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comment donner une superbe présentation en 22 étapes…

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How To Give A Great Presentation

http://www.twistimage.com/blog/archives/how-to-give-a-great-presentation-seriously/

extrait d’un billet de Mitch Joel

Voici comment réellement se préparer pour une présentation en public:

  1. Quelqu’un vous demande de parler sur un sujet spécifique.
  2. Clock mechanismN’acceptez pas si vous n’avez pas le temps de préparer et de tester le contenu en face d’un vrai public (ce peut être une simple session « Lunch & Learn » à votre bureau, rejoindre votre groupe Toastmasters local ou demander à quelques amis de vous supporter pour quelques bières et pizzas).
  3. Ne donnez pas immédiatement votre accord sur le sujet demandé. Faites savoir aux personnes qui vous demandent d’intervenir que vous reviendrez vers elles sous 48 heures avec des propositions sur ce que devrait être le sujet.
  4. Passez la journée suivante à réfléchir à ce dont vous aimeriez parler et comment cela se présenterait. Notes quelques lignes et idées directrices sur le sujet.
  5. Obtenez confirmation de l’accord des organisateurs sur votre intervention avec votre sujet.
  6. Construisez un planning. Travaillez en rétro planning depuis la date de la manifestation et créez un échéancier avec quand vous préparerez le contenu,  quand vous le répéterez, le présenterez à vos collègues et enfin le jour J .
  7. Préparez un plan d’ensemble de votre présentation. Si vous ne l’avez jamais fait (pour un grand public), regardez les conseils de Nancy Duarte, Nick Morgan et Garr Reynolds. Les 3 offrent des contenus et idées sur comment structurer une présentation robuste.
  8. Développez votre présentation. Tenez-vous en à 3 points principaux.
  9. Demandez de l’aide. Si vous pensez que vos compétences en matière de présentation ne sont pas au top, faites-vous aider. Encre une fois, Toastmaters, un coach en présentations ou même un comédien local peuvent vous aider à améliorer le contenu et votre façon de présenter. Vous serez étonnés de voir tout ce que vous pourrez apprendre en seulement une ou deux heures.
  10. 42-16223431Répétez tout seul.
  11. Répétez face à un petit public.
  12. Demandez-leur un feedback honnête.
  13. Intégrez tout ce qui a du sens.
  14. Répétez face à un autre public réduit.
  15. Demandez-leur un feedback honnête.
  16. Intégrez tout ce qui a du sens.
  17. Demandez un retour de votre coach en présentation une fois que vous avez intégré les remarques précédentes.
  18. Intégrez les commentaires de votre coach.
  19. Pratiquez encore un peu tout seul et observez quelques orateurs que vous trouvez excellents (YouTube est excelelnt pour cela). Pensez à ce qu’ils font qui leur permet de vous embarquer. Essayez d’intégrer ces leçons dans votre présentation.
  20. Laissez reposer le tout quelques jours.
  21. Reprenez-le et pratiquez à nouveau.
  22. Présentez à la manifestation et épatez-les !

Ça semble demander beaucoup de travail, non ?

intervenant, orateurC’est le cas. Les grands orateurs le font paraître facile. Il semble qu’ils présentent ce contenu pour la toute première fois. La vérité est que la plupart ont répété et testé leurs matériels depuis un bon moment. Ils l’enrichissent, le peaufinent et l’optimisent tout le temps. Ils paraissent à l’aise parce qu’ils le sont et grâce à leur familiarité avec le contenu. Il peut y avoir quelques parties nouvelles, mais c’est habituellement un processus itératif. Malheureusement, la majorité des orateurs son si peu préparés que leur unique objectif est d’atteindre la fin de de leurs transparents dans le temps alloué, ou de lire leur discours pré-écrit sans mouiller leur pantalon. Ce que la plupart ne réalisent pas est que tout le monde se fiche que vous passiez à travers toutes vos diapositives ou surviviez la lecture d’un document en public.

Les gens sont dans le public pour 2 raisons principales :

  1. Apprendre
  2. Se divertir en apprenant

sweatPeu importe combien l’événement est sérieux, les gens ne veulent pas rester assis toute la journée à s’ennuyer à écouter des gens lire des diapositives ou des discours. Alors, la prochaine fois que l’on vous demande de présenter, ne répondez pas simplement « oui » sans être engagé à fournir le temps, l’effort et l’énergie de bien le faire. Pourquoi ? Parce que si vous ne le prenez pas au sérieux, vous perpétuez un monde où nous avons tous à supporter une autre pénible présentation et réunion.

Et qui voudrait cela ?

et si nous commencions l’année par un peu de curiosité et de sérendipité ?

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Ce film d’animation réalisé par Honda célèbre la curiosité de ses ingénieurs et nous remémore quelques 65 années d’innovations dans cette entreprise.

Lenny Rachitsky défend dans ce TED Talk humoristique le point de vue selon lequel la sérendipité peut changer nos vies de façons inattendues.

Article publié précédemment sur la sérendipité: apprenez à utiliser la sérendipité pour être plus créatif

améliorer la visibilité et le contrôle de vos projets et ressources augmente le rendement et l’efficacité de votre business

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Comment la croissance de votre entreprise est renforcée par le management de projet en 15 bonnes pratiques

NetsFive LogoCet article est proposé par Vincent Coustillac qui a rejoint Netsfive – réseau d’experts en Management de Projets.
Net’sFive accompagne les entreprises pour favoriser leur développement par la maîtrise des projets à tous les niveaux de l’entreprise : depuis la conduite des projets individuellement, le contrôle global des projets de l’entreprise, l’optimisation des ressources et jusqu’au management du portefeuille des projets pour une gestion priorisée des projets alignés avec la stratégie de l’entreprise.

Découvrez comment améliorer la visibilité et le contrôle de vos projets et de vos ressources contribue à augmenter le rendement et l’efficacité de votre business.

Nous nous adressons ici plus particulièrement aux entreprises de tailles moyennes, que le terme « management de projets » peut effrayer, bien que leur croissance soit basée sur le développement de produits ou services, et donc sur le résultat de la conduite de projets.

Nous examinons 15 bonnes pratiques qui permettent aux entreprises de se développer plus efficacement, grâce à la maîtrise de leurs projets.

1.      Améliorer les processus d’estimations des projets
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Un processus d’estimation des projets fournit une méthode cohérente d’estimation des niveaux de ressources  et des dépenses tout au long du projet.

En mettant en œuvre une forme simple d’estimation des projets l’entreprise peut facilement comprendre l’impact de chaque projet sur la capacité des ressources et sur les budgets de fonctionnement.

Un processus d’estimation des projets contribue également à normaliser la façon dont les équipes de vente et les chefs de projets interagissent avec les clients et construisent les cotations des travaux, cela se traduit par un impact positif sur la productivité, la satisfaction du client et le nombre de projets livrés à temps et dans le budget.

2.      Acquérir une meilleure compréhension de la véritable capacité en ressources

funnelLa planification de la capacité en ressources est l’un des facteurs clés de succès pour toute entreprise qui réalise des projets ou des services. Grâce à elle, l’entreprise a le pouvoir d’analyser l’impact des projets sur la capacité des ressources en temps réel, lui permettant de mieux gérer les attentes des clients, d’améliorer la productivité globale de l’entreprise, de dépasser les attentes de la clientèle et de réduire les coûts.

Même pour une entreprise de petite taille, la planification de la capacité en ressources est vitale et fournit une représentation visuelle claire et cohérente de la charge totale de travail et la façon dont elle sera pourvue. Elle fournit également un outil essentiel pour la planification de la croissance de l’entreprise.

3.       S’assurer de sélectionner et prioriser les bons projets
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Prioriser les projets est bénéfique pour toute organisation  car cela permet de hiérarchiser les projets les uns par rapport aux autres pour définir un ordre cohérent, critique et optimisé.

Ce processus est essentiel pour toute organisation en expansion, car faire usage des ressources critiques pour optimiser les résultats tout en réduisant le taux d’échec des projets est sans aucun doute un énorme défi qui peut fournir le plus grand bénéfice.

La sélection et la priorisation des projets permettent d’évaluer rapidement et facilement le potentiel de rendement des investissements au regard des demandes en ressources, des dépenses et des risques potentiels.

Lorsque le processus d’estimation adopté par l’entreprise comprend l’évaluation des bénéfices apportés par les projets, ainsi que la planification de la réalisation de ces bénéfices, la sélection et la priorisation des projets en sont renforcées.

4.       Planifier les projets de manière claire et cohérente

gantt on whiteboardAfin de garantir la bonne exécution de tout projet, une période de planification est nécessaire avant le début du projet. Le processus de planification des projets doit fournir une méthode simple et facile afin d’aider  les équipes à planifier efficacement les tâches, les activités, les rôles, les responsabilités et les livrables nécessaires à chaque projet. La planification des projets permet de réduire les risques et de fournir des échéances précises avec prises de décisions qui contribuent à s’assurer que les projets sont livrés à temps et dans le budget.

5.       Optimisez l’utilisation des ressources

La planification des ressources constitue un élément essentiel pour établir la faisabilité des projets et pour établir un plan réaliste. En planifiant les ressources avant que les projets ne commencent, les chefs de projets peuvent évaluer la flexibilité qu’ils ont sur l’utilisation des ressources spécifiques, aligner les tâches avec la disponibilité des ressources, et lorsque les ressources ne sont pas disponibles, les chefs de projets peuvent anticiper d’autres approches, des compromis ou la redéfinition du séquencement des tâches.

6.       Gagner en visibilité de l’état des livrables en temps réel

checklistLa gestion efficace des livrables des projets est importante pour toute organisation, indépendamment de la taille ou de l’activité. Les livrables représentent les biens ou services produits par les projets. Matériels ou immatériels, gérer les livrables donnera aux dirigeants un moyen de gagner en visibilité en temps réel et ainsi d’anticiper les bénéfices que l’organisation  va pouvoir retirer de chaque projet.

7.       Améliorer le contrôle des budgets et coûts

Pour de nombreuses entreprises la perspective de générer un budget du projet est une difficulté, surtout si l’expérience en gestion de projet existe peu.

Toutefois, le budget du projet est essentiel pour mesurer la performance et les progrès de tout projet.

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Un logiciel de gestion de projet permet de créer facilement les budgets directement à partir des plans ou des estimations des projets. De plus, le logiciel permet de contrôler le budget, en comparant les dépenses réelles aux prévisions et aux perspectives financières futures.

8.       Améliorer la livraison de produits et services grâce à la flexibilité des logiciels de projets

Les logiciels de gestion de projets fournissent un moyen efficace pour gérer avec succès la livraison des produits ou des services que les projets doivent délivrer. Ils donnent aux chefs de projets les moyens nécessaires pour mener leurs équipes, décider des meilleures stratégies et impliquer les clients et les dirigeants qui bénéficient de visions claires des plans des projets et peuvent interagir sur a livraison des produits et services. De plus, les logiciels donnent une flexibilité appréciable pour les changements et les opportunités tactiques.

9.       Encourager et faciliter la collaboration des équipes

collaborateLes logiciels de projets offrent une plate-forme collaborative idéale pour encourager les membres des équipes projets à travailler en synergie et le partage des connaissances tout au long de la vie  du projet. Chaque membre de l’équipe apportant une contribution individuelle vers un but commun, les  projets bénéficieront d’une plus grande innovation, une meilleure résolution des problèmes, une plus grande efficacité dans l’exécution, une réduction des coûts et une implication plus efficace des ressources distantes.

10.   Réduire les risques et les défaillances des projets

Par la gestion centralisée des risques, les logiciels de projets donnent une visibilité en temps réel sur l’état des risques à chaque étape des projets, ainsi que les mesures d’atténuation prévues pour limiter les impacts des risques sur la qualité et la livraison finale des projets. Par la gestion des risques à chaque étape du cycle de vie du projet, depuis la demande initiale jusqu’à la livraison finale, les projets sont plus souvent délivrés en temps et dans les budgets prévus.

11.   Obtenir une image du progrès des projets en temps réel

ProgressAvec les membres des équipes qui mettent à jour l’état d’avancement de leurs tâches, et les chefs de projets qui effectuent un examen complet des projets et soumettent un rapport complet des projets entièrement vérifiable, les logiciels de projets fournissent un moyen simple pour que les dirigeants obtiennent une image claire, cohérente et instantanée  de l’avancement des projets.

12.   Mesurer la productivité, l’avancement et l’utilisation des projets

Les logiciels de projets offrent une solution efficace pour automatiser entièrement la capture des temps passés sur les projets et des dépenses, mettre à jour l’avancement du projet d’une manière cohérente, et pour améliorer le contrôle des coûts des projets et mesurer la productivité et l’utilisation des ressources. Ce qui de plus sera très utile pour procéder à l’estimation des projets futurs.

13.   Améliorer la satisfaction des clients

customer satisfactionDu fait de l’automatisation et la rationalisation du traitement des problèmes, les logiciels de projets permettent de répondre aux questions et requêtes des clients dans un temps plus court, de façon plus productive et efficace, augmentant la satisfaction des clients et établissant une relation de confiance.

14.   Améliorer la trésorerie et de réduire les erreurs de facturation

Certains logiciels de projets offrent la fonctionnalité d’automatiser entièrement la facturation des produits et services. Ce qui permet d’améliorer la trésorerie, maximiser les revenus et réduire les erreurs de facturation.

15.   Améliorer les rapports et les analyses

L’automatisation des rapports que fournissent les logiciels de projets réduisent les étapes manuelles, réduisant les erreurs et autorisant les analyses plus fiables.

Article basé sur le papier de Ian Needs | Business 2 Community

Précédents billets de Vincent Coustillac:

à quel point est-il difficile de prendre une décision ?

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How hard is it to make a decision?

http://blog.apmg-international.com/index.php/2013/11/08/how-hard-is-it-to-make-a-decision

Dans ce billet, Tony Mann, Examinateur En chef et Auteur de la Formation Facilitation chez APMG International, explique pourquoi les compétences de Facilitation aident les gens à atteindre des décisions productives.

parcours professionnelA quel point peut-il être difficile pour un groupe de personnes de prendre une décision ? En premier lieu, cela dépend de s’ils sont en train de prendre une décision sur des Problèmes qui causent une situation ou s’ils envisagent d’implémenter des solutions.

Dans le premier cas les premières erreurs des groupes est sauter à la conclusion que ‘x’ ou ‘y’ ont causé le problème. En fait la première chose à faire est d’identifier TOUTES les causes possibles et seulement ensuite, de déterminer quelle est la cause principale ou majeure.

Si un groupe a suivi ce processus, ils ont déjà parcouru un long chemin pour faciliter leur travail. Trouver la cause principale revient à choisir le bon outil à utiliser pour réaliser le travail.

Récemment j’essayais d’expliquer à quelqu’un pourquoi le choix du bon outil était crucial et je suis tombé sur le concept de l’ouverture ‘de bouteilles et bocaux/boîtes de nourriture’. Quand nous ouvrons une bouteille de bière nous avons besoin d’un décapsuleur. Quand nous ouvrons une bonne bouteille de vin nous avons besoin d’un tire-bouchon. Quand nous ouvrons une boîte ou un bocal nous pouvons pouvoir le faire à mains nues mais parfois nous avons besoin ‘d’un dispositif’ qui renforce notre prise sur le bocal ou bien nous avons besoin ‘d’un ouvre-boîtes’ spécial si c’est en métal.

Que cela nous enseigne-t-il ? Cela nous dit que nous avons besoin de choisir le bon outil pour le travail à réaliser. Dans le cas ci-dessus nous essayions de trouver la cause d’un problème.

Où la Qualification de Facilitation APMG entre-t-elle en scène ?

brainstormingLe APMG Facilitation Programme enseigne aux participants comment utiliser une gamme d’outils commençant par la simple technique du ‘Braindumping‘ – rassembler les données d’une façon collaborative et engageante ‘, L’’Exercice du Supermarché ‘ au départ est une bonne opportunité de voir des outils et des techniques différents en action et de commencer à voir comment marche le Processus (de Facilitation). Observer un groupe trier et regrouper des données aide des participants à voir la pertinence de leurs rôles dans leur travail habituel.

Si le problème peut être vu seulement en termes de Symptômes, l’outil appelé : SCA – Le symptôme, la Cause (et l’Action) est puissant pour identifier les problèmes. Pendant la seconde journée, les participants ont l’occasion de pratiquer cet outil et d’autres dans une activité indépendante. Si le problème est ‘diffus’ – il a beaucoup de dimensions et de causes corrélées, alors on passe à l’exercice appelé : ‘ Est et n’Est pas ‘. Ceci teste leur capacité à respecter le Processus et résoudre le problème. Le cours de Facilitation APMG fournit aux individus une très bonne formation dans l’art, la science et la compétence de Facilitation.

Alors, que fait l’équipe quand ses membres ont identifié les causes en utilisant un des Outils de Processus ci-dessus ? Le cours leur montre comment utiliser une gamme d’outils de Priorisation et les participants apprennent à savoir lequel utiliser pour une efficacité maximale :

  • Vote – Ceci permet aux utilisateurs d’allouer un certain nombre ‘de votes’ au problème qu’ils pensent être le plus sérieux.
  • Quatre Boîtes – Ceci permet aux problèmes d’être positionnés sur une grille de quatre quadrants et d’annoter les axes ‘x’ et ‘y’ pour nous aider dans notre décision. Par exemple : (‘x’) « Sérieux » et (‘y’) « Difficulté de Mise de remise en ligne ».
  • Indispensable ou  Désirable / Doit, Devrait, Pourrait, Ne sera pas (Moscow : Must, Should, Could, Won’t) – Ces deux outils diffèrent seulement dans leur graduation. ‘ Le M, S, C, W, outil, souvent appelé : Moscow, aide à trier les causes entre celles que nous devons, devrions, pourrions ou pas aborder.
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Le cours montre aux participants comment ils peuvent combiner l’utilisation de ces outils, par exemple : utilisation du Vote dans Les quatre quadrants ou en association avec Indispensable versus Désirable.

Le résultat ? Les élèves apprendront à améliorer leurs décisions et être plus confiants parce que la manière dont ils le feront à l’avenir sera plus robuste.

Le choix entre différentes Solutions suit un cheminement similaire. La différence étant que nous devons d’abord identifier les Critères à travers lesquels nos options vont être mesurées. L’expression ‘ ajuster les preuves pour qu’elles répondent à la règle ‘ est un bien connue en politique. Cependant, elle peut s’appliquer également dans le business, où nous choisissons la solution qui nous plaît plutôt que la solution qui est juste.

De nouveau le cours aide en montrant comment : Braindumping les critères possibles, utiliser ensuite le Vote pour décider lesquels sont critiques ou se servir des Quatre Quadrabts ou Indispensable versus Désirable pour limiter les options. Utilisation une Matrice qui est un outil plus complexe montre comment vous pouvez alors Comparer les options de solution par rapport aux critères – et ensuite vous prenez une décision qui respecte les critères et aide à éviter les préjugés et la pensée de groupe. Le cours forme aussi les participants à comment se développer un plan d’action pour permettre à une équipe de direction de planifier les actions à prendre pour mener la solution à terme.

L’examen donne aux candidats une Qualification de ‘Practitioner’ et leur donne confiance pour montrer et utiliser ces compétences dans une variété de situations liées à leur travail.

Je suis ravi que nous ayons maintenant une telle qualification pour compléter la qualification PRINCE2® et les autres qualifications du portefeuille APMG.

APMG International France
APMG International est partenaire de DantotsuPM

best management practice in 60 seconds…

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tueurs de conversation ou comment ruiner une opportunité d’agrandir son réseau

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Conversation Killers: How To Ruin A Networking Opportunity

http://www.careerealism.com/conversation-killers-how-to-ruin-a-networking-opportunity/

Maîtriser « le papotage » est critique dans le management de réseau et le développement de relations. Cela vous permet d’établir efficacement un contact, d’attirer l’attention d’autres personnes et de booster votre confiance en vous dans les conversations. Dans quelle mesure vous êtes capable de bien communiquer peut faciliter ou tuer une occasion de réseauter.

the fine art of small talkIl y a quelque temps, j’ai interviewé Debra Fine sur le show radiophonique « Career Success ». Debra est l’auteur du livre, L’Art de Papoter (« The Fine Art of Small Talk »), qui offre une myriade de conseils sur la façon d’entamer une conversation, la poursuivre et laisser une impression positive et durable de vous.

Une des choses que Debra mentionne dans son livre est une liste de « Tueurs de Conversation »

Des sujets que vous voulez CERTAINEMENT éviter d’aborder dans une conversation. Ces tueurs de conversation incluent les questions et les sujets suivants:

  • Êtes-vous marié ? Avez-vous des enfants ?

Qu’allez-vous faire avec l’une ou l’autre de celles-ci si la réponse est « non ? »

  • Comment est votre travail dans la société ABC ?

À moins que vous ne connaissiez TRÈS bien la personne, n’assumez rien. Évitez de mettre la personne sur le grill ou dans une position inconfortable.

  • Comment va votre femme ? Comment va votre mari ?

De nouveau, ne faites pas de suppositions quant aux relations; la réponse à cette ligne de questions peut amener une conversation à un brutal arrêt.

  • Image courtesy of xedos4 / FreeDigitalPhotos.net
    Image courtesy of xedos4 / FreeDigitalPhotos.net

    Pour qui voterez-vous ?

La politique n’est certainement un sujet « non-non ». N’envisagez même pas de vous y engager.

  • Où avez-vous fait vos études supérieures ?

Ceux qui ne sont pas entrés à l’université ou n’ont pas achevé leur formation trouvent cette question inconfortable. Si le sujet se présente dans la conversation, il est ok d’en parler, mais évitez d’initier le sujet et évitez de faire de quelconques présomptions sur la formation de la personne.

Résultat, vous voudrez éviter de poser des questions personnelles auxquelles vous ne connaîtriez pas déjà la réponse.

9 qualités des personnes qui ont vraiment confiance en elles-mêmes

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9 Qualities Of Truly Confident People

http://www.linkedin.com/today/post/article/20130606150641-658789-9-qualities-of-truly-confident-people par Dharmesh Schah

SourireCommençons par le début : la Confiance n’est pas bravade, ni démarche arrogante, ni une prétendue manifestation de courage. La confiance n’est pas une bouffée d’impétuosité ou d’auto-croyance dirigée vers d’autres.

La confiance est Calme : C’est une expression naturelle de capacité, d’expertise et de respect de soi.

J’ai la chance de connaître un certain nombre de personnes vraiment confiantes. Beaucoup travaillent avec moi chez HubSpot, d’autres sont les fondateurs de leur propre start-up que  j’ai rencontrés dans mon activité de business angel. Mais la majorité sont des personnes que j’ai rencontrées dans ma carrière et qui travaille dans une variété d’industries et de professions.

Sans aucune surprise, elles partagent toutes un certain nombre de qualités :

1. Elles adoptent une attitude non pas parce qu’elles pensent qu’eles ont … toujours raison, mais parce qu’elles n’ont pas peur de faire d’erreurs.

Les gens insolents et vaniteux ont tendance à prendre position et ensuite proclamer, se déchaîner et ne tenir absolument aucun compte d’avis ou de points de vue différents. Ils savent qu’ils ont Raison – et ils veulent (en réalité ils ont Besoin) que vous le sachiez aussi.

Cependant, leur comportement n’est pas un signe de confiance, c’est la signature d’un escroc intellectuel.

Les gens vraiment confiants n’objectent pas à être démentis. Ils trouvent que découvrir ce qui est juste est beaucoup plus important que d’Avoir Raison. Et quand ils ont tort, ils sont assez sûrs d’eux pour le reconnaître gracieusement.

Les gens vraiment confiants admettent souvent qu’ils ont tort ou n’ont pas toutes les réponses; les escrocs intellectuels ne le font jamais .

2. Elles écoutent dix fois plus qu’elles ne parlent.

active listeningLa vantardise est un masque pour cacher l’insécurité. Les personnes vraiment confiantes sont calmes et modestes. Elles savent déjà ce qu’elles pensent; elle veulent savoir que Vous pensez.

Donc, elles posent des questions ouvertes qui donnent aux autres personnes la liberté d’être réfléchies et introspectives. Elles demandent ce que vous faites, comment vous le faites, ce que vous y appréciez, ce que vous en avez appris … et ce que vous feriez si vous vous trouviez dans une situation semblable.

Les gens vraiment confiants se rendent compte qu’ils savent beaucoup de choses, mais regrettent de ne pas en savoir plus… et ils savent que la seule façon d’en apprendre davantage est d’écouter davantage.

3. Elles évitent la lumière des projecteurs pour qu’elle brille sur d’autres.

Peut-être est-il vrai qu’elles ont fait la plus grande partie du travail. Peut-être ont-elles vraiment surmonté des obstacles majeurs. Peut-être est-il vrai qu’elles ont transformé une collection disparate d’individus en une équipe incroyablement performante.

Les gens vraiment confiants ne s’en soucient pas, du moins ils ne le montrent pas (à l’intérieur ils sont fiers, et devraient l’être). Les gens vraiment confiants n’ont pas besoin de gloire; ils savent ce qu’ils ont réalisé.

Ils n’ont pas besoin de la validation d’autres personnes, parce que la vraie validation vient de l’intérieur.

Donc ils restent en retrait et célèbrent leurs accomplissements à travers les autres. Ils reculent et laissent d’autres briller – une augmentation de confiance qui aide ces gens à devenir vraiment confiants, eux aussi.

4. Elles n’hésitent pas à demander de l’aide.

help wantedBeaucoup de personnes estiment que demander de l’aide est un signe de faiblesse; implicite à la requête est un manque de connaissance, de compétence, ou d’expérience.

Les gens confiants sont assez sûrs d’eux pour admettre une faiblesse. Donc ils demandent souvent à d’autres de les aider, non seulement parce qu’ils sont assez sécurisés pour admettre qu’ils ont besoin d’aide, mais aussi parce qu’ils savent que quand ils vont chercher de l’aide ils payent d’un énorme compliment la personne à laquelle ils la demandent.

Dire, « pouvez-vous m’aider ? » montre le grand respect envers l’expertise de l’individu et son jugement. Sinon, vous ne demanderiez pas.

5. Elles pensent, « Pourquoi pas moi ? »

Beaucoup de personnes estiment qu’elles doivent attendre : être promue, être louée, être choisie, être sélectionnée … comme un vieux cliché de Hollywood, être découvert d’une façon ou d’une autre.

Les gens vraiment confiants savent que l’accès est presque universel. Ils peuvent se connecter avec presque tout le monde avec les médias sociaux. (Tout le monde que vous connaissez connaît quelqu’un vous devriez connaître). Ils savent qu’ils peuvent attirer leur propre financement, créer leurs propres produits, nouer leurs propres relations et réseaux, choisir leur propre chemin – ils peuvent choisir le chemin qu’ils souhaitent.

Et très tranquillement, sans attirer l’attention sue eux, ils sortent et le font.

6. Elles ne dénigrent pas d’autres personnes.
Image courtesy of PinkBlue / FreeDigitalPhotos.net
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En général, les personnes qui aiment potiner, critiquer les autres, le font parce qu’elles espèrent en comparaison paraître meilleures.

La seule comparaison que fasse une personne vraiment confiante en elle-même est par rapport à la personne qu’elle était hier – et la personne qu’elle espère devenir un jour .

7. Elles n’ont pas peur de paraître idiotes …

Courir en sous-vêtements est certainement extrême… mais quand vous êtes vraiment confiant, vous ne rechignez pas de temps en temps à vous trouver dans une situation où vous n’êtes pas à votre meilleur.

( Et assez curieusement, les gens ont tendance à vous respecter encore plus quand vous le faites – et non pas moins.)

8. … Et elles acceptent leurs erreurs.

L’insécurité a tendance à faire croître la superficialité; la confiance élève la sincérité et l’honnêteté.

C’est pourquoi les gens vraiment confiants admettent leurs erreurs. Ils se repaissent de leurs fiascos. Cela ne les ennuient pas de servir d’histoire d’avertissement. Ils n’objectent à être une source de rire – pour d’autres comme pour eux.

Quand vous êtes vraiment confiants, vous ne vous souciez pas de temps en temps « de paraître à votre désavantage ». Vous vous rendez compte que quand vous êtes vrais et sans prétention, les gens ne rient pas de vous.

Ils rient Avec vous.

9. Elles cherchent uniquement l’approbation des personnes qui comptent vraiment.

Vous dites que vous avez 10000 suiveurs sur Twitter ? Bien. 20000 amis sur Facebook ? Cool. Un réseau professionnel et social de centaines ou même de milliers de personnes ? C’est super.

Mais cela aussi fait pâle figure en comparaison de gagner la confiance et le respect de peu de personnes qui comptent vraiment dans votre vie.

Quand nous gagnons leur confiance et respect, peu importe où nous allons ou ce que nous essayons, nous le faisons avec la vraie confiance – parce que nous savons que les personnes qui comptent vraiment le plus sont vraiment derrière nous.

devenez un meilleur manager de réunion

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The Good Meeting Manager

Brad Egeland
Brad Egeland

http://www.projectsmart.co.uk/the-good-meeting-manager.html par Brad Egeland

Au travail, il peut sembler que nous soyons constamment en train de participer à des réunions, d’en provoquer, ou d’essayer de trouver une façon de les esquiver. Si vous êtes comme nous, vous voyez probablement les réunions comme une ponction sur votre productivité. Vous vous sentez probablement frustrés quand vous êtes forcés d’assister à beaucoup de réunions auxquelles vous êtes invité parce que vous considérez probablement 80 % d’entre elles comme un gaspillage de votre temps. En fait, vous êtes probablement l’un de ceux qui prennent leur ordinateur portable et continuent de faire ‘le vrai travail’ pendant que vous assistez à une autre réunion ‘insensée’. Cela vous semble-t-il familier ?

rappeler, ne pas oublier, reminders
Relisez le billet « 10 astuces pour de meilleures réunions de projet »

Mettez maintenant à la place de l’organisateur d’une réunion. Parce que c’est aussi souvent vous. Si vous êtes un chef de projet ou dans un rôle concernant le management de projet, vous avez créé et continuerez à créer votre quota de réunions. Voulez-vous que la description ci-dessus soit les sentiments des participants à vos réunions ? Voulez-vous qu’ils simulent leur participation tandis qu’en fait ils travaillent et réfléchissent aux façons de se lever et partir ? Certainement pas… et il peut être perturbant en tant que facilitateur de regarder autour de soi et de voir que les gens taper sur des ordinateurs portables, sans vous regarder, ou envoyer un SMS sur leurs iPhones. De la productivité qui s’envole.

Ainsi comment vous assurez-vous vos réunions ne sont pas comme celles des autres ? Vous ne pouvez pas garantir que tout le monde attendra avec impatience vos réunions, ou qu’elles connaîtront un énorme succès. Ce que vous pouvez faire, cependant, est de prendre toutes les mesures possible pour essayer de vous assurer que vous aurez le plus haut niveau de présence, la réunion la plus productive possible et maintenir l’intérêt et la participation de tous pour la durée de la réunion. Pour ce faire, j’essaye toujours de suivre ces étapes de préparation, planification et exécution pour les réunions que je dois faciliter…

Documentez les objectifs de la réunion

differentes cibles et objectifsTrop de personnes se jettent juste sur ‘la convocation de la réunion’ sans planifier exactement pourquoi ils la font ou ce qu’ils veulent y accomplir. Ce n’est pas une rencontre entre amis… elle doit en réalité accomplir quelque chose ou vous allez vous retrouver seul pour vos futures réunions. Comprenez ce qui a besoin d’être discuté et quels devront être les livrables ou produits de cette réunion.

Créez un ordre du jour détaillé avec un timing

Ensuite, réunissez un ordre du jour détaillé pour la réunion et n’ayez pas peur de mettre des durées à côté des articles principaux. Vous donnerez aux participants potentiels l’espoir que vous avez l’intention de respecter votre horaire prévu de rencontre. Trop de personnes proposent des réunions de 30 minutes qui se transforment en réunions de deux heures. Ne le faites pas. Et évitez de tenir vos réunions en fin d’après-midi. Beaucoup de participants peuvent être physiquement là, mais mentalement déjà en rentrés à la maison. Une étude a montré que le moment le plus productif de la journée de travail est 10:26 et le moins productif est 14:55. Utilisez cette connaissance à votre avantage.

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Faites-le circuler aux parties prenantes principales

emailEnvoyez l’ordre du jour à plusieurs participants clés ou au sponsor de projet si c’est une réunion majeure de projet. Assurez-vous qu’ils comprennent les objectifs de la réunion et qu’ils savent que leur participation est critique. Incorporez tout retour de leur part dans un ordre du jour de réunion révisé. Si ceci devient une réunion de projet répétée comme une réunion de statut hebdomadaire de projet, par exemple, après avoir fait ceci deux ou trois fois vous n’aurez probablement pas à inclure cette étape pour les réunions suivantes.

Envoyez l’invitation à la réunion

Ensuite, envoyez l’invitation à la réunion avec l’ordre du jour planifié à vos participants. Assurez-vous que votre courrier n’est pas trop verbeux. Rendez-le concis ou ils peuvent être soucieux en pensant que vos réunions seront aussi peu concentrées que votre correspondance. Une invitation de rencontrant ne devrait pas lire comme une discussion informelle, cela doit sembler professionnel et formel.

Faites avancer l’agenda

progressive agendaFinalement, pour des réunions répétées, assurez-vous de respecter le planning. Vous pouvez penser que sauter une réunion hebdomadaire quand il n’y a pas grand-chose à discuter est une bonne chose pour tout le monde mais ce n’est pas le cas. Tenez la réunion même s’il n’y a pas beaucoup de nouveau matériel, assurez-vous seulement que l’ordre du jour reflète ceci. Mais tenez-la vraiment de toute façon. Si vous commencez à sauter des réunions hebdomadaires régulières la participation baissera parce que les individus commenceront à voir vos réunions comme pas vraiment nécessaires.

Campana & Schott
Partenaire de DantotsuPM

7 avantages secrets de l’orateur qui utilise le « story-telling »

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7 secret advantages of the story-telling speaker

http://eloquentwoman.blogspot.co.uk/2012/10/7-secret-advantages-of-story-telling.html

Vous avez entendu dire qu’il est bon de raconter des histoires et que le storytelling est une compétence recherchée parmi ceux qui souhaitent se former à la prise de parole en public, mais pourquoi ?

Voici 7 excellentes raisons, toutes des avantages que vous pourriez avoir manqués en considérant ce que des histoires ajouteraient à vos discours et présentations :

1. Les histoires prolongent votre message.

relisez ce billet sur comment créer une culture de Storytellin avec Steve Denning
relisez ce billet sur comment créer une culture de Storytelling avec Steve Denning

Les histoires sont l’exemple suprême, une partie clé de toute présentation. Essayez de faire passer votre message en ajoutant un ou deux faits pertinents et en utilisant ensuite une histoire pour le prolonger. Vous pouvez commencer par une vérité universelle, soutenue par des données nationales et aller plus loin avec un conte personnel, ramenant ce grand message à un niveau humain.

2. Les histoires construisent la connexion en ajoutant la couleur, l’émotion et le détail personnel sur vous-même.

Les facteurs qui déplacent des spectateurs sont souvent les petits détails émotionnels trouvés dans les histoires. Les histoires sont un endroit où il est facile et naturel pour vous de parler de vous, vous rendant plus accessible et sympathique en tant que présentateur. Quand vous établissez un rapport avec l’auditoire, les histoires accélèrent ce processus.

3. Les histoires ajoutent l’élément dramatique.

dramaVous pouvez décrire la recherche d’un héros dans votre profession ou l’histoire pathétique de quelqu’un qui a ignoré les faits et en a payé le prix, ou l’histoire d’une tragédie épouvantable. Dans tous les cas, les histoires peuvent ajouter l’élément dramatique et aider votre présentation à progresser vers une fin réussie.

4. Vous pouvez raconter des histoires sans utiliser de notes… et sembler plus détendu et spontané.

Ne gaspillez jamais de temps à écrire une histoire personnelle ou une anecdote. La version écrite ne passera jamais aussi bien que vous regardant simplement votre auditoire et racontant l’histoire. Si c’est une expérience que vous connaissez bien, vous n’aurez pas besoin de notes et vous semblerez plus confiant. Si vous êtes un speaker qui travaille à partir d’un texte, mais voudrait sembler plus spontané, travaillez une histoire ou deux que vous pouvez énoncer sans les lire. Assurez-vous alors que vos notes portent une mention « Raconter [le nom de l’histoire] ici ».

5. Les histoires vous permettent d’éduquer ou de négocier sans enseignement magistral.

Teacher Explaining Map of EuropeVous pouvez pousser vos arguments directement vers un auditoire que vous essayez d’instruire, ou avec les parties impliquées dans une négociation mais seulement jusqu’à un certain point. S’ils gardent des souvenirs « pas si bons » de leurs jours d’écoliers, ils peuvent commencer à se tortiller plutôt qu’absorber votre sagesse. Si la négociation est tendue, des faits conflictuels n’aident pas toujours votre cause, même s’ils vous donnent raison. Mais une histoire qui parle à tout le monde peut vous faire gagner des points et même rassembler des parties en guerre, de façon non-menaçante, et non-conflictuelle.

6. Nous sommes habitués à apprendre avec des histoires.

Que ce soient les contes de votre mère sur ses leçons apprises pendant son enfance ou des paraboles et allégories, raconter est une méthode antique pour partager des informations avec un large public et elle survit aujourd’hui pour une bonne raison: Votre public répondra toujours positivement à une bonne histoire.

7. Les histoires ont été faites pour être rappelées et racontées de nouveau.

Avant que nous n’ayons écrit les choses, nos cultures ont toutes utilisé les histoires pour transmettre les nouvelles et les informations, parce qu’on pouvait facilement se rappeler les histoires et les faire passer à la personne suivante. Si vous voulez que votre public fasse de même avec votre message, trouvez une histoire qui illustre très brièvement vos points principaux, pour qu’il soit facile de se les rappeler et se les répéter.

ciselez votre empreinte personnelle

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Focus Your Personal Brand

www.learntoinfluence.com/focus-your-personal-brand Colin Gautrey

Les sociétés dépensent des sommes faramineuses pour positionner leur marque dans l’esprit de leurs clients et publics. Combien dépensez-vous sur vous-même ?

Beaucoup de personnes préconisant le développement de votre « Marque Personnelle » suggéreront que vous deviez développer une phrase personnelle qui capture l’attention ou une « tag line », un slogan. Rien de mal à ça, sauf certains peuvent trouver l’exercice très difficile sans compétences spécifiques en marketing ou éditorialistes.

A la place, une façon rapide et facile de réaliser un progrès pratique est …

  1. footprintTrouvez trois mots que vous voudriez que d’autres aient à l’esprit quand ils pensent à vous
  2. Rendez-les aussi excitants que possible pour vous (éditez avec un thésaurus)
  3. Vérifiez que vous pouvez vivre en accord avec ces mots
  4. Chaque jour, pensez à une chose que vous pouvez faire pour augmenter la probabilité que ces mots viennent à l’esprit des autres quand ils pensent à vous
Des exemples issus de coaching récents incluent :
  • Implacable, Engageant et Expert;
  • Challenger, Accessible et Amusant.

Notez comment la combinaison de ces mots fonctionne pour modérer les impressions négatives.

désarmez votre public quand vous donnez une présentation

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Disarm Your Audience When You Present

http://blogs.hbr.org/cs/2012/11/disarm_your_audience_when_you.html par Nancy Duarte

intervenant, orateurQuand vous entrez dans une pièce en tant que présentateur, il est facile de se sentir comme si vous étiez la cible centrale : Vous êtes sur scène et les gens sont venus pour vous entendre. En réalité, cependant vous n’êtes pas la star du spectacle. Le public l’est. Il est en leur pouvoir d’embrasser, ou de rejeter, vos idées. Vous faites cette présentation parce que vous avez besoin qu’ils changent leurs idées ou modifient leur comportement d’une certaine façon et les personnes trouvent qu’il est difficile de changer. Aussi, attendez-vous à ce qu’ils résistent.

La résistance n’a pas à être une mauvaise chose. En fait, si vous vous préparez pour cela, vous affûterez votre présentation et aurez une bien meilleure chance de convaincre votre public. En considérant des points de vue différents et vous attaquant aux doutes et craintes avant qu’ils ne deviennent des points de blocage, vous démontrerez un esprit ouvert et inviterez votre auditoire à répondre de la même manière.

Voici les types les plus communs de résistance et quelques astuces pour vous y préparer :

Résistance logique

chess playersComme vous planifiez votre présentation, essayez d’inventer des arguments contre votre perspective. Familiarisez-vous avec des différentes lignes de raisonnement en déterrant des articles, des billets de blog et rapports qui défient votre position. Cette sorte de recherche vous préparera aux questions et commentaires sceptiques et elle vous aidera à développer une compréhension plus profonde du sujet et un point de vue plus nuancé.

Résistance émotionnelle

emotionsVotre public a-t-il vite à un biais, dogme, ou code moral que vos idées violent d’une certaine façon ? Toucher le nerf sensible fera réagir certaines personnes. Regardez les choses de leur perspective et progressez avec précaution. Si, par exemple, vous êtes à une conférence médicale lançant une nouvelle vaccination contre le virus du papillome humain pour des enfants, soulignez l’importance de l’abstinence pour la jeunesse.

Résistance pratique

sharing experienceEst-il physiquement ou géographiquement difficile pour le public de faire ce que vous demandez ? Reconnaissez les sacrifices qu’ils font et montrez que vous endossez vous-même un peu de ce fardeau. Supposons que vous demandiez à votre équipe de travailler des nuits et des week-ends pour respecter un délai serré. Expliquez que vous serez aussi en mode 24/7, jusqu’à ce que le grand projet soit fini et que chacun recevra du temps compensatoire après.

S’attendre à de la résistance vous force à vraiment penser aux personnes auxquelles vous présentez rend plus facile de les influencer.

observez, regardezSi vous avez fait un effort sincère pour regarder le monde à travers leurs yeux, cela se verra quand vous parlerez. Vous vous sentirez plus proches d’eux, donc vous prendrez un ton plus conversationnel. Vous sonnerez, et serez, authentiques quand vous adresserez leurs préoccupations. En conséquence, vous les désarmerez et ils pourront plus probablement accepter votre message.

Si vous avez du mal à comprendre à quels genres de la résistance vous ferez face, partagez vos idées avec d’autres avant que vous ne présentiez et demandez-leur de challenger le contenu. Vous pouvez être si profondément connectés sur votre propre perspective que vous avez des difficultés à anticiper d’autres points de vue. Par exemple, utilisez votre patron comme une caisse de résonance quand vous vous préparez à parler au comité exécutif. Ou demandez à un collègue un test de vérité avant que de présenter à d’autres managers de son groupe.

Rappelez-vous toujours que les personnes dans votre public arrivent pour déterminer si votre idée va se disséminer ou mourir. Vous avez besoin d’eux plus qu’ils n’ont besoin de vous. Aussi, soyez humble dans votre approche. Leurs désirs et buts, et leurs frustrations et ennuis, devraient fortement influencer tout ce que vous présentez.

utilisez un langage puissant !

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Un langage puissant de Mike Clayton

how to speak so people listenLe livre « How to speak so people listen » de Mike Clayton (comment parler pour que les gens vous écoutent) est paru récemment. A cette occasion Mike souhaite nous présenter quelques-unes des manières d’utiliser le langage avec puissance pour attirer l’attention, la conserver et en faire usage. Les mots importent et la façon dont vous les utilisez également.

10 façons d’utiliser le langage pour que les gens écoutent, prennent en compte, et agissent sur ce que vous dites.

Ces trucs vous serviront à la fois dans le langage écrit et parlé, dans les situations formelles et informelles.

Parce que

les 5 pourquoi, les 5 whysCes mots sont parmi les plus puissants car ils répondent à la question la plus profonde, puissante et fréquemment utilisée : « pourquoi ». Nous posons tous constamment cette interrogation, même si à la différence des enfants nous ne l’articulons pas toujours à haute voix. Mais tel est notre besoin de trouver du sens que sans un clair « parce que », nous ne serons pas motivés à croire, à agréer ou agir sur quoi que ce soit.

Histoires

L’homme est un conteur d’histoires, et raconter une histoire confère une énorme puissance à notre langage. Les auditoires d’une ou de milliers de personnes qui voient un film sont emportés par ceux-ci car il regroupent explication, sens, émotion, empathie, excitation et racontent une histoire. Ils nous invitent à écouter, nous persuadent par la démonstration, et ont le pouvoir de nous porter aux larmes, aux rires et à l’action.

Émotions

Aristote le savait : votre personnalité vous donne le droit d’être écouté, vos actions le droit d’être crûs, mais les émotions que vous suscitez sont ce qui commande comment votre audience va se comporter. N’ayez pas peur d’un langage émotionnel bien choisi parce que, quand il supporte votre argument, il provoque les choix que vous souhaitez.

Images

dessiner une imageLes images sont en elles-mêmes un langage et peuvent relayer bien plus que les mots. Mais ce sont les mots qui sont à votre disposition, utilisez les pour dessiner des portraits, esquisser des images et colorer le monde que vous présentez à votre public. Martin Luther King combinait les émotions et les images avec un incomparable pouvoir.

Rythme

Le rythme du langage que vous utilisez peut stimuler certaines réaction comme le savent très bien les hommes politiques. Observez les politiciens lors de leurs interventions en public et remarquez combien l’auditoire sait quand applaudir, simplement à partir des tournures de phrases et rythme de l’orateur. Les mauvais speakers découvriront parfois accidentellement que leur rythme hypnotique peut générer quant à lui une transe de l’auditoire.

Pronoms

Votre choix entre vous et je, nous et vous, moi et nous peut faire un grande différence dans la façon dont les personnes répondront à vos paroles. Utilisez nous, nos et notre quand vous voulez créer un sens de responsabilité partagée, une complicité ou un support mutuel. Utilisez je, moi, mes quand vous voulez être clair sur le fait que vous prenez la pleine responsabilité de vos paroles et actions. Utilisez Vous, votre, vos, quand vous souhaitez placez l’attention sur votre public qui trouvera le moi, moi, moi, insupportable.

Présupposition

lettreComparez : « Si vous lisez la fin de cette lettre… » à « Quand vous en serez à la fin de cette lettre ». La seconde version présuppose que vous lirez la lettre en entier et vous encourage davantage à l’action parce qu’elle exprime une attente et un niveau de confiance. Les gens tendent à faire ce que l’on attend d’eux, particulièrement si l’effort demandé est modeste. Alors attendes-vous aux actions que vous souhaitez.

Peur

AngoisseCependant, « si vous ne lisez pas la fin de cette lettre, vous manquerez la meilleure des astuces… » crée la peur de perdre quelque chose de valeur et les psychologues ont montré que la peur de perdre est un puissant motivateur. Voici pourquoi le mot « garantie » est également puissant. Il élimine la peur et fait votre public se sentir en sécurité entre vos mains.

Timing

Les humains apprécient la gratification instantanée, échangeant souvent un meilleur bénéfice dans l’avenir pour un plus faible qui serait immédiat. Aussi les mots « maintenant, instantané, immédiat » sont-ils souvent utilisés dans la publicité, pas seulement pour répondre à ce désir mais aussi pour se distinguer de leurs compétiteurs qui ne pourraient le faire. Vous pouvez d’ailleurs commander le livre de Mike maintenant, pas besoin d’attendre et risquer de louper ses avis éclairés 🙂

Nouveauté

La plupart des gens sont attirés par la nouveauté. Pensez à l’excitation qui entoure l’arrivée d’un nouveau « gadget »… et le désappointement s’il n’apporte pas suffisamment de nouveautés. Nouveau apporte avec lui l’excitation et l’opportunité d’être le premier. Mais nous aimons aussi le prouvé et testé parce que cela élimine les risques. Nouveau et de confiance était ce qui incita les premiers clients à acheter les iPhones. Maintenant d’autres marques sont tout aussi fiables et la nouveauté se périme… Il est temps d’innover.

Et une chose de plus

Vous avez vos 10 astuces mais que se passe-t-il si j’en ajoute une de plus en extra ? Maintenant cela semble être spécial. The facteur « une chose de plus » crée un sentiment de privilège, l’argument supplémentaire qui convainc, ou la dernière douceur dans un contrat. Ceci est pourquoi le Post Scriptum (PS) de vos lettres sera toujours lu !

PS: Alors pourquoi ne pas commander livre de Mike Clayton dès aujourd’hui 🙂

ne soyez pas en retard à cette réunion

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Don’t Be Late for That Meeting

http://hbr.org/tip?date=080513

en retardQuand vous pouvez envoyer un SMS ou un courrier électronique à un collègue et pour lui faire savoir que vous êtes en retard, il est facile de repousser des réunions. Cette capacité à rapidement communiquer est utile quand vous êtes réellement retenus, mais en abuser a des coûts. Une étude a constaté que le retard des personnels coûte £9 milliards par an à l’économie britannique.

Il y a quelque chose de bon à la ponctualité qui est cependant passée de mode.

Il y a soixante ans, il était important de tenir ses engagements parce qu’il y avait moins d’opportunité de reprogrammer une rencontre en temps réel. Mais même dans cette ère de « connectés en permanence » que nous sommes, être à l’heure reste important. Cela maintient votre concentration. Cela indique aux autres que vous êtes fiables.

Et cela montre votre respect envers des personnes qui n’ont pas à gaspiller leur temps à vous attendre.

Adapté de “Old-School Business Practices Worth Bringing Back,” by John Coleman.

Et si vous changiez complètement vos réunions « one to one » quand seuls deux participants se réunissent pour votre santé et celle de votre interlocuteur?

5 excellentes façons de démarrer une présentation

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5 Powerful Ways to Open a Presentation

http://blog.slideshare.net/2013/07/22/5-powerful-ways-to-open-a-presentation par Scott Schwertly

Nous sommes tous passé par là : regard fixé notre écran vide sans la moindre idée sur la façon d’ouvrir ou commencer notre intervention. Pour commencer, vous ne devriez jamais ouvrir PowerPoint sans objectif clair (gardons cette conversation pour un autre jour), mais soyons honnête, nous avons eu des difficultés quand à la meilleure façon d’ouvrir une présentation.

Il est temps de démarrer.

Voici 5 façons puissantes d’ouvrir une présentation :

1. Utilisez le silence

silenceLa plupart des personnes ne pourront pas réaliser ceci très facilement, mais si vous avez envie de vous sentir comme une Rock-star lors de votre prochaine présentation, optez pour le silence. Dites quelques mots puis restez silencieux. Dites quelques mots de plus puis restez silencieux. C’est une façon rapide et facile de prendre possession de l’auditoire. Assurez-vous seulement que vous pouvez vous maîtriser.

2. Pointez l’auditoire vers le futur ou vers le passé

Signpost of TimeJ’ai deux instructions simples pour vous :

– prospective (regardez vers l’avenir) :« Dans 30 ans, votre travail n’existera plus. »

– rétrospective (regardez le passé) :« En 1970, le Japon possédait 9% du marché. Aujourd’hui, il en possède 37%. »

La réalité est que regarder le futur ou le passé suscite toujours de l’engagement puisque c’est là que nos cœurs battent.

3. Citez quelqu’un

La façon la plus facile d’ouvrir une conversation est simplement de citer quelqu’un. Pensez à ce dernier présentateur que vous avez entendu ouvrir son propos avec une citation d’Albert Einstein ou de Napoléon. Une citation donne une crédibilité instantanée.

4. Partagez quelque chose d’extraordinaire

intérêtJe ne sais pas pour vous, mais j’adore Snapple. Même plus, j’aime leurs bouchons de bouteille car ils partagent toujours des faits amusants ou extraordinaires sur des choses ordinaires. Ma vie va-t-elle être améliorée parce que je sais combien de fois les ailes d’une abeille s’agitent par seconde ? Non. Est-ce follement intéressant ? Oui.

5. Racontez une histoire

Voici la chose étonnante à propos des histoires : si votre présentation est basée seulement sur des faits et des statistiques alors votre public va réagir de deux façons: 1) d’accord ou 2) pas d’accord. Cependant, si vous racontez une histoire, votre public participera avec vous. Toujours pas convaincu ? On sait que les histoires augmentent la rétention d’audience de 26%.

Alors, qu’attendez-vous ? Faites-en l’expérience. Essayez quelque chose de nouveau. Sortez de votre zone de confort. Vous constaterez des résultats étonnants en essayant n’importe laquelle de ces techniques.

Au cas où, une sixième technique utilisée dans la vidéo ci-dessous par Hans Rossling: « parlez de sexe ! » (avec humour)

11 astuces pour vous permettre de mieux réseauter, même si vous êtes très occupés

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Networking for Exceptionally Busy People

www.learntoinfluence.com/networking-for-exceptionally-busy-people par Colin Gautrey

 écouter vraiment l'autre personne« Bonjour Colin, que voulez-vous cette fois ? » Cette réaction à mon appel (il y a de nombreuses années) m’a stoppé net et m’en a appris beaucoup sur le management de son réseau. Par exemple …

  • La gestion de son réseau exige de donner et de prendre. Ce n’est pas une entreprise égoïste.
  • Si vous ne le maintenez pas en vie, il mourra. Probablement très rapidement.
  • À moins que la connexion sociale ne soit physiquement présente, ce sera du transactionnel en ligne.
  • C’est très dur à faire, particulièrement si vous êtes occupés.
  • Manager son réseau apporte d’excellents bénéfices sur le long terme.

Il n’y a aucune réponse simple à ce problème parce qu’au bout du compte, cela dépend de vous.

Vous avez le pouvoir de le faire arriver, ou de continuer à le laisser dériver. Mais, puisque nous aimons aider les gens, voici onze astuces rapides pour vous permettre de redémarrer…

  1. Augmentez la fréquence/Réduisez la profondeur. Vous n’avez pas à passer deux heures à déjeuner avec quelqu’un pour continuer à nouer une relation. Des courriers électroniques brefs, des SMS, messages instantanés ou des coups de fil peuvent vous maintenir visible et apportant de la valeur sans nécessiter beaucoup de temps.
  2. Variez les moyens de communication. La management de son réseau de nos jours est tellement plus qu’un déjeuner. La communication de différentes façons garde les choses animées et peut être aussi plus efficaces. Parvenez à connaître comment vos connexions aiment communiquer et utilisez tous les canaux disponibles.
  3. Mediassociaux-thumb-240x240-7066Utilisez la technologie. Ceci peut être controversé, mais pour rester dans le réseau de quelqu’un d’autre vous devez rester visibles, pas nécessairement avoir des interactions bilatérales tout le temps. En utilisant Twitter, LinkedIn, Facebook etc. tous ces moyens ont le potentiel de maintenir la relation vivante sans s’attendre à ce qu’ils répondent immédiatement. Is sont eux-aussi occupés vous savez.
  4. Donner plus de signification. Si vous pouvez déterminer exactement ce que vous voulez obtenir de votre réseautage, vous trouverez rapidement des façons de limiter l’activité qui ne contribue pas à l’objectif et vous pourrez vous concentrer sur le management de réseau le plus utile.
  5. Déléguez. Vous n’avez pas à faire tout cela vous-même. Vous déléguez d’autres tâches, pourquoi ne pas considérer ce que vous pourriez faire ici. Bien sûr, vous ne pouvez pas totalement déléguer vos relations, mais il pourrait y avoir beaucoup de façons de vous faire assister pour rendre cette activité plus efficace pour vous ? Ne serait-ce que d’organiser et envoyer vos billets et articles aux personnes de votre réseau.
  6. Segmentez le réseau selon sa valeur. Les vendeurs segmentent leurs clients et opportunités selon le revenu potentiel qu’ils pourraient produire. Vous pourriez adopter une approche similaire basée sur la valeur de chaque personne dans votre réseau. Rappelez-vous que cela doit être bilatéral.
  7. bridge the gapAnalysez les manques. Selon votre objectif, vous pouvez commencer à identifier des trous dans votre réseau, ou des endroits où vous devez améliorer la qualité des relations. Une fois que vous notez les manques, vous pouvez commencer à trouver des façons de les combler efficacement.
  8. Obtenez des références. Au lieu de vous donner du mal à essayer de trouver les personnes pour combler les vides, demandez aux personnes que vous connaissez déjà à qui elles recommanderaient que vous parlez. Souvenez-vous, réciprocité!
  9. Donnez-vous une métrique et des objectifs. Oui, pour certains ceci peut être une bonne façon de traiter le management de réseau comme une autre domaine de leur travail. Combien de personnes voulez-vous dans chaque zone de votre réseau ? Comment mesurerez-vous la qualité d’une connexion ? Combien de connexions de grande qualité aurez-vous à la fin du trimestre ? Continuez, amusez-vous !
  10. avis perso réseautageOrganisez-vous. La management fructueux de réseau réussie exige un plan (particulièrement si vous vous êtes donnés des objectifs). Le management de réseau est beaucoup plus complexe que de simplement vous présenter à des rencontres professionnelles. Aussi, développez-vous un plan simple et un échéancier d’activités.
  11. Créez des habitudes. Vous aurez beaucoup d’activités différentes qui contribuent à votre management de réseau, essayez de les rendre coutumières pour que même quand vous êtes vraiment occupés, vous le fassiez bien.

Voici juste quelques brèves idées et je suis sûr que vous avez aussi beaucoup d’astuces personnelles. Puisque ceci est un sujet si important, il serait intéressant que nous puissions bénéficier aussi de vos idées, ainsi nous pourrons tous apprendre à nous améliorer en management de réseau, bien que nous soyons exceptionnellement occupés.

pourquoi savons-nous que faire mais ne le faisons-nous pas ?

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The Do Plan, or Why We Know But Don’t Do

http://zenhabits.net/do/ billet écrit par Leo Babauta.

Vous savez que vous devriez faire de l’exercice et manger plein de légumes et moins de produits alimentaires frits, salés et sucrés.

Mais savoir quelque chose et le faire en réalité sont deux choses très différentes.

Vous savez que vous devriez arrêter de remettre les choses à plus tard. Vous savez que vous devriez regarder moins de télé ou visiter les sites de médias sociaux (ou de nouvelles, ou votre messagerie électronique) moins souvent. Vous savez que vous devriez écrire, ou apprendre une langue que vous avez toujours voulu apprendre, ou pratiquer guitare, ou désencombrer votre maison.

Le savoir n’est pas le problème. C’est le faire qui nous piège chaque fois.

knowing doing gapDans le business, il y a un concept appelé The Knowing-Doing Gap, où les sociétés étudient toutes sortes de façons de s’améliorer, recrutent des consultants et organisent des séminaires sans fin, commencent un nouveau Grand Programme chaque année …, mais ne changent rien du tout en réalité. Ils savent quoi améliorer, mais ne l’implémentent pas dans les faits.

Pourquoi implémenter est-il si dur ? Comment passer de la connaissance à l’action ? Qu’est-ce qui nous arrête et comment le surmonter ?

Les réponses sont aussi simples, que difficiles. Jetons y un œil.

Faire versus ne pas faire

Ce n’est pas la connaissance de quoi faire qui nous arrête. C’est d’habitude assez simple :
  • daydreamingSi vous voulez perdre du poids, mangez moins de calories et bougez-vous plus.
  • Si vous voulez être en meilleure santé, mangez plus de légumes, de haricots, de noix, de graines, et de fruits.
  • Si vous voulez être en meilleure forme, faites de l’exercice.
  • Si vous voulez écrire un livre, mettez-vous-y, écrivez-le.
  • Si vous voulez apprendre une langue ou un instrument, pratiquez.
Mais ce n’est pas ce que nous faisons. Voici ce que nous faisons à la place :
  • knowledge shelvesNous lisons de divers programmes.
  • Nous en parlons beaucoup.
  • Nous remettons à plus tard de le faire et faisons quelque chose d’autre.
  • Nous nous sentons coupables et le repoussons ensuite au fin fond de notre esprit.
  • Nous décidons finalement d’agir, alors nous lisons encore et en parlons un peu plus.

Lire ce n’est pas faire (à moins que ce que vous vouliez soit lire plus de livres). Parler n’est pas faire (à moins que vous ne souhaitiez apprendre à mieux communiquer ou devenir un grand orateur). Seulement le faire est faire.

Alors, qu’est-ce qui nous empêche de faire le faire ? C’est assez simple.

La petite chose qui nous arrête

Il y a une chose qui nous empêche de faire ce que nous savons. Elle est cachée, c’est un mystère. Nous l’avons tous, mais savons rarement quoi en faire et pire, nous le reconnaissons rarement.

C’est la crainte.

AngoissePourquoi vous n’écrivez pas le chapitre de votre livre, ou un billet sur votre blog, mais allez au lieu de cela vérifier Facebook, Twitter et le courrier électronique ?

Parce que vous avez peur d’échouer. Vous avez peur de ne pas être assez bon. Vous avez peur de la tâche parce que vous ne savez pas où commencer.

Pourquoi mangez-vous des produits alimentaires frits au lieu des légumes ?

Vous avez peur du changement. Vous avez peur des choses qui ne sont pas confortables. Vous avez peur de ressembler à un idiot quand vous allez au dîner avec des amis et que tous mangent du fromage et du bacon et vous mangez des carottes et du chou rappé.

Pourquoi ne parlez-vous pas à votre petite amie quand les choses sont difficiles entre vous ?

Vous avez peur du rejet, de sembler stupide, d’être atteint dans votre fierté.

Pourquoi ne quittez-vous pas quelqu’un qui vous traite mal ?

Vous avez peur être seul, d’être impopulaire, de vous retrouver seul, de paraître stupide quand votre famille et amis sauront que vous avez échoué dans une autre relation.

Nous avons peur et donc nous faisons certaines choses plutôt brillantes pour éviter la chose dont nous avons peur.

Si nous avons peur d’échouer comme auteur, professeur, étudiant en langue étrangère, coureur, haltérophile, joueur de guitare, manager, leader, maman … nous créons toutes sortes de stratégies inconscientes afin d’éviter cet échec. Nous « ne nous sabotons pas »… nous essayons de nous aider nous-même à ne pas faire une chose dont nous avons peur qu’elle nous blesse!

Nous sommes très bons pour trouver de façons d’éviter cette douleur. Nous allons très loin pour l’éviter et ensuite nous nous demandons pourquoi nous ne pouvons pas faire ce que nous « savons » que nous devrions faire. Non, nous ne savons pas vraiment que nous devrions le faire – à l’arrière de nos pensées, nous savons que nous ne devrions pas.

Alors, pour arriver à faire, nous devons vaincre la crainte.

Le « Do Plan »

Nous allons vaincre la crainte en faisant. La seule façon d’apprendre à faire est de faire. Voici le plan … ne le lisez pas seulement, faites-le !

1. Apprenez en faisant.

doingN’apprenez pas par la lecture. Bien sûr, un peu de lecture est utile, mais si vous lisez, lisez juste un peu, puis faites. N’apprenez pas par la discussion. Nous parlons déjà bien trop. Commencez à faire et si vous allez parler, parlez en faisant. En faisant, vous apprenez quels manques vous avez qui vous arrête, vous apprenez qu’il y a des étapes que vous ne connaissiez pas ou n’aviez pas compris. Alors vous agissez pour vous combler ces lacunes, comprendre les étapes et continuer à progresser.

2. Écrivez noir sur blanc vos craintes.

writingSi vous avez des difficultés à faire, c’est que la crainte vous arrête. De quoi avez-vous peur ? Que pensez-vous que vous n’êtes pas assez bons pour réaliser ? Quelle croyance avez-vous qui vous empêche de faire quelque chose ? Écrivez ces choses. Écrire est une action.

3. Débarrassez-vous maintenant de vos craintes.

2 petites minutesNous allons vaincre les craintes en faisant. Avez-vous peur d’écrire ? Faites-le juste 2 minutes. C’est une si petite durée, un si petit engagement, que ce n’est pas effrayant. Vous avez peur de ne pas bien vous débrouiller en espagnol ? Écoutez 2 minutes de musique espagnole, 2 minutes d’un film espagnol, 2 minutes d’un podcast espagnol. Quel mal peut faire l’écoute de quelque chose pendant 2 minutes ? En faisant quelque chose avec de telles petites étapes, nous apprenons que les craintes ne sont pas réelles, que nous pouvons le faire et non complètement échouer.

4. Voyez l’échec comme moyen d’apprendre.

learningNous avons une peur mortelle de l’échec, parce que nous ceci voyons comme une déclaration de notre incompétence. Mais ça ne l’est pas. L’échec est une indication qu’il y a quelque chose que nous pouvons apprendre. L’échec est une étape nécessaire dans l’apprentissage. Si vous pouvez déjà faire quelque chose parfaitement, vous n’apprenez rien. Vous devez chuter, réitérer le processus d’une nouvelle manière et réussir ensuite . Parfois vous devez chuter 10 fois avant que vous n’appreniez, mais si vous le considérez comme une étape dans le processus d’étude, plutôt qu’un « je suis nul », alors tomber 10 fois n’est pas mauvais, c’est excellent ! L’échec est une opportunité.

5. Adaptez-vous et faites-en un peu plus.

cloud reachLe processus est faire, rater, apprendre, s’adapter, puis faire de nouveau. Une fois que vous avez échoué à quelque chose, comprenez comment vous pouvez vous adapter, puis essayez de nouveau. Cette nouvelle tentative pourrait être meilleur, ou peut-être pas. Si ce n’est pas le cas, adaptez-vous à nouveau, essayez de nouveau. Continuez à vous adapter jusqu’à ce que vous ayez compris et passez ensuite à l’étape suivante. Aucun plan ne peut vous dire exactement comment faire quelque chose sans échec. Aucune carte n’est exactement juste. Vous devez agir et vous adapter en avançant. Ceci est la compétence clé que vous apprendrez avec ce processus : comment devenir bons à vous adapter.

La crainte n’est pas le facteur déterminant dans nos vies. elle ne nous dit pas comment iront nos vies. C’est seulement la voix d’un petit enfant au fond de notre esprit, qui essaie d’avoir raison, qui essaie d’éviter l’inconfort. Mais nous pouvons apprendre que l’inconfort n’est pas si horrible : c’est le sentiment d’explorer un nouveau territoire, de grimper un nouveau sommet, de pousser vers de nouveaux niveaux.

Nous pouvons vaincre la crainte. Commençons tout de suite.

le 31 Août est la journée mondiale du blogging ! A propos, comment gérez-vous les gens qui vous dénigrent en ligne ?

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How to handle people that dislike you online

http://www.linkedin.com/today/post/article/20121003155719-2970266-how-to-handle-people-that-dislike-you-online

Si vous êtes une société avec une présence en ligne ou si vous êtes un blogueur actif vous commencerez tôt ou tard à toucher des gens que vous ne connaissez pas. Je suis tout à fait certain que la plupart de vos efforts en ligne on l’objectif d’attirer plus de visiteurs et de les convertir en abonnés ou clients. Si ce n’est pas le cas, peut-être devriez-vous reconsidérer votre stratégie et partager en commentaire quels sont vos buts. Quand vous commencez à attirer des visiteurs de votre site Web, il est inévitable que quelques personnes réagissent négativement même si le contenu que vous publiez sont des informations de forte valeur et des solutions utiles.

Que faire des amateurs de scandales ?

frustrationQuand la société ou le blog dans lesquels vous mettez tant d’énergie et dur labeur sont critiqués de façon injuste et abrupte, la réaction la plus évidente est la défense. Alors est-il bon de commencer à soutenir un argument avec les gens qui vous traînent dans la boue sur votre page Facebook ou dans des commentaires sur votre blog ? Je dirais en aucune façon ! Laissez-moi expliquer pourquoi.

Pour simplifier les choses simples, nous répartirons les personnes visitant vos sites Web et médias sociaux fait le profil entre tris catégories.

  1. Les gens qui vous aiment et vous suivent (vous ou votre société)
  2. Les gens qui sont indécis
  3. Les gens qui ne vous aiment vraiment pas

Il est important de préciser que les personnes du dernier groupe écrivent généralement des messages ou commentaires négatifs et non constructifs. Ce ne sont pas les personnes qui fournissent une critique raisonnable et un retour d’information valable.

Typiquement, le groupe des personnes indécises est de loin le plus grand et le plus important dans votre business. Les personnes de ce groupe sont des abonnés potentiels ou même de futurs clients. Ce qui est important ici est qui vous autorisez à influencer ce groupe sur les canaux de communication en ligne que vous contrôlez.

indécis
Figure 1.- Qui devriez-vous laisser influencer les indécis ?

Je recommande fortement de laisser les personnes qui vous apprécient être les prescripteurs principaux tandis les amateurs de scandales seront  ignorés ou tenus au silence . Si vous commencez à vous disputer et vous défendre contre ce groupe, vous faites constamment remonter du négatif et cela peut même attirer plus d’amateurs de scandales.

5 étapes faciles sur la façon de traiter ces réponses

  • Déterminez si c’est une critique réglo ou simplement du spam. Toutes les questions réglos exigent une réponse. Alors que le spam devrait être ignoré et même supprimé des commentaires si considéré inopportun.
  • En répondant à une question/critique réglo, commencer toujours par remercier la personne d’attirer votre attention sur ce problème spécifique. Si vous ou votre business avez vraiment fait une erreur, rappelez-vous de présenter des excuses!
  • Prenez possession de la situation et répondez à la question soulevée (si il y en a une) aussi précisément que possible sans commencer de dispute.
  • Rappelez-vous de rester positif et d’éviter d’ajouter plus de négativité à la conversation, car cela se refléterait seulement négativement sur votre affaire.
  • Signez en utilisant votre nom et/ou intitulé de poste. (ajouter votre intitulé de poste donne de l’autorité et fait clairement savoir qu’une personne réelle traite leur question, pas une machine)
  • Utilisez des outils de suivi de comptes sociaux multiples et intégrez votre site Web avec Facebook, Twitter etc. pour rendre simple et facile à quelqu’un de participer. Par exemple, il y a beaucoup d’extensions WordPress pour Facebook qui rendent l’intégration beaucoup plus simple.

perso - commentaire négatif

Bien que la plupart des critiques prennent leurs racines dans des problèmes normaux et soient constructives, il y aura toujours des commentaires qui vous tireront vers une situation perdant- perdant. La meilleure chose est de reconnaître la situation, de vous assurer que vous adressez les situations réelles et solvables et évitez d’être entraîné dans une discussion que vous ne pouvez pas gagner. Ignorer des commentaires négatifs ne les fera pas s’en aller, cela pourrait même donner du carburant à d’autres qui verraient que vous ignorez simplement des utilisateurs mécontents. Cependant, traiter les commentaires négatifs de façon professionnelle et respectueuse rendra plus facile pour vous de leur faire face et cela vous donne l’occasion de transformer des utilisateurs mécontents en utilisateurs satisfaits récurrents.

Participez à cette discussion

Comment traitez-vous les vraiment mauvais commentaires ?

tirer le meilleur des Webinaires

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Making the Most of Webinaires

http://blogs.hbr.org/cs/2013/03/making_the_most_of_webinaires.html par Rachel Burstein

typingSi vous me ressemblez un peu, vous écoutez les webinaires d’une oreille, vérifiant de temps en temps sur votre écran si un graphique ou une image sont référencés, rattrapant peut-être du retard sur votre courrier électronique ou lisant des billets de blogs pendant que le webinaire tourne en arrière-plan. Malgré les défis pour les spectateurs, tout le monde, des sociétés commerciales aux organismes à but non lucratif aux associations professionnelles aux éditeurs comme HBR donnent des webinaires. Ces sessions sont conçues pour tout faire, depuis enseigner des compétences ou des outils spécifiques à discuter des tendances dans différents secteurs. Et ils visent toutes sortes de spectateurs, des clients aux collègues.

Mais alors qu’ils sont omniprésents, les webinaires ne sont généralement pas des formateurs particulièrement efficaces. Pourquoi ?

Businessman Using ComputerLe contenu n’est pas adapté au spectateur, l’expérience virtuelle offre peu d’occasions d’interagir avec les orateurs, il n’y a aucune conséquence si vous n’êtes pas présent et aucune récompense si vous y êtes. Bien sûr, il y a des exceptions. Mais voici le résultat final : il y a peu de surveillance ou de contrôle de qualité même avec des webinaires qui comptent dans des prérequis de développement professionnels, ou pour lesquels le participant ou son organisation ont payé des honoraires.

  • Comment les développeurs de webinaires peuvent-ils engager les spectateurs ?
  • Et comment les spectateurs peuvent-ils apprendre davantage des webinaires ?

La recherche sur quelles méthodes sont les plus efficaces pour partager la connaissance liée à l’innovation fournit quelques indices.

Dans l’enquête récente du California Civic Innovation Project (CCIP) d’administrateurs de communes et de comtés en Californie, nous avons constaté que les  webinaires essayant de fournir des informations sur l’innovation dans l’administration locale ne sont pas aussi efficaces que beaucoup d’autres techniques. Quand nous avons demandé aux fonctionnaires d’évaluer la valeur des sources d’informations utilisées dans les recherches et l’implémentation de nouvelles approches importantes, les webinaires étaient classés très bas dans la liste. Les sources de plus de valeur : celles qui ont permis un contact direct, informel avec des personnes : des contacts personnels, d’autres personnels de villes/comtés en Californie et des groupes communautaires. Les webinaires sont classés entre les mailing d’associations professionnelles et les magazines et lettres d’information d’associations professionnelles.

Les webinaires ont plus de valeur quand ils sont offerts et consommés dans les bonnes circonstances, ou quand ils adressent des domaines sans rapport avec l’innovation : formation pour utiliser une technologie, ou des informations sur les détails d’un nouveau prérequis législatif, par exemple. En effet, dans certains cas, les webinaires ont des avantages sur d’autres types de formation. Les webinaires n’exigent pas le temps ou la dépense du déplacement. Et la participation dans les webinaires n’exige généralement pas de vaste réseau.

Mais pour faire fonctionner les webinaires, tant ceux offrant des webinaires que ceux qui y participent ont besoin d’en faire plus pour rendre l’expérience digne d’intérêt.

Des entretiens de suivi avec des personnes interrogées pendant l’enquête et les découvertes de l’enquête liées à l’importance de relations personnelles et d’engagement du collaborateur suggèrent quelques approches pratiques de comment webinaires peuvent être rendus plus efficaces. Les associations professionnelles et autres faisant la promotion de webinaires devraient garder ces règles générales à l’esprit en développant le contenu du webinaire:

  • Choisissez soigneusement les sujets. Consultez les membres dans le processus de choix des sujets. Beaucoup d’organisations font voter leurs communautés sur les sujets de webinaires possible. En développant cette liste de possibilités, concentrez-vous sur les sujets qui peuvent être enseignés par des présentations courtes, pas les sujets qui exigent de longues explications ou des échanges substantiels.
  • training roomFocalisez-vous sur la formation, pas l’analyse. Comme en témoigne la recherche du CCIP, les webinaires semblent marcher moins bien quand ils traitent de sujets autour lesquels il n’y a aucun consensus, ou qui exigent une énorme personnalisation pour être pertinents pour tous les participants. D’autre part, les webinaires peuvent être de valeur quand ils se concentrent sur la formation ou diffuser des informations objectives sur un sujet précis de préoccupation partagée.
  • Créez des opportunités de dialogue. La technologie permet maintenant aux participants au webinaire de soumettre des questions en temps réel et des animateurs habiles peuvent intégrer ces questions ou thèmes dans la discussion. De plus, les associations professionnelles peuvent organiser des groupes de discussion régionaux ou à base d’intérêt plus réduite pour continuer la discussion après que les présentateurs du webinaire se déconnectent.
  • Permettez aux participants de cultiver leurs réseaux. Si les présentateurs et participants échangent leurs coordonnées à l’avance ou pendant le webinaire, tout le monde peut tirer plus de valeur du webinaire. Ils peuvent poursuivre la discussion après et présentateurs et participants peuvent créer des connexions qui seront utiles dans l’avenir, particulièrement sur les sujets qui ne se prêtent pas à des webinaires.
  • Fournissez des motivations aux participants pour démontrer leur compétence. Pour les cas dans lesquels un webinaire compte en tant que prérequis de développement professionnels, il peut y avoir une certaine mesure de la maîtrise acquise à la fin : un court quiz, par exemple. Mais ce système peut être utile dans d’autres cas, aussi. Si les participants peuvent accumuler des points de développement professionnels ou des dollars ou obtenir une reconnaissance basée sur leur performance, ils écouteront de plus près.

Et ceux assistant à des webinaires doivent tenir leur part du marché, aussi.

Voici quelques choses que les participants peuvent faire pour maximiser leurs expériences en webinaire :

  • selection
    soyez sélectif sur le choix du wébinaire
    Choisissez soigneusement vos webinaires. Le temps est limité et tous les webinaires ne pas créés égaux. En choisissant à quels webinaires être présent, considérez combien de valeur chacun apportera aux projets spécifiques sur lesquels vous êtes impliqués. Pensez à vos autres engagements pendant la période. Considérez aussi quelles associations professionnelles et autres groupes offrent le contenu le plus fascinant. Consultez des collègues sur les expériences qui ont été de plus de valeur pour eux.
  • Participez au webinaire avec un groupe. Une manager interviewée par CCIP a décrit comment elle convoque les groupes de collaborateurs pour participer aux webinaires. Non seulement cette pratique rend la présence et l’attention des collaborateurs plus probable, mais cela envoie aussi des signaux sur l’importance du sujet et la valeur que la direction de l’organisation donne au développement professionnel. De plus, cela permet d’une discussion plus complète sur la façon de personnaliser le contenu pour l’organisation.
  • Prenez et diffusez vos notes. Les prises de notes aident des participants à prêter attention. Leur distribution aux collègues pertinents est non seulement utile pour ceux qui n’ont pu assister à la session, mais il donne aussi une reconnaissance au preneur de note comme quelqu’un qui a appris et synthétisé le matériel présenté pendant le webinaire.
  • Utilisez le webinaire pour réseauter. Quand les présentateurs et autres personnes participant diffusent leurs coordonnées, ne soyez pas timide et faites leur suivre vos questions ou idées. Il est aussi parfaitement acceptable d’utiliser l’expérience partagée du webinaire pour présenter des requêtes sur d’autres sujets. Les réseaux personnels sont incroyablement importants pour faire des recherches et développer des approches novatrices aux problèmes. Les webinaires peuvent être le moyen d’étendre le vôtre.
  • Posez des questions. Profitez des techniques qui vous permettent de poser des questions aux présentateurs, donnez suite avec un courrier électronique si votre question n’arrive pas à être adressée. De plus, parler avec vos collègues de questions ou thèmes qui sont apparus lors du webinaire peut être une partie importante de bien comprendre les informations et les faire fonctionner pour votre organisation.

Bien sûr il n’y a aucune façon d’éviter totalement le piège occasionnel. Même le participant le plus consciencieux manquera un wébinaire de temps en temps, et oubliera sa promesse de regarder la session à une date ultérieure. Même les associations professionnelles qui dépensent beaucoup de temps et de réflexion à choisir des sujets et concevoir des programmes de formations choisiront parfois un mauvais speaker. De temps en temps, la technologie ne marchera pas. Mais les webinaires peuvent être de beaucoup plus de valeur si tant les sponsors que les participants en font un peu plus pour en faire des expériences dignes d’intérêt.

L’importance d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour la réussite des projets (R)

Le par mopertodans best practices5 commentaires

Par Neil Stolovitsky, Consultant Senior en gestion de projets en mars 2010. Vous trouverez ici l’original en anglais de son article sur le site Australien de Project Perfect.

Et sa traduction intégrale en Français sur la section « livres blancs » du site de Genius Inside.genius inside web site

Comme l’auteur, Neil, le fait très justement remarquer, au cours de la vie du projet, le chef de projet produit de nombreux documents tels que plan projet, prévisions d’utilisation des ressources, budget, études de faisabilité, contrats fournisseurs, états d’avancement, gestion des risque, revues d’implémentation, demandes de changement, minutes de réunions…

La manière dont les documents sont gérés par le Chef de Projet est souvent un facteur clé de succès, ou d’échec du projet. D’où l’importance d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour les Chefs de Projets et son incidence sur la visibilité projet et son utilité dans la gestion des changements.

Le rôle des documents projet

Le concept de la planification est, par nature, destiné à atténuer et gérer l’inattendu. Les documents projets jouent un rôle central pour le développement du planning, et également pour communiquer sur l’avancement et le statut du projet vers toutes les parties prenantes. La façon dont les documents sont gérés permet même de déterminer la maîtrise du PM et sa capacité à répondre aux impondérables.

Les chefs de projets expérimentés et ceux qui bénéficient d’un PMO efficace auront le plus souvent développé un certain nombre de documents standards pour exécuter leurs projets avec excellence dans chacune des phases du cycle de vie des projets :

4 phases project lifecycle1. Définition du projet – La charte du projet est au cœur de cette phase de  démarrage. Ce document détaille les objectifs et fournit les indicateurs de performance critiques pour réussir le projet.

2. Planification du projet – Dans cette étape, les responsables du projet planifient les activités, s’efforcent d’anticiper les risques, définissent les étapes et ressources nécessaires. Les documents détaillent le planning, les ressources, les points d’acceptation client et le management des risques.

3. Exécution du projet – Dans cette étape, les mots clés sont : suivi et réactivité. Ici les documents du projet capturent les données réelles, les comparent au prévisionnel et le planning est mis à jour. Le suivi des coûts, temps passés, dates, incidents et l’avancement sont documentés dans cette étape.

4. Clôture du projet – Les documents de cette étape détaillent les problèmes non encore résolus, les livrables, les résultats du projet, les processus et meilleures pratiques à utiliser dans le futur : les leçons apprises.

Les risques d’une mauvaise gestion documentaire

pile de papiersGratte-papier ! Bureaucrate ! Aucun chef de projet n’aime se voir affublé d’une telle étiquette. Et, il est vrai qu’il est facile de tomber dans le piège de créer des tonnes de documents qui peuvent aller jusqu’à fausser les jugements et conduire à l’échec. Par exemple, lorsque les documents sont mal gérés, et que des informations pas forcément à jour créent de la confusion ou de la frustration chez les personnes qui cherchent des réponses ou produisent des livrables.

Le premier problème rencontré en gestion documentaire est la donc la quantité d’information, le second sa pertinence (par exemple l’identification des réels points de vigilance), et la mise à disposition  des informations pertinentes pour chaque personne partie prenante du projet.

Neil remarque que la plupart des entreprises n’ont pas mis en place de stratégie qui permette de consolider les informations et de gérer la circulation des documents au sein de l’équipe projet. Il en résulte les symptômes suivants:

Manque de visibilité – Les Chefs de Projet et acteurs du projet n’ont pas tous une vision claire de l’avancement des tâches qui les concernent et du statut d’ensemble du projet. Les documents du projet sont traités de manière isolée et sans lien les uns avec les autres. De plus, ces documents contiennent souvent une redondance d’information qui contribue au manque de visibilité.

Faible sécurité – De faibles mesures de sécurité sont en place, sans règles de gestion et sans workflows pour traiter les documents sensibles. Ceci peut conduire à ce que des informations critiques tombent entre de mauvaises mains, et fassent dévier le projet de ses objectifs.

Perte de données – De nombreux services qui managent des projets n’ont pas les processus et la  capacité nécessaire de stockage de tous leurs documents. Typiquement, ces documents peuvent facilement se perdre ou ne pas être d’un accès facile et donc contribuer au manque d’intégrité des données, ce qui pourrait être préjudiciable lors de la prise de décision.

Collaboration limitée – Les documents d’un projet (feuilles de calcul, textes…) sont souvent gérés en tant que données non structurées dans des emails, sur les postes de travail individuels ou sur format papier. Dans la plupart des cas, ces informations ne sont pas facilement partagées avec tous les membres de l’équipe projet qui pourraient en avoir besoin, et ne sont pas nécessairement sur le même lieu géographique.

Identifier les problèmes entourant la gestion documentaire est donc la première étape essentielle pour éliminer le désordre dans les documents des projets. L’étape suivante est d’adopter les meilleures pratiques développées par des experts en gestion documentaire, leur travail étant de rationaliser la gestion des documents.

Quelques éléments pour une solution idéale

Dans un monde idéal, un chef de projet devrait pouvoir accéder au moindre détail des documents de ses projets, tout en retrouvant facilement les informations les plus pertinentes quand cela est nécessaire. Avant d’adopter une stratégie de gestion documentaire, les chefs de projet ont besoin de bien comprendre leur rôle en tant que « Knowledge Worker » . « Chaque « Knowledge Worker » est un “décideur” qui, si par sa position ou sa connaissance, est responsable d’une contribution qui affecte matériellement la capacité d’une société à fonctionner et à obtenir des résultats » selon Peter Drucker dans son livre « The effective executive »

Lorsque l’on comprend que le succès des projets est intimement lié à la capacité des Chefs de Projets à retrouver les informations pertinentes pour prendre les bonnes décisions, la gestion documentaire ne joue plus seulement un rôle de soutien dans la gestion quotidienne des projets.

Neil explique que les experts en gestion de l’information et en gestion documentaire utilisent les meilleures pratiques de stockage, de gestion, et de suivi des documents afin de renforcer l’entreprise en développant les « Knowledge Worker » qui sont en première ligne dans les sociétés :

Capture de documents – stocker des documents électroniques ou papier de différents formats dans un répertoire unique. Il s’agit surtout de faciliter la recherche des informations pertinentes, ainsi que d’archiver l’historique des données.

Contrôle des versions – avoir des options de réservation/mise à jour, différents niveaux de sécurité afin de contrôler les accès en lecture/écriture et préserver l’intégrité des documents.

Workflows – créer et d’appliquer des workflows personnalisables reprenant les processus et cycle d’approbation des documents de la société.

Reporting et Analyses – échanger des informations entre les documents, comme des consolidations de données afin de créer des rapports et analyses donnant une meilleure visibilité.

Collaboration – partager l’information avec les bons interlocuteurs tout en restreignant l’accès aux autres personnes.

Ces meilleures pratiques sont d’autant plus importantes pour les Chefs de Projets que leur travail quotidien est axé autour de la documentation produite, afin d’assurer le succès des projets dont ils s’occupent.

quand ne pas leur dire ce que vous allez leur dire

Le par mopertodans best practices1 commentaire

When Not to Tell ‘Em What You’re Gonna Tell ‘Em

http://blogs.hbr.org/cs/2012/04/when_not_to_tell_em_what_youre.html Jerry Weissman

Une des phrases les plus fréquemment répétées comme conseil pour des présentateurs est : « Dites-leur ce que vous allez leur dire, dites-le leur, puis dites-leur ce que vous venez de leur dire ». En fait, j’offre le même conseil dans ma propre pratique de formation et d’écriture. L’intention est d’imposer et entretenir un flux narratif clair dans des présentations et des discours; et la raison pour laquelle c’est répété si souvent est que la plupart des présentateurs et orateurs, qui se lancent régulièrement dans de longs patchworks de propos décousus, injustifiés, ont désespérément besoin de ce rappel. Le Triple  » Dites-leur » est une solution.

Cependant, trop d’une bonne chose peut être une mauvaise chose; une épée peut couper de ces deux tranchants. L’extrémisme dans n’importe quelle entreprise peut dépasser la cible et aboutir à l’opposé de ce dont vous aviez intention. Le Sénateur Barry Goldwater, le candidat Républicain à la présidence des États-Unis en 1964 a appris cette leçon difficile quand sa déclaration tristement célèbre, « l’Extrémisme dans la défense de la liberté n’est pas un vice » qui a aidé à lui coûter l’élection.

progressive agendaNous sommes tous péniblement familiers avec les présentateurs qui essayent d‘imposer de l’ordre dans leurs propos en utilisant des diapositives pour suivre le flux. Comme dans cette image, les présentateurs insèrent les copies d’une diapositive d’ordre du jour entre chaque section, changeant progressivement la ligne surlignée pour « Dites-leur ce que vous allez leur dire » dans la prochaine section. Cette technique peut être utile dans de longues présentations didactiques, mais s’il y a seulement une ou deux diapositives entre les items de l’ordre du jour dans des présentations courtes (et des présentations courtes sont obligatoires en ces temps de messages de 140 caractères), l’auditoire, se sentant materné, réagira avec un grand Bah!

Mais des diapositives répétitives exaspérantes ne les énerveront pas moins que les présentateurs qui imposent « une liste à puces narrative de course »s en disant « D’abord, je voudrais parler de … » puis se déplacent sur à la deuxième puce, « Ensuite, je voudrais parler de … » et passerais ensuite sur chaque puce de la même façon jusqu’à la fin, quand ils disent (attendez…) « Pour conclure… »

allez-yLes présentateurs ne sont pas les seuls coupables de tels dispositifs délibérés de continuité. Geoff Dyer, qui écrit la colonne « Reading Life » dans le New York Times Book Review, considère le suivi excessif « une méthode essentiellement laborieuse ». Dans une de ses colonnes, il a critiqué l’historien d’art Michael Fried, dont livre, Why Photography Matters as Art as Never Before, « porte à l’extrême le style d’annonce perpétuelle de ce qui est sur le point d’arriver ». M. Dyer a dit qu’il est « comme regarder un programme d’informations sur CNN: à venir ensuite sur CNN… Un aperçu de ce qui va venir sur CNN ». En conclusion de sa critique, M. Dyer a écrit, « Je continue à me demander pourquoi un éditeur n’a pas griffonné ‘allez-y maintenant!’ en énormes lettres rouges sur chaque page du manuscrit. »

Pour empêcher votre auditoire de penser « vas-y! », appliquez la règle du Moins =Davantage, pas seulement dans votre conception de diapositive mais dans votre contenu (ceci est un sujet auquel je me suis attaqué dans les billets « In Presentations, Kill Your Darlings, » et « How Long Should a Presentation Last?« ).

Éditez la quantité de matière que vous présentez : Soyez court ET concis

storyboardPuis, avec une histoire plus courte et plus succincte, regardez votre présentation d’une vue de 10,000 mètres – comme un storyboard – dans la vue de Trieuse de Diapositive de Microsoft PowerPoint (Microsoft PowerPoint Slide Sorter), ou utilisez le Storyboard de Power Presentations (comme ci-contre et téléchargeable ici).

De même que la télévision et les réalisateurs de films utilise la technique du storyboard pour voir la pleine portée de leurs histoires, regardez votre slide-show dans cette vue panoramique pour voir votre flux. Répétez alors votre présentation à haute voix, en vous déplaçant de boite en boite. Faites-ceci plusieurs fois.

En chemin, vous constaterez que vous pourriez vouloir ajouter, supprimer, ou réordonnancer des diapositives. Comme vous continuez vos itérations, vous développerez des liens connectifs verbaux pour votre récit.

En fin de compte, vous aurez une présentation dans laquelle le Triple « Dites-leur » est implicite de manière transparente.

Vous aurez une histoire qu’il sera facile à délivrer et, ce qui est plus important, facile à suivre pour votre auditoire – sans une liste de commissions, sans énigme du style CNN et encore mieux, sans ces transparents exaspérant de diapositives répétant sans cesse d’ordre du jour.

Allez-y maintenant!