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Organizational project management (OPM) est le cadre de travail utilisé pour aligner les pratiques de management de projets, programmes, et portfolio sur la stratégie les objectifs de l’organisation et les adapter aux environnements et structures. Ce Standard for Organizational Project Management (OPM) disponible en langue anglaise assiste les organisations, PMOs et leurs membres, et professionnels de ces pratiques. Il couvre les pratiques prédictives (Waterfall), Agile et hybrides.
“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.
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Un groupe en sait davantage qu’un unique expert le plus expérimenté soit-il et c’est ce que nous obtenons quand plus de 100 professionnels ont développé ensemble le PMO Value Ring. PMO Value Ring est utilisé par plus que 2000 PMOs à travers plus de 70 pays. Le point de départ pour PMO Value Ring est une base de données d’évaluation de performance construite autour de 26 fonctions potentielles du PMO et 30 bénéfices potentiels et inclut des plans d’action et des recommandations.
PMO Value Ring est basé sur huit étapes (voir l’image) :
Définissez les fonctions du PMO
Équilibrez le dosage de fonctions du PMO
Établissez les processus du PMO
Définissez les KPIs (la métrique) du PMO
Définissez les ressources et compétences du PMO
Identifiez la maturité du PMO et planifiez son évolution
Calculez le Retour sur Investissement (ROI) du PMO
Suivez la performance du PMO
Visitez le site internet.
La version de démonstration de PMO Value Ring donne une bonne vue d’ensemble de l’outil. Vous obtenez des idées des bénéfices potentiels, des fonctions possibles, des processus recommandés pour le PMO (incluant activités et descriptions, ainsi que responsabilités), des PMO KPIs (objectifs et formules de calcul, comment mesurer, activités et buts), des approches d’évaluation de maturité (l’explication du niveau de maturité PMO par fonction, son niveau actuel et ciblé), et ainsi de suite.
Vous pouvez aussi vous créer un compte de démonstration. Des certifications de consultant et de formateur sont proposées.
Cela semble un bel outil pour vous aider à poser les bases ou développer votre PMO vers le niveau de maturité suivant. Comme décrit, c’est bien plus qu’une évaluation de maturité. cela vous aidera dans la création, l’évolution et l’opération de votre PMO.
Ce que je n’ai pas trouvé est la connexion avec les développements agiles. Quelles sont les conséquences pour un PMO si l’organisation met en œuvre des équipes agiles permanentes ? Quels impacts pour le PMO, ses KPIs et caetera ? Avoir des équipes agiles auto-organisées permanentes signifie que vous devez apporter le travail aux équipes au lieu de mettre les gens au travail et en conséquence il y aura moins de projets. Le processus décisionnel, si possible, sera décentralisé. Ces événements agiles auront un grand impact sur les fonctions et les activités du PMO. Peut-être pour la version suivante ?
Si vous avez déjà utilisé cette méthode, je vous invite à commenter sur votre retour d’expérience.
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Vous seriez étonnés du nombre de sociétés qui ne savent pas combien de projets elles ont dans leur portefeuille ou quand leur prochain grand programme suivant a prévu de démarrer !
Aussi, la plupart des organisations en appellent à une unique source de vérité, qui est souvent le PMO.
une plus grande transparence
Bien que la visibilité mène à la transparence, qui mène à son tour à la responsabilité, étonnamment, toutes les organisations ne sont pas prêtes à devenir transparentes.
En fait, la transparence peut devenir une situation compliquée: Chacun la veut jusqu’au moment ils l’ont !
Avez-vous entendu parler de projets pastèque ? Les projets pastèque sont un exemple clair où la transparence peut mettre en lumière des projets malsains, en mauvaise santé persistante, mais tous ne seront pas heureux de cette information.
Ceux-ci sont les projets qui semblent verts à l’extérieur jusqu’à ce que vous regardiez de plus près et vous rendiez compte que, en fait, ils sont rouges sur l’intérieur, avec une portée qui échappe à tout contrôle, des parties prenantes malheureuses et des délais non respectés.
Combien pourriez-vous en découvrir ?
Heureusement, il y a deux ou trois actions que vous pouvez entreprendre dès aujourd’hui pour préparer en douceur votre organisation à devenir plus transparente.
Considérez celles-ci :
Demandez des mises à jour régulières de la part de vos chefs de projet
Qu’elles soient hebdomadaires ou mensuelles (ma recommandation est de définir la fréquence en fonction de la complexité, de la durée et de l’urgence du projet), il est important de donner des directives clairement définies de ce que l’on attend des Chefs de projet dans leurs rapports, quand ils devraient soumettre les mises à jour et à qui.
Ne les appelez pas ‘rapports d’avancement’
Les rapports d’avancement ont mauvaise réputation et personne n’aime être relancé pour un rapport. Une bonne façon de réduire au minimum l’impact d’un tel mot est de remplacer le mot ou l’approche. Au lieu de rapports sous MS Excel, consommateur de temps, pourquoi ne pas avoir des réunions en face à face de seulement 10 minutes ?
Donnez le ton sur les exceptions
Si des ressources sont indisponibles, il est facile de comprendre pourquoi votre projet est en retard et votre sponsor et le client comprendront certainement la situation. Être transparent sur la raison d’un retard ou un dépassement de coût est plus utile et approprié pour le processus décisionnel que des retards ou un accroissement des dépenses. Il est donc important que la direction donne le ton adéquat pour les exceptions, créant un climat de confiance et de sincère discussion plutôt que des réprimandes.
La responsabilité sans conséquences revient à aucune responsabilité du tout
Il n’est pas rare de trouver des Chefs de projet qui ne ressentent pas le besoin d’annoncer le statut de leurs projets parce qu’ils estiment que l’équipe de direction senior ne s’y intéresse pas. Si vous atteignez ce point, quelque chose de grave se passe ! La transparence apporte la responsabilité, mais s’il n’y a aucune conséquence liée à l’accomplissement ou l’échec à atteindre des objectifs, il n’y a plus aucune motivation de le faire de façon appropriée.
Partagez la connaissance et encouragez l’échec rapide
Échouez vite, apprenez encore plus rapidement ! Il n’y a aucun mal dans un échec et il n’y a rien de plus nuisible pour le moral de l’équipe projet qu’un climat où la recherche de coupable est permanente et où vous êtes toujours sous les projecteurs, soumis à l’influence de vos pairs. Au lieu de cela, utilisez vos échecs comme une bonne occasion d’apprendre et, ce qui est plus important, de partager cette connaissance. Cela peut sauver le prochain projet de votre société.
Original post in English by Marisa Silva
Transparence
La transparence est un ingrédient clef pour faire progresser la maturité de votre PMO et la culture de management de projet d’une organisation mais elle demande du temps pour s’établir et, ce qui est plus important, peut représenter un lourd changement dans la manière de fonctionner de l’organisation.
La transparence est source de changement mais elle exige aussi des personnes qu’elles changent leurs attitudes et comportements, aussi, ne vous attendez pas à des changements très rapides.
Souvenez-vous : les projets sont avant tout à propos de personnes, pour les personnes et avec les personnes. Comme avec tout ce qui importe vraiment, il peut être difficile de gagner en transparence au début mais cela paie sur le long terme.
Prêts à vous y essayer ?
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Voici l’enregistrement du récent wébinaire organisé par iQar sur ce sujet du scoring.
Après une présentation introductive de 3’30 » sur iQar, Louis-Marie Rességuier entre dans le vif du sujet complexe du choix et de la priorisation des projets dans son portefeuille.
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Une compréhension plus claire du management de portefeuille de projet vous aidera à comprendre les bénéfices qu’il apporte à une organisation. La gestion de portefeuille est plus que la simple organisation de projets en un portefeuille; elle permet aussi aux sociétés de libérer du temps et des ressources et créer de la transparence en termes de tâches et de processus décisionnel. Des bénéfices en management de portefeuille de projet varient et sont toujours très utiles à une organisation. Les sociétés doivent être conscientes de cela pour comprendre ce qu’apporte la gestion de portefeuille de projet. Elle évite la gestion de projet traditionnelle; les projets sont moins vulnérables aux risques et ont une plus grande chance de succès si la gestion de portefeuille est en place. La gestion de projet est toujours une discipline importante, mais avec le management de portefeuille de projet, les organisations sont capables d’accélérer leurs projets, de créer des données précises et de détecter des projets redondants ou superflus.
Quels sont les bénéfices du Management de Portefeuille de Projet
Ci-dessous sont listés Dix Bénéfices du Management de Portefeuille de Projet qui aideront votre projet à recevoir l’attention qu’il mérite. Ces bénéfices sont aussi accompagnés par le Bureau de Management de Projets (Project Management Office / PMO) pour améliorer votre taux de succès dans les projets.
#1 : Le processus décisionnel est meilleur et plus transparent
Image courtesy of tuart Miles / FreeDigitalPhotos.net
Il est crucial que la collaboration soit mise en œuvre dans les projets de l’organisation. Ceci est rendu possible par la gestion de portefeuille de projet. Grâce à elle, il y a une transparence parmi les membres d’équipe et dans les tâches qui leur sont assignées. Personne ne peut décider seul de quels projets devraient être mis en attente et lesquels devraient être dans la liste de haute priorité. C’est un effort d’équipe avec un poids égal aux opérations, processus et activités projets. De plus, il n’y aura aucun problème de dissémination de l’information quand chacun est informé et conscient d’où en est exactement un projet spécifique.
#2 : Les risques sont mieux managés
Il pourrait être votre allié dans le business, mais le management de portefeuille peut aussi être votre ennemi si pas compris et utilisé correctement. C’est pourquoi vous devez comprendre à la fois sa fonction et sa discipline avant de plonger en eaux profondes. Cela ressemble à la lecture d’un livre; comprenez l’idée entière avant de donner un avis.
Les risques dans la gestion de portefeuille de projet prennent diverses formes: gouvernance, gestion de ressource et finances. On devrait considérer ces facteurs en analysant les risques dangereux qui menacent votre projet; évaluez chaque angle et utilisez la gestion de portefeuille de projet dans votre intérêt. Quand vous l’exécutez, la gestion de portefeuille vous aide alors à déterminer quels projets devraient être abandonnés en raison des contraintes de ressources ou des budgets insuffisants.
#3 : Les ressources sont utilisées de manière plus efficace
Une organisation sans PMO signifie qu’il sera difficile d’augmenter ou utiliser ses ressources efficacement et effectivement. Souvenez-vous que l’on considère les ressources humaines comme les ressources les plus cruciales et essentielles qui puissent exister dans une organisation. Si votre société manque des mains, d’intelligence et de compétences, attendez-vous à ce qu’elle tombe en ruines. Faites preuve d’intelligence dans le choix de vos ressources; certaines sociétés exigent des certifications dans les CV des postulants. Les compétences, talents et expertise sont des trésors pour des sociétés et cela augmentera quand vous aurez mis en place PMO et PPM. L’identification de chacune de vos compétences et ressources vous permettra de correctement distribuer les tâches.
#4 : Le portefeuille de projets apporte davantage de valeur
Et pas seulement au bénéfice de vos projets, cette valeur créera aussi pus d’influence auprès de vos parties prenantes. Cela signifie une accroche pour les intéresser davantage à vos projets et à la structure générale du PMO. Les projets sont non seulement mesurés sur combien de temps il faut pour les achever mais aussi la stratégie et les processus qui viennent avec. Quand vous prenez soin de votre PMO et PPM, vos projets et rapports ne nécessiteront pas un long processus et comme le temps est précieux pour vos parties prenantes, la capacité à en sauver en peu signifie beaucoup. Quand vous prouvez la valeur de vos projets aux parties prenantes, cela crée du confort et de la confiance de leur part. Cela, à son tour, les rendra plus intéressés par vos projets futurs et ce que votre organisation abordera ensuite.
#5 : Le succès est continu et se poursuit dans le temps
Votre PMO augmente le taux de réussite et la structure qui peut aider à ces succès. Comment peut des projets peuvent-ils atteindre systématiquement le succès ? Routine. Cela signifie avoir un processus standard dans chaque projet. Le programme, des procédures, des tâches : tous devraient être standardisés pour empêcher les changements inutiles qui peuvent perturber le flux de vos projets. Gardez à l’esprit que les leçons apprises sont cruciales car cela vous permettra de déterminer vos erreurs et échecs passés et les transformera en guide plutôt qu’une expérience que vous auriez préféré ne pas avoir connue en premier lieu.
Abstenez-vous de changer complètement vos pratiques et persévérez avec celles que chacun maitrise. Même si vous allez informer chacun des changements, il n’est pas sain de continuer à changer et modifier sans cesse des processus. Cela crée juste de la confusion et c’est consommateur de temps.
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#6 : Les projets sont mieux alignés sur les objectifs de l’organisation.
des projets bien alignés
Un projet qui est aligné sur le but de l’organisation est l’un des bénéfices primaires du management de portefeuille de projet. Quand vous avez réussi à aligner les projets sur les objectifs de la société, il sera plus facile suivre les problèmes que rencontre l’organisation et ses nouveaux besoins et changements.
#7 : Les investissements sont plus réfléchis.
Le coût est un des facteurs les plus cruciaux du succès de projet. Mais si vous vous focalisez trop dessus, vous perdrez de vue les bénéfices que votre organisation pourrait engranger. Cela ne signifie pas oublier le coût. En fait, le pouvoir d’investissement et les actifs de la société existent par la gestion de coût prudente.
Image courtesy of Sujin Jetkasettakorn / FreeDigitalPhotos.net
Si vous avez investi une somme dans un projet et que le bénéfice atteint est ce même montant. Pourquoi avez-vous investi votre argent dans ce projet ? Parce que vous croyez qu’il a une valeur potentielle plus importante. Comment le savez-vous ? Parce que vous avez mis en œuvre la gestion de portefeuille de projet. Le portefeuille ne regarde pas uniquement sur les coûts, mais aussi le produit et les services attachés au projet. Le PPM crée une valeur ajoutée sur ce que vous avez investi.
#8 : La communication est grandement améliorée.
Quand vous collaborez avec l’équipe pour le succès de projet, on s’attend à ce que vous deviez communiquer pour vous comprendre entre vous et capturer les détails importants du sujet de discussion. La gestion de portefeuille de projet, après tout, promeut la transparence au sein de l’équipe impliquée. Quand chacun est informé des détails d’un projet, la collaboration et la communication sont plus faciles et la distribution des tâches pose moins de problèmes.
#9 : Les décisions en termes de continuation de projet ou pas sont claires.
L’organisation de projets dans un portefeuille a aussi l’intention d’identifier quels projets devraient être arrêtés en raison de leur manque de génération de bénéfices. Les projets peuvent aussi être abandonnés parce qu’ils perturbent l’équilibre du portefeuille. Quand l’un de vos projets a l’une ou ces deux caractéristiques, il est temps de le vendre ou le stopper.
#10 : Le pourcentage de projets réussis augmente.
Les statistiques ne sont jamais gravées dans le marbre. Elles montrent que les sociétés qui ont un PPM dans leur structure ont deux fois plus de chance de réussir leurs projets que les organisations qui n’ont pas PPM du tout. Parce qu’il aide à organiser les projets et optimiser l’utilisation des ressources, le management de portefeuille de projet augmente le taux de succès en aidant les équipes à identifier des projets superflus et réduire au minimum les risques.
Alors, comment s’emparer des bénéfices de la gestion de portefeuille de projet ?
The referential on Amazon
Cela peut sembler dantesque, mais le premier pas est de comprendre ce qu’est le management de portefeuille de projet. Si vous échouez à voir ses capacités, vous ne pourrez pas entièrement saisir les avantages qui lui sont attachés. Vous pouvez savoir quels projets sont prioritaires, mais finir par donner la priorité à un projet superflu ou à celui qui n’est plus si profitable.
Avec la gestion de portefeuille, il est plus facile d’identifier quels projets doivent être entrepris. Pensez la gestion de portefeuille comme une paire de lunettes infrarouge ou une torche électrique qui vous aide à naviguer dans l’obscurité. Vous serez incapables de trouver ce que vous cherchez si vous n’utilisez ni l’une ni l’autre. C’est la même chose avec la gestion de portefeuille : si elle n’est pas présente dans votre organisation, vos projets existants échoueront ou seront à risque.
“Laissez le management de portefeuille de projet être la lumière au bout de votre tunnel.”
Auriez-vous des bénéfices additionnels à ajouter à cette liste ?
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Voici une question qui pourrait fort bien vous être posée si vous décrochez un entretien pour le poste que vous convoitez dans le PMO.
Je suggère que vous fassiez votre sélection ou priorisation parmi les réponses suivantes en fonction du type de PMO auquel vous postulez:
méthodologie : identification, standardisation et déploiement d’une méthodologie et de standards de management de projet
tableau de bord : établir ou valider et remonter les statuts de projets au management (tableau de bord des projets et fiche d’avancement)
conformité et prédictibilité : contrôler la conformité des projets avec les règles et procédures en vigueur
communication transverse : coordonner les communications et la visibilité à travers de multiples projets
gestion de ressources : gestion de tous les chefs de projets et ressources partagées dans les projets
professionnalisation du management de projet : formation, coaching, mentoring, sur les bonnes pratiques pour développer les compétences des chefs de projets
système d’information et de structuration des données projet : implémenter et exploiter un système d’information pour les projets
aide aux chefs de projets : développer et manager des modèles, procédures et documents de projet
amélioration continue avec les bonnes pratiques : promouvoir l’utilisation des leçons apprises et le management de projet dans l’organisation
Les 4 premières s’appliquent probablement à tous les types de PMOs.
Préparez-vous à aller plus loin. On pourrait aussi vous demander quels types différents de PMOs vous avez déjà rencontrés ou même établis.
Voici quelques-uns des différents niveaux de PMOs auxquels vous pourriez réfléchir dans votre préparation pour l’entretien : Entreprise, Programme, Division ou Entité Fonctionnelle, Grand Projet.
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Quand le sujet de choisir son outil PPM devient un vrai casse-tête, que vous vous perdez devant la pléthore d’offres et que vous ne savez plus vraiment comment faire le bon choix…
Pas de panique, détendez-vous ! On vous dit tout !
‘’Être Chef de projet, c’est être reconnu à la croisée des compétences interpersonnelles, organisationnelles, managériales et bien entendu techniques … Et c’est en cela que c’est valorisant !
Mais être un chef de projet c’est aussi savoir se doter de méthode et d’outils qui facilitent le management par projets » Erick ATHIER, consultant PMO Expert IQar.
Merci Erick, mais une fois qu’on a dit cela, que fait-on ?
« Un outil PPM est une aide précieuse dans l’accompagnement du cycle de gouvernance des projets : on parle alors de planification, de suivi et de pilotage des projets en termes de coûts, qualité, délais dans l’optique globale de la stratégie de l’organisation
Le marché des solutions PPM est vaste et très diversifié, et il s’agit en effet de ne pas s’y perdre !
Une règle d’Or : Se rappeler que l’objectif premier de votre outil de pilotage projets est de vous permettre de suivre et de piloter les projets de l’organisation ! »
Très bien jusque-là nous te suivons, Et ?
« Et bien, mon expérience dans le déploiement de méthode et d’outil PPM pour des organisations de toutes tailles et de tous secteurs, m’amène à vous conseiller de ne pas négliger mais d’être hyper attentif aux éléments suivants :
La couverture fonctionnelle de l’outil.
L’agilité de la solution et donc sa capacité à s’adapter aux évolutions de votre organisation.
La qualité de l’application en termes de design et d’aspect visuel qui peut compter pour la bonne appropriation de l’outil par les utilisateurs.
Le coût : Le modèle économique de l’application peut dans certains cas avoir une incidence prépondérante dans le choix d’une solution.
La technologie : La maintenabilité de l’application, la sécurité des données, …
L’existence ou non d’une communauté d’utilisateurs de l’outil, d’un support disponible ou d’un service après-vente.
Vous l’aurez compris, il s’agit là de traduire les besoins identifiés en fonction des objectifs souhaités en ‘CRITÈRES de choix qui vous permettront de faire un premier tri de l’offre des solutions PPM »
C’est dans le respect de ces différents critères qu’IQar, Pure project Player a conçu sa solution PPM à découvrir dans cette petite vidéo
Visionnez la vidéo réalisée par notre partenaire iQar
Pour conclure, le meilleur des outils PPM est …. celui qui répond à vos besoins et vos objectifs et qui s’adapte le mieux aux contraintes de votre organisation. Toutefois, ne négligez pas l’impact de la solution PPM sur les processus de votre organisation et, avant de vous lancer dans l’acquisition d’une solution, osez faire le point sur la maturité de votre organisation.
Pour vous aider dans cette réflexion, IQar, pure project player a décidé de créer et de mettre à disposition de toutes les organisations un e-quizz : http://www.testmaturite.com/ dans le but de permettre à tous les acteurs projets de prendre du recul et d’aller identifier le niveau de maturité de leur organisation.
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Voici les types d’organisations triés en fonction de l’autorité conférée au chef de projet de la plus forte à la plus faible.
1. L’organisation Projectisée : Les ressources sont allouées directement au projet
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2. La matrice Forte : les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles alors que le PM dédié au projet est dans une organisation indépendante
3. La matrice Équilibrée : Les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles et le Chef de projet dédié au projet est dans l’une de ces organisations fonctionnelles
4. La matrice Faible : Les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles et le Chef de projet coordonne le projet (plutôt qu’il ne le manage vraiment) et il est dans une de ces organisations fonctionnelles
5. L’organisation Fonctionnelle : Les ressources travaillent dans des organisations fonctionnelles et la coordination de projets est réalisée par des managers fonctionnels
Si cette question vous est posée lors d’un entretien de recrutement, par exemple dans un job de bureau de projet ou PMO, je vous recommande de réfléchir à l’avance à vos expériences passées pour illustrer ces modèles organisationnels et leurs impacts.
Pour les types d’organisations dans lesquelles vous avez personnellement travaillé, efforcez-vous de trouver et formuler des exemples concrets du pour et du contre des structures sur le management de projet. N’oubliez jamais que vous n’allez probablement pas pouvoir changer rapidement ces structures et expliquez comment vous y avez été ou y serez néanmoins efficace.
Bien sûr, si vous parvenez à connaitre à l’avance celle en place dans l’organisation qui recrute, démontrez que vous comprenez ses avantages et ses limites et pourquoi vous saurez y exceller.
Louis Marie RESSEGUIER est PMO consultant chez IQar, cabinet conseil maturité du système de gouvernance du portefeuille des projets
En gestion de projet la fatalité n’existe pas !
Les échecs et les succès sont rarement le fruit du hasard.
Une fois que l’on sait ça, infiltrons-nous dans les coulisses du Management de projets !
Tout l’enjeu des méthodologies et des systèmes de management de projet ainsi que les logiciels PPM qui les outillent, est justement, de permettre aux parties-prenantes des projets d’avoir plus d’un tour dans leurs sacs et de mettre toutes les chances de leur côté pour le succès de leur entreprise.
Comment faire ? Deux trois petites astuces et le tour est joué !
Voici notre mode opératoire….
Une répartition claire des rôles et responsabilités, mais c’est bien sûr ! vous vous en doutiez j’en suis persuadé !
Mais aussi par un cadrage et une planification des projets approfondis qui permettront, en cours de réalisation, un meilleur pilotage de l’avancement et une meilleure maîtrise de l’équilibre subtil entre les coûts, la qualité et les délais. Ça aussi vous vous en doutiez ?
Et avec ceci, l’affaire est dans le sac : meilleure intégration des livrables du projet dans les opérations de votre organisation garantie !
Si les succès et les échecs dans les projets ne doivent rien à la chance, il n’en demeure pas moins qu’ils sont régentés par un certain nombre de lois incontournables qui, sans toujours lui être propre, sont néanmoins applicables au monde du management de projets.
C’est de ces lois, de leurs impacts sur vos projets et de la meilleure manière de vous y adapter et d’y faire face, notamment à l’aide d’un outil PPM, que veut traiter cet article.
Car malheureusement savoir planifier comme un « pro » ne fait pas tout !
Déambulons ensemble mais… discrètement, dans les couloirs de 5 de ces lois pour voir comment un outil PPM pourrait vous être utile !
1. Tout d’abord, la terrible LOI DE PARKINSON
Elle nous explique que « toute tâche tend à se dilater pour utiliser toutes les ressources qui lui ont été dédiées»
Un bon outil de PPM, permet de poser un cadre de gouvernance pour les projets et donc, d’optimiser et de professionnaliser le cadrage et la planification des projets en privilégiant des cycles courts ! Gage d’une meilleure maîtrise en phase de réalisation.
Mais ça ne s’arrête pas là, les outils PPM ont plus d’un tour dans leur sac !
En proposant une fonctionnalité de pilotage du plan de charge des ressources, les outils PPM vont vous permettre de planifier les tâches des projets au plus juste et au plus près de l’effort nécessaire et des disponibilités des contributeurs.
Ainsi, ils vous apportent la possibilité d’un pilotage permettant de maîtriser l’équilibre entre les opérations récurrentes et les projets mais également l’équilibre au sein de votre portefeuille de projets, entre les tâches des différents projets (priorisation).
2. Ensuite, la redoutable LOI DE PARETO, qui dit que « 20% de l’effort nous donne 80% du résultat »
Comment vérifier facilement cela dans le cadre de la répartition du portefeuille de vos projets ?
On vous donne le truc : une fois vos projets sont correctement planifiés, vous allez généralement vous rendre compte que 20% des projets du portefeuille représentent quasiment 80% de l’importance du Portefeuille, et ce, que ce soit en termes de moyens (€), d’Effort (JH) ou de cumul (JH+€).
Ce genre de rapports vous permet d’identifier et de factualiser en un coup d’œil les projets les plus essentiels du portefeuille en vérifiant cette fameuse loi de Pareto.
Un jeu d’enfant me direz-vous…pas si votre outil PPM ne vous fournit pas ce genre de rapports ou qu’il est difficilement exploitable, parce que peu visuel, peu partagé, complexe à interpréter.
Certains outils proposent des systèmes simples qui, par un jeu de couleurs et de surfaces, vous rendent compte en un seul coup d’œil à la cartographie de l’importance et bonne santé des projets les uns par rapport aux autres.
3. On poursuit avec la LOI DE LABORIT ou loi dite « du moindre effort »
« Une tâche réputée complexe ou pénible paraît plus longue, il faut donc la réaliser au plus vite. La fin du travail n’en semblera que plus courte. »
Toute la ruse sera ici d’homogénéiser ses pratiques de planification dans votre organisation et de donner une visibilité à l’ensemble des parties prenantes du projet sur son avancement en termes de coûts, délais et bien sûr avancement technique !
Ces fonctionnalités de partage des délais, du plan de charge des ressources, de l’avancement technique, etc. facilitant par ailleurs le travail collaboratif autour du projet, auront un bénéfice direct et rapide : diminuer l’impact négatif de cette loi en minimisant la probabilité des parties prenantes du projet à une procrastination ou dispersion.
La planification au KANBAN est un outil particulièrement efficace pour cela, une planification simple, visuelle, agile qui fait souvent l’unanimité des collaborateurs !
4. LOI DE CARLSON, ça vous parle ?
« Un travail que l’on interrompt est plus long qu’un travail que l’on mène sans discontinuer. »
Et donc comment minimiser un certain nombre d’interruptions chronophages chez vos contributeurs lors de la conduite d’un projet ?
Allez, on vous donne l’astuce : mettez en place une vraie priorisation des actions à réaliser par vos contributeurs !
Comment ? En professionnalisant votre planification et en donnant de la visibilité sur les disponibilités des uns et des autres grâce à des fonctionnalités de suivi et de partage du plan de charge des ressources.
De plus, il faut vous assurer que l’ensemble des aspects du projet (coût, qualité, délais, ressources, rapports, etc.) soient gérés dans un seul et même outil, et on vous garantit que les interruptions et les difficultés de gestion générées par un pilotage de projets aux sources multiples, seront fortement minimisées !
Dites Adieu à l’adage de la Loi CARLSON !
5. The last but not the least : la LOI DE MURPHY « si quelque chose doit échouer, alors ça échouera »
Brrr elle donne froid dans le dos cette loi non ?…Mais là aussi nous avons plus d’un tour dans notre sac !
Prendre des marges de sécurité,
Maîtriser les changements sur les projets
Et piloter ces changements et ces marges de sécurité et tout cela, au niveau de votre portefeuille de projets, c’est la clé !
De nombreux rapports (indicateurs + tableaux de bord) sont disponibles pour anticiper et identifier les échecs et s’appuyer sur les succès. Choisissez un outil dont le catalogue de rapports soit basé sur l’ensemble des données présentes dans l’application, fiabilisées au quotidien par les parties prenantes des projets.
En guise de conclusion, vous l’avez compris, un outil PPM ne vous propulsera donc pas dans l’illégalité à proprement parlé du moins au sens courant du terme.
Un tel outil constituera surtout pour vos projets un vecteur de performance en vous permettant de mieux faire face aux effets négatifs d’une mauvaise appréhension de ces lois et de leurs conséquences !
Pour aller plus loin….
« Quel est le meilleur outil, par rapport à mon besoin et la maturité en Projets de mon organisation ? ».
Évaluer sa maturité ‘projets’ avant de s’engager dans la recherche d’un outil de gestion des projets, c’est sécuriser votre prise de décision et processus de choix ! Parce que choisir son outil qui sera adapté à son organisation, c’est avoir une vision claire sur le niveau de maturité de sa gouvernance Projets
Voici une question que votre potentiel futur employeur pourrait fort bien vous poser et quelques éléments de réflexion pour vous préparer à y répondre !
Et voici quelques-unes des étapes sur lesquelles je plancherais pour préparer un plan à 90 jours que je pourrais proposer à mon futur employeur dès les premiers entretiens :
a. Rencontrer le sponsor du PMO ou le comité de direction pour établir les objectifs et rôles clés du PMO.
Ceux-ci peuvent très largement varier d’une société à l’autre tant en contenu qu’en priorité: Mettre les projets sous contrôle, former les PMs, définir les livrables de projets et de suivi de leur production, choisir une ou plusieurs méthodologies en fonction des types de projets, définir les règles de priorisation des projets, d’allocation des chefs de projet, établir un centre compétences en PM…
En gros, je dois comprendre « pourquoi un PMO ? », quels seront sa raison d’être et ses critères de succès ?
b. Constituer la meilleure équipe possible.
En réalisant un premier inventaire des compétences existantes, des forces et faiblesses, des manques évidents à combler par de nouveaux recrutements (internes ou externes, temporaires ou permanents)… je réalise un rapide état des lieux et j’apprends à connaitre les membres de la future équipe PMO.
c. Réaliser un inventaire des projets en cours et planifiés.
Quel est notre point de départ ? Pour pouvoir juger de l’efficacité de la mise en place du PMO, je dois impérativement avoir une base de références, un point de départ auquel me référer pour constater objectivement les progrès accomplis au fil de l’implémentation et des changements. Donc, j’ai besoin de connaitre le nombre et les types de projets, leur criticité, état d’avancement, risques, bénéfices attendus et alignement sur les stratégies de l’entreprise, ressources à disposition… J’identifie les plus clivants et importants qui nécessiteront de ma part une plus grande attention.
d. Définir et collecter quelques métriques de base pour ces projets.
Retour sur investissement, retard par rapport au plan approuvé, écart de coûts par rapport au budgété, burn-down charts pour les projets Agile, niveau de satisfaction des utilisateurs et clients…
Autant d’indicateurs que je dois essayer de collecter s’ils existent ou construire tout en faisant simple et pragmatique.
e. Mettre en place un tableau de bord de santé de projet avec les métriques définies au point précédent.
Je dois m’efforcer d’être synthétique, de viser la clarté et mettre en évidence les écarts et alignements de chaque projet avec la stratégie de l’entreprise.
f. Passer en revue les descriptions de postes de chef de projet actuellement ouvertes.
Je cherche ici à appréhender la culture en management de projet de l’organisation. Quel rôle est habituellement dévolu au générique titre de chef de projet ? J’essaie de comprendre les besoins et de mieux qualifier ces jobs.
g. Créer le plan de formation et le parcours professionnel en management de projet
Y-a-t-il en interne ou en externe un processus de certification des Chefs de projet déjà reconnu et accepté dans la société ? Quel jeu de compétence est selon moi primordial pour réussir les projets de l’entreprise ?
h. Mettre en place une méthodologie commune de management de projet
Modèles, boîtes à outils (en commençant petit en réutilisant ce qui est déjà bien répandu dans l’entreprise), logiciels de gestion des besoins / product backlogs, de planification des projets, de business case, de suivi des dépenses et de l’avancement, registre des risques et actions en cours… Méthodes traditionnelles et prédictives versus Agile ou un hybride des deux ?
i. Se mettre en position de contrôle du portefeuille de projets sous responsabilité du PMO
tour de contrôle des projets
Je réalise avec les membres de l’équipe PMO et à partir de l’inventaire réalisé au point c., une liste priorisée de recommandations sur les projets en cours en nous basant sur la métrique du point e. et surtout sur l’alignement des projets sur la stratégie de l’entreprise du point a.
Proposer avec une argumentation objective quels projets poursuivre, consolider/regrouper, accélérer ou éliminer.
Mieux vivre les transformations de votre organisation ?
Améliorer votre visibilité sur le management transversal des projets stratégiques de votre entreprise ?
L’auteur du référentiel français du système de management des portefeuilles projets (SMPP), met à disposition des organisations, des outils et méthodes d’évaluation et de développement de la maturité Projets.
SMPP est Partenaire de DantotsuPM
Plus de 850 entreprises ont évalué la maturité de leur organisation et près de 450 personnes ont identifié leur portrait d’acteurs projet grâce aux outils d’évaluation de la maturité en gestion de portefeuille, de programme et de projet, disponibles en ligne.
Faites le test gratuitement !
Que vous soyez Porteur, Sponsor ou Manager Projet, si vous vous demandez où en est votre organisation de sa capacité de gouvernance Projet, quel impact joue ma personnalité sur le management des projets ?
N’ATTENDEZ PLUS, TESTEZ VOUS !
FAITES AVANCER VOTRE CURSEUR DE MATURITÉ
Le cabinet conseil, IQar, s’est appuyé sur le référentiel francophone et modèle de maturité du système de management des portefeuilles projet (SMPP) pour construire ces outils de diagnostic et de mesure.
A l’issue de ces audits vous recevrez un rapport complet pour faire le point sur votre maturité en management de projet / gouvernance du portefeuille de projets ainsi qu’un premier plan d’actions pragmatique et opérationnel d’amélioration de vos processus de gouvernance.
La question de la maturité de gouvernance projets est un sujet d’actualité brûlant de nos jours. Mark Austin (The World Bank) rapportait dans une conférence au Global Project Management Forum que plus de 15 millions de personnes travaillaient dans la filière du management et gestion de projets.
Ce chiffre illustre à quel point les projets génèrent des enjeux majeurs dans la vie de nos organisations, et ce, quel que soit leur activité, leur taille, leur localisation. Les transformations et innovations que doivent opérer les organisations pour être performantes, intègrent la gestion d’un nombre croissant de Projets.
Ainsi, chaque entreprise développe une Compétence Projet.
C’est par la maitrise de sa maturité projet que l’organisation pourra être garante d’un pilotage et management de ses projets, portefeuilles et programmes efficace et opérationnel.
Bonjour, je vais dorénavant regrouper les nouvelles sur Microsoft et MS Projet pour les partager avec vous dans un unique billet chaque mois.
Et ce mois-ci, j’ai trouvé les sujets suivants qui m’ont intéressé et qui devraient je l’espère aussi vous plaire :
Wébinaire Portfolio Management
Vidéo sur le management de projet de papa Noël 🙂
Un billet en anglais sur Agile et MS Projet : « MS Project goes Agile »
Belles fêtes de fin d’année 🙂
Un Wébinaire à la demande sur le thème : « Budgets réduits, ressources contraintes, trop de projets… »
Il est vrai que bien manager son projet est absolument critique et c’est justement notre travail de chef de projet. Mais la question se pose aussi d’être certain de faire les bons projets (en plus de les faire bien).
Alors, comment faire une sélection optimale et un management serré de l’ensemble des projets du portefeuille de l’entreprise ou de son organisation ?
Une partie de la réponse est bien sûr de mettre en place et opérer une bonne gestion du portefeuille de projets.
Si ce sujet vous intéresse également, ne ratez pas le rendez-vous du mois avec l’équipe Microsoft Project !
Tout un cycle de webinars pour nous aider à identifier et saisir les opportunités pour améliorer notre gestion de projet grâce à Microsoft Project.
Olivier Schmitt, Consultant Senior Project Management chez Team Square
Ce mois-ci, Olivier Schmitt, Consultant Senior Project Management chez Team Square vient nous parler de la solution Microsoft Project Online et plus spécifiquement du module Portfolio Management.
Une entreprise se pilote stratégiquement à 5 ou 10 ans.
Le module Portfolio Management de la solution Microsoft Project Online a été conçu pour répondre aux questions suivantes :
Comment s’assurer de l’alignement des projets lancés avec la Stratégie d’Entreprise ?
Comment intégrer de nouvelles opportunités et idées dans un portefeuille existant ?
Comment simuler l’impact d’une restriction budgétaire sur un portefeuille de projets en cours ?
Que faire des projets les moins attractifs ? Et des projets forcés ?
Rejoignez-nous autour de ce Webinar pour découvrir l’art de cette discipline et assister à une démonstration des possibilités de la solution Microsoft Project Online.
Comment le Père Noël révolutionne-t-il la gestion de la livraison ?
Voici quelques fonctionnalités de Microsoft Project à découvrir à travers une courte vidéo humoristique.
Nous pouvons donc envoyer sereinement nos listes au père Noël.
Tant mieux, depuis le temps que c’étaient nos sponsors qui clients qui nous envoyaient les leurs !
It is a principle-based standard, making it applicable to a broad range of organizations, regardless of project delivery approach.
The Fourth Edition contains an expanded description of portfolio management to reflect its relation to organizational project management and the organization.
SMPP est Partenaire de DantotsuPM – Référentiel SMPP gratuit téléchargeable.
L’application de tout ou partie des 23 exigences du référentiel SMPP, vous permettra d’intervenir au 3 niveaux requis pour aborder les projets à 360 degrés.
Au niveau de l’entreprise et de votre ‘bureau de projets’, pour optimiser l’alignement des projets avec la stratégie, parce que des stratégies de transformations naissent une vision des projets porteurs de valeur.
Au niveau de vos directions ‘métiers’ par la mise en œuvre de méthodologie, de processus, d’outils et de comportements facilitant la sélection, la gestion de la charge, la gestion du stress et la maîtrise de l’environnement multi-projets.
Au niveau des acteurs des transformations par le développement de leur culture projet, et de leur efficacité en terme de méthode, d’outil de gestion et de leadership, …
Les bénéfices de la mise en œuvre du référentiel SMPP dans votre organisation sont :
Économiques : Accélérer et fiabiliser le management des projets et leur réalisation
Humains : Donner du sens aux transformations, impliquer et clarifier les rôles et responsabilités
Managériaux : Définir un langage et un schéma communs d’intervention autour des projets, mieux maîtriser la charge des projets dans la gestion du temps des collaborateurs
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Toutes les organisations ayant du personnel dédié à la gestion de projet n’ont pas besoin d’un bureau de gestion de projet (Project Management Office : PMO) ou ne prendront pas le temps, ne dépenseront pas l’effort ni l’argent pour en créer un.
Le devraient-elles ?
C’est probablement une question qui dépend de leur industrie, leur financement, la taille de l’organisation et leurs perspectives en management gestion de projet. Mais, si un PMO est nécessaire, pourquoi s’arrêter à mi-chemin ?
Ci-dessous cinq astuces clefs en création d’une fondation solide pour un excellent bureau de gestion de projet.
Prenez de la visibilité dans l’organisation.
Il est important que le bureau de gestion de projet ait beaucoup de crédibilité et de visibilité dans l’organisation. Il doit en réalité mener des projets très en vue pour des entités internes pour gagner en visibilité et rester en vie à plus long terme. Devenir cette sorte d’organisation qui est pleinement utilisée par tous les départements l’aidera à devenir et rester l’organisation en infrastructure de gestion de projet vers laquelle on se tourne pour atteindre le succès et pour être pris au sérieux dans toute la société et par des clients externes des projets.
Recrutez un excellent leader au sommet.
Sans bon leadership au plus haut de l’entreprise… le PMO échouera. Sans direction forte, vous vous retrouvez seulement avec une bande de chefs de projet. C’est excellent, si c’est tout ce dont vous avez besoin. Mais si votre organisation manage des projets de tailles et importances significatives, se concentrer sur la construction d’un bon PMO est probablement une bonne initiative et cette organisation doit être dirigée par un directeur de PMO qui soit à la hauteur de la tâche.
Établissez une politique et une méthodologie faciles à suivre.
Mettez en place une pratique de management de projet avec une politique et des procédures en place. Partagez les meilleures pratiques avec des modèles que chacun puisse utiliser. Cela rendra beaucoup plus facile d’avoir un groupe de gestion de projet cohésif où le chef de projet utilise le réseau et partage les connaissances qui mènent au succès.
Faites le choix de l’expérience.
La certification est une bonne approche, en particulier si votre industrie ou niche du marché l’exigent. Certains contrats dont ceux pour le gouvernement peuvent en faire un pré-requis. Mais, en général, préférez l’expérience. L’expérience, d’autant plus si elle a été couronnée de succès, peut mettre en mouvement une infrastructure de management de projet très productive qui peut construire encore et encore au fil des projets. Les chefs de projet gagnent en expérience et deviennent les mentors de nouveaux chefs de projet et même de chefs de projet déjà certifiés.
Obtenez de support des dirigeants exécutifs.
Le bureau de gestion de projet doit avoir le plein support des dirigeants. Il a le bon niveau de financement. Il a la confiance et le soutien au niveau exécutif qui signifie que les bons projets passeront par lui. Il aura une bien meilleure chance de devenir et rester une entité viable dans l’organisation.
En résumé (et je vous incite à complémenter de vos expériences)
Si vous construisez un bureau de gestion de projet parce que votre organisation a besoin de cette structuration ou que vous dirigez assez de projets ou de chefs de projet pour qu’un PMO prenne tout son sens, vous voudrez le réussir pleinement. Et utilisant ces cinq astuces basées sur mon expérience, vous créerez une bonne et robuste fondation pour un bureau de gestion de projet qui fera face aux tempêtes et réussira.
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Quelles sont vos propres idées sur les ingrédients qui entrent dans la réussite du PMO ? Qu’avez-vous vu qui marche ou pas ? Qu’ajouteriez-vous ou changeriez-vous dans cette liste ?
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This annual piece of research is undertaken by Wellingtone, with contribution from the APM PMO SIG and APM Systems Thinking Group. You can take a look at the 2017 survey here.
APMG International® « Guide to Program Management for Development Professionals launched by PM4NGOs »
Project Management for non-governmental organization (PM4NGOs) est une organisation internationale non gouvernementale qui promeut et encourage le professionnalisme dans tous les projets et programmes à buts non lucratifs dans le monde entier.
Visitez le site web
The Program Guide (PgMD) présente le cycle de vie des programmes de manière simple avec ses outils, processus, disciplines et modèles qui permettent de réussir ceux-ci. 5 principes essentiels sont mis en exergue: Bonne gouvernance, approche participative, complétude, intégration et adaptation.
et le PMI® vient de publier « The Standard for Program Management – Fourth Edition »
Disponible en ligne en format PDF pour les membres du PMI
Les programmes ont prouvés leur importance vitale pour déployer des initiatives stratégiques et critiques aux succès des organisations.
The Standard for Program Management – Fourth Edition est destiné aux organisations et personnes désireuses d’améliorer leurs compétences et capacités en management de programme. Son approche basée sur de grands principes fondateurs permet de le rendre applicable à toutes les approches de management de projets.
“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.
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Aujourd’hui les experts d’IQar, cabinet conseil dans la Maturité en Projets des organisations publiques et privées, partagent avec nous un premier niveau de réflexion autour d’une question que très souvent les clients leur posent :
Quel retour sur investissement les organisations peuvent-elles attendre d’un outil de Project and Portfolio Management (PPM) ?
Voir la vidéo de présentation SuiteProG
Dans la mesure où aujourd’hui les organisations doivent se transformer, innover et évoluer en permanence sur leur marché, ces organisations se retrouvent dans des environnements de performance financière et de production contraints ; Ainsi, la problématique de la mise en œuvre d’un outil PPM n’échappe pas à cette règle.
Déployer un logiciel PPM est un investissement, c’est un fait.
Qui dit investissement dit à la fois Bénéfice (physique et/ou moral) et Dépenses !
Le projet de déploiement d’un logiciel PPM c’est :
D’abord passez par la case Dépenses !
L’équipe projet devra être mobilisée pour recueillir et spécifier le besoin, afin de sélectionner en fonction la solution PPM la plus adaptée à l’organisation, puis la paramétrer et la déployer.
Un outil PPM apportera de nouvelles manières de travailler, plus productives pour gérer les projets. De fait des formations pour les collaborateurs devront être menées pour faciliter la conduite du changement, un volet trop souvent oublié dans le cadre du projet ! Enfin, une solution PPM a un coût propre (licence, hébergement, support) même si les solutions en SAAS offrent l’avantage de limiter ce coût à simplement la licence, le logiciel étant hébergé et maintenu directement par l’éditeur.
Puis tirez la carte Gains !
Gain en productivité pour les collaborateurs : c’est le premier bénéfice recherché dans l’investissement d’un outil PPM.
Le PPM porte l’enjeu sensible d’outiller le lien entre le l’organisation hiérarchique (qui fait référence en mode « Opération » ) et l’organisation matricielle, qui elle, fait référence en mode « Projet ».
Un logiciel PPM outille une méthodologie de gestion des projets adaptée à l’organisation.
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Cette méthodologie vise des objectifs à valeur ajoutée très clairs :
pilotage budgétaire,
pilotage des délais,
suivi des temps,
management du plan de charge des ressources,
mise en place de reporting,
etc.
et se traduit par la mise en place d’un référentiel, de processus et d’outils qui permettront d’atteindre les objectifs fixés.
Ce référentiel, ces processus et ces outils composent …. Tadaaaaam : la Gouvernance en gestion de projet de l’organisation ! Gouvernance qui sera outillée par le logiciel PPM, la boucle est bouclée ?!
La case ‘Passez votre tour’ ?
ATTENTION TOUT N’EST PAS SI FACILE !!! Si l’on n’est pas convaincu en amont des gains organisationnels et de productivité que peut apporter à l’organisation la mise en place d’une telle gouvernance, …. Alors inutile de réfléchir à outiller son management en projets et acquérir une solution logiciel, vous perdrez votre temps et argent !
Mais dans le cas contraire, si le manager sait précisément ce qu’il recherche à travers un logiciel de pilotage portefeuille et projets, Bingo ! Vos gains potentiels d’une telle solution seront évidents pour votre organisation !
Un choix d’outil PPM éclairé, adapté en termes de couverture fonctionnelle, c’est-à-dire le plus adapté à ses objectifs, à sa stratégie et à son contexte est la meilleur manière de réussir le Projet ‘Outiller sa gouvernance en projets’.
Jeu Set et Match !
En somme, à travers le déploiement d’un logiciel PPM, on vise un ROI qualitatif et organisationnel mesurable financièrement à long terme. L’enjeu d’un tel projet est de permettre à l’organisation de travailler mieux pour se mettre en situation de gagner plus et non l’inverse. Dans un tel projet il ne faut donc pas chercher un ROI immédiat. C’est un investissement sur l’avenir qui permettra de rester concurrentiel en faisant plus avec moins et d’atteindre par ce biais rien de moins que l’efficience.
… Alors convaincus d’un choix éclairé et adapté de son outil PPM ? Vous rêvez d’un pilotage stratégique du portefeuille projets simple et efficace ?
Êtes-vous prêts pour une gestion rentable et opérationnelle de vos projets ?
Véritable kit complet de pilotage en Projets, SuiteProG intègre les dernières fonctionnalités innovantes du PPM (Kanban, scoring…) ainsi qu’une méthode de management en projets labélisée (SMPP)!
Conçu et développé par des Chefs de Projets et PMO, SuiteProG vous donne toute les clés pour réussir votre pilotage stratégique et opérationnel de vos Projets.
IQar, cabinet conseil dans le développement de la maturité en projets. Auteur du référentiel français du Système de Management du Portefeuille Projets, labélisé Bureau Véritas, www.smp2.org
Le PMO se développe et en ce faisant, les équipes PMO doivent être capables d’adopter et adapter de nouvelles habitudes à équilibrer avec les usages traditionnels pour délivrer tant prévisibilité qu’innovation.
The Ambidextrous PMO: Balancing Predictability & Innovation
Approximativement 1% des personnes sont naturellement ambidextres et si vous regardez le pourcentage de PMOs qui ont développé cette capacité, c’est aussi un très faible pourcentage.
Tout comme nos outils quotidiens favorisent les droitiers (pensez aux ouvre-boîtes ou aux ciseaux), le focus traditionnel des PMOs est de développer des habitudes ‘droitières’ qui se concentrent sur la prévisibilité souvent au détriment de l’innovation. Beaucoup de chefs de projet plutôt innovateurs se réfèrent désespérément aux tendances droitières des PMOs comme le ‘Waterfall’, se heurtant aux structures de direction restrictives et réagissant vivement quand on leur demande des artefacts droitiers comme un cas d’affaires.
Ce qu’ils échouent à reconnaître est que même si les PMOs très performants encouragent des outils ‘gauchers’ comme Scrum ou Kanban, il y a une réelle volonté d’accroitre le développement d’une équipe PMO qui ait un haut degré de capacité et de polyvalence avec chaque main.
L’habileté des deux mains des musiciens
Le membre d’un PMO moderne est moins ingénieur de processus et davantage musicien, une activité exigeant beaucoup d’habileté des deux mains. Ces ‘musiciens’ qui composent les PMOs les plus performants sont aussi confortables à jouer de la musique classique (la prédictibilité) que du jazz (l’expérimentation et l’innovation).
Ils reconnaissent que le mouvement ‘gaucher’ est bien intentionné et nécessaire, mais comprennent que le PMO de demain doit se concentrer sur la livraison tant prédictible qu’innovante pour leurs organisations.
La dextérité est essentielle dans un monde de projet très perturbé
C’est seulement PMO ambidextre qui peut dé-risquer les programmes actuels qui sont caractérisés par un haut degré de rupture technique (plates-formes digitales, intelligence artificielle) et des ruptures dans le mode de livraison (Agile, Lean, Six Sigma et Design-Centric).
Les organisations les meilleures se concentrent aujourd’hui sur le développement de la dextérité de leur PMO en embrassant 5 principes :
1. Pas de taille unique.
Un taille par individu ou dans le cas du PMO par organisation
Même si les PMOs performants ont beaucoup en commun, leur design est « sur mesure » et doit être développé en prenant en compte la stratégie spécifique de l’organisation, la culture (le mélange actuel de ‘gauchers’ et ‘droitiers’) et le portefeuille. La standardisation et le design de PMO généraliste ne réussira plus à délivrer une valeur durable.
2. Des structures de gouvernance spécifiques.
La direction de programme efficace est atteinte grâce à trois organes de interconnectés qui fonctionnent ‘top to bottom’ et reconnaissent le besoin de séparer et manager le ‘stratégique’, le ‘design’ et la ‘gestion de la livraison de façons très différentes.
3. Développement des Compétences de Programme.
Les PMOs qui réussissent vraiment collaborent étroitement avec le Développement Organisationnel pour développer des stratégies intégrées qui managent pro-activement les défis émergents avec les personnes : de nouvelles compétences techniques, des contrats de travail plus flexibles, la rétention de la connaissance, l’accroissement de l’agilité.
4. Alignement Agile.
Le PMO sait quand expérimenter pour résoudre de nouveaux problèmes et quand exploiter ce que l’on connaît déjà. Il est primordial pour le PMO de savoir comment faire les deux et intégrer sans couture des outils traditionnels et de nouvelles pratiques émergents.
5. Services à valeur ajoutée.
Les PMOs performants continuent de fournir le support traditionnel (pendant qu’ils encourageant davantage d’autonomie dans les équipes fonctionnelles) et ajoutent une valeur complémentaire en :
Augmentant la capacité de leadership à travers tout le programme;
Entreprenant des plongées en profondeur avec les équipes de projets pour aller jusqu’au fond des questions épineuses dans la mise en œuvre; et
En mettant en place des ‘laboratoires d’expérimentation’ pour rassembler les parties prenantes internes et des experts externes (incluant des clients) afin de travailler intensivement sur le développement de nouvelles solutions pratiques aux défis des programme émergents.
Au final, ces PMOs soutiennent aussi le business dans la production et l’utilisation de la preuve (analytique, retours d’utilisateurs) pour prendre des décisions de projet informées. Ce qui en fait devrait être le focus de tout PMO : de meilleures décisions pour faire avancer le business tout en incluant toujours inclure la prise en considération de solutions novatrices mariées avec la prédictibilité.
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Selon ce rapport, la maturité en management de projet de nombreuses organisations reste insuffisante pour répondre aux exigences de délais et budgets de leurs projets.
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Des indicateurs simples comme la régularité avec laquelle les revues de projet ont lieu restent trop faibles.
Même si les méthodes et certifications en management de projet sont appréciées des sociétés, il y a un écart important entre connaissance et application de celles-ci.
Agile reste trop souvent perçu comme un buzzword au sein des organisations et davantage d’éducation sur ce sujet est requise.
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