Dix Choses à regarder lors d’une revue de planning (d’échéancier) de projet

Dave Paradi a posté l’article en anglais traduit ci-dessous sur les 10 choses à rechercher en premier lieu si l’on vous demande de revoir la qualité d’un MS Project Plan ou échéancier/planning produit à partir d’un outil semblable de planification de projet. J’avais écrit un article sur 4 choses à faire pour construire un bon Work Breakdown Structure (WBS) que l’on retrouve ici.

Quand on vous donne un échéancier à passer en revue, voici dix choses que vous devriez regarder pour en déterminer le niveau de qualité.

1. Paramétrage du Calendrier

Si vous examinez un calendrier, vérifiez la date du prochain jour férié et voyez si des tâches sont prévues à cette date. Vérifiez aussi que le calendrier de projet ait le nombre approprié d’heures de travail par jour. Si ces deux aspects du calendrier de projet ne sont pas définis correctement, le planning du projet sera incorrect et amènera des problèmes de management du projet. Assurez-vous que le calendrier de projet est paramétré pour inclure les vacances statutaires et que le nombre d’heures de travail paramétré par jour correspond bien au nombre d’heures par jour utilisées pour l’évaluation.

2. Paramétrage des Ressources

Vérifiez la liste de tâche pour voir si les tâches ont toutes un coût associé. Le coût de tâche reflétera le coût en matériels et parfois également en personnel.

Ressources Matérielles : Demandez à voir la liste des ressources et contrôlez que chaque ressource matérielle y a un coût assigné. Si un coût n’est pas assigné à chaque ressource matérielle ou s’il manque des ressources matérielles, il devrait y avoir une autre manière en place pour suivre à la trace les dépenses de projet – demandez à voir cette méthode.
Ressources de Personnel : Pour des ressources de type personnel, il est aussi important de vérifier que le groupe dont la ressource fait partie (c’est-à-dire, le département) est identifié. Si une personne ne fait pas partie d’un groupe, il ne sera pas possible de lister les tâches par département pour sécuriser les engagements de ressources des managers fonctionnels. Ajoutez ces deux aspects à chaque ressource s’ils manquent.

3. Longueur de Tâche Trop Importante

Les tâches doivent être réduites à une taille qui permette une estimation précise de durée de tâche. Par exemple, pour un projet de plus de trois mois, une durée de tâche maximum de cinq jours permet le suivi précis à faire chaque semaine. Les problèmes peuvent alors être saisis plus tôt. Contrôlez pour voir s’il y a les tâches qui ont une durée plus longue que cinq jours. L’avancement d’une tâche avec une durée plus longue sera difficile à réaliser avec précision et peut mener à un problème significatif quand le déraillement de la tâche n’est perçu qu’à la fin de l’évaluation originale. Pour des projets de moins de trois mois de long, vous devriez rechercher des durées maximales plus courtes (trois jours pour projets de 2-3 mois, 2 jours pour projets de 1-2 mois et 8 heures pour les projets de moins d’un mois). Si vous voyez les tâches qui sont plus longues, demandez qu’elles soient découpées en sous tâches de cinq jours ou moins.

4. Manque de Liens ou Liens positionnés à un Niveau Incorrect

Un des avantages des plus grands logiciels de management de projet est la capacité de lier des tâches en elles pour montrer des dépendances successeur et prédécesseur. Cela permet au planning de projet de refléter que certaines tâches peuvent commencer seulement après que d’autres tâches soient achevées. Contrôlez que les tâches ont été liées et que les liens apparaissent seulement aux tâches de niveau le plus bas, pas les tâches de niveau regroupement. Vous serez capables d’identifier une tâche de niveau regroupement parce qu’elle a des tâches secondaires au-dessous et les tâches secondaires sont d’habitude indentées dans le planning projet. Sans liens entre les tâches, vous ne pouvez pas déterminer les dépendances et il sera très difficile de voir l’effet d’un problème qui arrive tôt dans le projet sur la date finale de projet. Les liens sur les tâches de niveau supérieures ne donnent pas assez de détail aux membres de l’équipe de projet pour voir correctement le séquençage des tâches et peuvent causer des problèmes dans le  logiciel s’il y a aussi des liens aux tâches de niveau inférieur. Assurez-vous que les liens entre tâches existent seulement au niveau le plus bas.

5. Ressources Assignées aux Tâches

Vérifiez cette chaque tâche de niveau le plus bas ait une ressource assignée et que les ressources ne sont pas assignées aux tâches de niveau de regroupement. Si les ressources ne sont pas assignées aux tâches, il sera très difficile de suivre la progression parce que vous ne saurez pas à qui demander. Si les ressources sont assignées aux tâches de niveau regroupement, le logiciel de management de projet calculera un coût double – une fois pour chaque tâche et ensuite de nouveau pour le coût des ressources de la tâche de regroupement. Assurez-vous que les ressources sont assignées seulement aux tâches de plus bas niveau dans le planning de projet.

6. Contraintes de Dates Imposées Utilisées

Vérifiez pour voir si le plan a forcé des dates de début ou de fin sur des tâches. En forçant le début ou la fin, la tâche a un jeu de contrainte de date imposée. Une contrainte de date causera des problèmes significatifs quand on essaiera de calculer le chemin critique. Pour voir si de telles contraintes existent, contrôlez si toutes les tâches ont une date de début différente et celle de fin, alors que peu ont des dépendances. Les dates devraient être calculées par le logiciel en utilisant les dépendances entre tâches et les durées de tâche. L’utilisation des contraintes de date diminue énormément l’utilité de logiciel de management de projet parce que le flux vers les tâches suivantes de données réelles des tâches précédentes s’arrêtera quand il se heurtera à une contrainte de date imposée. Supprimez ces contraintes de date et remplacez-les des liens appropriés entre tâches.

7. Ressources Surchargées

Demandez un rapport du l’allocation des ressources et cherchez les ressources qui sont prévues pour travailler plus d’heures par jour que le nombre standard d’heures dans une journée ouvrable normale. En surchargeant une ressource, il y a moins de probabilité que les tâches assignées à cette ressource soient faites à l’heure et la productivité de cette personne souffrira en conséquence. Cependant, parfois une ressource apparaît surchargée parce qu’elle a été assignée à une tâche où en fait, elle supervisera seulement une tâche qui sera réalisée par d’autres ressources. Faites des changements au planning de projet pour vous assurer que les ressources travaillent un nombre raisonnable d’heures par jour.

8. Jalons Manquants ou Non Liés dans le Planning

Pour trouver un jalon dans une liste de tâche, cherchez les tâches qui ont une durée zéro. C’est la meilleure façon d’identifier un jalon. Dans un Gantt qui donne une vue graphique, vous devriez voir des jalons comme des losanges. Les tâches jalon ayant une durée plus grande que le zéro ont été incorrectement saisies. Les jalons donnent des buts intermédiaires pour une équipe projet et sans ceux-ci l’équipe d projet risque de manquer la date de fin du projet. Les jalons sont les poteaux indicateurs qui permettent de célébrer et ré-énergiser le projet. Si les jalons ne sont pas liés dans le plan de projet, l’équipe ne saura pas comment atteindre les jalons ou quelles tâches débuter une fois qu’un jalon est atteint. De plus, il sera impossible d’identifier le chemin critique. Assurez-vous que les jalons sont correctement identifiés et liés dans le planning du projet.

9. « Décalages avec retard » (lag time) absents

Contrôlez que les temps de décalage avec retard dans le projet ont été identifiés et représentés dans le planning du projet. Un retard ou une attente se produisent  d’habitude quand l’équipe a besoin d’une approbation ou attend un renseignement. Il y a deux manières de trouver les décalages avec  retard  dans le planning. Une façon est de chercher les tâches qui disent “Attendant …” et qui ont une durée mais aucune ressource assignée. L’autre manière d’identifier un retard est de regarder le champ prédécesseur. Il donnera le numéro de la tâche précédente et ensuite “+ x jours” pour montrer le temps de retard. Si ces décalages ne sont pas dans le plan, l’échéancier sera par trop optimiste et l’équipe devra s’accommoder de plus de changement de planning que  nécessaire. Les décalages avec retard permettent aussi à l’équipe de projet de faire un suivi des items qu’ils attendent et de garder le projet sur les rails. Assurez-vous que vous identifiez les décalages avec retard et leurs liens dans le planning du projet.

10.  Le suivi ne permet pas de prédire le futur

Quand un projet est déjà commencé, vérifiez pour voir si le suivi des données réelles prévoit comment le projet évoluera. Si la méthode de suivi de complétude par pourcentages est utilisée, elle suppose que toutes les évaluations de durée de tâches originales sont correctes, ce qui d’habitude n’est pas vrai. Vous pouvez dire si cette méthode est utilisée si vous voyez que toutes les dates de fin prévues sont égales aux dates de prévision initiale bien que le projet ne soit pas parfaitement dans les temps. L’équipe de projet devrait, toutes les semaines, capturer le coût/travail réel pour chaque tâche, comparer cela avec leur estimation de départ  et recalculer le reste à faire coût/travail de chaque tâche. Le planning de projet devrait inclure des colonnes pour les dates de prévision initiale de début et de fin ainsi que les dates réelles ou re-planifiées. Cela donne à l’équipe projet une meilleure prédiction de quand chaque tâche sera en réalité complète. Le logiciel de management de projet utilise alors ces dates prévues d’achèvement pour calculer l’impact sur les tâches futures, mettant à jour le début prévu et les dates de fin des tâches suivantes. Vérifiez la méthode de suivi pour vous assurer qu’elle permet de prévoir l’état futur du projet.

En vérifiant ces dix aspects, vous pouvez vous assurer que le planning de projet va plus probablement amener à un projet réussi.

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