articles, méthodes, partages d'expérience et rdv du management de projets et de l'agilité
Il nous guide à travers l’histoire de la NASA depuis sa création en 1958 avec toute la discrétion et l’humilité qui firent qu’il fut choisi pour déposer cette empreinte inoubliable pour l’humanité.
En effet, la flexibilité dans notre monde VUCA/VICA est impérative.
Il faut se tenir au courant de ce qui se passe en dehors de son écosystème (projet, programme, entreprise, clients, partenaires, équipe) car certains événements extérieurs peuvent avoir d’importants impacts.
Les « cygnes noirs » (événements considérés comme absolument impossibles mais qui surviennent) sont légion: crise financière des « subprimes », prise de pouvoir de quasi-inconnus politiques, gilets jaunes…
Les changements même plus modestes ont leur importance comme le vote d’une nouvelle loi, l’apparition d’une nouvelle technologie, l’arrivée d’un concurrent jusqu’alors inconnu, de nouveaux actionnaires, un remaniement du management exécutif… la liste est infinie.
Le PDG d’une grande entreprise internationale pour laquelle j’ai travaillé disait:
« Si vous voyez que quelque chose est inévitable, ne le combattez pas. Prenez en le leadership ! »
Il est des situations où la discipline, l’une des qualités pour laquelle on vous a embauché en tant que manager de projet, peut se retourner contre vous et votre projet si vous l’appliquez de manière inflexible.
L’un de mes sponsors m’a posé un jour cette question.
La réponse n’est pas aussi évidente qu’il y parait.
Vaut-il mieux lancer toutes ses forces dans la bataille ou bien en garder un peu en réserve, juste au cas où ?
S’engager à 200% est-il l’attitude à adopter systématiquement ?
Et si chacun des œufs était l’un des risques sur votre projet, comment vous y prendriez-vous ?
Anticiper les risques bien sûr mais aussi les opportunités, les réactions des différentes parties prenantes, les évolutions de l’équipe projet, les attentes du sponsor, les demandes d’évolutions et de changements, les changements dans votre écosystème…
Si vous travaillez actuellement dans un PMO, vous savez qu’un des sujets chauds est bien sûr Agile. Comment le PMO peut-il supporter l’approche Agile dans l’organisation; comment le PMO peut soutenir l’agilité dans le business tout entier et cela peut aussi signifier, comment le PMO peut-il adopter un peu de la mentalité Agile pour lui-même dans la façon dont il fournit un service à l’organisation ?
Quoi que ce soit qui fasse la liaison entre les mots Agile et PMO a été très populaire dans les événements PMO Flashmob depuis les quatre dernières années. Plus récemment, des praticiens des PMO ont essayé de comprendre ce à quoi exactement ils devraient penser et plus important encore faire.
Dans un rapport récent de PMO Flashmob –The Agile PMO qui s’est concentré sur les Managers de PMO qui ont réussi à ce que leur PMO soutienne la livraison Agile. Ceci a mis à jour des secteurs clefs où le PMO peut ajouter le plus de valeur à la livraison Agile. Huit secteurs ont été mis en évidence par les Managers de PMO comme étant fondamentaux et sur lesquels se concentrer si d’autres embarquaient aussi pour ce voyage.
Le suivi est bien sûr une des fonctions principales que fournit le PMO et cela reste le cas quand le PMO soutient la livraison Agile.
Il y a certaines choses que le PMO doit apprivoiser ici : le type de rapport, la fréquence, la métrique et la capacité de fournir tous les rapports exigés que ce soit pour des livraisons en mode cascade, Agile ou autres.
Le PMO doit travailler avec les équipes de livraison Agiles pour être capable de faire un rapport sur des sujets comme le produit viable minimal (MVP) ou la vélocité.
Le PMO est aussi idéalement placé pour faire un rapport sur comment Agile marche pour l’organisation comme une méthode de livraison. Est-ce plus rapide et avec moins de problèmes ?
Ce qui est devenu apparent très rapidement est que travaille avec Agile pour approche de livraison exige vraiment beaucoup de discipline. La partie la plus cruciale du processus commence par un bon cas d’affaires. Mais la création d’excellents cas d’affaires a été une étape notoirement difficile pour quelqu’un travaillant dans le management de projet. Juste parce que c’est Agile, ne signifie aucunement que ce soit plus facile qu’avec les approches prédictives, en cascade.
Le PMO a un rôle à jouer dans le support de l’organisation vers une amélioration des cas d’affaires pour qu’ils soient solides comme un roc.
Un autre secteur que ceux travaillant dans le management de projet trouvent aujourd’hui difficile de réussir : la gestion et la réalisation de bénéfices. Agile est très centré sur les bénéfices et la valeur mais manageons-nous bien le processus qui permet au business de que les bénéfices et la valeur sont livrés ?
Le PMO se familiarisera avec les cérémonies et les artefacts Agiles qui indiquent que bénéfices sont livrés. Le PMO devra à son tour maitriser comment les bénéfices sont mesurés et comment le communiquer. Il y a aussi un rôle d’éducation des sponsors : Ils sont responsables des bénéfices atteints aussi, de quel support ont-ils besoin ?
Avec Agile tout est “livraison de valeur business” ou livrer des bénéfices. Les termes sont utilisés de façon interchangeable et pour le PMO il y a d’autres termes qu’ils doivent comprendre et contextualiser comme l’assurance de valeur et des cartes de flux de valeur.
Pour les Managers de PMO “la livraison de la valeur business” fait aussi penser à leur propre PMO : Livrent-ils de la valeur business? Si c’est le cas, comment est-ce mesuré : Quelle est la métrique et comment savons-nous que les bénéfices sont réalisés ?
Agile a ses coachs et le PMO gagnerait à travailler à côté d’un coach Agile pour augmenter sa propre connaissance et comprendre comment l’équipe travaille et délivre. Ce qui est devenu clair est juste à quel point les capacités de coaching sont cruciales au PMO lui-même.
Depuis longtemps, il y a une exigence pour que les membres de l’équipe PMO fournissent “coaching et mentoring” aux managers de projet. Souvent cela traduit principalement par du mentoring et souvent les praticiens du PMO manquent des compétences qui feraient d’eux des coachs couronnés de succès.
La conversation Agile vient de remettre ce sujet au premier plan et a mis en évidence le manque de compétences de coaching dans la plupart des PMOs actuels. Quelque chose à considérer pour le PMO.
Tous les projets portent un certain élément de risque et un projet Agile n’est en rien différent et, avec des équipes auto-managées, il y a certainement un rôle pour une vérification indépendante de comment les risques sont gérés. Le PMO peut faire partie de l’auditoire dans ces sessions, s’assurant l’équipe est sur la bonne voie. Nous revenons aussi au rôle de coach avec le PMO coachant l’équipe pour s’assurer que la réflexion sur le management du risque est incorporée dans tout ce qu’ils font sur une base quotidienne.
Il y a deux ou trois secteurs à considérer; le changement dans comment les prévisions et les dépenses sont communiqués et l’analyse dans les projets hybrides.
Le département des finances est utilisé pour calculer les dépenses et des données de revenus prévisionnelles dans des tableaux bien classés et produits par le PMO. Avec les projets Agiles dans le mix, parfois les équipes différentes annoncent les chiffres de différentes façons. Avec des projets Agiles ayant un budget fixe, c’est le suivi du budget qui impacte comment le PMO change la façon dont il rapporte sur les aspects financiers.
Il y a ici un rôle pour le PMO et d’un certain nombre de façons différentes. Rassembler le tout pour gagner en cohérence. Travailler avec le département finances pour aider dans la traduction de rapports de formats différents et les réconcilier en un rapport hybride (tant cascade/prédictif que Agile).
Voici un autre secteur que le PMO s’est colleté pendant une longue période de temps. Secteur fortement impacté par les équipes de livraison Agiles auto-managées et responsabilisées qui représentent un grand changement culturel dans les organisations. Les cadres supérieurs et les managers doivent déléguer cette autorité et avoir confiance en elles pour construire et livrer sans avoir besoin de processus de suivi du consommé.
Les Managers de PMO parlent aussi de l’impact d’équipes Agiles qui sont ensemble pour la durée totale du projet et comment cela peut impacter la planification de capacité en ressources. Il y a seulement un certain nombre de personnes dans l’organisation qui délivre les projets, donc la priorisation devient encore plus importante quand les ressources sont allouées à temps plein pour travailler sur des approches Agiles.
Le but du rapport était d’obtenir des praticiens PMO leurs idées sur le support des approches Agiles dans leurs organisations. En jetant un coup d’œil aux fonctions et aux services que la plupart des PMOs fournissent aujourd’hui (indépendamment de la méthode de livraison de projet utilisée), nous pourrions explorer comment ces fonctions et services pourraient changer (ou rester les mêmes !) spécifiquement pour l’approche Agile.
Le rapport commence à fournir une compréhension pratique des huit secteurs décrits ici.
Ce que le rapport ne fait pas est d’explorer les autres faces de PMO Agile, à savoir comment le PMO peut soutenir l’agilité Business dans des organisations ou utiliser des mentalités et des principes Agiles et les appliquer au PMO lui-même.
Ce rapport est un premier pas pour commencer la conversation dans la communauté PMO.Il n’y a aucune réponse juste ni définitive sur comment le PMO s’adaptera pour soutenir des méthodes de livraison hybrides actuelles et peut-être demain une myriade d’autres méthodes de livraison dont nous ne savons encore rien.
Ce que nous savons vraiment est qu’il y a toujours une place dans une organisation de livraison pour quelqu’un ou quelque chose qui aide à manager efficacement le changement. Comme le changement devient de plus en plus complexe et compliqué, la maturité et la sophistication des approches de livraison sont nécessaires pour y répondre.
Qui d’autre que le PMO a le devoir d’aider et soutenir l’organisation en combinant les approches et méthodes ; peut gérer la mise en œuvre; va s’assurer qu’elles soient adoptées et continuellement améliorées, sinon le PMO ?
S’instruire sur Agile doit être une priorité pour le PMO
VICA est un acronyme de Volatilité, Incertitude, Complexité et Ambiguïté. Tous ces facteurs peuvent affecter votre business, équipe ou environnement. Mais il y a certainement quelque chose que vous pouvez faire pour y faire face et, de même, apprendre à vos gens à y faire face.
Analysons brièvement comment on peut approcher un environnement VUCA :
PROBLÈME : Le changement arrive brusquement, de façon incontrôlable et non de manière prévisible. Il peut déstabiliser et mener à de mauvaises décisions si l’organisation n’a pas de compréhension détaillée de l’environnement.
SOLUTION : Une vision motivante donne aux gens une image plus claire de la situation. C’est fondamental pour permettre une réaction rapide aux changements.
PROBLÈME : L’avenir est presque imprévisible et ne tient pas compte d’un plan détaillé. Vous ne pouvez tout simplement pas tenir compte de toutes les variables possibles.
SOLUTION : Étudiez « le champ de bataille ». Plus vous connaissez le business/environnement, mieux vous pouvez faire face aux menaces ou profiter d’opportunités.
PROBLÈME : Les marchés et l’environnement, en général, sont chaotiques parce qu’ils consistent en trop de variables.
SOLUTION : Les objectifs et tâches doivent être clairs pour chacun. Apprenez aux gens à travailler ensemble et à résoudre des problèmes complexes; les compartiments étanches mèneront à l’échec.
PROBLÈME : Il n’y a aucune clarté et il est difficile de trouver la cause première des problèmes.
SOLUTION : Encouragez la créativité et l’agilité. Favorisez une culture d’amélioration continue et d’apprentissage; les gens habiles et pleins de ressources peuvent facilement découvrir des menaces émergentes.
J’en ai repris l’illustration en français car je pense qu’elle peut nous être utile.
Sur l’axe des abscisses, horizontal, nous prenons en compte notre connaissance de la situation avec l’ensemble des facteurs qui peuvent l’impacter. Donc en élargissant notre vue à l’écosystème dans lequel notre nouveau projet vient s’insérer par exemple.
Sur l’axe des ordonnées, vertical, nous examinons avec honnêteté notre capacité à anticiper le résultat de nos actions.
Ainsi un événement survenant quand nous en savons peu sur la situation et ne savons prédire le résultat de nos actions génère de l’ambigüité. Si nous connaissons bien le présent et bien l’impact de nos actions, le risque majeur peut être la fréquence des changements, donc la volatilité…
https://seths.blog/2019/02/telescopes-and-microscopes/ par Seth Godin
Ça vaut le coup de regarder une opportunité avec un télescope. Elle est réelle, mais lointaine. Le télescope la met en visibilité et vous aide à vous y rendre. Les télescopes sont faciles à trouver si vous les cherchez vraiment.
Et il est souvent utile d’examiner les problèmes avec un microscope. Ne vous laissez pas intimider par la masse amorphe qui pourrait étouffer vos rêves, mais observez-en plutôt les minuscules composants. Apprenez comment elle est construite et ôtez-lui tout son pouvoir. Une fois que vous avez compris comment elle est construite, vous pouvez la gérer.
Chaque jour, nous entendons parler de fusillades, d’inégalité, de pollution, de dictature, de guerres et de la propagation des armes nucléaires. Ce ne sont que quelques-unes des raisons qui ont fait que 2016 a été appelée la « pire année possible ». Jusqu’à ce que 2017 revendique ce record et laisse les gens envier les décennies précédentes, quand le monde semblait plus sûr, plus propre et plus égalitaire.
Comme l’a souligné Franklin Pierce Adams:
Steven Pinker ouvre nos yeux sur une réalité d’ensemble mais aussi de détails qui est bien différente de celle propagée par la presse et les journaux télévisés qui sont toujours à la recherche de sensationnel, scandales et catastrophes…
Les risques dont nous entendons le plus parler dans notre écosystème et qui paraissent effrayants ont-ils une réelle chance de se matérialiser sur notre projet ? Ne dépensons-nous pas trop de temps, ressources et énergie à nous protéger de risques qui ont très peu de probabilité de survenir mais une si forte presse que notre management et nos clients nous demandent sans cesse de nous en prémunir ?
Il me semble que le focus est trop souvent limité à identifier et manager les dangers. Hors, il est tout aussi critique de protéger et développer ses équipes, ressources, parties prenantes, partenaires… et de trouver les équilibres pour la bonne santé du projet et de ses acteurs.
http://www.johngoodpasture.com/2018/02/accurate-v-fairness.html par John Goodpasture
Utilisez-vous beaucoup de données dans votre projet ? C’est le cas de presque chacun d’entre nous.
Il y a de nombreux livres et sites Web qui expliquent les biais qui sont construits dans les données, même inconsciemment. Kahneman et Tversky ont probablement certains des meilleurs éléments sur ce sujet.
Vous vous y êtes probablement confrontés à l’école : Ajustement des notes de chacun dans la classe par rapport à une courbe de distribution optimale (Bell Curve). Les notes étaient une chose objective, mais leur ajustement relève de quelque chose d’autre.
La justice c’est l’impact : Quelles sont les conséquences d’avoir appliqué les résultats fournis par les données à un problème ?
Quand des personnes humaines sont impliquées, ceci est encore plus le cas avec la compétition, les classes, l’antagonisme gagnant-perdant, les animosités.
Dans le bureau de projet, le premier instinct est (ou devrait être) l’objectivité.
Mais alors, l’objectivité rencontre les objectifs du management (politiques, humanitaires, économiques, de justice sociale, de compétition) et avant que vous ne le sachiez, vous êtes de retour à « l’ajustement par la courbe de distribution ».
Si « correct » et « exact » ne sont pas la même chose, c’est qu’il y a une différence.
Et, quelle est la nature de cette différence ? C’est le risque !
Et, qui manage des risques ? Le PMO, naturellement !
« Aujourd’hui nous annonçons l’initiative Help a Project Manager Out! (HAPMO!) . C’est une initiative bénévole conçue pour aider toute personne qui a un intérêt ou une passion pour livrer des projets. Votre titre ou industrie ne sont pas discriminants. Peu importe si vous menez actuellement des projets ou espérez le faire un jour.
Deux fois par mois je posterai un article qui ressemble à celui-ci. Typiquement ce sera en début et milieu de mois.
Répondez par un commentaire avec les renseignements pertinents que vous souhaitez partager avec vos collègues du monde entier. Indiquez l’opportunité ou le poste que vous recherchez. Nous avons des personnes dans des rôles de leadership partout dans le monde qui pourraient vous aider dans vos recherches en partageant des conseils ou en facilitant les introductions.
Posez votre question en commentaire. Qu’il s’agisse d’une certification liée au PMI ou pas, des professionnels qui ont déjà suivi cette voie peuvent soit répondre directement à votre question, soit vous orienter vers des ressources pour vous aider.
Laissez un commentaire avec votre question ou situation. Certains des plus grands managers de projets pourraient tout simplement partager leurs pensées en retour.
Surveillez les commentaires. La personne que vous cherchez pourrait être là.
Soyez à l’affût des gens qui s’engagent ici et qui tentent de vous répondre. Connectez-vous et commencez à communiquer avec eux.
Partagez votre opinion. »
La règle #92 :
En cas d’échec :
a) Établissez la ligne de temps des événements et incluez-y tout ce que l’on connaît.
b) Écrivez les faits connus. Vérifiez chaque théorie par rapport à ces faits.
c) Ne triturez pas les données pour corroborer de force un scénario.
d) Ne parvenez pas trop rapidement à une conclusion. Assurez-vous que l’on explique toute déviation par rapport à la normale. Souvenez-vous qu’une conclusion erronée est le prologue de l’échec suivant.
e) Sachez quand vous arrêter.
La règle #93 : Les choses qui échouent sont des leçons apprises pour l’avenir. De temps en temps les choses marchent bien : ce sont aussi des leçons apprises. Essayez de dupliquer les choses qui fonctionnent..
La règle #94 : Les erreurs sont acceptables mais l’échec ne l’est pas. L’échec est juste une erreur dont vous ne pouvez pas vous remettre; donc, essayez de créer des plans de remédiation, des approches alternatives pour les sujets ou les plans qui comportent un risque élevé.
La règle #95 : L’histoire est le prologue. Il n’y a pas encore eu de projet qui n’a pas eu de problème sur un composant malgré toute la qualification et tests faits sur les composants. Du temps et être prêt à réagir sont les seules sauvegardes.
La règle #96 : L’expérience peut être excellente mais le test est meilleur. Savoir que quelque chose marchera ne remplace jamais les preuves qu’elle le fera.
La règle #97 : N’ayez pas peur d’échouer ou vous ne réussirez pas, mais travaillerez toujours sur votre capacité à vous récupérer. Une part de cette habileté est de savoir qui peut aider.
La règle #98 : Un des avantages de la NASA des premiers jours était que chacun savait que les faits dont nous étions absolument sûrs pourraient être faux.
La règle #99 : La redondance dans le matériel peut être une fiction. Nous sommes experts à construire des choses identiques pour que si l’une échoue, l’autre échoue aussi. Assurez-vous que tout le matériel est traité comme s’il était unique et impératif au succès de la mission.
Pour gagner de nouvelles responsabilités, il convient souvent d’agir comme si on les avait déjà !
La mise sur pied de plans de contingence, c’est surtout de la planification et préparation en cas de matérialisation de certains risques comme la perte ou le manque de personnels, clients, données, budget ou autres facteurs qui impacteraient votre projet. C’est pourquoi chaque projet ou business existant doit avoir un plan de contingence pour y gagner un flux de travail harmonieux et aborder plus facilement problèmes et menaces.
Comment réaliser davantage de choses importantes ?
Qu’est-ce qui importe vraiment ?
Voici d’excellentes questions !
Les habitudes qui sont au cœur de l’ouvrage de Stephen Covey et mes vidéos préférées sur ce sujet.
Comment mesurer le Retour sur Investissements (Return On Investment ROI) d’un Système d’Information des Ressources Humaines ou SIRH ? La performance RH n’est pas qu’une notion abstraite mais bien mesurable au travers de Key Performance Indicators (KPI) qui permettront de mesurer le Retour sur Investissements (Return On Investment ROI) du SIRH.
Le pire type de problème est précisément celui auquel nous n’accordons pas de temps pour nous en soucier.
Ce n’est pas la catastrophe cataclysmique, l’urgence vitale ni l’incendie.
Non, les pires types de problèmes sont chroniques. Ils grandissent lentement au fil du temps et sont de plus en plus difficiles à résoudre si nous attendons.
Les problèmes chroniques sont le plus souvent résolus en construisant de nouveaux systèmes. De nouvelles façons de traiter le problème au fil du temps, des méthodes qui créent leurs propres habitudes et nous permettent d’aller de l’avant.
Ce n’est peut-être pas aussi excitant que de passer en mode urgence, mais c’est plus efficace.
Un projet se réfère à un effort spécifique, singulier pour livrer une production tangible. Un chef de projet est donc responsable d’assurer que son projet livre ce qui est demandé conformément à des délais et à un budget définis.
Toute nouveauté nécessite de prendre des initiatives dont certaines marcheront du premier coup et d’autres permettront d’apprendre pour faire mieux la fois suivante.
https://www.axelos.com/news/blogs/october-2017/four-vital-principles-project-programme-governance par Phil Smart
Pourquoi est-il important de définir et établir des dispositions de gouvernance pour le succès et la réalisation des bénéfices ?
Le centre d’attention de beaucoup d’organisations, particulièrement dans le secteur public, est comment réduire les coûts opérationnels ou maintenir le niveau de services actuels à moindre coûts.
Manager un programme de travail pour identifier, développer et livrer des projets concentrés sur l’amélioration des coûts, ou produire des économies de dépenses, peut être particulièrement difficile quand on doit engager avec les parties prenantes et utiliser de l’information et de la compréhension business pour amener les bons comportements. Un exemple typique est un Programme d’Amélioration de Coût dans une organisation administrative de gestion des remboursement de soins qui peut avoir plus de 200 projets ou initiatives pour réduire les dépenses.
Avec la pression pour atteindre des cibles financières, identifier et livrer les économies avec ces initiatives le plus tôt possible, il est facile d’oublier la gouvernance appropriée. Sans cette gouvernance bien établie, les gens ne comprennent pas toujours les rôles et responsabilités et le processus pour produire des idées et leur consacrer des ressources pour les faire avancer n’est pas bien géré. Sans cette progression des nouvelles idées au cours des phases de développement, de livraison et en fin de compte de réalisation, le temps et les efforts sont gaspillés, tandis que les chances de succès sont sévèrement impactées.
La gouvernance appropriée, bien conçue, assure que seulement les idées et initiatives approuvées pour aller plus loin reçoivent les ressources pour les développer. Le déploiement de ressources de façon plus contrôlée permet à une organisation d’équilibrer le nombre d’hypothétiques idées produites, certaines parfois tirées par les cheveux, tout en encourageant des approches innovatrices. Tester ces types d’idées en utilisant la bonne gouvernance démontre que les organisations peuvent gagner plus de valeur en favorisant les bons comportements et devraient développer seulement les meilleures idées pour délivrer des économies d’argent.
Des mécanismes de gouvernance efficaces se basent sur les principes suivants :
Les processus et les procédures sont simples et faciles à comprendre et sont communiqués et partagés avec toutes les parties prenantes appropriées.
Amélioration de la valeur d’ensemble des idées livrées et utiliséesUn environnement de mécanismes de gouvernance appropriés fournit le niveau de management et de contrôle requis pour atteindre un objectif spécifique et en récolter les bénéfices. Cela signifie déployer des ressources de la façon la plus appropriée, manager des données précises et actualisées, avoir une bonne compréhension, réaliser les bénéfices et délivrer des résultats.
L’exécution du projet approprié et des mécanismes de gouvernance de programme peut sembler consommateur de temps. Cependant les parties prenantes seniors doivent reconnaître et apprécier que l’effort appliqué à cet exercice fournira de beaucoup plus importants retours pendant la phase de livraison des bénéfices et augmentera les chances de succès.
Ceci ne signifie pas que vous êtes en mode réactif vis-à-vis de ces risques.
Bien au contraire, vous anticipez, identifiez les risques, les évaluez, les priorisez, prévoyez des plans de management, d’atténuation et de contournement de ces risques… mais avec l’idée première de vous en prémunir.
Mais n’est-il pas difficile de travailler sur les opportunités en partant de la terminologie « négative » associée aux risques (plan de contingence, de contournement, déflexion, assurance, transfert, atténuation…) ?
https://www.project-management.pm/contingency-plan/
La mise sur pied de plans de contingence, c’est surtout de la planification et préparation en cas de matérialisation de certains risques comme la perte ou le manque de personnels, clients, données, budget ou autres facteurs qui impacteraient votre projet. C’est pourquoi chaque projet ou business existant doit avoir un plan de contingence pour y gagner un flux de travail harmonieux et aborder plus facilement problèmes et menaces.
Dans chaque projet, un leader doit être expérimenté en management des risques quand il crée le plan de contingence. Les deux aspects doivent être coordonnés l’un avec l’autre pour clairement identifier les éléments qui pourraient perturber le déroulement du projet.
Un plan de contingence entre en jeu quand le plan original ne fonctionne pas. C’est pourquoi il est souvent appelé plan de secours.
Ci-dessous sont les pratiques à mettre en œuvre pendant votre processus d’évaluation de risque :
Voici les éléments à garder à l’esprit en développant et préparant votre plan :
Garder à l’esprit vos ressources. Pensez à l’impact de votre plan de contingence sur votre organisation.Une fois que vous avez votre plan, il est temps d’en assurer la maintenance nécessaire pour le garder adapté à ce projet et à de futurs projets et business.
La réalité est qu’un plan de contingence est souvent sous-estimé ou négligé dans les organisations parce que les managers croient qu’ils pourront facilement résoudre le problème, pourvu qu’ils en soient conscients et bien informés.
La mise sur pied de plans de contingence est un investissement à long terme et les organisations ont besoin d’y consacrer du temps et de l’argent pour garantir que leur projet est entre de bonnes mains.
https://www.scrumstudy.com/blog/what-is-scrum-of-scrums/ par SCRUMstudy
La première chose à savoir sur le Scrum of Scrums est qu’il devient pertinent seulement pour de grands projets où de multiples équipes Scrum sont impliquées. Dans ce processus, les représentants d’équipes Scrum se rassemblent pour la réunion Scrum of Scrums à intervalles de temps prédéterminés ou chaque fois qu’il est nécessaire de collaborer et suivre leurs progrès, obstacles et dépendances respectifs à travers les multiples équipes Scrum.
Normalement, un membre de chaque équipe Scrum représentera son équipe dans la réunion Scrum of Scrums. Dans la plupart des cas, c’est le Scrum Master, mais de temps en temps quelqu’un d’autre peut représenter l’équipe. Une unique personne peut être nommée par l’équipe pour la représenter à chaque réunion Scrum of Scrums, ou bien le représentant peut changer au fil du temps, en fonction de qui peut remplir au mieux le rôle en raison des questions et circonstances actuelles. Chaque participant à la réunion devrait avoir la compréhension technique et être capable d’identifier des situations dans lesquelles les équipes pourraient causer obstacles ou retards les unes aux autres.
D’autres participants importants de réunion Scrum of Scrums incluent Scrum Master en chef et le Propriétaire de Produit en chef. Le but principal de la réunion Scrum of Scrums est de communiquer sur la progression entre des équipes multiples. Le Scrum Master en chef (ou n’importe quel Scrum Master qui faciliterait la réunion Scrum of Scrums), peut proposer un ordre du jour avant la réunion. Cela permet à chaque équipe de considérer les sujets de l’ordre du jour en préparant la réunion Scrum of Scrums.
Tous les obstacles rencontrés par une équipe et qui peuvent aussi affecter d’autres équipes, devraient être remontés ainsi ils peuvent être discutés. De plus, si une équipe prend conscience d’un gros problème, changement ou risque qui peut impacter d’autres équipes, il devrait être communiqué lors de la réunion Scrum of Scrums.
Les productions des rétrospectives de Sprint peuvent aussi élever des problèmes qui pourraient impacter de multiples équipes Scrum et pourraient être utilisées lors de la réunion Scrum of Scrums. Ces réunions sont de préférence brèves (mais d’habitude non limitées dans le temps pour favoriser davantage d’échanges d’information entre les équipes) auxquelles se joint un représentant de chaque équipe Scrum pour partager le statut de son équipe. La réunion Scrum of Scrums se tient à intervalles prédéterminés ou quand demandé par des équipes Scrum. Ces réunions facilitent le partage en face-à-face d’informations entre des équipes Scrum différentes des difficultés, des dépendances et des risques qui doivent être étroitement contrôlés. Ceci aide les diverses équipes travaillant sur un grand projet à mieux coordonner et intégrer leur travail. C’est la responsabilité du Scrum Master en chef (ou tout autre Scrum Master qui facilite la réunion Scrum of Scrums) de s’assurer que tous les représentants ont un environnement contribuant à partager ouvertement et honnêtement l’information, y compris les réactions des représentants d’autres équipes. Pour de plus grands projets, impliquant un nombre significatif d’équipes, de multiples niveaux de ces réunions peuvent être implémentés. Chaque représentant d’équipe Scrum fournira à son tour les avancées de son équipe.
Les réponses à ces quatre questions fournissent l’information qui permet à chaque équipe de comprendre clairement le statut du travail de toutes les autres équipes. On recommande qu’une salle de réunion dédiée soit rendue disponible pour la réunion Scrum of Scrums, où tous les représentants d’équipes Scrum sont à l’aise.
Pour quels bénéfices ?Dans le processus Scrum of Scrums, les meilleures pratiques pourraient être documentées sur la façon de conduire la réunion Scrum of Scrums et des suggestions incorporées dans le travail de projet d’équipes Scrum individuelles.
Il peut aussi y avoir une équipe d’experts du sujet qui peuvent aider le Scrum Master en chef à faciliter la réunion Scrum of Scrums.
L’une des productions importantes de la réunion Scrum of Scrums est la coordination du travail à travers des équipes Scrum multiples. C’est particulièrement important quand il y a des tâches avec des dépendances inter-équipes. Les incompatibilités et contradictions entre le travail et les livrables d’équipes différentes sont rapidement exposées.
Ce forum donne aussi aux équipes l’occasion de présenter leurs accomplissements et donner des retours à d’autres équipes.
En utilisant la réunion Scrum of Scrums, il y a de la collaboration à travers toute l’organisation par opposition à des personnes travaillant dans des équipes renfermées et concernées principalement par leurs responsabilités individuelles. La réunion Scrum of Scrums est un forum où les membres d’équipe Scrum ont l’occasion de discuter des problèmes impactant leur projet d’une manière transparente.
Le besoin de livrer chaque Sprint à l’heure force les équipes à confronter activement de telles questions au lieu de reporter à plus tard la recherche de résolution. Cette discussion et résolution opportunes de questions dans la réunion Scrum of Scrums améliorent énormément la coordination entre des équipes Scrum différentes et réduit aussi le besoin de refaire et retravailler. Les risques liés aux dépendances et délais de livraison sont aussi atténués.
DantotsuPM.com 