Le dimanche 3 novembre* sera la journée de la gentillesse 2019 aussi ai-je relu quelques-uns des billets que j’avais précédemment postés sur la gentillesse et fait le parallèle avec les activités extra ou péri-professionnelles.
Celui de 2014 dont j’ai ici quasiment repris le titre rappelle combien la fidélisation des talents est primordiale à la réussite de toute entreprise.
Je suis très actif depuis toujours dans diverses associations professionnelles et privées et je trouve que ces environnements sont d’excellents terreaux pour développer leadership et compétences de management, de vente et de communication dont les soft skills.
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En effet, les personnes que vous croisez et avec lesquelles vous travaillez dans ces environnements ne sont pas là pour l’argent, la gloire ou la notoriété, ni par obligation.
Elles viennent participer au projet que vous menez parce qu’elles le veulent, parce qu’il a du sens pour elles, parce qu’elles pensent pouvoir y apporter une contribution significative.
Elles vont en retirer une satisfaction du devoir accompli (parfois), ou bien acquérir une nouvelle compétence (très souvent), enrichir leur cercle de connaissances (toujours) et élargir leurs horizons (à jamais).
Bien évidemment, quand nous parvenons à créer un enthousiasme similaire dans notre environnement professionnel, nous attirons les meilleurs profils et compétences tant techniques qu’humaines.
Ce sont ces talents qui font le succès de nos projets et qui nous permettent de grandir.
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*A l’origine, cette journée était célébrée le 13 novembre. Pour des raisons que chacun imagine (commémoration des attentats de Paris 2015) elle a migré au 3 novembre
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Les gens me demandent souvent : “Bonjour, j’ai une idée de produit. Puis-je vous l’envoyer et avoir votre avis ?”
Bien sûr, je réponds positivement.
Ils m’exposent l’idée et c’est d’habitude “une chose technique pour une sorte d’équipe.”
Et ma réponse est, “Bien, cela semble intéressant, mais…” et ensuite je pose quelques questions. Les réponses à ces questions me disent si l’idée est bonne.
Quelles sont ces questions?
A qui est destiné ce produit?
Pourquoi le veulent-ils ? Quel problème résout-il pour eux ?
Comment résolvent-ils ce problème aujourd’hui ?
Qu’est-ce qui ne va pas avec leur solution actuelle ?
Pourquoi votre produit est-il une meilleure solution pour eux ?
Tout d’abord, ils doivent connaitre les réponses à ces questions. Et, idéalement, ils ont parlé à de vrais gens qui rencontrent ce problème pour obtenir ces réponses.
Ces questions les concentrent sur “l’espace problème”. Avant de créer une solution, ils doivent s’assurer qu’il y a bien des personnes qui ont ce problème et qui payeront pour le résoudre.
Avant de dépenser des ressources sur un nouveau produit, assurez-vous qu’il y a de vraies personnes qui sont confrontées au problème que vous voulez résoudre et qu’ils payeront pour une solution.
Mais que je découvre d’habitude qu’ils ne connaissent pas les réponses à ces questions et que les réponses qu’ils fournissent ont été composées par eux-mêmes.
Ce qu’ils ont est “une solution à la recherche d’un problème”. Malheureusement, c’est la meilleure façon de créer une société qui échouera.
Que faire si vous avez une brillante idée de nouveau produit ?
Ma recommandation à quiconque a une idée de nouveau produit : Sortez et obtenez des réponses du monde réel à ces questions.
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Il arrive que les projets restent longtemps à 90% ou 95% terminés parce que certains membres de l’équipe n’ont pas vraiment envie de les laisser s’achever. Si tout s’est bien déroulé, ils aiment la situation, l’équipe et leur position actuelle et n’ont pas envie qu’elles prennent fin.
Et dans tous les cas, une dose de fébrilité est ressentie à propose de ce que l’on va faire après ce projet.
Hors, le manager de projet peut jouer un rôle important pour réduire ce stress et pas seulement en fin de projet. Par exemple, en début de projet, il peut identifier chez chaque ressource ses points forts à exploiter et enrichir, ses compétences à développer, voire ses lacunes à combler.
Cet inventaire lui permet tout au long du projet de trouver des opportunités de faire grandir les ressources humaines qui lui sont confiées et de mieux les équiper et les valoriser pour la suite de leur parcours professionnel.
Le manager de projet donne le plus possible d’occasions de briller aux membres de son équipe devant leur management fonctionnel. Dès qu’il entend parler d’opportunités à venir, il les positionne pour leurs prochaines aventures professionnelles.
En fin de projet, un bilan individualisé des contributions de chacun permet de produire des recommandations intéressantes pour l’avenir de chaque contributeur.
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Bien maitriser la gestion des plannings et des risques, savoir utiliser aux mieux les méthodes d’analyse sont des compétences incontournables mais pas suffisantes pour les chefs de projet.
En effet, ces requis historiques sont en train de passer un peu au second plan par rapport à de nouvelles compétences, plus humaines, qui sont demandées avec insistance.
De fait, les transformations rapides et en profondeur qui se produisent au sein des entreprises exigent des chefs de projet une maîtrise des émotions et une capacité d’adaptation sans précédent.
Voyons quelques bonnes pratiques pour être prêt à relever ce nouveau défi.
Intelligence émotionnelle
Il faut commencer par comprendre et connaitre ses propres émotions pour ensuite essayer de les utiliser afin d’atteindre des objectifs concrets.
Il est clair que nous ne pouvons pas espérer contrôler nos ressentis si nous ne les comprenons même pas !
Débutons avec une technique simple pour prendre conscience de notre état d’esprit.
Réfléchir et donner un nom aux sentiments
Se poser pour éviter les réactions trop impulsives
Il est indispensable de nous accorder une très courte pause pour réfléchir à ce que nous ressentons. Ce simple fait permet d’éviter des réactions impulsives qui sont très souvent négatives et que l’on peut regretter par la suite.
Et si ensuite nous faisons l’effort de donner un nom à notre état d’esprit, nous pourrons par la suite le reconnaitre .
Une fois que nous avons appris à mieux contrôler nos émotions, nous passons à l’étape suivante.
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Identifier les modèles récurrents
Donc, si nous prenons la bonne habitude de donner un nom à nos sentiments, par la suite et naturellement, nous ferons des rapprochements avec des moments déjà vécus.
Cela nous permettra de nous dire : « Quand telle situation se produit ma réaction habituelle est … »
Nous venons tout simplement de comprendre notre comportement face à une situation qui se répète parfois au quotidien.
Il ne nous reste plus qu’à décider comment nous voulons agir dans chaque situation.
Il faut comprendre la spirale dans laquelle on se trouve pour pouvoir en sortir.
Choisir la réaction adaptée
Dans le cas où nous voulons uniquement maitriser notre réaction lorsqu’il n’y a pas d’autres personnes impliquées, nous pouvons envisager des comportements types qui vont nous aider.
Comme par exemple :
Quand je reçois une mauvaise nouvelle si ma réaction habituelle est de me décourager, le comportement type envisagé est : « J’essaye de trouver les aspects positifs et de limiter au maximum les conséquences des points négatifs. »
Mais parfois la situation est plus complexe et des compétences additionnelles sont nécessaires… Voyons de quoi il s’agit sans plus attendre.
Compétences humaines
Les outils et la technologie ne suffisent pas! Pour que nos réactions soient réellement adaptées aux interlocuteurs dans une situation donnée, il faut nous y préparer.
Pour y parvenir il vaut mieux travailler certaines compétences humaines, souvent connues comme soft skills, parfois difficiles à trouver chez un chef de projet et pourtant si recherchées.
J’en ai choisi trois pour vous, les plus utiles à mon sens.
#1 – Leadership
Un vrai leader est l’interlocuteur privilégié, celui que tout le monde écoute et suit. Mais pour exercer réellement ce rôle si envié il faut travailler certaines attitudes.
Expliquer au lieu d’ordonner
Si on veut que quelqu’un suive nos thèses il faut d’abord qu’il les comprenne. Soyez clair et direct dans vos explications, prenez le temps de vous assurer que votre interlocuteur a vraiment compris votre message.
Démontrer par l’exemple
montrez l’exemple
Nous ne sommes pas crédible si nos agissements ne sont pas cohérents avec nos propos. Vous constaterez que si vous êtes conséquent avec vous-même et que vous le prouvez, votre équipe comprendra mieux votre message et vous écoutera.
Être positif
Même si on n’a pas la solution, il faut avoir une attitude confiante. Les autres vous regardent, essayez de voir le côté positif des choses et de le montrer à vos interlocuteurs. Cela permet de créer une dynamique constructive, nécessaire pour établir une relation de confiance avec les autres.
#2 – Communication
Communiquez en permanence : Des messages courts, ciblés et centrés sur l’essentiel.
Pour cela, réfléchissez bien sur le contenu, décidez très clairement l’information que vous voulez passer : Puis, centrez-vous sur celle-ci.
Communiquer l’est pas un exercice unidirectionnel, il faut écouter les retours
Mais, en l’occurrence, l’information doit parfois être plus détaillée et structurée. Au début d’un projet, par exemple, les acteurs veulent tout savoir pour être guidés dans la nouvelle aventure qui commence.
Et là, il faut être très habile: Il s’agit de rentrer dans les détails sans s’y perdre.
Voici une façon très efficace d’y parvenir : Au préalable, réfléchissez, écrivez tout ce que vous avez à dire sur le sujet, sans limites. Ensuite relisez-vous et ne soulignez que ce qui peut le plus intéresser vos interlocuteurs. C’est à partir de cette base qu’il faudra communiquer !
#3 – Motivation
Il faut nous motiver nous-mêmes avant tout !
Concentrez-vous sur vos objectifs
Prenez le temps d’énumérer et de visualiser les étapes à suivre pour les atteindre. Imaginez-vous en train de tout réussir exactement tel que vous l’avez planifié. Pensez positif le plus souvent possible car cela vous maintient actif et motivé.
Et maintenant transmettez la motivation autour de vous
Il faut d’abord savoir reconnaitre les points forts de vos interlocuteurs. Ensuite il ne vous reste qu’à les mettre en valeur, sans oublier d’encourager en permanence, pour motiver durablement les autres !
À retenir
Le côté humain des chefs de projet est de plus en plus mis en valeur. En effet la nature et la complexité des projets exigent de nouvelles compétences. Un nouveau défi voit le jour pour les project managers qui doivent se pencher sur la gestion des émotions et de leurs propres réactions.
Un univers bien loin des aspects techniques mais tout autant passionnant, qui peut être maitrisé, on a pu le voir, en appliquant de bonnes pratiques et en travaillant sur certaines compétences.
Jean-Louis Rogé
Jean-Louis ROGÉ est Ingénieur informatique et Directeur des services d’informations (DSI). Il a été PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécoms, la grande distribution et le service public. Il partage ses expériences et conseils sur son blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/
La peur de l’échec est humaine, surtout sur des projets qui présentent toujours des choses qui n’ont jamais été réalisées auparavant.
Saurais-je faire ? Aurais-je assez de temps ? Quelle est ma latitude décisionnelle ?
Autant de questions stressantes que certains membres de l’équipe ne manqueront pas de se poser.
Le manager de projet est celui vers lequel les regards se tournent naturellement pour trouver des réponses. En sa qualité de planificateur et de par sa vision transverse de tous les éléments, il lui incombe d’anticiper pour niveler les besoins en ressources à un niveau supportable par l’équipe projet dans le court comme dans le moyen terme.
En donnant de la visibilité sur la charge de travail actuelle et à venir, il peut réduire considérablement cette source d’anxiété.
De plus, les approches Agile comme l’estimation et l’allocation des tâches par les personnes qui devront les réaliser (« Scrum Poker » et Scrum Planning) permettent aux équipes de mieux comprendre ce qui est attendu et les efforts nécessaires. Ils vont aussi mieux s’approprier les travaux à accomplir pour réaliser les livrables du projet.
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Nous voulons tous être aimés et appréciés pour nos nombreux talents, notre vive intelligence, notre bonne nature, notre personnalité brillante.
Mais quand nous commençons à dépendre de ce que d’autres gens pensent de nous et nous mettons leur opinion au cœur de notre succès, nous nous créons des ennuis. Nous commençons à façonner nos vies pour les adapter aux attentes d’autres et à partir de là nous entrons dans un cercle vicieux.
Quand nous remettons notre pouvoir à d’autres et admettons que leurs impressions deviennent comment nous sommes perçus, nous perdons qui nous sommes vraiment. La seule réalité que nous pouvons voir consiste en ce comment nous pensons que les autres nous voient.
Voici des façons sûres d’éliminer ce souci et de vous libérer pour être vous-même.
#1 – Concentrez-vous sur l’important
Quand vous vous concentrez sur ce qui est important, vous pensez moins à votre rôle individuel et davantage à la vue d’ensemble. Cela ôte le focus des autres sur vous individuellement.
#2 – Souvenez-vous que la plupart des gens ne paient pas beaucoup d’attention
Les gens passent plus de temps à penser à eux-mêmes qu’à penser à d’autres. S’ils expriment une opinion sur votre vie, ce n’est pas probablement pas une chose à laquelle ils ont beaucoup réfléchi mais juste une idée fugace.
#3 – Conservez votre perspective
L’avis d’une autre personne est souvent basé non pas sur vos croyances et votre comportement, mais sur les leurs. Ce qui est bon pour eux peut être épouvantable pour vous, ou vice versa. Soyez qui vous voulez être de votre propre perspective.
#4 – C’est vous qui le savez le mieux.
Personne d’autre ne vit votre vie. Ils pourraient avoir des opinions ou des idées, mais la seule personne qui sait ce qui est le meilleur pour elle c’est vous. Et cela signifie que vous devez apprendre sur vous-même par vos propres erreurs et échecs.
#5 – Mêlez-vous de vos affaires.
Arrêtez de demander aux gens ce qu’ils pensent de vous. Arrêtez de vous inquiéter de leurs opinions particulièrement s’ils sont critiques, en échec ou malheureux. La plupart du temps, les réactions négatives viennent de gens négatifs.
#6 – Désensibilisez vos déclencheurs
Est-ce que vous êtes trop sensible pour votre propre bien ? Démarrez-vous au quart de tour si les gens disent des choses de vous que vous savez ne pas être vraies ?
Êtes-vous un peu trop rapide à exploser ?
Il est facile pour une nature sensible de gonfler des choses hors de proportion, mais essayez de se vous construire une épaisse cuirasse qui vous permette de rester de marbre.
#7 – Cessez de sur-interpréter
La surinterprétation peut vous mener à penser que l’on vous juge quand ce n’est pas le cas. Et même quand ça ne l’est pas, vous impacter de votre propre façon. Apprenez à reconnaître ce surrégime et à le remplacer par des pensées positives.
#8 – Cherchez des retours constructifs
Tous les retours n’ont pas la même valeur…
Pour des décisions importantes, vous pouvez vouloir rechercher les avis de personnes en qui vous avez confiance – et oubliez les autres. Choisissez les gens qui savent comment donner des réactions constructives et spécifiques.
#9 – N’essayez pas de plaire à tout le monde
Il est impossible de vivre en accord avec les attentes de chacun, ne vous consumez pas à essayer d’y parvenir. Plaisez-vous à vous-même et laissez les autres apprécier comme ils le peuvent. Certaines personnes peuvent ne pas vous aimer. Et c’est OK.
#10 – Les avis changent sans cesse
Ne permettez jamais les avis des autres vous atteindre trop profondément, parce que les gens peuvent changer d’idée à tout moment.
Si vous avez surinvesti sur une opinion précédente, cela peut vous laisser dans l’embarras quand la personne change d’avis.
#11 Semez ce que vous voulez récolter
La vie est un écho : Ce que vous projetez vous revient. Trop se soucier de ce que d’autres gens pensent de vous peut devenir une prophétie auto-réalisatrice qui dirige finalement votre comportement et vos pensées.
#12 Concentrez-vous sur le moment présent
Quand vous vous tourmentez de ce que d’autres gens disent ou pensent, vous avez tendance à manquer des instants présents très importants. À l’inverse, quand vous vous concentrez vraiment sur le moment présent, vous avez tendance à ne pas vous inquiéter de ce qui surviendra plus tard, y compris les jugements.
Acceptez-vous pour qui vous êtes et soyez dans le moment présent.
#13 Trouvez un modèle à émuler
Cherchez quelqu’un dont vous admirez le respect de lui-même pour vous aider à vous diriger vers le vôtre. Un guide peut aider à atténuer votre manque de confiance et vous aider à anticiper votre avenir le meilleur.
#14 La vie est trop courte
On ne peut arrêter ni reculer le temps.
Au bout du compte, nous n’avons vraiment que cette unique vie et la vie est courte. Voulez-vous vraiment dépenser même des instants précieux de ce temps à vous inquiéter de ce que d’autres gens pensent ? Vivre une vie où d’autres vous disent ce que vous voulez ? Ou devriez-vous vous décider pour vous-même qui vous êtes, ce que vous voulez et comment vous prévoyez d’aller le chercher ?
Vous devez faire l’effort conscient de laisser filer ce que pensent les autres. C’est une capacité qui doit être pratiquée, comme la méditation. Mais une fois que vous comprenez vraiment comment vous relâcher, vous verrez le monde de manière entièrement différente.
Des gens vous aimeront, des gens vous détesteront et rien de cela n’aura un rapport avec vous.
Faites vos propres choix et vivez sur ces décisions, prenez la pleine responsabilité de ce que vous faites et de comment vous le faites. En faisant cela, vous gagnerez le respect de soi dont vous avez besoin et le pouvoir de vous donner à vous-même ce que vous voulez, sans blâmer qui que ce soit de vos erreurs.
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Il est du devoir du manager de projet d’assurer la justice organisationnelle et de promouvoir la bienveillance. En effet, l’un des facteurs d’insatisfaction et de stress est d’avoir le sentiment d’être victime d’une injustice. Hors, le manager de projet est souvent écartelé entre des demandes difficiles à concilier et qui impacteront directement l’équipe.
Les cas les plus courants sont les restrictions budgétaires, l’accélération des échéances, des changements dans les exigences ou leurs priorités…
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Dans chacune de ces situations, des compromis devront être trouvés mais aucun ne devrait être accepté qui puisse être ressenti comme une injustice par des membres de l’équipe projet.
Il convient donc de discuter des problématiques, des options de réponses et des impacts avec l’ensemble de l’équipe pour que la décision soit comprise de tous sinon aimée.
Conformez vous au code éthique du PMI® et apprenez à l’utiliser à votre avantage pour répondre aux demandeurs et au management. Il apporte une logique à vos arguments et les replace dans le contexte plus global de ce que l’entreprise cherche à réaliser.
Essayer de se justifier avec du « C’est pas ma faute : c’est le sponsor, la direction, le client… qui l’impose » n’est pas acceptable pour des personnes qui se démènent chaque jour pour réussir le projet.
Enfin, si l’un des membre de l’équipe commet une erreur involontaire, il doit savoir que le manager de projet et l’équipe projet seront là pour l’aider à rectifier le tir plutôt que chercher à le blâmer.
Cette solidarité et bienveillance entre membres de l’équipe projet font souvent la différence entre réussite et échec.
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Aussi, on préfèrera souvent prendre sur soi, s’investir plus que de raison, voire s’épuiser, à ne pas parvenir à accomplir nos tâches projet comme opérationnelles.
De plus, dans nombre de projets, les personnes ne soient pas dédiées à 100% au projet. Ceci n’est pas nécessairement nuisible et peut même être bénéfique car le projet va se nourrir de l’opérationnel et vice versa. Le travail de la personne sur le projet facilitera le déploiement du changement qu’elle va introduire dans les organisations cibles. Le problème est celui de la charge globale de travail pour ces membres de l’équipe. Et ceci est amplifié par la distance qui gomme certains des ressentis que l’on peut avoir en rencontrant la personne en face à face.
CSP est partenaire de DantotsuPMRelisez ce billet sur comment éviter de se voir imposer des dates irréalistes.
En sus de l’optimisation de la charge de travail, il est aussi du devoir du manager de projet de protéger ses équipes de dates irréalistes qui seraient poussées par le management sans avoir été validées au préalable. Ou encore d’accroissements intempestifs et non contrôlés de périmètre du projet sous le prétexte : « on est Agiles ou pas ? ».
Cela arrive hélas bien plus souvent qu’on ne le souhaite…
Il convient alors de négocier sur le contenu (mettre les objectifs/besoins/délais en concordance avec les moyens). Il faudra en particulier être très clair sur ce que l’on ne pourra pas faire si une date est imposée qui ne permette plus de livrer le produit dans son intégralité.
Produit Viable Minimum (MVP)
Les approches Agile par MVP comme Scrum sont particulièrement utiles pour prioriser le contenu des livrables en fonction des délais et ressources disponibles.
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La Journée mondiale du sourire, le 1er vendredi d’octobre, a été inventée par un artiste de Worcester (USA), Harvey Ball, qui a créé le célèbre smiley en 1963.
Curieusement, si les Smileyet émoticônes sont toujours aussi présents dans nos vies, nous utilisons désormais le terme « emoji » venu du Japon pour les désigner. Comme quoi, le sourire est très international !
Selon, Ron Gutman qui a mené de nombreuses études dans le monde entier sur le sourire :
Moins de 3€ sur Amazon en format Kindle, de quoi sourire !
Les personnes qui ont un grand sourire réussissent mieux dans la vie
Un grand nombre de projets pour ne pas dire tous sont transverses aux organisations opérationnelles et hiérarchiques.
Le manager de projet intervient le plus souvent en matriciel sans que les ressources allouées au projet ne lui reportent hiérarchiquement. Du coup, les membres de l’équipe ont un double reporting vers leur responsable hiérarchique et vers le manager du projet.
Bien sûr, la matrice des responsabilités vue précédemment permet de clarifier en grande partie des attentes de chacun. Mais il est aussi critique que le manager de projet dédie des efforts suffisants pour s’assurer de la bonne compréhension du projet et de ses objectifs par le management hiérarchique des membres de l’équipe.
Il doit clarifier avec eux la charge de travail induite par le projet et les résultats attendus de leurs collaborateurs dans le projet. Il s’agit de bien aligner les demandes dirigées vers les membres de l’équipe projet pour ne pas générer de demandes contradictoires voire conflictuelles. Il peut s’agir de choses aussi simples que des créneaux de réunions en conflit entre projet et équipe opérationnelle, ou encore des journées de formations ou de congés.
Ceci demande du temps mais aussi une sensibilité politique pour trouver ce qui saura être attractif et convainquant pour le manager hiérarchique. Il doit être convaincu du bien-fondé du projet pour répondre positivement aux demandes de celui-ci.
Il faut peut-être vendre le fait que le membre de son équipe alloué au projet va développer de nouvelles compétences ou acquérir de nouvelles connaissances qui seront ensuite bénéfiques à l’équipe fonctionnelle ou opérationnelle.
Il s’agit d’un investissement pour l’avenir non seulement du projet mais aussi de toute organisation qui y investit des ressources.
De plus, le manager de projet doit rester très vigilant sur la « ligne de commande » : qui donne les directives et tranche au final si nécessaire !
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En français, la différence entre efficience et efficacité n’est pas si évidente.
Selon le Larousse
L’efficience est la capacité d’un individu ou d’un système de travail d’obtenir de bonnes performances dans un type de tâche donné.
L’efficacité c’est donner la preuve de son efficience.
L’efficacité serait donc centrée sur le résultat obtenu au global plus que sur l’optimisation de chaque geste et processus.
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En fait, selon Margaret Heffernan, plus nous comptons sur la technologie pour nous rendre efficients, moins nous avons de compétences pour faire face à l’inattendu !
Elle explique pourquoi nous avons besoin de moins de technologie et de davantage de compétences humaines moins ordonnées comme l’imagination, l’humilité ou la bravoure, pour résoudre les problèmes dans un monde très incertain.
Si vous menez un projet, la recherche d’efficience dans votre rôle de manager de projet pourrait aller à l’encontre de l’efficacité globale du projet et de l’équipe projet. Pensez-y !
« Nous sommes assez courageux pour inventer des choses que nous n’avons jamais vu auparavant, » dit-elle.« Nous pouvons créer n’importe quel futur que nous choisissons. »
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Troisième item stressant pour l’équipe projet après les rôles et responsabilité et les communications: L’ambiance, l’atmosphère du projet et les bonnes conditions de travail.
Nous ne sommes bien sûr pas au Club Med, il ne s’agit pas de « simplement » mettre en service un babyfoot dans l’open space.
Mais il est certain qu’une mauvaise ambiance au travail sape le moral, réduit la productivité, fait voir seulement le mauvais côté des tâches et induit des tensions dans l’équipe.
Hors, le manager de projet a un rôle important dans l’animation de l’équipe projet. Il/elle peut et doit créer une réelle cohésion d’équipe. Ceci est aussi et peut-être encore plus le cas quand l’équipe est géographiquement distribuée.
Après s’être assuré que chacun a ce qu’il faut pour bien réaliser ses tâches, i.e. les moyens de bien travailler, il/elle doit dégager une peu de budget pour organiser des rencontres de cohésion d’équipe (« teaming ») ainsi que fournir un environnement le plus agréable possible à l’équipe.
Pendant le projet, les moments favorables abondent pour renforcer le bien être.
Célébrer les succès (même petits) et le passage de jalons
Organiser des pots d’arrivée quand de nouvelles ressources rejoignent le projet
Arranger des sessions communes de revue des besoins entre demandeurs et membres de l’équipe
Prévoir des tests et revues des livrables avec l’ensemble de l’équipe et des partie prenantes clés
Réfléchir ensemble ou au moins consulter sur la meilleure stratégie pour les prochaines étapes…
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Il n’est pas superflu mais au contraire vital pour le projet d’avoir une équipe qui se sent bien et a envie de travailler ensemble.
Déstressez votre équipe projet et vous-même aussi en vous souciant du « well-being » sur le projet !
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Si vous êtes en période de planification budgétaire pour l’an prochain ou préparez un cas d’affaire pour justifier votre projet en des temps difficiles, voyez grand !
Vous devez aller décrocher la lune…
Contrairement à ce que tout un chacun pourrait penser, ce n’est pas en minimisant les coûts de votre proposition que vous aurez le plus de chances d’obtenir son approbation quand les fonds sont limités.
L’expérience nous prouve que c’est au contraire en accroissant les bénéfices promis et en réduisant les délais pour atteindre de premiers retours sur investissements significatifs que votre projet sera approuvé.
Obtenir rapidement de petits bénéfices ne suffira pas si les temps sont difficiles. Il vous faut marquer les esprits avec une initiative réellement audacieuse !
Attention tout de même au réalisme de vos projections car elles détermineront au final la réussite ou pas de votre projet. Mais pour réussir (ou rater) un projet, ils faut d’abord le démarrer…
Vous devez donc vous démarquer des autres projets pour obtenir les moyens de réussir le votre. En effet, en période de vaches maigres, le management exécutif est encore plus attentif que d’habitude à limiter le nombre de ses investissements à une poignée d’initiatives qui peuvent faire une vraie différence côté business.
Alors réfléchissez-y.
Quand votre cas d’affaire pour justifier votre projet commencera à tenir la route, pensez à comment aller bien plus loin pour atteindre des retours astronomiques à vitesse supersonique… Ne vous limitez pas !
Comment atteindre des retours astronomiques à vitesse supersonique ?
Quels sont vos propres retours d’expérience sur ce sujet ? Avez-vous parfois vu trop petit et vous êtes-vous vu retoqué ? Trop grand ?
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Le second item stressant pour l’équipe projet après le manque de clarté sur les rôles et responsabilités, est que les informations leur manquent pour pouvoir bien travailler.
Le plan de communication et les outils collaboratifs ainsi que les « daily stand-up » et autres réunions d’avancement et d’équipe projet sont autant d’outils de communication pour le manager de projet et son équipe. Le manager de projet doit donc s’attacher à être un excellent facilitateur et communiquant au sein de l’équipe projet et au nom de celle-ci pour toutes les parties prenantes.
Une autre source majeure d’anxiété est aussi d’avancer dans l’obscurité sans lumière pour nous indiquer le chemin à suivre. Hors la vision projet, la description simple et claire des objectifs du projet, est cette lumière dans la nuit qui va guider les bateaux au port et les préserver des écueils.
Il convient d’ajouter à cette communication de la vision des retours fréquents et précis sur l’avancement du projet en toute transparence.
Exposer clairement les progrès réalisés sur chaque livrable intermédiaire avec les retards éventuels qui font partie de la vie normale de tout projet.
Ce n’est pas pour rien que l’on peut souvent entendre ou lire que 80% du travail du manager de projet est la communication.
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Commençons par un item particulièrement stressant pour tout un chacun : Quel est mon rôle ? Qu’attend-on de moi ? Quelles sont exactement mes responsabilités ?
Ne pas savoir ce qui est attendu de nous est stressant. Ceci est d’autant plus vrai que nous évoluons de plus en plus souvent dans des équipes transverses et multi disciplinaires. Il n’est pas rare que les membres de l’équipe projet aient peu d’occasions de se rencontrer en face à face pour faire connaissance.
Voici une source de stress que la ou le manager de projet peut attaquer de front.
En effet, la matrice RACI ou RAM est un précieux outil qui est justement conçu pour mettre au clair les rôles et responsabilités de chacune et chacun.
Notre partenaire PMGS nous propose un modèle simple de Matrice d’Affectation des Ressources. Télécharger gratuitement ce modèle RACI.PMGS est partenaire de DantotsuPM
Truc Perso : Parler dans la matrice des responsabilités des livrables du projet
J’ai pu au fil des ans et des jobs différents apprendre à apprécier et à utiliser cet outil si utile qu’est le RACI.
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L’une des manières de l’utiliser qui n’est pas décrite explicitement dans le PMBoK Guide mais qui fonctionne bien pour moi consiste à parler dans la matrice des responsabilités des livrables du projet car ils sont plus concrets et facilement matérialisables que des processus ou fonctions.
Ils permettent des discussions plus actives entre les membres de l’équipe lors de la répartition de qui fait quoi sur tel ou tel livrable du projet.
En partant des livrables des organisations et personnes en présence, il est facile avec le RACI de réaliser un tableau partagé du « qui fait quoi ». En effet, les livrables sont beaucoup plus concrets que les processus. Ils sont plus exacts et précis que les descriptifs des rôles et responsabilités des organisations qui, pour être totalement honnêtes, donnent souvent une image de ce que l’on voudrait qu’ils soient idéalement plutôt que de la réalité.
Pour chaque livrable, il est relativement aisé de tomber d’accord sur qui est capable de le produire, avec qui, en le communiquant à qui et qui en porte ultimement la responsabilité car le livrable est concret, palpable.
Nous obtenons donc dans ce RACI une ligne par livrable. En ordonnançant les livrables par processus et étapes dans ces processus, nous avons sous les yeux une photo assez complète de qui fait et fera quoi exactement. Ceci met souvent en évidence des problèmes d’alignements organisationnels, d’aller-retour à répétition entre plusieurs personnes ou organisations pour des livrables qui s’enchainent.
Voici autant d’opportunités de faire sauter des passages de frontières organisationnelles qui ralentissent le projet sans forcément ajouter beaucoup de valeur (en particulier du point de vue du client final) et de fluidifier les processus en réalignant les tâches.
Si vous parvenez à réaliser ce travail en commun avec les personnes impliquées et impactées, elles accepteront d’autant plus facilement les tâches à venir que ce sont elles qui les auront identifiées et auront proposé de s’en charger.
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Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et les stratégies qui vous maintiendront bien campé sur vos deux pieds quand tout autour de vous chavire.
Nous travaillons tous toujours plus longtemps et stressons davantage, plus occupés que jamais. Mais il est vraiment possible de manager tout ce qui arrive, de rester les deux pieds sur terre même quand tout autour de nous semble échapper à tout contrôle.
Voici 12 habitudes simples mais très réalisables à essayer.
1. Possédez l’instant présent.
Quand vous pouvez faire de ce moment le moment le plus important, rien ne peut vous dépasser.
Rien ne vous maintient aussi solide que d’être totalement présent.
2. Prenez en charge vos émotions.
La dernière chose que vous voulez est perdre le contrôle de vous-même quand vous en avez le plus besoin.
Si le fait de douter de vous-même est un problème pour vous, commencez dès maintenant à faire quotidiennement des exercices, avec un coach ou un conseiller si nécessaire, pour construire votre confiance. Ainsi, elle sera prête à vous alimenter pendant les difficultés et les challenges.
Il y a un grand pouvoir à sortir de vos propres difficultés et perspectives, ne serait-ce que pour un instant.
6. Prenez du temps pour réfléchir.
Le temps de réflexion c’est quand vous vous donnez la permission de faire la sourde oreille et de vous accorder un répit. Cela a beaucoup plus de valeur qu’une simple pause, c’est un processus d’ancrage qui est essentiel à la réussite.
7. Apprenez à dire non.
Quand vous vous consumez et êtes trop occupé pour reprendre votre souffle, rappelez-vous que la meilleure façon de garder les pieds sur terre est d’apprendre à dire non. Souvenez-vous: Quand vous dites non à quelque chose sans réelle importance vous dites oui à quelque chose d’important.
8. Maintenez-vous en bonne santé.
Cela signifie vous construire un corps sain, un esprit sain, des pensées saines. Pensez positif, faites quotidiennement de l’exercice, mangez sain, travaillez dur, restez fort, inquiétez-vous moins, dansez davantage, aimez bien et soyez heureux. C’est ainsi que vous restez sain et plein d’énergie.
9. Nourrissez-vous.
Prenez soin de vos pensées, vos buts, vos désirs, vos espoirs, vos rêves.
Nourrissez-les de votre clairvoyance et dévouement et donnez-leur de la place pour grandir.
10. Déstressez pour éviter la maladie.
Pensez à ce qui vous soucie, vous inquiète, ou vous stresse et trouvez une façon de le manager. Le stress, le souci et le doute sont des forces négatives majeures dans la vie mais seulement si vous leur permettez de l’être.
11. Créez une routine et accrochez-vous y.
Il est normal de se sentir instable quand vous faites trop de choses en même temps. Si le multitâcheest un challenge pour vous, apprenez à vous créer une routine et persévérez. Abordez une chose à la fois, jusqu’à ce qu’elle soit terminée puis passez à la suivante.
12. Choisissez-vous vous-même.
Dégager du temps pour vous-même peut sembler contreproductif, mais c’est justement de cela dont il s’agit. Prenez un moment et permettez-vous de vous réinitialiser, réévaluer et repenser.
Les gens allouent du temps aux choses qui sont les plus importantes, faites donc de vous-même une priorité.
Commencez dès aujourd’hui à développer les habitudes et stratégies qui vous maintiendront bien stable sur vos deux pieds quand tout autour de vous vacille.
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En effet, ces périodes sont propices à l’introspection qui permet de prendre un peu de distance et revenir plus fort.
Ce sont aussi des instants à privilégier pour reposer son esprit et faire d’autres choses.
Et c’est précisément à ce moment que surgissent des idées d’innovation et de changements bien plus disruptifs que ceux que l’on conçoit dans le quotidien.
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Ne soyez pas un manager de projet passif face au stress des membres du projet et de ses parties prenantes.
Il y a des actions de prévention simples que vous pouvez initier et mettre en œuvre pour contrer les facteurs de stress.
Pour poser les bases de la petite série de billets que je me prépare à écrire sur le sujet, je vous propose d’abord de reprendre la définition du stress. Puis nous échangerons sur comment s’attaquer de manière concrète et pratique à 8 des principales causes de stress dans le projet !
Pour bon nombre d’entre nous, le stress est un concept fourre-tout désignant un vague sentiment de malaise. Et pourtant, il est une réaction physiologique bien réelle à une stimulation extérieure physique, psychique ou sensorielle.
Le corps produit alors des hormones spécifiques pour répondre à cette menace perçue. Cette notion de menace perçue a été étendue à tout état de perturbation provoqué par la confrontation avec un danger physique ou psychique, un environnement difficile. Ce quasi-réflexe a permis à nos ancêtres de survivre et il se décompose en trois étapes : alarme, résistance, épuisement. On parle de nos jours du stress d’un examen, d’une rupture sentimentale, d’une compétition, d’un accident, du bruit ou de la pollution.
Concentrons-nous sur le stress induit par les projets et trop souvent par nous-mêmes en tant que managers de projets !
Comment attaquer et autant que possible prévenir 8 des causes principales de stress dans le projet ?
Clarifier les rôles et responsabilités de chacun
Communiquer, partager une vision commune
Mettre une bonne ambiance, « well being »
Protéger face aux demandes contradictoires
Mettre en adéquation les ressources et les objectifs (dates irréalistes par exemple)
Assurer la justice organisationnelle et promouvoir la bienveillance
Contrôler et anticiper la charge de travail
Donner des perspectives d’avenir pour l’après-projet
CSP est partenaire de DantotsuPM
Je publierai des billets séparés sur chacune de ces actions préventives.
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Christian Hohmann trouve la métaphore de la course de relais particulièrement judicieuse en matière de management de projet.
En effet, elle permet de rappeler un certain nombre de principes et bonnes pratiques pour une meilleure exécution des projets.
Ce qu’il importe de comprendre dans la métaphore de la course de relais est que c’est réellement une performance d’équipe. C’est l’équipe toute entière qui contribue à gagner la course et gagner la course est bien l’objectif poursuivi.
Elles viennent participer au projet que vous menez parce qu’elles le veulent, parce qu’il a du sens pour elles, parce qu’elles pensent pouvoir y apporter une contribution significative.
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