Duarte.comedy Episode 1: Make Your Slides Count

Voici le premier épisode de ce qui sera je l’espère une longue série produite par Duarte.

Duarte est l’une des sociétés les plus reconnues en matière de communication d’entreprise, de préparation de présentations pour des keynotes, des lancements de produits, l’explication de systèmes complexes et d’utilisation des réseaux sociaux.

Les deux stars de ce premier épisode de la “Duarte Dot Comedy” sont Bob & Finn.

Il y a quelques jours, Seth Godin partageait avec nous sa checklist pour les emails. Mais, il arrive parfois que ne pas du tout utiliser le courrier électronique soit une bien meilleure idée. Une erreur que j’observe et pratique moi-même souvent est de ne pas me poser la question du média le plus approprié. Je reçois un email, je tape répondre… alors que décrocher le téléphone serait plus judicieux si j’y réfléchissais ne serait-ce que quelques secondes.

Email, Webinars and When To Just Pick Up the Darned Phone

http://www.bnet.com/blog/virtual-manager/email-webinars-and-when-to-just-pick-up-the-darned-phone/1429

Par Wayne Turmel

Un des plus grands défis pour des managers modernes n’est pas le manque d’outils de communication. C’est de savoir quand utiliser le bon outil pour un bon travail de communication. Par exemple, si le courrier électronique est le standard pour notre équipe, nous pourrions passer des jours à échanger des aller/retour par courrier électronique quand un simple appel téléphonique ferait le travail. Mais comment savoir quoi utiliser quand et avec qui ?

Debra Dinnocenzo est une auteure, oratrice et consultante sur le sujet du travail virtuel et de la communication en ligne. Elle a un guide simple pour aider les managers à savoir quand saisir le téléphone, quand se donner la peine de préparer un webinar et quand un courrier électronique suffira. C’est disponible en téléchargement PDF qui inclut aussi quelques astuces et bonnes pratiques. Vous pouvez télécharger ce guide ici gratuitement .

Certains d’entre nous pourraient regarder cette liste et dire, « bien mais! », mais quand est la dernière fois où nous avons envoyés de multiples messages électroniques dans les deux sens pour finir par organiser cette conférence téléphonique ? Oui, c’est bien ce que je pensais…

Selon Dinnocenzo, Voici certaines des lignes de conduite sur quand utiliser quel outil :

Courrier électronique

• Distribution de documents et informations
• Mises à jour rapides, invitations à des réunions, planification
• Annonces

Messagerie vocale

• Annonces
• Demandes de réponses pour lesquelles le délai est critique
• Rapide statut de mises à jour

Messagerie instantanée (IM)

• La notification  de présence (faire savoir que vous êtes disponible)
• Communication rapide qui n’exige pas de documentation
• Brève mise à jour/question
• Chats privés et questions pendant les réunions (dans la limite du raisonnable)

Organisation de téléconférence

• Les réunions de 2 personnes ou plus
• La discussion d’une question ou d’un problème où chacun a la parole
• Revue de documents
• Au moins un participant est à distance et incapable de se réunir physiquement avec le reste

Webinars

• Dissémination d’informations visuelles à une large audience géographiquement dispersée
• Distribuer des informations à l’échelle mondiale de façon opportune et rentable
• Quand cela aide d’utiliser les outils interactifs indisponibles sur une conférence téléphonique (les enquêtes, le chat, questions et réponses)
• Livraison et archivage de présentations tant pour accès en direct que différé et pour référence

Combien d’entre nous se retrouvent à envoyer un courrier électronique quand un Message Instantané (IM) serait plus facile et plus rapide ? D’autre part, combien évitent d’utiliser les webinars même quand nous savons qu’ils pourraient être la bonne réponse mais que nous ne sommes pas vraiment à l’aise avec leur utilisation?

Savoir quel outil utiliser pour quel travail est une première étape critique. Maintenant, bien les utiliser sera pour un prochain billet.

Billets déjà publiés sur le même sujet:

• 3 règles pour clarifier vos écrits

• lire entre les lignes d’un courrier électronique

• tips to organize and keep your email inbox under control

Email checklist (maybe this time it’ll work!)

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2011/06/email-checklist-maybe-this-time-itll-work.html

Il y a trois ans, j’ai posté cette liste de contrôle dans l’espoir naïf qu’elle éliminerait (ou peut-être simplement réduirait) les courriers électroniques de CC-to-all ridicules à propos de co-voiturage, de promotion de fausses œuvres de bienfaisance, Le TOUT EN MAJUSCULE et le stupide spam de relations de presse.

On peut toujours espérer, n’est-ce pas ?

N’hésitez pas à envoyer ceci à tous ceux qui ont besoin de la lire :

Avant que vous ne frappiez sur la touche envoi de votre prochain courrier électronique, peut-être devriez-vous quand même repasser à travers cette liste, juste pour être sûr…

1. Est-il envoyé à une seule personne ? (Si Oui, sauter au #10)
2. Puisqu’il va à un groupe, ai-je pensé à qui est dans cette liste ?
3. Sont-Ils en copie cachée ?
4. Chaque personne dans la liste a-t-elle vraiment opté pour en être ? Pas « en quelque sorte », mais le demanderait-elle vraiment ?
5. Donc si je ne lui envoyais pas ce message, elle se plaindrait de ne pas le recevoir ?
6. Voir #5. Si elle ne se plaindrait pas, enlevez-la !
7. Cela signifie, par exemple, que l’envoi de courrier électronique de masse à une liste de blogueurs juste parce qu’ils ont des blogs n’est pas OK.
8. Aparté : la définition de marketing permis : des messages prévus, personnels et appropriés délivrés aux personnes qui veulent en réalité les recevoir. Nulle part cela dit quoi que ce soit de vous et vos besoins en tant qu’expéditeur. Cela ne me regarde probablement pas, mais je ne vous fais juste savoir comment je le ressens. (Et comment vos prospects le ressentent).
9. Est-ce le courrier électronique émanant d’une vraie personne ? S’il oui taper répondre enverra une note à cette personne ? (Sinon, changez cela s’il vous plaît).
10. Ai-je correspondu avec cette personne auparavant ?
11. Vraiment ? Ils ont répondu ? (Si Non, reconsidérez l’usage du courrier électronique).
12. Si c’est un courrier électronique de demande non sollicitée et que vous êtes certain qu’il sera le bienvenu et que vous êtes sûr que ce n’est pas du spam, ne faites pas des excuses. Si vous devez présenter des excuses, alors oui, c’est du spam et vous ferez mal à votre marque et ce sera mérité.
13. Est-ce que je suis en colère ? Si oui, sauvez le message en tant que brouillon et reprenez le dans une heure.
14. Pourrais-je faire mieux que cette note avec un appel téléphonique ?
15. Suis-je en train de mettre mon chef en copie cachée ? Si oui, que se produira-t-il si le destinataire le découvre ?
16. Y a-t-il quoi que ce soit dans ce courrier électronique je ne veux pas qu’un procureur, les médias ou mon patron voient ? ( Si oui, le supprimer).
17. Est qu’une partie du courrier électronique est en lettres capitales ? (S’il en est ainsi envisagez de le changer.)
18. Est-ce écrit en noir et avec des caractères de taille normale ?
19. Y-a-t-il les renseignements pour me contacter en bas du courrier ? (Sinon, envisagez de les y ajouter).
20. Avez-vous inclus une ligne « svp sauvez la planète, n’imprimez pas ce courrier électronique « ? (si oui supprimez cette ligne et cherchez un job de garde forestier ou d’hôtesse de l’air).
21. Ce courrier électronique pourrait-il être plus court ?
22. Y a-t-il quelqu’un en copie de ce courrier électronique qui pourrait être ôté de la liste ?
23. Ai-je attaché en pièces jointes des fichiers qui sont très volumineux ? (si oui « googler » quelque chose comme ‘envoi de grands fichiers’ et considérez vos options.)
24. Ai-je attaché des fichiers qui seraient mieux au format PDF ?
25. Y a-t-il un 🙂 ou d’autres émoticônes? ( Si oui, reconsidérez-les).
26. Fais-je suivre le courrier de quelqu’un d’autre ? (si oui, seront-ils contents quand ils le découvriront ?)
27. Fais-je suivre quelque chose à propos de religion (la mien ou celle de quelqu’un d’autre) ? ( Si oui, supprimez).
28. Fais-je suivre quelque chose à propos d’un virus ou d’une œuvre de charité ou autre mystification potentielle ? (Si oui, visitez Snopes et vérifiez la véracité).
29. Ai-je choisi ‘répondre à tous ‘ ? S’il en est ainsi, suis-je content de l’avoir fait ? Chaque personne dans la liste doit-elle le voir ?
30. Est-ce que je cite le texte original de manière utile ? (L’envoi d’un courrier électronique qui dit seulement « oui » dans sa totalité, n’est pas utile).
31. Si ce courrier électronique est destiné à quelqu’un comme Seth, je vérifie pour m’assurer que je connais la différence entre ‘son’ et ‘sont’ ?
32. Si c’est un communiqué de presse, suis-je vraiment sûr que le destinataire va être content de le recevoir ? Ou est-ce que je profite de la nature asymétrique de courrier électronique – gratuit à envoyer, cher en temps investi à lire ou supprimer ?
33. Il chacun y a petites créatures animées dans le pied de page de ce courrier électronique ? D’adorables chatons? Une espèce en danger de quelque sorte ?
34. Bonus : il y a une longue décharge légale en bas de mon courrier électronique ? Pourquoi?
35. Bonus : la ligne « objet » permet-elle de facilement comprendre ce qui suit et de probablement le classer correctement ?
36. Si je devais payer 42 centimes pour envoyer ce courrier, le ferais-je ?

Chris Anderson a également inventé sa propre Liste.

Cet été dans la bibliothèque de sa maison familiale, Jean-Michel Groleau, Président PMI « France-Sud » Chapter Project Management Institute, a trouvé un petit livre fort intéressant et s’est dit que certains passages pourraient faire éventuellement l’objet d’un article dans DantotsuPM.

Conférence, c’est un mot français qui vient de deux mots latins « cum ferere » (porter avec). On «porte» une conférence avec soi. Ingénieur, programmeur, manager, chef de projet… un jour ou l’autre, nous sommes amenés à nous exprimer par la plume ou la parole. Voici quelques conseils, recueillis lors d’une lecture estivale, d’un petit recueil intitulé « Parler… Parler » de Bernard Gavoty (1908-1981) , un critique musical célèbre.

Ingénieur agronome de formation (!), élève de Marcel Dupré au conservatoire en classe d’orgue, brillant orateur, doué d’une parfaite élocution, sachant manier la plume, il fit de très nombreuses conférences, en particulier pour les Jeunesses Musicales de France, et fut un célèbre critique musical du Figaro sous le pseudonyme de « Clarendon ».

ne laisse pas ton auditoire s’endormir, tu ne le réveilleras plus

Lors d’un dîner avec Léon Daudet alors qu’il était enfant, Bernard Gavoty reçu ces conseils du grand auteur français : « écoute mes conseils, dictés par l’expérience. Ne sois jamais ennuyeux. Pratique la clarté comme une hygiène, et la drôlerie comme un remède. Dis-toi que les gens à qui tu t’adresseras attendent trois choses : apprendre, s’émouvoir, se distraire. Telles sont les règles d’or du métier de conférencier. À toi de donner ce qu’on te demande. Tout en parlant, mets-toi, en pensée, dans le fauteuil d’un auditeur, et dis-toi : de quoi ai-je envie à présent ? Que ça change ?… Change aussitôt ton fusil d’épaule, ne laisse pas ton auditoire s’assoupir : tu ne le réveilleras plus. Pense toujours à ce qu’il est venu chercher : une distraction d’ordre supérieur. Ne te mets pas «à la portée de la foule», hisse la, au contraire, jusqu’au niveau où tu veux la tenir. N’oublie pas qu’un bon mot est un bienfait des dieux, et qu’une image l’emporte sur le meilleur des raisonnements. Parle sans papiers pour qu’on t’écoute : des froissements de feuillets favorisent le sommeil. Donne l’impression d’improviser. Sois vigilant, toujours prêt à modifier l’ambiance »…

Une conférence n’est pas un cours : ne soit pas trop didactique. Instruits sans cesser de plaire. Ne sois pas trop long, laisse les gens sur leur faim, c’est le meilleur moyen de rester toi-même en appétit. Pour apprendre ton difficile métier, parle beaucoup, parle partout, ne laisse pas échapper une occasion de parler. Surtout ne t’inscris jamais à un cours d’orateur. Ce métier, assez spécial, est de ceux où l’on fait soi-même son apprentissage. On est son professeur, et parfois, son maître. Cultive ton enthousiasme, comme une plante merveilleuse. Maintenant, va bien en paix ! »

…. Faut-il vraiment écrire ce que l’on doit finalement donner l’impression d’improviser ?

Oui, car sans cela on erre à l’aventure. Seule la rédaction permet de suivre un plan logique, camouflé sous des incidents de parcours tout exprès provoqués. Elle aide de surcroît à ne pas dépasser une longueur raisonnable et à soupeser la marchandise qu’on s’apprête à livrer. Inconsciemment, les personnes qui viennent vous entendre se rendent à une conférence dans la triple intention notée plus haut : apprendre, s’émouvoir, se distraire. Une conférence qui méconnaît ces trois ingrédients est une conférence manquée.

Bon ! Je « tiens » mon texte : à lui, maintenant, de me tenir ! Je dois en être possédé au point de le savoir par cœur, ou d’en éprouver la sécurité, tout en donnant au public l’illusion que j’invente en parlant. Comment apprendre – faut-il vraiment apprendre, comme un perroquet ? – ces trente, quarante pages dactylographiées ?

Oui et non. Il faut avoir un plan serré, le savoir absolument par cœur, connaître ses transitions, avoir des repères, être capable de réciter imperturbablement le début, les passages périlleux et la conclusion. Fort de quoi, on peut improviser à sa guise, si un bon vent vous pousse. Au fait, quoi qu’on fasse, la répétition, à plusieurs reprises, de la même conférence, en fixe le texte dans la mémoire sans qu’on l’ait fait exprès. Gravé par crainte dominée, elle ne s’effacera plus de votre cerveau. Et, sans le vouloir, vous foulez vos propres empreintes. Le tour est joué, vous pouvez lâcher vos notes, comme le baigneur sa bouée de sauvetage : vous savez nager, le large ne vous engloutira pas.

… Une conférence, c’est une conversation entre des amis

Une conversation dont vous donnez le dé, un entretien unilatéral. Vous devez donner à chacun de vos auditeurs l’illusion que vous lui parlez, à lui seul, qu’il vous répond, et que vous concluez. À vous d’avoir la même aisance qu’au coin du feu, le coude sur la cheminée, racontant une histoire. Les idées générales, manier les avec parcimonie…. Bornez-vous , sagement, au jeu ravissant des images particulières, sachant par expérience qu’on oublie un principe, mais qu’on retient un exemple. Mieux encore, une anecdote bien placée.

… On doit à son public un profond respect

C’est le premier commandement du décalogue des conférenciers. Mais ce respect n’est pas forcément naïf. On peut aimer sans admirer. Pourquoi ne respecterait-on pas un ami, dont on est convaincu qu’il ne sait rien ? Or, c’est un fait, à quelques rares exceptions près, le public ne sait rien de ce que vous allez lui dire : sinon, il ne viendrait pas vous entendre. Il s’agit de le renseigner avec gentillesse, avec humour, avec sympathie, puisqu’il est si facile d’imaginer ce que savent certains de vos auditeurs et que vous ignorez vous-même. Savoir qu’il ne sait rien, feindre de croire qu’il sait tout, avoir l’air de redécouvrir avec lui des vérités premières, c’est une méthode excellente qui vous permet d’instruire votre public sans blesser personne

La formule : « nous savons tous… » Et sa variante : « à quoi bon rappeler ? », ou encore : « est-ce assez bête ? » est féconde-même et surtout si vous êtes seul à savoir, à vous souvenir et à vous croire intelligent.

Il y a trois choses que le public ne supporte pas : le mépris, la mauvaise humeur et la voix sourde. Ménageons lui ces trois fléaux ! »

Certes, nous ne serons pas tous amenés à faire des conférences, mais nous aurons certainement tous à faire des présentations à un large auditoire. Que de précieux conseils, d’un homme du métier, rassemblés en quelques lignes… La substance, la touche émotive, le grain de sel.

À méditer et relire, pour progresser dans cet art difficile de la parole en public.

La communication prend une très large portion du temps et des efforts des chefs de projet. Julian Treasurer (http://www.juliantreasure.com/), auteur du livre « Sound Business », suggère 5 façons d’améliorer notre capacité d’écoute. Or l’écoute est une composante on ne peut plus importante de la communication. Vous noterez au passage les modestes 25% que l’on retient que de ce que l’on entend et qui vont même en s’amenuisant selon Julian car nous vivons dans un monde extrêmement bruyant.

Je retiens également de ce discours l’acronyme RASA, Receive-Appreciate-Summarize-Ask, qui est un bon moyen de se rappeler les principes de l’écoute active.

https://ted.com/talks/view/id/1200

The Fight for Better Presentations

http://blog.jochmann.me/post/5220121148/fight-for-better-presentations-animation

Jakob Jochmann, http://blog.jochmann.me

Ceci est ma contribution à la recherche en cours pour sauver les gens de l’enfer des listes à puces. Le style de The Fight for Better Presentations est lourdement influencé par les génériques de film de Saul Bass et les films d’espionnage des années soixante. Je ne peux pas non plus nier l’inspiration de deux célèbres séries d’animation japonaise. Voyons si vous pouvez découvrir ces références.

Plus important encore, j’espère que cette animation elle-même peut servir d’inspiration pour créer de meilleures présentations et comme une vitrine de ce que vous pouvez faire avec un logiciel de présentation. Des remerciements spéciaux vont aux deux personnes qui ont depuis longtemps été des modèles à copier dans ma recherche de meilleures présentations et sont des supporters de ce projet : Nancy Duarte et Garr Reynolds.

Cette courte animation a été créée entièrement dans Keynote. J’ai simplement édité le cadencement pour aller avec la musique et donner plus de rythme dans iMovie. Les effets et le flux devraient être familiers aux personnes qui suivent ma Série de didacticiel.

Vous pouvez partager et diffuser la vidéo librement si vous l’avez aimée. Pour chacun d’entre vous qui aime bricoler et découvrir des choses tout seul je distribue aussi le Fichier source de l’animation. Je demande seulement que vous m’attribuiez mon travail si vous utilisez ou éditez toute diapositive pour vos propres présentations, vidéos ou quoi que vous en fassiez.