10 astuces pour de meilleures réunions de projet

10 Tips for Better Project Meetings Par Michel D. Taylor

Des sondages ont indiqué qu’un participant typique de réunions les considère comme étant 2,3 fois plus longues qu’elles ne devraient l’être. Puisque les réunions sont essentielles au succès d’un projet, le secret réside simplement à les rendre plus efficaces. Voici dix façons de conduire de meilleures réunions.

rappeler, ne pas oublier, reminders1.      Informez et rappelez à l’équipe le but juste avant la réunion.

En informant juste avant les participants, ils vont non seulement moins probablement l’oublier mais ils viendront aussi avec tout matériel ou information nécessaire à supporter les sujets de discussion. Il arrive souvent que l’on pose une question à un participant qui exige qu’ils quittent la réunion pour obtenir les informations nécessaires. Quand cela se produit, ils peuvent être pris par autre chose et ne jamais revenir en réunion.

2.      Réduisez au minimum les participants.

Invitez seulement ceux qui sont vraiment nécessaires. Avec l’accroissement du nombre de participants, la tendance à s’enliser augmente. Souvent, ceux qui ne sont pas nécessaires se montreront seulement pour obtenir des informations sur le résultat de la réunion. Ils sont mentionnés comme “des participants secondaires,” et ils se mettent souvent à poser beaucoup de questions qui détournent la réunion de son objet vers une remise à jour de cette personne. Si un résumé se réunion est produit, il y a moins de probabilité d’avoir des participants secondaires.

agenda, ordre du jour3.      Établissez et suivez un ordre du jour.

En règle générale, chaque réunion devrait avoir un ordre du jour qui comporte au moins trois points; les sujets, le temps imparti pour chaque sujet et « l’intervenant », celui qui prend la tête sur un sujet donné. C’est une bonne pratique que de publier un ordre du jour proposé avant la rencontre pour solliciter des apports et obtenir un meilleur engagement. Il identifiera aussi d’autres sujets qui pourraient être pertinents par rapport aux discussions.

4.      Exposez le but et le résultat escompté.

Les leaders de réunions ne devraient pas assumer que chacun comprend automatiquement le but de la rencontres et les résultats désirés. En les exposant clairement au début, cela permettra de commencer rapidement la réunion et de la maintenir sur les rails.

discussion, impliquer tous les participants5.      Efforcez-vous d’impliquer chaque membre de l’équipe.

Les réunions peuvent souvent perdre leur équilibre quand quelques participants mènent tout l’entretien et dominent les discussions. Le de la réunion devrait essayer d’impliquer chaque membre pour assurer une bonne synergie de groupe. Périodiquement il demandera à chacun de récapituler les choses de leur point de vue, ou leur demandera simplement quelles remarques ils peuvent faire.

6.      Utilisez diagrammes, images et graphiques.

Le vieil adage, “une image vaut mieux que mille mots” n’est jamais plus vrai que dans les réunions. Ils peuvent réduire des durées de réunion de 28 %. Chaque fois que c’est possible, encouragez les participants à utiliser des diagrammes, des images et des graphiques au lieu de distribuer des pages de prose.

7.      Parquez les sujets importants mais sans rapport.

Il peut y avoir des moments où un sujet important, qui n’est pas à l’ordre du jour, sera abordé. Plutôt que de détourner le focus de la réunion, il peut être mieux de noter et de parquer les sujets pour une autre réunion. C’est important cependant qu’une autre réunion se tienne pour que ces sujets ne soient pas simplement oubliés.

8.      Notez les actions, leurs propriétaires et leurs dates d’achèvement.

Souvent, les discussions lors des réunions sont très interactives, mais si les résultats ne sont pas traduits en actions, elles peuvent échouer à être productives. Presque chaque réunion devrait conclure avec a) une description d’actions à entreprendre, b) qui a accepté l’action et c) quand l’action doit être achevée.

9.      Publiez un bref résumé écrit.

Prendre quelques minutes pour documenter une réunion peut être primordial. En récapitulant a) qui était présent, b) les principaux sujets discutés, c) les conclusions atteintes et d) les actions à prendre, ces informations seront facilement enregistrées et disséminées. La résumé de réunion devrait s’en tenir à une page contenant des phrases sous format  » liste à puce ».

questionnaire10.  Mesurez périodiquement l’efficacité des réunions de projet.

Quand des réunions de projet commencent être tenues beaucoup de réunions seront souvent des plus inefficaces en raison de nouveaux participants, des circonstances, manque d’habitude avec les rôles, etc. En mesurant périodiquement l’efficacité d’une réunion, on peut souvent accroître son efficacité. Ceci peut être réalisé en demandant à chaque participant de remplir un bref questionnaire qui contient des déclarations sur la réunion (par exemple : un ordre du jour a été utilisé, sommes-nous restés sur les rails, les bons participants étaient-ils là, etc.).

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