Physiquement, votre cœur est ce qui maintient votre organisme en vie. Il pompe le sang à travers presque 160 000 km d’artères, veines et capillaires. Il apporte des substances nutritives vivifiantes à chaque cellule et à chaque fibre de votre corps. Votre organisme peut survivre même avec bien des organes importants en moins. Beaucoup de ceux-ci sont importants, mais pas essentiels. Cependant, il ne peut pas survivre sans un cœur. Quand il arrête de fonctionner, vous mourez.
Spirituellement, votre cœur est ce qui garde votre organisation en vie. En tant que un leader, vous pompez les opportunités dans chaque personne et chaque projet. Les opportunités sont ce qui garde l’organisation vivante. Votre organisation peut survivre sans votre expérience, votre connaissance, ou vos compétences. Elles, aussi, sont importantes, mais pas l’élément essentiel. Cependant, votre organisation ne peut pas survivre sans votre cœur. Quand il arrête de fonctionner, votre organisation commence à mourir.
La chose la plus importante que vous pouvez faire en tant que leader est de garder votre cœur ouvert. Que veux-je dire ? Pensez-y de cette façon.
Quand votre cœur est fermé
Vous êtes éloigné et distant.
Vous ne vous connectez pas aux gens.
Les communications sont arrêtées.
Vous laissez les gens travailler pour eux-mêmes.
Vous vous concentrez ce que les personnes font mal.
Vous êtes critiques et exigent.
Les personnes se sentent opprimées.
Le résultat ? Les possibilités s’assèchent et l’organisation commence à mourir.
Au contraire, quand votre cœur est ouvert
Vous êtes entièrement présent et accessible.
Vous vous connectez aux personnes.
La communication est grande ouverte.
Vous êtes une ressource pour vos gens.
Vous pouvez vous concentrer sur ce qui manque, mais pas sur ce qui est faux.
Vous affirmez et encouragez.
Les gens se sentent libres.
Le résultat ? Les opportunités circulent dans l’organisation et l’organisation les cultive et se développe.
Au bout du compte, que votre cœur soit ouvert ou fermé compte énormément. Cela a un impact tangible sur votre organisation. La bonne nouvelle est que vous pouvez choisir d’ouvrir votre cœur. C’est le travail le plus important du leader. C’est fondamental à la construction d’une organisation saine.
Il y a deux clés (pour ouvrir votre cœur):conscience etdiscipline.
En ce qui concerne la première (la conscience), vous devez apprendre à discerner l’état de votre propre cœur. Est-il ouvert ? Est-il fermé ? Est-il quelque part entre les deux ? Je constate que j’ai besoin de vérifier avec moi-même plusieurs fois par jour. J’appelle cela “un contrôle du cœur.”
Je me demande: Où est mon focus à l’instant présent ? Est-il dans le passé: je regrette quelque chose ou la façon dont j’ai traité une situation ? Ou est-il dans l’avenir: je m’inquiète de quelque chose qui ne s’est pas encore produit. Dans tous les cas, je ne suis pas présent sur ce qui se passe maintenant.
Si je sens ce mon cœur est fermé, j’ai un choix. Je peux le laisser ainsi ou l’ouvrir. C’est là quela discipline entre en jeu. Je prends littéralement la décision d’ouvrir mon cœur et je visualise mentalement que je le fais. Je me force à penser à ce qui estpossible. Je décide de voir cette situation, ces personnes, depuis la lentille des opportunités, des possibilités. En conséquence, je suis entièrement présent, disponible pour l’opportunité et le potentiel qui existe dans toute situation ou relation donnée.
Maintenir votre cœur ouvert, pompant chaque opportunité au travers de votre organisation, est la chose la plus importante que vous pouvez faire en tant que leader. Il y a d’autres tâches, bien sûr, mais celle-là est fondamentale.
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J’ai récemment vu le « Le Discours d’un Roi,” un film sur la relation entre George VI le Roi bègue d’Angleterre et son orthophoniste, Lionel Logue. Le film commence quand le futur roi est encore Albert, Duc d’York. Au départ la relation est difficile. Bien qu’il devienne finalement le conseiller de confiance du roi, M. Logue ne commence pas la relation comme tel. Il a peu de choses dont se recommander, puisque ni ses lettres de créance ni son statut social ne lui accordent une crédibilité instantanée. La disparité de leurs naissances, culture (Logue était australien) et l’éducation est impressionnante. Alors, comment ce roturier est-il capable d’aider le monarque et de devenir son ami de toujours ? Il est un maître à influencer avec absolument aucune autorité.
Il y a quelques leçons ici pour ceux d’entre nous business analystes et chefs de projet dont la réussite dépend de notre capacité à influencer sans autorité. J’en ai choisi trois qui peuvent nous aider sur nos projets.
Leçon #1. Pour influencer sans autorité nous devons établir la confiance.
Logue dit au début du film, quand le futur George VI est encore Albert, Duc d’York, que le duc doit avoir confiance en lui. Mais bien sûr la confiance ne peut être dictée. Elle doit être construite. Et cela n’arrive pas tout de suite dans le film comme dans la réalité. Deux composants clefs de confiance, le courage et la compétence, doivent être établis. Dans le film, M. Logue doit démontrer son courage et prouver sa compétence en obtenant des résultats.
Un exemple du courage de Logue se produit au début du film. Quand débute la thérapie, M. Logue insiste sur l’égalité pendant les sessions de thérapie. Albert doit être d’accord pour suivre la thérapie à la maison de Logue, et pas dans l’un des palais royaux. Étonnamment, le Duc accepte, bien que pas sans protestations fortes et bruyantes. Dans un autre exemple, Logue insiste à appeler le Duc « Bertie » et que lui-même l’appelle Lionel, un marque de familiarité inouïe. Logue sait qu’à moins qu’ils ne soient des partenaires pendant la thérapie, ce ne sera pas fructueux et un vrai partenariat exige l’égalité.
Nos projets exigent que nous soyons courageux. Dans certaines organisations cela demande beaucoup de courage d’être le porteur de mauvaises nouvelles, comme quand nous devons fournir un statut précis de projet ou quand nous indiquons des risques. Cela exige du courage de recommander la bonne chose pour l’organisation, comme une nouvelle direction, un nouveau processus, ou une solution de long terme quand l’organisation veut des solutions à court terme. Ce qui nous donne le courage, bien sûr, est de savoir de quoi nous parlons. C’est avoir les faits et les statistiques pour soutenir nos recommandations. C’est être préparé. C’est aussi la capacité d’articuler et de vendre nos recommandations. Quand nos recommandations s’avèrent aider nos organisations, nous gagnons en crédibilité et construisons la confiance.
Leçon #2. Pour influencer sans autorité nous devons supporter les décideurs de nos conseils.
Bien que Logue insiste sur certains paramètres, la décision de vraiment continuer la thérapie ou pas reste toujours avec le roi. Le thérapeute recommande, le roi décide. De temps en temps le roi décide de ne pas continuer la thérapie. Il s’en va tout simplement. Cependant, les techniques de Logue prouvent leur réussite, donc la séparation n’est jamais permanente. Il est tout le temps clair que l’avis de Logue est désintéressé et toujours pour le bien du roi et du pays, pas pour son propre ego ou portefeuille, ce qui je crois est un facteur clef dans le résultat réussi.
Nous, aussi, devons donner des conseils aux décideurs et produire les recommandations qui aideront l’organisation à atteindre ses objectifs. Quand nous recommandons la bonne chose, sans promouvoir nos buts personnels, ceux-ci même pourraient bien être satisfaits. Il y a des années j’étais un manager dans la position peu enviable de devoir fermer un département entier. Le superviseur du département est toujours resté positif, recommandant des fermetures et transfert de processus. D’une façon ou d’une autre il a communiqué le besoin fonctionnel pour la fermeture et son propre optimisme vers le personnel. À la fin il a été promu et aucune personne n’a perdu son emploi.
Leçon #3. Le respect, l’authenticité et l’empathie nous aident à influencer sans autorité.
Dans la réalité on a dit que Lionel Logue a réussi à cause de sa “sympathie surhumaine”. Dans le film Logue traite le roi et son incapacité avec une totale dignité, son empathie et sa préoccupation sont visibles tout le temps. En ne montrant ni embarras ni condescendance comme le roi bégaie à travers ses exercices pratiques de lecture, Logue écoute attentivement et offre d’autres approche pour aider le roi à traverser les difficultés Il fait des exercices vocaux inconvenants avec le roi, comme si ceux-ci sont les activités les plus naturelles pour un roi et un roturier.
Dans nos organisations nous avons une plus grande chance d’influencer quand notre approche est respectueuse, authentique et ouverte à autrui. L’expertise seule ne crée pas la compétence. La plupart des personnes ne ressentent pas bien les « je-sais-tout » et essayer de parader notre expertise construit rarement de la crédibilité. Nous réussissons mieux quand nous utilisons notre expertise pour supporter l’organisation, plutôt que pour un gain personnel ou de la visibilité.
Il y a, bien sûr, beaucoup plus de façons d’influencer sans autorité. J’en ai choisi trois importantes : établir la confiance, conseiller et recommander les solutions qui aident nos organisations à atteindre leurs objectifs et faire preuve d’empathie et de respect dans nos relations.
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Le management invente de grands plans pour introduire le changement, il met en œuvre ces plans et trois ans plus tard l’organisation est redevenue telle qu’elle l’était avant l’initiative. Le changement vers de nouveaux systèmes révolutionnaires n’est pas facile; maintenir ces processus et procédures est beaucoup plus difficile. La raison pour laquelle des idées progressistes peuvent connaître une mise en œuvre réussie seulement pour voir l’organisation régresser à son état antérieur quelques années plus tard prend ses racines dans les pratiques sociales et la nature humaine.
Changement Réussi
Réussir un changement dans l’entreprise exige une charte de management, du financement pour l’éducation, une démonstration par l’exemple et une intégration dans le tissu qui fait l’entreprise. Toutes ces choses ont leurs racines dans le management. La genèse de l’idée peut venir de tous les coins de l’organisation, mais le management doit parrainer et supporter le changement par des actions, et pas seulement des paroles.
Le changement est difficile et les chances de l’implémenter avec succès les meilleurs changements sont très faibles. L’organisation entière participe à la mise en œuvre du changement; cependant, le management porte la responsabilité de le faire se produire. Sans engagement total du management derrière l’initiative, elle échouera. Le succès est obtenu de haute guerre et atteint seulement par les meilleurs. Les managers qui le réalisent doivent en récolter une récompense significative.
Récompenser le succès
La plupart des leaders qui pilotent le changement trouvent peu d’intérêt dans la tâche banale d’entretien du processus. Ils ont besoin du prochain défi. La culture d’entreprise induit ceci par les promotions. Les primes financières aident, mais la stature d’un nouveau titre ou d’un nouveau bureau expose la réussite à tous. Si la récompense est disproportionnée par rapport aux buts de l’agent de changement, il ou elle cherchera de nouvelles opportunités à l’extérieur de l’organisation courante. Quand bien même, peu de temps après que l’on ait considéré le changement réussi, les personnes responsables de cet accomplissement quittent nécessairement sa sphère d’influence. Ajouter à cela l’afflux normal de nouveaux salariés, tous ayant le besoin de recevoir une formation dans ces concepts non usuels, le tissu de l’entreprise autour du changement commence à s’effilocher. Le désir de confort accroît une pression passive-agressive sur le système le ramenant rapidement à son état original.
Changement de la Garde
Récemment un leader bien respecté, visionnaire et dynamique que je connais a quitté une organisation qu’il avait dirigée depuis beaucoup d’années. Pendant son mandat, il avait fait des changements significatifs. Les accomplissements comprenaient la transformation du groupe de développement d’applications informatiques en une équipe bien réglée et très performante. Cette équipe cultive et embrasse encore le changement. Un des nombreux changements complétés était de passer d’une méthodologie de management de projet en cascade pour le développement applicatif à une approche agile. Beaucoup de managers ont eu du mal à comprendre la valeur d’échouer tôt et que la liste des choses commencées au début de l’année n’était pas nécessairement la liste complétée à la fin de l’année. Leurs méthodes testées et prouvées de mesure du succès étaient périmées. Dans ce nouveau paradigme, une année réussie pourrait ne rien livrer si les équipes décidaient dans de premières itérations qu’il y avait une valeur insuffisante pour le business. Il reste à voir si la nouvelle direction, peu familière avec agile, sans parler de l’informatique, continuera à utiliser agile. Cela empirera quand la société embauchera d’autres nouveaux membres dans l’équipe et que les dépenses de formation augmenteront. Le management « court-termiste » considère la formation comme une cible quand il essaie de réduire des frais généraux.
Le nouveau leadership doit regarder le système dans son ensemble, au lieu d’essayer d’économiser quelques centimes de chaque pièce prise individuellement.
Maintenir le Changement
C’est dans la nature humaine que de résister au changement. La norme réconforte. Chacun d’entre nous s’y oppose inconsciemment et quand la pression pour le maintenir diminue, nous dérivons en arrière vers nos anciennes habitudes. C’est encore renforcé quand nous sommes jetés dans un environnement étranger qui a besoin d’action rapide. Nous recourons à ce qui est testé et prouvé, des processus et les procédures confortables à mettre en œuvre de notre passé. Ces actions pourraient remplacer les solutions nouvelles et innovatrices qui nous sont peu familières et dont nous ne comprenons tout simplement pas la valeur.
Nous devons faire une pause et comprendre les environnements dans lesquels nous opérons et ne retourner en arrière que quand il y a preuve d’échec.
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Tant de chefs de projet me disent qu’ils ne sont pas estimés même avec tout le bon travail qu’ils réalisent – respectant les délais de projet, restant dans le budget, prenant des projets apparemment « impossibles » et gardant toujours le sourire sur leurs visages. Je dis…bien sûr que non! On attend tout cela de vous! Et c’est bien que vous puissiez tout faire. Vous voulez démontrer votre valeur de chef de projet ? Apprenez à communiquer “vers le haut de l’échelle !”
Le sens du business est un pré-requis si vous voulez être de valeur pour une organisation. Définissons le sens du business. Selon Wikipedia, C’est un concept se rapportant à la connaissance et à la capacité d’une personne de prendre des décisions business rentables. Pensez-y comme la capacité de voir le business depuis d’autres angles – depuis chaque perspective. Pensez aux entrepreneurs qui réussissent que vous connaissez – ils ont le sens des affaires. Ils comprennent comment voir leur activité sous tous les angles, développer la stratégie et mettre en œuvre cette stratégie. C’est ce dont vous devriez être capables en tant que chef de projet.
Pratiquement tous les chefs de projet sont impliqués dans beaucoup d’aspects du business simplement de par la nature de leur rôle dans l’organisation : manager des projets.
Alors en quoi tout cela a un rapport avec la communication avec les dirigeants ? Les leaders de l’organisation connaissent le business de A à Z ! Vous avez besoin de faire de même ! Vous devriez connaître les choses suivantes sur votre organisation :
Produits et services majeurs et la cible servie par ces produits et services
Les objectifs stratégiques à long terme de l’organisation
Qui sont les concurrents et comment votre organisation se compare à eux
Les objectifs de revenus de votre organisation et comment les projets entrent dans l’atteinte de ces buts
S’il y a de la croissance dans votre industrie ou de la stagnation
Le potentiel de croissance dans votre organisation
En comprenant tout cela, vous êtes mieux placés pour donner des conseils et faire des suggestions autour des projets qui devraient être sélectionnés pour atteindre des objectifs organisationnels – vous devenez un conseiller auprès de l’équipe de direction. Pensez à combien cela facilitera votre travail avec les parties prenantes et dans la motivation de l’équipe projet.
Qu’en pensez-vous ? Combien de ces informations connaissez-vous ? Savez-vous comment aller chercher ce que vous ne connaissez pas encore ?
Mettez au point votre plan dès aujourd’hui sur comment vous développerez votre sens du business. Prenez-en la ferme résolution et vous ferez un grand pas vers les rôles de direction !
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I was one of the panelists Yesterday afternoon at the Oracle Women’s Leadership (OWL) forum to conclude the seminars’ series entitled « Leadership Starts with One ».
The theme of the panel discussion was « Engagement via Networking », hence my presence as an external guest. I must admit that it was a rather strange experience to be one of the only 2 male attendees at this session of the conference and the only one on stage.
However, when I was invited to participate, a few days before the event, I did not hesitate to answer positively.
The OWL program helps foster and promote equal business opportunities for women at Oracle. It represents quite a unique leadership development opportunity for its participants. 5,000 women of Oracle have already participated in at least one of the local or global events organized by OWL and there are over 40 local OWL communities Worldwide. At a time when women ratios at board level in all companies is a very serious topic for action rather than discussion, I was very interested in contributing my modest experience of Networking with the panelists and the audience. On a personal note, being the proud father of two young ladies, also leads me to take to heart the issue of the women’s place in business.
We discussed about how networking can increase career opportunities; how selecting the right mentor(s) can help to fast track progression; how your network both « on » and « off » line by its depth and richness will open up new opportunities for you (new industries, news markets, new job families…) and also how it will open a few doors and job opportunities for you.
We also spoke about the importance of diversification in your network. While not forgetting to grow your internal network within the company, it is often the case that internal visibility grows with external recognition and networking (participation in events, certifications, articles in newspapers, books, blogs…). This lead us to talk about the social media tools that can indeed facilitate and speed up some the networking aspects such as being alerted when relations change jobs, move up, acquire new skills…
So, networking with a purpose, if centered on your true areas of interest and if you always keep looking for ways to add value to your networked colleagues, friends and business contacts is highly encouraged to also manage your online identity, understanding fully what you want to be remembered for when your name is mentioned.
La semaine dernière, lors des entretiens PMI Île de France à Paris, j’ai eu le privilège d’assister à une intervention mémorable de Philippe Gabilliet, orateur hors normes, qui a su enthousiasmer son auditoire.
Il a tenu la salle en haleine pendant une heure sur un thème singulier: optimisme et pessimisme. Il faut dire que le thème lui tient tellement à cœur qu’il a écrit un ouvrage sur le sujet: « Éloge de l’optimisme« .
J’avais déjà écrit un petit mot en 2009 sur le sujet de l’optimisme du chef de projet (que vous retrouverez ci-dessous) car je pense qu’il s’agit là d’un sujet important. L’optimisme du Leader influence l’attitude et l’humeur de l’ensemble de l’équipe, et même des parties prenantes du projet. Je recommandais une certaine forme de vigilance, voire de légère paranoïa, tout en conservant une positivité à toute épreuve.
Mais la phrase de Philippe Gabilliet qui résume le mieux l’idée générale est à mon avis celle ci: « Le Leader [de projet dans notre cas] le plus efficace serait celui qui aurait un optimisme de but (Nous allons réussir) accompagné d’un pessimisme de chemin (Mais cela ne va pas être facile). » Je vous propose ci dessous une courte vidéo de 5 minutes pour les pressés et une autre de 30 minutes pour ceux qui prendront le temps d’apprécier l’illustration du propos par quelques exemples bien choisis.
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By Celine Roque Quand vous travaillez avec une nouvelle équipe pour la première fois, particulièrement si vos collègues sont localisés dans des différentes villes à travers le monde, vous leur enverrez des informations importantes sans connaître nombre d’entre eux personnellement. Vous envoyez des notes du projet, le travail réalisé, quelques détails de votre vie privée, des liens vers vos profils de réseau social — peut-être même vos détails de compte bancaire. Vous pouvez même ne jamais rencontrer ces personnes en face à face. Même avec des contrats en place, comment se fait-il qu’il semble que vous ayez immédiatement confiance en eux et commenciez à travailler le plus tôt possible ?
Ce que les équipes à distance éprouvent en réalité est connu en tant que « Confiance Rapide », qui se produit quand vous n’avez pas le temps ou les moyens de construire la confiance par de multiples interactions. De plus, vous n’avez souvent aucune expérience antérieure de vos collègues pour déterminer leur fiabilité. Vous agissez comme si vous avez confiance l’un en l’autre depuis le début. Tandis que ce type de confiance est facile, elle est aussi très fragile. Puisque tout que vous avez sont vos outils de communication (courrier électronique, téléphone, messagerie instantanée, visioconférence, etc.) comment pouvez-vous établir et entretenir la confiance en utilisant ces canaux ?
Donner le ton
Les premiers messages à votre équipe sont cruciaux à l’établissement et au développement de cette “confiance rapide” en quelque chose de plus durable. Dans Une étude publiée dans Organization Science, les chercheurs ont noté que “les premiers messages vers l’équipe semblent donner le ton de comment l’équipe interagira.” De même que lors de rencontres en face à face, la première impression compte. Autant que faire se peut, les travailleurs distants devraient faire l’effort de rendre leurs premiers messages positifs. Vous pouvez le faire en exprimant vos encouragements et votre motivation.
Une étude publiée par le « Journal of Management Information Systems » (JMIS) a démontré que les équipes à fort taux de confiance étaient expressives sur leur enthousiasme pour le projet et donnaient suffisamment d’encouragements et de compliments à leurs collègues. L’étude de Organization Science soutient ce fait. Dans des équipes avec une forte confiance initiale, les discours inauguraux disant “je suis enthousiasmé de travailler avec cette équipe” ou “J’attends avec impatience de travailler avec vous tous” étaient fréquents. Les équipes avec une faible confiance initiale manquaient de cet enthousiasme.
Des équipes à fort taux de confiance ont aussi donné une motivation positive, se concentrant sur ce que leurs équipes pourraient accomplir si elles travaillaient bien. Les équipes à faible confiance, de l’autre coté, se sont concentrées ce qu’elles pourraient perdre si eles ne produisaient pas bien.
Quoique les premières impressions soient importantes, donner un ton positif au milieu du projet peut encore améliorer la confiance. L’étude a montré quelques équipes ayant une faible confiance initiale, mais qui se sont déplacées vers une forte confiance quand elles ont exprimé davantage d’enthousiasme plus tard.
Communication orientée sur les tâches
Typiquement il y a trois types de communication qui ont lieu dans des équipes virtuelles :
Communication sociale. Cela inclut des discussions sur des sujets sans rapport au projet, comme des messages sur ses passe-temps, ses activités du week-end ou la famille.
Communication orientée procédure. Ce type de communication est basé sur la définition de règles et de processus appropriés à la tâche, y compris des discussions sur combien de fois vérifier le courrier électronique, comment contrôler l’avancement du travail et ce à quoi le flux de travail devrait ressembler.
Communication orientée tâche. Quand vous partagez votre travail avec l’équipe,que vous demandez des retours ou parlez directement de la tâche à portée de main, vous vous engagez dans une communication orienté sur la tâche.
Selon l’étude de Organization Science, les échanges sociaux aident à faciliter la confiance initiale, mais s’avèrent insuffisant pour maintenir la confiance dans le long terme. Aussi, tandis que la communication orientée procédure est importante, une équipe doit pouvoir dépasser cela pour réaliser quelque chose. Discuter longuement de procédures et de règles de travail peut paraître productif, mais ce peut aussi être une façon d’échapper à ses responsabilités et de gaspiller du temps en attendant que d’autres personnes commencent le travail.
Les deux études montrent que pour entretenir ou créer la confiance, votre équipe doit avoir la capacité à se déplacer rapidement de la communication sociale et procédurale à la communication orientée tâche. Même les équipes à faible confiance initiale ont pu développer plus de confiance de cette façon et étaient finalement insensibles au retour d’information négatif et aux membres qui ne contribuaient pas. Dans des équipes à forte confiance, la communication est devenue exclusivement orientée tâche et il y avait rarement d’échanges sociaux. Cependant, les membres ont démontré de l’empathie et du support en discutant du travail de chacun.
Rendre la communication prévisible
Une des études a aussi souligné la prévisibilité comme un aspect essentiel de construction de confiance. La communication régulière, prévisible était plus importante que la quantité de communication pour entretenir la confiance. Autrement dit, envoyer souvent des messages n’est pas aussi important que de les envoyer à un rythme ou sur un modèle régulier. Cela signifie envoyer un message quotidien ou hebdomadaire reconnaissant les contributions et informant les autres de votre planning.
Des équipes à faible confiance avaient souvent une communication imprévisible et aucun avertissement d’absences pourtant prévues de membres. Les membres d’équipes à forte confiance, d’autre part, se tenaient informés de quand ils seraient disponibles pour travailler et échangeaient rapidement des messages disant qu’ils avaient reçu et évalué la dernière contribution d’un autre membre. Dans l’étude de JMIS, les équipes à forte confiance étaient aussi plus conscientes des décalages horaires et planifiaient leur travail de façon à gérer les temps morts aussi efficacement que possible.
Avec des équipes à distance, nous devons savoir comment communiquer efficacement si nous voulons construire la confiance à long terme dans nos relations de travail. Nous pouvons le faire en augmentant nos efforts pour exprimer notre enthousiasme au début du projet, en maintenant un ton positif dans les messages, en restant concentrés sur la tâche et en établissant un modèle régulier de communication.
Comment encouragez-vous la confiance en vos équipes à distance ? Quelles actions ou incidents causent une perte de confiance en vos collègues?
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Les avis des experts, quelque soit leur discipline, ne peuvent être un substitut à notre intelligence et notre capacité à raisonner.
Les exemples ne manque pas d’experts qui se sont trompés, même collectivement (crise financière, médicaments retirés du marché, innocuité de l’amiante…). Pourtant, ils fournissent souvent aux chefs de projet et au management une illusion de certitude. Hors, nous avons un enclin naturel à rechercher des certitudes pour prévenir les risques de mauvaises décisions, d’où une tendance à suivre aveuglément l’avis des experts.
Dans la vidéo qui suit, Noreena Hertz tient un discours à TED sur son propre métier d’experte et elle nous prodigue quelques conseils (à ne pas suivre aveuglément bien sûr) sur la distance qu’il convient d’avoir par rapport aux experts et les stratégies à adopter pour regagner en autonomie face à ceux-ci.
Vous aurez peut-être noté ces stratégies qui semblent couler de source et qui ne sont pourtant pas toujours suivies :
1. Être prêt à challenger les experts, à les questionner: Quelles méthodes ont-ils utilisés pour parvenir à leur recommandation? Quelles assomptions ont-ils fait en chemin? Sur quels domaines ont porté leurs investigations? …
2. Rechercher différentes opinions, si possible conflictuelles ou divergentes, pour se forger son propre avis sur la question.
3. Démocratiser l’expertise car les experts ne sont pas systématiquement ceux qui ont les titres les plus ronflants et les plus gros diplômes, les personnes avec une expérience pratique du domaine peuvent proposer de bien meilleurs avis et plus pratiques.
Les experts sont nécessaires et utiles mais il ne sont pas un substitut à votre propre réflexion.
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L’autre jour, en jouant avec ma petite-fille de 9 mois, j’ai compté le nombre de fois où elle a essayé de faire quelque chose et échouer. Si je rencontrais autant de difficultés, j’abandonnerais. J’ai alors réfléchi à combien de succès elle avait chaque heure. Jour après jour, elle change — d’une façon prononcée. Faire de nouveaux sons, ramper, escalader, attraper, assembler des jouets sont toutes de grandes étapes. Elle essaye à plusieurs reprises jusqu’à ce qu’elle y parvienne bien, accumulant plus de succès en un jour que moi en une semaine … peut-être un mois, bien qu’elle échoue à plus de choses dans une heure que je ne le fasse en une année. Peut-être, que si j’augmentais mon nombre d’échecs, mes succès monteraient en flèche.
La peur de l’échec
Chez les adultes, nous considérons l’échec comme une mauvaise chose. Nous l’évitons comme la peste. C’est embarrassant. Dans le business, cela peut être une offense. Cependant, si nous restons tous dans notre rassurante zone de confort dans laquelle nous réussissons, où sont les graines pour de Nouvelles idées et de l’Innovation? En tant qu’individus et qu’entreprises, nous regardons le Risque comme quelque chose à minimiser. Au lieu de cela, il a besoin d’être managé. Nous devrions avoir un quota d’échecs à atteindre, ne pas atteindre ce signifie que nous ne nous efforçons pas suffisamment.
Ce concept est plus que d’apprendre de nos erreurs, c’est sortir de notre zone de confort vers un secteur connu de risques pour obtenir des retours plus élevés. Après avoir atteint le succès, nous devons à plusieurs reprises repousser encore nos limites et créer plus d’échecs dans la recherche de buts encore plus élevés. Cela exige un leadership qui tolère, ou célèbre même, la bonne sorte d’échecs, des échecs qui font partie d’un plan de faire progresser l’entreprise de façons nouvelles et hardies.
Les entrepreneurs font cela au quotidien. C’est leur élément vital. Ils se concentrent sur la récompense des succès. Une société agile, légère, entrepreneuriale peut maintenir ce focus. Cependant, porter cette mentalité dans une société qui appartient aux actionnaires est difficile et le désir de faire des profits à court terme noie souvent l’attrait d’innovations risquées.
La ligne floue entre Succès et Échec
Le succès est plus qu’un état; c’est une mentalité. Il exige que l’optimiste regarde les échecs différemment. Comme avec d’autres grandes découvertes, le succès est rarement annoncé avec un grand cri, « Eureka! » Le plus souvent, on le trouve dans un chuchotement de perplexité et marmonné, « Hum, ceci est étrange. » C’est sûrement la perception des personnes qui ont développé un médicament appelé Sildenafil® à la fin des années 1980. Le but du médicament était d’aider avec l’hypertension et il a été testé plus tard sur des patients ayant une maladie cardiaque pour réduire l’angine. Les essais ont échoué à répondre aux attentes du chercheur. Se sont-ils arrêtés là ? Non. Ils ont poursuivi leurs études des effets de bord enregistrés sur les hommes. Bref, Pfizer a fait breveter et a déposé Sildenafil® en tant que Viagra® en 1991. Le reste de l’histoire est bien connu. Ces rapports rappellent chez 3M l’échec de colle surpuissante qui a donné les Post-It et les tests de Thomas Edison de mille filaments pour s’arrêter sur son mélange final de carbone.
Quota d’échecs
Les entreprises en croissance agressive ont besoin d’échecs avec leurs succès. L’acceptation d’échecs, même leur célébration, fait partie de repousser les limites et de créer un environnement où les gens prendront des risques calculés. C’est source d’innovation et de Croissance. Cette attitude autorise les salariés à développer de nouveaux produits et chercher de nouveaux clients. Si elles n’embrassent pas l’échec comme partie intégrante de l’activité, les sociétés perdront des parts de marché et feront partie du passé.
Leçons de Pro
Prenez une leçon des enfants – des professionnels qui tentent implacablement leur chance pour essayer quelque chose de nouveau. Comprenez le risque et prenez votre chance, Cela sera dommageable seulement s’il n’y a rien eu d’appris de l’effort. Aller juste un peu plus loin, essayer un peu plus fort et sortir de votre zone de confort peut être la meilleure chose que vous puissiez faire pour vous et votre entreprise.
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Le Feng Shui enseigne que tout fourmille d’énergie. Tout. Cela signifie que vous aussi êtes emplis d’énergie. Quel genre de l’énergie êtes-vous ? Quand j’évalue des environnements pour un bon Feng Shui je cherche un sentiment d’harmonie et d’équilibre, une prédominance d’énergie positive et peu de sources d’énergie négative. Les mêmes critères peuvent être appliqués aux personnes.
Vous avez probablement rencontré des personnes qui vous repoussent immédiatement par leur apparence, comportement, ou attitude. Et, vous avez probablement rencontré d’autres personnes avec lesquelles vous ressentez une affinité immédiate ou une attraction. J’aime le décrire de cette manière. Quand je rencontre des personnes avec lesquelles je ne sens aucune connexion, aucun désir d’interagir ou encore plus mauvais, le désir de m’éloigner d’elles, il n’y a simplement aucune accroche. Rien dans leur énergie ne m’attire vers elles. Mais, quand je rencontre des gens avec lesquels je sens une connexion immédiate et un désir de mieux les connaître, il y a une accroche.
Ce qui est vraiment passionnant est que nous avons l’entier contrôle de la qualité de notre énergie. Nous avons le choix de comment nous pensons et agissons. Voici 12 suggestions pour vous assurer que vous ayez bon Feng Shui et attiriez à votre tour d’autres personnes avec un bon Feng Shui dans votre vie.
1. Soyez une lumière positive dans votre monde. Vous pouvez le faire en cherchant les points positifs dans chaque personne, échange ou circonstance. Si vous vous attendez trouver de bonnes choses, vous le ferez. Même dans les circonstances les plus difficiles, il y a toujours des cadeaux et des leçons. Plutôt que se concentrer sur les choses qui vous irritent, cherchez quelque chose de bien dans chaque rencontre.
2. Apprenez la différence entre la critique et le retour d’information et refusez de critiquer quelqu’un. Quand vous critiquez, vous tirez sur la personne avec des mots comme munitions. La critique fait plus de mal que de bien.
3. Refusez d’être un accusateur. Blâmer est une tentative de mettre l’autre personne dans le tort. Le blâme est aussi généralement utilisé par les gens qui ne veulent pas prendre la responsabilité de leur propre comportement. Cherchez des façons de résoudre les problèmes plutôt que de pointer du doigt la personne qui les a causés.
4. Soyez courtois et gentil avec chacun, même les personnes qui ne sont pas courtoises envers vous. Ce que vous projetez vous revient. Projetez un comportement sec, discourtois et vous allez probablement recevoir le même en retour. Répondez aux gens discourtois par un comportement poli, amical et vous êtes restés sur votre propre puissance personnelle et avez fait votre part du chemin pour avoir une interaction positive.
5. Devenez un expert de la gestion de votre colère. Quand vous vous sentez fâché et allez probablement dire des choses blessantes, fermez votre bouche et respirez. Éloignez-vous jusqu’à ce que vous puissiez vous calmer et identifier la vraie cause de vos sentiments. Ce par quoi vous pensez être irrité peut ne pas être la vraie raison. Une fois calmé, revenez et discutez avec respect de la situation dans le but de trouver des solutions.
6. Admettez une erreur aussitôt que vous êtes conscients d’en avoir fait une et faites ce qu’il faut pour la corriger. Dissimuler ses erreurs est une forme de malhonnêteté et donc d’énergie négative. Quand vous admettez des erreurs et faites les bonnes choses, vous éliminez l’énergie négative et pouvez commencer de nouveau sur une ardoise propre.
7. Soyez un étudiant perpétuel. Quand vous continuez à apprendre, vous continuez à grandir. Vous avez alors des idées intéressantes et des informations à partager avec d’autres. Vous devenez intéressants pour les autres.
8. Être intéressé par les autres. Vous avez probablement entendu le dicton, “les personnes ne se soucient pas ce que vous connaissez jusqu’à ce qu’elles sachent que vous vous souciez d’elles.” Dirigez avec curiosité et attention et vous vous retrouverez à attirer toutes sortes de merveilleuses personnes dans votre vie.
9. Écoutez comme vous voudriez être écouté. L’écoute dit aux personnes que vous vous souciez d’eux en tant que personne, que ce qu’ils ont à dire a vraiment de l’importance. C’est un cadeau incroyable qui vous positionne comme un donneur plutôt qu’un preneur.
10. Faites du service aux autres un mode de vie. Ce que vous émettez vous revient. Nous sommes tous là pour faire la différence d’une certaine manière. Servir les autres nous sort de la confusion à la l’intérieur de notre propre tête et est une façon pour nous de participer à faire du monde un meilleur endroit.
11. Refusez de vous prendre trop au sérieux. Quand vous vous prenez trop au sérieux, la vie est un travail pénible et vous vous sentez écrasés par la responsabilité d’essayer d’être parfait. Quelle configuration ! Travaillez dur, mais apprenez à aller avec le flux. Vous n’êtes pas vraiment responsables de toute façon ! La vie vous donne exactement ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Pourquoi ne pas reprendre haleine, mettre un sourire sur votre visage et vous attendre au meilleur.
12. Développez un sens de l’humour espiègle et positif. Les personnes qui ont un bon sens de l’humour ressemblent aux aimants quel que soit la situation. Ils fournissent une soupape de décompression au sérieux de situations qui menacent de tenir chacun d’entre nous éloigné de la vraie connexion de l’un avec l’autre. Décontractez-vous et cherchez le coté drôle chaque jour, particulièrement dans votre propre comportement !
Êtes-vous un bon Feng Shui ? Êtes-vous une source d’énergie positive dans tous les secteurs de votre vie ? C’est à vous de décider. Être un bon Feng Shui est un choix disponible à chacun. Pouvez-vous imaginer à quoi notre monde ressemblerait si chacun avait bon Feng Shui ?
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Top 10 project management trends for 2011: Leadership skills tops the list
Le 4 janvier, ESI International, a révélé ses 10 Tendances Principales Mondiales de Management de projet pour 2011. Des thèmes clefs qui incluent construire l’influence du chef de projet, l’accélération d’un nouveau leadership et des compétences de communication et l’utilisation accrue d’approches d’étude informelles comme des médias sociaux et la formation résultant de l’expérience. Un jury global de consultants et de cadres supérieurs assemblés par ESI a identifié les tendances.
Les qualités de leader, comme la pensée critique, les points cruciaux de communication et management du changement dans l’organisation, seront des compétences de management de projet Qu’il sera stratégiquement impérieux de maîtriser. Dans le paysage de management de projet de l’année 2011 – avec des projets plus complexes et l’utilisation plus grande d’équipes virtuelles – être dans les temps et le budget n’exigera pas seulement une précision semblable au laser sur la triple contrainte, mais également des qualités de leader nécessaires pour le succès d’un chef de projet. Le défi pour les organisations sera de clairement définir ce que « leadership » signifie dans le contexte de management de projet et de programme.
Aucune industrie ne sera exempte de la guerre pour les talents en management de projet
La gestion et les stratégies de conservation précautionneuses des talents seront essentielles pour parer au débauchage en 2011. Bien que le rétablissement économique ait été inégal au niveau mondial, les chefs de projet avec la mobilité et l’expérience les plus grandes auront les meilleures occasions de développer leur carrière par des missions à l’étranger. L’Inde et la Chine continueront à être particulièrement impactées par un manque de PMs compétents et expérimentés pour gérer les grands et complexes projets informatiques et d’infrastructure. De plus, comme des méga-projets tels que ceux du Roi Abdullah de Ville Économique au nord de Jiddah et de quartier des affaires à la périphérie de Riyad passeront à la vitesse supérieure, davantage d’occasions de travailler au Moyen-Orient se matérialiseront.
Agile sera vu tel qu’il est … et n’est pas
Les organisations de management de projet embrassant des approches de développement de logiciel et de produits Agile continueront à croître tour en faisant face au défi de démontrer le retour sur investissement (ROI) provenant de l’adoption d’Agile. De plus, elles devront rétablir les attentes de leurs parties prenantes et management sur les espoirs présentés par les consultants en informatique, les médias et fournisseurs selon lesquels Agile est la prochaine « solution miracle ». Les Organisations qui le feront bien – incluant la sélection des bons projets pour Agile – récolteront des récompenses significatives.
Les modèles de compétences seront au cœur du développement professionnel et de la promotion des PMs
Comme le management de projet reçoit une plus grande acceptation en tant que discipline, l’embauche, la nomination, le développement professionnel et la promotion des chefs de projet sera basé sur des modèles de compétence complets. Pour que ces modèles soient efficaces, ils devront être spécifiques à chaque société. Les modèles de compétence mettent en lumière les comportements requis pour qu’un PM réussisse et prenne en charge des projets plus grands et plus complexes. En conséquence, le directeur des ressources humaine, les chefs d’unité d’affaires et le bureau de management de projet d’entreprise (Enterprise Project Management Office : EPMO) doivent travailler de concert pour identifier et codifier des compétences spécifiques à l’organisation, construisant ainsi une structure pour le succès de la gestion des talents.
La connaissance résultant de l’expérience deviendra la norme plutôt que l’exception
Le développement professionnel des chefs de projet se concentrera de plus en plus sur l’apprentissage à base de faits réels et de formation sur le tas, une approche que certaines organisations en Asie ont adoptée depuis de nombreuses d’années. Les fournisseurs de formation devront renvoyer des PMs au travail après de telles sessions avec la capacité d’appliquer immédiatement ce qu’ils ont appris à leurs projets actuels. Même les nombreuses universités qui offrent des diplômes de management de projet feront face au défi de rendre leurs cours et programmes appropriés, pratiques et pragmatiques, basés sur les projets réels des participants. Le cour de type « lecture » est mort et tout fournisseur de formation ou université qui l’ignore le fait ainsi à son péril.
La formation informelle pour les chefs de projet gagne du terrain
Les organisations continueront à développer et exploiter des approches de formation informelles comme les communautés de pratique, les diverses formes de médias sociaux, ainsi que le coaching et le parrainage. Avec l’arrivée des Générations Y (« millenials ») en plus grand nombre dans l’entreprise, nous serons témoin de l’utilisation plus efficace des techniques et des approches des réseaux sociaux, comme les wikis, blogues, vidéos, podcasts et autres méthodes de communication. Avec quatre générations maintenant sur le lieu de travail, ce ne seront pas uniquement les Générations Y qui profiteront de ces relativement nouvelles formes d’étude. Cependant, la grande question Zen kōan du jour est, “si l’étude informelle devient formelle, devient-elle étude formelle ?” Si la réponse est positive, recherchons-nous davantage d’étude informelle à formaliser ?
Le sponsoring de projet deviendra un focus dans le sud de l’Asie
Les rôles et les responsabilités du sponsor de projet seront un centre clef d’attention en Asie du Sud, particulièrement en Inde et au Bangladesh, comme les organisations essayent d’accélérer leur approche structurée de management de projet. De telles organisations essayent d’éviter l’expérience d’autres dans leurs industries dans le monde entier l’irrégularité de réussite dans le sponsoring de projet a contribué tout ou partie à moins de projets fructueux.
L’externalisation restera une entreprise risquée
La croissance continue de l’externalisation forcera les organisations à prêter plus d’attention aux risques associés et à conduire une meilleure analyse. En réponse, les organisations renforceront leurs cultures de management des risques et reconnaîtront la valeur des meilleures pratiques dans le management de contrat. Plus qu’un euphémisme, le mot « approvisionnement » remplacera le terme externalisation car il décrit plus précisément l’approche d’allocation de ressource tant internes qu’externes de beaucoup d’organisations.
Les chefs de projet vont s’associer aux agents de changement et utiliser leurs méthodes structurées pour faciliter l’adoption
Les projets introduisent le changement et les PMs sont des agents de changement. Pourtant, ils ont été mal équipés pour faciliter le type de changement requis pour adopter ou maintenir le produit ou service que livre le projet. En 2011, nous verrons plus d’organisations développer et assigner “des agents de changement,” aussi connus comme des experts de management du changement, aux projets pour faciliter une telle adoption. De plus, les équipes de projet feront lentement, mais fermement, croître leur utilisation de méthodes de management du changement, qui seront emballées comme des méthodologies.
Le PMP continuera sa « Domination Mondiale », mais ne sera plus suffisant
Avec plus de 400,000 certifiés, le PMP continuera à être la certification de management de projet la plus populaire dans le monde, dépassant chacun de ses rivaux comme “la certification de choix” parmi les praticiens. Tandis que la plupart des organisations continueront à supporter leurs PMs dans l’obtention de leur certification, la preuve de la valeur de l’expérience et les compétences démontrées prendront encore plus de pertinence au-delà d’avoir la certification elle-même.
“Le management de projet continue à jouer un rôle critique dans la conduite de l’efficacité opérationnelle,” a dit J. LeRoy Ward, PMP, PgMP, vice-président exécutif, ESI. “Des dirigeants d’entreprise avisés mettent plus de poids dans le management de projet pour améliorer leur avantage compétitif. À côté du bon sens technique, d’autres compétences comme la négociation, la communication, la pensée critique, la gestion du changement et le leadership revêtent une nouvelle importance pour les chefs de projet. L’influence et l’agilité organisationnelle seront des facteurs clefs pour l’amélioration de la performance à l’avenir.”
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Voici un billet aussi bref qu’intelligent de Seth Godin qui nous donne matière à réfléchir et surtout à changer nos attitudes en ce début d’année.
« That’s not the way we do things around here »
Ne sous-estimez pas s’il vous plaît combien cette phrase est puissante: « ce n’est pas la façon dont nous faisons les choses par ici »
Quand vous dites cela à un collègue, une nouvelle recrue, un étudiant ou un travailleur indépendant, vous établissez une norme puissante, une norme qu’ils hésiteront à défier.
Cela pourrait être exactement ce que vous espérez, mais si votre but est d’encourager l’innovation, vous l’avez en fait éteinte.
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Les informations de cet article ont été tirées, en partie, du livre de Johnson et Hall, “Integrated Project Management.”
La réunion de démarrage est une partie essentielle de n’importe quel engagement de projet. L’effort et la préparation qui y entre peuvent très bien dépendre de la taille du projet et de sa criticité pour votre société. Si c’est un nouveau type d’engagement de projet, ou extrêmement visible, ou pour un client très en vue, la quantité d’effort et de détails mis dans la préparation de la réunion de démarrage peuvent devoir être très élevés. Si c’est un projet qui est semblable à bien d’autres que vous ou quelqu’une dans votre organisation avez déjà exécuté, cela peut exiger seulement une petite quantité de préparation et seulement deux heures de réunion en face à face. La clé pour n’importe quelle réunion de démarrage, est de passer à travers la déclaration de travail, les attentes, les rôles et missions, les livrables et le calendrier de haut niveau. Au minimum, tous ceux-là doivent être discutés et agréés.
Voici quelques questions de base qui doivent être couvertes pendant la réunion de démarrage de projet.
Expliquez pourquoi le projet est entrepris
Le chef de projet devrait rappeler les discussions avec les sponsors de projet, mentionnant les idées et les soucis qui ont mené à l’élaboration du projet; expliquer le besoin perçu et les bénéfices attendus après l’achèvement fructueux du projet; et indiquer la priorité qu’a le projet dans l’organisation. Cette explication aide l’équipe à comprendre l’importance que la direction place sur le projet et assure le management supportera les ressources a engagées le projet.
Présentez la spécification de projet
Le chef de projet devrait noter que la spécification explique exactement ce que le produit du projet devra être et que le succès du projet sera mesuré sur combien le produit répond à la spécification. Le chef de projet explique aussi les procédures pour mettre en œuvre des changements de spécification. Des membres d’équipe expérimentés sont typiquement habitués à ce que des objectifs projets changent pendant l’exécution d’un projet. Ils auront besoin de l’assurance que ces interruptions et intrusions seront bien reconnues par le chef de projet et seront soigneusement contrôlées et gérées.
Présentez les membres de l’équipe
Le chef de projet devrait présenter les membres de l’équipe et expliquer comment leur expertise sera utilisée sur le projet. Il ou elle devrait présenter chaque personne selon quand ils participeront, en suivant le projet du commencement à sa fin. Cet ordre mettra en évidence le flux d’activités. Chaque personne peut parler pour elle-même sur les projets plus petits. Cependant, avec de plus grands projets, le chef de projet devrait faire les introductions pour sauver du temps sur la réunion. Les membres de l’équipe peuvent ou pas se connaître, mais même s’ils sont mis au courant, il est important de favoriser la bonne communication et la coopération en indiquant le rôle spécifique que l’on s’attend à ce que chaque personne joue. De plus, il est utile pour le chef de projet de traiter les introductions pour que les points importants soient couverts et pour être certain que la période d’introduction ne souffre pas d’un membre de l’équipe plus prolixe.
Discutez l’importance des communications et comment cela se déroulera sur le projet
Le chef de projet devrait expliquer les bonnes compétences de communication et comment donner et recevoir le retour d’information. Il ou elle devrait souligner que le chef de projet prend les décisions critiques de projet, qui sont atteintes par la discussion pendant des réunions d’équipe. Il devrait aussi être noté que cela peut être accompli seulement par une communication efficace entre membres de l’équipe. On ne peut jamais donner trop d’importance à la bonne communication et au retour d’information efficace.
Développez des normes d’équipe
Le chef de projet devrait expliquer que les normes servent de directions pour la participation aux réunions d’équipe. Une chose qui est apprise par l’opération d’équipes de travail autogérées est que les normes (aussi appelé les règles de procédure ou d’engagement) jouent un rôle important aux réunions d’équipe et dans la collaboration de l’équipe. Le chef de projet doit expliquer les normes et assurer en général la compréhension et l’importance de concepts comme : “ne laissez jamais une réunion dépasser deux heures,” “arrivez à l’heure,” “restez fidèles à l’ordre du jour,” “venez préparés,” “ne vous interrompez pas pendant les discussions,” “concentrez les désaccords sur des résultats de projet, pas sur les personnalités,” etc.
Discutez de leadership collaboratif
Le chef de projet devrait discuter de leadership collaboratif, soulignant que les membres de l’équipe partagent ce leadership et que c’est fait par un leadership spontané. Cependant, il doit être souligné que la responsabilité de prise de décision critique se trouve toujours avec le chef de projet et la communication critique et la prise de décision doivent passer le PM.
Résolution de conflits et décisions de consensus
Le chef de projet devrait mener une discussion sur les conflits personnels qui peuvent surgir entre membres de l’équipe pendant un projet. On doit expliquer que si le conflit ne devient pas personnalisé, cela peut être canalisé vers le fait d’atteindre de bonnes décisions de projet. On devrait aussi expliquer les principes pour atteindre une décision de consensus.
Passez en revue le plan de projet et le calendrier prévisionnels
Le chef de projet devrait passer d’une copie du calendrier de projet avec des dates de tâche estimées, à chaque participant de la réunion de démarrage. Discutez avec le client et l’équipe qu’ils suivront une série d’étapes pour achever le projet. Passez en revue les dates et jalons prévus dans le calendrier de projet et assurez que tous les participants comprennent les tâches et les dates attendues. L’obtention de l’accord – particulièrement avec le client – sur des dates clefs de projet à cette première étape de l’engagement est critique à l’avancement sur le projet. Sans un tel accord, le projet ne peut pas vraiment commencer parce que vous travaillerez sur un calendrier de projet qui n’a pas encore été accepté.
Une note finale – il est impératif que le chef de projet souligne combien il est important que chaque membre de l’équipe reste concentré sur leurs tâches assignées et communiquent tout problème rencontré le plus tôt possible. Les retards de prise d’action corrective sur des problèmes peuvent causer des retard et dépenses significatifs, qui peuvent en fin de compte être responsables du succès ou de l’échec du projet tout entier. Soulignez que l’on doit donner la priorité aux tâches assignées et que le calendrier doit être respecté.
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J’ai bien aimé dans cet article les cinq compétences que McKinsey a identifié comme étant au cœur du leadership:
trouver et donner du sens au travail
convertir des émotions telles que le stress et la peur en opportunités
savoir tirer partie de ses connections et de sa communauté
agir face aux risques
soutenir l’énergie qui est la force vive du changement
Le commentaire proposé dans ce document et disant que toute personne maîtrisant au moins une de ses compétences double sa capacité à conduire le changement me semble un peu excessif et l’autosatisfaction de ceux qui posséderaient les 5 tout autant sinon plus.
L’aspect « meaning », donner du sens, me semble en effet primordial
Et, pour donner du sens, il faut avoir une vision claire et savoir la communiquer.
bien comprendre les objectifs
les synthétiser
décliner la vision pour chacun
rester simple et très concis
Comment communiquer clairement si l’on n’a pas soi-même une vision très claire du projet? Il est avant tout critique de réussir à bien intégrer l’ensemble des objectifs du projet: financiers, métiers, techniques, humains, processus, stratégiques, tactiques… Un exercice à la fois complexe et nécessaire. Tant que l’on ne comprend pas dans le détail les objectifs du projet, comment les synthétiser et les restituer de manière simple et compréhensible.
De plus, la communication de la vision doit être adaptée à chacun de ses interlocuteurs:
l’équipe réalisatrice et technique,
les futurs utilisateurs des livrables du projet,
les sponsors et
autres partie prenantes,
etc.
Tous peuvent avoir des attentes différentes et néanmoins légitimes du projet. Il faut délivrer cette communication de manière extrêmement précise, simple et concise pour ne pas perdre ses interlocuteurs dans un brouhaha confus.
Plus facile à dire qu’à faire… Pourtant je l’ai déjà vu être exécuté avec virtuosité sur plusieurs projets et complètement raté sur d’autres.
Une vérité unique pour tous - One single truth
L’un de ces succès était un projet de déploiement de système informatique pour les finances et la logistique. La vision synthétique était que ce projet allait permettre à l’ensemble de la compagnie de partager une vérité unique sur ses comptes dans le monde entier, à tous les niveaux hiérarchiques, et dans chacune des divisions métier et des lignes de produit. Les déclinaisons de cette vision par type d’interlocuteur intégraient ce cœur de message et y ajoutaient des messages spécifiques aux diverses populations d’utilisateurs:
pour les techniciens l’aspect migration vers un progiciel phare du marché (Oracle eBusiness suite pour ne pas le citer),
pour les financiers une consolidation centralisée et unifiée dans une base de données commune accompagnée de l’adoption des meilleurs processus dans l’ensemble des organisations financières de notre entreprise dans le monde,
pour les décideurs, les tableaux de bord contenant des chiffres indiscutables, l’accès au données à travers des outils de construction de requêtes et rapports,
pour les utilisateurs, des formations, une interface homogène, ergonomique, fonctionnelle et des processus documentés en ligne.
Le second exemple auquel je pense est en fait un contre-exemple. Notre objectif était de déployer un système d’allocation automatique à des techniciens de maintenance des réparations à effectuer sur des matériels électroniques. Le message nous semblait clair: la solution, en optimisant les temps de trajet des techniciens, accroîtrait la satisfaction des clients et notre productivité. Le message retenu par le terrain fut seulement la partie accroissement de productivité. Celle-ci fut rapidement traduite par les principaux intéressés (les techniciens) en: accroissement de charge de travail, risques de pertes d’emploi, flicage et moins d’autonomie dans le choix des incidents à traiter. Hors, ce sont précisément eux qui pouvaient faire du projet un succès ou un échec. De plus, les responsables de clientèle qui auraient facilement compris et su expliquer les bénéfices à leurs clients et même aux techniciens furent les grands oubliés de la communication. Après une période de déploiement contrôlé sur un petit territoire géographique très réussie avec une opération en situation réelle survinrent les inévitables premiers problèmes techniques. Les techniciens amplifièrent ceux-ci et les responsables de clientèles supportèrent la fronde des techniciens. Ceci aboutit à l’abandon pur et simple du projet.
D’où cette leçon que j’ai retenue sur la nécessité pour le chef de projet d’acquérir cette capacité à savoir communiquer une vision claire afin d’accroître son leadership et aussi de s’assurer de n’oublier personne dans sa communication.
Je rapprocherais la capacité à manager l’énergie de la capacité à motiver et inspirer ses coéquipiers
créer un sentiment d’appartenance et de loyauté au projet
se connaître soi-même (son style personnel)
globaliser son approche
démontrer par l’exemplarité
Il est quasiment impossible de créer un climat de confiance sans démontrer chaque jour sa confiance en l’équipe, en ses membres et à notre capacité à réussir le projet ensemble. Il est souvent plus facile en première réaction de ne pas faire confiance. On peut vouloir reprendre une tâche précédemment allouée à une personne parce que les premiers livrables ne sont pas ce que l’on attendait d’elle en termes de contenu, de qualité ou de durée. On peut être tenté d’exiger un suivi lourd et/ou trop fréquent. On peut même simplement exagérément allonger la durée de certaines tâches d’une personne par manque de confiance en ses capacités… Hors, la moindre faille est fatale. Le manque de confiance sera immédiatement perçu par l’intéressé et par ses coéquipiers. Il faut énormément de temps pour gagner la confiance de l’autre et seulement quelques secondes pour la perdre.
Le sujet suivant de ce même thème qui est évoqué par McKinsey est la délégation. Celle-ci est d’autant plus difficile que le chef de projet est lui-même expert du domaine et capable d’exécuter parfaitement la tâche qu’il délègue. Il arrive aussi qu’une tâche nous paraisse si importante que l’on pense ne pouvoir la déléguer. Le leader commencera par s’entourer des bonnes compétences, meilleures que lui-même autant que possible. Il s’attachera à développer les ressources qui lui sont confiées en leur donnant des missions difficiles, critiques, complexes et en leur assurant le support nécessaire à leur réalisation. J’ai eu la chance de travailler avec quelques vrai leaders dans mon parcours et ce fut toujours un plaisir d’apprendre et de grandir à leur coté. Tous avaient des styles très différents mais en commun cette capacité à faire confiance. Une confiance que l’on ne veut décevoir.
D’autre part, on ne peut pas d’un coté dénigrer le projet et de l’autre demander à ses équipes de se défoncer pour livrer un excellent résultat dans les délais. Cela semble couler de source, et pourtant…Cet engagement sur le projet peut commencer par des petites choses toutes simples telles que la signature au bas de ses emails qui indiquera clairement son appartenance au projet, le message d’accueil sur le répondeur (« ici Pierre, leader du projet X au sein de la division Y chez Z »), les commentaires positifs à la machine à café, les deux phrases d’accroche pour répondre à la question classique sur son job et qui ne manqueront pas de faire l’éloge du projet…
Il y a également la notion d’authenticité chez les leaders: Avoir conscience de son style, de sa personnalité est également très important. Je m’explique : Êtes-vous plutôt directif, consensuel, paternaliste, orienté vers l’action ? Dans mon cas personnel, je suis très orienté vers l’action et j’ai un style assez participatif/coopératif. Lorsqu’il m’est arrivé sous la pression de basculer involontairement vers un style plus directif et tranchant, cela a été un fiasco. D’autant plus mal perçu que je n’étais pas à l’aise dans ce mode opératoire et que ce revirement était donc très mal ressenti: un manque d’authenticité. Néanmoins, j’ai eu l’occasion de travailler avec quelques patrons très directifs sans que cela pose réellement de problèmes à l’équipe car elle savait très bien à quoi s’en tenir, il restait authentique.
Je travaille depuis toujours me semble-t-il dans un environnement international. Les équipes sont géographiquement distribuées, les clients également. Nous utilisons l’anglais comme langue de travail commune avec bien sûr de grandes disparités de niveaux. Nous provenons de cultures différentes: latines, anglo-saxonne, indienne, cairote, japonaise… Lorsque l’on évolue dans un tel environnement, il faut impérativement penser global et prendre en compte les différences locales qui peuvent donner des résultats très différents pour une même activité.
Par exemple, lors de ma première visite professionnelle au Japon, j’ai très stupidement (mais je ne l’ai su que plus tard) essayé de faire avec mes collègues japonais la même session de brainstorming que celles réalisées avec beaucoup de succès en Europe et en Amérique du nord. Fiasco sur toute la ligne! Après un cours de rattrapage en rentrant sur la culture Japonaise, j’ai pu apprécier non seulement mon erreur mais aussi la situation très inconfortable dans laquelle j’avais mis involontairement mes collègues. J’avais rassemblé des personnes de niveaux hiérarchiques très différents dans une salle. Je leur ai allègrement demandé en commun et sans préparation d’échanger ouvertement leurs idées, de faire un « brainstorming ». Je n’en avais pas conscience mais j’allais à l’encontre même de leur mode de fonctionnement en équipe où l’on cherche à comprendre/tester à petites touches les positions de chacun avant d’avancer des idées.
Rien n’est inné dans ce domaine du travail entre personnes de cultures différente et rien n’est jamais acquis. Il faut sans cesse le garder à l’esprit.
J’ai eu sur le dernier point évoqué dans ce rapport : « démontrer par l’exemplarité », de vives discussions avec certains chefs de projet. Je vous laisserai être vos propres juges. Personnellement, je pense sincèrement que le leader chef de projet doit montrer l’exemple. Je pousse le bouchon un peu plus loin en conférence et face à une audience de professionnels en disant: premier arrivé, dernier parti, toujours ouvert et de bonne humeur, bosseur, positif… Bien sûr, ce n’est pas seulement le nombre d’heures qui comptent, c’est aussi ce que l’on met dedans: l’intensité. Pour autant, tous les grands leaders que j’ai côtoyés dans le domaine du management de projet sont de gros bosseurs et ne rechignent jamais à la tâche. Ils sont ouverts et approchables. Ils ont foi en l’avenir.
Partenaire de DantotsuPM
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Quand vous avez une idée, proposition, ou recommandation en laquelle vous croyez, il est facile de présumer que l’obtention de son approbation sera facile. Si vous voyez combien l’idée est brillante, pourquoi tous les autres ne feraient pas de même ? Cependant, ce qui fait qu’une audience accepte une idée est souvent moins lié à l’idée elle-même qu’à comment vous la présentez. Quand vous avez besoin d’une approbation, ne supposez pas que simplement parce que l’idée est excellente, d’autres la verront comme vous — il faut les en convaincre.
Ce que disent les experts
Quand on en vient à l’obtention de l’approbation, le style peut être aussi important que la substance. « Le choix des mots a son importance, » dit John P. Kotter, Officier En chef de l’Innovation chez Kotter International et professeur honoraire à Harvard, dont le dernier livre est « Buy-in: Saving Your Good Idea from Getting Shot Down ». Et souvent, vous n’aurez qu’une seule opportunité devant votre patron, Comité exécutif, ou tout autre groupe qui décidera du destin de votre idée. « Les impressions initiales sont très fortes et elles peuvent être difficiles à contrecarrer, » dit Michel I. Norton, un Professeur Associé d’administration d’affaires à l’École de commerce de Harvard. Il ne s’agit pas de forcer l’idée et ses nombreux mérites dans la gorge de votre audience. Pensez à comment vous pouvez soigneusement faire passer votre idée à travers le processus d’approbation. « Plus les intérêts sont élevés, plus cela vaut la peine de prendre le temps de bien le faire, » dit Kotter. Voici cinq façons de donner une chance à votre proposition.
Former des alliances très tôt
Avant que vous ne présentiez une idée ou demandiez des ressources ou une approbation, c’est une bonne idée de la tester avec les responsables qui peuvent ou pas donner le feu vert. « Parfois cela ne nuit pas d’en parler un peu et de voir ce qui allume une étincelle dans les yeux des personnes ou les referme, » dit Kotter. Cela peut aussi faire remonter à la surface tôt dans le processus des questions ou des commentaires. Une fois que vous avez testé le terrain, vous pouvez prévoir des rencontres plus formelles avec des parties prenantes clefs pour demander leur support. Ces réunions servent trois buts :
Elles construisent la nécessaire adhésion à votre idée.
Elles montrent à vos parties prenantes que vous êtes intéressés par leurs avis.
Elles vous aident à améliorer et développer votre idée — il est possible que ces parties prenantes voient quelque chose dans votre idée que vous n’aviez pas vu.
Plus vous comprenez les sentiments de votre audience envers votre proposition, mieux vous pouvez vous préparer pour la faire approuver.
Préparez-vous, préparez-vous, préparez-vous
La manière dont vous répondez aux questions et soucis jouera un grand rôle dans votre succès ou échec. « En premier lieu, quand vous regardez quelqu’un trébucher sur une réponse, vous en déduisez qu’ils ne savent pas de quoi ils parlent, » dit Norton. Afficher de la confiance afin que les personnes pensent que votre recommandation est bonne. Avant que vous n’entriez dans votre présentation, réfléchissiez bien aux préoccupations possibles de votre auditoire. Dans Buy-In, Kotter et Lorne Whitehead exposent les quatre stratégies de base les plus souvent utilisées pour tuer une idée :
Remettre la décision à plus tard donc la retarder jusqu’à ce que mort s’en suive
Créer la confusion par un barrage de questions ou de détails inutiles
Remuer des problèmes ou craintes irrationnels
Vous attaquer personnellement
Plutôt qu’éviter ces attaques, Kotter et Whitehead suggèrent de « faire entrer les lions dans l’arène » pour critiquer votre idée. Ne marginalisez pas les personnes qui démoliront votre idée. Au lieu de cela, développez des réponses concises, honnêtes à chacune des tactiques qu’ils peuvent utiliser. En le faisant à l’avance, vous construisez votre confiance en vous-même et pouvez éviter de devenir inquiets ou en colère quand les gens défient votre idée.
La positionner pour votre auditoire
« Vous voudrez absolument façonner les détails de votre présentation selon votre auditoire, » dit Norton. Comment votre idée leur profite-t-elle ? Ils peuvent chercher à gagner en prestige, à réduire des coûts, ou une occasion de construire leur environnement autour de votre idée. Construisez votre présentation pour qu’elle parle directement de ces avantages et des manières dont votre auditoire en bénéficiera. En faisant cela, dit Kotter, vous créez un état d’esprit positif (positive mindset) autour de l’acceptation de votre idée ou proposition.
Faire simple
« La malédiction d’une présentation est que vous en savez beaucoup plus que votre auditoire sur le sujet, » dit Norton. Concentrez-vous sur un ou deux points principaux et évitez d’essayer de prouver votre connaissance. Soyez judicieux sur la quantité de données et d’analyse que vous présentez. Des présentations excessivement détaillées peuvent distraire votre auditoire, les faisant se sentir stupides de ne pas parvenir à vous suivre. De plus, ces détails peuvent consommer trop de temps. Même si votre auditoire demande plus de détails, soyez économe. Ici, Kotter indique qu’une des tactiques utilisées par les personnes pour tuer une idée est de présenter des informations qui font diversion ou demander tant de détails que les autres s’y perdent.
Répondre aux questions avec confiance
Quand vous présentez une nouvelle idée, « les personnes auront toutes sortes de réactions et voudront en discuter, » dit Norton. Beaucoup de présentateurs se laissent distraire en essayant de discerner l’intention derrière les questions ou les commentaires. Essaye-t-il de me rejeter ? Déteste-t-il l’idée ? N’a-t-elle pas confiance en mon jugement ? Ne vous donnez pas la peine d’essayer de découvrir ces motivations. Concentrez-vous sur répondre à la question aussi simplement et franchement que possible. Peu importe l’agressivité, le comportement négatif, ou apparemment idiot que la question peut refléter, « Vous voulez ressortir comme un homme d’état, » dit Kotter. « Traitez-la comme une question raisonnable venant d’une personne raisonnable. »
Si vous recevez une question hors sujet ou potentiellement déviante, vous pouvez répondre à la question que vous auriez aimé que la personne pose au lieu de celle-ci. Dans un papier de réflexion récent « l’art de répondre à une mauvaise question de la bonne façon » Norton et Todd Rogers ont trouvé que l’on a plus confiance dans les personnes qui se dérobent astucieusement à une question qu’en ceux qui y répondent de manière moins élégante (people who « artfully dodge » questions are trusted more than those who respond directly to questions in a less elegant way). « Si nous savons que quelqu’un esquive la question, nous ne l’aimons pas. Mais très, très souvent, nous ne le remarquons pas, » dit Norton. Vous pouvez donner une réponse qui est vaguement rapprochée de la question, mais qui ramène avec assurance votre auditoire sur votre point principal.
Principes à garder à l’esprit
Faire :
Rencontrer vos parties prenantes importantes avant d’avoir besoin de leur approbation formelle
Présenter votre idée en termes d’avantages dont votre auditoire tirera profit
Répondre aux questions avec concision et assurance
Ne pas faire:
Supposer que votre auditoire pensera que c’est une bonne idée simplement parce que vous le faites
Écraser votre auditoire avec une analyse détaillée ou des spécificités
Devenir défensif ou se fâcher quand les gens questionnent votre idée
Ami Gallo, l’auteur de ce billet nous propose ensuite dans l’article original 2 exemples précis que vous pourrez lire dans l’article original : Construire et démultiplier les alliances ; Persister de manière cohérente.
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This video is quite enlightening and refreshing. Making repeat customers the core business strategy at Zappos really seems to drive the entire organization in a clear and successful direction.
You’ll hear about the « waow customer experience », the idea of maximizing customer contacts and to be looking forward to these opportunities to discuss and share with your customers (instead of doing all you can to hang up rapidly or responding too fast to people who question you about your project)…
The « building lifelong relationships » with your customers is certainly an approach that appeals to project managers with all of their stakeholders: sponsors, team members, customers, management…
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Au Loto, il est certain que tous les joueurs ne vont pas gagner, dans les faits, très peu gagneront, c’est le principe de base toute loterie. Le management de projet n’est pas une loterie et une bonne formation permet d’améliorer significativement ses chances de succès. Pourtant, quasiment aucun chef de projet ne peut se prévaloir de ne jamais avoir connu l’échec sauf à être en tout début de carrière ou à avoir toujours joué « petit bras ». La réalité est que l’échec est souvent ce qui nous fait le plus apprendre.
La peur de l’échec ne doit donc pas nous paralyser. Voici 2 très brèves vidéos sur ce sujet. La première est de Tom Peters dont je suis fan depuis de nombreuses années. Tom nous parle de Sam Walton, le fondateur de la chaîne Wallmart et de son attitude face au risque d’échouer et de comment il répondait à l’échec. La seconde vidéo reprend en une minute quelques échecs ou réponses négatives retentissants (très américains je vous le concède) qui n’ont pas empêché leurs auteurs de connaître une réussite éclatante plus tard. Ces rebuffades les ont même probablement aider à réussir.
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Certainement parce que j’ai beaucoup de mal à supporter les gens qui se plaignent tout le temps. Mais c’est aussi parce que je suis d’accord avec Alec quand il constate de manière fort pragmatique que le fait de vous plaindre vous nuit personnellement en tant que chef de projet et réduit d’autant les chances de succès de votre projet.
Se plaindre sape votre leadership, démontre votre manque de pouvoir, votre incapacité à rectifier une situation qui ne vous convient pas. Cela vous empêche de communiquer une vision constructive et positive de votre projet et de votre environnement dont vos interlocuteurs ont besoin. En effet, les membres de l’équipe, les clients, les sponsors, le management vous observe plus que vous ne le pensez peut-être.
Alors, êtes-vous un râleur ou une râleuse invétéré(e) ?
Combien de fois vous plaignez-vous chaque jour ? Alec nous propose une manière simple de nous auto diagnostiquer par rapport à cette pratique nocive : Placez un bracelet élastique autour de votre poignet droit pour vous rappeler d’être conscient de ce que vous racontez aux personnes avec lesquelles vous discutez. Si vous vous apercevez que vous venez de vous plaindre, faites passer le bracelet au poignet gauche et laisser le là pour le reste de la journée.
Si vous parvenez à garder le bracelet au poignet droit, même pour une seule journée, ce sera déjà une victoire significative car nombreux et nombreuses seront ceux et celles qui n’y parviendront pas…
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La chose la plus importante que vous pouvez faire en tant que leader est de garder votre cœur ouvert. Que veux-je dire ? Pensez-y de cette façon.
En ce qui concerne la première (la conscience), vous devez apprendre à discerner l’état de votre propre cœur. Est-il ouvert ? Est-il fermé ? Est-il quelque part entre les deux ? Je constate que j’ai besoin de vérifier avec moi-même plusieurs fois par jour. J’appelle cela “un contrôle du cœur.”
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