Un logiciel de gestion de projet pour contourner les lois, ça vous tente ? par Louis Marie RESSEGUIER

26 Avr

Louis Marie RESSEGUIER est PMO consultant chez IQar, cabinet conseil maturité du système de gouvernance du portefeuille des projets

En gestion de projet la fatalité n’existe pas !

Les échecs et les succès sont rarement le fruit du hasard.

Une fois que l’on sait ça, infiltrons-nous dans les coulisses du Management de projets !

Tout l’enjeu des méthodologies et des systèmes de management de projet ainsi que les logiciels PPM qui les outillent, est justement, de permettre aux parties-prenantes des projets d’avoir plus d’un tour dans leurs sacs et de mettre toutes les chances de leur côté pour le succès de leur entreprise.

Comment faire ? Deux trois petites astuces et le tour est joué !

Voici notre mode opératoire….

  1. Une répartition claire des rôles et responsabilités, mais c’est bien sûr ! vous vous en doutiez j’en suis persuadé !
  2. Mais aussi par un cadrage et une planification des projets approfondis qui permettront, en cours de réalisation, un meilleur pilotage de l’avancement et une meilleure maîtrise de l’équilibre subtil entre les coûts, la qualité et les délais. Ça aussi vous vous en doutiez ?
  3. Et avec ceci, l’affaire est dans le sac : meilleure intégration des livrables du projet dans les opérations de votre organisation garantie !

Si les succès et les échecs dans les projets ne doivent rien à la chance, il n’en demeure pas moins qu’ils sont régentés par un certain nombre de lois incontournables qui, sans toujours lui être propre, sont néanmoins applicables au monde du management de projets.

C’est de ces lois, de leurs impacts sur vos projets et de la meilleure manière de vous y adapter et d’y faire face, notamment à l’aide d’un outil PPM, que veut traiter cet article.

Car malheureusement savoir planifier comme un « pro » ne fait pas tout !

Déambulons ensemble mais… discrètement, dans les couloirs de 5 de ces lois pour voir comment un outil PPM pourrait vous être utile !

1. Tout d’abord, la terrible LOI DE PARKINSON

Elle nous explique que « toute tâche tend à se dilater pour utiliser toutes les ressources qui lui ont été dédiées »

Un bon outil de PPM, permet de poser un cadre de gouvernance pour les projets et donc, d’optimiser et de professionnaliser le cadrage et la planification des projets en privilégiant des cycles courts ! Gage d’une meilleure maîtrise en phase de réalisation.

Mais ça ne s’arrête pas là, les outils PPM ont plus d’un tour dans leur sac !

En proposant une fonctionnalité de pilotage du plan de charge des ressources, les outils PPM vont vous permettre de planifier les tâches des projets au plus juste et au plus près de l’effort nécessaire et des disponibilités des contributeurs.

Ainsi, ils vous apportent la possibilité d’un pilotage permettant de maîtriser l’équilibre entre les opérations récurrentes et les projets mais également l’équilibre au sein de votre portefeuille de projets, entre les tâches des différents projets (priorisation).

2. Ensuite, la redoutable LOI DE PARETO, qui dit que « 20% de l’effort nous donne 80% du résultat »

Comment vérifier facilement cela dans le cadre de la répartition du portefeuille de vos projets ?

On vous donne le truc : une fois vos projets sont correctement planifiés, vous allez généralement vous rendre compte que 20% des projets du portefeuille représentent quasiment 80% de l’importance du Portefeuille, et ce, que ce soit en termes de moyens (€), d’Effort (JH) ou de cumul (JH+€).

Ce genre de rapports vous permet d’identifier et de factualiser en un coup d’œil les projets les plus essentiels du portefeuille en vérifiant cette fameuse loi de Pareto.

Un jeu d’enfant me direz-vous…pas si votre outil PPM ne vous fournit pas ce genre de rapports ou qu’il est difficilement exploitable, parce que peu visuel, peu partagé, complexe à interpréter.

Certains outils proposent des systèmes simples qui, par un jeu de couleurs et de surfaces, vous rendent compte en un seul coup d’œil à la cartographie de l’importance et bonne santé des projets les uns par rapport aux autres.

3. On poursuit avec la LOI DE LABORIT ou loi dite « du moindre effort »

« Une tâche réputée complexe ou pénible paraît plus longue, il faut donc la réaliser au plus vite. La fin du travail n’en semblera que plus courte. »

Toute la ruse sera ici d’homogénéiser ses pratiques de planification dans votre organisation et de donner une visibilité à l’ensemble des parties prenantes du projet sur son avancement en termes de coûts, délais et bien sûr avancement technique !

Ces fonctionnalités de partage des délais, du plan de charge des ressources, de l’avancement technique, etc. facilitant par ailleurs le travail collaboratif autour du projet, auront un bénéfice direct et rapide : diminuer l’impact négatif de cette loi en minimisant la probabilité des parties prenantes du projet à une procrastination ou dispersion.

La planification au KANBAN est un outil particulièrement efficace pour cela, une planification simple, visuelle, agile qui fait souvent l’unanimité des collaborateurs !

4. LOI DE CARLSON, ça vous parle ?

« Un travail que l’on interrompt est plus long qu’un travail que l’on mène sans discontinuer. »

Et donc comment minimiser un certain nombre d’interruptions chronophages chez vos contributeurs lors de la conduite d’un projet ?

Allez, on vous donne l’astuce : mettez en place une vraie priorisation des actions à réaliser par vos contributeurs !

Comment ? En professionnalisant votre planification et en donnant de la visibilité sur les disponibilités des uns et des autres grâce à des fonctionnalités de suivi et de partage du plan de charge des ressources.

De plus, il faut vous assurer que l’ensemble des aspects du projet (coût, qualité, délais, ressources, rapports, etc.) soient gérés dans un seul et même outil, et on vous garantit que les interruptions et les difficultés de gestion générées par un pilotage de projets aux sources multiples, seront fortement minimisées !

Dites Adieu à l’adage de la Loi CARLSON !

5. The last but not the least : la LOI DE MURPHY « si quelque chose doit échouer, alors ça échouera »

Brrr elle donne froid dans le dos cette loi non ?…Mais là aussi nous avons plus d’un tour dans notre sac !

  • Prendre des marges de sécurité,
  • Maîtriser les changements sur les projets
  • Et piloter ces changements et ces marges de sécurité et tout cela, au niveau de votre portefeuille de projets, c’est la clé !

De nombreux rapports (indicateurs + tableaux de bord) sont disponibles pour anticiper et identifier les échecs et s’appuyer sur les succès. Choisissez un outil dont le catalogue de rapports soit basé sur l’ensemble des données présentes dans l’application, fiabilisées au quotidien par les parties prenantes des projets.

En guise de conclusion, vous l’avez compris, un outil PPM ne vous propulsera donc pas dans l’illégalité à proprement parlé du moins au sens courant du terme.

 Un tel outil constituera surtout pour vos projets un vecteur de performance en vous permettant de mieux faire face aux effets négatifs d’une mauvaise appréhension de ces lois et de leurs conséquences !

 Pour aller plus loin….

« Quel est le meilleur outil, par rapport à mon besoin et la maturité en Projets de mon organisation ? ».

Évaluer sa maturité ‘projets’ avant de s’engager dans la recherche d’un outil de gestion des projets, c’est sécuriser votre prise de décision et processus de choix ! Parce que choisir son outil qui sera adapté à son organisation, c’est avoir une vision claire sur le niveau de maturité de sa gouvernance Projets

SMPP est Partenaire de DantotsuPM

FAITES LE TEST ! http://www.testmaturite.com

 

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