On associe très souvent méthodes Agile et projets informatiques. Si l’on regarde les conditions de réussite de ces méthodes, on se rend assez vite compte qu’elles peuvent être utilisées de façon universelle.
De même ce n’est pas parce que les méthodes agiles sont très efficaces en développement informatique, qu’il faut rejeter en bloc les méthodes dites « classiques ». Les méthodes agiles sont des outils de la « boite à outils » de gestion de projet, il faut connaître les méthodes classiques (cascade (70’s), V, W, spirale (90’s)) pour bien utiliser « l’Agile ».
Quels sont les contextes propices à la mise en place de méthodes Agile ?
Quels critères « d’éligibilité » pour un projet pour être traité en « agile » ?
Besoin d’une aide à l’expression des besoins ?
Besoin d’une aide à l’acceptation du changement ?
Si ces critères sont présents, les méthodes agiles seront pertinentes.
Le courage est une valeur que doit posséder :
le chef de projet agile qui va s’exposer en continu, qui va devoir faire des choix
le client qui donne un « chèque en blanc » au Chef de projet.
Qu’est ce qui différencie les méthodes agile des autres méthodes ?
La position du Client : au centre de l’équipe
Les besoins du Client c’est comme une « liste de mariage », on a un budget, il y a des choses qu’on gardera, des choses qu’on changera peut être….
« Dis-moi quel délai et quel budget tu as, je te dirais ce que je peux faire »
Le client est « encapsulé » dans l’équipe et on ne parle plus de contrat, on bannit la notion MOA/MOE.
Agile évite l’effet tunnel avec un feed back aux utilisateurs réguliers (ce qui entretient leur motivation)
L’équipe :
L’agilité ne marche qu’en petit groupe autonome, les équipes autonomes voire autogérées.
Un bon chef de projet Agile (qui cumule souvent avec le rôle d’équipier) s’efface petit à petit au cours du projet par un bon transfert aux équipes.
L’agilité fait confiance à l’humain, il y a peu de règles (parfois même pas de chef de projet , pas de manager)
La posture des équipiers agile : « Comment puis-je t’aider ? »
Quelles sont les conditions de réussite des équipes agile?
L’agilité est empirique, ce n’est pas inné, ca s’apprend et donc il faut former les équipes: à faire des choix, à faire confiance, …..
Faire simple : L’outil privilégié des méthodes agile = le post-it pour partager et excel (équipiers réunis sur un seul lieu), si équipe à distance, on est obligé d’utiliser des outils collaboratifs pour compenser (sharepoint…). MS project ne sert qu’à faire du reporting.
Une communication en face à face et tous les métiers se mélangent (on a besoin d’être ensemble), par exemple des « stand up meeting » quotidiennes.
Faire la guerre aux mails, c’est difficile avec des équipes à distance/multi-sites mais dans ce cas chacune doit être autonome, responsable et doit réaliser ses propres livrables pour que ça marche.
Les stakeholders ont en permanence, la vision de l’avancement du projet.
Rythme durable : on ne s’épuise pas si on veut tenir la distance.
Pilotage par les enjeux et par les risques en continu
Peu d’indicateurs : le meilleur c’est le « Waouh » de l’utilisateur, mais être ferme sur le reporting
Réajustement en permanence (nécessite transparence, confiance et absence de sanctions)
Célébration des victoires rapides
En conclusion :
On parle de « méthode » Agile, mais il s’agit surtout de relations humaines plus que de méthodes. Que ce soit la position du Client, la confiance donnée aux équipiers, l’implication des parties prenantes, ce qui fait que ces méthodes marchent c’est une prise en compte différente des individus et de leurs besoins.
Frédéric Marchal, CSP Formations, Consultant qualité Certifié PMP et IPMA
Guillaume Pertinant, consultant et formateur, est passionné par les problématiques de l’audit et du management social en entreprise.
J’ai eu la chance de participer à l’une de ses formations il y a déjà plusieurs années et cela m’a permis de mieux comprendre ce qu’est le stress, ses manifestations et nos moyens pour le gérer le plus efficacement possible.
Guillaume nous propose sur son blog« Un ingénieur chez les DRH »une série d’articles de vulgarisation pour aider celles et ceux qui gèrent le capital humain en entreprise à prévenir les conséquences du stress.
Hors, les projets sont souvent mentionnés comme source de stress. Une série de trois articles intitulée « La boite à outils du préventeur » vous sera utile pour commencer à appréhender ce domaine complexe tant dans la vie professionnelle que personnelle.
Tout récemment, Guillaume a produit un logiciel décisionnel RH, DeciRH, pour la Qualité de Vie au Travail et la prévention des risques sociaux-économiques. Il a déjà reçu le prix du développement durable le plus rapide sur 2 ans du pôle de compétitivité mondial SCS début 2013 dans le concours « promotion de l’innovation » !
Écoutez-le nous présenter cette plate-forme logicielle. DéciRH est le premier logiciel décisionnel RH en mode SAAS pour La Qualité de Vie au travail et la Prévention des risques sociaux économiques (absentéisme, pénibilité, RPS, roulement du personnel, etc.).
Merci Guillaume.
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« Gestion du temps et Management des hommes dans le projet »
Alexis Sgaros PMP®, CSP Formation
« La gestion du temps n’est pas un sport individuel, mais un sport d’équipe. Il faut apprendre à travailler ensemble, à collaborer, à s’entraider » – François Gamonnet
Comment positionner la gestion du temps en relation avec le management des hommes dans le projet ?
Temps perdu, temps gagné :
La notion de temps est complexe car élastique, la durée globale du projet est fixée mais localement elle peut varier. Il est important dans le management de l’équipe projet de se donner de la place à ‘perdre un peu de temps’. Tant qu’on ne se donne pas cette place, on ne se donne pas de place pour deux, pour l’autre !
Par exemple, prendre le temps 3 heures par semaine à réfléchir, alors que nous sommes sous la pression des délais, du respect des deadlines…
Prendre le temps pendant le temps de travail, sans être dérangé, une qualité qui prend toute sa dimension humaine !
Prendre et donner du temps demande au Chef de Projet de positionner l’humain au cœur de son management. Ceci peut nécessiter un changement de posture, de prendre des risques, de développer des compétences, de garder à l’esprit l’importance de la gratuité du geste. En parallèle, les bénéfices en seront nombreux, comme par exemple la motivation, l’adhésion, la mobilisation de l’équipe. Mais aussi le développement d’un environnement de confiance et de respect. De plus, ce temps passé devient une donnée d’entrée pour le pilotage par une détection des signaux de faible intensité.
L’idée centrale est de savoir ‘perdre’ du temps pour en gagner par la suite !
Tout en prenant en compte l’aspect de non linéarité du temps, savoir amplifier, diminuer ce ‘temps perdu’ lors des 3 moments essentiels de management de l’équipe (début, milieu, fin).
« Comme rien n’est plus précieux que le temps, il n’y a pas plus grande générosité qu’à le perdre sans compter » – Marcel Jouhandeau
La gestion du temps, le temps partagé :
Il est fondamental pour le Chef de Projet de privilégier des temps de partage, de dialogue, plus de coopération, savoir utiliser les compétences de l’équipe. Tout le monde s’exprime ; Tous doivent pouvoir communiquer, les uns avec les autres !
Cette notion de temps partagé est une base du management participatif, que l’on retrouve dans les grands principes de l’Agilité dans le management de projet (plus d’autonomie, plus de responsabilité, plus de compétence). Bien souvent, le Chef de Projet, par sa position, n’a pas le pouvoir hiérarchique, ce qui peut être vu comme une opportunité pour lui pour manager son équipe, développer son leadership. Même s’il n’y a plus de chef, il faut un gardien du temps !
Le Chef de Projet joue le rôle de Chef d’orchestre, mais aussi celui de Compositeur, coordinateur.
En conclusion sur ce thème de la gestion du temps et le management des hommes dans le projet, il est indispensable pour la réussite et l’efficacité du projet, de prendre le temps de positionner l’humain au centre du projet.
Voir l’Homme non pas comme une ressource mais comme de l’intelligence créative.
Article rédigé en lien avec une Conférence de Claudio Chiacchiari – « Gestion du temps »
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Que ce soit une société technologique très en vue, ou un conglomérat plus établi, les grandes sociétés ont des difficultés à garder leurs meilleurs et plus brillants talents dans la boite. Récemment, GigaOM a discuté des ennuis de Yahoo! Avec un cours de l’action stagnant, des options investies pour certains de leurs meilleurs personnels et un flot apparemment interruptible de dollars des Venture Capitalistes, elles peuvent voir s’éloigner certains de leurs meilleurs éléments vers de nouvelles start-up.
Pourquoi toutes ces grandes sociétés établies qui ont un avantage énorme pour conserver leurs meilleurs talents n’y parviennent-elles pa s? J’ai vu les bonnes et les mauvaises choses que de grandes sociétés font par rapport aux « top talents ».
Voici mon Top 10 de ce que de grandes sociétés font pour perdre leurs « Top Talents » :
1. Bureaucratie de grosse boite
C’est probablement la raison numéro 1 que nous entendons après coup des collaborateurs désabusés. Cependant, c’est d’habitude une raison de surface qui masque la vraie raison. Personne n’aime les règles qui n’ont pas de sens. Mais, quand les meilleurs éléments s’en plaignent, c’est d’habitude un signe qu’ils ne se sont pas sentis impliqués dans l’élaboration de ces règles. On leur a simplement dit de les suivre et de participer au programme. Aucun droit à la parole dans le processus et les gens vraiment doués disent « vérifiez s’il vous plaît. »
2. L’échec à trouver un projet pour le talent qui embrase leur passion
De grandes sociétés ont par définition beaucoup de pièces en mouvement en même temps. Donc, elles n’ont pas d’habitude de personnes qui fassent le tour des meilleurs et leur demandent s’ils sont satisfaits de leurs projets actuels ou s’ils veulent travailler sur quelque chose de nouveau dans lequel ils sont vraiment intéressés et qui servirait à la société. Les gens des RH sont d’habitude trop occupés à se maintenir à flot pour entrer dans ce processus. Les patrons sont aussi d’habitude à court de temps et cela devient un « agréable à avoir » (« nice-to-have ») plutôt qu’un « doit faire » (« must-do »). Cependant, à moins que vous ne le considériez comme une chose que vous « devez faire », vous pouvez dire adieu à certains de vos meilleurs éléments. Le top talent n’est pas piloté par l’argent et le pouvoir, mais par l’opportunité de faire partie de quelque chose d’énorme, qui changera le monde et pour lequel il/elle est vraiment passionné/e. Les grandes sociétés ne prennent d’habitude jamais le temps de le comprendre avec ces personnes.
3. Pauvres évaluations annuelles de performance
Vous seriez stupéfiés de combien de sociétés ne font pas un travail très efficace sur les évaluations annuelles de performance. Ou, s’ils en font, c’est dans l’urgence, avec un formulaire rapidement rempli et envoyé au RH avant de retourner au « vrai » travail. L’impression que cela laisse au collaborateur est que son patron (et, donc, sa société) n’est pas vraiment intéressé par son avenir à long terme. Si vous êtes assez doués, pourquoi rester ? Ce qui nous amène au point 4.
4. Aucune discussion autour de développement de carrière
Voici un secret pour la plupart des patrons : la plupart des collaborateurs ne savent pas ce qu’ils feront dans 5 ans. Selon notre expérience, moins de 5 % des gens pourraient vous le dire si vous le leur demandiez. Cependant, chacun veut avoir une discussion avec vous sur son avenir. La plupart des patrons n’engagent jamais de conversation avec leurs collaborateurs sur où ils veulent aller avec leurs carrières, même pour les meilleurs éléments. Cela représente une opportunité énorme pour vous et votre organisation si vous le faites et en discutez. Nos meilleurs clients ont des discussions annuelles séparées avec leurs collaborateurs (en dehors de leurs rencontres annuelles ou bisannuelles d’évaluation de performance) pour discuter plan de succession ou développement de carrière. Si vos gens les meilleurs savent que vous pensez qu’il y a un chemin pour qu’ils avancent, ils vont plus probablement rester.
5. Changement de Caprices/Priorités Stratégiques
J’applaudis les sociétés qui essayent de construire un incubateur pour leurs talents,en leur donnant de nouveaux projets passionnants sur lesquels travailler. Le défi pour la plupart des organisations n’est pas d’en faire un objectif prioritaire stratégique, comme l’établissement d’un incubateur, mais de s’y coller une année ou deux à partir de ce moment-là. Le top talent déteste être « baladé ». Si vous vous engagez sur un projet qu’ils dirigeront, vous devez leur donner suffisamment de temps pour délivrer ce qu’ils ont promis.
6. Le manque de responsabilité et/ou leur dire comment faire leur boulot.
Bien que vous ne puissiez pas « balader » le bon élément, c’est une erreur que de le traiter comme « intouchable ». Nous ne disons pas que vous devez vous mêler de leurs affaires ni leur dire quoi faire. Cependant, le top talent exige de prendre la responsabilité pour d’autres et ne voit pas d’inconvénient à être tenu pour responsable de ses projets. Donc, ayez des points de contact réguliers avec vos meilleurs éléments quand ils travaillent sur leurs projets. Ils apprécieront vos remarques perspicaces/observations/suggestions tant qu’elles ne deviennent pas des sermons.
7. Le Top Talent aime les autres top talents.
Comment sont les autres personnes autour de votre top talent ? Beaucoup d’organisations gardent quelques personnes sur la paie qui ne devraient rationnellement pas être là. Vous obtiendrez une litanie de raisonnements expliquant pourquoi quand vous demandez. « Il est trop dur de lui trouver un remplaçant », « pas le temps maintenant »… Cependant, faites des entretiens de départs avec les meilleurs éléments qui quittent de grandes sociétés et vous entendrez souvent combien ils en avaient assez de leurs anciens » camarades d’équipe ». Si vous voulez garder vos meilleurs, assurez-vous qu’ils sont entourés par d’autres excellentes ressources.
8. L’absence de vision
Ceci pourrait sembler évident, mais l’avenir de votre organisation est-il excitant? Quelle stratégie exécutez-vous ? Quelle est la vision que vous voulez que cette personne douée atteigne avec vous ? Ont-ils eu voix au chapitre / participer à cette vision ? Si la réponse est non, il y a du travail à faire – et vite.
9. Manque d’ouverture d’esprit
Les plus brillants veulent partager leurs idées et être entendus. Cependant, beaucoup de sociétés ont une vision/stratégie qu’elles essayent d’exécuter et considèrent souvent des voix opposées à cette stratégie comme une irritation et un signe de quelqu’un qui n’est pas « un joueur en équipe. » Si tous les meilleurs partent et ne sont pas d’accord avec la stratégie, il vous reste une bande de « béni–oui–oui » qui se répètent les mêmes choses les uns aux autres. Vous devez pouvoir écouter des points de vue différents et toujours incorporer les meilleures parties de ces nouvelles suggestions.
10. Qui est le patron ?
Si quelques personnes ont récemment quitté votre société qui avaient le même chef, ce n’est probablement pas une coïncidence. On nous demandera souvent de venir et de « réparer » quelqu’un qui est un super vendeur, ingénieur, ou qui est l’un des fondateurs, mais qui fait tourner bourrique tout le monde autour de lui. Nous pouvons essayer, mais malheureusement, le coaching marche habituellement dans seulement 33 % des cas. Vous feriez mieux de trouver une autre tâche pour eux dans l’organisation ou, au moins, de ne plus lui laisser superviser votre top talent à fort potentiel que vous voulez garder.
Ce n’est jamais une voie à sens unique.
Le top talent doit assumer un peu de responsabilité tout comme l’organisation. Cependant, avec la pénurie de talents qui augmentera encore dans les 5 ans à venir, les organisations intelligentes sont celles qui réussissent sur ces dix points, plutôt que celles qui attendent que les gens viennent à elles pour leur demander d’implémenter cette liste.
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En m’asseyant à mon bureau ce matin, j’ai ri tout haut.
Bien qu’il n’y ait personne pour être témoin de mon éclat, je regardais toujours autour de moi dans mon bureau pour m’en assurer. Il n’y a rien d’aussi perturbant qu’un homme seul dans la semi-obscurité des premiers rayons de lumière du matin et riant tout haut dans son bureau.
Je me suis toujours considéré comme un gars assez spontané. En fait, j’étais toujours assez fier de me voir comme étant capable de bien penser les deux pieds solidement posés sur le sol et traitant les nouvelles situations comme elles viennent. Ce matin j’ai dû faire face à mes démons. Je suis en fait tout à fait prévisible.
À peu d’exceptions près, je vais en voiture à mon travail, je me gare à « mon » emplacement, entre dans le bâtiment par la même porte, monte l’escalier et dépose ma sacoche sur le même coin de mon bureau de la même façon chaque matin. Je sors mon ordinateur de ma sacoche, récupère mon bloc-notes, accroche ma veste et retire la page d’hier de mon calendrier de bureau. J’ai dû rire. Qu’y-a-t-il de mal à être prévisible ?
De l’an dernier à la même époque moi j’ai lu un billet de Richard Lawrence qui a résonné chez moi. Lawrence est un coach Scrum certifié qui écrit sur le développement logiciel et comment construire des équipes logicielles plus heureuses et plus productives. Lawrence a suggéré que les équipes de développement devraient se concentrer davantage sur être prévisibles que sur être productives. Il soutient qu’une augmentation de productivité découlera automatiquement d’une approche prévisible du développement logiciel. J’ai depuis réfléchi à combien un environnement plus prévisible bénéficierait aussi à d’autres équipes.
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Lawrence suggère qu’un focus sur la prévisibilité aide une équipe à :
1. Développer et achever des projets plus petits qui peuvent être complétés en un ou deux jours. J’aime l’idée de décomposer le travail en plus petits morceaux. Bien qu’il y ait toujours de plus grands projets avec des délais qui s’étalent sur des mois ou plus, casser ces projets en de plus courtes durées donnera des livrables complets qui permettront aux équipes de démontrer leur valeur à intervalles plus réguliers. C’est bon pour les parties prenantes, le moral d’équipe et en fin de compte le succès du projet.
2. Travailler sur un plus petit nombre de livrables de projet en parallèle. J’ai une fois travaillé avec une personne qui était incroyablement productive quand elle avait seulement deux ou trois livrables à la fois de projet dans son assiette. Moins que cela et elle resterait scotchée sur un livrable de projet pour toujours, plus que cela et elle serait si écrasée par la tâche qu’elle se bloquerait et accomplirait très peu. Certes, chaque membre de l’équipe est différent, mais garder des attentes raisonnables aide à mon avis les équipes projet à être plus productives.
3. S’assurer que la définition de « fini » qui est identifié avant que le projet soit commencé est la même définition de « fini » quand le projet est achevé. J’ai remarqué que plus la durée d’un projet est longue, plus probablement la définition de fini se transformera en quelque chose d’autre que ce qui a été déterminé à l’origine. Parfois cela pourrait être le résultat de changements non maîtrisés, mais souvent c’est le résultat d’obstacles imprévus qui au cours d’un long projet rendent difficile de complètement atteindre les buts ou l’objectif.
4. Permettre aux membres de l’équipe de croiser les disciplines pour faire avancer les choses, en évitant des temps d’attente imprévisibles. Des projets de plus courte durée encouragent souvent des membres de l’équipe à sortir de leurs rôles « définis » pour faire faire des choses. Ce qui, après tout, est ce que veut dire faire avancer les choses, non ?
5. Prendre des engagements réalisables basés sur des résultats passés. D’une perspective managériale, il est plus facile de prévoir les résultats d’une série de projets de durées plus courtes que de prévoir les résultats d’un projet qui durera pendant des mois et des mois. De la perspective d’un membre de l’équipe, cela lui permet de bénéficier d’un sentiment d’accomplissement à intervalles réguliers. La plupart des personnes répondent bien au sentiment d’accomplissement d’un travail bien fait. Plus souvent elles peuvent le faire, plus productives elles seront.
D’autre part, Lawrence suggère (et je suis d’accord) qu’un ferme focus d’attention sur la productivité amène d’habitude à :
L’optimisation par les individus pour leur propre productivité (c’est-à-dire beaucoup de tâches faites, un focus sur l’activité plutôt que les résultats)
Sur-engagement
Commencer des projets sans nécessairement croire qu’ils seront faits dans les délais requis
Le sacrifice de la qualité pour la vitesse (c’est-à-dire « simplement faites-le; nous nettoierons plus tard »)
Moins de communication et de collaboration (« Toute cette conversation me ralentit. J’ai besoin de me concentrer sur mon travail »)
Lawrence soutient que se concentrer strictement sur la productivité pourrait augmenter la capacité d’équipes projet à accomplir davantage à court terme, mais se concentrer sur la prévisibilité est une meilleure solution à long terme pour aider à augmenter la productivité d’équipes.
Je me dois d’être d’accord. Qui plus est, le faire pourrait même être plus facile que vous ne le pensez. Bien que l’on ne considère pas d’habitude les projets comme un travail répétable, il y a bien des aspects d’un projet qui peuvent être modélisés pour devenir plus « prévisibles ». L’application de modèles à des parties du processus là où cela a du sens, rend la planification plus facile, encourage la capture et la mise en œuvre de bonnes pratiques et aide à garantir un résultat réussi de projet.
La prévisibilité fait-elle partie de votre méthodologie ? Comment utilisez-vous vos outils de management d’équipes projet pour augmenter la prévisibilité et en fin de compte la productivité ?
Enfin, je vous propose de visionner cette courte vidéo (en anglais) de Daniel Burus qui donne à réfléchir. Daniel soutient qu’il y a des façons simples et claires de prédire le futur dans un monde incertain. Il faut se déconnecter du présent et considérer les exemples de changements linéaires, ce qui ne va pas revenir en arrière et va certainement se produire à l’avenir.
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Tout business devrait régulièrement passer en revue ses processus. Un peu comme nous avons tendance à nous lancer dans le grand nettoyage de printemps à la maison quand cette saison arrive, pourquoi ne pas en profiter cette année pour passer en revue vos processus business ?
Je conseille à mes clients de régulièrement revisiter leurs processus, idéalement deux fois par an, mais au minimum annuellement. Quand les processus sont régulièrement revus et peaufinés, ils augmentent en efficience et en efficacité [ndlt : L’efficience est l’efficacité au moindre coût].
Adoptez ces bonnes pratiques pour passer en revue vos processus :
Allez voir les personnes qui font le travail pour leur demander comment la manière dont ils font le travail peut être améliorée. Demandez-leur aussi s’ils ont déjà changé leur façon de faire le travail (souvent les collaborateurs trouvent tous seuls de meilleures approches.)
Considérez ces questions :
Une nouvelle technologie a-t-elle modifié comment les collaborateurs devraient travailler ?
Y a-t-il plus ou moins de ressources pour exécuter la charge de travail ?
Certaines des attentes clients ont-elles changé ?
Avez-vous fait grossir l’organisation?
Vous pourriez vouloir réaliser ceci par une combinaison d’enquêtes, de réunions de services, en petits groupes et individuelles. Ce simple processus de revue, réalisé à intervalles réguliers, vous permet de trouver des façons d’améliorer comment le travail est fait.
Quand vous trouvez des opportunités d’améliorations, assignez une équipe d’amélioration de processus à cette initiative. Assurez-vous que l’équipe comprend une bonne représentation des diverses fonctions.
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En cette journée internationale de la femme, je vous propose de voir et surtout d’écouter Sheryl Sandberg, Facebook COO.
Sheryl , directrice opérationnelle de Facebook examine les raisons pour lesquelles un pourcentage inférieur de femmes par rapport aux hommes arrivent au sommet de leurs professions. Elle offre également 3 idéespuissantes pour les femmes qui souhaitent atteindre les plus hauts niveaux de direction.
Des conseils tout aussi pratiques que simples et logiques bien que si peu appliqués…
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Le présentéisme s’est introduit dans le vocabulaire business moderne et est maintenant inscrit comme un nouveau mot dans le dictionnaire Merriam-Webster, défini comme « présentéisme(Nom) : travail quand on est malade particulièrement pour éviter les stigmates d’être absent. »
[ndlt : La définition du Larousse introduite en 2012 est plus laconique : « présentéisme n.m. Fait d’être assidûment présent, notamment sur le lieu de travail. »]
La recherche sur l’impact négatif de cette tendance est significative, avec un impact sur l’efficacité au travail et la productivité qui se monte à des milliards.
Point crucial manqué
Le focus a jusqu’ici été sur l’aspect santé de la définition, ce qui est bien sûr totalement compréhensible.
Mais, peut-être un peu effrontément, je pense que nous manquons le point principal.
Pour moi, la partie clé de la définition est « Éviter les stigmates d’être absent ». Cela prolonge la portée insidieuse et plus vaste du présentéisme macho et maître de l’univers dans les pratiques business que beaucoup d’entre nous croisent chaque jour, comme les organisations deviennent “lean, mean and keen”.
Ne pas prendre de vacances – allant à l’encontre des informations disponibles sur la valeur de vacances annuelles, même dans pays avec des droits statutaire aux congés, beaucoup ne prennent toujours pas leur complet quota.
Rester tard au bureauquand il n’y a aucun travail à faire. J’ai beaucoup de preuve de première main et d’évidences anecdotiques qui suggèrent que cette pratique est très répandue et que les collaborateurs qui font leurs heures sont mal vus, même s’il n’y a aucun délai spécifique à respecter.
Travailler avec des délais inutilement serrésdéfinis par un management désorganisé ou des supérieurs jouant des jeux de pouvoir.
Travailler tard et les week-endspour éviter de paraître non engagé. La technologie a créé une culture de disponibilité 24/7 et ceux qui ne répondent pas aux messages sur leurs iPhones dans la Nano-seconde sont perçus comme étant des « flemmards ». J’ai un contact qui stocke ses courriers électroniques et les envoie à des heures hors horaires de bureau dans des divers fuseaux horaires pour donner une impression de diligence.
Sauter le déjeuner. « Le déjeuner c’est pour les mauviettes« , une mentalité répandue dans bien des organisations, avec une relation personnelle qui s’est évanouie d’hypoglycémie au travail après 9 heures sans repas. Certains mangent des casse-croûtes malsains à leur bureau, ce qui consomme leur énergie et réduit leur efficacité.
Retombées néfastes
Les retombées de cette culture atteignent et impactent des forces de travail toutes entières et en particulier ceux qui ne peuvent pas souscrire à cette approche et pour de quelconques raisons doivent travailler leurs heures contractées. Les mères au travail forment une catégorie qui ressent ce jugement négatif. Quelqu’un qui connaît une maman au travail ne comprend cela que trop bien, même si elles travaillent à temps partiel, cette expression se réfère généralement à la rémunération, plutôt qu’aux heures travaillées, car la charge de travail reste souvent voisine des 100%.
Victoria Pynchon le met en évidence dans son article dans Forbes où elle parle courageusement de la quantité de « temps de présence » gaspillé dans sa carrière, suggérant qu’avoir une famille puisse l’avoir forcée « … à travailler de façon plus concentrée, pour mieux m’organiser ainsi que mes équipes « . Mais sincèrement, avoir des enfants n’est pas un prérequis à la concentration.
Sur un plan général, n’est-il pas temps de tourner la page sur cette culture périmée? Culture dont toute la recherche suggère qu’elle mène à une diminution spectaculaire de la productivité personnelle et organisationnelle ou comme Brendan le dit « Les bureaux sont des endroits en soi inefficaces« , nous devrions mesurer la productivité par les résultats obtenus et pas les heures passées au bureau. [relisez le billet votre bureau vous rend stupide]
L’ironie est que le « présentéisme » mène vraiment éventuellement à « l’absentéisme », avec le stress de lourdes charges de travail et les craintes sur la précarité de l’emploi comme causes les plus importante d’absence pour maladie.
Atteindrons-nous une situation comme nous la voyons avec les manufacturiers en Chine où, honteusement, le nouveau truc de la Santé et la Sécurité sur le lieu de travail est d’installer des filets de sécurité autour des bâtiments pour réduire le taux de suicides.
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Être présent n’est pas un baromètre de valeur. Qu’en pensez-vous?
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Je remercie CSP Formations de renouveler une troisième fois sa confiance et son soutien au blog DantotsuPM, le blog du management de projet.
Alexis Sgaros
Alexis Sgaros, PMP, Formateur Consultant chez CSP Formations devient notre interlocuteur car Jean-Baptiste Jourdant prend de nouvelles responsabilités.
Michel : Je sais que vous continuez à être très actifs dans le domaine de la formation des chefs de projet. Y-a-t-il des nouveautés cette année ?
Alexis: Oui nous avons en effet bien des nouveautés pour cette année.
La première est d’enrichir pédagogiquement nos formations avec insertion, développement de nouveaux outils de la formation (de type vidéo minute, simulateur informatique, classes virtuelles…)
Nous allons également faire évoluer notre module de préparation à l’examen PMP du PMI en se calant sur le PMBOK V5
Nous avons aussi développé depuis l’année dernière un module sur les méthodes AGILES avec un focus sur les projets non informatiques. Quand et comment utiliser les méthodes AGILES ? Différences avec les méthodes traditionnelles ? Complémentarité ?
Enfin nous allons continuer à mettre en valeur la partie ‘Soft skills’ du Chef de projet, partie essentielle pour l’efficacité des projets.
Enfin, nous souhaitons également élargir le périmètre de nos formations qualifiées REP par le PMI (donc les formations permettant d’obtenir des PDUs pour les Chefs de projet certifiés PMP) en qualifiant des modules de notre domaine Management, développement personnel….
Michel : Mes contacts avec Jean-Baptiste Jourdant m’ont également appris que vous avez à votre catalogue plusieurs formations en Leadership et en management, qu’en est-il?
Alexis : Oui effectivement, nous avons une offre riche dans les domaines du management et du leadership, très complémentaires au management de projet.
Plusieurs de ces formations sont inscrites dans le domaine projet mais aussi et surtout dans notre domaine management.
De plus en plus souvent, nos formations développées et adaptées pour nos clients prennent en compte les aspects méthodes projet et aussi les aspects humains, comportementaux du CdP. Ceci afin d’aborder les piliers essentiels au métier du Chef de Projet
Michel : Yann Coirault a réalisé une très belle présentation lors de la journée du management de projet en décembre dernier à Paris. Il a centré sa présentation sur le management à distance qui est souvent le lot des chefs de projets internationaux. Y aurait-il de nouvelles formations ou prestations sur ce thème?
Alexis : Oui, sans aucun doute. L’intervention de Yann a été effectivement une belle réussite et nous avons à ce jour de nouvelles demandes pour conduire à nouveau cette présentation.
La thématique du management à distance, de la prise en compte de la dimension internationale avec environnement multiculturel est aujourd’hui un incontournable.
Nous pourrions certainement organiser une conférence sur ces thèmes avec le PMI dont nous sommes partenaires, ce serait une belle opportunité pour développer ces sujets.
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Le leadership sans influence – n’existe pas. En fait, comprendre comment démultiplier la puissance de l’influence peut faire une différence de base dans votre capacité à conduire le changement, à construire des équipes cohésives et à implémenter avec succès une vision stratégique. En tant que PDG ou entrepreneur votre » Quotient d’Influence » est le QI auquel vous devez réellement prêter attention, car ce sera un déterminant beaucoup plus important de votre succès final que votre « Quotient intellectuel » ne pourrait jamais l’être. L’intelligence innée et brute bien que certainement précieuse, est beaucoup plus commune et beaucoup moins puissante que la réelle influence. Dans ce billet, j’examinerai la valeur souvent mal comprise de l’influence…
Laissez-moi être clair; quand je mentionne l’influence je ne me réfère pas à la manipulation, à des plans complexes, ou autres formes de magouilles. Des biens mal acquis seront toujours exposés pour ce qu’ils sont et de plus, ils ne vaudront jamais les compromis qui ont été faits pour les obtenir. Non seulement la vraie influence est-elle beaucoup plus facile à acquérir, mais elle est aussi durable. Dit simplement, la vraie influence n’est rien de plus que la compréhension de comment travailler avec et au travers d’autres pour atteindre un objectif donné en restant fidèle à vos valeurs fondamentales et en conservant votre intégrité.
Les concepts fondamentaux d’influence suivants, correctement compris et implémentés, peuvent aider quelqu’un à devenir plus efficace, productif et à réussir :
1. L’influence se construit sur une fondation de confiance
Si on n’a pas confiance en la personne, cela limite fortement sa capacité à créer et utiliser l’influence. Les personnes feront rarement un acte de foi à quelqu’un qui n’a pas gagné leur confiance. Cependant la plupart des personnes feront volontiers une confiance aveugle à quelqu’un en qui ils en sont venus à avoir confiance. La confiance importe…
2. L’influence se construit en faisant réussir les autres
Ceci est souvent mentionné comme la loi de réciprocité : Si vous vous investissez à faire réussir d’autres alors ils seront à leur tour probablement prédisposés à vous aider à réussir. Je préfère y penser comme à un service. Prenez soin des intérêts de ceux que vous dirigez et ils se soucieront de vos intérêts. Même si ce principe ne paiera pas toujours, selon mon il reste vrai dans une écrasante majorité de mes interactions depuis des années. La vraie influence est rarement construite sur le dos des autres, mais plutôt en servant des autres et en les aidant à réaliser leurs buts.
3. Amabilité
Les gens font affaires avec les gens qu’ils aiment et évitent de faire des affaires avec ceux qu’ils n’aiment pas, c’est aussi simple. Est-ce que vous êtes accessible, positif, affable, digne de confiance, une personne de caractère et d’intégrité, ou êtes-vous quelqu’un de distant, pessimiste et généralement de peu de confiance ? Ceux qui se trouvent dans la première catégorie se trouveront avoir plus d’influence et de succès. Laissez-moi être direct : Ne soyez pas un pauvre type.
4. On exerce l’influence en aidant les autres à tenir leurs engagements
Les professionnels respectent les professionnels qui tiennent leurs engagements. Dans le monde des affaires, on vous juge plus souvent sur votre capacité à tenir votre parole et respecter vos promesses. La clé pour influencer des personnes tient dans votre capacité à leur faire adopter une position initiale qui est en accord avec un comportement, tel qu’elles soient enclines à être d’accord avec les demandes qui sont compatibles avec leur engagement précédent. Les personnes désirent être perçues comme sûres, fiables et fructueuses et iront normalement très loin pour ne pas ternir leur réputation. Obtenez très tôt de forts engagements, et ensuite tenez simplement les gens à leurs engagements. Cela les aide en fin de compte à améliorer leur réputation de tenir des promesses faites.
Il est important de se rendre compte qu’il y a une vérité dans la déclaration « l’autorité la plus puissante est celle qui est donnée et rarement celle qui est prise ». On donne plus souvent l’Autorité à ceux que démontrent de l’honnêteté, de la compétence, de l’expertise et de la sagesse. Avec l’autorité vient la crédibilité et avec la crédibilité vient l’influence. Tandis que l’on peut exercer l’influence sans en avoir l’autorité, elle sera limitée tant dans sa portée que dans son échelle. Ceux qui ont le plus d’autorité auront toujours le plus d’influence.
6. La valeur et la pénurie pilotent l’influence – jusqu’à un certain point
Comprendre la valeur de votre position, marque, autorité, ressources, accès aux personnes ou connaissance et autres facteurs qui touchent à l’accomplissement des besoins et des désirs des autres crée l’influence. Votre capacité à créer de l’influence augmentera significativement selon la mesure de ce qui est rare ou propriétaire dans votre domaine de responsabilité. Cependant il est important de noter que vous risquez de tomber du côté sombre et en réalité perdre de l’influence si vous essayez d’amasser des ressources rares par opposition à les partager. Créer des silos, avoir une mentalité protectionniste, ou n’être tout simplement pas enclin à partager la connaissance tient plus du contrôle et de la recherche de pouvoir que du leadership. Cela sape votre capacité à utiliser l’influence de façon positive.
En bout de ligne… Ne manipulez-pas pour le gain personnel, facilitez plutôt pour un bénéfice mutuel. Prenez un intérêt sincère dans le succès des autres, travaillez sur votre capacité d’amabilité, devenez expert sur l’obtention d’engagement, développez votre autorité et ayez accès aux choses de valeur ou rares et votre influence avec les autres augmentera.
D’autres idées?
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Selon Marshall Goldsmith, expert en leadership et auteur et à succès, « 80 pour cent de notre succès à apprendre d’autres personnes est basé sur à quel point nous écoutons bien« . Nous savons que c’est la « bonne » chose à faire, cependant nous sommes continuellement mis au défi pour bien le faire. Qu’est-ce qui nous empêche d’écouter ?
Trop de distractions.
Il est difficile de rester concentré sur ce que quelqu’un d’autre dit quand il y a des conversations en parallèle, une mauvaise qualité de ligne et le bourdonnement de gadgets électroniques, ou du multitâche effréné. Assurez-vous de poser les règles du jeu pour vos équipes afin de créer l’environnement le plus productif possible. En engageant avec des membres distants de l’équipe, assurez-vous que chacun connaît les détails pour la conférence téléphonique et que faire si l’appel est inopinément déconnecté. Évitez de mettre votre téléphone en attente pendant la téléconférence, tout particulièrement si vous appelez d’un téléphone qui jouera une musique de mise en attente.
Trop de suppositions.
Souvent, nous faisons l’erreur de supposer qu’une situation est la même qu’une autre, quand elle peut être très différente. Nous avons tous le potentiel de faire des suppositions sur ce que d’autres nous disent. Pour éviter de faire des suppositions, écoutez aussi objectivement que possible. Il y a deux compétences essentielles qui nous aideront à identifier des suppositions et les manager. La première est de répéter aux personnes ce que nous croyons qu’elles nous ont dit, en utilisant nos propres mots. Cela permet à l’autre personne de corriger immédiatement tout malentendu. La deuxième chose que nous pouvons faire pour vérifier notre compréhension des informations est de poser des questions ouvertes. Les questions qui débutent par « quand », « qui », « que » et « comment » sont particulièrement utiles pour réunir des faits.
Prévoir notre réponse.
Si nous commençons à formuler notre réponse pendant que quelqu’un d’autre parle, nous avons cessé d’écouter. Un excellent exercice pour souligner l’importance d’une totale écoute est : assemblez les participants deux par deux et demandez à chaque paire de se tenir debout face à face. Identifiez qui commencera la conversation. La personne commence par une phrase simple. L’autre participant répond à cette phrase en commençant avec un mot qui commence par la dernière lettre de la phrase de l’autre personne. Faites continuer la conversation entre les participants en utilisant la même procédure pendant environ 3 minutes. L’écoute active est un must !
Donnez à chaque personne qui parle votre pleine et entière attention. Cela signifie non seulement s’écouter mutuellement, mais aussi démontrer votre écoute par des signaux verbaux et non-verbaux. Parfois écouter calmement est la meilleure façon d’être entendu.
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Trop souvent les chefs de projet ne prennent pas en considération l’importance de socialiser leurs projets avant de commencer le travail sur le projet. C’est peut être parce qu’ils n’ont pas pensé aux avantages de le faire ou parce qu’ils estiment que le projet est déjà agréé et décidé, donc pourquoi se donner cette peine. Cependant, les chefs de projet les plus efficaces, ceux qui adoptent une approche stratégique dans comment ils mènent leurs projets, regardent les projets tant de la perspective de l’organisation que de la perspective de l’individu. Ils comprennent ainsi les avantages à socialiser le projet dès le début , pendant les étapes de pré-planification.
Sans aucun doute, vous aurez à mettre en évidence les bénéfices de socialiser les projets auprès de votre sponsor et autres parties prenantes de projet si ce n’est pas déjà une pratique courante dans l’organisation. Prenons un exemple. J’ai été appelé pour travailler avec un client qui, environ 5 mois auparavant, avait lancé un projet de changement des processus de capture et de saisie des données clients pour permettre d’améliorer le marketing. Ils n’ont pas commencé par socialiser le projet. Les utilisateurs finaux faisaient ce travail d’une façon particulière depuis environ 4 ans. L’habitude est une seconde nature. Personne ne voulait changer ce qu’ils faisaient car cela fonctionnait pour eux. Nous en étions déjà à 5 mois dans le projet quand j’ai été appelée pour aider à rectifier la situation car le progrès était très minimal. J’ai recommandé qu’ils prennent du recul et reparte de zéro en prenant cette fois du temps pour socialiser l’initiative et discuter des avantages pour l’organisation dans son ensemble, les services spécifiquement affectés et les personnes. D’abord, cependant, nous avons eu besoin de faire un peu « de travail de réparation » pour lisser les ressentiments.
Les bénéfices à socialiser vos projets
Quand nous prenons le temps de socialiser les projets avant que nous ne les commencions en réalité, nous fournissons aux personnes un signal sur ce qui se passe et pourquoi. De cette façon, nous donnons un sentiment de confort par rapport aux changements qui surviendront. Cela nous aide à :
mieux gérer les attentes dans tout le projet
sécuriser l’adhésion et l’engagement plus tôt dans le projet
voir où nous pourrions avoir loupé quelque chose qui pourrait causer des problèmes ou même l’échec plus tard dans le projet
transmettre aux personnes que nous sommes intéressés par leurs idées, suggestions, avis, commentaires sur le projet
améliorer l’efficacité dans la gestion du projet pendant l’exécution
générer une acceptation accrue du projet pendant sa mise en œuvre
Je considère que socialiser le projet fait partie de la phase de définition ou de pré-planification du projet. Cela m’aide à découvrir qui supporte le projet et avec qui je devrai passer un peu plus de temps pour les rendre confortables et les convertir en champions. Selon la taille et la complexité du projet et le nombre de personnes dans l’organisation, je peux planifier de deux semaines à quelques mois de socialisation de l’initiative.
Vendre la socialisation à l’encadrement
Si vous êtes dans une organisation qui n’a jamais socialisé de projets avant leur lancement, vous pouvez devoir vendre l’idée aux cadres exécutifs. Ce n’est pas aussi difficile que vous pourriez le penser. Tout d’abord, dans la plupart des cas, en tant que chef de projet, vous connaissez les projets à venir avant qu’ils ne soient réellement prêts à commencer. Commencez dès lors à socialiser le projet! Quand je travaille avec des clients pour les aider à développer des manières plus efficaces et effectives de manager leurs projets, je m’assure que les plans incluent l’implication des chefs de projet très en amont dans les décisions initiales des projets pour que, avant le lancement réel, du temps puisse être mis de côté pour socialiser l’initiative. Rarement prenons-nous sur le temps de projet. Et, quand nous prenons vraiment sur le temps de projet, nous avons prouvé, maintes fois, qu’en socialisant en amont, nous passons en réalité moins de temps au final à gérer les attentes et nous obtenons beaucoup plus d’engagement qui permet un management améliore du projet au cours de son exécution. De plus, nous avons trouvé dans quelques situations, qu’en socialisant le projet, nous avons appris plusieurs choses que nous n’aurions pas su et qui aurait plus tard fait dérailler le projet.
Fréquemment nous regardons les projets de la perspective de l’organisation. Nous comprenons comment le projet bénéficiera à l’organisation et pourquoi c’est la bonne chose à faire. Nous avons tendance à oublier l’individu. L’individu est celui qui sera impacté par le projet d’une certaine façon. Nous devons considérer le projet depuis la perspective de l’individu, qui, bien que certainement concerné par l’organisation est aussi concerné par lui-même. C’est simplement naturel. Les questions qui traversent l’esprit de cette personne sont par exemple « qu’arrivera-t-il à mon travail ? » « Pourrai-je continuer à remplir mon rôle si il change ? » « Et si je n’avais pas les compétences dont j’ai besoin ? » « Comment puis-je traiter tout cela quand j’ai tant de choses à faire ? ». Ce sont toutes des préoccupations valables de la part de collaborateurs individuels et les projets les plus réussis sont exécutés par ceux qui travaillent avec cette personne pour adresser ses préoccupations de différentes façons, comme :
des réunions avec tout le personnel
des réunions de département
de petits groupes de focus
des enquêtes
des sessions de type « Déjeuner et Apprendre »
des courriers électroniques
des posters affichés dans l’entrée
le site intranet
la lettre interne d’information
Voici seulement quelques moyens de socialiser le projet partout dans l’organisation. Choisissez toujours différentes solutions afin d’atteindre le plus grand nombre de personnes.
En résumé
Prenez le temps de socialiser vos projets avant leur réel début. Vous constaterez que vous augmenterez l’engagement et le support au projet, ce qui rendra votre travail de management du projet beaucoup plus facile à long terme. Les bénéfices sont multiples et bien supérieurs à l’effort supplémentaire demandé. Souvenez-vous aussi, que, périodiquement, pendant tout le projet, comme toute bonne pratique, vous devez continuer à socialiser le projet en faisant le point avec les personnes pour être certain qu’ils sont toujours bien engagés et confortables avec ce qui se passe.
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Réciprocité : Faites des choses pour d’autres personnes avant que vous ne leur demandiez de faire quelque chose pour vous
Pénurie : La rareté est corrélée à la valeur. Si c’est toujours disponible et libre d’accès, vous allez avoir du mail à faire payer pour cela. D’un autre côté, si c’est seulement disponible pour quelques heureux élus, vous encouragez la demande
Autorité : Personne ne vient me voir pour me demander un avis sur la pêche. Personne.
Cohérence : Créez un sentiment de fiabilité et encouragez la confiance.
Sympathie : si vous m’aimez au niveau personnel, vous êtes plus enclin à travailler avec moi pour ungain mutuel. Est-ce que nous nous ressemblons d’une certaine façon ? Avons-nous des intérêts communs ? Vous sentez-vous valorisé et respecté par moi ?
Consensus : la chose dont nous parlons a de la valeur pour nous deux.
mais, êtes-vous un influenceur éthique en 21 questions ?
Il est très rare que je rencontre un influenceur qui agisse contrairement à la morale ? Heureusement ! Cependant, il y en a plusieurs sur lesquels je me pose des questions. Ils fonctionnent à la limite de l’intégrité à mon avis. Le problème, comme je l’ai expliqué par ailleurs, est que l’intégrité signifie des choses différentes à différentes personnes. Vrai et faux deviennent rapidement « ça dépend ». Et ceci est un dilemme en augmentation étant donné la diversité mondiale dans laquelle vivent tant d’entre nous.
Quand je forme des gens sur l’influence, peut-être commodément, j’esquive souvent la question éthique. En partie en raison de la large divergence d’avis, mais principalement parce que je veux que ces personnes prennent la responsabilité de leurs propres actions. À la fin de mes ateliers de formation, les gens doivent vivre selon leur propre conscience.
Pourtant, j’ai vraiment une notion personnelle de plus en plus claire du vrai et du faux quand on parle d’influencer. Dans un futur billet, je partagerai mes sept règles sur l’influence éthique; mais en attendant, où tracez-vous la ligne ?
Ci-dessous, 21 questions que vous pouvez utiliser pour vous évaluer en votre âme et conscience, ou si vous êtes vraiment courageux, faites-le avec votre équipe pour sonder leur conscience collective. L’idée est de considérer un important scénario d’influence sur lequel vous travaillez en ce moment et utiliser ces questions pour mettre vos actions au défi.
Si la cible de votre influence savait tout ce que vous savez, devraient-ils toujours faire ce que vous recommandez ?
Si vous étiez dans leurs chaussures, le feriez-vous ?
Que ne leur dites-vous pas et pourquoi ?
Leur avez-vous dit exactement ce que vous gagnerez de leur oui ?
Croyez-vous qu’ils font volontairement ce que vous voulez qu’ils fassent ?
Dans quelle mesure avez-vous exagéré, omis ou commodément interprété les faits ?
Seront-ils heureux avec leur décision présente de dire oui d’ici six mois ?
Que ne voulez-vous pas qu’ils sachent ? Que ne dites-vous pas ?
Soyez honnête, vous êtes-vous être amenés à penser que c’est bien ?
Avec du recul, serez-vous heureux de ce que vous avez fait ?
Ce que vous cherchez à influencer fera-t-il du monde un meilleur endroit ?
Comment avez-vous manipulé les arguments ?
Cela va-t-il leur causer du tort ?
Avez-vous partagé votre avis sur comment ils pourraient être désavantagés en disant oui ?
Si vous deviez soudainement faire une révélation totale de tout ce que vous savez, seriez-vous embarrassé ?
Dans quelle mesure utilisez-vous des clauses de confidentialité à votre propre avantage ?
Quels raccourcis prenez-vous ?
Pouvez-vous les regarder dans les yeux et les convaincre que dire oui est vraiment la meilleure option pour eux ?
Qu’en est-il de l’équilibre entre votre gain et le leur ?
Ce que vous faites entre-t-il en infraction avec n’importe laquelle de vos valeurs éthiques ou morales ?
Sur quoi avez-vous menti ?
Je me demande, à quelle question dans la liste vous êtes parvenus avant de commencer à vous sentir un peu inconfortables ? Peut-être en êtes-vous arrivés à souhaiter n’avoir jamais commencé à répondre à cette liste de questions – peut-être que cette petite boite de Pandore aurait dû rester fermée.
Peut-être vous pouvez effacer rapidement cette liste avant d’aller vous coucher, en espérant que tout sera oublié demain. Ou peut-être, juste peut-être, pourriez-vous prendre ceci comme une occasion d’ajuster vos actions.
Dormez bien.
P.S. Idée en bonus. À votre prochaine réunion d’équipe, remettez une carte à chaque personne avec une de ces questions. Demandez-leur de se lever et d’y répondre s’ils le peuvent.
P.P.S. N’utilisez pas l’idée bonus à moins que vous ne soyez vraiment sûrs qu’ils et vous-même pouvez en réchapper.
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Pour gérer une équipe et créer de la motivation, l’essentiel est basé sur l’ÉTAT D’ESPRIT, bien prendre conscience que l’humain tient une place essentielle.
Le joueur est au cœur !
3 dimensions sont développées et souvent utilisées dans le domaine du coaching sportif :
Valeurs
Objectif
Règles
1.Les Valeurs
La communication est au cœur de la démarche. Il s’agit de la manière dont on va représenter les valeurs.
Une caractéristique du management : Arriver à véhiculer les valeurs, comment on les vit.
Savoir les développer au quotidien. Aller au-delà des mots, en être les ambassadeurs sur et en dehors du terrain. Il est fondamental de prendre en compte le contexte, l’environnement, la culture locale. Sinon, ça ne fonctionne pas !
Faire preuve de courage, la confiance aux autres et le respect.
Comment traduire cette notion de courage ?
C’est assumer ses responsabilités, savoir gérer les problèmes quand ça ne va pas !
Le bon leader, caractéristique forte du Chef de projet, c’est celui qui commence à avancer, qui montre l’exemple et celui qui fait de sorte qu’il n’y ait pas de doute, qu’on avance tous ensemble !
2. Objectif commun
Tous regarder dans la même direction, le même objectif, avec beaucoup de détermination, de l’envie.
C’est la volonté collective de réussir ensemble.
A souligner, l’importance d’avoir des objectifs collectifs d’équipe et pas que des objectifs individuels.
Pour ce faire, une des premières étapes est d’estimer le potentiel de l’équipe pour fixer les objectifs, définir la bonne fourchette. Si l’objectif est irréalisable, on détruit la motivation.
Pour la réussite d’un projet, il est important également de fixer des objectifs avec des bilans intermédiaires, pas que finaux, plus palpables et réalisables pour l’équipe, donc plus motivants.
Dans le monde du sport, il est important de réaliser des bilans par étape faits par le ou les joueurs eux-mêmes. Ils sont ainsi totalement impliqués. Il faut savoir laisser aux membres de l’équipe un ESPACE !
On retrouve cette logique dans des courses à pied en nature de longue distance.
Être basé que sur l’objectif final peut paraître difficilement atteignable, voir irréalisable, voir démotivant…
Personnellement, je me fixe des objectifs intermédiaires (par exemple, arriver à tel point de la course en tant de temps) qui me permettent de construire l’objectif final.
Un critère de réussite : Grandir ensemble
L’équipe doit avoir envie de travailler ensemble, le travail sur l’intégration d’un nouvel arrivant est indispensable.
Attention à ne pas confondre VALEUR et OBJECTIF.
Valeur= Chemin que nous choisissons ensemble pour atteindre les objectifs !
3. Règles collectives
Ce sont les règles collectives qui font avancer tout le monde.
Il sera intéressant de distinguer deux types de règles :
Règles de base, élémentaires : Données par la hiérarchie
Règles de vie, de fonctionnement : Définies par l’équipe pour favoriser la cohésion, l’intégration qui sont essentielles pour la vie du groupe.
Le Chef de Projet devra travailler avec son équipe sur la définition de ces règles de vie
L’objectif étant de bien vivre ensemble pour atteindre l’objectif.
Il n’y a rien de plus fort que la force du groupe.
Article rédigé en lien avec une Conférence d’Olivier Nier : « Le coaching sportif – Un modèle pour le management des ressources humaines »
Olivier Nier, 25 ans d’expérience en tant qu’entraîneur d’équipe de rugby, il a développé sa vision sur comment obtenir d’une équipe de travail de se focaliser sur les objectifs du projet tout en profitant de la créativité de chaque individu.
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Avoir d’un patron qui vérifie en détail votre travail ou vous dit précisément comment faire des choses est irritant.
Si vous avez un manager excessivement dans le contrôle, essayez ces trois choses :
Ne vous battez pas avec. Ne vous répandez pas en reproches contre ce comportement. Cela causera seulement que votre manager se méfiera de vous et deviendra encore plus impliqué.
Comprenez-en la cause. Votre patron est sous une intense pression ? Il n’a pas les bonnes compétences pour le travail ? Connaissez ce qui soucie votre patron et essayez d’apaiser ses préoccupations.
Gardez votre patron dans la boucle. Les micro-managers sont souvent motivés par l’anxiété. Gardez pro-activement votre manager informé de vos progrès. Augmentez progressivement le niveau de confiance. Prévoyez des points réguliers ou envoyez les courriers électroniques non sollicités qui l’aident à faire partie du processus.
Dans le business, chacun continue de confondre information et connaissance. Elles sont différentes.
Même le dictionnaire le confirme :
Information : des faits fournis ou appris sur quelque chose ou quelqu’un.
Connaissance : les informations et les compétences acquises par l’expérience ou par l’éducation; la compréhension théorique ou pratique d’un sujet.
Informations: Ce sont des uns et des zéros. Ce sont des données brutes, ou une liste de faits. Ce sont des instructions sur comment remplir une fonction, ou les instructions que Google fournit quand vous vous inscrivez sur Adwords. Les trucs évidents. Vous pouvez souvent acquérir des informations gratuitement : Allez à l’Associated Press pour des nouvelles brutes, non-analysées. Ou lisez un ‘comment s’y prendre’ pour construire votre propre voiture.
Connaissance: C’est quelque chose de tout à fait différent. C’est ce que vous obtenez quand vous combinez informations avec Analyse et Expérience. La connaissance c’est des informations distillées en actions. Elle peut et devrait vous coûter de l’argent, ou du temps, ou quelque chose d’autre. Si vous voulez une réelle analyse des nouvelles que vous avez récupérées de l’Associated Press, par exemple, vous pourriez aller sur le New-York Times et payer (au delà de 10 pages vues). Pour apprendre les trucs AdWords qui peuvent en réalité vous aider à en tirer bénéfice, vous achèterez un livre, payerez pour un séminaire ou embaucherez un consultant.
Vous devez payer pour la connaissance en argent ou en effort. Si vous ne comprenez pas cela, vous allez échouer.
Les informations peuvent seulement vous amener jusqu’à un certain point.
Pourquoi ne le comprenons-nous pas ?
Cela paraît simple. Ainsi pourquoi ne captons-nous pas ? Sommes-nous tous tombés sur la tête ? Mangeons-nous trop de sucre ? Écoutons-nous trop de publicités politiques ? Pourquoi ?
J’ai essayé de tenir ma propre comptabilité pendant 3 ans. Et j’ai essayé de remplir mes propres déclarations impôts pendant 3 ans avant cela. Tout ça parce que j’avais acheté TurboTax et Quicken. Mais ces programmes sont seulement des informations dans de jolis emballages. J’ai été très, très chanceux quand j’ai épousé une comptable. Elle était assez intelligente pour me dire « IAN VA TE RECRUTER UN COMPTABLE, IDIOT. » Ce que j’ai fait. Et cela a sauvé ma société de la banqueroute en moins d’une année.
Et puis, il y a l’histoire du couple qui a essayé de naviguer. Je ne citerai pas de noms. Il y a environ 15 ans un gentil couple marié a loué un voilier. Ils avaient lu quelques bons conseils sur la navigation à voile et s’étaient dit, hé, cela semble faisable. Ils l’ont bien fait. Mais en rentrant au port, ils ont fait une erreur classique de débutants et ont laissé leurs voiles sorties. Un petit coup de vent a accéléré le bateau, qui a enfoncé le dock et écrasé un gros casier à outils. Aucune blessure, aucun dégât sérieux. Et un peu de connaissance durement acquise qui aurait été plus facilement obtenue par quelques leçons.
Et, bien sûr, il y a tous les gens qui refusent d’embaucher un rédacteur publicitaire convenable ou un marketeur. Ils disent « C’est stupide, je ne vais pas payer 250 $ pour trois descriptions de produits ! C’est scandaleux ! Je l’écrirai moi-même ». Et ils le font. Puis, ils se demandent pourquoi ils ne vendent rien.
Je sais pourquoi : les informations ne vendent pas. La connaissance le fait.
Que diable se passe-t-il ici ?
On a tout compris à l’envers !!!
Les sociétés investissent des millions dans l’information. Elles utilisent d’énormes bases de données, des intranets et des systèmes de partage ‘de connaissance’ pour mettre des tas de faits à la disposition de chacun.
Mais ces sociétés entrent toujours dans leurs vilains travers : Elles publient des prix incorrects, font des bévues de marketing dignes des Marx Brothers, ou terminent un nouvel avion (tousse Boeing, tousse) avec des années de retard. Et leurs outils de gestion de l’information enregistrent fidèlement chaque clou enfoncé dans le cercueil de la société.
Pourquoi ? Parce que les systèmes d’information Maintiennent les données. Ils ne font rien d’elles. Mettre des informations devant des programmeurs, des marketeurs ou des machinistes n’est pas pareil que leur donner la connaissance de *comment les utiliser*.
Les sociétés réussissent de part leur connaissance.
Les concurrents ont accès exactement aux mêmes informations qu’Apple : Études de marché, compétences de développement, vous les listez. Mais, avec Steve Jobs aux commandes, Apple les a distancé. Jobs savait comment utiliser les informations et aller plus loin. Une fois cette étape franchie, son équipe pourrait créer le truc vraiment inspiré en se servant de leur connaissance de conception. Les autres ? Ils font vraiment un bon travail pour ce qui est de s’assurer que chacun remplit ses feuilles de temps.
La connaissance gagne. L’information maintient. Mais les sociétés dépense des millions sur cette dernière en ignorant la première. Que diable se passe-t-il ici ?
La connaissance vous rend unique
Si vous construisez une activité en utilisant des informations (qui est, après tout, sont gratuites), vous faites seulement partie du troupeau. Chacun autour de vous fait la même chose. Ils ont tous visité les mêmes sites Web. Ils ont tous invité des consultants à dîner pour ‘recueillir leurs idées’. Ils supposent tous qu’avoir d’une liste de faits non digérés les autorise au succès. Donc ils rejoignent tous une armée de Zombiepreneurs. Et ils passent tous dans la même moulinette.
Comme tout le monde.
Au lieu de cela, devenez unique. Acquérez la Vraie Connaissance
Apprenez plus que des faits mémorisés. Quelle que soit la tâche à réaliser, assurez-vous que vous la comprenez vraiment ainsi que les implications de vos actions. Si vous n’avez pas le temps, peut-être n’est-ce pas si important.
Ou bien
Embauchez les personnes qui ont déjà la connaissance dont vous avez besoin. Vous ne pouvez pas tout savoir. Construisez une excellente équipe. Et alors vous l’aurez.
Les sociétés les meilleures sont fortes grâce à leur connaissance : la conception chez Apple. Le service client de Zappos. L’efficacité de FedEx.
Qu’est-ce qui va vous rendre fantastique ?
La connaissance, les personnes. Acquérez-la. Protégez-la. Investissez-y.
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Avoir un perfectionniste sur votre équipe peut être un atout. Les perfectionnistes sont motivés pour réussir, travaillent dur pour éviter les erreurs et s’efforcent toujours de s’améliorer. Pourtant, cela peut être un défi de gérer quelqu’un qui a besoin de toute les conditions pour être parfait.
Dans mon travail avec des perfectionnistes, je demande souvent: « Comment voulez-vous que d’autres vous voient ? » Les réponses courantes sont: je veux être vu comme intelligent, indépendant, autonome et bon dans ce que je fais ; sont quasiment les mêmes que quiconque pourrait donner. La différence est que les perfectionnistes ont plus de mal à aller de l’avant quand ils ont « un jour sans », n’ont pas passé assez de temps sur un projet afin d’atteindre le meilleur résultat, ou commettent une erreur.
Les perfectionnistes ont généralement une forte éthique de travail. Ils sont motivés pour réussir et donc persisteront dans leurs tâches jusqu’à ce qu’ils atteignent le résultat désiré. L’inconvénient est qu’ils sont parfois entraînés sur des stratégies avec de faibles récompenses. Autrement dit, ils travaillent dur à quelque chose, mais pédalent dans le vide.
Voici un exemple. Un de mes équipiers que j’appellerai Max avait de plus en plus d’ennuis au travail en remettant ses rapports en retard semaine après semaine. Quand j’ai demandé quel était l’obstacle principal dans leur achèvement, Max m’a dit qu’il s’inquiétait de comment d’autres évalueraient sa prose s’il rendait un rapport mal écrit. J’ai demandé à Max depuis combien de temps il travaillait dans sa société actuelle. Sa réponse : « dix ans. » Quand j’ai demandé, « Et comment votre superviseur juge-t-il actuellement vos compétences d’écriture ? » Il a répondu : « il dit que je suis le meilleur auteur du service, sauf que mon travail est toujours en retard ».
Quand Max commence à écrire, il croit qu’il doit savoir exactement comment commencer et que les idées devraient couler naturellement de l’une à la suivante. S’il ne peut pas trouver « la bonne façon » de commencer, il ne peut pas commencer du tout. Quand il finit par commencer, il rumine sur des erreurs secondaires ou sur les choses qui ne sont pas « juste parfaites ». En conséquence, il passe en revue et réédite des rapports longtemps après qu’ils étaient dus. Max bosse dur, mais souvent de mauvaises façons.
Donner du retour d’information aux perfectionnistes est une affaire délicate.
Voici quelques façons de l’approcher :
Soyez clair sur vos buts et attentes par rapport à leur travail.
Quand laissés libres, les perfectionnistes peuvent tomber dans le piège de placer des attentes peu réalistes sur eux-mêmes. Leur indiquer à l’avance ce qui est le plus important à vous peut réduire ce piège au minimum. Parfois l’accent est mis sur l’apparence et l’aspect d’un produit; parfois il placé sur de grandes idées qui capturent l’attention; et parfois il est dans l’exactitude et la précision. Partagez ces attentes explicitement et directement afin que le perfectionniste ne gaspille pas de temps sur les aspects du projet dont vous ne pensez pas qu’ils soient importants.
Encouragez un perfectionniste à partager un travail en cours avec vous.
Les perfectionnistes sont tristement célèbres pour vouloir montrer seulement des produits finis, craignant que l’on puisse voir un travail en cours comme le mieux qu’ils puissent faire. Travailler ensemble sur les itérations d’un projet crée un sentiment de collaboration et réduit la probabilité qu’un perfectionniste s’enlise dans des détails inutiles.
Les perfectionnistes peuvent être hantés par la crainte de faire des erreurs.
Un perfectionniste malsain peut perdre de vue la différence entre une erreur mineure (trouver chaque faute d’orthographe dans un rapport interne de 20 pages) plutôt qu’une erreur majeure (orthographier incorrectement le nom d’un client dans une page d’annonce marketing). On peut s’y attaquer en utilisant les stratégies déjà mentionnées (posant des attentes claires et collaborant sur des travaux en cours). Cependant, quelques erreurs arrivent inévitablement en commençant un nouveau projet ou initiative. De premiers essais vont inévitablement avoir des aspects qui vont bien et quelques autres qui peuvent être améliorés. Dans ces cas de figure, le perfectionnisme malsain se manifeste parfois par une autocritique excessive. Bien que cette stratégie puisse marcher à un certain niveau, c’est démoralisant. En tant que manager, soulignez la valeur de considérer les faiblesses comme une opportunité d’améliorer la performance peut être critique pour les garder sur les rails. Aussi, aidez à adoucir ou limiter l’autocritique excessive d’un perfectionniste en mettant en évidence ce que vous aimez du travail qu’il ou elle partage avec vous et engagez un peu de brainstorming sur les façons d’adresser ce qui manque encore.
Parfois les perfectionnistes sont coincés parce qu’ils utilisent les mêmes stratégies à maintes reprises, même quand elles cessent de fonctionner ou ne marchent pas dans un contexte particulier.
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Dans ce cas, reconnaissez l’effort de l’individu (c’est-à-dire, combien durement il ou elle travaille), mais encouragez un changement dans la stratégie. Davantage n’est pas toujours mieux. Si en faire plus ne paie pas, il est temps d’essayer quelque chose de différent.
Avec ces quelques stratégies créatives, les défis de management d’un perfectionniste seront très largement dépassés par l’excellent travail qu’il ou elle veut et peut faire.
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Kiron D. Bondale, PMP est le Directeur du PMO de Agricorp. Kiron a travaillé pendant plus de treize ans dans le domaine du management de projet avec un focus sur la gestion des changements et la technologie. Il a mis en place et managé des PMOs et a fourni des services de conseil de PPM à des clients de diverses industries. Kiron a servi en tant que directeur du Chapitre PMI de Lakeshore pendant six ans et reste un membre actif de PMI. Il a publié des articles sur le PPM et le management de projet dans des journaux de multiples industries et a donné des présentations sur le domaine de PPM/PM dans de nombreuses conférences et webinars. Pour en savoir davantage sur Kiron, visitez son blog http://kbondale.wordpress.com
Félicitations !!!Vous avez convaincu que votre direction qu’implémenter une approche cohérente de management de projet est une étape clé pour atteindre la vision stratégique de votre société !
Une fois que votre euphorie initiale s’évapore, vous en viendrez à vous rendre compte que vous avez seulement gagné la première bataille d’une longue campagne. Maintenant vous devez gagner les cœurs et les esprits des chefs de projet. Cela peut être un vrai défi quand les chefs de projet expérimenteront probablement de très grands changements dans leur routine habituelle.
Cette préoccupation semble contraire à l’intuition : les chefs de projet devraient être les adversaires de l’entropie et sûrement il n’y a meilleure méthode pour mettre de l’ordre au chaos organisationnel qu’en instituant des pratiques cohérentes ?
Cette supposition ignore quelques vérités de base:
Les chefs de projet sont souvent surmenés et se focalisent habituellement sur la livraison de leurs projets avec succès selon des contraintes serrées.
outils et pratiques personnelles
Un changement de processus (quels qu’en soient les avantages) réduit d’habitude la productivité pendant une courte période de temps jusqu’à ce que le changement soit entièrement assimilé. Sauf dans de rares exceptions où l’avantage du changement compense immédiatement l’effort perdu dans l’étude et l’adoption des nouvelles pratiques.
Même si les deux points précédents ne s’appliquent pas, les chefs de projet les plus expérimentés ont affûté leurs propres outils et techniquesau fil du temps et pourraient hésiter à adopter de nouvelles pratiques.
Comme avec la plupart des défis de management du changement « en douceur », il n’y a aucune baguette magique, mais une combinaison des techniques suivantes devrait aider:
1. Faites-les participer – personne ne veut adopter un changement dans lequel ils n’ont eu aucun apport. Identifiez chefs de projet les plus vocaux ou influents et impliquez-les dans la définition des nouvelles pratiques.
2. Prenez une approche « Lean » – Changer pour l’amour du changement va seulement augmenter la probabilité de résistance, alors assurez-vous que quelqu’un sur votre équipe pose la question « Pourquoi devons-nous faire ce changement spécifique » ?
3. Servez-vous du Code éthique – les Membres de PMI doivent adhérer à la Déontologie « Code of Ethics ». L’extrait suivant d’un des standards de bonne conduite est bien en ligne avec les avantages de pratiques cohérentes : « Nous acceptons la responsabilité pour tout problème résultant de nos erreurs ou omissions et toutes les conséquences résultantes.« . Un manque de pratique cohérente augmente le potentiel de problème sur les projets si une transition entre chefs de projet se produit.
4. Évaluez – que vous ayez ou pas la responsabilité formelle sur les chefs de projet, essayez de placer la conformité aux changements procéduraux dans leurs objectifs d’évaluation et incitez-les à être les champions de ces changements par une reconnaissance visible.
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5. Déportez une partie de la charge de travail – pour les chefs de projet travaillant sur les projets les plus difficiles ou les plus gros, identifiez le personnel (ou les stagiaires) qui aspirent au métier de manager de projet et essayez de les recruter pour assister ces chefs de projet en tant que coordinateurs de projet. Les chefs de projet apprécieront probablement la capacité de se décharger des activités d’administration de projet sur des coordinateurs de projet et vous en bénéficierez en ayant « la prochaine génération » de chefs de projet déjà alignés sur vos nouvelles normes organisationnelles.
Si accroître la cohérence de management de projet vous paraît insurmontable, considérez ces pratiques pour démarrer.
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Comment mieux gérer les conflits est le sujet de plusieurs articles dont vous vous souvenez peut-être mais que vous aimerez certainement redécouvrir avant la rentrée.
Le conflit est une situation où les gens ont des sentiments, besoins, perceptions et intérêts contrastés. Cela arrive souvent quand les gens ressentent qu’ils perdent quelque chose auquel ils accordent de la valeur. Ceci pourrait être quoi que ce soit des biens matériels à immatériels, comme des idéaux, des normes, des aspirations, la réputation, le statut ou l’estime de soi.
“Si vous pouvez efficacement communiquer sur le progrès, les problèmes, etc. de ce projet alors vous aurez mérité votre salaire !”.Alors, quelles sont ces choses que vous pouvez faire pour être des communicateurs efficaces ?
Que vous les aimiez ou les détestiez, les parties prenantes peuvent faire ou défaire un projet si vous ne les engagez pas. Alors, voici quelques questions que vous devriez poser à chaque partie prenante pour vous aider à faire cela selon PRINCE2 et MSP.
Mettre en place un planning cohérent et réaliste est bien entendu un INCONTOURNABLE de la gestion de projet. Faire en sorte qu’il soit le fruit d’une construction collective de l’équipe projet, est un acte de MANAGEMENT fort. Enfin, s’assurer que chacun adhère aux choix qui ont été pris est une preuve de LEADERSHIP.
Nous avions l’habitude d’entendre parler de personnes manageant trois ou quatre projets à la fois. Maintenant nous entendons parler de personnes qui en managent 10 à 15 en parallèle. D’autres pourraient même en avoir davantage. Pour sûr, c’est un signe des temps, les organisations devant faire plus avec moins. Mais, les organisations font-elles vraiment beaucoup plus avec moins ou se trompent-elles ?
Il y a eu beaucoup de discussions sur la valeur de la “Pause créative“, un état décrit comme “la transition depuis être totalement engagé dans une activité créative à y être seulement passivement engagé, ou même complètement désengagé”. Ce phénomène est la graine des moments de génie que les gens disent si fréquemment avoir eu sous la douche. Dans ces moments, vous êtes complètement isolés et votre esprit peut errer et ressasser sans interruption des questions majeures.
Le speaker de clôture au congrès mondial PMI® 2012 à Marseille, M. Lawless détient le record de plongée en eaux profondes au Royaume-Uni et il a obtenu sa licence de jockey pour gagner un pari d’une livre sterling. Aussi, quand il a décrit ses 10 règles pour apprivoiser le tigre qui est en nous, sa voix intérieure qui fait que les personnes ont peur d’agir, l’auditoire a écouté avec intérêt.
Il y a eu quelques échecs très en vue qui se sont avérés ne pas du tout être des échecs. Prenez Christophe Colomb par exemple, il cherchait une route rapide vers l’Inde et a trouvé le Nouveau Monde. Avait-il réussi à trouver l’Inde en passant par l’Ouest, Non. Est-ce que c’était un échec ?
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méthodes, outils, certifications et formations, pointeurs utiles
Ce livre blanc analyse les bénéfices business que les organisations peuvent obtenir en adoptant une méthode structurée, contrôlée, reproductible et robuste de gestion de projet. La méthode particulière de gestion de projet, placée « sous le feu des projecteurs » dans ce livre blanc, est PRINCE2®.
La méthode de la valeur acquise permet de mesurer la performance des efforts de travail qui ont été budgétisés et le travail planifié au fil de l’exécution du projet.
la carte de projet de Microsoft apprend à utiliser les normes et les pratiques de la méthodologie de gestion de projet lorsque l’on utilise MS Project 2010. Un cheminement pas à pas à travers les concepts clés du management de projet et comment MS Project les supporte.
A library of webinars addressing project management trends, best practices, how-to-guides, and much more — all available to help you make meaningful contributions to the projects you lead or work on.
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Quels critères « d’éligibilité » pour un projet pour être traité en « agile » ?
Les besoins du Client c’est comme une « liste de mariage », on a un budget, il y a des choses qu’on gardera, des choses qu’on changera peut être….
L’agilité ne marche qu’en petit groupe autonome, les équipes autonomes voire autogérées.
L’agilité est empirique, ce n’est pas inné, ca s’apprend et donc il faut former les équipes: à faire des choix, à faire confiance, …..
Ne vous battez pas avec. Ne vous répandez pas en reproches contre ce comportement. Cela causera seulement que votre manager se méfiera de vous et deviendra encore plus impliqué.
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