comment faire utiliser votre outil de management de projet par votre Équipe

How to Get Your Team to Use your Project Management Tool

http://www.easyprojects.net/blog/2014/01/24/get-team-use-project-management-tool/

Ça y est, vous vous êtes jetés à l’eau et avez investi dans un nouvel outil de management de projet. Félicitations! Malheureusement, aucun de votre personnel n’est enchanté par ce changement. Ils ont chacun leur propre système et s’y accrochent comme un bébé à son doudou ! Jusqu’à ce qu’ils embrassent le changement, votre onéreux outil de management d’équipe projet va juste être posé là, vide et inutile.

Chaque organisation va rencontrer d »e la résistance au changement, mais ce n’est pas une excuse pour vous pour laisser les choses en l’état et laisser un comportement de tête de mule de certains paralyser le business. Vous devez garder le contrôle et, si possible, les transformer en avocats du nouveau système.

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Ci-dessous sont quelques trucs utiles pour y parvenir :

Formez

teachUne des raisons principales pour laquelle les gens n’aiment pas de nouveaux systèmes est la nécessaire courbe d’apprentissage. Il est intimidant d’apprendre un nouveau programme à partir de zéro. La mise en place de sessions de formation fréquentes avant la sortie officielle peut donner aux gens une chance de s’adapter. Adaptez contenu et programme de formation aux personnes à former : Moins une personne est technique, plus elle devra suivre de classes et vice versa. Si possible, faites les étudiants se former entre eux, cela fera aussi un bon exercice de développement de l’esprit d’équipe.

Donnez de la perspective à votre équipe

les 5 pourquoi, les 5 whysParfois, cela aide de savoir Pourquoi vous faites quelque chose, au lieu de juste exécuter des ordres. Posez le contexte de la situation, expliquez les difficultés de l’ancien système et comment le nouveau améliorera des choses. Montrez-leur comment ils peuvent bénéficier des nouvelles fonctionnalités et comment elles amélioreront leur efficacité, augmenteront l’exactitude des rapports et diminueront leur stress. De même, montrez les conséquences de la saisie de données incorrectes ou d’une mauvaise utilisation. Faites savoir que l’efficacité de l’outil de management de projet dépend entièrement de comment ils choisissent de l’utiliser.

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Faites respecter les procédures

crier des ordresUne fois que vous avez mis en place des procédures pour une utilisation appropriée de l’outil de management de projet, vous devez vous montrer impitoyable et les faire respecter. L’outil de management de projet est seulement aussi bon que les informations que vous y mettez et donc vous devez régulièrement vérifier l’intégrité de la base de données et rendre les utilisateurs individuellement responsables des entrées qu’ils font. Si quelqu’un fait systématiquement des fautes de frappe dans ses données ou utilise des raccourcis non autorisés, vous devez le réprimander et vous assurer qu’il change son comportement.

Éliminez les alternatives

Quelques collaborateurs voudront retourner au confort de leur ancien système, que ce soit un vieux logiciel ou une autre méthode manuelle. Si vous le pouvez, vous devez éliminer ces options dès que le nouveau système est en ligne. Supprimez le précédent outil de management de projet de votre réseau (ou supprimez-en au moins l’accès) et découragez l’utilisation de l’ancien système.

Recrutez des alliés de l’intérieur

help wantedSi les membres de l’équipe résistent au changement parce qu’il est « imposé » par la direction, contournez le problème. Recrutez les collaborateurs les plus ouverts d’esprit et demandez-leur d’aider à convaincre les membres de leurs équipes. Les collaborateurs difficiles pourraient être plus réceptifs à leurs pairs.

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6 réflexions sur “comment faire utiliser votre outil de management de projet par votre Équipe

  1. Ping : comment faire utiliser votre outil de managemen...

  2. La mise en place d’un nouvel outil se heurte toujours à la réticence de certains.
    Il faut prévoir une période d’adaptation à l’outil, leur montrer que le temps “perdu” au départ sera du temps gagné par la suite et un moyen d’avoir des aides à la prise de décision plus fiables.
    Faire des utilisateurs volontaires des ambassadeurs de ces nouveaux outils est effectivement un excellent moyen de la promouvoir et le faire accepter par les réfractaires.

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  3. Ping : comment faire utiliser votre outil de managemen...

  4. Souvent dans la mise en place d’un nouvel outil, on répond à un besoin de la hiérarchie en matière de suivi, de pilotage, de qualité de données ou autre.

    Mais moins souvent, on répond à un besoin des utilisateurs qui sont en recherche de facilité d’utilisation, fonctionnalités supplémentaires pratiques, intuitivité, convivialité ou autre.

    Peut-être qu’une voie pour le chef de projet est de faire en sorte que les deux parties y trouvent leur compte et si on apporte des bénéfices aux utilisateurs, la résistance sera beaucoup plus faible.

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  5. Ping : comment faire utiliser votre outil de management de projet par votre Équipe | CEPI MANAGEMENT

  6. Je pense que le meilleur moyen pour qu’un outil de management de projet soit adopté et utilisé est que chacun y trouve un intérêt. Dans le cas des membres de l’équipe projet, il faut leur offrir une solution qui leur permette de gérer leur tâches quotidiennes et de mieux communiquer avec leur collègues avec des discussions, un chat et des commentaires.
    Chez Earliz (http://www.earliz.com), nous avons conçu une application de gestion de projet avec une interface optimisée pour un usage quotidien et proposant également un suivi de projet sans effort pour faciliter le reporting du chef de projet. Ainsi nous remarquons une très bonne adoption par tous les participants des projets !

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