Pour limiter les problèmes et défis sur le projet: un rapport efficace est clé.
Reporting on Project Status
http://www.ginaabudi.com/reporting-project-status/ par Gina Abudi
En tant que chef de projet, vous voulez faire un rapport efficace sur le statut de projet en fournissant des informations suffisantes aux parties prenantes en réduisant aussi la quantité d’aller-retour sur ces communications nécessaires. Ceci signifie des informations complètes, détaillées fournies de façons qui conviennent avec les parties prenantes, mais marchent aussi pour vous comme chef de projet. Cela peut être un challenge !
La façon la plus efficace de développer un plan pour faire un rapport sur le statut de votre projet est de le réaliser en collaboration avec l’équipe de direction de l’organisation. Celle-ci est probablement là où vos sponsors rapportent et vous devrez adapter vos communications pour répondre aux besoins et attentes des membres de cette équipe de direction. Plus complètes sont vos communications, plus probablement vous parviendrez à réduire les questions du projet ainsi bien des défis. Je ne propose pas que vous alliez demander à chaque membre de l’équipe de direction comment ils veulent recevoir des communications sur le projet. Vous voulez plutôt avoir une méthode et un format pour communiquer qui se satisfasse tout le monde et leurs besoins en général.
Fournir un résumé des projets en cours et le faire suivre de détails répond aux besoins de ces parties prenantes clés qui veulent simplement une vue d’ensemble de statut aussi bien que les personnes qui veulent plonger plus profond dans le projet et son statut.
Envisagez les éléments suivants pour la partie de détail sur chaque projet en cours :
- Nom du Projet
- Parties prenantes principales et ressources du projet
- Statut actuel (utilisant un rapport « feux de signalisation« )
- Le travail à réaliser sur la prochaine période de rapport et les ressources requises
- Les problèmes à résoudre (et spécifiquement que l’apport nécessaire des parties prenantes)
Prenons un exemple :
| Projet en cours – DÉTAILS | |||||||||
| Projet : Nouveau processus de comptes fournisseurs | |||||||||
| Parties prenantes Clés: |
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| Ressources de Projet Assignées: |
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| Statut Actuel (Vert, Orange, Rouge) :
Orange – Membres de l’équipe côté clients indisponibles pendant 2 semaines |
Comment ce statut est adressé ( Détails – pour Orange et Rouge seulement) :
Membres de l’équipe côté clients indisponibles pendant 2 semaines. Les membres de l’équipe projet continueront à progresser en développant de nouvelles solutions de processus pour revue quand les membres de l’équipe côté clients redeviendront disponibles. Prévision : 1 semaine de retard sur le projet. |
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| Le travail à réaliser sur la prochaine période | |||||||||
| Tâche majeure … | Assignée à … | Du côté client ressources requises … | Date projetée d’achèvement … | ||||||
| Développement de solutions de processus potentielles | Alison, Bryan | Sally, Billy (indisponible) | Retard de 1 semaine : Le 10 juin |
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| Les problèmes à résoudre | |||||||||
| Problème | Cause du problème | Ressources requises | Résolution Proposée | L’impact pour le projet (budget, ressources, délais, etc) | |||||
| Des besoins technologiques sont liés au nouveau processus (3 solutions potentielles exigent une nouvelle technologie) | Les processus initialement considérés n’exigeaient pas de mise à jour technologique | Personnel informatique | Organiser une réunion avec le personnel informatique pour déterminer l’impact du nouveau besoin technologique
Nous aurons besoin d’obtenir l’approbation pour toute nouvelle technologie nécessaire (augmentation budgétaire) |
L’impact attendu est sur le budget et les délais; Cela exigera des ressources informatiques – plus de détails à suivre | |||||
Ci-dessus est un exemple très simple d’informations détaillées sur un projet particulier. Plus ou moins d’informations peuvent être nécessaires pour vos projets selon l’organisation et les préférences de la direction.
Une bonne pratique consiste à envoyer ces informations avant les réunions de statut de projet, ce qui permet aux parties prenantes de passer en revue les informations à l’avance et venir préparées avec des questions supplémentaires et/ou prendre une décision.
Plus les chefs de projet sont détaillés dans leur rapport sur le projet, moins de questions et défis le projet recevra car les parties prenantes se sentiront « dans la boucle. »
Du point de vue des coûts, ces unités de travail sont généralement allouées à des départements spécifiques au sein de l’entreprise, dont ils ont la responsabilité. Ces départements, ou centres de coûts, qui figurent généralement sur l’organigramme de la société en tant qu’entités distinctes, se voient allouer un budget en fonction des tâches à réaliser. En mettant en parallèle le découpage du projet (WBS) avec ces centres de coût, l’entreprise dispose ainsi non seulement d’une vue globale de la progression du projet, mais également de son impact financier.
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