10 Worst Work Time Wasters
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De nos jours, personne ne peut se permettre de gaspiller du temps au travail.
Grâce à la réduction prégnante des effectifs, les charges de travail s’accumulent. Malheureusement, les journées ne sont pas extensibles. La maximisation de l’efficacité de votre temps au travail peut faire la différence entre partir à une heure raisonnable (c’est-à-dire conserver votre santé mentale) et rester tard inutilement. Vous avez une vie à l’extérieur du travail. Vous ne voulez pas la vivre?
Il y a d’innombrables façons dont vous gaspillez votre temps au travail. Parfois, c’est inévitable. D’autres fois, cela peut être surmonté avec un changement mineur dans votre approche. Dans tous les cas, la première étape pour combattre ces vampires est de les identifier.
Voici 10 des plus communs consommateurs de votre temps et quelques astuces sur la façon de les combattre.
Criminel n°1: Messagerie instantanée
Alors que la messagerie instantanée Peut être un outil utile, sa nature généralement informelle (et immédiate!) peut aussi en faire Le pire Ennemi de la productivité. Combien de fois une discussion sur un sujet lié au travail a rapidement dégénéré en une session de commérage d’une demi-heure ? Et il y a toujours quelqu’un avec beaucoup moins de choses à faire qui vous tentera avec un marathon de discussion informelle.
La solution : Si vous ne pouvez pas déconnecter complètement, mettez au moins votre statut sur « Occupé » pour une bonne partie de la journée. Cela aidera à dissuader les bavardages frivoles. Si quelqu’un insiste pour vous dérangement avec du bavardage non lié au travail, dîtes-leur (poliment) que vous êtes au milieu de quelque chose et demandez si vous pouvez reprendre la conversation à un autre moment (peut-être pendant votre pause déjeuner ?). Ne vous sentez coupable – personne ne vous en voudra pour votre silence si vous avez du travail à faire. S’ils le font, vous ne voulez probablement pas bavarder avec eux de toute façon.
Criminel n°2: Sur-Dépendance Sur le Courrier électronique
Nous sommes tous devenus accros au courrier électronique comme forme de communication. C’est commode. C’est aussi une excellente façon de garder une trace électronique de votre correspondance (utile si vous êtes jamais questionné sur une décision ou un événement). Mais la plupart du temps est gaspillé en aller-retour de courriers électroniques qui seraient plus facilement résolus par une conversation verbale. Ne me lancez pas sur la trop commune débâcle du « répondre à tous ».
La solution : S’il y a quelque chose qui a besoin d’être Discuté, optez pour une conversation en face à face. La personne à laquelle vous avez besoin de parler est de l’autre côté du globe ? Téléphonez-lui. Et si vous voulez toujours un enregistrement écrit, écrivez en un rapide courrier électronique après la conversation pour dire où les choses en sont restées et envoyer le aux personnes appropriées. En surface, il semble y avoir plus d’étapes, mais cela peut faire la différence entre une heure de travail et un à deux jours d »changes de courriers électroniques dans les deux sens.
Criminel n°3: Errance de Réunions (en réunions)
« Réunions à propos de réunions. » Vous savez, vous vous réunissez pendant une heure et tout ce que vous achevez est une liste de ce qui devrait être discutée dans encore Une autre Réunion. Pour sûr, les réunions sont une partie essentielle du monde du travail. Mais si mal exécutées, elles peuvent être une perte de temps colossale.
La solution : Les réunions devraient avoir un but; un ensemble d’objectifs tangibles que vous voulez accomplir. Cela devrait être réalisé en suivant un ordre du jour de jeu, qui devrait être distribué aux participants avant la réunion. Restez concentré sur la tâche à portée de main. S’il y a des supports visuels, installez-les et soyez prêts à démarrer avant que le groupe n’entre la pièce. Finalement, assurez-vous que vous avez Vraiment besoin d’une réunion : si que vous devez dire peut être facilement partagé dans un courrier électronique avec le groupe, pourquoi éloigner les gens de leur travail ?
Criminel n°4: De brefs intervalles Entre des Réunions
En parlant de réunions, en ce qui concerne ces 15-30 infimes minutes d’intervalles entre elles ? Que parvenez-vous réellement à accomplir dans ce ces périodes ? Le plus souvent, très peu. Bien sûr, cela vous donne un peu de temps pour décompresser, mais cela vous fait aussi passer hors et dans le mode réunion sans aucune raison apparente. Si vous avez plusieurs réunions par jour, ces intervalles peuvent atteindre deux heures de perte de temps.
La solution : Enchaînez vos réunions dos-à-dos si vous le pouvez; vous les adresserez plus efficacement. Les intervalles de temps sont mieux groupés ensemble à un certain moment de la journée où ils peuvent être utilisés pour des efforts productifs.
Criminel n°5: Réagir aux interruptions
Vous êtes au milieu de quelque chose quand vous recevez un courrier électronique « urgent ». Vous répondez, seulement pour être sollicité par un appel téléphonique peu de temps après. Vous raccrochez, seulement pour faire face à encore Un autre Le courrier électronique qui exige votre réponse. Et ce, sans arrêt. Avant que vous ne le sachiez, il est 16 :00 et vous n’avez toujours pas avancé sur que vous aviez commencé en premier lieu ce matin. Cela semble familier ? Le collaborateur moyen travaille seulement 11 minutes avant être distrait. Pas étonnant que nous luttions pour faire réaliser des choses.
La solution : C’est inévitable – le lieu de travail hyper-connecté va nous envoyer des interruptions constantes. Le truc est d’apprendre à réagir à celles-ci sans nous éloigner de la en cours. Si vous êtes occupés, laissez votre téléphone basculer sur la messagerie vocale. Mettez de côté trois périodes de temps par jour pendant lesquelles vous gérez votre boîte de messagerie. Bien sûr, il existe Des cas où un courrier électronique exige d’une réponse urgente. Mais le plus souvent, ce n’est pas le cas. Faites la différence.
Criminel n°6: Inefficace Multi-Tâches
Chacun aime penser qu’il est excellent au multitâche. Et peut-être l’êtes-vous. Mais il y a une limite à combien de choses vous pouvez faire immédiatement sans impacter négativement la qualité de votre travail et, en fin de compte, ralentir le processus. Jongler entre cinq projets différents en même temps ? Vous gaspillez probablement votre temps.
La solution : Priorisez et découpez ensuite votre journée en conséquence. C’est la clé pour réussir n’importe quel projet. Notez tout ce que vous espérez réaliser et assignez un temps défini pour le faire basé sur l’importance. Ne passez pas à la tâche suivante avant que vous n’ayez vraiment achevée la précédente. Non seulement vous faites un meilleur travail quand vous êtes concentrés, vous vous forcez aussi à finir quelque chose dans le temps imparti.
Criminel n°7: Désorganisation de l’Espace de travail
Votre espace de travail principal pourrait être le plateau de votre bureau, votre ordinateur de bureau ou très probablement, une combinaison des deux. Dans tous les cas, si c’est brouillon, vous finirez par gaspiller du temps à chercher des choses.
La solution : Un espace de travail dispersé est fait pour un esprit dispersé. Éliminez le désordre et vous gérerez votre travail plus efficacement. Avant que vous ne quittiez le bureau, nettoyez votre bureau des boissons, tasses, nourriture et papiers. Utiliser votre armoire à rangement pour autre chose que votre boîte de petits biscuits salés. Recyclez les papiers que vous n’allez jamais utiliser. Et n’ajoutez pas d’articles inutiles dans vos fichiers – si vous n’avez pas Besoin d’imprimer quelque chose, ne le faites pas. Le disque partagé de Votre société est parfaitement capable de stocker soigneusement des documents.
Criminel n°8: Communications Personnelles
Auparavant, il était un peu plus difficile de réaliser de la correspondance personnelle au travail. Aujourd’hui, vous pouvez être constamment connectés aux amis et à la famille sans que quelqu’un le remarque vraiment. Ce n’est plus une question de « serai-je pris ? » que de « Combien de temps vais-je gaspiller ? » Si vous vérifiez religieusement Facebook, chattez avec des amis ou répondez aux courriers électroniques personnels de la même façon qu’aux professionnels, la réponse est : beaucoup.
La solution : De nos jours, les employeurs comprennent que vous pouvez passer un certain temps au travail à faire des choses personnelles (après tout, vous y passez tellement de temps). Gardez votre correspondance personnelle pour votre pause déjeuner. Vous pouvez vérifier vos divers comptes à ce moment-là, sans culpabilité. Soyez ferme avec vos amis et famille pour vous contacter pendant les heures de travail – s’ils ne vous appellent pas entre neuf et cinq, vous serez beaucoup moins tentés d’aller vérifier. Vous aurez aussi moins de difficultés à surmonter Criminel n°5.
Criminel n°9: « Pauses » de Navigation Web
Vous devez vous éloigner de ce sur quoi vous travaillez donc vous cherchez les revues de ce film que vous voulez désespérément voir. Avant que vous ne le sachiez, vous avez six onglets ouverts dans votre navigateur. Vous cherchez des billets de concert, des chaussures, des nouvelles du jour et l’étymologie de mots. Aucun besoin de demander où votre après-midi est passée. Votre historique de navigateur dit tout cela.
La solution : Connaissez vos limites. Si vous êtes tentés de rechercher quelque chose, attendez au moins jusqu’à ce que vous ayez fini ce sur quoi vous travaillez. De préférence, laissez ce type de recherche pour votre pause déjeuner ou la fin de la journée de travail. Il est juste trop facile d’être absorbé quand il y a une infinité d’informations à votre portée.
Criminel n°10: Pauses Cigarette/Café
Chacun doit s’éloigner loin de son bureau de temps en temps. En fait, il a été dit que faire des pauses peut souvent vous rendre plus productifs. Mais si vous sortez pour une cigarette ou un café chaque demi-heure (cela semble extrême, mais pas totalement irréaliste), vous réduisez votre productivité au strict minimum en n’entrant jamais vraiment dans votre travail.
La solution : C’est une bonne idée de s’éloigner de votre ordinateur à peu près toutes les quinze minutes. Mais pour les pauses à l’extérieur du bureau, limitez-les à trois par jour : une à mi matin, une à l’heure du déjeuner et une l’après-midi. La prise de votre pause repas complète est clé. Si vous êtes hors du bureau pendant une heure entière à midi, vous ressentirez moins le besoin de sortir pour des pauses plus courtes. Et vous pourrez entrer dans le rythme du travail – et y rester! – plus souvent.
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Si vous n’avez pu participer aux journées de formation organisées par Garr Reynolds en France, à Paris, hier et avant-hier, voici une vidéo de rattrapage d’une heure en anglais.
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