Comment épater votre Comité de pilotage projet (le « copil » ou Steering Committee) ? (Collection « Best of »)

Le 17 janvier 202211 juillet 2025 par mopertodans best practices, experience sharing, pointeurs utilesLaisser un commentaire

Suivez ces quelques astuces et vous prendrez un bon départ avec votre copil et avec les décideurs les plus seniors sur le projet.

How to WOW your Steering Committee

http://www.susannemadsen.co.uk/1/post/2013/02/-how-to-wow-your-steering-committee.html par Susanne Madsen

Se préparer et participer aux réunions de comité de pilotage est l’un de vos rôles et l’une de vos responsabilités les plus importants en tant que manager de projet. Bien que la réunion ait probablement lieu seulement une fois par mois, elle peut être votre meilleure opportunité de promouvoir votre équipe et les progrès qu’elle a réalisés. Ceci est aussi votre chance d’impressionner personnellement des parties prenantes seniors en communiquant au bon niveau et en montrant que vous êtes en contrôle du projet. Vous pouvez les surprendre en étant honnête, précis, en connaissant les détails et en affichant les jalons et les métriques importants avec des graphiques clairs et simples.

Suivez ces quelques astuces et vous prendrez un départ en flèche avec les décideurs les plus seniors sur le projet.

1. Venez préparé

Préparez-vous toujours à fond pour les rencontres du comité de pilotage et produisez une présentation impeccable. Les gens savent immédiatement quand vous êtes bien préparé pour une réunion et quand vous ne l’êtes pas. Quand vous êtes préparé, votre crédibilité monte; quand vous n’êtes pas préparé, votre crédibilité baisse.

Quand vous êtes préparé et connaissez les détails de votre projet vous apparaissez comme honnête et crédible et vos parties prenantes feront confiance à votre avis. Vous pourrez facilement répondre à leurs questions et vous ne donnerez jamais de réponses vagues ni promettrez quelque chose que vous ne pouvez pas tenir.

2. Comprenez le voyage émotionnel

Considérez le voyage émotionnel que vous voulez que prenne votre auditoire. Dans quel état émotionnel vont probablement être votre sponsor et parties prenantes clés au début de la réunion ? Dans quel état émotionnel aimeriez-vous les voir à la fin de la rencontre ?

Si vous voulez qu’ils soient impressionnés par exemple, concentrez-vous sur les choses qui les marqueront positivement. Si vous voulez qu’ils estiment que le projet est entre de bonnes mains, montrez-leur que vous avez assigné des actions de remédiation et des propriétaires à tous les risques et problèmes.

3. Communiquez au bon niveau

Votre projet n’est que l’un de ces œufs avec lesquels ces responsables doivent jongler sans faire d’omelette.

Le comité de pilotage du projet est composé de cadres supérieurs qui ont des agendas très pris et qui traitent une multitude de problèmes et de décisions tous les jours.

Rendez la réunion aussi simple et agréable que possible pour eux. Récapitulez les avancées du projet et ne fournissez des informations détaillées que sur les risques importants, les questions ou décisions qui doivent être discutés avec eux.

Vos parties prenantes vous apprécieront d’autant plus si vous maintenez la réunion centrée sur son objet et ne gaspillez pas leur temps.

4. Faites la promotion des accomplissements et succès

Soyez les fiers ambassadeurs de vos projets.

Assurez-vous que la présentation montre clairement tous les accomplissements majeurs et le bon travail réalisé par l’équipe. Prenez le rôle d’ambassadeur du projet et mettez-le sous la lumière positive qu’il mérite.

Quand vous mettez en évidence des accomplissements, assurez-vous d’en mentionner les bénéfices pour les utilisateurs finaux.

Parlez le langage de votre client et montrez que vous comprenez son business. Incluez les échéanciers qui montrent ce qui a été livré jusqu’à présent et quels livrables et jalons sont encore à venir.

5. Connaissez vos chiffres !

Impressionnez vos parties prenantes en suivant bien les indicateurs clés de performance du projet. Sachez combien d’argent le projet consomme par mois, quelle est l’évaluation du reste à faire et combien de contenu a été livré par rapport au planning et au budget.

Incluez éléments de valeur acquise dans votre présentation et insérez des graphiques et diagrammes simples pour rendre les informations plus attrayantes et lisibles. Ayez les données financières détaillées à portée de la main au cas où vous en auriez besoin.

Soyez honnête sur les chiffres et exposez clairement où le projet n’est plus en ligne avec les prévisions.

6. Démontrez une forte maitrise des risques et des problèmes

Expliquez la signification des couleurs si vous en utilisez pour visualiser la criticité.

Incluez toujours les 5 ou 10 risques et problèmes principaux du projet dans la présentation au comité de pilotage. Assurez-vous que vous avez analysé chaque élément en détail et avez assigné des actions appropriées et des propriétaires à chacun. Demandez aux parties prenantes seniors leur avis et conseils sur les risques, problèmes et demandes de changement qui peuvent potentiellement affecter significativement l’échéancier, le budget ou la qualité du projet.

Fournissez-leur toutes les informations nécessaires pour prendre une décision.

Vous marquerez des points en attirant leur attention sur des préoccupations significatives et démontrerez que vous avez à cœur l’intérêt du projet.

7. Enregistrez actions et décisions

Prenez toujours des minutes de la réunion pour que les gens qui ne pouvaient participer restent informés. La prise de minutes vous aide aussi à renforcer ce qui a été décidé, quelles actions ont été convenues et par qui. Faites vérifier par quelqu’un l’exactitude de votre mémo ou courrier électronique avant que vous ne l’envoyiez, mais assurez-vous de le diffuser dans 24 heures après la réunion. Votre comité de pilotage vous respectera en tant que personne efficace qui garantit un suivi des décisions et actions – incluant les leurs !

Téléchargez le Modèle PowerPoint que vous pouvez utiliser pour vos propres réunions de comité de pilotage sur la page de RESSOURCES du site de Susanne. c’est totalement gratuit !

Vous pourriez ne pas l’aimer, mais il y a 5 bonnes choses dans le conflit

Le 21 décembre 202121 décembre 2021 par mopertodans experience sharing, leadershipLaisser un commentaire

Les managers passent entre 40 % et 90 % de leur temps à gérer des conflits. Quand on prend ceci en compte, tirer le meilleur d’une activité si chronophage a beaucoup de sens.

You Might Not Like it but There are 5 Good Things About Conflict

https://leadershipfreak.blog/2020/12/05/whats-good-about-conflict/ par Dan Rockwell

Les lecteurs du blog indiquent que le conflit peut servir un bon but. Doc observe sagement, “devons-nous vraiment ‘résoudre’ le conflit ? Des conflits et de l’inconfort nait le besoin clair de changer, de progresser et de grandir.” Doc et bien d’autres interlocuteurs m’ont fait réfléchir au bon côté du conflit.

5 bonnes choses dans le conflit

#1. Le conflit fait mal.

Certains font observer que nous ne changeons pas avant que la douleur de s’accrocher au présent ne semble pire que la douleur de changer.

Quand le conflit motive l’auto-réflexion et le changement, c’est une bonne chose.

#2. Le conflit pousse à combattre l’inertie.

Les individus et des organisations ont souvent tendance à stagner.

Le conflit est un réveil qui rappelle que le statu quo ne marche pas.

#3. Le conflit peut mettre fin à des cycles de relations négatives.

Le conflit nous motive à augmenter nos compétences relationnelles avec les autres personnes. Quand je vois un motif répétitif de conflit dans mes propres rapports relationnels ou ceux des gens autour de moi, il est temps d’adresser ces modèles récurrents de rapport contre-productifs.

#4. Travailler pour résoudre le conflit encourage la créativité et l’innovation.

L’innovation est le potentiel créé par le conflit.

#5. Le conflit met au défi les équipes de régénérer la dynamique d’équipe.

Sans conflit, les équipes peuvent dériver vers la médiocrité.

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2 suggestions

#1 – La confiance en nous-mêmes, et dans les autres, aide à soulager certaines des causes de stress du conflit. Croyez fermement que vous pouvez trouver une solution.

#2 – Se concentrer sur la mission et la vision organisationnelle ou personnelle permet d’expliquer la vision, de diriger et de donner de la signification au conflit.

Prenez le temps de réfléchir ensemble pour donner du sens au conflit.

Selon vous, qu’y-a-t-il de bon à propos du conflit ?

8 petites choses à pratiquer chaque jour pour retrouver calme et sérénité.

Le 17 décembre 20215 décembre 2021 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

8 petites pratiques pour être calme et paisible

8 Practices to Get Still & Calm

https://zenhabits.net/8practices/ par Léo Babauta

De nos jours, il est toujours agréable d’avoir de petits rappels pour revenir dans le présent, faire une pause dans le calme et nous apaiser.

Le chaos gouverne la plus grande part de nos vies et chaque rappel peut être utile.

Aujourd’hui je vais partager quelques pratiques simples qui ne seront pas nouvelles pour la plupart d’entre vous, mais ce sont de petits rappels à insérer dans votre journée.

Je vous encourage fortement à les écrire sur des cartes, des post-it, votre écran de veille sur vos terminaux digitaux et de les afficher en d’autres endroits où vous les verrez tout au long de la journée.

#1 – Faites une pause et respirez.

Prenez simplement une poignée de minutes dans la journée pour faire une pause et vous resynchroniser sur votre respiration. Remarquez comment vous vous sentez.

Soyez présent dans votre environnement.

#2 – Allez lentement et savourez.

Pendant un repas, mangez chaque bouchée lentement, arrêtez-vous et respirez entre les bouchées et savourez vraiment chaque morceau. Combien de fois nous accordons-nous ce cadeau ?

Et nous pouvons faire cela avec n’importe quelle activité, la faire lentement et savourer l’activité. Laver un plat. Prendre d’une douche. Vous brosser les dents. Nettoyer le comptoir. Allez lentement et savourez entièrement.

#3 – Trouvez des moments de paix.

À presque à n’importe quel moment de la journée, nous pouvons trouver un certain calme. Pelotonnez-vous sur le divan avec un livre. Asseyez-vous sur un banc dans le parc pendant votre promenade. Sortez et levez les yeux au ciel ou regardez vers la cime des arbres. Au lieu d’être constamment en mouvement, nous pouvons faire une pause paisible et savourer ce calme.

#4 – Devenez curieux.

Peu importe ce que vous faites, vous avez l’opportunité d’y apporter de la curiosité. De quoi pouvez-vous devenir curieux quand quelqu’un vous parle ? Remarquez quand vous avez fermé votre curiosité envers des opinions, des vues, un jugement, la justice. Il est fréquent que nous soyons frustrés ou rigides dans nos avis et nos vérités. Au lieu de cela, pouvez-vous introduire de la curiosité et voir ce que vous pouvez apprendre de cette personne ou de cette situation ? Essayez vraiment d’en savoir davantage et apportez la curiosité joyeuse que vous aviez comme tous les enfants à travers le monde.

#5 – Autorisez-vous à ne pas savoir.

Vous voulez savoir la réponse. Ne pas savoir est un état dont la plupart des personnes veulent sortir immédiatement, donc vous créez un plan, googlez quelque chose, essayez de trouver une certitude. Rien de mal à cela, mais à quoi cela que ressemblerait de rester dans le non savoir ? ou de venir curieux et de savourer le sentiment sans avoir un chemin et/ou une vue fixés par avance ? Vous pouvez l’introduire dans n’importe quelle activité, n’importe quelle conversation.

#6 – Faites des rituels sur le fait d’être attentif.

De petites choses, comme le brossage de vos dents, peuvent devenir des rituels pour insister sur le fait d’être attentif, de savourer, d’être curieux. Manger votre petit déjeuner le matin peut être un moment pour juste ralentir et savourer. La mise en route de votre ordinateur le matin peut être l’occasion d’un rituel pour prendre pleine conscience de ce qui est important pour vous aujourd’hui. La fermeture de l’ordinateur en fin de journée peut être une opportunité de réfléchir à ce que vous avez appris aujourd’hui. Il y a des tas de petites opportunités comme celles-ci pour créer des rituels pour être davantage présent.

#7 – Demandez-vous ce qui vous rendrait heureux aujourd’hui.

Chaque jour, vous pouvez commencer en vous demandant ce qui vous rendrait heureux. Existe-t-il un accomplissement qui ferait d’aujourd’hui un grand jour ? Un rituel pour prendre soin de vous-même ? Un appel téléphonique à votre maman ou meilleur ami ?

Faites-en la priorité numéro 1 de ce jour !

#8 – Trouvez admiration et émerveillement.

A chaque moment, si nous nous y ouvrons, nous pouvons trouver un émerveillement pour cet univers incroyable. Pour le fait d’être connecté avec tous les êtres. Nous pouvons trouver de l’étonnement dans des choses que nous considérons comme allant de soi. Dans l’instant, où pouvez-vous trouver admiration et émerveillement ?

Comme je l’ai dit, ces pratiques ne sont pas probablement nouvelles pour vous mais pouvez-vous utiliser ce rappel comme une occasion d’en faire entrer une ou plus d’entre elles dans votre vie dès aujourd’hui ?

Barry Schwartz parle de chance et de justice

Le 8 décembre 20219 décembre 2021 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

et de la relation entre les deux !

« La chance joue un rôle beaucoup plus grand dans la vie que nous sommes prêts à l’admettre ! » selon le psychologue Barry Schwartz.

Bien sûr, travailler dur, apprendre et suivre les bonnes pratiques peut vous mener loin quelle que soit la discipline dans laquelle vous exercez (et encore plus dans le management de projets).

Cependant, tout le reste pourrait se résumer à la simple bonne fortune.

Barry Schwartz examine dans cette brève vidéo le lien étroit et pourtant négligé entre la chance, le mérite et le succès.

Comment égaliser les chances ? Comment recevoir ce que l’on mérite ?

Peut-être n’est tout simplement pas faisable. Il n’y a peut-être pas assez de projets passionnants dans votre organisation pour tous et toutes les brillants managers de projets.

Même si les « control freaks » que nous sommes souvent en tant que managers de projets n’acceptent pas l’idée que la vie est une loterie, les plus belles choses nous arrivent très souvent par chance !

3 billets sur la chance déjà publiés sur ce blog

Comment avoir de la chance ?
« audentes fortuna iuvat », pourquoi la chance sourit-elle aux audacieux ?
Éloge de la chance

Comment allez-vous prendre davantage le contrôle de votre propre croissance ?

Le 6 décembre 202121 novembre 2021 par mopertodans experience sharing, formations et certificationsLaisser un commentaire

La croissance peut être inéluctable, mais elle ne doit pas être quelque chose juste qui vous arrive.

How to Take More Control of Your Own Growth

https://www.lollydaskal.com/leadership/how-to-take-more-control-of-your-own-growth/ par Lolly Daskal

Nous avons tous tendance à croire que la personne que nous sommes aujourd’hui est la même la personne nous étions il y a 10 ans et la même personne nous serons probablement dans 10 ans. Mais si vous y pensez, il y a de fortes chances que la personne que vous êtes maintenant est très différente de vous il y a 10 ans, ce qui veut dire qu’il y a une également de fortes probabilités que vous serez une personne très différente plus tard.

Nous considérons qui nous sommes dans l’instant présent comme la vraie version de qui nous sommes vraiment mais, en tant qu’êtres humains, nous sommes tous des œuvres inachevées en cours de développement, changeant et grandissant constamment.

La croissance peut être inéluctable, mais elle ne doit pas être quelque chose juste qui vous arrive. C’est quelque chose que vous pouvez diriger et contrôler. Et si vous voulez devenir la meilleure version de vous-même, vous devez vous libérer de vos entraves actuelles et vous charger de votre propre croissance dans le futur.

Voici quelques bons points de départ

Arrêtez de vous apposer une étiquette.

Beaucoup d’entre vous regardez derrière vous qui vous avez été et décidez que c’est qui vous êtes. Trop souvent cette étiquette est liée à un certain aspect ou expérience négatif. Mais, même quand ce n’est pas le cas, elle ne vous laisse pas beaucoup d’espace pour changer ou grandir. Quand vous vous assignez une étiquette, vous commencez à regarder la réalité d’une façon qui confirme cette étiquette et cela vous écarte graduellement de toutes autres alternatives. Qui vous étiez est une partie de qui vous êtes et de qui vous devenez, mais ce n’est pas l’histoire entière ni votre destin.

Ré-imaginez votre futur moi.

Changez l’histoire que vous vous racontez à vous-même sur votre avenir. Au lieu de penser à qui vous pensez que vous deviendrez, demandez-vous qui vous voulez devenir. Faites des choix conscients, intentionnels sur la direction de votre croissance et établissez des objectifs clairs pour modeler ce processus. Nous sommes tout dans un état constant de devenir, définissez donc votre comportement non pas autour de votre passé, mais autour de votre futur désirable moi.

Mesurez votre développement.

Pour prendre encore plus le contrôle de votre croissance, réalisez des mesures régulières des écarts entre qui vous êtes et qui vous travaillez à devenir.

Une fois que vous vous sentez plus confortables avec la distinction entre votre présent et futur moi, vous pouvez commencer à faire des comparaisons plus détaillées et identifier les secteurs sur lesquels vous voulez vous concentrer.

Créez des résultats désirables.

Nous sommes portés par toutes sortes de motivateurs, de la foi et l’espoir à l’obligation et l’ambition au désir de quelque chose de nouveau. Penchez-vous sur les motivateurs qui vous aideront à atteindre le futur moi que vous désirez. Quand votre avenir est clair, votre comportement reflétera cette clarté.

Comme nous le savons tous, le changement est inévitable et la croissance est inéluctable mais cela ne signifie pas qu’ils sont hors de notre contrôle.

Vulnérabilité commerciale : Qu’en est-il pour vous-même dans votre job actuel ?

Le 30 novembre 202112 novembre 2021 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Si votre employeur peut trouver quelqu’un d’aussi bon et meilleur marché que vous, il va faire ce qu’il faut pour en bénéficier.

https://seths.blog/2020/07/commercial-vulnerability/ par Seth Godin

Si vous avez une chaîne de magasins qui offre :

Une variété de produits
à fortes marges
faciles à expédier
sans être nécessaires immédiatement
dans des emplacements de vente onéreux
où l’expérience de faire ses courses « en personne » n’est pas particulièrement remarquable…

Alors vous êtes en grand danger. Même avant la pandémie.

Parce qu’un commerçant en ligne va offrir un meilleur-prix, plus commode, davantage d’alternatives et une fois que vos clients les meilleurs l’essayent, ils ne reviendront plus très souvent chez vous.

Cela semble assez évident et nous voyons que le paysage de la vente au détail a essaimé avec des sociétés qui auraient dû voir venir cette nouveauté, mais n’ont fait rien, parce qu’elles étaient trop occupées à protéger ce qu’elles pensaient être bonnes à faire.

La question pour la plupart d’entre nous

« Le travail que vous faites est-il :

Basé sur la conformité à une règlementation
standardisé
répétitif
pas fondé sur une interaction innovatrice ou flexible avec le client… ? »

Si c’est le cas, il est assez probable que vous serez remplacés par une combinaison de robotique, Intelligence Artificielle et externalisation.

S’ils peuvent trouver quelqu’un ou quelque chose de meilleur marché que vous, ils vont faire ce qu’il faut pour en bénéficier.

L’alternative doit être locale, créative, énergique, optimiste, de confiance, innovatrice et difficile à remplacer.

Qu’en est-il pour vous-même dans votre job actuel ?

Si vous êtes manager de projet et vous suffisez fort bien de livrer dans les temps, les budgets et les spécifications, ne risquez-vous pas d’être remplacé par un manager de projet moins cher, moins expérimenté, plus flexible… ?

Si en plus de respecter la triple contrainte, vous ajoutez à vos prestations une compréhension des objectifs business, une capacité à travailler en équipe et à faire travailler toutes les ressources de l’équipe de manière collaborative;

Si vous créez des relations professionnelles saines et reposant sur la confiance avec vos parties prenantes ;
Si vous démontrez la valeur générée par votre projet;
Si vous adoptez de nouvelles approches plus Agiles quand elles font sens;
Si vous développez les compétences de tous les membres de l’équipe projet;
Si vous fournissez des solutions au lieu de remonter des problèmes;
…

Sortez du lot en exprimant pleinement toutes vos compétences et capacités.

Alors, non seulement votre job n’est pas à risque mais vous allez avoir à faire un choix parmi toutes les belles opportunités qui vous seront ouvertes.

Que faites-vous de vos idées ?

Le 23 novembre 20217 novembre 2021 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Vous pouvez en avoir un peu peur ou bien craindre que l’on vous les pique. Mais quand bien même ce serait le cas, dites merci !

“Eh bien, voici une idée idiote”

“Well, that’s a dumb idea”

https://seths.blog/2020/10/well-thats-a-dumb-idea/ par Seth Godin

Aussi idiote que la vente de chaussures sur Internet, un article qui est produit en centaines de tailles.

Aussi idiote que de penser que les gens vont trouver un rencard ou un conjoint en ligne.

Aussi idiote que la construction d’une encyclopédie que tout le monde peut éditer.

Vous suivez ma pensée. Des voitures électriques avec une autonomie d’une centaine de kilomètres, des hamburgers végans, faire du lait avec de l’avoine, des cours d’enseignement supérieur gratuits…

La prochaine avancée fulgurante va presque certainement être quelque chose de vraiment idiot. Ou peut-être simplement évident et sans originalité.

Dissimuler des idées

Hiding ideas

https://seths.blog/2020/12/hiding-ideas par Seth Godin

Quelques personnes hésitent à partager une idée parce qu’ils sont inquiets qu’elle sera dérobée.

En général, ces personnes ont peur du succès, pas de l’échec.

Une idée inexprimée est une idée sûre, qui non seulement ne peut pas être volée, mais ne peut pas être évaluée, critiquée, améliorée ni utilisée dans le monde réel.

Quand vos idées vous sont volées, dites merci !

When your ideas get stolen

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2018/03/when-your-ideas-get-stolen.html par Seth Godin

réfléchissez-y :

C’est bon pour vous.

N’est-ce pas mieux que vos idées valent la peine d’être volées ? Qu’arriverait-il si vous aviez travaillé tout ce temps, créé ce livre ou ce film ou ce concept et que personne n’en veut, ne souhaite les développer ou partir avec ? Serait-ce mieux ?

Vous n’allez pas être à court d’idées.

En fait, plus de gens se saisissent vos idées et en font des choses magiques, plus un vide se créée dans votre vie, ce qui signifie que vous serez incité à trouver encore plus d’idées, non ?

Les idées qui se répandent gagnent.

Elles enrichissent notre culture, créent des connexions et améliorent nos vies. N’est-ce pas pourquoi vous avez créé votre idée en premier lieu ?

Le but n’est pas d’en recevoir le crédit. Le but est le changement.

Voici 5 étapes pour planifier un changement selon Melanie Franklin

Le 22 novembre 202121 novembre 2021 par mopertodans best practices, experience sharingLaisser un commentaire

Voici une approche bien réfléchie pour démarrer les choses de façon organisée dans un programme de changement.

5 Steps to Plan a Change

https://agilechangemanagement.co.uk/2020/10/22/elementor-7616/ par Melanie Franklin

Comme beaucoup d’entre vous, je suis impliquée dans de nouvelles initiatives que mes clients veulent démarrer et faire progresser avant la fin d’année. J’ai mis en place des centaines de programmes de changement pendant ma carrière et j’ai une approche bien réfléchie pour démarrer les choses de façon organisée. Utilisez mes astuces pour commencer votre propre initiative ou pour vérifier que vous n’avez rien oublié.

1. Bénéfices

Clarifiez quels bénéfices votre programme va livrer pour l’organisation. Les bénéfices sont l’élément le plus important, parce que si vous ne savez pas quelle différence positive vous allez faire, il n’y a aucune raison de commencer le programme.

Une fois que vous connaissez les bénéfices, vous aurez des raisons pour motiver les gens à être impliqués et vous aurez aussi la capacité de donner une priorité à chaque idée de portée et d’exigences par rapport aux bénéfices. De cette façon, vous avez créé un contrôle mutuel simple mais efficace que ce qui est demandé est bien aligné sur ce que votre sponsor et l’équipe de direction exécutive espèrent réaliser.

Reconnaissez qu’il y a une hiérarchie de bénéfices et utilisez cette table pour vous assurer que vos parties prenantes ont considéré au moins ces 5 premiers bénéfices ainsi que les bénéfices qui y contribuent :

2. Résultats

La vision de ce que sera le changement à un haut niveau vous sert de boussole.

Une fois que vous connaissez les bénéfices, il est temps de commencer à parler des livrables que le programme fournira. Je constate que cela aide de parler de ce que l’organisation sera capable de faire grâce au programme pour que mes parties prenantes ne me donnent pas juste une liste de courses portant toutes les caractéristiques et fonctionnalités qu’ils veulent inclure. Il est trop tôt pour entrer dans des détails, faites parler vos parties prenantes de l’image d’ensemble et assurez-vous de la reformuler pour comprendre vraiment ce qu’ils veulent.

Pour éviter toute duplication d’efforts, croisez ces résultats avec d’autres initiatives majeures en cours, idéalement en construisant une relation de travail efficace avec le responsable du PMO. Vous ne pouvez rester des étrangers, car vous devrez tenir votre programme aligné sur tout le reste de ce qui se passe partout ailleurs pendant le cycle de vie de votre initiative de changement.

Bien plus qu’un outil de gestion de projet
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3. Stratégie

Il est tentant de construire un plan aussitôt que vous avez les résultats exigés, parce que cela crée un sentiment de contrôle. Identifier les activités pour faire que le changement arrive avant de savoir comment vous allez manager le changement rendra votre vie plus difficile.

Créez une liste de toutes les questions auxquelles vous voulez une réponse à propos de la portée, des livrables, des bénéfices, des parties prenantes et des ressources disponibles avant que vous ne planifiiez quoi que ce soit.

J’ai une liste de questions de contrôle qui répondent à 8 domaines importants :

4. Plan

Assurez-vous que vous avez un plan à long terme qui montre comment vous allez atteindre les résultats de haut niveau de votre changement, mais planifiez en détail seulement les 2 mois à venir. Quoi que ce soit de plus long que cela et vous gaspillerez du temps à planifier des choses qui changeront inévitablement avant que vous n’y arriviez.

Créez un plan qui démontre vous avez entendu les résultats attendus et la portée de votre programme et que vous avez un chemin clair pour y parvenir. Résistez à la forte envie de mettre trop de détails trop tôt, ou vous devrez reporter votre progrès par rapport à des jalons qui auront changé comme plus de détail est apparu. La sur-planification vous interdit aussi de prendre en compte les retours de vos parties prenantes, donc gardez votre plan flexible et créez de la place pour inclure de bonnes idées comme elles apparaissent.

5. Rôles et responsabilités

Pour bénéficier d’autant de participation que possible, offrez aux personnes impactées par le changement l’opportunité de jouer un rôle significatif dans votre programme. Vous pourriez avoir besoin de quelques spécialistes, mais rappelez-vous que la plus grande partie du travail impliqué dans la création et l’adoption de nouvelles façons de travailler sera fait par ceux dont le travail est affecté.

Cela a beaucoup de sens que d’inclure des volontaires des secteurs d’affaires impactés dès le début, car ils sont spécialistes et possèdent une connaissance de valeur sur comment les choses marchent en pratique et quel sera l’impact réel (pas celui imaginé) du programme.

Fournir des occasions d’être impliqués à ceux qui veulent participer leur permet de partager leur énergie et enthousiasme, ils seront entièrement motivés et cela s’étendra aux autres.

Établir une relation productive avec votre sponsor de projet (le commanditaire de votre projet)

Le 15 novembre 20217 novembre 2021 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Une relation productive entre le manager et le sponsor de projet est vitale. Chaque relation est unique car les personnes impliquées sont uniques. Donc, vous devez intentionnellement développer cette relation.

http://www.bonniebiafore.com/building-a-productive-relationship-with-your-project-sponsor/ par Bonnie Biafore

Voici les éléments essentiels à comprendre pour accélérer le développement de votre relation avec le commanditaire du projet

Comprenez les motivations et les préoccupations de votre sponsor.

Trouvez des informations sur leurs perspectives business, ceci est utile pour entretenir votre relation. Les sponsors lancent des projets pour de nombreuses raisons. Vous devez être certain de comprendre ces raisons ainsi que toutes les préoccupations du commanditaire au sujet du projet.

Un sponsor peut vouloir tirer des avantages personnels d’un projet ou peut avoir reçu pour mission de livrer un projet par son supérieur. Comprendre pourquoi un sponsor veut qu’un projet soit livré ou préfère ne pas être en charge d’un projet qui lui aurait été imposé est essentiel pour comprendre ses sensibilités, afin que vous puissiez répondre de manière proactive à ses attentes.

Votre sponsor préfère-t-il les détails ou la vue d’ensemble ?

Communiquer en mettant l’accent sur les besoins de votre sponsor renforce la confiance et les relations. Nous avons tous des manières privilégiées de recevoir l’information. Certains aiment voir la situation dans son ensemble, tandis que d’autres préfèrent plonger dans les détails. Vous constaterez peut-être que votre sponsor aime se concentrer sur les tâches terminées et à venir, alors que d’autres se concentrent sur votre statut budgétaire. Trouvez la meilleure façon de partager la progression et vous augmenterez votre efficacité et la confiance de votre sponsor.

Où votre sponsor réussit-il déjà ou bien veut-il s’améliorer ?

Comprendre les conditions de réussite de votre sponsor et les domaines où il estime devoir s’améliorer influencera votre approche du projet. Ces perceptions contribueront à la priorisation dans vos triples contraintes de coût, de portée et de délais. Cela vous permet également de comprendre les compromis que votre sponsor est prêt à faire et là où vous devrez faire vos devoirs en ce qui concerne les risques et les rapports de variance. Supportez les domaines d’amélioration, tout en ne nuisant pas aux domaines clés de réussite, et vous gagnerez le dévouement d’un sponsor à votre approche de management.

Comprendre l’approche décisionnelle de votre sponsor.

Certains managers préfèrent que les faits soient exposés afin de pouvoir les analyser pour déterminer un plan d’action. D’autres veulent voir des options avec des avantages et des inconvénients afin qu’ils puissent choisir en fonction de l’analyse que vous avez effectuée. Comprendre cette préférence augmentera votre efficacité dans la prise de décisions et peut rationaliser votre approche de gestion du changement pour vos projets.

Adaptez vos décisions de gestion des changements et des priorités de projet dans le cadre favorisé par votre sponsor et vous surferez tous les deux efficacement sur les problèmes du projet.

Pour en savoir plus, consultez le cours Project Management Foundations sur LinkedIn Learning.

Fausses échéances de temps dans les projets

Le 8 novembre 20217 novembre 2021 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Ne vaut-il pas mieux prévoir d’entrée de jeu une cible atteignable qui incorpore des marges raisonnables pour palier aux inévitables imprévus ?

Fake deadlines

https://seths.blog/2020/07/fake-deadlines/ par Seth Godin

Avoir un peu de mou, une marge de temps, permet aux systèmes de fonctionner avec plus d’efficacité. En effet, les retards et les erreurs inévitables s’aggravent en se cumulant dans un système qui ne dispose pas de suffisamment de marge de temps.

Et les faux délais ne résolvent pas ce problème. Les fausses échéances de temps existent lorsque nous ne pouvons pas faire confiance aux autres (ou à nous-mêmes) pour être clairs sur notre avancée ou établir honnêtement nos priorités. Nous inventons donc une date butoir située avant d’avoir réellement besoin que cette chose arrive.

Le défi est que les fausses échéances se cumulent et s’aggravent les unes les autres.

Souvent, insérer la moindre contrainte inutile (en particulier de temps) a de grandes chances d’anéantir le fragile équilibre de votre projet et de tous les autres projets qui vous sont connectés.

Une fois que quelqu’un sur un autre projet se rend compte qu’il a été berné par une fausse échéance sur le vôtre, il ne fera qu’intensifier sa propre urgence.

Ou peut-être que le fournisseur se rend compte que nous avons faussé les délais, et donc maintenant il y a un tout nouveau jeu de devinettes estimatoires sur quelle est la réelle date butoir.

Les professionnels n’ont pas besoin de faux délais et ne les respectent pas. Au lieu de cela, nous avons la possibilité d’intégrer une marge de temps appropriée, de clarifier nos priorités et de tenir nos promesses.

Comment contrôler vos émotions lors d’une conversation difficile

Le 5 novembre 20215 novembre 2021 par mopertodans experience sharing, leadershipLaisser un commentaire

Esquiver ce type de conversation est difficile sinon impossible et cela ne revient le plus souvent qu’à envenimer une situation déjà compliquée.

How to Control Your Emotions During a Difficult Conversation

https://www.lollydaskal.com/leadership/how-to-control-your-emotions-during-a-difficult-conversation/ par Lolly Daskal

Pour la plupart d’entre nous, la simple pensée d’une conversation difficile provoque de l’anxiété et de la frustration. Mais il y a des moments où elles doivent avoir lieu, et comme pour toutes les choses les plus difficiles, il est bon d’y aller avec un plan.

L’un des plus grands problèmes auxquels les gens sont confrontés dans ces moments est de faire face à une bousculade d’émotions. La partie du cerveau qui perçoit une menace déclenche une réaction de combat ou de fuite qui ne laisse pas beaucoup de place à la pensée rationnelle. Et avant de vous en rendre compte, vous vous retrouvez dans une conversation qui est sur la mauvaise pente.

Voici quelques-unes des façons dont les meilleurs leaders conservent leur présence d’esprit même pendant les discussions les plus tendues.

Soyez conscient de votre corps

Ce n’est pas seulement l’esprit, mais aussi le corps qui réagit à une menace perçue.

Si votre cœur s’emballe, votre premier travail est de calmer votre corps.

Vous lever et marcher aident à activer la partie pensante de votre cerveau.

Apprenez à vous ancrer

Lorsque vous avez des difficultés intérieures, il est facile de passer à côté de ce qui est dit, et dans une conversation difficile, vous ne voulez pas manquer un seul mot. Un simple exercice d’ancrage peut vous aider. Placez vos pieds fermement au sol et remarquez comment vous ressentez le sol sous la semelle de vos chaussures. Cette simple technique peut vous aider à rester littéralement ancré et à rester concentré.

Étiquetez l’émotion

Lorsque vous avez l’impression qu’un tourbillon d’émotions vous arrive rapidement, prenez de la distance en étiquetant ce que vous ressentez. L’étiquetage vous permet de voir vos pensées et vos sentiments pour ce qu’ils sont et de créer de l’espace entre vous et vos émotions.

Ne permettez pas que le transfert se produise

Si vous avez affaire à quelqu’un avec une personnalité volatile, il est important de ne pas laisser son dysfonctionnement émotionnel se transférer sur vous. S’il est en colère, soyez témoin de sa colère, ne vous y engagez pas.

Écoutez pour comprendre

Un leader écoute pour apprendre quelque chose de nouveau. La façon la plus importante de favoriser ce type d’écoute est de déplacer votre réponse intérieure de « Je comprends » à « Aidez-moi à comprendre ». Tout le reste en découlera.

Prenez le temps de traiter vos émotions

Dans le feu d’une conversation difficile, la plupart d’entre nous ont dit des choses que nous avons regretté plus tard. Laissez la personne qui se défoule avoir son mot à dire. Ne réagissez pas avec des blâmes, des excuses ni des répliques. Au lieu de cela, ralentissez le processus en répondant : « Il est important que je comprenne ce que vous venez de dire, alors je vais prendre le temps de tout digérer et je reviendrai vers vous bientôt ». Vous donner le temps de traiter vos émotions vous aidera à rendre vos sentiments moins intenses.

Regardons les choses en face : Les conversations difficiles sont la norme, en particulier entre des personnes au travail. Mais la façon dont vous réagissez aux circonstances et au contenu de la conversation est ce qui fait la différence entre un bon leader et un grand leader.

Quel impact la pandémie a-t-elle eu sur les ateliers facilités ?

Le 2 novembre 20218 octobre 2021 par mopertodans experience sharing, outils et méthodesLaisser un commentaire

Voici un exemple concret d’utilisation plus fréquente d’outils de facilitation de la collaboration en ligne.

What impact has the pandemic had on facilitated workshops?

https://apmg-international.com/article/what-impact-has-pandemic-had-facilitated-workshops par Amjad Ahmed

La pandémie a obligé le Conseil Municipal de Kirklees à ajuster la façon dont il organise des ateliers facilités.

Avant la pandémie, il avait commencé à documenter toutes les sessions de sprint de conception qu’effectuait l’équipe digitale du service informatique. Cela avait été le cas pour des ateliers facilités en face à face où nous avions pu cartographier tout changement de processus et explorer les implications et concevoir de nouvelles façons de fournir des services informatiques. Des ateliers comme ceux-ci sont la clé d’une mise en œuvre informatique réussie et fournissent un réel sentiment de collaboration, d’engagement et d’exploiter l’expertise des personnes.

Cependant, une fois que la pandémie a commencé et que plus personne n’était au bureau, cette capacité de collaborer avec différents services, d’examiner un problème et de trouver une solution lors d’une session en face à face facilitée par les outils informatiques était perdue. Si nous ne voulions pas perdre l’essence même de la collaboration et de l’interaction, nous devions chercher de nouvelles façons d’interagir avec les différents services pour fournir des solutions, qui portaient maintenant sur la gestion de la pandémie et de ses effets sur la population de Kirklees.

À partir de mars/avril 2020, nous avons commencé à organiser des sessions de sprint de conception en ligne à l’aide de Miro et d’autres outils en ligne tels que bit.ly. Cela a changé la donne pour nous. Nous avions un modèle configuré pour exécuter ces sessions et nous avons pu rapidement rassembler les gens sur un appel en ligne et exécuter des sessions d’environ 2 heures par jour ou une journée au maximum et à la fin, nous aurions une piste de solution claire que nous serions en mesure de transmettre à l’équipe de développement pour nous la livrer.

La possibilité d’organiser ces sessions à l’aide d’outils de collaboration en ligne signifiait que nous pouvions tous participer en ligne; tout le monde a pu collaborer. Cela a également permis aux personnes qui peuvent être plus introverties dans un environnement en face à face d’avoir leur mot à dire. D’une manière ou d’une autre, l’environnement en ligne a amélioré leur engagement. La possibilité de concevoir et d’afficher des modèles pré-formatés et la capacité de capturer des idées en ligne à l’aide de notes post-it numériques signifiaient que nous pouvions exploiter les commentaires de chacun. Là où nous devions travailler sur quelque chose qui émergeait au cours de la conversation, il était facile pour l’animateur de créer et de concevoir un modèle dans l’instant qui puisse répondre aux besoins. Travailler efficacement dans un environnement numérique signifiait que nous pouvions toujours travailler de manière collaborative et avec de bons effets.

Utiliser MIRO et d’autres outils de collaboration en ligne comme TRELLO planner est devenu plus fréquemment la norme maintenant. Cela n’a pas entraîné un ralentissement de la création de produits, au contraire, cela signifie que nous pouvons faire les choses plus rapidement.

Il semble que les ateliers facilités se soient simplement déplacés en ligne !

“Trick or Treat” : Leçons de management de projet de Halloween !

Le 29 octobre 202129 octobre 2021 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Pour vous mettre dans l’ambiance du 31 octobre, voici quelques leçons de management de projet tirées de Halloween.

https://kbondale.wordpress.com/2021/10/10/project-management-lessons-from-trick-or-treating/ par Kiron Bondale

[…]

Moins, c’est plus

Il peut être tentant d’aller trop loin avec les décorations au sujet des excès d’éclairage mais résistez. Rappelez-vous que les meilleures peurs viennent de ce qui n’est pas vu mais qui est implicite.

Lorsque vos intervenants essaient d’ajouter du contenu dans le périmètre d’un projet, aidez-les à se concentrer sur le minimum requis pour atteindre les résultats escomptés. Cela aidera à contenir les coûts, à réduire les risques et à produire de la valeur plus rapidement.

Un peu de management des risques apporte beaucoup

C’est peut-être une légende urbaine, mais voulez-vous vraiment mordre dans un morceau de sucrerie et trouver une épingle ou un autre objet étranger néfaste à l’intérieur ? Attendre que nous rentrions à la maison et que nos parents vérifient notre butin est une pratique simple et sûre.

Portez n’importe le costume que vous choisissez, assurez-vous qu’il y a des bandes réfléchissantes de sorte que les conducteurs vous voient quand vous traversez la rue en courant.

Pour être efficace, le management des risques doit être perçu comme une valeur ajoutée et pragmatique. Si vous devez faire des très difficiles efforts pour convaincre vos parties prenantes de répondre aux risques, il est probable que vous faites mal quelque chose.

Planifiez, mais soyez prêt à changer vos plans

L’expérience préalable d’un quartier aide les enfants à planifier leur tournée et itinéraires afin de recevoir le maximum de sucreries pour un effort minimum. Mais il est également possible qu’au cours d’une année, la dynamique de l’offre des récompenses puisse changer à mesure que les gens déménagent. Par conséquent, c’est une bonne idée de rester en contact avec vos copains afin que, s’ils sont grassement récompensés dans leurs rues alors que le nôtre est nulle, vous puissiez aller vers chez eux.

Un plan n’est aussi bon que les hypothèses qui le sous-tendent. Lorsque ces hypothèses sont invalidées, nous devons oublier notre ego à propos du plan lui-même et le modifier pour mieux refléter la réalité.

Suivez ces leçons simples si vous souhaitez que la citrouille du management de projet vous récompenser lors de cet Halloween !

Si vous avez aimé cet article, pourquoi ne pas lire le livre de Kiron Bonale : « Easy in Theory, Difficult in Practice » qui contient 100 autres leçons sur le leadership de projet ?

Professionnels, mercenaires et amateurs

Le 28 octobre 202110 octobre 2021 par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Bonjour, j’ai cherché comment traduire au mieux l’idée de « hack » mentionnée dans ce billet par Seth Godin. « Mercenaire » est ce qui m’a paru le plus approprié. D’autres suggestions?

Professionals, hacks and amateurs

https://seths.blog/2020/07/professionals-hacks-and-amateurs/ par Seth Godin

Les différences ont peu à voir avec les compétences et beaucoup avec la résolution et l’intention.

L’amateur contribue avec une joie non cachée. Il n’y a vraiment aucun autre motif que de créer votre travail parce que vous le pouvez, parce qu’il aide quelqu’un d’autre, parce qu’il vous fait vous sentir bien.

La professionnelle se révèle même quand elle n’y songe pas. La professionnelle comprend le marché, le client et le prix à demander pour le travail pour lequel cela vaut la peine de payer. Mais la professionnelle n’est pas une mercenaire.

Un mercenaire est un professionnel qui n’en a rien à faire.

Le mercenaire a été descendu en flammes tellement de fois qu’il s’est émotionnellement déconnecté. Le mercenaire a une vue à court terme, il est capable de faire ce que demande le client, sans prendre en compte comment cela impactera sa culture ou ses perspectives à long terme.

L’utilisable est pour les mercenaires. Le mémorable et le remarquable appartiennent aux professionnels et aux amateurs qui travaillent dur.

Combien de ces « mercenaires » du management de projets avez-vous déjà croisé ? Certains vous ont-ils laissé un goût amer même si le projet fut réussi selon le triangle d’or du management de projet ?

360° / Évidences sur le management de projets (6) : Justification continue et RACI

Le 22 octobre 202110 octobre 2021 par mopertodans best practices, experience sharingLaisser un commentaire

Bonjour, voici 2 idées de plus le thème des évidences dans le management de projet que me soumettent les lectrices et les lecteurs.

Celles de ce jour on été proposées par Nicolas Gontier sur la justification continue du projet et la bonne définition des rôles et responsabilités.

« Il faut justifier l’intérêt business du projet tout au long de son déroulement »

à ce sujet, relisez ou découvrez ces articles

Pourquoi votre projet a-t-il besoin d’une justification business continue ou pourrait se faire brutalement arrêter ?
Que faire si votre budget de projet est soudainement menacé ou carrément coupé ?
Un modèle qui vous fera gagner en efficacité et en temps quand vous aurez besoin d’établir et documenter l’approche de management des bénéfices de votre projet !
Quels sont les éléments clefs d’une approche holistique de management des bénéfices ?
Le chef de projet devrait toujours prêter attention à la réalisation des bénéfices.
manager les bénéfices avec «Managing Benefits» de APMG

Bien plus qu’un outil de gestion de projet
	Découvrir l’ERP de gestion de projet

« Il faut définir clairement les rôles et responsabilités de toutes les parties prenantes »

Pour vous aider, un truc Perso : Parler dans la matrice des responsabilités des livrables du projet plutôt que des processus

Suivez ces quelques astuces et vous prendrez un bon départ avec votre copil et avec les décideurs les plus seniors sur le projet.

1. Venez préparé

2. Comprenez le voyage émotionnel

3. Communiquez au bon niveau

4. Faites la promotion des accomplissements et succès

5. Connaissez vos chiffres !

6. Démontrez une forte maitrise des risques et des problèmes

7. Enregistrez actions et décisions

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Les bonnes idées sont comme l’électricité : Elles apportent une intensité immédiate et sautent rapidement d’un endroit à l’autre.

Billets précédents sur le blog DantotsuPM liés à l’intuition:

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…alors, tout le monde trouverait aussi ceci facile et le ferait !

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Les managers passent entre 40 % et 90 % de leur temps à gérer des conflits. Quand on prend ceci en compte, tirer le meilleur d’une activité si chronophage a beaucoup de sens.

You Might Not Like it but There are 5 Good Things About Conflict

5 bonnes choses dans le conflit

#1. Le conflit fait mal.

#2. Le conflit pousse à combattre l’inertie.

#3. Le conflit peut mettre fin à des cycles de relations négatives.

#4. Travailler pour résoudre le conflit encourage la créativité et l’innovation.

#5. Le conflit met au défi les équipes de régénérer la dynamique d’équipe.

2 suggestions

Selon vous, qu’y-a-t-il de bon à propos du conflit ?

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8 petites pratiques pour être calme et paisible

8 Practices to Get Still & Calm

#1 – Faites une pause et respirez.

#2 – Allez lentement et savourez.

#3 – Trouvez des moments de paix.

#4 – Devenez curieux.

#5 – Autorisez-vous à ne pas savoir.

#6 – Faites des rituels sur le fait d’être attentif.

#7 – Demandez-vous ce qui vous rendrait heureux aujourd’hui.

#8 – Trouvez admiration et émerveillement.

Comme je l’ai dit, ces pratiques ne sont pas probablement nouvelles pour vous mais pouvez-vous utiliser ce rappel comme une occasion d’en faire entrer une ou plus d’entre elles dans votre vie dès aujourd’hui ?

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et de la relation entre les deux !

Comment égaliser les chances ? Comment recevoir ce que l’on mérite ?

Même si les « control freaks » que nous sommes souvent en tant que managers de projets n’acceptent pas l’idée que la vie est une loterie, les plus belles choses nous arrivent très souvent par chance !

3 billets sur la chance déjà publiés sur ce blog

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La croissance peut être inéluctable, mais elle ne doit pas être quelque chose juste qui vous arrive.

https://www.lollydaskal.com/leadership/how-to-take-more-control-of-your-own-growth/ par Lolly Daskal

Voici quelques bons points de départ

Arrêtez de vous apposer une étiquette.

Ré-imaginez votre futur moi.

Mesurez votre développement.

Créez des résultats désirables.

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Si votre employeur peut trouver quelqu’un d’aussi bon et meilleur marché que vous, il va faire ce qu’il faut pour en bénéficier.

https://seths.blog/2020/07/commercial-vulnerability/ par Seth Godin

La question pour la plupart d’entre nous

L’alternative doit être locale, créative, énergique, optimiste, de confiance, innovatrice et difficile à remplacer.

Qu’en est-il pour vous-même dans votre job actuel ?

Alors, non seulement votre job n’est pas à risque mais vous allez avoir à faire un choix parmi toutes les belles opportunités qui vous seront ouvertes.

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Vous pouvez en avoir un peu peur ou bien craindre que l’on vous les pique. Mais quand bien même ce serait le cas, dites merci !

“Eh bien, voici une idée idiote”

Dissimuler des idées

Quand vos idées vous sont volées, dites merci !

When your ideas get stolen

réfléchissez-y :

C’est bon pour vous.

Vous n’allez pas être à court d’idées.

Les idées qui se répandent gagnent.

Le but n’est pas d’en recevoir le crédit. Le but est le changement.

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Voici une approche bien réfléchie pour démarrer les choses de façon organisée dans un programme de changement.

5 Steps to Plan a Change

1. Bénéfices

2. Résultats

3. Stratégie

4. Plan

5. Rôles et responsabilités

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Une relation productive entre le manager et le sponsor de projet est vitale. Chaque relation est unique car les personnes impliquées sont uniques. Donc, vous devez intentionnellement développer cette relation.

Voici les éléments essentiels à comprendre pour accélérer le développement de votre relation avec le commanditaire du projet

Comprenez les motivations et les préoccupations de votre sponsor.

Votre sponsor préfère-t-il les détails ou la vue d’ensemble ?