Le choix de la facilité, du chemin de moindre résistance, est rarement le plus bénéfique en particulier à moyen et long termes. Et pourtant, il peut être si tentant de faire ce qui est le plus commode…
C’est une raison terrible que de faire quelque chose qui rendra les choses encore pires pour les autres.
Et une raison banale, bien sûr.
La plupart du temps, nous sommes prêts à faire tout notre possible pour faire un travail dont nous sommes fiers. À moins que cela ne soit inconfortable.
L’une des raisons pour lesquelles notre meilleur travail est important est qu’il est justement inconfortable.
Hélas, la commodité bat à peu près tout.
[Mais alors, quand certaines personnes réellement consciencieuses font ces choses inconfortables, ces mêmes choses deviennent normales, ce qui, étonnamment, les rend plus commodes pour tout le monde.]
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Dans cet article, explorons 10 habitudes de chefs de projet très efficaces. Former des habitudes demande du temps et des efforts. Décidons d’abord lesquelles seraient les plus utiles.
10 habitudes de chefs de projet efficaces
1 – Définissez ce que vous entendez par risque
Le terme « risque » signifie différentes choses pour différentes personnes.
Certaines personnes pensent que les risques sont des événements négatifs (c.-à-d. des menaces); d’autres comprennent des événements positifs (c.-à-d. des opportunités).
Que vous commenciez un projet ou un programme, soyez clair sur ce que vous entendez par le terme risque.
2 – Définissez et utilisez un plan de management des risques
De nombreux managers de projet et équipes de projet abordent leurs projets sans aucune idée de la façon dont ils prévoient d’identifier les risques, d’évaluer les risques, de définir des plans de réponse aux risques, de mettre en œuvre des plans d’intervention ou de surveiller les risques. Ne faites pas cette erreur.
Définissez un plan de management des risques et trouvez un accord avec votre équipe quant à l’approche et à la rigueur que vous prévoyez d’utiliser.
3 – Créez et utilisez un registre des risques
Où allez-vous capturer vos risques ? Qu’allez-vous inclure dans le registre des risques ?
Gardez le registre simple et transparent.
Assurez-vous que tous les membres de votre équipe ont facilement accès au registre.
4 – Encouragez les membres de l’équipe dans leur management des risques
Utilisez vos compétences en leadership pour influencer votre équipe.
Éduquez les membres de l’équipe sur la valeur du management des risques.
Reconnaissez les membres de l’équipe lorsqu’ils sont proactifs dans leur management des risques.
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5 – Demandez à votre équipe de vous aider à évaluer les risques
Vous avez encore besoin d’informations supplémentaires pour prendre des décisions ? Ou bien besoin d’estimer les réserves budgétaires ?
Effectuez une analyse quantitative des risques.
Le risque vient de ne pas savoir ce que vous faites. Warren Buffett
6 – Affectez des propriétaires de risques
Beaucoup de managers de projet ont une mauvaise habitude : Ils ou elles assument TOUS les risques. Pourquoi ? Peut-être que le manager de projet pense qu’il est trop difficile d’identifier et de recruter des propriétaires de risques.
Oui, recruter des propriétaires de risques peut prendre du temps, mais à long terme, vous serez beaucoup mieux. Vous aurez les personnes possédant les compétences appropriées pour surveiller les risques et exécuter les plans de contingence au besoin.
7 – Demandez aux responsables des risques d’élaborer des plans de réponse aux risques
Gardez les choses simples. Demandez aux responsables l’élaboration de plans de réponse aux risques seulement pour les risques les plus importants, c’est-à-dire les risques pour lesquels les cotes de risque sont les plus élevées.
Déterminez si un plan d’urgence est nécessaire pour chacun des principaux risques.
Partenaire de DantotsuPM, CERTyou est le spécialiste des formations certifiantes
8 – Surveillez vos risques régulièrement
Les managers de projet commencent souvent leurs projets par un atelier d’identification des risques. Cependant, de nombreux managers de projet ne parviennent pas à maintenir la discipline de management des risques. Assurez-vous d’examiner et de mettre à jour périodiquement vos risques dans votre registre des risques.
9 – Signalez les risques les plus importants au sponsor du projet
Gardez votre sponsor engagé. Signalez les principaux risques à votre sponsor. Oubliez le courrier électronique. Recherchez des réunions en face à face. Soyez bref et précis.
10 – Fermez les risques
La plupart du temps, lorsque les managers de projet terminent un projet, ils passent directement à leur projet suivant. Quand vous clôturez votre projet, prenez le temps d’examiner chaque risque du registre des risques.
Déterminez ce qui s’est passé :
(a) le risque ne s’est pas produit,
(b) s’est produit et un plan d’urgence a été utilisé, ou
(c) s’est produit et a eu un impact sur le projet.
Cet examen final des risques peut fournir des informations précieuses pour les projets futurs.
À vous de jouer
Essayez ! Sans échec pas de réussite.
La formation d’habitudes nécessite la répétition. Choisissez quelques-unes de ces habitudes pour vos prochains projets. Répétez les activités choisies pendant trois à quatre semaines. Il peut être utile de vous créer un rappel pour effectuer chaque activité à un moment précis. Suivez chaque habitude. Ajoutez des habitudes supplémentaires au fil du temps jusqu’à ce que vous exécutiez les 10 habitudes avec facilité.
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Suite à la pandémie et au télétravail généralisé dans certaines professions et secteurs, de nombreuses personnes n’en sont encore qu’à envisager de retourner au bureau, ou pas…
20 Compelling Reasons for Employees to Return to the Office par Lolly Daskal
Alors que le monde a émergé de la pandémie et du confinement, de nombreux employés envisagent encore maintenant de retourner au bureau. Pour certains, la transition vers le retour au bureau peut être accueillie avec hésitation ou anxiété. Cependant, il existe de nombreuses raisons impérieuses pour lesquelles retourner au bureau peut être la bonne et la meilleure chose à faire.
Voici 20 raisons impérieuses pour lesquelles les employés devraient retourner au bureau
#1 – Connexion avec une communauté
Le retour au bureau peut servir de lieu où les employés peuvent interagir avec leurs collègues, collaborer sur des projets et établir des relations significatives. Cette interaction sociale fait souvent défaut lorsque l’on travaille à distance et peut conduire à des sentiments d’isolement et de solitude.
#2 – Routine quotidienne
Le retour au bureau fournit une routine quotidienne qui aide à augmenter la productivité. Il donne un sens de but et de direction.
#3 – Un meilleur accès au chef
Le retour au bureau offre un meilleur accès aux dirigeants et aux décideurs. Être au même endroit physique que les dirigeants peut offrir des occasions de conversations et de discussions plus informelles et peut aider à établir des relations plus solides.
#4 – Travailler dans un but précis
Le retour au bureau peut être un endroit où les employés peuvent se concentrer sur leur travail. Par conséquent, faire une différence dans leur organisation et leur communauté.
#5 – Le pouvoir de l’énergie collective
L’énergie du collectif peut également être un avantage majeur du retour au bureau. De plus, le buzz et l’excitation d’un bureau occupé peuvent être énergisants et motivants.
#6 – Meilleur accès aux ressources
Le retour au bureau offrira un meilleur accès aux ressources telles que les imprimantes et les fournitures. En outre, il peut améliorer l’efficacité et la productivité.
#7 – Communication en face à face
Bien que le travail à distance ait facilité la communication avec les collègues par vidéoconférence et d’autres outils numériques, rien ne remplace la communication en personne.
#8 – Capter les indices non verbaux
Le retour au bureau peut nous redonner le pouvoir de regarder, d’observer et d’écouter les indices non verbaux qui sont souvent perdus dans les réunions virtuelles. Ce qui peut être crucial pour une communication et une collaboration efficaces.
#9 – Le pouvoir de la socialisation
La possibilité de socialiser ne doit jamais être sous-estimée. Travailler dans un environnement de bureau permet des conversations informelles et une socialisation avec des collègues, ce qui peut aider à créer un sentiment d’appartenance.
#10 – Séparer la vie personnelle et la vie professionnelle
Le retour au bureau peut également aider à séparer la vie personnelle et professionnelle, ce qui peut être flou lorsque vous travaillez à domicile.
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#11 – Avantages du mentorat
Travailler à proximité de collègues plus expérimentés peut offrir des possibilités de coaching et de perfectionnement.
#12 – Le pouvoir de la « commanderie«
Le retour au bureau permet de retrouver l’environnement qui favorise un sentiment de camaraderie et d’appartenance, connu sous le nom de « commanderie », qui peut contribuer au bien-être général.
#13 – Réunions en personne
Les réunions en face à face sont en général plus efficaces que les réunions virtuelles. Elles permettent une meilleure communication et la possibilité d’établir des relations.
#14 – Apprentissage informel
De retour au bureau, les employés ont l’occasion d’apprendre de leurs collègues et de leurs mentors grâce à des conversations et des interactions informelles. Ce type d’apprentissage informel peut être plus difficile à réaliser lorsque vous travaillez à distance.
#15 – Être présentable
Le travail à distance a ses avantages, il peut être facile de prendre l’habitude de rester en pyjama toute la journée. Tandis que retourner au bureau peut être une bonne excuse pour s’habiller.
#16 – Bien-être général
Le retour au bureau peut avoir des effets positifs sur le bien-être général. Le bureau peut fournir un sentiment de structure et d’objectif qui peut améliorer la santé mentale.
#17 – Passez pour discuter
Le retour au bureau offre l’opportunité de poser une question rapide ou de demander conseil à un collègue.
#18 – Observez le langage corporel
Le retour au bureau peut être l’occasion d’observer et d’interpréter le langage corporel, qui est un outil puissant pour une communication et une collaboration efficaces.
#19 – Lieu de travail dédié
Le retour au bureau fournit un espace de travail dédié avec une configuration appropriée peut également améliorer l’ergonomie et prévenir les efforts physiques.
#20 – Pouvoir de la collaboration
Travailler dans un environnement de bureau permet le travail d’équipe et la possibilité de rebondir sur les idées de vos collègues.
Nous devons nous rappeler que le travail à distance peut avoir ses avantages, mais il peut aussi s’accompagner de défis tels que l’isolement, plus d’heures de travail, de mauvaises configurations de bureau à domicile, des périodes prolongées de position assise et des lignes floues entre la maison et le bureau.
Ces défis peuvent avoir un impact négatif sur les équipes et peuvent avoir un impact négatif sur la productivité et le bien-être.
Le retour au bureau peut fournir un sentiment de structure et de soutien, et peut aider à atténuer certains des défis du travail à domicile.
Diriger de l’intérieur: Les meilleurs leaders cherchent constamment à bien faire les choses et à trouver les raisons les plus convaincantes qui profitent à leurs employés.
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Notre partenaire CSP Docendi a récemment enregistré et mis à disposition ce podcast d’une dizaine de minutes sur le travail sous pression.
Écoutez ce podcast
C’est un phénomène que l’on retrouve dans de nombreux métiers, et secteurs d’activité, alors que l’être humain n’est pas fait pour supporter la pression sur la durée.
Quelles soft skills sont mobilisées pour travailler dans ces conditions ?
Une approche pratique du leadership consiste à le considérer comme un ensemble de compétences. Les détails sont légèrement différents pour chacun, en fonction des forces et de l’orientation de chacun. Mais il y a une compétence importante que chaque leader doit maîtriser : Quelque chose qui vous sera bénéfique, quel que soit votre style de leadership, votre rôle spécifique ou le domaine dans lequel vous travaillez. Une fois que vous la maîtrisez, vous êtes en mesure de faire une énorme différence pour votre organisation et les personnes que vous menez.
La capacité à se connecter est la sauce secrète d’un puissant leadership.
Voici quelques-unes des raisons
Lorsque vous vous connectez, vous vous impliquez.
Lorsque vous êtes connecté, vous vous immergez dans tout ce qui se passe, avec votre organisation et avec vos équipes. Vous ne pouvez pas comprendre la portée de votre leadership sans quitter le niveau exécutif et La capacité à se connecter est la sauce secrète d’un puissant leadership. de l’opération. Les meilleurs leaders sont présents et impliqués auprès de leur gens.
Lorsque vous vous connectez, vous entendez mieux.
Les leaders connectés prennent le temps d’écouter attentivement et de répondre à des questions plus profondes. Ils prêtent constamment attention non seulement à ce qui est dit, mais aussi à la raison pour laquelle cela est dit. Passer du temps chaque jour à vraiment écouter les membres de vos équipes crée un sentiment de compréhension mutuelle et de succès partagé. Cela renforce la confiance et crée des circonstances favorables à la franchise et à la compréhension.
Lorsque vous vous connectez, vous appréciez et donnez de la valeur.
Lorsque vous maîtrisez l’art de la connexion, vous êtes en mesure de voir en personne les forces et les réalisations des gens sur le terrain. Vous commencez à établir des relations, et ces relations rendent votre appréciation plus significative lorsque vous l’exprimez. Nous voulons tous nous sentir valorisés, et exprimer une profonde appréciation de ce que les gens font est la meilleure façon de les faire se sentir valorisés, ce qui les motive à continuer à apprendre et à grandir.
Lorsque vous vous connectez, vous démontrez votre attention.
Lorsque vous concentrez votre leadership sur la connexion, vous créez un environnement qui favorise la loyauté et encourage la rétention. Lorsque vous comprenez les gens en tant que personnes, vous êtes mieux préparé à les aider à se fixer des objectifs ambitieux et à les coacher à réaliser de grandes choses.
Lorsque vous vous connectez, cela devient personnel.
Les employés valorisent les liens personnels et personne ne veut suivre un leader qu’il ne connait pas ou ne comprend pas. Lorsque les gens perçoivent un fossé entre eux et leurs dirigeants, cela crée un climat d’opposition et de méfiance. Mais cet écart disparaît lorsqu’un leader s’efforce de créer un respect mutuel, une compréhension et un sentiment de camaraderie.
Lorsque vous vous connectez, vous devenez curieux.
Lorsque vous êtes vraiment en contact avec quelqu’un, les questions viennent naturellement. En conséquence, vous en apprenez davantage, acquérez de nouvelles compréhensions et idées et décelez en avance des opportunités et défis à venir.
Dirigez de l’intérieur : Lorsque vous établissez une connexion avec les membres de vos équipes, vous remarquez une différence significative chez vos employés et dans tous les aspects de votre leadership.
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Comment les Soft Skills sont-elles appréhendées et surtout comprises dans les organisations ?
Quelles sont les pratiques en vigueur en matière de développement et de valorisation, de formation et d’évaluation de ces compétences ?
Vous pouvez visualisez les réponses à ces 2 questions (et bien d’autres sur les Soft Skills) avec les résultats du baromètre des soft skills 2023 dans une esthétique et informative infographie préparée et offerte par notre partenaire Lefebvre Dalloz Compétences / CSP DOCENDI.
La gentillesse compte dans le leadership. Elle permet aux dirigeants d’instaurer la confiance, de créer un environnement de travail positif et inclusif et de favoriser la collaboration et le soutien au sein de leurs équipes.
4 Important Reasons Why Leaders Must Always Be Kind par Lolly Daskal
La gentillesse est une attitude cruciale pour les leaders car elle leur permet de constituer des équipes fortes, collaboratives et productives avec des environnements de travail inclusifs.
Voici 4 raisons très importantes pour lesquelles un leader doit toujours être gentil
La gentillesse renforce la confiance et le respect.
La gentillesse est un super pouvoir.
Lorsque les leaders sont gentils, ils montrent qu’ils se soucient des autres et font preuve d’empathie et de compréhension. Par conséquent, cela peut aider à établir la confiance et le respect avec les employés et à favoriser une culture de collaboration et de soutien au sein d’une organisation.
La gentillesse favorise la collaboration et le travail d’équipe.
Faites que les gens se sentent aimés aujourd’hui.
Lorsque les dirigeants sont gentils, ils créent une culture de collaboration et de soutien en encourageant les employés à travailler ensemble et à se soutenir mutuellement.
En conséquence, cela peut aider à constituer des équipes solides et efficaces et permettre aux organisations d’atteindre leurs buts et objectifs.
La gentillesse améliore la communication et l’établissement de bonnes relations.
Gentillesse = Humanité
Lorsque les leaders sont gentils, ils créent un environnement dans lequel les employés se sentent à l’aise et en sécurité pour communiquer ouvertement et honnêtement. En retour, cela peut aider à améliorer la communication et l’établissement d’un bon relationnel, et permettre aux dirigeants de mieux comprendre les besoins et les perspectives de leurs équipes.
La gentillesse favorise une culture de travail positive.
Soyez gentil par choix car c’est à vous de décider de l’être.
Lorsque les leaders sont gentils, ils créent un environnement de travail positif et favorable. De plus, cela montre aux employés qu’ils sont valorisés et appréciés, ce qui peut aider à promouvoir une culture de travail positive et permettre aux organisations d’attirer et de retenir les meilleurs talents.
Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles les leaders doivent toujours être gentils, mais la plus importante est peut-être que la gentillesse montre que les gens comptent pour leur leader.
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Diriger de l’intérieur : La gentillesse compte dans le leadership. Il permet aux dirigeants d’instaurer la confiance, de créer un environnement de travail positif et inclusif et de favoriser la collaboration et le soutien au sein de leurs équipes.
Découvrez ou relisez ces 2 billets et cette vidéo sur la gentillesse.
Et si gentillesse et bienveillance rimaient avec performance collective avec Pascale Ribon.
Dans le monde en changement accéléré qui est le notre, cesser de chercher ailleurs des boucs émissaires, et prendre le risque de la gentillesse et de la bienveillance et de l’engagement collectif est un pari qui redonne à chacun des marges de manœuvre pour construire un environnement meilleur.
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Être un Scrum Master ou un membre de l’équipe efficace implique inévitablement d’avoir des conversations difficiles. La façon dont nous abordons les discussions difficiles peut faire la différence entre un moment de transformation et un déraillement. Heureusement, nous pouvons faire beaucoup pour nous préparer à ces moments où nous devons nous débattre d’une question épineuse. Examinons quelques stratégies pour faciliter les conversations difficiles de l’équipe Scrum.
Sujets sensibles et fort niveau émotionnel
Les conversations difficiles impliquent des niveaux élevés d’anxiété, d’inquiétude ou de doute. Peut-être devons-nous prendre une décision difficile ou trouver comment faire quelque chose que nous n’avons jamais réalisé auparavant. Peut-être qu’il y a un conflit entre les membres de l’équipe, ou qu’il y a eu un échec important ou bien un Sprint exceptionnellement difficile. Peut-être que les parties prenantes ne sont pas satisfaites des progrès ou ont des opinions divergentes sur l’orientation du produit ou sur la façon d’interpréter les changements sur le marché. Il existe une myriade d’exemples de circonstances à enjeux élevés auxquelles les équipes Scrum sont régulièrement confrontées et qui nécessiteront des conversations difficiles. Alors, comment pouvons-nous traverser ces périodes avec succès ?
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Respirez et préparez-vous
L’un des faux pas les plus courants que nous faisons face à une conversation difficile est d’être réactif et de sauter directement sur une tentative pour « résoudre » le problème.
Mais une facilitation réussie implique de prendre le temps de vous familiariser avec la situation et de décider comment vous allez l’aborder.
Idéalement, vous serez en mesure de prendre suffisamment de temps pour vous préparer en toute confiance. Mais même dans les situations où une situation difficile a émergé, vous pouvez souvent faire une brève pause pour vous recentrer. Laisser le temps à la conversation de se dérouler avant de vous lancer vous aidera à comprendre les problèmes. Vous pourriez avoir besoin de proposer une ou plusieurs sessions de travail pour permettre aux gens d’analyser des idées et des options avant de vous réunir.
Définissez l’intention
Le fait d’être clair sur l’objectif de la conversation apporte de la clarté au processus de facilitation. Tout le monde autour de la table devrait savoir pourquoi ils sont là et quelles sont les attentes.
Êtes-vous réunis pour chercher à comprendre le point de vue de chacun ? Allez-vous réfléchir ensemble à des solutions ou parvenir à un consensus sur les idées déjà sur la table ? Devez-vous en équipe réparer les relations interpersonnelles ou créer une identité d’équipe plus claire ? Avoir une idée claire de l’objectif de se réunir réduit l’anxiété et maintient la conversation centrée et productive.
Soyez inclusif
Familiarisez-vous avec la gamme de techniques et activités de facilitation adaptées à différentes personnalités et attitudes. Certaines personnes préfèrent faire un remue-méninge par elles-mêmes avant de partager des idées en groupe. D’autres préfèrent interagir en petits groupes ou partager leurs pensées par écrit plutôt que verbalement. Les techniques impliquant la visualisation, les métaphores et autres outils créatifs peuvent également mieux convenir à certaines équipes. Vous aurez probablement besoin de combiner ces techniques et outils.
Comprendre la dynamique de notre équipe et présenter les options aidera à faire en sorte que tout le monde se sente aussi à l’aise que possible pour s’engager.
Soyez présent
Soyez présent et appréciez pleinement cette opportunité.
Les facilitateurs efficaces sont à l’écoute de ce qui se passe pendant la conversation en :
Écoutant activement (vous vérifiez avec l’orateur pour vous assurer que vous avez compris ou pour clarifier).
Lisant les messages non exprimés, telles que « se déconnecter » en regardant son smartphone ou d’autres indices.
Remarquant des interactions entre les membres de l’équipe qui pourraient révéler une dynamique tacite en action.
Être conscient et présent vous permet de détecter la direction de la conversation et de faire des choix éclairés dans l’instant.
Soyez flexible
Bien que vous deviez être intentionnel et prêt à faciliter, vous devez également vous adapter à ce qui se passe devant vous. Comme tous les agilistes le savent, les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu, il est donc préférable de ne pas trop vous attacher à votre agenda ou à des structures de facilitation spécifiques.
Ralentissez
Il est très facile dans les situations de forte émotion de passer en mode réactif, ce qui réduit votre capacité à rester ouvert, flexible et créatif. Vous voulez éviter une réaction instinctive à ce que vous entendez ou expérimentez pour diriger la situation de manière réfléchie. Vous pouvez en apprendre plus sur cette dynamique dans ce précédent article Staying Creative in a Reactive World.
Prendre conscience de la façon dont vous réagissez pendant les périodes stressantes peut vous aider à rester calme et à changer de cap si nécessaire. Une première étape utile consiste simplement à ralentir les choses lorsque le stress du moment vous incite à les accélérer. Ce n’est pas aussi facile qu’il n’y paraît. Les anglophones nord-américains deviennent typiquement mal à l’aise avec des pauses de plus de quelques secondes dans les conversations. Il faut de la pratique.
Faire des pauses régulières pour traiter l’information améliore la compréhension et vous permet de répondre avec curiosité et ouverture. Alors, respirez et encouragez les autres membres de votre équipe à faire de même. Prendre des pauses fréquentes permet également aux membres de votre équipe qui pourraient avoir besoin de plus de temps pour traiter les informations de s’engager plus facilement. Il permet à chacun de prendre de meilleures décisions, plus éclairées.
Reconnaissez également que certaines situations et décisions nécessitent plus de temps que d’autres. Nous avons tendance à avoir un faux sentiment d’urgence dans nos organisations, mais souvent nous pouvons retarder un peu les décisions quand nous devons prolonger la conversation ou recueillir plus d’informations. L’expression « Prenez des décisions au dernier moment raisonnable » me vient à l’esprit.
Notez que je ne préconise pas d’étendre les durées des événements Scrum. Si les problèmes que vous devez traiter nécessitent plus de temps, il est préférable de déplacer ces discussions en dehors de l’événement.
Cultivez un « espace courageux »
Faciliter une conversation difficile avec succès nécessite une sécurité psychologique pour les participants. Les membres de l’équipe doivent savoir qu’ils ne seront pas punis ni humiliés pour avoir dit ce qu’ils pensaient et suggéré des idées. Mais gardez à l’esprit qu’un espace « sûr » ne signifie pas nécessairement être parfaitement à l’aise. Les membres de l’équipe vont éprouver des sentiments inconfortables en discutant de questions épineuses.
Je promeut plutôt l’idée d’un « espace courageux ». Dans un espace courageux, nous sommes prêts à être vulnérables. Nous sommes ouverts aux commentaires difficiles de nos collègues. Nous nous engageons à apprendre.
Les compétences en animation sont pour tout le monde
L’amélioration des compétences en animation n’est pas réservée aux Scrum Masters. Tout membre de l’équipe Scrum peut animer des événements et des sessions de travail. Les compétences en facilitation sont précieuses pour de nombreux problèmes qui surviennent dans votre vie professionnelle quotidienne, et lorsque chaque membre de l’équipe Scrum se sent à l’aise avec la facilitation, toute l’équipe en bénéficie.
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Conclusion
Il existe de nombreuses techniques de facilitation créatives et intéressantes disponibles en ligne. Mais il est essentiel que vous soyez intentionnel quant aux techniques que vous sélectionnez, comment vous les combinez et comment vous choisissez de répondre dans l’instant en ce qui concerne la direction de ce qui émerge au cours de nos conversations.
C’est pourquoi j’apprécie la formation Professional Scrum Facilitation Skills (PSFS). Tout comme « there are no best practices in Scrum”, il n’a pas de meilleures techniques de facilitation. Ce cours vise à vous aider à développer l’état d’esprit d’un facilitateur, en apprenant à sélectionner des techniques efficaces pour différentes situations dans votre contexte.
Petit rappel: Développez la productivité et l’innovation avec des groupes de toutes tailles grâce aux Liberating Structures !
Visitez le site en Français
Voici un pointeur fort utile vers des méthodes (et une app pour votre mobile) pour vous aider à impliquer tout le monde lors de vos sessions de travail de groupe.
Téléchargez l’app LISA sur votre smartphone IOS ou Android. C’est gratuit, très intéressant et fort utile !
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Comme à mon habitude, je vais reprendre ce billet de Harry Hall en me concentrant sur les aspects positifs plutôt que négatifs des managers de projets.
Les bon(ne)s managers de projet créent des cultures de projet dénuées de stress et confusion et facilitant la progression. Avez-vous déjà adopté ces bons comportements ou bien sont-ils déjà vôtres même inconsciemment ?
Passons en revue une liste de huit comportements que tous les excellent(e)s managers de projet ont en commun. De plus, parlons de la façon d’accentuer ces bons comportements.
#1 – Vous organisez un nombre réduit de réunions de projet
Vous savez éliminer les réunions récurrentes lorsque cela est possible. De même, vous avez déjà éliminé les réunions d’avancement car vous collectez ces informations à travers votre système d’information de projet et les partagez électroniquement par le biais de rapports d’avancement.
Avant de proposer une réunion, vous vous demandez toujours : Y aurait-il une autre façon de manager cela sans une longue réunion avec beaucoup d’intervenants ? Peut-être une rapide visio ou conférence téléphonique ? Peut-être un simple e-mail, message instantané, ou coup de fil à la bonne personne ?
à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel
Sinon un stand-up meeting serait-il approprié pour faire bref et avoir le minimum de participants nécessaires et utiles.
#2 – Vous produisez (ou faites produire) le minimum nécessaire de documentation
Vous limitez la taille et le nombre de documentations sur tout le projet. Vous de produisez au sein du projet que des documentations dont vous êtes certains qu’elles seront lues et utilisées. S’il y a une raison légitime pour un long document, vous en fournissez un résumé qui permet aux personnes d’en digérer rapidement les points les plus importants.
#3 – Vous faites preuve d’intégrité
S’il y a un manque de confiance, les équipes ralentissent jusqu’à s’arrêter. Vous ne faites que des promesses que vous saurez tenir et vous les tenez.Si vous avez de bonnes et justes intentions mais ne les exécutez pas, les gens n’auront plus confiance en vous.
#4 – Vous faites la promotion des membres de votre équipe, pas la vôtre.
Vous refusez d’être le/la manager de projet qui se promeut continuellement en donnant peu de crédit à l’équipe. A l’inverse, vous cherchez constamment des moyens de reconnaître et de remercier les membres de votre équipe pour leur travail. Lorsqu’il y a des problèmes, vous en prenez la responsabilité, vous dites à vos parties prenantes que vous êtes responsable et ce que vous ferez pour résoudre les problèmes. En cas de succès, vous mettez surtout en évidence les contributions concrètes du ou des membres de l’équipe.
#5 – Vous savez écouter
Plutôt que d’interrompre pour faire valoir votre point de vue, vous écoutez dans l’intention de creuser plus profondément et de comprendre le point de vue de l’autre personne.
Vous savez concentrer toute votre attention sur la personne qui parle et sur le message qu’elle veut vous faire passer. Vous établissez un bon contact visuel. Et vous posez des questions de clarification appropriées qui montrent votre empathie et votre souci de ce sujet.
#6 – Vous savez déléguer
Vous vous assurez d’être clairs comme de l’eau de roche sur ce qui est attendu, qui va le faire et quand les choses sont dues.
Vous n’improvisez pas la délégation mais au contraire, vous la planifiez. Puis, vous communiquez ce que vous déléguez, le niveau d’autonomie accordé, les dates d’échéance et le moment où vous ferez un suivi. Vous êtes disponible pour discuter des problèmes et fournir un soutien et la personne à laquelle vous déléguer une tâche le sait parfaitement.
#7 – Vous savez animer la collaboration
Vous planifiez vos réunions avec un ordre du jour clair et des questions préparatoires pour engager l’équipe. Lorsque vous demandez si les participants ont des commentaires, vous ne laissez pas le silence vous inciter à le combler trop vite en parlant prématurément. Vous donnez aux autres le temps de réfléchir et de réagir. Vous appréciez les personnes lorsqu’elles répondent.
#8 – Vous êtes capable de manager les membres de l’équipe qui posent problèmes
Vous coachez individuellement les membres problématiques de votre équipe quand vous commencez à rencontrer des problèmes avec eux et vous clarifiez vos attentes. Vous demandez à la personne de s’engager venir vous voir le plus tôt possible si quelque chose commence à nuire à sa capacité d’accomplir les tâches qui lui sont assignées. Si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir les réponses souhaitées au fil du temps, vous en parlez avec votre sponsor de projet et établissez les étapes à suivre pour éventuellement remplacer la personne.
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Améliorez vos compétences en leadership et en relations interpersonnelles
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Avez-vous remarqué que bon nombre des comportements dans ce post sont liés au leadership et aux compétences relationnelles et interpersonnelles ?
Harry Hall y aborde 10 problèmes de projet courants et comment appliquer vos compétences générales pour atteindre vos objectifs et faire progresser votre carrière.
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« Ce livre donne au manager de projet les outils dont il a besoin immédiatement pour améliorer la performance de ses équipes. C’est une lecture rapide qui vous donnera un retour immédiat.
Harry fait un excellent travail pour résumer les problèmes complexes auxquels sont confrontés les PM aujourd’hui et présente les solutions d’une manière que même un manager de projet novice peut comprendre et appliquer. »
Jeremy Causey, PGP
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Voici 7 façons dont les leaders peuvent gagner le respect de leurs employés
#1 – Communiquez clairement et efficacement.
Les leaders peuvent gagner le respect de leurs employés en communiquant clairement et efficacement. Pour ce faire, ils peuvent transmettre leurs idées, leurs objectifs et leurs attentes de manière claire et concise. Ils peuvent utiliser une variété de canaux et de méthodes de communication pour atteindre tous les membres de l’équipe. De plus, les leaders doivent s’assurer que leur communication est cohérente et transparente, et qu’elle fournit aux employés l’information et les conseils dont ils ont besoin pour faire leur travail efficacement.
#2 – Écoutez activement et attentivement.
Écoutez avec attention surtout si vous êtes à distance et n’avez pas de compléments visuels à la communication.
Les leaders peuvent gagner le respect de leurs équipes en écoutant activement et attentivement leurs commentaires, leurs idées et leurs points de vue. Cela implique de dialoguer avec les membres, de poser des questions et de leur donner l’occasion de contribuer et de participer à la prise de décisions. Ainsi, les leaders démontreront qu’ils apprécient la contribution de leurs équipes et sont prêts à l’intégrer à leur processus décisionnel.
#3 – Fournissez du soutien et des ressources.
Les leaders peuvent gagner le respect des équipes en leur fournissant le soutien et les ressources dont elles ont besoin pour réussir. Cela implique de fournir aux membres les outils, la formation et les conseils nécessaires pour qu’ils puissent s’acquitter efficacement de leurs rôles. De plus, la connexion régulière, fournir des commentaires et le coaching les aideront énormément à se développer et à s’améliorer.
#4 – Fixez des objectifs et des attentes clairs.
Cliquez sur cette image pour un billet détaillé.
Les leaders peuvent gagner le respect de leurs équipes en fixant des objectifs et des attentes clairs pour leur équipe. Cela implique de définir des objectifs spécifiques, mesurables et réalisables. De plus, les leaders peuvent fournir des nouvelles et des commentaires réguliers pour aider les employés à rester sur la bonne voie et à atteindre leurs objectifs. Ce faisant, les leaders peuvent démontrer qu’ils sont engagés dans le succès de leur équipe et qu’ils leur fournissent les conseils dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs.
#5 – Faites preuve d’empathie et de compréhension.
N’hésitez pas à découvrir et utiliser les cartes d’empathie.
Les leaders peuvent gagner le respect de leurs équipes en faisant preuve d’empathie et de compréhension. De plus, cela implique d’être conscient et sensible aux émotions et aux expériences des membres, et cela implique d’être solidaire et compatissant en réponse à leurs besoins et à leurs défis.
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#6 – Soyez transparent et honnête.
Les leaders peuvent gagner le respect de leurs équipes en faisant preuve de transparence et d’honnêteté. Cela implique d’être ouvert et honnête dans la communication. En outre, cela implique d’être transparent et honnête dans la prise de décision et la résolution de problèmes.
#7 – Reconnaissez et appréciez les réalisations.
Les leaders peuvent gagner le respect de leurs équipes en reconnaissant et en appréciant leurs réalisations et leurs contributions. Cela implique de reconnaître et d’apprécier régulièrement les efforts et les réalisations des membres de l’équipe. En outre, cela implique de fournir des récompenses et des incitations pour les motiver et les inspirer.
Ces 7 actions et attitudes peuvent aider les leaders à gagner le respect des membres de leurs équipes et à constituer des équipes solides, collaboratives et productives.
Dirigez de l’intérieur: La meilleure façon pour les leaders de gagner le respect de leurs équipes est de toujours respecter leurs comportements et leurs actions.
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Abraham Maslow a abordé l’estime avec le quatrième niveau de sa hiérarchie des besoins et Adrian Gostick et Chester Elton ont écrit le livre à ce sujet dans The Carrot Principle (le principe de la carotte).
Cela n’a pas besoin d’être formel. Distribuer trop souvent des récompenses financières ou des trophées dilue leur valeur. De plus, vous n’avez peut-être pas de budget pour des récompenses tangibles.
Cela ne devrait pas être ressenti comme forcé.
Il est presque aussi mauvais d’établir un planning de reconnaissance des membres de l’équipe que de ne pas en faire du tout. Comme la rétroaction, l’appréciation est meilleure lorsqu’elle est « dans l’instant » et proche du moment où l’action qui a provoqué l’appréciation s’est produite.
Cela ne devrait pas toujours être nous en tant que leaders qui la donnons.
Lorsque vous voyez tous les membres de votre équipe participer activement à l’appréciation informelle d’autres membres de l’équipe sans y être invités, vous savez que l’équipe a intégré cela dans son ADN.
Elle doit aller au-delà des livrables.
Ceux-ci sont importants, mais pourraient être réalisés au détriment de la santé de l’équipe. Nous devons considérer non seulement ce que les gens ont fait, mais aussi comment ils l’ont fait. Les changements de comportement sont difficiles, et si quelqu’un a fait des progrès en agissant sur la base de retours constructifs, cela devrait être reconnu même s’il n’a pas atteint son objectif. Les équipes où l’appréciation n’est donnée que lorsque les choses vont bien indiquent effectivement que le succès est la seule chose qui compte.
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Avec une équipe virtuelle, il peut être un peu plus difficile de semer les graines de l’appréciation, alors voici quelques façons de le faire.
Soulevez le sujet de l’appréciation avec l’équipe quand elle définit ses valeurs et ses règles de travail. Demandez-leur des idées sur ce qu’ils estiment valoir la peine d’être apprécié et comment ils aimeraient s’apprécier les uns les autres. Cela pourrait inclure la façon dont l’appréciation peut être exprimée avec les différents outils de collaboration virtuelle que l’équipe utilise. Les likes ou les emojis positifs peuvent être utilisés pour les outils basés sur le chat, tandis que les étoiles, les cœurs ou autres autocollants positifs peuvent être utilisés sur les tableaux blancs ou les tableaux virtuels.
Suggérez aux membres de l’équipe de partager des événements personnels clés tels que les anniversaires dans le calendrier en ligne de l’équipe pour permettre aux membres de l’équipe d’identifier plus facilement ces jalons.
Intégrez des moments d’appréciation dans vos événements d’équipe. Une approche pourrait être de prendre les dix premières minutes de chaque réunion d’équipe hebdomadaire pour donner aux membres de l’équipe une chance de remercier publiquement quelqu’un d’autre de l’équipe qui les a aidés au cours de la semaine. J’ai constaté que dans des événements tels que les rétrospectives, cela se traduit par des résultats de meilleure qualité, surtout si l’équipe a rencontré des difficultés avant la rencontre.
Créez un tableau d’appréciation dans votre espace virtuel où les membres de l’équipe peuvent s’afficher des cartes de remerciement.
Les avantages de la reconnaissance que nous recevons sont comme les grains de sable dans un sablier. Créer une culture d’appréciation au sein de nos équipes est un moyen de s’assurer que le sable ne s’épuise jamais.
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J’aimerais que chaque personne en position de leadership comprenne à quel point la reconnaissance est importante pour ses équipes. Les personnes qui les composent ne veulent pas seulement de la reconnaissance, elles en ont besoin. Pour beaucoup de gens, la reconnaissance est le carburant de leur moteur de productivité.
La plupart des gens souhaitent faire plaisir aux gens et l’une des personnes auxquelles ils veulent le plus faire plaisir est leur patron.
Ils veulent quelques choses en échange de faire plaisir à leur patron et l’une de ces choses est le « crédit » ou la reconnaissance d’un travail bien fait. S’ils ne reçoivent pas ce crédit, beaucoup d’entre eux perdent leur motivation à continuer à donner le meilleur d’eux-mêmes.
Et c’est une erreur.
Aucun d’entre nous ne devrait donner à quelqu’un d’autre ce genre de pouvoir sur une partie de notre vie.
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Les personnes qui réussissent le mieux ne cherchent pas la reconnaissance et l’affirmation, elles regardent à l’intérieur d’elles-mêmes.
Savoir qu’elles ont fait de leur mieux les motive. Leur opinion d’elles-mêmes est plus importante que celle de quelqu’un d’autre.
Nous voulons tous la reconnaissance et le soutien des personnes pour lesquelles nous travaillons. Mais le vouloir et en avoir besoin sont deux choses très différentes. Reconnaître vos propres efforts est beaucoup plus important, ou devrait l’être, que la reconnaissance de quelqu’un d’autre.
Appréciez absolument toute reconnaissance et tout soutien que vous recevez de quelqu’un d’autre. Mais ne dépendez pas d’eux pour continuer.
La seule raison pour laquelle vous devez continuellement donner le meilleur de vous-même dans tout ce que vous faites est la suivante: VOUS méritez votre meilleur effort. Vous méritez d’être le meilleur que vous pouvez être dans tous les domaines de votre vie.
Cela ne peut pas dépendre des actions ou de l’inaction de quelqu’un d’autre.
Ne comptez pas sur quelqu’un d’autre pour vous motiver à être meilleur.
Donnez toujours le meilleur de vous-même et quoi que vous fassiez, vous le ferez très bien.
Ce soir, avant d’aller dormir, assurez-vous de prendre un moment pour vous remercier des efforts que vous avez déployés aujourd’hui. Rappelez-vous que peu importe ce qui a été accompli ou n’a pas été accompli aujourd’hui, vous avez fait de votre mieux. Et c’est tout ce que quiconque, y compris vous-même, peut demander.
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Vous jonglez avec des tâches avec une vitesse digne des plus grands numéros de cirque. Félicitations, champion du multitâches ! Mais, est-ce la bonne approche pour conserver votre santé mentale ?
How NOT to Multitask – Work Simpler and Saner par Leo Babauta
Vous travaillez déjà sur deux projets à la fois, et votre boss vient de mettre deux nouvelles demandes sur votre bureau. Vous êtes au téléphone pendant que trois nouveaux courriels arrivent. Vous essayez de sortir à l’heure afin de pouvoir faire quelques courses sur le chemin du retour pour le dîner. Votre téléphone fixe sonne, tout comme votre téléphone mobile. Votre collègue s’arrête avec une demande d’informations et votre Google Reader compte plus de 100 messages à lire.
Vous jonglez avec des tâches avec une vitesse digne des plus grands cirques. Félicitations, champion du multitâche !
En cette ère de technologie instantanée, nous sommes bombardés d’une surcharge d’informations et d’exigences envers notre temps. C’est en partie la raison pour laquelle GTD (Getting Things Done® – David Allen’s GTD® Methodology) est si populaire dans le monde de l’information. C’est un système conçu pour des décisions rapides et pour garder toutes les demandes dans votre vie en ordre de priorités. Mais même si vous utilisez GTD, vous êtes parfois tellement submergés par les choses à faire que votre système commence à s’effondrer.
Life Hack a récemment publié « Comment faire du multitâche » How to Multi-task, et c’est un bon article sur la nature du multitâche et comment le faire tout en se concentrant sur une tâche à la fois.
Ce billet est « Comment NE PAS effectuer plusieurs tâches à la fois », un guide pour travailler aussi simplement que possible pour conserver votre santé mentale.
Tout d’abord, quelques raisons rapides de ne pas effectuer plusieurs tâches à la fois
Le multitâche est moins efficace, en raison de la nécessité de changer de contexte pour chaque nouvelle tâche, puis de changer à nouveau.
Le multitâche est plus compliqué et donc plus sujet au stress et aux erreurs.
Le multitâche peut rendre fou, et dans ce monde déjà chaotique, vous devez régner dans la terreur et trouver une petite oasis de santé mentale et de calme.
Voici quelques conseils sur la façon de NE PAS effectuer plusieurs tâches à la fois
Une manière différente de construire votre « to-do » liste
Établissez d’abord des listes de tâches pour différents contextes (c.-à-d. appels téléphoniques, ordinateur, courses, domicile, en attente, etc.) selon votre situation.
Ayez un outil de capture (comme un cahier) pour vos notes instantanées sur ce qui doit être fait.
Ayez une boîte de réception physique et électronique (et aussi peu de boîtes de réception que possible) afin que tous les éléments entrants soient rassemblés en un seul endroit (un pour les documents papier, un pour le numérique).
Planifiez votre journée en blocs, avec des blocs de temps libres entre eux pour les choses urgentes qui surviennent. Vous pouvez essayer des blocs d’une heure ou d’une demi-heure, selon ce qui fonctionne pour vous. Ou essayez ceci : des blocs de 40 minutes, avec 20 minutes entre eux pour les tâches diverses.
Première chose du matin : Travaillez sur votre tâche la plus importante. Ne faites rien d’autre tant qu’elle n’est pas faite. Accordez-vous une courte pause, puis commencez votre prochaine tâche la plus importante. Si vous pouvez en faire 2 à 3 le matin, le reste de la journée est facile.
Stoppez tout risque de distraction.
Lorsque vous travaillez sur une tâche dans un bloc de temps, désactivez toutes les autres distractions. Fermez le courrier électronique et Internet si possible. Éteignez votre téléphone cellulaire. Essayez de ne pas répondre à votre téléphone fixe si possible. Concentrez-vous sur cette tâche et essayez de la faire sans vous soucier d’autres choses.
Si vous ressentez le besoin de vérifier vos e-mails ou de passer à une autre tâche, arrêtez-vous. Respirez profondément. Recentrez-vous. Revenez à la tâche à accomplir.
Si d’autres éléments surviennent pendant que vous travaillez, placez-les dans la boîte de réception ou notez-les dans votre système de capture. Revenez à la tâche à accomplir.
Lorsque vous avez terminé la tâche à accomplir, traitez vos noteset votre boîte de réception, ajoutez les tâches à vos listes de tâches et redéfinissez votre emploi du temps si nécessaire. Traitez vos e-mails et autres boîtes de réception à intervalles réguliers et prédéterminés.
Parfois, une interruption est si urgente que vous ne pouvez pas la reporter jusqu’à ce que vous ayez terminé la tâche à accomplir. Dans ce cas, essayez de capturer où vous en êtes avec la tâche à accomplir, et mettez tous les documents ou notes pour cette tâche ensemble et de côté (peut-être dans un dossier « action » ou un dossier de projet). Ensuite, lorsque vous revenez à cette tâche, vous pouvez ressortir votre dossier et regarder vos notes pour voir où vous vous êtes arrêté.
Prenez de profondes respirations, étirez-vous et faites des pauses de temps en temps. Profitez de la vie. Sortez et appréciez la nature. Restez sain d’esprit.
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Voici une brève vidéo qui donne à réfléchir sur nos pratiques.
Effectuer simultanément plusieurs tâches devient banal, sinon obligatoire. Mais gagne-t-on vraiment en efficacité ? Avec quelles conséquences ? Analyse scientifique d’un phénomène que l’économie a diffusé dans toute la société.
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HBR n’avait jamais entendu parler de ce terme et ils appelèrent Mintzberg pour lui demander ce que signifie l’adhocratie.
Il corrigea son article pour que ce soit plus clair. Même si, à la relecture, avant de publier l’article, les relecteurs de HBR ne comprenaient toujours pas ce qu’était l’adhocratie… (H. Mintzberg,2004)
L’adhocratie, est une structure qui est basée sur des relations informelles.
Structure axée sur l’informel
Pensez aux entreprises agiles ou libérées. Ces entreprises innovent constamment, elles fonctionnent en mode projet.
Quand une équipe a terminé un projet, ses membres sont ré-alloués sur d’autres projets. À l’exception par exemple des tâches opérationnelles dans l’industrie comme c’est le cas dans certaines entreprises.
Mintzberg a défini deux sous-catégories de bureaucraties.
Structure axée sur le formel
Tout d’abord, la bureaucratie Mécaniste, c’est une entreprise où le personnel devra se référer rigoureusement aux procédures afin de mener une tâche. Imaginez une usine industrielle.
Enfin, la bureaucratie Professionnelle, où, il y aura un système de classement, pour évaluer le personnel. Pensez aux cabinets de conseil où chaque consultant est évalué sur l’atteinte de ses objectifs.
Comme le dit Max Weber, le père de l’organisation bureaucratique : c’est une entreprise axée sur le formel. Tout est hiérarchisé avec des rôles clairement définis.
Revenons au sujet de cet article, quelle posture doit adopter le chef de projet au sein de deux structures ?
Le Project Management Institute® (PMI) a pris conscience qu’un chef de projet doit adapter son comportement à la structure de l’entreprise. C’est la raison pour laquelle, le nouvel examen PMP® est, depuis 2021, axé sur des questions situationnelles et moins techniques.
Autrefois, on attendait principalement d’un chef de projet qu’il maîtrise l’aspect technique de la planification d’un projet. Il n’est pas rare, d’entendre que ceux qui ont passé le PMP avant 2021 avaient à réaliser des calculs sur les coûts et délais d’un projet. Aujourd’hui, ce n’est plus le cas. Le PMI, recherche des chefs de projet qui savent gérer les relations informelles avec les membres de leurs projets.
Dans une entreprise bureaucratique, on attend du chef de projet qu’il soit hautement compétent d’un point de vue technique. Autrefois, nous étions dans un paradigme qui considérait que si le chef de projet savait faire un GANTT, cela suffisait pour qu’il soit un bon chef de projet sans prendre en compte le côté management des parties prenantes.
Aujourd’hui, l’adhocratie semble se démocratiser. De nombreuses, entreprises qui fonctionnement toujours en mode bureaucratique ont compris qu’il fallait être plus souple sans forcément devenir une structure adhocratique. C’est pourquoi, le PMI a accentué le côté « leadership » lors de la certification PMP. En effet, PMI veut sensibiliser les (futurs) chefs de projets à prendre conscience que la réussite d’un projet passe par le pilotage des Hommes et ainsi aider les entreprises bureaucratiques ou adhocratiques à mieux réussir leurs projets. Comme le dit si bien PMI, le PMBoK® 7 est bien adapté pour les projets traditionnels, hybrides, aussi bien qu’Agiles.
Si vous pilotez un projet dans une entreprise bureaucratique vous serez fortement confronté aux cloisonnements des différentes entités et à la réticence aux changements. Car, ces entités n’ont pas l’habitude de communiquer ensemble. Il vous faudra vous armer de patience. La démarche du Lean Management semble très intéressante pour vous aider à piloter vos projets au sein de ces organisations.
Salle Obeya
Car, elle va vous permettre de mettre en place une salle Obeya, similaire à un Comité de Pilotage de Projet (COPIL) où les différentes parties prenantes rattachées à plusieurs entités, pourront travailler ensemble de manière visuelle avec un management collaboratif. Il est fort possible que votre entreprise n’ait pas de référentiel en gestion de projet. Si vous êtes certifié (PMP ou Prince2…), il vous faudra encore une fois, être patient et convaincre le sponsor de l’utilité du PMBoK ou autres référentiels.
Ce qu’il faut comprendre est que, si vous souhaitez mener à bien vos projets dans une bureaucratie, il vous faudra être un accompagnateur du changement en plus d’être un chef de projet. Faites preuve d’empathie et impliquez les parties prenantes vers le management participatif.
Livre sur Amazon
La démarche du Lean Management est efficace pour vous aider. Si le Lean vous est inconnu, n’hésitez pas à faire appel à un certifié Green/Black Belt Lean ou responsable amélioration continue de votre entreprise, il vous fournira des outils efficaces pour piloter vos projets.
Il ne faut pas oublier que l’entreprise automobile Toyota à l’origine du Lean est passé d’une bureaucratie inefficace à une bureaucratie habilitante ou excellente selon Isaac Getz, Liberté & Cie. et Jeffey Liker dans son ouvrage : Le modèle Toyota, 14 principes.
Si vous pilotez votre projet dans une adhocratie, le chef de projet est avant tout, un leader et coach.
Si vous êtes moins confronté à la réticence aux changements, il n’en demeure pas moins que vous devez savoir laisser vos parties prenantes prendre des décisions (contrairement à une bureaucratie où vous avez un pouvoir de décision assez élevé). Il est primordial que vous soyez sociable et connaissiez bien les démarches Agile ou Lean car elles sont souvent utilisées pour rester innovant.
Étant donné, que nous sommes dans l’informel, l’équipe projet collabore et travaille dans la même pièce. Toutefois, il faudra être précautionneux sur le fait de bien centraliser les données pour que l’équipe puisse avoir toutes les bonnes informations nécessaires au bon endroit. Cela nécessite, donc que vous appréciez travailler en équipe et gérer les conflits axés sur les relations. Comme il y a plus d’informel que de formel, il y a une plus grande probabilité que des conflits apparaissent. N’oubliez pas si vous avez travaillez depuis longtemps dans une structure traditionnelle et que vous devez maintenant travailler dans une adhocratie que la responsabilité de la planification revient à l’équipe projet.
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Finalement, que vous pilotiez un projet dans une bureaucratie ou adhocratie, vous devez faire preuve d’empathie, écoute active et avoir le sens du relationnel.
Cela semble être du bon sens.
Mais, dans une bureaucratie, vous devrez :
Vous armer de patience
Être un facilitateur
Accompagner le changement vers le management participatif
Savoir utiliser les bons outils car vous avez tout de même un pouvoir conséquent.
A la différence, de l’adhocratie, où votre pouvoir est limité. Vous serez tel le Scrum Master qui est présent pour guider son équipe (mais sans la diriger), tout en sachant canaliser et centraliser les relations informelles.
Sources :
[1] Mintzberg H. (2004). Le management : Voyage au centre des organisations. Eyrolles, Paris. Page. 348.
“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK” and “Project Management Institute” are registered marks of Project Management Institute, Inc.
IOUALITENE Yanis est chef de projet Lean.
Yanis Ioualitene
Il est diplômé de Skema Business School en management de Projets & Programmes. Il est certifié PMP ®, Prince2, ITIL 4, PSM I, Agile PM DSDM et Green Belt Lean.
Yanis a contribué au groupe de travail sur le PMBoK 7 organisé par le PMI Francophone.
Partenaire de DantotsuPM, CERTyou est le spécialiste des formations certifiantes
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Le Project Management Body of Knowledge® (PMBoK7) parle de reconnaître, d’évaluer et de répondre aux interactions du système, ce qui signifie que les managers de projet doivent s’engager dans une réflexion systémique pour générer une performance positive du projet.
Voici quelques perspectives significatives sur la pensée systémique qui améliorent la performance du projet.
Le changement au niveau du business de l’entreprise est l’objectif (pas seulement l’achèvement du projet).
l’objectif business est souvent bien plus large que l’objectif du projet
Les organisations intelligentes clôturent les projets lorsqu’elles ont atteint les résultats business souhaités, et non pas lorsque les livrables du projet sont terminés. Dans un monde projets, l’intégration de l’analyse d’affaires (business analysis), du management de projet et du changement organisationnel sont au cœur de la pensée systémique.
Par exemple, un nouveau processus opérationnel ou une nouvelle description de produit devrait mener à un plan de production de livrables. Ce plan décrira la valeur commerciale souhaitée. Au fur et à mesure que les livrables sont produits, les parties prenantes ont besoin de conseils de mise en place du changement organisationnel pour s’assurer que les produits et les changements opérationnels génèrent cette valeur.
Bâtissez sur le passé.
Les livrables du projet peuvent être plus efficaces lorsqu’ils tirent parti de ce qui est déjà mis en place via d’autres projets. Les approches agiles le font bien et rapidement. Parce que les livrables sont déployés en sprints courts, le processus agile s’appuie constamment sur le passé en améliorant les fonctionnalités qui ne sont pas aussi efficaces qu’elles pourraient l’être et en développant les fonctionnalités qui ajoutent déjà de la valeur commerciale. Néanmoins, vous n’avez pas besoin d’agilité pour construire sur le passé.
Les projets classés dans des portefeuilles bien organisés représentent souvent des étapes vers un ensemble stratégique de changements. En cours de route, de nouvelles exigences et de nouveaux besoins de l’entreprise créent des obstacles ou des opportunités qui doivent être managés. Vous pouvez améliorer les performances du projet en comprenant les objectifs de chaque projet du portefeuille et la valeur qu’ils apportent à l’entreprise. Ensuite, vous pouvez déterminer comment intégrer des objectifs business nouvellement découverts dans une liste de projets.
Comprenez les « dominos ».
Le changement est une constante dans le monde des affaires. Les changements d’activité, les changements de personnel et les nouvelles exigences peuvent créer une cascade d’éléments à traiter.
Par exemple, un changement dans un projet de construction modifie la triple contrainte de contenu, de coût et de délais. Mais il peut également modifier les contrats des sous-traitants, les processus des fournisseurs, le financement et les exigences en matière d’inspection.
Comprendre les changements en cascade qui surviennent au cours d’un projet et les aborder de manière proactive est un moyen fondamental par lequel la pensée systémique stimule les performances du projet.
L’intégration est un processus HUMAIN.
L’intégration des produits est difficile car les produits ne s’assemblent pas toujours comme prévu. Cela peut entraîner des retards dans les projets et des budgets qui augmentent. Un exemple est la sonde vers Mars qui a été perdue en raison d’un simple échec d’intégration, lorsqu’un module utilisait des mesures impériales et un autre utilisait les mesures métriques. La meilleure approche systémique de l’intégration consiste à travailler sur les personnes, les compétences et l’intégration des équipes.
Vos intégrations de produits se dérouleront sans heurts lorsque vous vous assurerez que les compétences que vous déployez ont des relations interpersonnelles positives et font preuve de respect les unes envers les autres et la contribution que chacune peut apporter.
Ces relations augmentent l’efficacité de la communication et le sentiment d’un objectif commun. De meilleurs produits, avec moins d’éléments d’intégration manqués, sont le résultat lorsque les équipes travaillent plus efficacement ensemble.
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Bonjour, un pointeur fort utile aujourd’hui vers des méthodes (et une app) pour vous aider à impliquer tout le monde lors de vos sessions de travail de groupe.
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Si comme de nombreux et nombreuses managers de projets, vous pensez que vous pourriez accroître grandement la productivité et l’innovation si tout le monde était vraiment impliqué au sein de votre organisation projet, mais que vous ne savez pas comment vous y prendre…
Les Liberating Structures sont des méthodes nouvelles, pratiques et simples pour vous aider à atteindre ces objectifs productivité et innovation avec des groupes de toutes tailles (et dans une bonne ambiance).
Voici quelques manières bénéfiques de vous adapter lorsque vous managez des projets.
Ne faites pas de la perfection votre obsession.
Ce serait bien de construire un plan parfait avec des estimations précises et des dépendances de tâches parfaites, mais ce n’est pas réaliste. Au lieu de cela, travaillez sur apprendre au fur et à mesure que votre projet progresse et adaptez-vous aux estimations et aux changements de plan au fur et à mesure que les événements se déroulent.
Changer, ce n’est pas admettre que vous avez tort !
Lorsqu’ils proposent des modifications au plan de projet, les managers de projet expérimentés partagent ce qu’ils ont appris pour former leurs équipes de direction. Il est de loin préférable de modifier les plans de manière proactive, plutôt que d’essayer de répondre aux attentes planifiées qui sont maintenant peu faisables ou à haut risque. Lors de l’estimation, l’accent devrait être mis sur le fait d’être de « moins en moins faux » à mesure que votre projet progresse et que vous pouvez utiliser de nouvelles idées pour construire de meilleures estimations et de meilleurs plans.
Surveillez et répondez aux changements de direction de votre organisation.
Les projets sont lancés pour modifier les capacités d’une organisation et/ou de ses clients. Cependant, les organisations ne sont pas statiques pendant que les projets progressent. Les circonstances peuvent influer sur la façon dont le projet s’inscrit dans l’orientation prise par l’organisation. Les projets peuvent être reportés, ralentis, les membres de l’équipe échangés ou les résultats du projet peuvent devoir être avancés.
Les bons managers de projet n’attendent pas qu’on leur dise de modifier l’orientation d’un projet.
Ils surveillent ce qui se passe dans l’organisation et préparent des simulations de changements aux plans de projet pour les présenter à la direction. Le chef de projet adaptable répond, plutôt que réagit, aux changements dans l’entreprise.
Lancez des conversations organisationnelles ouvertes.
Les excellents managers de projet développent des idées sur la façon de livrer un projet. Et ils sont adaptables aux désirs et aux idées des principales parties prenantes. Ils engagent des conversations avec et entre ces intervenants clés pour discuter des approches pour la réalisation du projet et ils présentent leurs idées dans ces discussions. Ils combinent leurs idées avec les idées des parties prenantes qui ont du mérite et qui soutiennent les besoins de l’entreprise.
Vous pourriez être nerveux à propos d’avoir des conversations sans savoir où elles pourraient mener, mais le résultat à long terme de la collaboration et de l’adaptation pragmatique aux désirs des parties prenantes en matière de réalisation de projet peut l’emporter sur ces risques.
Reportez les décisions.
De meilleures décisions sont prises quand davantage d’informations deviennent disponibles. Bien qu’attendre pour établir une direction puisse être stressant, retarder une décision peut être le meilleur moyen de s’adapter à certaines situations de projet. Par exemple, votre fournisseur peut sortir une nouvelle version de son produit, mais la date de sortie n’est pas encore finalisée. Plutôt que de parier sur l’utilisation de la nouvelle version ou de créer des plans solides pour utiliser la version actuelle, définissez le point de décision le plus tard possible dans vos plans. Lorsque votre point de décision arrive, vous pouvez utiliser les informations les plus à jour sur la version pour décider.
Comment le fait d’être adaptable a-t-il contribué à la réussite de vos projets ? Partagez vos expériences !
Le constat a été posé avant la crise sanitaire qui a renforcé la tendance : les soft skills montent en puissance dans les entreprises !
En effet, elles sont clairement identifiées comme vectrices d’adaptabilité et de résilience par les organisations. Dès lors, ces compétences transformatrices n’en sont sans doute qu’aux prémices de leur développement en entreprise.
Découvrez cette infographie de notre partenaire CSP DOCENDI
Pour en savoir plus, notre partenaire, le groupe Lefebvre Dalloz vous propose de découvrir cette infographie…
DU RECRUTEMENT À LA FORMATION EN PASSANT PAR LA MOBILISATION EN SITUATION PROFESSIONNELLE, UNE DYNAMIQUE SOFT SKILLS EST À L’ŒUVRE DANS LES ENTREPRISES !
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Le télétravail et les équipes autonomes et géographiquement distribuées provoque une demande croissante de leaders à tous les niveaux dans les projets et dans les entreprises.
Vous pouvez gagner de l’influence dans votre organisation sans pouvoir, autorité ni titre. Tout dépend de votre caractère, de vos connaissances et de votre serviabilité. Ce que vous faites avec ces pouvoirs intérieurs fait toute la différence.
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Lorsque nous pensons à un formidable leadership, nous pensons généralement à une personne extravertie qui capture l’attention lorsqu’elle entre dans une pièce.
Mais un leadership introverti peut être tout aussi efficace.
Les leaders introvertis ont tendance à avoir une force tranquille qui inspire les gens autour d’eux.
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Face à un conflit, cela vaut la peine de considérer les parties impliquées et votre résultat préféré avant la négociation. Considérez quelles fins de partie vous êtes prêt à accepter et déterminez la meilleure approche à adopter pour atteindre votre fin de partie préférée.
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Le Project Management Institute® (PMI®) propose de nombreuses formations en particulier pour préparer les certifications. Certaines, plus généralistes ou introductives sont ouvertes à toutes et tous gratuitement.
Voici le lien que j’utilise et qui liste toutes les formation en anglais et français de la gratuite à la plus onéreuse.
Partenaire de DantotsuPM, CERTyou est le spécialiste des formations certifiantes
Chacun a sa propre interprétation de ce que signifie un produit minimum viable (MVP) pour son organisation et, bien que les spécificités d’une définition de MVP puissent varier, ce billet explore ce qu’est un MVP et ce qu’il n’est certainement pas.
Bien que votre définition personnelle du MVP de votre produit puisse varier, assurez-vous que vous ne vous basez pas sur l’une de ces fausses idées.
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L’une des raisons pour lesquelles notre meilleur travail est important est qu’il est justement inconfortable.
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