compétences de présentation pour les chefs de projet et de programmes

Presentation Skills for Program and Project Managers

http://www.pmhut.com/presentation-skills-for-program-and-project-managers

Par Gary Hamilton, Gareth Byatt et Jeff Hodgkinson

Nous apprécions toujours une bonne présentation ! Il y a beaucoup d’excellents matériels et conseils sur des compétences de présentation disponibles et nous n’essayons pas d’en couvrir tous les aspects dans cet article.

Dans cet article, nous partons du prémisse qu’il y a deux buts principaux à une présentation, indépendamment de la situation ou du sujet :

  1. Fournir des informations ou de l’éducation sur un produit, service, opportunité, projet, ou toute autre chose.
  2. Essayer d’influencer l’auditoire d’une certaine façon (par exemple pour prendre une décision sur un sujet, pour acheter un produit ou un service, etc.).

Une présentation peut prendre une forme passive ou active :

1. Passive

Signifie que ce n’est pas « directement » en face de vous. Par exemple, vous lisez quelque chose dans le journal ou sur un site Web, vous écoutez un débat à la radio, ou vous observez un programme à la télévision. Vous lisez et/ou écoutez ou observez mais vous n’êtes pas directement engagés en tête-à-tête avec le présentateur ou en sa présence. Vous pouvez vouloir éteindre ou changer de chaîne sur votre télévision, radio, ou PC ou arrêter de lire le point de vue d’un auteur à tout moment sans aucune « pression » pour en fournir une raison. Les présentations passives doivent rapidement attirer votre attention, créer de l’intérêt et l’entretenir pour que, à un certain point, vous voyiez, entendiez ou lisiez assez pour réagir à ce message. Par exemple, en décidant d’acheter un produit ou en prenant la décision de suivre quelque chose de mentionné dans la présentation. Des présentations différentes peuvent prendre des formes différentes. Par exemple, beaucoup de présentations commerciales qui se concentrent sur des biens matériels essayent de distraire, d’être spirituelles ou amusantes. La publicité du Super Bowl Américaine a une réputation bien étable; il en va de même de la publicité de tout événement dans le monde entier qui attire une grande audience de téléspectateurs comme celle de la Coupe du monde de Rugby à la mi-temps.

2. Active

Signifie que vous voyez le présentateur en direct, dans une pièce ou une salle ou peut-être par une connexion virtuelle de façon « directe » (par opposition à, disons,  un podcast). Pendant de telles présentations, il n’est pas facile de partir de manière inaperçue sans être perçu comme grossier, donc vous devez écouter et/ou observer la présentation. Très probablement, vous devrez prendre une décision, exprimer un avis, ou faire un changement en vous basant sur la conclusion de présentation qui est proposée par le présentateur.

Alors, concentrons-nous maintenant sur vous en tant que présentateur. Indépendamment de votre situation et auditoire, vous serez au défi de présenter efficacement des informations pour assurer la clarté de vos arguments, de vous assurer que votre auditoire comprend votre message et d’obtenir d’eux une réponse qui atteigne votre but. Dans une présentation « passive », vous vous efforcez de faire en sorte que votre auditoire suive la présentation (la lise, l’observe ou l’écoute) et reparte avec l’objectif atteint (par exemple, être informé de votre projet). Dans une présentation « active », votre auditoire jugera de vos compétences de présentation, de vos capacités à vous exprimer et de votre ‘performance’. Bien que vous ne puissiez pas forcer les pensées ou avis de ces personnes, il y a certaines compétences nécessaires pour des présentations efficaces qui nous l’espérons vous fourniront un peu de confiance en votre capacité à délivrer votre présentation et transmettre avec succès votre message. Nous ne sommes pas des orateurs professionnels; cependant, nous avons accumulé une somme significative d’expérience dans la présentation à différents spectateurs et nous voudrions offrir ce que nous espérons être quelques conseils utiles que vous pouvez embarquez.

Regardons ces trois secteurs :

  1. Vous,
  2. Votre présentation et
  3. vous allez donner votre présentation

Ces trois facteurs peuvent et vont influencer « l’expérience de présentation » pour votre auditoire. Que vous soyez un orateur « soigné » et expérimenté ou un novice, voici quelques suggestions qui peuvent optimiser vos chances de bon résultat.

Vous

  • Passez en revue votre matériel à fond – « connaissez-le » à fond et soyez confiant sur la façon de le délivrer.
  • Assurez que vous êtes vêtu de façon appropriée pour la présentation.
  • Quand vous parlez, parlez clairement; essayez de parler plus lentement que d’habitude et de rester sur le sujet précis.
  • Faites des pauses entre les phrases : elles peuvent être efficaces.
  • Soyez animé et optimiste plutôt que stoïque et ennuyeux.
  • Envisagez de vous déplacer quand vous présentez; utilisez vos mains pour mettre l’accent.
  • Utilisez l’humour seulement si c’est approprié. (Rappelez-vous : l’humour est différent de par le monde, prêtez attention aux cultures des personnes de votre auditoire).
  • Pratiquez et chronométrez votre présentation pour être certain de vous adapter à l’agenda et de ne pas manquer de temps.
  • Si une erreur est découverte dans votre présentation, reconnaissez-la et passez à la suite.
  • Quand vous recevez une question de l’audience, clarifiez la question et répétez la pour les autres.
  • Si vous ne connaissez pas la réponse, dites-le.
  • Demandez à un collègue de prendre note pour vous des questions et articles de suivi.
  • Soyez culturellement sensible dans votre présentation, façonnez la pour l’auditoire.

La Présentation

  • présentation zen Garr ReynoldsExpliquez à votre auditoire tout au début ce que vous espérez réaliser avec votre présentation.
  • Dites-leur ce que vous allez leur dire, dites le leur et dites leur ensuite ce que vous leur avez dit.
  • Faites vos points principaux en haut le front et supportez-les dans la conclusion de la présentation.
  • Triez vos points selon leur ordre de l’importance : commencer par le plus important fonctionne habituellement bien.
  • Si vous utilisez des diapositives, soyez cohérents dans la présentation des informations et la disposition des diapositives.
  • Réduisez la quantité de texte sur les diapositives au strict minimum.
  • Si vous utilisez des diapositives, ne vous détournez pas de votre auditoire pour les lire.
  • Vérifiez orthographe et grammaire.
  • Bien que la vidéo puisse être appropriée, maintenez les animations au minimum.
  • Considérez l’utilisation de flipcharts simples s’ils aident à faire un point (par exemple, améliorer la visualisation).
  • Essayez d’anticiper les questions et incorporez ces informations quand c’est applicable.
  • Utilisez des données (#, %,€) quand vous le pouvez et expliquez « pourquoi ».
  • Si certaines informations sont confidentielles, faites le comprendre.
  • Considérez des façons d’encourager la participation de l’auditoire. Par exemple, en saupoudrant de questions et courts « sondages » au cours de votre présentation pour donner aux gens l’occasion d’exprimer leurs avis.
  • N’oubliez pas d’inciter à poser des questions à la fin.
  • Si vous présentez en externe à votre organisation, faites des revues en interne avant votre présentation.

L’Environnement

  • Vérifiez le lieu de la présentation (la salle, la scène, etc.) à l’avance : places assises adéquates et système de haut-parleur et de projection. (Si vous ne pouvez pas l’inspecter à l’avance demandez des photos).
  • Arrivez tôt et saluez les gens quand ils entrent.
  • Si vous utilisez des outils collaboratifs (par exemple, des sites Web ou des vidéos), préparez les à l’avance pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
  • Ayez une sauvegarde de toute information clé sur papier ou en local (sur votre PC), à tout hasard si vous ne pouvez pas accéder aux informations en ligne quand vous en avez besoin (c’est-à-dire, soyez prêt !).
  • Ayez les copies de votre présentation disponibles ou envoyez-la aux participants à l’avance, si c’est approprié.
  • Si vous le pouvez, demandez les questions à l’avance auxquelles vous pourrez répondre ou même les inclure à la fin de la présentation.

Pour les présentateurs plus expérimentés qui liraient cet article, la plupart de ces suggestions n’ont rien de nouveau, mais pour des speakers plus récents, nous espérons que ces astuces sauront faire une différence dans votre présentation.

En résumé, que vous soyez ou pas expérimentés, les présentations restent toujours un défi. Vous ne pouvez jamais garantir la réaction de votre auditoire, mais vous pouvez prendre quelques mesures pour vous assurer d’un résultat plus positif à votre présentation.

3 réflexions sur “compétences de présentation pour les chefs de projet et de programmes

  1. Boiron

    Bonjour
    Pourriez-vous, svp, m’indiquer des matériels et conseils sur des compétences de présentation disponibles sur le net ?
    Par avance, merci

    J'aime

    1. Bonjour, s’il est un sujet qui me passionne en sus du management de projet, c’est bien celui des compétences de présentation. Mes héros sont Nancy Duarte, Garr Reynolds et de nombreux intervenants de http://www.TED.com dont le fabuleux Hans Rossling à ne pas rater! Ci dessous une liste d’articles et pointeurs précédemment publiés. Bonne lectures et visionnages. Michel.

    2. J'aime

  2. Ping : 50 articles de PM en 3 ans : le challenge de 3 PMs expériméntés touche à son but « DantotsuPM.com

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