The kickoff meeting agenda – Part 1 & Part 2

Les informations de cet article ont été tirées, en partie, du livre de Johnson et Hall, “Integrated Project Management.”

La réunion de démarrage est une partie essentielle de n’importe quel engagement de projet. L’effort et la préparation qui y entre peuvent très bien dépendre de la taille du projet et de sa criticité pour votre société. Si c’est un nouveau type d’engagement de projet, ou extrêmement visible, ou pour un client très en vue, la quantité d’effort  et de détails mis dans la préparation de la réunion de démarrage peuvent devoir être très élevés. Si c’est un projet qui est semblable à bien d’autres que vous ou quelqu’une dans votre organisation avez déjà exécuté, cela peut exiger seulement une petite quantité de préparation et seulement deux heures de réunion en face à face. La clé pour n’importe quelle réunion de démarrage, est de passer à travers la déclaration de travail, les attentes, les rôles et missions, les livrables et le calendrier de haut niveau. Au minimum, tous ceux-là doivent être discutés et agréés.

Voici quelques questions de base qui doivent être couvertes pendant la réunion de démarrage de projet.

Expliquez pourquoi le projet est entrepris

Le chef de projet devrait rappeler les discussions avec les sponsors de projet, mentionnant les idées et les soucis qui ont mené à l’élaboration du projet; expliquer le besoin perçu et les bénéfices attendus après l’achèvement fructueux du projet; et indiquer la priorité qu’a le projet dans l’organisation. Cette explication aide l’équipe à comprendre l’importance que la direction place sur le projet et assure le management supportera les ressources a engagées le projet.

Présentez la spécification de projet

Le chef de projet devrait noter que la spécification explique exactement ce que le produit du projet devra être et que le succès du projet sera mesuré sur combien le produit répond à la spécification. Le chef de projet explique aussi les procédures pour mettre en œuvre des changements de spécification. Des membres d’équipe expérimentés sont typiquement habitués à ce que des objectifs projets changent pendant l’exécution d’un projet. Ils auront besoin de l’assurance que ces interruptions et intrusions seront bien reconnues par le chef de projet et seront soigneusement contrôlées et gérées.

Présentez les membres de l’équipe

Le chef de projet devrait présenter les membres de l’équipe et expliquer comment leur expertise sera utilisée sur le projet. Il ou elle devrait présenter chaque personne selon quand ils participeront, en suivant le projet du commencement à sa fin. Cet ordre mettra en évidence le flux d’activités. Chaque personne peut parler pour elle-même sur les projets plus petits. Cependant, avec de plus grands projets, le chef de projet devrait faire les introductions pour sauver du temps sur la réunion. Les membres de l’équipe peuvent ou pas se connaître, mais même s’ils sont mis au courant, il est important de favoriser la bonne communication et la coopération en indiquant le rôle spécifique que l’on s’attend à ce que chaque personne joue. De plus, il est utile pour le chef de projet de traiter les introductions pour que les points importants soient couverts et pour être certain que la période d’introduction ne souffre pas d’un membre de l’équipe plus prolixe.

Discutez l’importance des communications et comment cela se déroulera sur le projet

Le chef de projet devrait expliquer les bonnes compétences de communication et comment donner et recevoir le retour d’information. Il ou elle devrait souligner que le chef de projet prend les décisions critiques de projet, qui sont atteintes par la discussion pendant des réunions d’équipe. Il devrait aussi être noté que cela peut être accompli seulement par une communication efficace entre membres de l’équipe. On ne peut jamais donner trop d’importance à la bonne communication et au retour d’information efficace.

Développez des normes d’équipe

Le chef de projet devrait expliquer que les normes servent de directions pour la participation aux réunions d’équipe. Une chose qui est apprise par l’opération d’équipes de travail autogérées est que les normes (aussi appelé les règles de procédure ou d’engagement) jouent un rôle important aux réunions d’équipe et dans la collaboration de l’équipe. Le chef de projet doit expliquer les normes et assurer en général la compréhension et l’importance de concepts comme : “ne laissez jamais une réunion dépasser deux heures,” “arrivez à l’heure,” “restez fidèles à l’ordre du jour,” “venez préparés,” “ne vous interrompez pas pendant les discussions,” “concentrez les désaccords sur des résultats de projet, pas sur les personnalités,” etc.

Discutez de leadership collaboratif

Le chef de projet devrait discuter de leadership collaboratif, soulignant que les membres de l’équipe partagent ce leadership et que c’est fait par un leadership spontané. Cependant, il doit être souligné que la responsabilité de prise de décision critique se trouve toujours avec le chef de projet et la communication critique et la prise de décision doivent passer le PM.

Résolution de conflits et décisions de consensus

Le chef de projet devrait mener une discussion sur les conflits personnels qui peuvent surgir entre membres de l’équipe pendant un projet. On doit expliquer que si le conflit ne devient pas personnalisé, cela peut être canalisé vers le fait d’atteindre de bonnes décisions de projet. On devrait aussi expliquer les principes pour atteindre une décision de consensus.

Passez en revue le plan de projet et le calendrier prévisionnels

Le chef de projet devrait passer d’une copie du calendrier de projet avec des dates de tâche estimées, à chaque participant de la réunion de démarrage. Discutez avec le client et l’équipe qu’ils suivront une série d’étapes pour achever le projet. Passez en revue les dates et jalons prévus dans le calendrier de projet et assurez que tous les participants comprennent les tâches et les dates attendues. L’obtention de l’accord – particulièrement avec le client – sur des dates clefs de projet à cette première étape de l’engagement est critique à l’avancement sur le projet. Sans un tel accord, le projet ne peut pas vraiment commencer parce que vous travaillerez sur un calendrier de projet qui n’a pas encore été accepté.

Une note finale – il est impératif que le chef de projet souligne combien il est important que chaque membre de l’équipe reste concentré sur leurs tâches assignées et communiquent tout problème rencontré le plus tôt possible. Les retards de prise d’action corrective sur des problèmes peuvent causer des retard et dépenses significatifs, qui peuvent en fin de compte être responsables du succès ou de l’échec du projet tout entier. Soulignez que l’on doit donner la priorité aux tâches assignées et que le calendrier doit être respecté.