6 éléments à inclure dans votre Charte Projet

6 Things to Include in Your Project Charter

La Charte Projet est le début officiel du projet. Elle vous autorise formellement vous et votre équipe à commencer le travail sur les tâches requises, donc c’est un document vraiment important. Sans charte, vous n’avez pas le mandat de faire faire des choses, donc, dans un monde idéal, vous devriez insister pour que la charte soit préparée et approuvée avant que vous ne vous engagiez vous ou quelqu’un d’autre à faire n’importe quel travail.

Idéalement, si vous allez être le chef de projet sur ce Projet, vous devriez être assigné au moment où la charte est écrite pour pouvoir l’influencer. Dans les faits, on vous demandera probablement d’écrire tout cela pour le compte de la personne initiant le projet. Alors, si on vous demande d’assembler une charte de projet, qu’est-ce qui devrait y entrer ?

Commençons par cette vidéo de Jennifer Whitt

Voici six choses critiques à inclure dans votre charte.

1. Déclaration des besoins fonctionnels

D’abord, votre Charte projet a besoin d’une déclaration des besoins fonctionnels. Autrement dit, pourquoi faites-vous ce projet ? Ceci peut prendre la forme d’une description à un haut niveau du projet et du problème que le projet essaie d’adresser. Cela pourrait inclure un retour d’information de clients, un peu de statistiques ou autres résumés qui expliquent le pourquoi des besoins fonctionnels de ce projet. On pourrait aussi parler des livrables du projet, le produit ou le service qu’il produira, et pourquoi ceux-ci sont importants pour la société.

Ne faites pas trop long. On espère que le raisonnement qui amène à faire le projet est très clair, donc vous devriez pouvoir faire comprendre vos points et expliquer pourquoi le Projet Est important en moins d’une page. Si cela demande plus, vous devriez vous demander pourquoi il est si difficile d’expliquer en quoi cela vaut la peine d’avancer sur ce projet !

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2. Besoins du Projet

À ce point vous ne pourriez pas avoir la spécification complète des besoins, mais vous pouvez au moins exposer les besoins principaux pour le projet. Ceux-ci devraient couvrir les besoins de divers groupes de parties prenantes: les clients externes (utilisateurs finaux) et vos clients internes (comme votre sponsor de projet) peuvent attendre quelque chose de différent du projet.

Une façon d’exposer les besoins est selon qu’ils soient critiques, voulus ou souhaitables. Les besoins sont des choses qui doivent absolument être livrées, les besoins critiques sans lesquels on considérera le projet comme un échec. Les besoins voulus sont des choses que les clients du Projet voudraient avoir, mais ne sont pas impérativement essentiels. Les souhaitables seraient agréable à avoir et sont ces articles qui sont sur « la liste au père Noël » : Si nous avions tout le temps et l’argent du monde, ils seraient très appréciés à la livraison mais tout le monde sait qu’il y a peu de chance de les avoir.

3. Chef de projet assigné

managerCeci est une brève section exposant qui est assigné comme chef de projet. Cela va probablement être vous, donc mettez-y votre nom. Cette section devrait aussi couvrir le niveau d’autorité que vous avez. Ceci pourrait inclure la capacité à engager des dépenses jusqu’à un certain budget, la capacité d’assembler une équipe et autres responsabilités ou autorité qui viennent avec le travail.

Si vous ne savez pas exactement ce dont vous allez être responsables, copiez la Charte projet d’un autre projet et copiez-la ! Si vous écrivez cette section, donnez-vous autant de responsabilités que vous vous sentez à l’aise et laissez le sponsor de projet vous dire si vous avez dépassé les limites lorsqu’il passe le document en revue.

4. Jalons de Projet

La charte de projet devrait inclure un échéancier sommaire. À ce point vous n’avez probablement pas fait beaucoup de planification. Vous pourriez même ne pas encore avoir une équipe projet complète, donc vous pouvez à peine avoir demandé leur apport sur les tâches requises ou combien de temps tout cela prendra. Ajoutez un grand avertissement à l’échéancier des jalons principaux si c’est le cas, déclarant qu’une revue appropriée de l’échéancier aura lieu plus tard et que ces dates peuvent changer.

L’échéancier des jalons majeurs est particulièrement important si vous travaillez avec certaines dates fixes, comme un gel de code de fin d’année, un produit qui doit être lancé à une certaine date ou une disposition réglementaire ou légale qui exige que vous soyez conforme à quelque chose avant une date fixe. Ces dates ne bougeront pas, donc cela vaut certainement la peine de les noter pour les prendre en compte. D’autres dates seront en grande partie des ambitions, mais il est bon d’avoir une idée de quand votre sponsor s’attend à ce que le travail soit achevé. Une façon facile de compléter cette section est d’inclure une copie d’écran de votre outil de management de projet.

5. Assomptions de projet

estimatingÀ cette première étape dans le projet, vous devrez faire quelques suppositions. Celles-ci sont des choses que vous assumez pour être vraies. Vous les vérifierez plus tard. Un exemple serait que vous aurez l’accès à toutes les ressources dont vous avez besoin. Les assomptions tombent dans trois catégories principales : des suppositions organisationnelles, environnementales et externes, mais vous verrez aussi des façons différentes de les catégoriser et vous pourrez utiliser celles qui fonctionnent le mieux pour vous.

Des suppositions organisationnelles sont liées à comment fonctionne la société, par exemple, quoi que ce soit que vous commandez peut être fourni sous 30 jours. Si cette supposition n’est pas vraie, elle affectera votre prévisionnel de projet quand vous prévoirez d’avoir tout votre kit livré dans 30 jours après commande.

Des suppositions environnementales sont liées à l’environnement dans lequel vous opérez comme le niveau d’autorité et de tolérance qui vous ai donné comme chef de projet.

Des suppositions externes touchent aux choses à l’extérieur de la société, comme des conditions du marché et les normes de l’industrie qui doivent être suivies. Une supposition pourrait être qu’elles ne changeront pas pendant le cycle de vie du projet. Si elles changent vraiment, vous devrez repenser le but et les objectifs du projet.

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6. Parties prenantes du projet

Finalement, vous devriez vous assurer votre charte inclut une liste des parties prenantes principales et leurs rôles. Ceci est important car ceci confirme leurs rôles et responsabilités sur le projet. Incluez aussi votre sponsor de projet dans la liste et notez lesquelles de ces personnes font partie de votre comité de projet ou autre forum de gouvernance. Vous pourriez aussi noter comment elles seront impliquées : prendront-elles des décisions ou agiront-elles seulement juste à titre consultatif ? Seront-elles responsables de fournir des ressources ou seront-elles les destinataires des produits livrés ? Cette section s’assure que tout le monde sait qui est responsable de quoi.

La charte projet est un début essentiel à un projet. Vous pouvez la réviser plus tard, particulièrement si votre projet va avoir des phases multiples, ne considérez donc qu’elle soit gravée dans la pierre. Cependant, une déclaration claire du travail à faire, comment il sera fait, l’environnement dans lequel ce sera fait et des gens qui le feront vous donne une clarté sur les objectifs du projet dès le début.

Rappelez-vous d’inclure le développement de la charte projet dans le planning de projet. Faites de ce processus un de vos jalons clés et enregistrez-le dans ProjectManager.com. Vous pouvez y documenter tous les jalons sommaires et en faire une copie d’écran pour votre charte de projet.

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