partage d’expériences en management de portefeuille de projets à Monaco

PMI France-SudPMI France-Sud a organisé à Monaco le 21 décembre une première rencontre de chefs de projet afin de leur donner l’opportunité de partager leur expérience et d’en apprendre davantage sur PMI France-Sud et les nombreuses activités de cette association professionnelle dans la région.

C’est à l’initiative de Katia Pijarowski, Program Manager chez Monaco Telecom, que fut organisée cette réunion d’amorçage d’une antenne monégasque de PMI France-sud qui rayonne déjà dans tout le sud de la France, de Sophia Antipolis à Lyon et Toulouse.

J’étais invité à cet événement pour y présenter un témoignage de mon expérience de mise en place de Portefeuille de Projets Informatiques dans une grande société internationale. Les nombreux participants ont pu échanger pendant cette réunion informelle et contribuer de leurs propres expériences. Jean-Claude Dravet, président d’honneur de PMI France-Sud et Jean-Michel Groleau, président en fonction, étaient également du déplacement et en ont profité pour tisser des liens plus étroits avec des passionnés du management de projet sur Monaco. Ceux-ci pourraient dès 2011 commencer à constituer un noyau actif et moteur pour monter une antenne locale; Organiser des événements sur le management de projet en principauté; Nouer des liens avec la Jeune Chambre Économique locale et les nombreuses entreprises et écoles ; Identifier des opportunités de promouvoir le PM en principauté…

Mais, revenons brièvement sur cette session d’échanges en commençant par quelques définitions :

  • Portfolio: Tous les projets et programmes entrepris par la division informatique
  • Programme: Un groupe de projets liés et managés de manière coordonnée.
  • Projets : de type « Baseline »: Série de taches de support ou de maintenance nécessaires au fonctionnement d’une application existante. Ou bien Nouveau: Un projet entrepris pour créer un nouveau produit ou service.

portfolio management Les objectifs du portefeuille de projet

J’ai débuté la présentation en insistant sur la nécessaire analyse des objectifs que la division ou l’entreprise souhaite donner à ce processus. Dans mon cas précis, il s’agissait de maximiser le retour sur investissement des projets, de les aligner sur la stratégie de l’entreprise tout en limitant le nombre de projets et en améliorant la cohérence d’ensemble du portefeuille de projets informatiques.

Puis, nous avons discuté des rôles et responsabilités de chacun dans la mise en place d’une gestion de portefeuille projet : Clients, équipes projet, Portfolio Manager et instances décisionnelles pour prioriser les projets et décider de leur lancement (ou pas).

Les critères de priorisation et de décision

Nous retiendrons tout particulièrement l’importance de la phase d’élaboration des critères de priorisation et de décision.Ces critères sont au cœur du processus de management d’un portefeuille de projet car il vont permettre de prioriser les projets de manière simple, factuelle, indiscutable et homogène, avant de les soumettre à arbitrage final. Lors de cet arbitrage, les critères permettent de rationaliser le débat tout en restant avant tout des indicateurs que les plus hauts exécutifs au sein de l’entreprise vont combiner avec leur connaissance du business et de l’environnement concurrentiel pour parvenir à des décisions partagées et comprises de tous. Pendant cette phase e genèse des critères, les plus importants décideurs de chaque direction et division de l’entreprise doivent donc s’accorder sur un jeu très limité de critères simples et factuels qui seront appliqués à tout nouveau projet ainsi qu’à ceux en cours d’instruction : ce fut un challenge passionnant !

Les points très positifs de cet effort

Tous les membres du business furent réunis autour de la table pour discuter des priorités de l’entreprise et  du portefeuille projets informatiques dans son ensemble ; Un bon travail de groupe permit d’établir les critères ; Une intégration du processus IT Portfolio dans celui de revue des investissements de l’entreprise fut mise en place et quelques projets éliminés assez tôt.

Les risques rencontrés dans ce cas précis

Une pression financière extrême en cours d’année (2003-2004)  limita l’impact du processus et força certains partenaires dans leur ancien mode opératoire plus subjectif et égocentrique; des réorganisations impactèrent rapidement l’unité réussie autour des critères; certains décideurs firent preuve d’une importante résistance au changement.

En conclusion j’insiste sur le fait que de mon expérience « en management de portefeuille de projet, rien n’est définitivement acquis ».Il faut sans cesse se remettre en question et vendre et revendre à nouveau ce processus clé aux parties prenantes, nouveaux décideurs et aux plus hauts exécutifs de l’entreprise.

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construisez votre arbre de carrière à partir de LinkedIn ou de votre CV

Un outil curieux qui permet d’obtenir un aperçu visuel des points clés de votre parcours professionnel tels que d’autres pourraient les comprendre à partir de votre CV ou de votre profil tel que renseigné sur LinkedIn. Merci à Sophie pour le pointeur.

Career Tree

PMI lance un nouveau Programme de Consultant Reconnu (Registered Consultant Programme)

Ce « Registered Consultant Programme » est conçu pour aider les organisations à trouver le cabinet de conseil en management de projet, de programme ou de gestion de portefeuille qui réponde à leurs besoins. Le RCP y supportera en fait l’objectif du PMI d’organisations qui embrassent, estiment et utilisent le management de projet et lui attribue leurs succès.

Le programme sera lancé initialement seulement pour les cabinets de conseil pour assurer qu’un nombre suffisant de sociétés rejoint le programme avant que PMI ne commence à le promouvoir auprès des utilisateurs finaux : organisations utilisant le management de projet. Pendant les trois mois suivant le lancement, PMI commercialisera ce programme auprès sociétés de conseil qui peuvent vouloir le rejoindre. La commercialisation auprès des organisations clientes commencera vers la fin du premier trimestre de 2011.

Rejoindre le RCP fournira aux cabinets de conseil les avantages suivants :

  • L’occasion de rejoindre l’expansion du réseau mondial du PMI de sociétés consacrées à l’avancement de la pratique de management de projet, programme et la direction de portefeuille;
  • L’utilisation du logo PMI RCP pour indiquer le support de la profession et du PMI et améliorer les matériels de marketing;
  • Des opportunités marketing supplémentaires qu’offre l’inclusion dans l’annuaire promu par les responsables de compte de PMI, chapitres et les communautés de pratique aussi bien que par la publicité dans une sélection de publications PMI et externes et lors d’événements à l’échelle mondiale.

Pour respecter les exigences d’adhésion au programme, chaque cabinet de conseil doit démontrer qu’il est légalement constitué et reconnu selon ses règlements de son pays, consent à observer le Code de bonne conduite RCP (basé sur la Déontologie PMI) et a un minimum de cinq ans d’expérience appropriée de conseil.

Chaque société doit aussi fournir une étude de cas d’une page pour chaque secteur de pratique choisi qui décrive un engagement et les résultats obtenus. Le montant de la cotisation annuelle pour la participation à ce programme est $1,500.

Téléchargez la demande d’application RCP dès maintenant.

Si vous avez des questions sur ce programme, adressez-les s’il vous plaît à PMI Assistance clientèle.

comment rendre vos mémos mémorables

Bien que lassant à la longue, il est vrai que la technique des « bullet points » permet de structurer rapidement un message pour en faire ressortir les points clés.

How to Make Your Memos More Memorable

Voulez-vous que vos écrits soient plus mémorables ?

Oubliez la belle prose. Raccourcissez vos notes, présentations et courriers électroniques avec des « bullet points ».

Les bénéfices des « bullet points »

  • Demandent moins de temps à lire
  • Permettent aux lecteurs de parcourir rapidement une page
  • Facilitent de creuser plus profond sur des points importants
  • L’information est plus facile à mémoriser
  • Plus rapides à écrire

Des trucs pour mieux utiliser les « bullet points »

  • Une idée par ligne
  • Restez sur un langage neutre
  • Juste les faits
  • Moins d’exagération
  • Abstenez-vous de vous vanter
  • Écrivez aussi peu de mots que possible
  • Mots courts
  • Mots simples
  • Utilisez des numéros au lieu des points pour lister des :

1.        Articles dans un ordre hiérarchique

2.        Articles classés selon leur ordre d’importance

Bien sûr, pas tout ne peut être écrit en format « bullet » point. Vous devez écrire certaines parties en format long pour ne pas paraître trop abrupts.

les réunions de démarrage de Projet

Project Kickoff Meetings de Philip Diab

project launch kickoff lancement projetBien démarrer le projet donne le ton pour tout le projet et positionne souvent l’équipe pour la réussite. Même si cela ne peut pas garantir le succès, avoir un mauvais démarrage de projet est dans la plupart des cas un premier signe d’alarme que le projet se dirige droit dans le fossé. L’événement le plus important pendant le processus d’initiation est la réunion de démarrage/de lancement. C’est cette rencontre entre l’équipe et les parties prenantes qui lance officiellement le projet. Cela pourrait bien être la réunion la plus importante parce que c’est souvent un test du chef de projet et de l’équipe par l’organisation pour voir si chacun est bien en place ou non.

Les bénéfices de la réunion de démarrage incluent :

  • Affirmation de l’appui du sponsor exécutif et des leaders seniors aux objectifs du projet.
  • L’explication de l’autorité et de la responsabilité du chef de projet à l’organisation pour obtenir l’appui et demander la coopération.
  • Une occasion pour l’équipe de se réunir sous la bannière du projet.
  • Donner les attentes des parties prenantes et de l’organisation quant à ce qui est couvert ou pas dans le périmètre du projet.
  • Recevoir les réactions sur toute omission dans les bénéfices potentiels du projet et commencer à construire/raffiner les exigences.

Il est important dans cette partie du processus de planification que le chef de projet travaille avec les parties prenantes pour assurer leur bonne représentation pendant la réunion.

Les participants à la session de démarrage devraient inclure :

  • Le sponsor exécutif et le chef de projet
  • Membres clefs du comité de direction
  • Tous les membres de l’équipe projet
  • Les représentants de l’organisation du client (interne ou externe)
  • Les représentants d’autres leaders de projets qui pourraient interagir avec ce projet (dans le cas d’un programme)

Puisque c’est la première occasion pour le chef de projet de démontrer sa force et ses compétences, il est important pour le PM de bien mener/faciliter cet événement. Cependant, pour que cette activité soit perçue positivement, le PM doit passer du temps avant la réunion pour la préparer.

Voici quelques suggestions pour aider le PM à bien se préparer pour l’événement et mener une réunion efficace :

  • commentairesLa préparation d’une présentation qui est partagée avec les participants décrivant le « business case » pour le projet et la description de la portée à un haut niveau.
  • Discussion avec les membres de l’équipe des responsabilités et partager cette information pendant la réunion.
  • Mettre l’accent sur les éléments clefs de la charte de projet ou de la déclaration de travail ou du contrat client. Cela peut inclure des processus comme l’approbation de livrable ou le contrôle des modifications.
  • Discussion sur la terminologie pour parvenir à un accord sur un jeu de définitions communes.
  • Établir et/ou revoir les règles de vie d’équipe pour donner des attentes appropriées.
  • Fournir les détails de contact pour des parties prenantes clefs et exposer les étapes suivantes.
  • Détailler la suite proposée dans le processus et mettre en évidence les événements marquants prévus ou jalons pour le projet et s’assurer que chacun comprend ce qui arrivera ensuite.
  • L’identification d’une personne qui servira de preneur de notes de réunion pendant la session (autre que le PM) pour que les questions business, décisions et problèmes soient capturés.
  • La revue des éléments clefs du produit/service à livrer sur le projet afin de déterminer s’il y a bien une compréhension commune.
  • La conduite d’une session de « Team Building » si le temps permet et/ou si c’est approprié.

Une fois que l’on conclut la réunion avec succès, le processus de la réunion de démarrage n’est pas fini.

Il y a des activités de suivi que le PM et l’équipe doivent adresser pour assurer que la crédibilité se poursuive :

  • à retenirRevoir et distribuer les notes de la rencontre de démarrage incluant les points d’action.
  • Ajuster les composants clefs de la portée si certains ont été identifiés et mettre à jour la charte s’ils ont été agréés.
  • Communiquer sur le lancement du projet aux personnes non présentes ou non invitées à cette réunion.
  • Lancer une vérification de la portée détaillée et des sessions de validation des objectifs pour commencer la planification.
  • Documenter les modes opératoires et règles de vie avec l’équipe.
  • Communiquer les responsabilités convenues pour les divers membres d’équipe et parties prenantes.
  • Mettre à jour la documentation officielle comme la charte, SOW, etc …

Comme je l’ai mentionné, il n’y a peut-être aucune réunion plus importante que celle de lancement dans la vie du projet. Je m’en rappelle une, dans une organisation que j’ai rejointe, où le chef de projet est arrivé en retard et a quitté la réunion pendant 15 minutes pour faire les copies de l’ordre du jour (qu’il aurait du avoir au départ). Comme vous pouvez l’imaginer, cette réunion était peut-être la meilleure réunion de l’équipe projet qui a ensuite poursuivi sa descente aux enfers. Le projet ne s’est pas bien terminé.

Je suis sûr qu’il y a d’autres trucs que les praticiens ont relevé pendant leurs réunions de démarrage, donc merci de vos commentaires.

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13 enseignements de communication et de vie provenant des enfants

Je vous invite à lire cet article de Garr Reynolds qui est à l’heure actuelle Professeur de Management à la Kansai Gaidai University au Japon où il enseigne le Global Marketing et le Design de Présentations Multimédias.

13 communication and life tips that children teach us

Nous pouvons apprendre beaucoup d’un enfant. Beaucoup d’adultes s’engagent dans des comportements enfantins, mais trop peu d’adultes se permettent de redevenir vraiment come des enfants et avoir une approche et afficher des comportements qui donnent en exemple le tout meilleur d’être un enfant. Évidemment, le point n’est pas que nous devrions devenir littéralement comme un groupe d’enfants de maternelle car celui-ci ne va pas construire la prochaine navette spatiale ni trouver un remède à une maladie infectieuse cette année. Mais considérons cela comme un exercice de développement personnel. Observer la nature innocente d’un petit enfant offre des suggestions pratiques et lumineuses pour changer notre approche envers la vie et le travail « d’adultes sérieux, » comprenant le travail de présentation, de facilitation et d’enseignement. Vous pourriez probablement venir avec 100 choses que font les enfants et que vous voudriez être encore capables de faire aujourd’hui. En voici seulement 13.

être ds l'instant présent(1) Être totalement présent dans le moment. Selon les paroles de David M. Bader: « Soyez ici maintenant. Soyez ailleurs plus tard. Est-ce si compliqué ? » Nous les adultes vivons souvent dans le passé (ou bien avons nos pensées dans l’avenir). Beaucoup d’adultes trainent des préconceptions, des préjugés et sont même encore irrités par quelque chose qui est arrivé il y a des années voire même des centaines d’années avant qui que ce soit qu’ils connaissent ne soit né. Et pourtant, les très petits enfants ne s’inquiètent pas et ne se tourmentent sur le passé ou l’avenir. Qu’est-ce qui est le plus important en ce moment. “Le cadeau le plus précieux que nous puissions offrir aux autres est notre présence, » dit Thich Nhat Hanh.

(2) Permettre la spontanéité. Nous sommes souvent excessivement rigides et nous inquiétons trop de ce que d’autres peuvent penser ou dire, donc nous nous autocensurons avant même d’essayer. Je ne parle pas d’anarchie, je parle du retour à un peu de ce comportement enfantin où vous avez davantage agi sur votre intuition et permis à vos caprices et impulsions momentanés de vous mener vers toutes sortes de découvertes accidentelles. Notre crainte et notre tendance à garder nos esprits fixés sur le passé et l’avenir nous empêchent d’être spontanés sur le moment.

(3) Bouger son corps! Bouger c’est vivre et grandir. Quand nous étions enfants, personne n’a dû nous dire de sortir de la maison et de faire de l’exercice. Nous jouions au football dans la cour jusqu’à ce que ce soit devenu si sombre que nous ne pouvions plus voir la balle. Le mouvement et l’exercice sont la façon dont les enfants apprennent et l’exercice physique améliore chez les adultes la connaissance et la mémoire à court terme comme à long terme. L’homo sapiens s’est développé pour se déplacer beaucoup plus que les mouvements moyens d’une personne de nos jours. Le déplacement est la chose la plus naturelle d’entre toutes, certainement plus naturelle que rester assis sur son derrière toute la journée à regarder fixement dans une boîte ou à supporter cours après cours en restant immobile sur des chaises inconfortables. Bougez et encouragez les autres à faire de même. « Nos cerveaux ont été construits pour marcher à pied 2 kilomètres par jour! » dit Dr. John Medina.

(4) Jouer et être joueur. Jouer c’est explorer et découvrir. Le jeu nous aide à apprendre et découvrir de nouveaux points de vue. Vous pouvez être « une personne sérieuse » et jouer. Les astronautes de la NASA sont sérieux, méchamment intelligents et physiquement affutés et sont en même temps des hommes et des femmes de science. Pourtant, ils font le job dont ils ont rêvé étant enfants et ils ne sont pas au-dessus du fait d’être joueur comme le Commandant d’Apollo 14, Alain Shepard, l’a démontré en utilisant son fer de 6 pour frapper des balles de golf sur la lune. Le fait d’être joueur est une attitude créatrice qui révèle le meilleur en vous et chez les autres. Confucius a dit, « Trouvez un job que vous aimez et vous ne travaillerez plus même un jour de votre vie. »

(5) Faire des erreurs. Les enfants font des tas « d’erreurs » – c’est comme cela qu’ils apprennent. Bien que nous soyons des professionnels, nous pouvons aussi apprendre d’erreurs, si nous sommes enclins à risquer d’en faire. Même les experts font des erreurs. Un vieux proverbe japonais dit « Même les singes tombent des arbres. » (Saru mo ki kara ochiru — も木から落ちる.) Ne vous soucier pas de faire des erreurs, apprenez de celles-ci. « L’Échec est la clé du succès. » a dit le Grand Maître Morihei Ueshiba. « Chaque erreur nous apprend quelque chose. »

(6) Ne pas se préoccuper d’impressionner les gens. Au final, la pression des pairs surviendra, bien sûr, mais j’ai constaté que les très jeunes enfants sont naturellement capables d’être dans l’instant présent et sans crainte de ce que d’autres peuvent penser de leur comportement « idiot ». « N’essayez pas de faire croire à quelqu’un que vous êtes plus intelligent que vous ne l’êtes, » dit l’auteur Brenda Ueland. « Pour quoi faire ? Vous ne pouvez jamais être plus intelligent que vous l’êtes. » Dans les paroles de Benjamin Zander, “C’est le moment — c’est le moment le plus important immédiatement…. Il ne s’agit pas d’impressionner les gens. Il ne s’agit par d’obtenir le prochain boulot. Il s’agit de contribuer à quelque chose. » Quand vous êtes dans l’instant présent et vraiment engagés dans votre travail et vos idées, l’idée d’essayer d’impressionner d’autres personnes n’est qu’une distraction inconfortable.

enthusiasm(7) Montrer son enthousiasme. « Le simple enthousiasme est le tout en tout, » dit Brenda Ueland. Vous ne devez pas dire à des petits enfants d’être enthousiastes sur quasiment quoi que ce soit (excepté les brocolis, peut-être). Il y a longtemps, quand je visitais de nombreuses écoles au Japon, j’ai remarqué que les écoles primaires étaient bourdonnantes d’activité et pleines d’étudiants totalement engagés, enthousiastes. Cela continuait de même dans les premières semaines de collège, mais le niveau d’enthousiasme en prenait un grand coup quand ils progressaient dans ce système piloté par les examens de l’enseignement secondaire. Cet étudiant de classe élémentaire énergique est toujours à l’intérieur de vous — imaginez ce qui pourrait se produire si vous aviez combiné cet enfant que vous aviez l’habitude d’être avec la personne qualifiée, bien informée et sage que vous êtes devenue aujourd’hui.

(8) Rester ouvert aux possibilités et aux idées « folles ». Cela se rapproche de l’idée de conserver l’état d’esprit du débutant. Shunryu Suzuki a dit « Dans l’esprit du débutant il y a beaucoup de possibilités, dans l’esprit de l’expert il y en a peu. » Vous pouvez être un expert, mais pour apprendre, votre sac à dos doit être vide. Mais pour beaucoup d’adultes, leurs sacs à dos débordent d’excuses et ils sont dans un état d’esprit négatif et fermé déguisé en scepticisme. Le scepticisme sain et impartial est une bonne chose, mais trop d’adultes peuvent vous donner un million de raisons pour lesquelles cela ne peut être fait ou n’a jamais été fait. Les sceptiques abondent, mais la vie est trop courte pour traîner avec des pessimistes chroniques et obtus d’esprit.

curieux(9) Être follement curieux, poser plein de questions. Nous pensons à l’enseignement formel essentiellement comme l’obtention de réponses, mais les questions sont souvent plus importantes. La connaissance est importante, évidemment, mais les « et si ? » et « je me demande pourquoi ? » sont la substance de l’imagination et de l’engagement avec le monde matériel. En premier viennent les questions, ensuite commence l’exploration et les découvertes c’est-à-dire l’étude. Les enfants sont des sortes de gentils scientifiques miniatures en ce sens qu’ils sont naturellement et insatiablement curieux du monde qui les entoure. Un adulte avec une curiosité insatiable n’arrêtera jamais d’apprendre et grandir. C’est la curiosité qui nous fait avancer. Pourtant, en tant qu’adultes, nous pouvons être devenus blasés. Les meilleurs enseignants et les meilleurs présentateurs stimulent notre curiosité naturelle. « Vous n’apprenez jamais rien quand on vous donne la bonne réponse, pourtant vous êtes récompensés pour le faire dans les écoles, » dit le fondateur de TED Richard Saul Wurman.

(10) Savoir que vous êtes des créateurs nés. Demandez aux enfants de n’importe quelle première classe de primaire qui parmi eux est un artiste et toutes les mains se lèvent. Au moment où ils entrent à l’université, vous obtiendrez à grand peine qu’une main se lève dans une classe quand vous demandez « qui se considère créatif ? » Est-ce parce qu’ils ont été éduqués pour perdre leur créativité comme Monsieur Ken Robinson le suggère ? Indépendamment de votre profession ou éducation — si vous êtes un artiste, designer, enseignant, ou ingénieur — vous êtes un individu suprêmement créatif. Si vous en doutez, vous volez le monde et vous-même de votre vrai potentiel et d’une grande contribution.

(11) Sourire, rire, aimer. Prenez votre travail, très, très sérieusement, bien sûr. Mais il n’y a aucune raison de vous prendre aussi au sérieux. Le plaisir véritable que vous projetez avec vos sourires et votre rire spontané est communicatif. Votre solitude maussade est une humeur qui est également communicative. Quelle humeur est la plus engageante ? Quelle humeur voulez-vous vous voir reflétée en retour ? Le rire et le sourire sont des cadeaux à vous-même et aux autres.

prendre le temps d'aller vite(12) Ralentir. Oui, se concentrer est bien sûr important, mais toutes les distractions ne sont pas de mauvaises choses. Arrêtez-vous et observez le monde autour de vous. Cela stimule votre imagination. Dit Brenda Ueland : « l’imagination a besoin de temps — de longues périodes inefficaces, d’heureux moments de fainéantise, de flânerie. Les gens qui font toujours les choses en vitesse et sont aussi occupés que des souris en cage, auront quelques d’idées pointues, impromptues… Mais ils n’auront aucune lente, et grande idée. » Un petit enfant marchant sur un chemin s’arrêtera et remarquera la nouveauté tout autour de lui, tandis que nous autres, adultes impatients, voulons seulement arriver à notre destination aussi tôt que possible. Les adultes ressentent aussi le bonheur de cette manière. Le bonheur est toujours dans le futur, là-bas, si je peux juste arriver « là-bas » en un certain endroit ou situation dans l’avenir. Cette constante orientation sur le futur pousse beaucoup d’entre nous à manquer les choses remarquables dans la vie qui abondent directement ici et maintenant. Ralentissez et autorisez-vous à être distrait de temps en temps par les miracles de vie autour de vous.

je retiens(13) Encourager les autres. C’est une chose étonnante de voir que même les petits enfants s’aident et encouragent les autres. Les bons enseignants et les bons leaders inspirent et encouragent aussi. Anatole France a dit « les neuf dixièmes de l’enseignement sont de l’encouragement.” Mais que devriez-vous faire quand vous vous sentez vous-même découragés ? Un vieux proverbe Zen a une réponse simple : « encouragez les autres. »

Il y a bien plus de choses que nous pouvons apprendre des enfants, bien sûr. N’hésitez pas s’il vous plaît à partager ici vos idées.

le bureau ne serait pas le bon endroit pour travailler

Jason Fried nous propose dans cette vidéo intitulée « Why work doesn’t happen at work » et présentée à TED cette année une théorie assez radicale à propos du travail : Le bureau n’est pas le bon endroit pour travailler ou du moins pas de la manière la plus productive.

Jason utilise certains des travers que nous rencontrons souvent au bureau pour étayer cette théorie: Des managers qui ne semblent être là que pour interrompre leurs employés qui eux ont du boulot, des réunions qui cannibalisent la journée de travail, des discussions entre collègues et autres interruptions en tous genres qui coupent notre élan dans nos phases de travail les plus productives…

Bien que poussé à l’extrême, l’argumentaire présente des mérites et les quelques conseils que distille Jason m’ont interpellé. Comme par exemple les « No Talk Thursday » que je ne trouve pas très recommandables ou encore l’annulation pure et simple de vos prochaines réunions. Ce qui m’inspire davantage et le principe sous-jacent de libérer du temps en continu pour être plus productif et créatif dès aujourd’hui comme de décréter des matinées sans réunion dans la semaine pour tous chaque semaine. Ou encore réduire la durée des réunions à 45′ au lieu d’une heure. De réduire le nombre participants aux réunions nécessaires au strict minimum…

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Microsoft Project and Project Server 2010 overview

At TechEd this year, Christophe Fiessenger and Jan Kalis, technical product managers, presented an overview of MS Project 2010, Project Server and also how these products integrate with the reporting and collaboration capabilities of Sharepoint 2010 and of Microsoft Exchange.

A very powerful session that was recorded for our perusal at: http://www.msteched.com/2010/NorthAmerica/OSP209

To speed up your one hour video experience: the first 26′ are focused on MS Project, before moving at that time to Project Server. At 42’from start you’ll get further explanations on the integration capabilities for reporting, collaboration, time-sheeting and « statusing ». And, there is a short demo of the integration between project with MS Exchange at 50′ into the video which is something quite a few of us were requesting since a long time.

There are many more videos and slides from sessions with the same speakers for different audiences and different aspects of MS Project and Project Server 2010.

le site de microsoft projet en français
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anyone who claims statistics are boring hasn’t seen this 4′ video

Hans Rosling‘s flamboyant video brings statistics to life as he exposes some of the most fascinating facts about the evolution of 200 Countries over 200 Years in just 4 Minutes

comment faire approuver votre idée, proposition ou recommandation

How to Get Your Idea Approved de Amy Gallo

Quand vous avez une idée, proposition, ou recommandation en laquelle vous croyez, il est facile de présumer que l’obtention de son approbation sera facile. Si vous voyez combien l’idée est brillante, pourquoi tous les autres ne feraient pas de même ? Cependant, ce qui fait qu’une audience accepte une idée est souvent moins lié à l’idée elle-même qu’à comment vous la présentez. Quand vous avez besoin d’une approbation, ne supposez pas que simplement parce que l’idée est excellente, d’autres la verront comme vous — il faut les en convaincre.

Ce que disent les experts

Quand on en vient à l’obtention de l’approbation, le style peut être aussi important que la substance. « Le choix des mots a son importance, » dit John P. Kotter, Officier En chef de l’Innovation chez Kotter International et professeur honoraire à Harvard, dont le dernier livre est « Buy-in: Saving Your Good Idea from Getting Shot Down ». Et souvent, vous n’aurez qu’une seule opportunité devant votre patron, Comité exécutif, ou tout autre groupe qui décidera du destin de votre idée. « Les impressions initiales sont très fortes et elles peuvent être difficiles à contrecarrer, » dit Michel I. Norton, un Professeur Associé d’administration d’affaires à l’École de commerce de Harvard. Il ne s’agit pas de forcer l’idée et ses nombreux mérites dans la gorge de votre audience. Pensez à comment vous pouvez soigneusement faire passer votre idée à travers le processus d’approbation. « Plus les intérêts sont élevés, plus cela vaut la peine de prendre le temps de bien le faire, » dit Kotter. Voici cinq façons de donner une chance à votre proposition.

Former des alliances très tôt

Avant que vous ne présentiez une idée ou demandiez des ressources ou une approbation, c’est une bonne idée de la tester avec les responsables qui peuvent ou pas donner le feu vert. « Parfois cela ne nuit pas d’en parler un peu et de voir ce qui allume une étincelle dans les yeux des personnes ou les referme, » dit Kotter. Cela peut aussi faire remonter à la surface tôt dans le processus des questions ou des commentaires. Une fois que vous avez testé le terrain, vous pouvez prévoir des rencontres plus formelles avec des parties prenantes clefs pour demander leur support. Ces réunions servent trois buts :

  • Elles construisent la nécessaire adhésion à votre idée.
  • Elles montrent à vos parties prenantes que vous êtes intéressés par leurs avis.
  • Elles vous aident à améliorer et développer votre idée — il est possible que ces parties prenantes voient quelque chose dans votre idée que vous n’aviez pas vu.

Plus vous comprenez les sentiments de votre audience envers votre proposition, mieux vous pouvez vous préparer pour la faire approuver.

Préparez-vous, préparez-vous, préparez-vous

La manière dont vous répondez aux questions et soucis jouera un grand rôle dans votre succès ou échec. « En premier lieu, quand vous regardez quelqu’un trébucher sur une réponse, vous en déduisez qu’ils ne savent pas de quoi ils parlent, » dit Norton. Afficher de la confiance afin que les personnes pensent que votre recommandation est bonne. Avant que vous n’entriez dans votre présentation, réfléchissiez bien aux préoccupations possibles de votre auditoire. Dans Buy-In, Kotter et Lorne Whitehead exposent les quatre stratégies de base les plus souvent utilisées pour tuer une idée :

  • Remettre la décision à plus tard donc la retarder jusqu’à ce que mort s’en suive
  • Créer la confusion par un barrage de questions ou de détails inutiles
  • Remuer des problèmes ou craintes irrationnels
  • Vous attaquer personnellement

Plutôt qu’éviter ces attaques, Kotter et Whitehead suggèrent de « faire entrer les lions dans l’arène » pour critiquer votre idée. Ne marginalisez pas les personnes qui démoliront votre idée. Au lieu de cela, développez des réponses concises, honnêtes à chacune des tactiques qu’ils peuvent utiliser. En le faisant à l’avance, vous construisez votre confiance en vous-même et pouvez éviter de devenir inquiets ou en colère quand les gens défient votre idée.

La positionner pour votre auditoire

« Vous voudrez absolument façonner les détails de votre présentation selon votre auditoire, » dit Norton. Comment votre idée leur profite-t-elle ? Ils peuvent chercher à gagner en prestige, à réduire des coûts, ou une occasion de construire leur environnement autour de votre idée. Construisez votre présentation pour qu’elle parle directement de ces avantages et des manières dont votre auditoire en bénéficiera. En faisant cela, dit Kotter, vous créez un état d’esprit positif (positive mindset) autour de l’acceptation de votre idée ou proposition.

Faire simple

« La malédiction d’une présentation est que vous en savez beaucoup plus que votre auditoire sur le sujet, » dit Norton. Concentrez-vous sur un ou deux points principaux et évitez d’essayer de prouver votre connaissance. Soyez judicieux sur la quantité de données et d’analyse que vous présentez. Des présentations excessivement détaillées peuvent distraire votre auditoire, les faisant se sentir stupides de ne pas parvenir à vous suivre. De plus, ces détails peuvent consommer trop de temps. Même si votre auditoire demande plus de détails, soyez économe. Ici, Kotter indique qu’une des tactiques utilisées par les personnes pour tuer une idée est de présenter des informations qui font diversion ou demander tant de détails que les autres s’y perdent.

Répondre aux questions avec confiance

Quand vous présentez une nouvelle idée, « les personnes auront toutes sortes de réactions et voudront en discuter, » dit Norton. Beaucoup de présentateurs se laissent distraire en essayant de discerner l’intention derrière les questions ou les commentaires. Essaye-t-il de me rejeter ? Déteste-t-il l’idée ? N’a-t-elle pas confiance en mon jugement ? Ne vous donnez pas la peine d’essayer de découvrir ces motivations. Concentrez-vous sur répondre à la question aussi simplement et franchement que possible. Peu importe l’agressivité, le comportement négatif, ou apparemment idiot que la question peut refléter, « Vous voulez ressortir comme un homme d’état, » dit Kotter. « Traitez-la comme une question raisonnable venant d’une personne raisonnable. »

Si vous recevez une question hors sujet ou potentiellement déviante, vous pouvez répondre à la question que vous auriez aimé que la personne pose au lieu de celle-ci. Dans un papier de réflexion récent « l’art de répondre à une mauvaise question de la bonne façon » Norton et Todd Rogers ont trouvé que l’on a plus confiance dans les personnes qui se dérobent astucieusement à une question qu’en ceux qui y répondent de manière moins élégante (people who « artfully dodge » questions are trusted more than those who respond directly to questions in a less elegant way). « Si nous savons que quelqu’un esquive la question, nous ne l’aimons pas. Mais très, très souvent, nous ne le remarquons pas, » dit Norton. Vous pouvez donner une réponse qui est vaguement rapprochée de la question, mais qui ramène avec assurance votre auditoire sur votre point principal.

Principes à garder à l’esprit

Faire :

  • Rencontrer vos parties prenantes importantes avant d’avoir besoin de leur approbation formelle
  • Présenter votre idée en termes d’avantages dont votre auditoire tirera profit
  • Répondre aux questions avec concision et assurance

Ne pas faire:

  • Supposer que votre auditoire pensera que c’est une bonne idée simplement parce que vous le faites
  • Écraser votre auditoire avec une analyse détaillée ou des spécificités
  • Devenir défensif ou se fâcher quand les gens questionnent votre idée

Ami Gallo, l’auteur de ce billet nous propose ensuite dans l’article original 2 exemples précis que vous pourrez lire dans l’article original : Construire et démultiplier les alliances ; Persister de manière cohérente.

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should PMs make « repeat customers » their key business strategy as Zappos does?

This video is quite enlightening and refreshing. Making repeat customers the core business strategy at Zappos really seems to drive the entire organization in a clear and successful direction.

You’ll hear about the « waow customer experience », the idea of maximizing customer contacts and to be looking forward to these opportunities to discuss and share with your customers (instead of doing all you can to hang up rapidly or responding too fast to people who question you about your project)…

The « building lifelong relationships » with your customers is certainly an approach that appeals to project managers with all of their stakeholders: sponsors, team members, customers, management…

free Prince2 resources

Hello, I came across this site that you may find useful to learn more about Prince2.

« Welcome to the PRINCE2 Training Resources page, here you can find various resources including our PRINCE2 Quiz, PRINCE2 eBook and PRINCE2 Templates. You can use these resources to revise for your PRINCE2 exam or simply learn about PRINCE2 and all its features. »

Oracle’s Primavera P6 Project Portfolio Management Overview

Si vous vous intéressez aux outils de PPM, vous êtes probablement déjà familier de Primavera qui fut acquis il y a déjà quelque temps par Oracle.

La nouvelle version qui date de quelques mois paraît très enrichie. Vous pouvez accéder à des « white papers », webcasts, Podcasts et démonstrations sur Internet telle que celle de 3’00 du produit (voir « Primavera’s Portfolio Management Solution Demo ») dans la section Resource Center du site web du Oracle’s EPPM virtual summit.

PARTAGEZ VOTRE EXPÉRIENCE SUR CE PRODUIT SI VOUS ÊTES UTILISATEURS

comment calculer votre Net Promoter Score

article original: « How to calculate your score »

Le Net Promoter Score (NPS) est basé sur la perspective fondamentale que les clients de chaque société peuvent être répartis dans trois catégories: Promoteurs, Passifs et Détracteurs.

En posant une question simple : Quelle est la probabilité que vous recommandiez [la Société X] à un ami ou à un collègue ?

En observant cette répartition, vous pouvez obtenir une mesure claire de la performance de votre société vue des yeux de vos clients. Les clients répondent sur une échelle de 0 à 10 et sont catégorisés comme suit :

  • Les promoteurs (réponses 9-10) sont les enthousiastes loyaux qui continueront à acheter et à vous recommander à d’autres, alimentant la croissance.
  • Les passifs (réponses 7-8) sont satisfaits, mais pas enthousiastes et sont vulnérables aux offres de la compétition.
  • Les détracteurs (réponses 0-6) sont les clients insatisfaits qui peuvent endommager votre marque et empêcher la croissance par du buzz négatif.

Net Promoter Score

Pour calculer le Net Promoter Score (NPS) de votre société, prenez le pourcentage des clients qui sont des Promoteurs et ôtez-lui le pourcentage de détracteurs.

Je vous suggère de vous essayer à l’exercice lors de votre prochain bilan de projet ou bien lors d’un 360° où vous questionneriez collègues, équipes, patron, fournisseurs et clients sur votre performance.

Quelle est la probabilité que ces personnes vous recommandent à un ami ou à un collègue ?

d’où viennent les idées ?

Après la vidéo de Steven Johnson qui démontre que, contrairement à la croyance populaire, les meilleures idées viennent rarement dans des moments de pur génie, voici un article de Set Godin qui enrichit ce thème de la recherche de la genèse des idées.

Article original de Seth Godin Where do ideas come from ?

eureka idée, avoir une idée1.      Les idées ne viennent pas en regardant la télévision

2.      Les idées viennent parfois en écoutant un cours

3.      Les idées viennent souvent en lisant un livre

4.      De bonnes idées viennent de mauvaises idées, mais seulement s’il y en a assez

5.      Les idées détestent salles de conférences, particulièrement des salles de conférences où il y a un passé de critiques, d’attaques personnelles ou d’ennui

6.      Les idées arrivent quand des univers différents entrent en collision

7.      Les idées s’efforcent souvent de répondre à des attentes. Si les gens s’attendent à ce qu’elles apparaissent, elles le font

8.      Les idées craignent les experts, mais adorent l’esprit du débutant. Un peu de prise de conscience est une bonne chose

9.      Les idées viennent par à-coups, jusqu’à ce que vous soyez effrayés. Willie Nelson a écrit trois de ses chansons à succès les plus fameuses en une semaine

10.  Les idées viennent des problèmes

11.  Les idées viennent de notre ego et elles produisent leur meilleur quand elles sont généreuses et désintéressées

12.  Les idées viennent de la nature

13.  Parfois les idées viennent de la crainte (usuel dans les films) mais souvent elles viennent de la confiance

14.  Des idées utiles proviennent d’être en éveil, assez alerte pour les remarquer

15.  Quoique parfois les idées se glissent en nous quand nous sommes endormis et trop engourdis pour avoir peur

16.  On aperçoit des idées du coin de l’œil, ou sous la douche, quand nous ne cherchons pas

17.  Les idées médiocres aiment à copier ce qui marche en ce moment

18.  Les plus grandes idées dépassent les médiocres

19.  Les idées n’ont pas besoin d’un passeport et traversent souvent des frontières (de toutes sortes) impunément

20.  Une idée doit venir de quelque part, parce que si elle reste simplement où elle est et ne nous rejoint pas, elle reste cachée. Et les idées cachées ne vendent pas, n’ont aucune influence, aucune intersection avec le marché. Elles meurent, seules.

100% des gagnants ont joué… pas de succès sans échecs dans le management de projet

Au Loto, il est certain que tous les joueurs ne vont pas gagner, dans les faits, très peu gagneront, c’est le principe de base toute loterie. Le management de projet n’est pas une loterie et une bonne formation permet d’améliorer significativement ses chances de succès. Pourtant, quasiment aucun chef de projet ne peut se prévaloir de ne jamais avoir connu l’échec sauf à être en tout début de carrière ou à avoir toujours joué « petit bras ». La réalité est que l’échec est souvent ce qui nous fait le plus apprendre.

La peur de l’échec ne doit donc pas nous paralyser. Voici 2 très brèves vidéos sur ce sujet. La première est de Tom Peters dont je suis fan depuis de nombreuses années. Tom nous parle de Sam Walton, le fondateur de la chaîne Wallmart et de son attitude face au risque d’échouer et de comment il répondait à l’échec. La seconde vidéo reprend en une minute quelques échecs ou réponses négatives retentissants (très américains je vous le concède) qui n’ont pas empêché leurs auteurs de connaître une réussite éclatante plus tard. Ces rebuffades les ont même probablement aider à réussir.

Facilitating innovation in the workplace: Microsoft ideas at Project Momentum

This session led by Simon Floyd, Industry Strategy Management at Microsoft was well appreciated. Simon started with a definition to get us thinking: “Innovation is the conversion of ideas into new or improved products, processes or services to gain a competitive advantage.”

And he provoked further thinking when explaining that we need to distinguish between New and Existing Business innovation as these two types of conversion of ideas into solutions hold different characteristics and may require different skills and processes. However, the key in innovation is the ability of the organization bridge the “innovation gap”, the difference between being committed to innovation and having the ability to execute innovation. And the reason for this gap is that innovation requires adopting a holistic approach.

By the way, commitment to innovation must be reflected in the rewards and recognition programmes of the company, even when “limited” to public recognition of your idea by a senior event at an enterprise event.

Simon’s experience is that “the best innovators are good at the right things and not at everything”. This is a key message. It implies that they are selective in their area of innovation. Therefore, being a successful innovator implies developing strengths in identifying the best ideas over a period of time, i.e. conducting some form of prioritization and filtering of ideas as they mature. And this sounds very much like the first phases of demand management and portfolio prioritization, doesn’t it?

He summarized the innovation process in the Enterprise to the “4Es”:

  • Engage (ideas elicitation),
  • Evolve (collaborate to evolve ideas),
  • Evaluate (Prioritize and select) and
  • Execute (via projects).

As you see from the 4Es, innovation is closely linked with portfolio prioritization and project management when time comes to execute.

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des idées intéressantes à Project Momentum pour faciliter l’innovation

Cette session fut présenté par Simon Floyd, Industry Strategy Management chez Microsoft et elle fut très appréciée.

Simon commença par une définition pour nous donner matière à réflexion: “L’innovation est la conversion d’idées en produits, processus et services nouveaux ou améliorés pour gagner un avantage compétitif.”

Puis il nous força a phosphorer un peu plus encore quand il expliqua qu’il faut distinguer les innovations sur de nouveaux business de celles sur du business existant. En particulier, parce que ces deux types de conversion d’idées en solutions ont des caractéristiques très différentes et peuvent par conséquent requérir des compétences et processus différents. Quoiqu’il en soit, selon Simon, la clé de l’innovation réside dans la capacité de l’organisation à combler le “fossé de l’innovation”. Cela fait toute la différence entre être fermement engagé à innover et avoir la capacité d’exécuter l’innovation. Et ce qui creuse ce fossé est que l’innovation nécessite souvent d’adopter une approche beaucoup plus holistique de la situation.

De plus, l’engagement à innover  doit se refléter dans le système de valeurs et de récompenses de l’entreprise. Même si cette reconnaissance est « limitée » à un remerciement en public pour votre idée par un cadre dirigeant lors d’une manifestation dans l’entreprise.

L’expérience de Simon est que “les meilleurs innovateurs sont bons aux bonnes choses et pas sur toute chose”. Voici un autre message clé. Cela implique donc qu’ils doivent être sélectifs sur leur domaine d’innovation. Être un innovateur qui réussit implique d’abord d’être capable d’identifier les meilleures idées sur un laps de temps, donc de réaliser une forme de priorisation et de sélection des idées pendant qu’elles mûrissent. Voilà qui nous rapproche des problématiques de gestion des demandes et de  priorisation d’un portefeuille (d’idées qui deviendront peut-être des projets).

Simon résuma le processus d’innovation dans l’Enterprise aux “4 E” :

  • Engager (obtenir des idées),
  • faire Évoluer (collaborer pour mûrir les idées),
  • Évaluer (Prioriser et sélectionner) et
  • Exécuter (sur ces idées au travers des projets).

Comme vous le constatez avec les 4 Es, l’innovation est fortement liée au management de portefeuille et au management de projet quand vient le moment d’exécuter.

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The path to a better world with Projects Portfolio Management according to Nato

Nato C3 Agency runs 500+ projects at any time for its customers, from IT Solutions to radar and defense systems, the spectrum is large. The needs for accurate time accounting, reporting, controlling over costs and schedules, were as many reasons for NATO C3 to follow the Microsoft Enterprise Project Management (EPM) route. A route equipped with Prince2 in terms of methodology and Microsoft Project and Project Server on the tools side.

« The business intelligence piece » says Nick Hillman, Business Management Executive for Project Management, « was one of the key selling points of EPM to management ». It is indeed a fancy and useful reporting utility that executives can understand, use and fully appreciate.

EPM priorities at NATO C3While time and task management was at the top of the priorities list, it also was an area of resistance for the 700+ users. It had to be cracked and this was achieved through pragmatic small customizations that truly facilitate the time entry. One of these that may sound trivial but was key to acceptance is the automatic feed by the system of bank holidays and admin tasks such as vacations. A second area of focus was to improve project management. Having the schedules (including the new timelines feature), Issues & Risks, Deliverables and templates in a single place allowed the automatic production of projects’ highlights reports, freeing up the time of PMs and gaining them to our cause.

And to close the loop, a bi-directional interface between the General Ledger (Peoplesoft) and EPM was put in place to get all costs to EPM such as travel costs and purchases.

With EPM, the project portal becomes the one-stop shopping for all project information and for all in the enterprise. That was also a key benefit.

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