Un article très original de Ty Kiisel intitulé « Common Courtesy Conducive to Collaboration ».

Il peut paraître trivial voire un peu rétrograde de reconnaître la courtoisie la plus élémentaire comme élément prépondérant dans l’établissement de bonnes relations de travail, et pourtant, combien de fois est-elle piétinée dans le monde du travail ?

« Common Courtesy Conducive to Collaboration »

Je me suis souvent demandé, pendant les presque trente dernières années de ma carrière, pourquoi il semble que la confrontation brutale semble souvent l’emporter sur la courtoisie dans les organisations. J’ai tendance à être d’accord avec Emerson quand il a écrit, « Il y a toujours une meilleure façon de faire toute chose, même si c’est seulement faire bouillir un œuf. Les bonnes manières sont les façons heureuses de faire ces choses. »

Dans des organisations où la collaboration efficace est critique au succès du projet, la qualité de nos interactions avec nos pairs, nos supérieurs et nos subalternes est importante — Voici pourquoi je crois qu’une communication cordiale est si importante pour le succès du management de projet.

En mai 1940, Neville Chamberlain a été démis de son poste de Premier ministre de la Grande-Bretagne pour son échec de répondre à la menace de guerre de l’Allemagne. En tant que Premier ministre nouvellement nommé, sa première intervention devant le Parlement est celle où Winston Churchill a dit le fameux, « je n’ai rien à offrir que du sang, un dur labeur, des larmes et de la sueur. »

Cependant, mon point pour mentionner Winston Churchill n’est pas de discuter sa capacité à rassembler l’Angleterre pour repousser une invasion allemande potentielle, mais de reconnaître sa bienveillance et générosité d’esprit envers un ancien rival au passage. Je crois qu’il aurait été facile de frapper et de châtier le Chambellan pour son inaction, cependant Churchill s’est rendu compte que le faire ne servirait en rien pour promouvoir la cause de la liberté et ternirait seulement le nom de l’ancien Premier ministre et abaisserait le sien.

Au lieu de cela, voici un petit extrait de ce que Churchill a dû dire aux obsèques du Chambellan, « C’est tombé sur Neville Chamberlain lors de l’une des crises suprêmes du monde d’être contredit par les événements, d’être déçu dans ses espoirs et trompé et déçu par un mauvais homme. Mais qu’étaient ces espoirs pour lesquels il a été déçu ?… Ils étaient sûrement parmi les instincts les plus nobles et bienveillants du cœur humain — l’amour de la paix… Quoi que l’histoire puisse dire ou pas de ceux des années épouvantables, incroyables, nous pouvons être sûrs que Neville Chamberlain a agi avec une parfaite sincérité selon les lumières et est allé à l’extrême de sa capacité et autorité … de sauver le monde de la lutte terrible, dévastatrice dans laquelle nous sommes maintenant engagés. »

Nous travaillons dans un âge de messagerie instantanée, d’email et autres communications presque instantanées. Nous ne devrions pas laisser l’immédiateté du média nous autoriser à devenir durs et trop « faciles » dans notre manière d’approcher nos collaborateurs, même quand les problèmes surgissent et que des erreurs sont commises. Même sur le lieu de travail actuel, il y a une place pour la courtoisie.

1. Prenez du temps pour rendre votre communication réfléchie et cordiale : Quand les délais sont raccourcis et demandent aux équipes projet d’en faire de plus en plus, prenez quelques secondes supplémentaires pour écrire un email ou autre communiqué afin de considérer que votre communication est destinée à une personne. J’aime commencer chaque email par une salutation, qui me rappelle que j’écris à quelqu’un. Les deux ou trois secondes supplémentaires que cela me demande pour m’adresser directement à la personne n’impactent pas négativement ma productivité, mais cela m’aide vraiment à favoriser une relation de travail productive et cordiale.
2. Prenez le temps d’être poli : Dans le monde imparfait du travail en mode projet, des décisions difficiles sont parfois prises — mais cela ne signifie pas que nous devons jeter la politesse par la fenêtre. Dans mes plus de trente années de carrière professionnelle j’ai observé que ce qui avait l’habitude d’être considéré comme de la courtoisie de base entre supérieurs, subalternes et collègues devient « pittoresque » et considérée « inutile ». Il n’y a rien de mal à prendre en considération les sentiments de quelqu’un qui a besoin d’être réprimandé, aussi stupide que vous pensiez qu’ils soient ou combien était grande l’erreur qu’ils aient fait. Étant poli et prévenant l’un envers l’autre est le moins que nous devrions être capables d’attendre de nos collègues « professionnels ». En faire à moins est improductif et immature.
3. éliminez la critique de la critique « constructive » : on m’a appris très tôt dans ma carrière, par des amis et des collègues beaucoup plus avisés que moi, que la « critique » n’était jamais « constructive ». Je ne pense pas avoir travaillé dans une seule équipe de projet qui soit tout le temps d’accord. Le management de projet implique beaucoup de créativité dans la résolution de problèmes, ce qui signifie que l’on réussi rarement du premier coup. La stimulation d’un environnement créatif où les membres d’équipe résolvent avec créativité des problèmes et insistent sur l’excellence exige la collaboration, pas la critique. Quand les désaccords surgissent ou un changement de direction est exigé, « je n’aime pas cela, » devrait être suivi par, « voici pourquoi et voici une suggestion sur comment vous pourriez procéder. »

La communication efficace ne repose pas sur des tours de magie ou des trucs. À mon avis, il est important de se souvenir que la communication efficace est personnelle. Il importe peu si c’est en face à face, via l’email, ou même dans un blog, c’est une personne qui interagit avec une autre. Les outils de gestion de projet peuvent aider à faciliter la communication et la collaboration, mais le type de communication dépend seulement de vous.

L’auteur américain et le dramaturge Jean Kerr ont dit, « l’Homme est le seul animal qui apprend en étant hypocrite. Il feint d’être poli et ensuite, finalement, il devient poli. »

Que faites-vous dans votre organisation pour encourager l’interaction prévenante et courtoise entre collègues ?

Un de nos directeurs informatiques a récemment rappelé à notre équipe : « vous savez, quand les projets informatiques internes échouent dans notre boite, c’est très souvent à cause des fondamentaux ». Cette réflexion fait écho à un article récemment publié par Ty Kiisel et ayant pour titre « Don’t Forget the Fundamentals of Project-Based Work ».

Il est très vrai que comme nous devenons des experts de notre discipline, nous nous concentrons sur ses aspects complexes et avancés. Nous regardons des métriques et mesures perfectionnées, des calculs, des processus … Cependant nous devons garder à l’esprit le fait qu’il y a des fondamentaux, des principes de base qui assassineront notre projet si nous les perdons de vue.

Parmi ceux-ci, Ty mentionne:

• Un objectif business clairement défini qui soit bien compris de tous.
• Un engagement actif du management.
• Une détermination partagée de réussir le projet.

Je suggérerais d’ajouter :

• Une gouvernance de projet claire et simple
• Des besoins business clairs
• Un contenu bien défini et une maîtrise du management des modifications/changements
• le devoir de satisfaire le client
  

Même si la gestion de ces principes de base peut ne pas sembler très passionnante, c’est souvent ce qui fait la différence entre les projets et les chefs de projet qui réussissent et ceux qui échouent.

One of our IT senior directors reminded our team: « You know, when internal IT projects fail in our company, it’s very often because of the fundamentals ». This echoes an article recently published by Ty Kiisel and entitled « Don’t Forget the Fundamentals of Project-Based Work ».

It is very true that as we become experts in our discipline, we focus on its complex and sophisticated aspects. We look at advanced metrics and measures, calculations, processes… However we must keep in mind the fact that there are some basics, some fundamentals which will kill our project if we loose sight of them.

Amongst these, Ty mentions:

• Clearly defined business objective that is well understood by all.
• Active executive commitment.
• Shared determination to complete the project.

I would suggest that we add:

• A clear and simple project governance
• Sound business requirements
• Clarity on scope and mastering change management

While managing the fundamentals may not sound very exciting, it often is what makes the difference between projects and project managers who are successful and others who aren’t.