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meilleures pratiques

le printemps revient! Faisons un peu de nettoyage dans nos processus

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Et oui, le mercredi 20 mars marque le début du printemps.

Spring is coming, let’s do some process clean up !

http://www.ginaabudi.com/spring-is-coming-lets-do-some-process-clean-up Par Gina Abudi

faire le ménageTout business devrait régulièrement passer en revue ses processus. Un peu comme nous avons tendance à nous lancer dans le grand nettoyage de printemps à la maison quand cette saison arrive, pourquoi ne pas en profiter cette année pour passer en revue vos processus business ?

Je conseille à mes clients de régulièrement revisiter leurs processus, idéalement deux fois par an, mais au minimum annuellement. Quand les processus sont régulièrement revus et peaufinés, ils augmentent en efficience et en efficacité [ndlt : L’efficience est l’efficacité au moindre coût].

Adoptez ces bonnes pratiques pour passer en revue vos processus :

  • Allez voir les personnes qui font le travail pour leur demander comment la manière dont ils font le travail peut être améliorée. Demandez-leur aussi s’ils ont déjà changé leur façon de faire le travail (souvent les collaborateurs trouvent tous seuls de meilleures approches.)
  • Considérez ces questions :
    • Une nouvelle technologie a-t-elle modifié comment les collaborateurs devraient travailler ?
    • Y a-t-il plus ou moins de ressources pour exécuter la charge de travail ?
    • Certaines des attentes clients ont-elles changé ?
    • Avez-vous fait grossir l’organisation?

Vous pourriez vouloir réaliser ceci par une combinaison d’enquêtes, de réunions de services, en petits groupes et individuelles. Ce simple processus de revue, réalisé à intervalles réguliers, vous permet de trouver des façons d’améliorer comment le travail est fait.

Quand vous trouvez des opportunités d’améliorations, assignez une équipe d’amélioration de processus à cette initiative. Assurez-vous que l’équipe comprend une bonne représentation des diverses fonctions.

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comment écrire de façon claire?

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Chaque fois que vous écrivez un courrier électronique, un billet, une proposition, ou un rapport, c’est à vous qu’il appartient de vous assurer,  et non pas au lecteur, que votre point sera compris.

Voici quatre façons d’éviter que vos idées soient mal interprétées :

  1. frustrationPrenez la perspective du lecteur. Captez son attention. Mettez-vous dans ses chaussures pour évaluer votre clarté. Encore mieux, demandez à un collègue de récapituler les points principaux de votre brouillon après une lecture rapide.
  2. Adoptez un langage simple. Efforcez-vous d’utiliser des mots et des phrases courts. Eliminez le gras. Ciblez une moyenne de 20 mots au plus par phrase. A chaque phrase, demandez-vous si vous pourriez l’exprimer plus brièvement.
  3. Montrez, n’énoncez pas. Soyez assez spécifique pour que les lecteurs en tirent leurs propres conclusions (qui corresponde à la vôtre, bien sûr), par opposition à exprimer vos avis sans argumentation en espérant que les gens seront d’accord.
  4. Soignez votre grammaire, ponctuation et orthographe.

Tiré du HBR Guide to Better Business Writing.

Vous n’irez probablement pas jusqu’à faire de vos mémos des poèmes mais si l’envie vous en prenait, regardez cette vidéo. En combinant son humour pince-sans-rire à sa profondeur artistique, Billy Collins partage un projet dans lequel plusieurs de ses poèmes ont été transformés en de délicieux films d’animation en collaboration avec Sundance Channel. Cinq d’entre eux font partie de cet exposé émouvant et merveilleusement divertissant — et ne manquez pas le poème final hilarant!

comment manager les problèmes sur votre projet

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Managing Your Project Issues

http://pm-foundations.com/2012/03/20/pm-foundations-managing-your-project-issues/ par Steve Hart

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Pour moi le plus ennuyeux et parfois le truc le plus perturbateur dans le projet est le management des problèmes. Les problèmes en cours distraient les membres de l’équipe du travail à réaliser et ralentissent souvent la progression nécessaire pour atteindre les jalons du projet. Au pire, davantage de temps peut être passé à parler des problèmes qu’à exécuter le travail de projet. Si le taux d’ouverture des problèmes dépasse celui de leur clôture, le projet peut être écrasé sous ces problèmes. Les projets sont paralysés par des problèmes projet quand les membres de l’équipe ne peuvent plus compléter leurs tâches et livrables parce qu’ils attendent la résolution de certains problèmes projet.

L’accumulation significative de  problèmes est généralement due à un manque de focus ou d’urgence de l’équipe projet à fermer les problèmes ouverts. Dans certaines cas, l’équipe peut ne pas avoir l’autorité pour prendre les actions ou les décisions requises pour clore des questions. Dans le cas, les problèmes qui restent ouverts créent des « bagages » de plus en plus lourds à trimbaler pour l’équipe et créent finalement des blocages ou des risques pour le projet.

J’espère que ce billet vous fera réfléchir à comment percevoir quand les problèmes commencent à avoir un impact négatif sur votre projet et ce que vous pouvez faire pour les ramener sous contrôle. Les problèmes ne sont pas une mauvaise chose, tant que vous pouvez les manager et non l’inverse.

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Comment les problèmes écrasent-ils les projets ?

Voici certains des indicateurs usuels que les problèmes pourraient commencer à écraser votre projet, ou au minimum en empêcher la progression.

  • surcharge de problèmesTrop – L’indication évidente de malaise est le nombre de problèmes en cours (ouverts), particulièrement si un nombre important est tagué « haute priorité ». Quand il y a tant de problèmes que vous ne savez plus par où commencer pour les tenir sous contrôle, vous en avez probablement trop. Quand le nombre de problèmes devient significatif, vous commencez à voir que des processus comme « le triage » doivent être introduits pour identifier ceux qui « importent vraiment ».
  • Ils passent de mains en mains – Certaines équipes projet ne semblent pas fermer les problèmes. Elles les réassignent seulement à quelqu’un qui doit mener une autre réunion pour discuter du problème. Une bonne façon d’identifier l’incapacité à fermer efficacement les problèmes est de regarder l’historique associé à ceux-ci. Quand les problèmes appartiennent à de multiples personnes et deviennent la source de multiples réunions, l’équipe ne se concentre probablement pas sur les bonnes actions nécessaires pour clore le sujet.
  • boomerangIls continuent à revenir – Un des aspects les plus ennuyeux du management des problèmes est quand des problèmes fermés sont ré-ouverts. Cela se produit si toutes les bonnes personnes n’ont pas été impliquées, ou les actions correctes n’ont pas été prises pour fermer le problème original. Quand cela arrive plusieurs fois sur un projet, je ne suis plus certain de si je suis davantage énervé par la personne qui ré-ouvre le problème, ou par la personne qui ne l’a pas fermé correctement en premier lieu.
  • Ils surgissent de nulle part – Souvent, un problème est soulevé qui fait vous vous demander, « je me demande pourquoi ceci n’a pas été remonté auparavant ? ». Plus un problème potentiel est identifié tôt dans le cycle de vie de projet, plus facile et moins coûteux ce sera de le résoudre. Donc, plus les problèmes sont identifiés tard dans le projet, plus la résolution de problème devient perturbatrice. En tant que chef de projet, vous devez trouver le bon équilibre entre manager agressivement la résolution de problème et encourager les membres de l’équipe à les identifier. La dernière chose que vous voulez est de faire en sorte que des membres de l’équipe gardent pour eux des problèmes parce qu’ils pensent que ce sera vu comme « une mauvaise chose » de remonter un nouveau problème.

6 Astuces pour manager vos problèmes de projet

expérience personnelle de gestion des problèmes1. Capture – Ma première astuce est assez évidente. Assurez-vous que les problèmes soient bien capturés dès qu’ils sont identifiés. Cela signifie que des processus et outils doivent être établis en début de projet de permettre l’identification et le suivi des problèmes. De plus, il est important pour le chef de projet de créer un environnement où les personnes se sentent « confiantes » de soulever une question épineuse. Cela dit, j’encourage vraiment les membres de l’équipe à penser aux façons de résoudre le problème quand ils le remonte. Le vieil adage « si vous ne faites pas partie de la solution, vous faites partie du problème » décrit parfois certains membres de l’équipe.

2. Responsabilité – À mon avis l’élément le plus important pour efficacement manager les problèmes est d’avoir une unique personne qui se sente vraiment responsable de résoudre le problème. La meilleure allocation des problèmes est aux personnes qui ont quelque chose « en jeu » dans le résultat de la résolution du problème. Le problème devrait avoir un impact sur le composant ou le livrable du projet dont elles sont responsables.

action3. Action – Quand les membres de l’équipe fournissent des mises à jour sur des problèmes, le focus devrait être sur quelles actions ont été identifiées pour clore le problème. Je ne considère pas nécessairement un « nous avons prévu une réunion pour discuter de ce problème » comme étant une étape suivante très efficace. Une action plus appropriée est de se concentrer sur quelles décisions doivent être prises, analyse effectuée, ou prérequis définis pour déterminer comment progresser et résoudre le problème.

4. Mesure – Comme c’est le cas dans la plupart des processus de management de projet, il est important d’avoir mis en place une métrique appropriée pour manager les problèmes. Pour établir un fort niveau de focus et le sentiment d’urgence, je préfère mesurer et communiquer les problèmes prioritaires triés sous forme de nombres absolus (numéro 1, 2, 3…). Une métrique comme le nombre absolu et l’âge moyen est efficacement utilisée dans une analyse des tendances. De plus, il est important de suivre l’impact total des problèmes sur le projet. Cette métrique peut être suivie dans le processus de contrôle du changement.

fini5. Clôture – Assurez-vous que le processus de management de problème inclut une étape pour valider que le problème est bien fermé. Cette étape peut être aussi simple qu’une revue rapide des problèmes récemment fermés à vos réunions d’équipe principale. Il est important que les membres de l’équipe reconnaissent que les actions appropriées ont été prises pour résoudre le problème de façon permanente.

6. Temps mort – Si un problème, un groupe de problèmes, ou les problèmes dans leur ensemble écrasent vraiment votre projet, il est parfois approprié de l’accepter et de demander un temps mort. Cela se produit quand les problèmes font manquer au projet des jalons significatifs et que des actions correctives ne sont pas en place pour en formaliser l’impact et remettre le projet « en piste ». Pendant ce temps mort, l’effort devrait être placé sur la résolution des problèmes à fort impact, la réduction du nombre total de problèmes, la formalisation de l’impact des problèmes et repositionnement des lignes  de base du plan de projet. Je recommande aussi un processus rapide de  leçons apprises pour identifier la source des problèmes et les ajustements requis pour empêcher que l’équipe projet ne se retrouve au même point dans une phase future du projet.

en cette St Valentin comme au bureau, soyez entendu !

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Be Heard

http://svprojectmanagement.com/be-heard

Par Lisa DiTullio Le 17 février 2012

Selon Marshall Goldsmith, expert en leadership et auteur et à succès, « 80 pour cent de notre succès à apprendre d’autres personnes est basé sur à quel point nous écoutons bien« . Nous savons que c’est la « bonne » chose à faire, cependant nous sommes continuellement mis au défi pour bien le faire. Qu’est-ce qui nous empêche d’écouter ?

distraitTrop de distractions.

Il est difficile de rester concentré sur ce que quelqu’un d’autre dit quand il y a des conversations en parallèle, une mauvaise qualité de ligne et le bourdonnement de gadgets électroniques, ou du multitâche effréné. Assurez-vous de poser les règles du jeu pour vos équipes afin de créer l’environnement le plus productif possible. En engageant avec des membres distants de l’équipe, assurez-vous que chacun connaît les détails pour la conférence téléphonique et que faire si l’appel est inopinément déconnecté. Évitez de mettre votre téléphone en attente pendant la téléconférence, tout particulièrement si vous appelez d’un téléphone qui jouera une musique de mise en attente.

Trop de suppositions.

questions réponsesSouvent, nous faisons l’erreur de supposer qu’une situation est la même qu’une autre, quand elle peut être très différente. Nous avons tous le potentiel de faire des suppositions sur ce que d’autres nous disent. Pour éviter de faire des suppositions, écoutez aussi objectivement que possible. Il y a deux compétences essentielles qui nous aideront à identifier des suppositions et les manager. La première est de répéter aux personnes ce que nous croyons qu’elles nous ont dit, en utilisant nos propres mots. Cela permet à l’autre personne de corriger immédiatement tout malentendu. La deuxième chose que nous pouvons faire pour vérifier notre compréhension des informations est de poser des questions ouvertes. Les questions qui débutent par « quand », « qui », « que » et « comment » sont particulièrement utiles pour réunir des faits.

Prévoir notre réponse.

cogs & gearsSi nous commençons à formuler notre réponse pendant que quelqu’un d’autre parle, nous avons cessé d’écouter. Un excellent exercice pour souligner l’importance d’une totale écoute est : assemblez les participants deux par deux et demandez à chaque paire de se tenir debout face à face. Identifiez qui commencera la conversation. La personne commence par une phrase simple. L’autre participant répond à cette phrase en commençant avec un mot qui commence par la dernière lettre de la phrase de l’autre personne. Faites continuer la conversation entre les participants en utilisant la même procédure pendant environ 3 minutes. L’écoute active est un must !

Donnez à chaque personne qui parle votre pleine et entière  attention. Cela signifie non seulement s’écouter mutuellement, mais aussi démontrer votre écoute par des signaux verbaux et non-verbaux. Parfois écouter calmement est la meilleure façon d’être entendu.

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pourquoi dormir au travail (et ailleurs) peut aider votre carrière

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Why Sleeping at Work Can Help Your Career

http://workawesome.com/office-life/sleeping-at-work par Juliana Weiss-Roessler

dormirJusqu’à maintenant, c’est quelque chose que vous faites en secret. Au lieu de partir déjeuner avec tous les autres, vous verrouillerez la porte de votre bureau, éteignez la lumière et vous endormez au travail. Ou vous allez jusqu’à votre voiture et faites de votre mieux pour vous pelotonner et vous assoupir sans que quiconque le remarque.

Après tout, vous êtes un adulte et nous ne sommes pas supposés avoir besoin de petits sommes pendant la journée. Sauf que de plus en plus de recherches montrent non seulement que nous le faisons, mais aussi que quand nous prenons ces petites siestes énergisantes, nous sommes en réalité de meilleurs collaborateurs, bien plus productifs. Arrêtez donc de cacher vos tendances à sommeiller et embrassez-les.

Beaucoup de sociétés font déjà ceci en désignant des pièces de repos et proposant même des masques de nuit pour des collaborateurs. Adhérez à la révolution du petit somme et vous pourriez simplement accélérer votre carrière.

Comment ?

Il améliore votre mémoire.

Les experts d’études sur le sommeil ont constaté que les petits sommes semblent « consolider l’apprentissage » pour que nous trouvions plus facile de nous rappeler des choses. La prochaine fois que vous avez une grosse présentation, envisagez de faire un petit somme rapide après l’avoir revue pour la dernière fois.

dormir au travailIl vous met de meilleure humeur.

Beaucoup trop d’entre nous n’obtiennent pas assez de sommeil la nuit, mais même un petit somme de simplement 30 minutes peut aider à se débarrasser de cette humeur changeante qui pourrait vous faire rabrouer un client ou un collègue.

Il rend la mémorisation visuelle plus facile.

Les chercheurs ont longtemps constaté que nous empirons sur des tests de mémorisation visuelle au fil de la journée. Après un somme, cependant, cette détérioration non seulement disparaît, mais la performance peut en réalité s’améliorer par rapport à ce qu’elle était juste avant le petit somme.

Il augmente votre énergie.

Vous vous réveillez de petits sommes en vous sentant régénérés et revigorés, ce qui peut remettre un coup de collier dans notre job et faire que ces boîtes que vous devez décharger ou ces que vous devez envoyer soit réalisé plus rapidement, même en incluant le temps du petit somme.

Il vous rend plus d’alerte.

Quand nous sommes fatigués, nous allons beaucoup plus probablement manquer des choses et faire généralement plus d’erreurs. Un petit somme rapide recharge votre cerveau pour que ce soit beaucoup plus facile pour vous de remarquer ce qui se passe autour de vous et de prendre de bonnes décisions.

énergieIl aide dans la résolution de problème.

Vous savez qui a sommeillé ? Einstein et Edison. Il y a beaucoup de recherches pour montrer que juste parce que nous sommeillons, cela ne signifie pas que notre intelligence arrête de travailler sur un problème. En fait, c’est tout à fait le contraire. Sans nos pensées conscientes qui entravent le chemin, notre intelligence « débarrassée du désordre » se concentre ce qui nous cause des problèmes, inventant souvent des solutions créatives qu’il pourrait nous avoir pris bien plus de temps à réaliser en restant éveillés.

Il vous conserve en bonne santé.

Un des plus grands coûts pour les employeurs, tant en primes d’assurance qu’en productivité perdue, est la mauvaise santé de leurs collaborateurs. Le sommeil aide nos organisme à se  renouveler et renforce même nos systèmes immunitaires, cz qui signifie moins de jours de maladie et moins de temps passé chez le toubib.

Il améliore votre énergie.

Cela ne devrait pas être une surprise que si nous sommes plus fatigués notre énergie baisse. Ceci est particulièrement désastreux si vous travaillez dans une profession où ces compétences sont primordiales, comme dans le bâtiment, ou pilote ou conducteur d’autobus. Mais quand on a dit aux pilotes sur des vols trans-Pacifique de sommeiller pendant 40 minutes pour une étude, cela a démontré une amélioration de 34 pour cent de leur performance.

Avec tous ces avantages vous permettant d’améliorer votre performance au travail, vous ferez tourner la chance en votre faveur au prochain bonus ou si le patron cherche quelqu’un à promouvoir.

Qui aurait pensé que dormir au travail pouvait être si utile ? Arianna Huffington !

Dans ce bref discours, Arianna Huffington partage une petite idée qui peut en éveiller de bien plus grandes : le pouvoir d’une bonne nuit de sommeil. Au lieu de nous vanter de notre manque de sommeil, elle nous incite à fermer les yeux pour mieux voir les enjeux. Nous pouvons dormir de tout notre soûl pour accroître notre productivité et notre bonheur — et prendre de meilleures décisions.

ne laissez plus personne vous micromanager

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Stop Being Micromanaged

http://hbr.org/tip?date=112211

Avoir d’un patron qui vérifie en détail votre travail ou vous dit précisément comment faire des choses est irritant.

Si vous avez un manager excessivement dans le contrôle, essayez ces trois choses :

  1. micromanagerNe vous battez pas avec. Ne vous répandez pas en reproches contre ce comportement. Cela causera seulement que votre manager se méfiera de vous et deviendra encore plus impliqué.
  2. Comprenez-en la cause. Votre patron est sous une intense pression ? Il n’a pas les bonnes compétences pour le travail ? Connaissez ce qui soucie votre patron et essayez d’apaiser ses préoccupations.
  3. Gardez votre patron dans la boucle. Les micro-managers sont souvent motivés par  l’anxiété. Gardez pro-activement votre manager informé de vos progrès. Augmentez progressivement le niveau de confiance. Prévoyez des points réguliers ou envoyez les courriers électroniques non sollicités qui l’aident à faire partie du processus.

Adapté de « Stop Being Micromanaged » par Amy Gallo

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la gestion des changements sur le blog du management de projet: DantotsuPM

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Voici quelques billets postés sur DantotsuPM sur ce sujet qui est souvent au cœur des problématiques de dérives de coûts et de délais : la Gestion des changements

  1. établir la référence de base du plan projet est le commencement pour établir des métriques de projet 

  2. conseils utiles pour manager les changements de contenu de projet 

  3. comment empêcher que la dérive de contenu n’emporte votre projet 

  4. manager la dérive de contenu de projet 

  5. prioritizing agile project requirements 

  6. cadrage projet avec Jean Baptiste Jourdant de CSP Formations

florilèges d’astuces pour gagner des PDUs

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Rappel sur les billets publiés sur « Comment gagner des PDUs »

voici qq liens qui devraient vous être utiles pour renouveler votre re-certification.

1. PDUs gratuits / free pdus

PMGS Formations en Management de Projet
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2. revendiquez des PDUs pour votre travail usuel de chef de projet

3. comment gagner des PDUs avec les nouvelles catégories établies par le PMI

4. puis-je gagner des PDUs en écrivant des articles sur le management de projet

5. gagner des PDUs est chose facile

6. comment obtenir vos 60 PDUs pour la re-certification pmp

la rhétorique n’est pas une mauvaise chose ou les 16 dispositifs rhétoriques régulièrement utilisés par Steve Jobs

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Rhetoric isn’t a bad thing—16 Rhetorical Devices Regularly Used by Steve Jobs

http://blog.duarte.com/2011/03/rhetoric-isn%E2%80%99t-a-bad-thing%E2%80%9416-rhetorical-devices-regularly-used-by-steve-jobs/ par Nancy Duarte

CBR001356Le mot « rhétorique » obtient une mauvaise presse comme une forme de manipulation par l’éloquence; je le vois comme un outil de communication. Quand bien utilisé, il peut déplacer des montagnes. Très répandu en politique mais peu dans le business, jetons un coup d’œil à certains outils rhétoriques que Mr. Jobs a utilisé dans sa présentation de lancement de l’iPhone en 2007. Tout simplement brillant.

Anaphore (signifie porter en haut ou en arrière) : la répétition d’un mot, d’une expression au début de chaque clause.

“As you know, we’ve got the iPod, best music player in the world. We’ve got the iPod Nanos, brand new models, colors are back. We’ve got the amazing new iPod Shuffle.”
—Steve Jobs

Epiphora: La répétition d’un mot ou d’une expression à la fin de chaque clause.

“Well, these are their home screens. And again, as you recall, this is the iPhone’s home screen. This is what their contacts look like. This is what iPhone’s contacts look like.”

Symploke: La combinaison d’un ou plusieurs anaphore(s) avec un ou plusieurs Epiphora(s).

“In 1984, we introduced the Macintosh, it didn’t just changeApple, it changed thewhole computer industry. In 2001, we introduced the first iPods, and…it didn’t just change the way we all listen to music, It changed the entire music industry.”*

*With parallelism and germinatio

Germinatio: La répétition d’un mot ou d’un groupe de mot dans une phrase.

“That’s 58 songs everysecond of every minute of every hour of every day.”

“And so I’ve got voice mail how I wanna listen to it, when I wanna listen to it, in any order I wanna listen to it with visual voice mail.”

Anadiplosis: La répétition du dernier mot d’une phrase qui est aussi le premier mot de la phrase suivante.

“And they garnered two percent market share. Two percent market share. iPod had 62 percent market share, and the rest had 36.”

 Asyndeton: Séquence de mots ou d’expressions semblables sans l’utilisation de conjonctions.

“We’ve got movies, TV shows, music, podcasts, photos.”

 Polysyndeton: Répétition de conjonctions dans une série coordonnée de mots, phrases, ou expressions.

“It’s got everything from Cocoa and the graphics and it’s got core animation built in and it’s got the audio and video that OSX is famous for.”

 Interrogatio: Une question rhétorique dans laquelle la réponse est évidente en soi.

 » N’est-ce pas incroyable ? »
« Voulez-vous le voir à nouveau ? »
« Assez cool, non ? »

Exclamatio: Une exclamation qui exprime l’affection émotionnelle de l’orateur.

“I just take my unit here, and I turn it landscape mode, oh, look what happens! I’m in cover flow.”

“Wha, whoa, what is this?”

Aporia: Une feinte déclaration de doute par l’orateur et une question à l’auditoire sur comment il devrait agir.

« Maintenant, comment sont allons-nous communiquer ceci ? Nous ne voulons pas trimballer une souris, n’est-ce pas ? Qu’allons-nous faire ? « 

Hyperbole: Une exagération des caractéristiques d’un objet ou d’une circonstance.

“Best version of Google Maps on the planet, widgets, and all with Edge and Wi-Fi networking.”

Comparaison: Une comparaison explicite entre deux choses, utilisant « comme ».

« Cela fonctionne comme par magie. »

Antitheton: L’opposition de deux faits de contenus contrastés.

“The kind of things you would find on a typical phone, but in a very untypical way now.”

 Métaphore: Une comparaison faite en se référant à une chose en en mentionnant une autre.

“A huge heart transplant to Intel microprocessors.”

 Apogée: L’augmentation d’une expression faible à une expression plus forte. Ainsi, une séquence de mots est arrangée dans l’ordre croissant.

“First was the mouse. The second was the click wheel. And now, we’re gonna bring multi-touch to the market.”

 Personnification: L’attribution de propriétés humaines aux choses ou animaux.

“It already knows how to power manage….and if there’s a new message it will tell me.”

Slogans

Mr. Jobs avait aussi des expressions spécifiques qu’il voulait répéter à plusieurs reprises. Selon Carmine Gallo, c’était tout à fait intentionnel puisque « réinventer le téléphone » était dans le communiqué de presse qu’Apple a envoyé avant la présentation publique.

« Aujourd’hui, Apple va Réinventer le téléphoneEt voici cela. « 

« Ainsi, nous allons Réinventer le téléphone. « 

« Nous voulons Réinventer le téléphone. « 

« …vous serez d’accord, Nous avons Réinventé le téléphone. « 

« Aujourd’hui Apple Réinvente le téléphone. « 

7 avantages secrets de l’orateur qui sourit

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7 secret advantages of the speaker who smiles

http://eloquentwoman.blogspot.co.uk/ Denise Graveline

Cet orateur là-bas qui sourit … connaîtrait-il un secret ? Oui, sept secrets : les avantages secrets du speaker qui sourit. Ron Gutman a récapitulé de nombreuses recherches sur les bénéfices de sourire dans cette présentation TED :

 Et je l’ai passée en revue pour partager avec vous les points les plus pertinents pour des orateurs, avec quelques astuces souriantes que je partage avec mes étudiants. Le speaker qui sourit :

  1. smile, sourireSe sent mieux. Quand vous étirez vos muscles dans un sourire, votre visage envoie un retour d’information au cerveau qui modifie comment votre cerveau traite le contenu émotionnel. Le résultat final : Vous vous sentez mieux quand vous souriez. Certaines recherches suggèrent même que sourire génère un sentiment de bien-être dans votre cerveau que le chocolat (vous pourriez vouloir tester ceci à la maison).
  2. Ne semble pas sinistre ou ennuyé : Quand votre visage est au repos, votre physiologie œuvre contre vous, puisque la plupart des bouches des personnes forment soit une ligne plate ou légèrement courbée vers le bas. Même un petit sourire neutralisera cette apparence. (Pour vous en convaincre, observez les personnes à la télévision qui ne pensent pas que la caméra est posée sur elles et vous verrez ces lignes de la bouche plates ou courbées vers le bas).
  3. Peut cacher ce qu’elle pense : un sourire bénin est un excellent et sûr masque à porter, particulièrement quand vous parlez d’une négociation délicate. Que pense-t-il ? Se demanderont-ils. Faites comme Mona Lisa pour empêcher votre visage de trahir vos sentiments si vous êtes fâchés, nerveux ou ne vous sentez pas si confiant. Le sourire est le meilleur truc que je connaisse pour « faire comme si ».
  4. Plus intéressant et impressionnant à observer : Comment l’auditoire vous perçoit forme une grande partie de votre succès quand vous parlez en public. Quelques études montrent une augmentation avantageuse de la perception du speaker qui sourit – spécifiquement, le sourire vous fait paraître courtois, sympathique et compétent.
  5. sourireSera mieux sur des photos ou sur la vidéo : si vous avez jamais tressailli quand vous avez vu une vidéo ou des photos de vous pendant une intervention parce que vous semblez sinistre ou fâché, embarrassé ou triste, souriez tout simplement. Il est particulièrement bon de garder le sourire quand vous écoutez (pendant la partie questions-réponses de votre présentation). Faites-en votre expression par défaut quand vous êtes « au repos ».
  6. Obtiendra le retour d’information plus positif de l’auditoire, parce que la recherche montre « il est difficile pour nous de froncer les sourcils quand on regarde quelqu’un qui sourit. » Le sourire est « incroyablement contagieux » dit Gutman.
  7. Se sent moins stressé en parlant : le sourire réduit votre tension, augmente l’endorphine qui améliore l’humeur et réduit les hormones qui augmentent votre stress, comme le cortisol, l’adrénaline et la dopamine. J’entraîne des orateurs à commencer à sourire 10 minutes avant leur speech juste pour cette raison.

Vous pouvez aussi commander son livre Smile: The Astonishing Powers of a Simple Act.

Ne souriez-vous pas déjà ?

construire un relationnel est primordial pour les chefs de projet

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Building Rapport with FROGS

http://managementpocketbooks.wordpress.com/2012/07/17/building-rapport-with-frogs/

Qu’est-ce qu’un relationnel ?

rencontresLe relationnel est une relation harmonieuse dans laquelle deux personnes communiquent facilement et efficacement. Construire un relationnel est une compétence de valeur pour quelqu’un qui veut mieux communiquer et influencer les personnes.

Techniques Familières

Il y a bien des choses que vous pouvez faire pour renforcer le relationnel pendant une conversation et la plupart d’entre elles reflètent des choses qui arriveront naturellement de toute façon. Le mimétisme et répondre aux rythmes des propos par des signes de tête  approbateurs et de petits mouvements peuvent être aussi subtils que puissants. Ceux-ci favorisent souvent le focus de la formation aux soft skills.

D’autres, des techniques plus faciles sont souvent oubliées ou minimisées, comme de reprendre les mots clés et répéter des expressions, et montrer que vous êtes d’accord avec ce que vous entendez et approuvez ce qui est dit : les gens aiment être réaffirmés et soutenus !

Revenons à l’essentiel

Mais une des façons les plus simples et les meilleures de construire rapidement un relationnel et d’établir ou renforcer un intérêt ou une expérience communs avec quelqu’un. Ce blabla conversationnel simple est ce que nous faisons souvent naturellement quand nous rencontrons une nouvelle personne pour la première fois : nous posons des questions simples espérant trouver quelque chose que nous ayons dans commun.

  • ‘ Oh, vous venez de Rotterdam. Je connais Rotterdam. ‘
  • ‘ Oh, vous avez travaillé pour ABC Inc – J’ai fait du business avec eux. ‘
  • ‘ Vraiment, vous êtes un fan de Sumo ? Moi aussi. ‘

Le point commun est la base la plus facile pour le relationnel.

Les 5 sources principales de relations

[…]

Il existe au moins cinq sources de relations avec quelqu’un – et donc cinq sujets de conversation que nous pouvons utiliser pour commencer une rencontre et construire ainsi le relationnel.

  1. Amis : Qui connaissons-nous en commun ? Demandez des nouvelles des amis communs. Intéressez-vous à leurs amis.  LinkedIn vous donne un point d’entrée possible pour recherches ce sujet.
  2. Relations : Vous pourriez interpréter ceci comme la famille, si vous les connaissez assez bien, ou comme des relations d’affaires sinon.
  3. Organisations : Organisations actuelles ou passées avec lesquelles ils sont connectés que soit dans un contexte tant formel qu’informel.  Pensez aux employeurs, aux organisations professionnelles. Les organisations politiques et religieuses doivent être approchées avec prudence.
  4. LisbonneLieux : Les emplacements géographiques sont un ancrage important pour beaucoup d’entre nous, ainsi quand nous partageons des connexions avec des villes, des villages ou des pays, cela peut créer un fort rapprochement. Souvent il y a des allégeances et des expériences qui vont avec et peuvent aussi renforcer le rapport.
  5. Activités Sociales : … ou, pour quelques personnes, simplement le sport .Mais il est bien meilleur de penser aussi largement que possible aux connexions sociales, dans des groupes de volontaires et autres intérêts. Ceux-ci sont souvent les choses que les gens veulent faire volontairement, donc elles doivent nécessairement être importantes pour eux. Les questionner sur celles-ci et s’y intéresser est donc un signal fort de sympathie et de respect.

soyez gentils dans vos projets !

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En cette journée mondiale de la gentillesse, je vous invite à visiter le site internet dédié à cette journée et à écouter Gerard Carton nous parles des bienfaits de la gentillesse dans le monde du business.

7 avantages secrets de l’orateur qui prévoit de garder un peu de temps en extra

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7 secret advantages of the speaker who allows extra time

http://eloquentwoman.blogspot.fr/2012/08/7-secret-advantages-of-speaker-who_15.html posté par Denise Graveline

surveiller l'horlogeCombien de fois vous êtes-vous dit : « Ils veulent que je parle pendant une heure » ?

Voici un secret : Il peut y avoir une heure sur l’agenda pour votre présentation, mais si vous êtes un orateur malin, vous ne vous remplirez pas tout le temps imparti.

L’orateur qui conserve un peu de temps en extra obtient 7 avantages secrets, comme :

1. Un auditoire plus heureux

Personne ne veut vraiment que l’orateur parle pendant toute la durée. Personne. Un intervenant qui démontre non seulement un sain respect pour la durée, mais se range du côté du « moins égal plus », gagnera et recevra plus d’éloges, d’applaudissements et d’appréciation des auditeurs. Laissez-lez en demander encore.

2. Un auditoire plus engagé

poser des questionsLa plupart des spectateurs viennent aux sessions en voulant participer d’une certaine façon et pas seulement pour applaudir. Les gens viennent avec des questions, des choses à ajouter à la discussion ou des points dont ils veulent discuter. Garder du temps en supplément les laisse contribuer et ressentir de la satisfaction à le faire.

3. Moins de stress dans la salle

Quand les speakers approchent de près l’heure de clôture, vous pouvez sentir le stress dans la pièce, de la personne sur le devant qui fait signe « Cinq minutes! » Aux personnes dans le fond qui vérifient leurs montres et téléphones portables. Un partie de ce stress vient des personnes qui réalisent que leurs questions ne recevront pas de réponse, ou bien de personnes qui doivent ensuite se rendre ailleurs . Tous espèrent que vous conclurez avant que l’horloge sonne ou que l’animateur ne vous le demande.

4. Plus de temps pour mettre en avant votre connaissance

introduire de l'innatenduSi vous avez beaucoup à dire, je recommande d’en garder un peu pour la session Q&A. Au lieu de surcharger en amont votre propos avec toutes vos données et connaissances, ouvrez la séance de questions et montrez votre intelligence dans les réponses. Ceci est une excellente tactique pour vérifier que vous n’écrasez pas l’auditoire de données et pour paraître confiants en Q&A.

5. Introduisez délicatement l’inattendu

L’orateur qui planifie une approche avec des espaces est gagnant quand quoi que ce soit d’inattendu survient, que ce soit un animateur en retard ou une crise exigeant de raccourcir ses propos en temps réel. À une conférence majeure cette année où j’entraînais des speakers, une sirène d’incendie et une évacuation ont nécessité que plusieurs orateurs réduisent drastiquement leurs temps de présentation pour rester dans les délais impartis. Si vous avez déjà prévu un peu d’espace dans vos remarques, vous aurez moins d’angoisse de dernière minute dans une telle situation.

6. Une chance de créer un meilleur tempo, plus dramatique

tempoSi vous ne bousculez pas chaque fait et histoire que vous connaissez, vous pouvez allonger vos histoires et utiliser des pauses dramatiques et varier l’allure. Les intervenants qui se concentrent sur caser trop de contenu en peu de temps ont seulement un choix : Parler vite et continuer à avancer.

7. Meilleure compréhension de votre auditoire

Le speaker rapide est perdant d’une autre façon, parce que les spectateurs ont besoin que vous ralentissiez quand vous parlez ou présentez par rapport à la façon dont vous parlez dans la conversation. Si vous êtes trop absorbé par remplir votre temps de parole, vous pouvez avoir parlé de toutes les choses que vous vouliez dire, mais votre auditoire pourrait en avoir compris moins sur votre message global : est si que vraiment une victoire ? Je ne pense pas.

5 raisons pour lesquelles vous devez rencontrer les gens en personne

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5 Reasons You Need to Meet in Person

http://www.inc.com/rene-siegel/five-reasons-you-need-to-meet-in-person.html par Rene Shimada Siegel

Mes clients sont comme les vôtres !

Ils veulent : discuter par Skype, échanger via courrier électronique et SMS. Mais voici pourquoi vous avez toujours besoin de temps en face à face.

Quand l’avalanche quotidienne de courriers électroniques et de messages vocaux devient écrasante, il est tentant de me retrancher derrière mon bureau et commencer à taper des réponses et retourner des appels téléphoniques. Pourtant, c’est l’une des plus grandes erreurs que je puisse faire.

Peu importe dans quelle industrie nous travaillons, nous sommes tout dans le business des personnes. Nous réussirons seulement si nous parvenons vraiment à connaître nos clients et collègues. Beaucoup de mes clients du marketing sont si occupés qu’ils préfèrent maintenant envoyer un SMS plutôt qu’un courrier électronique ou appel téléphonique. Skype, WebEx et les appels audio sont commodes et créent l’illusion nous avons en réalité une rencontre, mais rien ne surpasse la puissance d’une connexion vraiment personnelle, en face à face.

Que pouvez-vous apprendre d’une réunion en personne que vous ne pouvez pas d’une virtuelle ?

1. Sortir du contexte formel

bureaux "paysagers"Dans la Silicon Valley et beaucoup d’autres endroits, il y a peu de bureaux privés. Beaucoup de mes clients travaillent dans des espaces paysagers (en « open space ») et ne peuvent pas avoir des conversations téléphoniques privées avec moi ou qui que ce soit d’autre. Cela signifie que quand je leur parle au téléphone, je pourrais ne pas entendre les plus importantes informations qu’ils pourraient partager : la dynamique de l’équipe ou les bizarreries de personnalité du chef qui jouera sur notre capacité d’égaler un consultant spécialisé. Au-dessus d’un sushi ou d’un café ou pendant une promenade autour du pâté de maisons, mes clients peuvent m’en dire davantage – avec plus de couleur – qu’ils ne le peuvent par téléphone ou dans un courrier électronique.

2. Bien utiliser la conversation anodine (« small talk »)

La plupart des conversations d’affaires sont concentrées sur la résolution rapide et efficace d’un problème, alors que les relations d’affaires se construisent quand les gens prennent le temps de partager et d’en apprendre plus l’un de l’autre. Cela arrive plus naturellement quand on se rencontre en personne que par téléphone ou courrier électronique. Qu’est-ce qui cimente une obligation entre les personnes ? Le papotage sur une équipe sportive préférée, la passion pour la tarte aux noix de pécan, les défis d’éducation des enfants et autres éléments qui nous rendent uniques et intéressants.

3. Faire impression

J’ai acheté un nouveau sac à main. Il est en fausse autruche et rose. Vraiment rose. J’ai reçu des compliments de chaque femme (et d’un homme) que j’ai rencontrée dans les deux dernières semaines. J’étais inquiète que ce ne soit peut-être pas assez professionnel pour le travail. Mais le style et la couleur étaient osés et m’ont fait sourire. Qui aurait prédit que mon sac à main de reproduction à 60 $ serait une si excellente entrée en matière et délivrerait une si forte impression personnelle? Comment faire ça sur Skype ?

4. Lire le langage du corps

Les expressions du visage communiquent souvent tellement plus que des mots. Nous hébergeons des cafés du consultant et y invitons une poignée de consultants indépendants dans nos bureaux pour mieux comprendre les nuances de chaque professionnel dans un endroit détendu. Nous avons besoin de connaître ce qui N’est pas sur le CV et qui rend chaque personne unique. Dans leurs yeux et avec leur langage du corps, nous pouvons voir la confiance, l’empathie, la crainte, la gentillesse ou la sincérité. Cette capacité « de lire » un candidat au-delà de ses mots-clés est un énorme avantage compétitif pour nous.

à propos de langage du corps, ne manquez pas cette vidéo TED.

5. Apprendre là où se déroule l’action

Je découvre tellement quand je visite un de mes clients dans leurs bureaux. Le lobby est brillant et invitant avec des félicitations récentes fièrement affichées ? Les collaborateurs semblent-ils heureux ? Y-a-t-il des jus de fruits et des casse-croûtes sains gratuits dans la cafétéria ? De toutes nouvelles chaises Herman Miller dans la salle de conférence ? Chacun se déplace-t-il lentement ou y-a-t-il un bourdonnement palpable ? L’environnement en dit long et peut jouer dans votre plan ou proposition business. En comprenant la dynamique de société, nous pouvons communiquer plus efficacement pour répondre à leurs besoins.

J’aime les nouvelles techniques qui me permettent de communiquer avec les autres plus librement et rapidement. Mais en tant qu’entrepremeure, j’essaye de me souvenir que les clients veulent travailler avec quelqu’un avec lequel ils peuvent avoir un lien, et pas seulement acheter un produit ou service.

Et, selon mon expérience très personnelle, la meilleure alternative à la rencontre en face à face est la rencontre en face à face…

…par téléprésence.

la simple puissance du « un par jour »

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The simple power of one a day par Seth Godin

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2012/09/the-simple-power-of-one-a-day.html

Il y a au moins 200 jours ouvrables par année. Si vous vous engagez à faire un simple acte de marketing même une seule fois chaque jour, à la fin de l’année vous en aurez accompli une montagne. Voici quelques choses que vous pourriez essayer (ne les faites pas toutes, une seule d’entre celles-ci réalisée une fois par jour changerait les choses pour vous) :

  • Envoyez une note de remerciement manuscrite et personnelle à un client
  • Écrivez un billet de blog sur comment quelqu’un utilise votre produit ou service
  • Recherchez et postez un bref article sur comment quelque chose fonctionne dans votre industrie ou travail
  • Présentez un collègue à un autre d’une façon significative qui bénéficie aux deux personnes
  • Lisez les trois premiers chapitres d’un livre business
  • Enregistrez une vidéo qui enseigne à vos clients comment faire quelque chose
  • Enseignez une nouvelle compétence à au moins un de vos collaborateurs
  • Partez faire dix minute de marche et revenez avec au moins cinq idées écrites sur la façon d’améliorer ce que vous offrez au  monde
  • Changez quelque chose sur votre site Web et notez comment cela change les interactions
  • Aidez une association à but non lucratif d’une façon significative (faites un appel de levée de fonds, recherchez des membres )
  • Écrivez ou éditez significativement un article Wikipedia
  • Découvrez quelque chose que vous ne saviez pas sur l’un de vos collaborateurs ou clients ou collègues

Suffisamment de pierres est tout ce dont vous avez besoin pour construire une montagne.

manager les risques liés aux fluctuations des taux de change des devises

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Dealing With Exchange Rate Risks

http://www.pmi.org/eNews/Post/2012_02-13/Exchange-Rate-Risks.html

taux de changeLes entreprises s’étendent et fonctionnent plus que jamais sur une échelle mondiale. Comme annoncé ce mois dans PM Network® magazine, certaines sociétés peuvent envisager d’investir dans des projets dans le développement d’endroits comme l’Afrique, le deuxième continent le-plus-peuplé du monde et un marché en grande partie inexploité.

Un des nombreux risques dans les projets exécutés avec l’étranger relève des taux de change toujours changeants t de comment s’assurer que le business case du projet et les coûts évalués sont correctement capturés.

Beaucoup de calculs de projet, comme le retour sur investissement et le « Internal Rate of Return », sont basés sur les taux de change initiaux pendant le développement du business case et souvent ils sont passés en revue seulement au démarrage du projet. Cette photo en instantané ne reste malheureusement pas inchangée pendant le projet, parce que les taux de change sont fluctuantes, en constant changement.

Il est important de représenter précisément le vrai taux de change par rapport au budget et le taux de change du business case parce que c’est dans la devise locale que les ressources fournies localement sont payées. Cela, bien sûr, peut créer un bénéfice ou une perte, selon la variation du taux.

Une unique augmentation de taux pourrait ne pas causer de problème dans les finances d’un projet; cependant, les taux ont une tendance à continuer leurs variations avec un modèle aléatoire ou une tendance générale vers le haut ou vers le bas. Ce sont ces accumulations de variations continues qui sont en cause. De surcroît, le business case original peut contenir des suppositions incorrectes.

S’il y a un défaut de paiement de l’une des banques clés d’un pays ou une quelconque influence externe qui cause un changement important d’un taux de change, les sociétés devront réévaluer leurs business case parce que les taux internes de retour et le retour sur investissement ne tiendront plus la route.

Quelle est la solution ?

devisesBien qu’il ne soit pas faisable d’exécuter la plupart des projets sans impact de la  fluctuation des monnaies, une méthodologie simple, consistant à vérifier les suppositions de base restent valides, indiquera si les justifications financières du projet .

Pour les grands projets qui utilisent des ressources provenant de plusieurs pays, les taux de change devraient être vérifiés par rapport à la méthode comptable interne habituelle de payer du pays d’origine.

Pour capturer le vrai coût de fonctionnement du projet en rapport des coûts évalués ou coûts business, cette vérification devrait au minimum être faite aux jalons majeurs du projet.

Si l’équipe projet peut faire un rapport aux jalons et d’autres revues, une meilleure image du prévisionnel par rapport au progrès réel sera disponible et les ajustements nécessaires peuvent être faits plus rapidement.

Les actions prises au plus tôt pour traiter avec des taux de change fluctuants, qui créent des dépassements de coût, sont meilleures que des réductions de ressources ou autres actions destructives plus tard dans le projet. La gestion appropriée et le flux de ressources d’une source à l’autre en fonction des vrais coûts peuvent aider à maintenir le business case du projet d’affaires du projet et le retour sur investissement, tout en s’assurant que les prévisions soient respectées.

Le bon chef de projet connaît le vrai coût et la valeur réelle d’un projet pour le client. Une fois que l’on permet à une équipe projet de cacher des coûts ou d’accroître les profits, que ce soit exprès ou parce qu’elle ne prend pas en compte les fluctuations de cours des devises, les clients peuvent commencer à douter du business case. Cette entame dans la confiance peut facilement être évitée avec une comptabilité des réels taux de change.

Cet article est basé sur « Exchange Rate Fluidity in Global Multi-Site Projects »  de Sean Brady, PMP, un article posté sur le  Knowledge Shelf. L’article inclut un exemple hypothétique avec des graphiques détaillés sur des variations de flux par période. Knowledge Shelf est une ressource en ligne pour la connaissance de conduite de projet qui grandit (plus de 200 articles écrits et passés en revue par vos pairs).

comment structurer sa prise de décision sur un dilemme éthique selon PMI

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Structure de Prise de décision Éthique

Évaluation: Assurez-vous que vous avez tous les faits sur le dilemme éthique et posez ces questions :

  • Est-il conforme à la loi ?
  • Est-il aligné sur le code de Déontologie et de Bonne Conduite Professionnelle du PMI?
  • Est-il en accord avec le code de Déontologie et de Bonne Conduite de votre employeur et de votre client ?
  • Est-il aligné sur vos valeurs éthiques et celle de la culture environnante ?

S’il ne se conforme pas à la loi, rechercher un conseil légal. Si la réponse à une ou plusieurs de ces questions est « Non », soyez très prudent avant de vous engager. Vous pourriez prendre une décision contraire à la morale. Demandez à une personne expérimentée si vous êtes incertains. Si la réponse est « Oui », explorez vos options dans l’étape suivante.

Alternatives: Considérez vos options en vous posant les questions suivantes :

  • Avez-vous listé les choix alternatifs possibles ?
  • Avez-vous considéré le pour et le contre de chaque choix possible ?

Si la réponse à ces questions est « Non », vous devez compléter votre recherche. Si la réponse est « Oui », passez à l’analyse de votre la décision candidate dans l’étape suivante.

Analyse: Identifiez votre décision candidate et testez sa validité avec ces questions :

  • Votre décision aura-t-elle un impact positif ou empêchera-t-elle de nuire aux chefs de projet, aux personnels ou volontaires PMI, aux clients, à l’organisation de votre employeur, à d’autres parties prenantes, à l’environnement, ou aux générations futures ?
  • Votre décision prend-elle en compte les différences culturelles ?
  • En regardant rétrospectivement, cette décision vous semblera-t-elle une bonne idée dans une année ?
  • Êtes-vous libre de toute influence externe pour prendre cette décision ?
  • Êtes-vous dans un état d’esprit calme et non stressé ?

Si la réponse à ces questions est « Non », envisagez de prendre du temps pour tester une autre possibilité de décision. Si votre décision candidate passe ces tests avec des réponses « Oui », continuez à évaluer votre décision selon les principes éthiques dans l’étape suivante.

Application: Appliquez les principes éthiques à votre décision candidate en répondant à ces questions :

  • suivre la bonne directionVotre choix aboutirait-il au meilleur résultat ?
  • Votre choix traiterait-il les autres comme vous voudriez être traités ?
  • Votre choix serait-il juste et avantageux envers toutes les personnes concernées ?

Si n’importe laquelle de ces questions philosophiques traditionnelles provoquent la réponse « Non », ou si leur répondre semble créer un nouveau dilemme, votre décision candidate pourrait être vue par d’autres comme un mauvais choix, s’il vous plaît considérez de nouveau si ceci est la décision que vous voulez prendre. Si la réponse est « Oui », passez à l’étape suivante pour vous décider et agir.
prenez vos responsabilités

Action : Prenez une décision après avoir considéré ces questions

  • Êtes-vous prêt à assumer la responsabilité de votre décision ?
  • Pourriez-vous rendre votre décision publique et vous sentir bien ?
  • Est-ce que vous êtes prêts à agir ?

Si la réponse à n’importe laquelle de ces questions est « Non », revenez sur vos pas pour découvrir une meilleure solution. Si la réponse à ces questions est « Oui”, agissez selon votre décision.

Méta Projets Management
Partenaire de DantotsuPM

Session de revue du Parlement Britannique en Juillet 2007 sur les Jeux de Londres 2012 par Vincent Coustillac

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Les Jeux Olympiques de Londres 2012 – Project Management

Introduction d’une série d’articles sur le thème du Project Management tel que pratiqué pour les Jeux Olympiques de Londres 2012.

Session de revue du Parlement Britannique en Juillet 2007

Vincent Coustillac
Vincent Coustillac

Mon intention est de proposer une série d’articles couvrant les pratiques de projet et programme management utilisées lors de l’organisation des Jeux Olympiques. Je  présente pour ce premier de la série un document révélateur de l’approche utilisée par les organisateurs et le Gouvernement Britannique pour faire face au challenge incommensurable que représente l’organisation des Jeux Olympiques.

Il ne fait aucun doute que l’organisation des Jeux Olympiques de Londres 2012 fut un succès sans précédent, et je pense que nombreux sont les professionnels du management de projet qui comme moi sont fascinés par de tels projets, se demandant quelles pratiques de management de projet ont dû être mises en place pour un tel résultat.

Ce sujet a déjà été proposé dans DantotsuPM.com – voir l’article posté le 2 Aout : JOs 2012 – “A learning legacy” en matière de management de projet et de programme . La série d’articles que je propose prendra sa source dans cette référence qui fournit de nombreux exemples de pratiques professionnelles de management de projet, et place le management de projet au sommet des préoccupations des organisations en charge de ce projet « pharaonique ». Ces articles constitueront une sorte de « reader’s digest » sur le sujet et mettront l’accent sur les pratiques de management de projets et programmes dans le cas précis des JOs 2012.

Session de revue du Parlement Britannique en Juillet 2007

jeux olympiques de Londres 2012Pour ce premier article, je fais référence au document « Preparations for the London 2012 Olympic and Paralympic Games – Risk assessment and management »

Ce document est la propriété du Parlement Britannique – « House of Commons ». Il a ceci de passionnant qu’il montre la réaction du comité parlementaire (Committee of Public Accounts ) en réalisant que le projet n’était pas sur la meilleure voie pour atteindre son objectif, en mettant en évidence l’analyse des risques du projet et les décisions prises.

Il donne une bonne démonstration que la mise en place de pratiques de management de projet est nécessaire au succès d’un évènement de cette ampleur même si ce n’est évidemment pas suffisant. Le fait que cet effort d’analyse ait été fait au moins 5 ans avant l’échéance des JOs (et seulement 20 mois après l’annonce officielle du choix de Londres pour les JOs 2012), ainsi que les actions correctives énoncées dans ce document sont une preuve de plus que le management de projet a été mis en bonne place dans les méthodes de management de ce projet qui engage la responsabilité du gouvernement britannique.

Le document en référence compte 49 pages. Cependant seulement les pages 3 à 7 donnent le cœur de la discussion avec les constatations et les actions correctives qui font l’objet de l’analyse que je donne en dessous. Les pages 9 à 19 donnent le développement des arguments.

Le reste fournit les minutes des discussions parlementaires, mais n’en demeure pas moins passionnant car on peut suivre les discussions dans leur détail.

La suite de cet article propose un certain nombre d’éléments que je qualifie de bonnes pratiques de management de projet, mais ne constituent pas bien-sûr une liste exhaustive de pratiques à extraire de ce document.

Avant cela, quelques mots sur le contexte du projet :

  • Bien évidemment, ce projet comprend une date de livraison fixe, sans possibilité de négociation – comme mentionné dans le document. S’il apparaît que l’objectif ne peut être atteint, les seuls éléments pouvant faire l’objet d’une déviation, sont la réduction de la qualité et l’augmentation des coûts
  • L’organisation globale est très complexe. (On peut s’y attendre – voir les détails en page 9 du document). Outre les organisations gouvernementales (dont le « Department for Culture, Media and Sport »), l’exécution du projet revient à 2 groupes clés :
    • Le LOCOG (London Organising Committee of the Olympic Games and Paralympic Games), responsable de la gestion opérationnelle et le déroulement des Jeux
    • Olympic Delivery Authority (ODA), responsable de l’infrastructure et de la construction des nouveaux sites. Le consortium CLM (entité privée) apporte un support en management de programme.

Les bonnes pratiques que je retiens de ce document :

1. En premier lieu, le comité a ordonné un audit du projet, comprenant une analyse des risques suffisamment en amont dans le cycle du projet.

2. La première action couvre l’établissement de la gouvernance globale du projet, avec des rôles et responsabilités clairs :

Olympic delivery structures

  • L’équipe gouvernementale dirigeante des Jeux (appartenant au ‘Department  for Culture, Media and Sport’), avec le Board Olympique, contrôlent les 2 acteurs principaux (le LOCOG et l’ODA) en assurant une coordination avec les services gouvernementaux, et prennent en compte leurs conseils. « L’efficacité de la pléthore des organismes impliqués sera conditionnée par le fait que les projets individuels et le programme progressent comme prévu ».
  • Le Department, l’ODA et le LOCOG doivent identifier les fonctions essentielles à la réussite des Jeux, indiquer les compétences requises pour ces fonctions, et élaborer des stratégies pour retenir les individus, les connaissances et les compétences pour la durée du projet olympique. « La continuité des personnes clés sur les grands projets est la clé de la réussite »

3. Une action consiste à faire face à la date de livraison fixe et non négociable :

  • L’ODA (responsable des infrastructures) devra établir des accords d’incitation avec leurs sous-traitants qui traitent spécifiquement des risques accrus de dépassements des coûts et des insuffisances de qualité.

4. Le contrôle des coûts et l’établissement des budgets prévisionnels seront renforcés, en établissant des règles plus strictes sur la globalité des coûts et des revenus des Jeux.

5. Mise en place de pratiques de sous-traitances et achats efficaces. Les processus mis en place par l’ODA semblent être satisfaisant, cependant le contrôle des partenaires et des achats devra être rigoureux. Le LOCOG devra mettre en place une politique rigoureuse des achats et de sous-traitance dès le début de l’année 2009.

6. L’accent est mis sur la réutilisation des infrastructures après les Jeux. Ce point ne semble pas assez clair au moment de l’analyse et n’atteint pas le degré de satisfaction escompté. Un plan détaillé incluant les bénéfices à long terme des équipements devra être fourni au plus vite.

7. Mise en place du contrôle des progrès et des risques. L’accent est mis sur ce point qui n’est pas satisfaisant pour le moment. Pour le programme dans son ensemble, intégrant 42 sous-objectifs assignés à 17 organisations, le Department devra élaborer un système de reporting  des progrès et des risques en temps réel, et qui fournit un avertissement précoce des difficultés potentielles. Ce système devra être intégré dans chaque organisation.

J’espère vous avoir donné envie de lire ce document, que j’ai trouvé passionnant, notamment le détail des discussions de la commission d’audit.

Vincent Coustillac – PMI France-sud- PMP

remplacez les mots vides de sens par des mots significatifs

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Replace Meaningless Words with Meaningful Ones

http://blogs.hbr.org/cs/2011/12/replace_meaningless_words_with.html par Jerry Weissman

En réponse à un billet antérieur sur les mots vides de sens, le commentaire déposé par Brett était: « Il serait intéressant de voir les mots et expressions qui inspirent vraiment confiance. » Ce que voici. Ce billet sur les mots significatifs est centré principalement sur le remplacement de mots faibles, vides de sens, alors que la discussion antérieure était sur la complète élimination des mots condescendants, insultants ou d’auto-dénigrement.

intervenantLes avocats ont depuis longtemps averti les cadres exécutifs et collaborateurs des sociétés d’éviter de faire des déclarations prévisionnelles. Les scandales financiers de la décennie passée ont rendu ces avocats encore plus diligents sur le langage. En conséquence, les communicants d’entreprise remplissent maintenant leurs déclarations orales de phrases à la forme conditionnelle. Les expressions « nous croyons, » « nous pensons, » et « nous sentons » envahissent les commentaires des présentations à un tel degré qu’elles débordent dans les phrases où la prudence est inutile.

Plus précisément, ces débordements affaiblissent ce qui devrait autrement être un langage affirmatif, comme dans la phrase suivante :

Avec cette grande opportunité et notre technologie supérieure, je pense que vous verrez que notre société est bien positionnée pour la croissance.

Les mots « je pense » introduisent le doute, même seulement de manière subliminale, dans les esprits de votre auditoire. En tant que présentateur qui essaie de persuader son auditoire, votre travail est de leur fournir autant de certitude que vous le pouvez. La façon de passer du doute à la certitude est de commuter du conditionnel à la forme déclarative en éliminant les mots qui l’empêchent :

Avec cette grande opportunité et notre technologie supérieure, vous verrez que notre société est bien positionnée pour la croissance.

Ce simple petit changement renforce l’impact de la phrase toute entière.

SourireCela ne veut pas dire que, quand le résultat est incertain, vous devriez faire des déclarations prévisionnelles ou des projections. C’est une activité risquée. Dans de tels cas, vous devez utiliser le conditionnel mais au lieu des mots faibles « pensent », « croient » et  » sentent », essayez ces options plus fortes :

· Nous sommes confiants…
· Nous sommes convaincus…
· Nous sommes optimistes…
· Nous nous attendons à ce que…

Avec cette grande opportunité et notre technologie supérieure, vous verrez que notre société est bien positionnée pour la croissance et nous sommes confiants que cette croissance se traduira par des revenus significatifs.

Des paroles subliment et persuadent davantage que de banals laïus comme dans le transport aériens, repensez à l’annonce que vous entendez typiquement sur le système audio quand votre vol atterrit à votre destination :

Je voudrais être le premier à vous accueillir à San Francisco.

Cela vous semble familier ? C’est un texte standard, pas seulement pour les voyages et compagnies aériennes, mais aussi dans les discours politiques, les cours d’université, les sermons d’église, les cérémonies de remise des prix, les discours de bienvenue, les toasts de mariage… la liste est sans fin. Dans des présentations business la phrase paraît vague et indéfinie. De plus, si vous voudriez vraiment le faire, pourquoi ne pas y aller et le dire plus simplement ?

Bienvenue à San Francisco!

Et ensuite il y a cette expression souvent utilisée :

Ce que nous ne sommes pas est…

Euh ? Et bien alors, qui êtes-vous ? Les déclarations négatives échouent à fournir des informations. Dites à vos interlocuteurs ce que vous êtes, pas ce que vous n’êtes pas. De plus, les déclarations négatives semblent défensives. Faites toujours des déclarations positives.

Une des déclarations négatives les plus célèbres de l’histoire était celle du Président Nixon pour se défendre dans le tristement célèbre scandale du Watergate, « je ne suis pas un escroc ». S’il avait tourné sa déclaration positivement en disant « je suis un homme honnête », l’histoire pourrait s’en rappeler avec plus d’indulgence.

Des mots significatifs exposés de façon déclarative, affirmative et positive vont plus probablement engendrer des actions significatives.

Pour plus sur la signification des mots que vous choisissez, lisez « Your Use of Pronouns Reveals Your Personality » dans la publication de Décembre de HBR.

comment garder son calme quand les projets tournent mal

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How to Keep Calm When Projects Go Wrong

http://www.prince2training-uk.org/keep-calm-project-management/ écrit par Andy Trainer

QRP International France
Partenaire de DantotsuPM

Pour réussir dans le management de projets, vous devez apprendre à les structurer et les contrôler en utilisant une technique de conduite de projet qui a fait ses preuves comme Prince2. C’est à peu près une certitude dans la société actuelle, on demande de plus en plus des qualifications de management de projet dans les offres d’emploi et les cours accrédités Prince2 n’ont jamais été aussi populaires !

Être un super chef de projet ne signifie pas apprendre la théorie, ni même l’appliquer selon les règles. Le management de projet exige d’excellentes compétences organisationnelles et de management des personnes pour réussir.

Par-dessus tout, un chef de projet doit pouvoir garder son calme quand les choses vont de travers, même si ce n’était que pour donner le bon exemple à son équipe.

Voici nos astuces principales pour rester calme quand les choses tournent mal dans le management de projet :

Prenez de la distance

La meilleure chose que vous puissiez faire pour empêchez l’échec de projet est de prendre le temps d’analyser les problèmes qui s’approchent de vous à pas de loup.

Quand vous vous affolez parce que les choses tournent mal, il est difficile de prendre du recul. Il peut sembler plus efficace de juste procéder avec l’action réparatrice la plus évidente. Prince2 met l’accent sur le contrôle, particulièrement quand on fait face à des défis inattendus. Réagir sans réfléchir est à bannir. Vous devez prendre le temps de considérer toutes les options pour le bon rétablissement et comment le problème et sa solution impactent le reste du projet.

Retournez à votre plan de projet

Quand un projet sort des clous, reprenez votre plan et objectifs de projet et réorganisez un chemin révisé à partir d’où vous êtes maintenant rendu. Faire ceci assure que vous identifiez toutes les étapes postérieures qui dépendent du résultat de comment vous traitez ce défi et valide que vous prenez le chemin le plus court. Tenir un plan à jour est fondamental pour le succès du projet dans PRINCE2 et vous constaterez que cela aide à concentrer votre attention et à garder vous calme.

Comptez sur votre équipe

team workQuand les choses vont de travers pendant un projet, une réaction réflexe assez commune sera de décider que vous seriez mieux loti à tout faire vous-même. Nous connaissons tous ce sentiment et ce à quoi il ressemble quand on le voit arriver chez d’autres. Ne cédez pas à cette impulsion. Revoyez la structure de responsabilité que vous avez mise en place si nécessaire à et comblez les manques de formation, mais continuez à déléguer les tâches que vous avez prévues de déléguer.

Évitez le jeu du blâme

pointer du doigtVous devez non seulement éviter de vous accuser vous-même, mais aussi essayer d’éviter de blâmer quelqu’un d’autre. Même si le problème auquel vous faites maintenant face est facilement attribuable à un individu dans votre équipe, pensez à d’autres options que le blâme. Tout d’abord, cette personne en a-t-elle accepté la responsabilité ? Si c’est le cas, ce devrait être récompensé d’une certaine façon. Deuxièmement, si c’est la faute d’un individu, la structure organisationnelle ou la formation fournie leur a-t-elle donné le support adéquat pour réaliser leur travail correctement ? La plupart du temps, si vous considérez les choses de cette façon, vous verrez d’autres manières par lesquelles le problème pourrait avoir été évité. Notez vos réflexions dans le journal des problèmes et, quand vous évaluerez le projet, ceci pourra entrer dans le rapport comme un point à retenir pour de futurs projets.

Si le problème auquel vous faites face à avoir avec la motivation et l’engagement d’autres personnes impliquées dans le projet alors, plutôt que les blâmer, examinez ce que vous pouvez faire pour améliorer ceci. Notre billet des astuces pour manager une équipe projet devrait être un bon début !

Faites une pause

Une autre impulsion à laquelle vous devriez essayer de résister quand vous faites face à des défis dans la conduite de projet est celle vous disant de travailler jour et nuit pour réparer. Efforcez-vous de respecter vos heures de travail (voir au-dessus l’aspect: délégation!). Sortez à l’heure du déjeuner si vous le pouvez et assurez-vous que vous faites bon usage de vos soirées. Comme mentionné ci-dessus, votre rôle de chef de projet signifie que vous devez donner l’exemple et, pour ce faire, vous devez rester calmes à tout moment. La seule façon de faire ceci est de prendre des pauses appropriées et de bien utiliser son temps de loisir.

Demandez de l’aide

En tant que chef de projet, vous n’êtes pas seul. Vous avez le comité de projet pour vous supporter, ou au moins un Sponsor et un Utilisateur Senior même sur des projets plus petits. Vous avez votre équipe. En suivant ce conseil, vous resterez en bonne position pour demander de l’aide et rassembler l’équipe pour surmonter le défi et progresser.

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