cellulaire ou courrier électronique ?
Une fois que vous reconnaissez votre impulsion de vous raccrocher aux tâches mineures et relativement vides de sens, vous êtes dans une meilleure position pour lâcher certaines d’entre elles. Et comment les lâchez-vous ? Certes, il est difficile de casser l’habitude de vérifier 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 ses SMS et son courrier électronique. Bien que chacun doive trouver sa meilleure façon de mettre ces comportements sous contrôle, voici quelques tactiques que vous pourriez trouver utiles :
Imposez une heure par jour de black-out de l’électronique. Forcez-vous à définir cette période pendant la journée de travail pour vous engager pleinement dans la lecture, l’écriture, ou la réflexion et éviter le « bruit » électronique.
Établissez des heures de bureau. Désignez des heures auxquelles votre bureau est ouvert pour que les personnes puissent y venir et parler avec vous de quoi que ce soit en plus des tâches de travail spécifiques; utilisez cette opportunité pour avoir des dialogues plus décontractés plutôt que des échanges pilotés par les objectifs.
Réduisez votre pire comportement à être occupé petit à petit. Si vous passez une moyenne de quatre heures par jour au téléphone, essayez de réduire ce temps de 15 minutes; si vous faites en moyenne 100,000 miles de vol par an, essayez de le réduire à 80,000 miles.
Vous n’avez pas à passer de maniaquement occupé à un état de contemplation semblable au Bouddha, ni ne le devez-vous. En tant que professionnel motivé, ambitieux, vous n’allez pas être heureux ni productif si vous n’êtes pas engagé dans des tâches significatives. Le but est ici d’échapper au piège d’être sur-occupé et vous pouvez y parvenir en apprenant simplement à gérer plutôt qu’éliminer les comportements qui vous rendent frénétique. Cela vous libérera pour faire des changements plus significatifs sur comment vous travaillez, vous fournissant du temps et la perspective d’essayer de nouvelles idées et approches.
1. Vous n’êtes pas si importants!
Intégrez cela. Aucun de nous n’est indispensable. Pour sûr, si vous êtes un entrepreneur individuel dans votre société et que quelque chose vous arrive la société peut s’arrêter, mais une grande partie d’entre nous travaillent dans de grandes sociétés où nous n’avons pas à prendre toutes les décisions. Je passe fréquemment du temps à conseiller les personnes qui ont été réduites au chômage à cause de plans de licenciements économiques. La plupart sont des personnes très performantes de niveau expérimenté. Leur réaction initiale est le choc, la surprise et parfois la colère. Quand vous explorez leurs sentiments, presque universellement vous constatez qu’ils sont choqués parce qu’ils croient que la société a besoin d’eux pour réussir et en colère parce que la société ne le réalise pas. Leur colère se tourne au désespoir quand ils se rendent compte que quelqu’un dans leur ancienne société a bien réfléchi à tout cela et que la société continuera en leur absence. Ceci, en fait, est une des choses les plus difficiles que les cadres licenciés doivent traiter avant qu’ils ne puissent avancer et il s’avère fréquemment que ce soit une expérience à très forte portée pédagogique.
2. Déléguez avec sagesse.
Concentrez-vous sur faire les choses que seulement vous pouvez faire. Entourez-vous des bonnes personnes, déléguez-leur et ayez confiance en elles. Définissez les limites pour votre personnel. Après la délégation, soyez clair sur ce que vous avez besoin de savoir et quand vous l’avez besoin de le savoir (Tout n’est pas acceptable!). Donnez des règles sur quels types de courriers électroniques nécessitent que vous soyez en copie et ceux sur lesquels vous ne voulez pas être copiés.
Nous avons des listes de choses à faire, mais nous devons aussi être spécifiques de ce que nous ne ferons pas. Par exemple, un item de ma liste de choses à « ne pas faire » est de prendre des appels non sollicités de commerciaux. Ceux-ci peuvent être un temps énorme gaspillage de temps. Il en va de même pour des réunions où vous n’avez aucun rôle clair d’autre que d’être invité par courtoisie. N’y allez pas. Michael Hyatt a écrit un excellent article (que j’ai traduit) sur ce sujet récemment et que je vous recommande fortement .
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Chacun a entendu parler de la « To-Do List », la liste de choses à faire. Que vous utilisiez Outlook, Gmail, un gestionnaire de tâches dédié comme Nozbe, ou le dos d’une serviette en papier, le principe est le même : vous inscrivez dans une liste priorisée les choses que vous voulez voir faite. Simple. Élégant. Puissant.
Jusqu’à ce que vous ayez plus d’items que vous ne puissiez faire physiquement.
Alors bienvenue dans la « Not To-Do List », la liste des choses à ne pas faire. Je suis tombé par hasard sur cette idée il y a plusieurs années et je continue d’y revenir. L’idée est d’inscrire toutes les activités que vous allez intentionnellement arrêter pour accroître votre productivité.
Et voici pourquoi c’est important. Quand les personnes réussissent au travail, elles attirent de plus en plus de missions. Il semble qu’elles deviennent un Aimant à activités. « Donnez-le à Laurie », disent-ils, « Elle fera un super boulot! ». Le problème est que la personne n’est pas une ressource infinie. Peu importe à quel point vous êtes bon, vous avez seulement tant d’énergie et tant de temps. C’est vrai pour moi. C’est vrai pour vous.
La seule façon pour ces personnes super-productives de continuer de grandir professionnellement sans devenir folles est de décider périodiquement quelles choses elles Ne vont PAS faire.
C’est particulièrement important pour ceux qui viennent juste d’être promus à un nouveau poste. C’est quand vous faites vraiment face à une pression pour produire qu’il est le plus difficile de dire « Non ».
Mais vous devez dire « Non » si vous voulez pouvoir dire « Oui » aux choses qui compte vraiment – tant dans votre travail que dans votre vie.
Gardez à l’esprit que le risque majeur pour les personnes qui prennent un nouveau poste est qu’elles continuent à faire leur ancien travail. Relisez cette phrase.
« Pourquoi font-elles cela ? » vous demandez-vous. Probablement par habitude. Et probablement aussi parce que leur responsable ne leur a pas dit qu’elles devaient arrêter de le faire. Prendre conscience de cette dynamique est déjà la moitié de la bataille.
L’autre moitié de la bataille est de s’asseoir et de littéralement créer une liste de choses à ne pas faire, la « Not To-Do List ».
Voici Comment :
Trouvez un endroit calme où vous pouvez réfléchir.
Regardez le calendrier des activités de votre mois précédent. Notez tout ce dont vous n’êtes pas vraiment sûrs de corresponde votre description de poste actuelle.
Regardez vos rendez-vous à venir sur le mois prochain. De nouveau, notez les choses qui sont douteuses en termes de votre description de poste actuelle.
Passez à votre « To-Do List » et faites la même chose. Notez les activités douteuses.
Vous devriez maintenant avoir une liste « candidats à ne pas faire ». Bon travail! Vous êtes presque prêts.
Revoyez maintenant la liste et placez un astérisque à côté de chaque article qui est assez significatif pour que vous vouliez l’ajouter à votre officielle « Not To-Do List ».
Une fois votre liste est faite, partagez la avec votre assistant (si vous avez un) et vos collègues. Si vous pouvez obtenir leur aide, ils peuvent vous assister à sélectionner les activités et tâches qui n’appartiennent plus à votre « To-Do List ».
Il est particulièrement important de discuter votre « Not To-Do List » avec votre responsable. Vous avez besoin qu’elle y adhère et par conséquent ne continue pas à vous assigner le travail que vous deux aurez décidé que vous ne devriez plus faire.
Juste pour stimuler votre propre pensée, voici une « Not To-Do List » que j’ai préparé quand je suis devenu le PDG :
« Not To-Do List »
Revoir des propositions de livres ou manuscrits pour possible publication
Rédiger les contrats
Négocier les contrats avec des agents ou des auteurs
Rencontrer de nouveaux auteurs éventuels à moins qu’ils n’aient un potentiel de marque significatif
Participer des réunions de publication à moins que le sujet n’en soit la vision ou la stratégie
Écrire des plans marketing
Me déplacer en voiture vers d’autres villes à moins qu’elles ne soient à moins d’une heure de trajet.
Vérifier mes propres messages vocaux
Lire du courrier électronique non filtré
Répondre sur mon propre téléphone
Répondre (ou ressentir le besoin de répondre) aux argumentaires de vente non sollicités ou aux propositions de toute sorte
Suivre des réunions de revue de processus à moins qu’il n’y ait une raison impérative d’y être
Participer à des salons professionnels pendant plus de deux jours
Servir les fonctions de directeur sur plus de deux autres conseils d’administration
Même si vous ne venez pas d’être promu, vous trouverez le « Not To-Do List » vraiment utile. C’est particulièrement vrai si vous voulez maintenir un certain semblant d’équilibre dans votre vie.
Si vous ne passez pas périodiquement votre « To-Do List » à la machette, elle prendra finalement le dessus sur tout et vous étranglera! Je ne connais aucune meilleure façon « de gagner du temps » qu’avec ce simple outil.
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Tous les chefs de projet n’ont pas un comportement positif tout le temps. J’ai appris au cours des années que chaque chef de projet doit passer du temps à essayer d’être plus positif quand il traite avec des membres de l’équipe, des clients et autres parties prenantes. Quelques personnes confondent l’humeur avec l’attitude. Un chef de projet peut être de bonne humeur ou de mauvaise humeur mais son attitude doit être positive.
Mon attitude est toujours positive, mais parfois mon humeur n’est pas excellente, je dois alors vérifier mon attitude. J’ai voulu partager avec vous certaines de mes bonnes pratiques pour être plus positif en manageant les personnes dans les projets et les organisations :
1. Déposer une citation du jour sur le bureau de chacun : En pensant positivement, vous pouvez trouver des citations qui auront un impact positif sur vos équipes. Un exemple serait : « des attentes claires sont mères de toute motivation ». Vous devez utiliser ces citations positives et encourageantes chaque jour. J’ai utilisé « la citation du jour » dans la plupart des projets que j’ai managés et après l’avoir fait pendant quelques jours puis arrêté, immédiatement, les membres de l’équipe sont venus et m’ont demandé : Pourquoi n’avez-vous pas envoyé « la citation du jour » ce matin ?
2. Utiliser un langage positif : Chaque fois j’ai une nouvelle équipe assignée pour un projet, en établissant les normes de l’équipe, je leur explique qu’utiliser des mots négatifs est interdit sur le projet. En se basant sur cela nous avons créé notre VOCABULAIRE POSITIF. Par exemple nous avons utilisé des mots et des phrases comme : J’APPRENDRAI À FAIRE …, COMMENT POUVONS-NOUS AMÉLIORER CELA ?, ÊTRE INSPIRÉ PAR D’AUTRES, FAIRE DE MON MIEUX, TROUVER LE TEMPS, NOUS DEVONS TROUVER LES RESSOURCES, VOUS POUVEZ L’ESSAYER, ESSAYONS UNE AUTRE MANIÈRE.
3. Être disposé à donner pour les autres sans compter : Soyez prêt à servir les autres. Vous, le chef de projet, devez aider vos parties prenantes de projet, utilisez votre générosité. Ne comptez pas combien de fois vous les avez aidés, simplement faites-le et vous recevrez en retour.
4. Être un exemple à suivre pour les autres: Arrivez le premier le matin. Arrivez le premier à vos réunions de projet. Soyez proactif, ne vous plaignez jamais et ne renoncez jamais, écoutez vos équipes et cherchez des façons d’apprendre de chaque partie prenante du projet. Soyez ouvert et clair avec vos personnels et donnez fréquemment un retour d’information équitable. Demandez-leur un retour d’information sur vous. Personne ne peut voir derrière sa tête. Apprenez quelque chose chaque jour.
5. Poser une question de plus avant de répondre : Avant de répondre à une question de vos équipiers, respirez profondément, comptez de un à dix t posez une demande de clarification . Ils prêtent attention à vos réactions, donc vos paroles peuvent faire une différence. Réfléchissez-y s’il vous plaît.
6. Ne pas vous joindre aux atermoiements : N’adhérez pas à ceux qui se plaignent sur votre projet ou dans votre organisation. Envisagez les solutions ou les alternatives pas les problèmes. Pensez différemment et soyez aussi positifs que vous le pouvez.
7. Ne pas adhérer à la révolte : Quand vous trouvez une situation hostile ou injuste, soyez analytique et évaluez la situation avant d’agir. Parfois, en tant que leaders, nous sommes enclins à entrer trop tôt en action. Soyez prudent avec cela.
8. Résoudre plutôt que se plaindre : Ne vous plaignez pas, agissez ou essayez d’autres façons de résoudre vos douleurs, questions ou problèmes. Si vous ne savez pas comment résoudre la question demandez l’aide des membres de votre équipe, pairs et collègues. D’habitude les chefs de projet ne sont pas des hommes ou femmes sages.
9. Faire entrer le tiers dont il est parlé négativement dans la conversation : Dans beaucoup de projets vous collaborerez avec de tierces personnes. Évaluez leur attitude et demandez-leur de revoir leur attitude quand nécessaire.
Vous pouvez être plus positifs que vous ne l’êtes. Avancez et considérez votre avenir pour améliorer votre attitude. Vous devez agir. Votre attitude positive dépend de vous.
N’attendez pas, commencez dès ce jour parce QU’AUJOURD’HUI EST UN BON JOUR !
Alfonso Bucero, MSc, PMP, PMI Fellow – BUCERO PM Consultingwww.abucero.com
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Peu importe à quel point vous avez bien préparé votre réunion, certaines choses peuvent mal tourner. Une des perturbations plus communes est celle de participants arrivant en retard. Si des gens se pointent en retard, essayez ces trois techniques:
Ne récapitulez pas. Résistez à la tentation de donner un rattrapage aux retardataires. Continuez à avancer. Vous pouvez les mettre à jour après.
Assignez un travail. Si vous présentez que quelqu’un pourrait être en retard, donnez-lui quelque chose à faire pendant la réunion. S’il a un travail à réaliser, il va plus probablement être ponctuel.
Amenez-le par la main. Aidez physiquement le retardataire chronique à arriver à l’heure à la réunion. Arrêtez-vous à son bureau un peu avant l’heure indiquée et demandez-lui si vous pouvez y aller ensemble.
« Marchez comme si vous embrassiez la terre de vos pieds. » Thich Nhat Hahn
Comment pouvez-vous apporter calme et paix au milieu d’une journée stressante et chaotique ?
La réponse est simple, bien que pas toujours facile à mettre en pratique : apprenez à être présent.
Peu importe combien votre journée est hors contrôle, peu importe à quel point votre travail ou votre vie deviennent stressants, l’acte d’être présent peut créer une oasis. Cela peut changer votre vie et c’est incroyablement simple.
Quand j’ai demandé aux personnes quelles choses les empêchaient d’avoir une journée paisible, voici quelques-unes de leurs réponses :
Travail, Internet, mon propre cerveau reptilien.
Médias sociaux et autres distractions numériques.
Pour moi c’est trop de choses qui m’arrivent subitement. Que ce soient des nouvelles, des décisions, ou du travail à faire.
Mes quatre enfants.
Vaisselle, Lessive, Enfants.
Interruptions inutiles.
Manque de contrôle. Je travaille dans l’informatique et souvent des choses « urgentes » surviennent qui ont besoin d’être examinées/réparées immédiatement (selon leur définition, pas nécessairement la mienne).
Mes propres pensées.
Chose étonnante : tous ces problèmes peuvent être résolus par une technique. Être présent.
Comment être présent résout-il ces problèmes ?
Quand vous regardez tous les problèmes ci-dessus, vous pouvez voir si vous les regardez de près que ces problèmes sont entièrement dans leurs esprits. Bien sûr, il y a des forces externes : un flux de travail incontrôlable, le stress d’enfants et de tâches ménagères et des interruptions et distractions numériques. Mais c’est comment notre esprit traite ces forces externes qui est « LE » problème.
Si vous êtes complètement présents, les forces externes ne sont plus un problème, parce qu’il y a seulement vous et cette force externe dans l’instant présent et pas un million d’autres choses vous devez vous inquiéter.
Si votre enfant vous interrompt, vous pouvez être stressé parce que vous avez d’autres choses dont vous inquiéter et maintenant votre enfant ajoute à vos soucis ou interrompt votre calme. Ou bien, vous pouvez être présent et il y a alors seulement vous et l’enfant. Vous pouvez apprécier cet enfant pour qui il est et être reconnaissant d’avoir ce moment avec lui.
Si votre travail exige que vous vous concentriez sur une tâche urgente, vous pouvez stresser de parce que vous avez un million d’autres choses à faire et pas assez de temps pour les faire. Ou vous pouvez être présent, vous concentrer complètement sur cette tâche et maintenant il n’y a qu’une tâche et vous. Quand vous avez fini, vous pouvez passer à la tâche suivante.
Les médias sociaux et autres distractions numériques ne nous interrompent pas si nous les fermons et apprenons à nous investir complètement dans la tâche présente. Et si nous devons envoyer du courrier électronique, twitter, ou lire des blogs, nous pouvons mettre de côté tout le reste et être présent seulement avec cette tâche numérique.
Être présent devient, alors, une façon de traiter tout problème, toute distraction, tout élément stressant. Cela permet à tout le reste de disparaître, vous laissant seulement avec ce que vous traitez en ce moment.
Comment pratiquer « être présent » ?
La méthode pour être présent est assez simple, mais c’est la pratique qui importe le plus.
La plupart des personnes n’apprennent pas à être présentes parce qu’elles ne pratiquent pas suffisamment, pas parce que c’est difficile à faire.
Quand vous pratiquez quelque chose régulièrement, vous y devenez bons. Cela devient plus une façon d’être qu’une tâche sur votre liste de choses à faire.
Pratiquez, pratiquez et être présent deviendra naturel.
Voici comment faire : quoi que vous fassiez, en ce moment, apprenez à vous concentrer complètement sur faire cette chose. Prêtez-y réellement attention : à chaque aspect de ce que vous faites, à votre corps, vos sensations, vos pensées.
Vous remarquerez que vos pensées, si vous n’y prêtez attention, sautent vers d’autres choses. C’est OK, n’essayez pas de faire sortir toutes les autres pensées de votre esprit). Mais en prenant conscience de ces sauts dans vos pensées, vous avez trouvé l’outil pour doucement retourner à votre tâche présente. Remarquez simplement ces pensées divergentes et revenez tranquillement.
Faites-le une fois, puis faites-le de nouveau. Ne vous inquiétez pas de combien de fois vous devez le faire. Faites-le.
Cela peut devenir fatigant au départ, si vous n’y êtes pas habitués. Ne vous en inquiétez pas. Reposez-vous si vous fatiguez. Revenez et pratiquez de nouveau dans un moment. Il ne s’agit pas de s’épuiser, au contraire vous devriez remarquer combien vos soucis s’envolent et vous appréciez beaucoup plus votre tâche présente.
Prenez de la joie dans ce que vous faites, reconnaissant de pouvoir faire cette tâche et appréciant entièrement chaque petit mouvement et la sensation tactile de la tâche. Vous apprendrez que tout peut être une expérience étonnante, tout peut être un miracle.
Pratiquez pendant votre journée, chaque jour. De petits « signaux de rappel à l’attention » sont utiles pour vous rappeler de revenir dans l’instant présent. Thich Nhat Hanh a un jour indiqué que les feux de signalisation sont votre rappel à être attentif quand vous conduisez. Vous pouvez trouver des signaux à être attentif partout : la voix de votre enfant, vos collaborateurs apparaissant devant vous, un message sur votre ordinateur, le bruit de la circulation.
La méditation est une façon fantastique de pratiquer, simplement parce qu’elle supprime beaucoup de la complexité du monde et vous permet de juste apprendre à être conscient de votre esprit et vous ramener au moment présent. Ce n’est pas compliqué : la méditation peut être faite n’importe où, n’importe quand. Un professeur de méditation est utile si vous pouvez en trouver un.
Pratiquez, à plusieurs reprises, en petites et belles étapes faciles. Chaque étape est un étonnement en soi et chaque opportunité de pratiquer vous aide à trouver le calme au milieu des encombrements de votre vie.
Buvez votre thé lentement et respectueusement, comme si c’est l’axe
Sur lequel tourne la terre – lentement, régulièrement, sans
vous précipitez vers l’avenir. Vivez le moment présent.
Seul ce moment est la vie. Thich Nhat Hanh
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Dans le management de projet, les questions minées peuvent causer des problèmes massifs sur les équipes projet. En tant que chef de projet, c’est votre travail de garder les choses sous contrôle. Les questions minées comportent d’habitude une certaine forme de faute présumée. Voici un exemple : « pourquoi untel ne nous a-t-il pas fourni le statut de projet à l’heure ? »
Quand quelqu’un (membre de l’équipe d’équipe projet, partie prenante ou client) vous pose une telle question, comment réagissez-vous ? Y répondez-vous directement ou essayez-vous de vous défendre vous-même ou votre équipe, empirant ainsi encore la situation ?
À mon avis, la façon la plus rapide et la plus efficace de répondre à une question minée est d’adresser sa préoccupation sous-jacente. Quand vous abordez le problème plutôt que ce que l’on demande en surface, vous créez un environnement sécurisant dans lequel la personne se sent comprise.
Récemment, j’étais dans une situation où ma première réaction était de me défendre et de pulvériser complètement la position opposée. J’ai pris un peu de recul et j’ai recherché quelle était leur préoccupation par rapport à l’incident qui s’était produit plutôt que de basculer en mode défensif. Grâce à cela, j’ai pu voir plus clairement pourquoi dans cette situation, le processus de projet avait été défini de cette façon, et ce, sans pousser mon propre point de vue. Au lieu de voir des manquements dans le processus, j’ai commencé à voir quelles actions j’aurais besoin de prendre. Quand je l’ai admis auprès de la personne qui avait soulevé le problème, la préoccupation originale a immédiatement disparu pour nous deux.
La prochaine fois que quelqu’un vous pose une question minée, répondez à la préoccupation et non pas à la question. La question originale pourrait bien tout simplement disparaître.
Pensez à une rencontre récente avec un membre de l’équipe projet ou une partie prenante où vous pourriez avoir été un peu sur la défensive. Qu’est-ce qui changerait dans cette situation si vous aviez écouté pour découvrir la vrai préoccupation derrière les mots prononcés ?
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Les membres habituels de l’équipe partageront la culture et s’identifieront au projet.
Il n’en va pas de même des ressources additionnelles ou temporaires de projet (par exemple : des applications avec lesquelles vous vous interfacez, l’informatique opérationnelle ou les personnels du support) qui sont appelées pour faire des tâches isolées, sont seulement impliquées sporadiquement ou à la périphérie du projet.
Elles peuvent ou pas lire le plan projet. Elles travailleront certainement selon leurs propres ordres du jour parce que vos tâches sont pour elles un « supplément » voire du travail « importun » et leurs priorités sont pilotées par d’autres, pas par vous.
Aussi, restez plus près d’elles et soyez absolument certain qu’elles comprennent ce à quoi elles s’engagent et quand vous avez besoin d’elles.
Et, pour être juste, ces personnes ont d’autres tâches et n’ont pas souvent voix au chapitre quand elles sont « volontarisées ».
Évidemment, il en va de même pour des ressources externes introduites à court terme ou sur une base ad hoc.
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Vous y remarquerez que le Management des hommes et le Leadership sont en bonne place et en très forte progression (en 5ème position) par rapport à 2010. Et l’on trouve parmi ces demandes de formation professionnelle qui restent parmi les plus demandées en France:
conduite et gestion de projet,
gestion des conflits interpersonnels,
conduite de réunion,
animation d’équipe
Partenaire de DantotsuPM
partagez ce billet avec vos amis, collègues et relations professionnelles
Vaste sujet que celui de la motivation. Comme vous l’aurez déjà remarqué, mes auteurs préférés sur le sujet sont Dan Pink et Dan Ariely.
Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils s’assurent que les personnes ont une compréhension commune de ce qu’était la réunion et servent d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.
DantotsuPM.com 