Et si nous appliquions les 7 principes de Prince2 à notre situation de télétravail ?

Application des principes PRINCE2 au télétravail

Applying PRINCE2 principles while working from home

https://www.axelos.com/news/blogs/june-2020/applying-prince2-principles-working-from-home par Allan Thomson

En ce moment, quand beaucoup plus de gens travaillent depuis la maison, les meilleures pratiques de management de projet, comme celles de PRINCE2®, peuvent faire une grande différence pour gérer les pressions tant au plan professionnel que personnel.

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Les 7 principes PRINCE2 peuvent être appliqués d’un certain nombre de façons

1. Justifiez le cas d’affaires en continu

D’une perspective professionnelle, vous devriez avoir agréé des objectifs avec votre employeur qui guident vos tâches quotidiennes et vous donnent une direction claire pour vos activités les plus importantes quand vous travaillez de la maison. Cela inclurait évidemment rester en lieu sûr.

Au plan personnel, pendant cette période d’incertitude, vous devez continuer à avancer; même à la lumière de mauvaises nouvelles nationales et internationales survenant chaque jour. Ceci peut avoir un effet négatif sur les gens mais établir un plan pour la journée est utile tant mentalement que physiquement.

2. Apprenez de l’expérience

Comprendre comment résoudre les problèmes que vous rencontrez pendant cette expérience de confinement, apprendre des autres et s’adapter aux nouvelles technologies et façons de travailler peut seulement rendre votre expérience de travail à distance plus gérable et agréable.

3. Définissez rôles et responsabilités

Il est important de s’assurer que les gens dans toute l’organisation ont défini des rôles et des responsabilités. Cela rend plus facile de savoir quelles sont les bonnes personnes à inviter aux réunions virtuelles. De plus, les membres d’équipe qui trouvent leur charge de travail réduite en raison du travail à distance pourraient être redéployés pour aider d’autres équipes dont les charges de travail ont augmenté.

Ce principe est aussi approprié à vos tâches domestiques quand vous travaillez de la maison : votre conjoint, partenaire ou d’autres personnes qui cohabitent doivent être clairs sur la division du travail et comprendre qui va faire quelles tâches chaque jour. Cela permet à chacun d’adapter ces tâches en fonction de leur travail du jour.

4. Managez par étapes

Vous pouvez vous considérer vous-même, travaillant de la maison, comme un produit. Par exemple, manager par étapes pourrait signifier avoir une routine régulière pour suivre les nouvelles à un moment particulier chaque jour et faire ensuite une promenade, du vélo ou courir. Commencer et terminer des activités différentes créent de la variété et évitent un stress inutile.

5. Managez par l’exception

Si vous observez un travail qui ne vous semble pas tout à fait correct, entrez en contact avec vos collègues immédiatement et, si nécessaire, escaladez la discussion et donnez suite par écrit. D’autre part, être joignable pour ses collègues, même en dehors des heures standards, est important quand chacun travaille selon des horaires flexibles en télétravail et jongle avec des demandes diverses et variées.

Ce principe s’applique aussi à prendre soin de votre santé en ces temps de pandémie. Surveillez les symptômes qui pourraient indiquer le Covid-19 et n’attendez pas pour obtenir de l’aide si nécessaire.

6. Concentrez-vous sur des livrables

Vos livrables sont comment vous faites votre travail, plus votre santé mentale et physique. Cela signifie prendre des pauses appropriées et faire de l’exercice pour rester sain tout en travaillant à distance.

Dans ce scénario, amis et la famille qui vivent ailleurs sont aussi des « livrables » et cela implique de respecter les restrictions des contacts en face à face. Cependant, vous devriez toujours faire des plans pour l’avenir, par exemple comment vous utiliserez vos vacances et vous assurerez qu’il y a des choses à attendre avec impatience.

7. Adaptez à l’environnement

Assurez-vous que vous créez des conditions de travail à distance avec lesquelles vous pouvez fonctionner efficacement. Cela devrait vous sembler aussi proche que possible du business habituel.

En tant que personne travaillant de la maison, vous et vos responsabilités professionnelles êtes maintenant devenus votre projet. Les principes PRINCE2 aideront à le diriger, vous garder organisés, motivés et capables de soutenir vos collègues en ces temps difficiles.

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Comment être efficace dans une réunion « en ligne »

Comment tirer de bons résultats des réunions ? Les astuces suivantes pourraient vous être fort utiles.

How to be effective in an online meeting

http://www.scrum-breakfast.com/2019/02/how-to-be-effective-in-online-meeting.html par Peter Stevens

Depuis des années maintenant, j’ai mené des réunions en ligne pour le Leadership Circle, les Aspiring Ambassadors of Scrum et bien sûr beaucoup de planifications et revues de sprint. Comment tirer de bons résultats des réunions ? Les astuces suivantes sont si utiles que je les donne maintenant à chaque invitation de réunion.

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Quelques suggestions pour une réunion en ligne efficace

  • Bloquez les 15 minutes avant l’événement pour pouvoir quitter votre réunion précédente et préparer la technologie (caméra, casque à écouteurs, vous assurer de pouvoir lancer Zoom et Trello).
  • Prévoyez de vous installer dans un endroit calme avec le bon accès à Internet et l’alimentation électrique de vos dispositifs.
  • Assurez-vous du bon éclairage pour que les gens puissent voir votre visage.
  • Si vous utilisez des outils pour partager l’ordre du jour ou les points de discussion (Jira, Trello, Googledocs ou Office 365), saisissez vos sujets et mettez à jour vos notes de préparation avant que le meeting ne démarre, ainsi votre temps ensemble sera concentré sur la discussion et les sujets, pas la saisie de données.

Mon expérience est  que ces conseils vous donneront 15 minutes supplémentaires de temps utile sur un appel d’1 heure.

Et vous, comment améliorez-vous l’efficacité de vos réunions en ligne ?

5 astuces pour les managers d’équipes récemment dispersées

Souvenez-vous, travailler à distance n’est pas « business as usual » (et ne le sera pas pendant encore un long moment).

Five Tips for Managers of Newly Dispersed Teams

https://www.jrothman.com/mpd/2020/03/five-tips-for-managers-of-newly-dispersed-teams/  par Johanna Rothman

Êtes-vous un manager habitué au « management en se baladant » dans les bureaux (en rencontrant et écoutant les personnes) ?

Vous pouvez utiliser cette approche avec des équipes colocalisées. Mais cela ne marche pas pour des équipes géographiquement distribuées ou en télétravail.

Souvenez-vous, travailler à distance n’est pas usuel / « business as usual ». (Et ne le sera pas pendant un long moment)

Et, vous pourriez vous poser cette question : “si personne ne vient au bureau, comment saurai-je ce qu’ils font ?”. Vous seriez étonnés : vous ne saviez pas non plus ce qu’ils faisaient quand vous étiez tous au bureau.

managerSelon mon expérience, si vous n’offrez pas d’autonomie aux personnes dans leur travail, ils se joueront du système. Vous pourriez avoir été sous l’illusion de savoir ce qu’ils faisaient. Vous saviez en partie de ce que faisaient les gens, pas tout.

Vous avez une opportunité de travailler différemment dans votre rôle de manager. Si vous ne l’aviez pas expérimenté auparavant, vous pourriez vous sentir mal à l’aise et peu préparés à faire face à ces changements. Je recommande vraiment que vous commenciez par demander de l’aide.

Par exemple sur chacun de ces items :
  • Concentrez-vous sur la collaboration d’équipe
  • Augmentez la visibilité de l’avancement
  • Réduisez le travail en cours de l’équipe (WIP : Work In Progress)
  • Substituez des entretiens par vidéo au « management en se baladant »

La cinquième astuce concerne le  non micro-management à distance. Vous pourriez avoir besoin d’aide sur cela aussi.

Commençons par la collaboration d’équipe.

Astuce 1 : Supportez le travail d’équipe, pas le travail individuel

Vous pourriez penser que, à distance, tout le travail est individuel. Ce n’est pas le cas. Si vous créez des produits quels qu’ils soient et logiciels tout particulièrement, vous faites un sport d’équipe.

Demandez aux membres de l’équipe si quoi que ce soit empêche la collaboration à distance et efforcez vous de fixer ces problèmes.

La réussite du développement de logiciel dépend de combien l’équipe apprend bien ensemble. Mieux les membres de l’équipe apprennent ensemble, meilleur est le produit. Si vous voulez des livraisons plus rapides, des équipes qui travaillent bien ensemble peuvent y parvenir plus rapidement. Et si vous voulez faire de petits changements rapides, l’équipe devra prendre en compte son excellence technique.

Dans votre rôle de manager, vous pouvez demander aux équipes de collaborer. Quand les équipes collaborent et se concentrent sur créer des fonctionnalités testées qui marchent, les équipes réalisent un progrès réel et rapide.

Et, vous pouvez demander aux gens si quoi que ce soit empêche la collaboration. Vous pourriez être capable de fixer ces problèmes.

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Astuce 2 : Rendez tout progrès visible

Vos clients ne se soucient pas seulement des fonctionnalités validées qui marchent. Vos clients pourraient aussi se soucier des défauts qui restent dans le produit.

En tant que manager, bien que vous puissiez avoir pléthore de métriques, la plupart de ces mesures ne vous aide pas à manager. Quelles fonctionnalités testées votre équipe peut-elle vous montrer aujourd’hui ?

Si votre équipe est encore en train d’apprendre comment travailler en équipe, considérez ces quelques idées
  • Démonstrations, même de produit de fonctionnant que partiellement.
  • Designs intermédiaires et décisions prises en se basant sur ces idées. (Je m’attends à voir un peu de code qui tourne. Cela pourrait ne pas être une démonstration digne d’être présentée au client, mais c’est une sorte de démonstration).
  • Les résultats d’expérimentation.

Toutes celles-ci reflètent diverses sortes de progrès.

Voici ce qui n’est pas du progrès
  • Des fiches sur un tableau. Ce que la carte représente est le progrès. Ne regardez pas les cartes; regardez le résultat que représente chaque carte.
  • N’importe laquelle de ces métriques individuelles : nombre de lignes de code, nombre de tests, nombre d’heures passées à coder, tests, ou revues.

Vous n’avez pas besoin de trop de métriques si vous pouvez voir un progrès visible. Vous pourriez demander à l’équipe de suggérer ce qu’ils voudraient vous montrer en matière de progrès.

Astuce 3 : Réduisez le travail en cours / Work In Progress (WIP) de l’Équipe

La plupart des équipes avec lesquelles je travaille ont un énorme problème: beaucoup trop beaucoup de WIP (travail en cours). Vous pouvez aider l’équipe en travaillant avec les gens qui donnent les besoins à l’équipe. Vous pouvez clarifier les priorités de l’organisation.

Le monde est changeant et cela va continuer. Je n’ai aucune idée ce que « normal » sera ou quand ce « normal » arrivera.

En attendant, vous pouvez aider votre équipe quand vous facilitez les conversations pour penser minimum à faire plutôt que maximum. (Ne décidez pour personne. Facilitez leurs conversations.)

Et, demandez à l’équipe et aux personnes qui gèrent le produit ce que vous pouvez faire pour aider à réduire le WIP de l’équipe.

Astuce 4 : Substituez la vidéo au Management by Walking Around (management par la rencontre et l’écoute en allant vers les personnes)

Au début, quand j’ai commencé à manager des équipes distribuées dans les années 80, nous n’avions pas de caméras comme c’est le cas aujourd’hui. J’avais seulement le téléphone.

Je n’avais littéralement aucune compréhension, aucune vision, de comment les gens travaillaient.

Nous n’avons plus ce problème maintenant. Chaque ordinateur portable a une caméra. Nous avons aussi des tablettes et des téléphones avec des caméras. Nous avons une visibilité pénétrante si nous décidons de l’utiliser.

Allumez votre caméra. Travaillez en public si vous voulez voir ce que font les gens. Travaillez avec les gens dans un outil qui a de la vidéo. Puis, demandez que l’autre personne allume sa caméra.

Chacun doit voir le contexte de chaque personne et la caméra nous montre le contexte de chacun.

Est-ce qu’une caméra remplace le Management by Walking Around ? Pas totalement. Cependant, si vous ajoutez aussi un petit partage personnel au début de chaque session, vous pourriez être tous capables de gagner en compréhension. Et, vous pouvez demander aux personnes de vous dire ce qui se passe pour elles.

Astuce 5 : Résistez à la forte envie de micro-manager

J’ai entendu parler d’organisations avec des managers qui veulent savoir ce que leurs collaborateurs éloignés font à chaque instant. Alors, ils installent des logiciels « espions ».

Ne le faites pas. C’est la plus mauvaise sorte de micro-management. Pire, elle ne vous dit rien. Voici quelques raisons pour lesquelles ces personnes pourraient ne pas utiliser leurs ordinateurs :

  • Votre infrastructure ne supporte pas les besoins des personnes, donc elles utilisent leurs téléphones pour collaborer, pas leurs ordinateurs. Ou, elles utilisent un équipement différent, pas un vous avez approuvé, pour leur collaboration.
  • Elles lisent/revoient le produit et réfléchissent. Vous ne pouvez pas voir que les gens réfléchissent.
  • Elles pourraient utiliser un « bac à sable » que vous ne contrôlez pas pour expérimenter. Particulièrement si l’infrastructure que vous avez fournie n’est pas satisfaisante.
votre temps est limité, focalisez-vous sur les tâches prioritaires.

Un manager m’a dit qu’il avait besoin d’un rendez-vous en tête à tête quotidien avec chaque personne. Je lui ai demandé s’il pourrait vraiment allouer ce temps avec chacune et faire quand même son travail.

Il a soupiré et a dit qu’il n’avait pas le temps.

Je lui ai dit de retourner à des rencontres hebdomadaires ou bihebdomadaires et de demander au lieu de cela une information asynchrone sur les obstacles qu’il pourrait les aider à surmonter. Et, de se concentrer sur son travail qui est plus stratégique.

Manager des équipes géographiquement distribuées exige des tactiques différentes

Quand vous managez votre équipe devenue maintenant dispersée, réfléchissez à comment vous pouvez les soutenir à compléter de petits livrables. Que pouvez-vous faire pour l’équipe, pas les individus ? Changez votre tactique pour de meilleurs résultats du travail à distance.

Quelles sont les bonnes raisons d’opter pour un job, voire une carrière entière, dans le management de projet ?

Cette carrière attire de plus en plus d’attention mais peut-être n’êtes-vous pas tout à fait sûrs de si cela vous conviendrait…

9 Great Reasons to Choose a Project Management Career

http://projectbliss.net/project-management-career/ par Leigh Espy

Une amie m’a récemment dit que le management de projet semble terriblement ennuyeux.

Elle n’est en fait pas manager de projet.

Alors, pourquoi quelqu’un choisirait-il une carrière dans le management de projet ?

Je vous dirais…

…parce que cela présente beaucoup d’attraits. Il y a en effet de nombreuses raisons pour lesquelles c’est un formidable choix de carrière.

Et ce n’est pas ennuyeux. Loin de là.

Cette carrière attire davantage d’attention depuis ces dernières années. Mais peut-être n’êtes-vous pas tout à fait sûrs de si cela vous conviendrait.

Ou peut-être que vous ne savez pas grand-chose du management de projet pour l’instant ?

S’il en est ainsi ne vous sentez pas exclu. Je suis manager de projet depuis 15 ans, mais au départ, je ne savais pas que voulais en être une.

Quand j’ai terminé mes études au collège et ensuite au lycée, je ne savais pas ce que voudrais faire en grandissant.

Il me semblait que tous les autres avaient une bonne idée des emplois et carrières qu’ils voulaient et je ne savais pas. Je souhaitais quelque chose de stimulant qui me permette de faire partie d’une plus grande équipe, mais aucun des emplois traditionnels ne me paraissait attirant. J’avais des amis entrant dans la justice, le business, le conseil, la profession de dentiste et un ami de collège était pilote de voiture de course.

Leigh Espy

Mais c’était avant que le management de projet ne soit devenu un choix de carrière bien mieux connu et établi. Donc je suis heureuse d’y être finalement, et par hasard, venue.

Et maintenant le management de projet est plus solidement établi dans notre culture de travail, avec des formations, des diplômes et des certifications.

Mais si vous n’êtes pas sûr qu’une carrière de management de projet soit bonne pour vous, je peux vous donner bien des raisons de la considérer.

Je suis une fervente supporter, donc je vais vous donner une liste de raisons pour lesquelles je pense que c’est une carrière formidable. Je suis complètement biaisée. Il me semble que j’ai gagné à la loterie des carrières. J’aime toujours autant mon travail après toutes ces années.

Considérez ces raisons en faveur d’une carrière dans le management de projets.

Pourquoi choisir une carrière dans le management de projet

1. Belles perspectives de carrière

Il est prouvé qu’il y aura un grand besoin de managers de projets pour les 10 ans à venir. Cette étude de Anderson Economic Group montre une forte augmentation du travail dans le management de projet jusqu’en 2017. “Sur une base annualisée, les employeurs devront recruter presque 2.2 millions de nouveaux rôles orientés projet chaque année jusqu’en 2027.”

Le management de projet ouvre une perspective de carrière positive doublée de bons salaires: Déjà 2 excellents points qui supportent ce choix de carrière.

2. Bon salaire

 

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Selon Glassdoor, le salaire moyen national aux États-Unis pour des managers de projet est $80,854 annuel.

Et puisque c’est une moyenne, vous pourriez bien sûr gagner bien plus.

Ce billet sur le blog projectbliss.net fournit beaucoup plus d’information sur les salaires des managers de projet.

3. Travail significatif

Les managers de projet collaborent avec leurs équipes pour construire les solutions qui adressent des problèmes. Vous pouvez construire des choses qui rendront meilleures les vies d’autres personnes et changer le monde par ce que vous créez.

Et si vous travaillez pour une société que vous aimez vraiment, et voulait faire partie de son succès, le management de projet aide à s’assurer que la société délivre de la valeur. Cela permet de contribuer au succès global de l’organisation.

4. Constantes opportunités d’apprendre

Parce que les projets peuvent varier tellement, vous continuerez à être challengé par des opportunités de grandir. Si vous êtes dans la technologie, par exemple, de nouvelles technologies émergentes présentent des chances d’apprendre en permanence.

5. Opportunités de travailler dans de nombreuses industries

Les managers de projet sont utilisés dans l’informatique, la santé, le divertissement, l’alimentation et la grande distribution, l’aéronautique et bien d’autres d’industries.

Cette même étude d’AEG a trouvé de belles opportunités de carrières dans le management de projet dans les secteurs suivants : la santé, l’industrie, les services de l’information et de la publication, les finances et l’assurance, la gestion et les services professionnels, l’énergie, pétrole et gaz. Je connais même un manager de projet qui utilise ses compétences dans son église.

6. Possibilité de télétravailler

Comme manager de projet, vous devez être capable de communiquer avec votre équipe. Mais cela ne signifie pas que vous devez tous être assis dans la même pièce. Il est possible de travailler avec des équipes géographiquement distribuées. La technologie permet de plus en plus aux équipes de travailler à distance et cela devient plus commun.

Le management de projet peut être réalisé à distance. La technologie permet travailler avec votre équipe de presque n’importe où.

7. Mobilisation de nombreuses et différentes compétences

Les managers de projet doivent compter sur beaucoup de jeux de compétences différents pour réussir.

Vous devez non seulement connaitre des approches et des méthodologies, mais aussi beaucoup de compétences douces comme la communication et la diplomatie.

Il y en a toujours plus à apprendre et des compétences à renforcer.

8. Superbes possibilités de carrière avec mobilité ascendante

homme grimpant sur l'échelle des compétencesTravailler dans un rôle de manager de projet vous donne compétences et expertise qui vous préparent pour de nombreuses autres positions plus tard dans votre carrière. Ce billet sur les parcours de carrière du manager de projet présente d’autres opportunités de carrière auxquelles le management de projet vous prépare. Responsable de produit, Directeur des opérations et même entrepreneur sont quelques-unes des opportunités listées. Même si vous aimez le management de projet et souhaitez rester dans ce rôle pendant de nombreuses années, vous pouvez vous déplacer vers un rôle de manager de projet senior et prendre en charge des projets plus complexes.

9. Jamais ennuyeux

Le management de projet, de par sa nature, signifie que vous travaillerez sur des projets et les projets ont une date de fin définie. Ainsi, une fois qu’un projet finit, vous pouvez en commencer un autre. Vous parvenez à amener un projet à son achèvement et vous vous déplacez ensuite sur un autre projet.

Même si vous travaillez dans un environnement où vous réalisez les mêmes types de projets, il y aura des différences entre eux. Cela peut être un client différent avec des besoins différents et des personnalités ou des risques différents à considérer, mais il y aura de la variété dans vos projets. Ou bien, vous pouvez travailler dans un environnement avec des projets extrêmement différents.

Pour conclure

Le management de projet pourrait être pour vous le travail rêvé. Il y a tant de raisons d’aimer ce choix de carrière. Si vous considérez ce métier, regardez-y de plus près et n’hésitez pas à poser vos questions!

collaborer à travers le monde

Manager des équipes avec des membres qui travaillent à distance reste difficile, comment s’y prendre ?

Comment adresser les défis du management de travailleurs à distance

Addressing Challenges Managing Remote Workers

https://www.ginaabudi.com/addressing-challenges-managing-remote-workers/ par Gina Abudi

collaborer à travers le mondeIl y a bien des challenges dans le management d’employés travaillant à distance.

Ceux-ci incluent, mais ne sont certainement pas limités à :

  • Vérifier les avancées sur les tâches et actions en cours
  • S’assurer qu’ils se sentent comme faisant partie de l’équipe et de l’organisation dans son ensemble
  • Manager les différences culturelles (particulièrement pour les travailleurs à distance d’autres pays)
  • Gérer la performance
  • Résoudre les conflits entre travailleurs à distance
  • Garantir la cohérence de comment le travail est réalisé
  • Faciliter une communication et collaboration entre ces travailleurs éloignés

Si nous nous dotons d’une force de travail géographiquement distribuée pour réussir, nous allons plus probablement éliminer ces challenges si nous les adressons très tôt quand ils surgissent et avant qu’ils ne commencent à impacter la capacité de ces travailleurs éloignés à atteindre leurs objectifs.

les communications dans l'équipeL’un des plus grands défis, qui mène à bon nombre des questions ci-dessus, est l’engagement du travailleur à distance. Des personnes éloignées engagées sont plus productives et ont tendance à collaborer et communiquer plus efficacement et à travers toute l’organisation.

Nous ne voulons pas que nos travailleurs à distance se sentent isolés.

Une façon de réduire/rompre cet isolement est de :

  • Choisissez l’outil qui permettent à toutes et tous d’être bien connectés

    Faciliter la collaboration régulière parmi et entre les travailleurs géographiquement distribués via un portail collaboratif (site interne)

  • Planifier et tenir :
    • Des réunions virtuelles en tête-à-tête toutes les 1 ou 2 semaines avec chacun des contributeurs distants
    • Des sessions mensuelles de tous les membres de l’équipe via une plate-forme collaborative virtuelle
    • Des réunions si nécessaire de sous-équipes pour les groupes de travailleurs éloignés travaillant sur de plus petites initiatives

De plus, vous pouvez adresser de nombreux challenges en ayant clairement défini des processus et des procédures

Sur comment :

  • Des ouvriers distants collaboreront
  • Le travail sera partagé
  • Les problèmes seront résolus et les décisions prises
  • Les conflits seront gérés

Célébrer les événements spécifiques aux membres éloignés comme leur anniversaire et fêter les succès en tant qu’équipe (quand par exemple des membres lointains collaborent pour achever un projet) est une excellente manière de reconnaître leur travail et cela montrent que vous les estimez.

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Alors que nous avons tendance à célébrer naturellement succès et accomplissements quand nous sommes co-localisés, cela nécessite un effort concerté de le faire aussi pour les personnes à distance.

Que faire quand la co-localisation géographique des équipes pour un projet Agile n’est pas une option ?

Un des principes Agiles est : “la méthode la plus efficace et efficiente de transmettre l’information dans une équipe de développement est la conversation en face à face.”

When Co-location is not an Option

http://blog.scrumstudy.com/when-co-location-is-not-an-option/  par SCRUMstudy

Ceci est utilisé pris par la plupart des agilistes comme la justification pour des équipes géographiquement co-localisées. Il y a eu bien des débats autour de la possibilité d’avoir des équipes géographiquement distribuées et comment cela fonctionnerait dans un environnement Agile et plus spécifiquement Scrum. Vous pouvez lire de très forts avis pour ou contre.

Le manifeste agile exprime clairement “S’adapter au changement PLUS que suivre d’un plan” et c’est probablement ce qui devrait être fait ici.

les communications dans l'équipeLa manière dont les équipes travaillent change constamment et les équipes géographiquement distribuées sont une réalité dans un monde globalisé. Vous avez tous les jours des ScrumMasters aux États-Unis avec  des équipes de développement en Chine ou en Inde. Cela ne peut être ignoré. Ce qui peut être fait est de suivre l’esprit du Manifeste Agile qui considère la conversation en « face à face » comme la plus efficace. De nos jours, il y a tant d’outils à notre disposition qui peuvent donner une expérience de conversation en face à face même quand les équipes sont à des milliers de kilomètres de distance. En dehors des outils, il y a peu d’indications pour aider à coordonner efficacement le travail de ces équipes.

1. Les réunions Scrum

Une fois que l’équipe est prête à fonctionner en virtuel, il est essentiel que toutes les réunions recommandées par l’approche Scrum se passent dans la réalité comme prévues. Cela inclut par exemple un Daily Stand-up mais à distance. On peut utiliser des outils comme Skype ou d’autres outils de conférences sur internet (Webex ou GotoMeeting) pour suivre ces réunions. Ces réunions peuvent aussi servir de sessions de « team building » dans une équipe multiculturelle et multilingue. Le ScrumMaster doit prendre les devants et s’assurer que tous les membres d’équipe suivent ces réunions et participent comme exigé.

2. La communication

Businessman Using ComputerLes équipes Scrum distribuées géographiquement dans le monde entier peuvent varier en termes d’éthique de travail, de culture de bureau et de langue. Donc une plate-forme et une langue communes sont exigées pour manager les différences. Les facteurs comme des fuseaux horaires différents, des horaires de travail et le mode de communication devraient être clairement identifiés pour aider à mettre en place des canaux de communication clairs et transparents.

3. Co localisation

Il faut trouver des opportunités de réunir les équipes géographiquement et culturellement distribuées

Parfois quand le travail est proche de se terminer ou si le projet exige qu’une ou plusieurs équipes travaillent étroitement ensemble, les équipes pourraient devoir se rassembler temporairement en un même endroit. Cela aide dans la construction de l’esprit d’équipe quand les membres d’équipe parviennent à se connaître et ce augmente l’efficacité dans la livraison du projet.

Avec la globalisation, l’évolution vers des équipes Scrum géographiquement distribuées et travaillant dans un environnement virtuel est un changement inévitable et aussi un complément à la façon dont nous livrons des projets avec Scrum.
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Travail à distance et courbe de Allen : plus une personne est loin et moins il est probable qu’elle initie la communication !

Quand vous choisissez de travailler à distance, vous devez aborder très spécifiquement ce problème.

Remote working and the Allen curve

http://www.betterprojects.net/2018/02/remote-working-and-allen-curve.html par Craig Brown

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La courbe de Allen est une observation faite dans les années 1970 que plus une personne est loin et moins il est probable qu’elle initie la communication.

Cette preuve soutient l’approche de la co-géolocalisation.

Tom Allen a reproduit l’expérience au début des années 2000 en partant de l’hypothèse que skype, l’email, les communications digitales et de meilleurs équipements audio et vidéo auraient réduit l’impact de ces phénomènes.


Constat principal: Initier le mouvement pour amorcer la communication est le point bloquant. Alors que des communications plus fréquentes sont les fondements d’une collaboration efficace.

L’hypothèse de travail actuelle et  non testée est que les personnes plus jeunes ont passé davantage de temps en ligne et à collaborer sous forme digitale et que nous avons donc développé nos pratiques sociales pour nous connecter plus facilement.

Mon observation personnelle est que ceci est vrai pour certaines populations, mais ce n’est pas encore le défaut pour la majorité des personnes dans les équipes.

Quand vous choisissez de travailler à distance, vous devez vous attaquer très spécifiquement à ce problème.

Comment pouvez-vous encourager le flux d’information et les activités de questions et réponses qui mènent à la collaboration ?

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qu’est-ce que le Management by Wandering Around (le management en se baladant) ?

Voici un rappel intéressant d’une méthode qui n’a rien de nouveau et qui n’a pourtant pas perdu en efficacité dans notre monde du 21ème siècle où règnent les relations virtuelles.

Article original en anglais par Kareem Shaker, Dubaï, Émirats Arabes Unis.

Vous ne pouvez pas gérer les gens depuis une tour d’ivoire, vous devez interagir avec votre équipe, parler avec eux tous les jours et faire tomber toute barrière qui pourrait être un élément important de démotivation dans nombre d’organisations.

Le management par l’écoute et la rencontre (Management By Wandering Around – MBWA) est une technique simple mais efficace pour créer et maintenir un lien solide avec votre équipe. Un lien bâtit sur une confiance mutuelle, la compréhension et l’alignement.

managerMBWA est une des techniques les plus efficaces à pratiquer sur le lieu de travail et  beaucoup de managers l’utilisent pour envoyer un message silencieux “je suis ici!” aux membres du personnel. Je suis certain que vous l’avez déjà expérimenté lors de votre carrière professionnelle. Alors que vous étiez assis et totalement absorbé devant votre écran, soudainement, vous avez trouvé le grand chef de votre organisation debout à deux ou trois mètres de vous et il vous a posé une question comme : “Sur quoi travaillez-vous en ce moment ?

On appelle cela le management par l’écoute et la rencontre. Cela semble très simple et n’exige aucune compétence spécifique. Pourtant, c’est très efficace et c’est l’une des meilleures techniques de motivation que vous puissiez utiliser. En tant que manager de projet, vous devez rester en contact avec les membres de l’équipe, vous devez comprendre leurs problèmes et les aider à les résoudre. Dans cet article,  nous trouvons quelques façons de commencer à pratiquer le MBWA. L’essayer c’est l’adopter et vous percevrez certainement la différence. Cet article s’adresse particulièrement aux managers de projet mais il peut aussi aider tous les managers à la pratique du MBWA.

Adoptez la réunion debout, le « stand-up meeting », sans forcément imposer une fréquence quotidienne

C’est un des thèmes principaux de Scrum, cependant, en pratiquant le MBWA, la réunion debout (« stand-up meeting ») n’a pas besoin d’être quotidienne. Ce peut être une simple réunion rapide pour faire le point avec l’équipe sur les problèmes, progrès, statuts, et ainsi de suite. La beauté des réunions debout est qu’elles sont plus spontanées et moins prévisibles. Vous pouvez dire à l’équipe: “Aujourd’hui faisons la réunion debout, nous discuterons ensemble du projet pendant 10 à 15 minutes”. Il n’est bien sûr pas nécessaire d’utiliser Scrum pour organiser une réunion debout. En fait, elle peut éliminer une partie de la lassitude vis-à-vis des réunions habituelles où trop de temps peut sembler gaspillé. Vous n’êtes pas coincé dans un certain formalisme pendant ce type de réunion, utilisez des paroles qui motivent et remerciez les membres de l’équipe pour chacun de leurs accomplissements.

Prenez-les sur le vif lorsqu’ils font quelque chose de bien

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Un des aspect de la technique dite « The One Minute Manager » développée par Kenneth H. Blanchard est de surprendre les salariés quand ils font une bonne chose pour le projet, même petite, et les remercier de la faire. Si vous passez devant un membre de l’équipe qui fait quelque chose de bien, remerciez-le et exprimez votre satisfaction de le voir faire les bonnes choses Cela stimule toujours les autres membres de l’équipe à bien travailler et à améliorer leurs livrables du projet. Au final, ceci améliore l’organisation toute entière.

Présentez les membres peu visibles de l’équipe aux clients (et au management)

Il arrive souvent que vos clients et votre management ne soient pas conscients de toutes les personnes qui travaillent dans l’équipe projet. Ils peuvent par exemple interagir avec le leader de l’équipe, le product owner ou le Scrum Master, et à peine connaître les noms de certains développeurs. Lors de la première réunion avec les clients dans les locaux de l’équipe, organisez une visite des bureaux et présentez-leur tous les membres de l’équipe en expliquant leurs rôles et leurs responsabilités respectifs. Ceci est un réel élément de motivation.

Posez des questions informelles (le « Small Talk » anglo-saxon)

Ces questions ne devraient pas être liées au projet. Socialisez avec l’équipe et apprenez à mieux connaître leurs centres d’intérêt, passe-temps, famille, soucis, et ainsi de suite, vous pouvez utiliser les questions suivantes (remplacez les  mots en italiques par votre actualité):

  • Comment était votre week-end ?
  • Comment était votre trajet pour venir au bureau ? Combien de temps ce matin ?
  • Avez-vous vu le nouveau film « A star is Born » ou le derby « Milan AC contre Inter Milan » ou le dernier épisode de la série « Le bureau des légendes » ?
  • Avez-vous lu le dernier roman de Guillaume Musso ?
  • Avez-vous essayé la version bêta de Project2020 ?

Claironnez les bonnes nouvelles

Rien ne motive l’équipe autant que de bonnes nouvelles. Essayer d’utiliser les bonnes nouvelles (même petites) pour faire plaisir à l’équipe. Passez dans les bureaux et dites haut et fort “Mesdames, Messieurs, j’ai quelques bonnes nouvelles, NOUS …”. N’oubliez pas d’utiliser « NOUS » et abstenez-vous d’utiliser « JE ».

Récapitulons…

MBWA est une technique puissante à utiliser par le management, les directions, les managers de projets et programmes. Authenticité et proximité font partie des caractéristiques d’un bon manager. Le MBWA doit être nourri, appliqué savamment et pratiqué spontanément.

Cependant, si vous vous n’avez pas envie de l’utiliser, ne vous forcez pas, car mal appliqué, il peut avoir des effets inverses à ceux recherchés et démotiver les membres de l’équipe.

Vous devez le pratiquer de manière rapide, ne pas passer trop de temps à tourner autour d’eux et ne pas leur laisser penser que vous cherchez à contrôler ce qu’ils font !

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Équipes géographiquement distribuées

collaborer à travers le mondeBien sûr, toutes les équipes ne travaillent pas en un même lieu. Cependant, cette approche peut aussi être partiellement réalisée à travers les médias sociaux, réseau social d’entreprise, outils collaboratifs et messagerie instantanée.

Attention également à prendre en compte les différences culturelles.

Partagez votre propre expérience

Si vous utilisez le MBWA ou d’autres techniques qui marchent mieux pour vous, ou inversement si vous avez utilisé certaines techniques qui n’ont pas fonctionné, partagez vos expériences et laissez un commentaire !

Importance de la co-localisation dans la collaboration

Avec Agile, une communication large-bande est nécessaire !

Importance of Colocation in Collaboration

https://www.scrumstudy.com/blog/importance-of-co-localisation-in-collaboration/  par SCRUMstudy

Pour beaucoup des aspects pratiques de Scrum, la communication large-bande est exigée.

Pour le permettre, il est préférable que les membres d’équipe soient localisés géographiquement au même emplacement. La co-localisation permet des interactions tant formelles qu’informelles entre les membres de l’équipe. Cela fournit l’avantage d’avoir les membres d’équipe toujours à portée de main (et de voix) pour la coordination, la résolution de problèmes et pour apprendre.

Certains des bénéfices de la co-localisation

  • Les questions trouvent rapidement des réponses.
  • Les problèmes sont fixés dans l’instant et sur place.
  • Moins de friction entre les interactions.
  • La confiance est gagnée et allouée beaucoup plus rapidement.
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Des outils de collaboration peuvent être utilisés pour les équipes co-localisées ou distribuées

1. Équipes co-localisées (c’est-à-dire, équipes travaillant dans le même bureau)

Avec Scrum, il est préférable d’avoir des équipes co-localisées. Si co-localisées, les modes préférés de communication incluent des interactions en face à face, des salles partagées ou War Rooms, des tableaux Scrum, des affichages muraux, des tables partagées, etc.

2. Équipes distribuées (c’est-à-dire, équipes travaillant dans emplacements géographiques/physiques différents)

Bien que des équipes co-localisées soient préférables, de temps en temps l’équipe Scrum peut devoir être distribuée pour des raisons d’externalisation, d’offshoring, de sites géographiques multiples, d’options de travail-à-la-maison, etc. Certains outils à utiliser pour une collaboration efficace avec des équipes distribuées incluent la communication par vidéo, la messagerie instantanée, les outils de chats, les médias sociaux, les écrans partagés et les outils logiciels qui digitalisent la fonctionnalité des tableaux Scrum, murs partagés, et cetera.

Coûts supplémentaires à prévoir impérativement

Si la co-localisation n’est pas possible et qu’il y a des équipes distribuées,des ressources complémentaires devront être consacrées à faciliter des communications.

Ainsi qu’à comprendre les différences culturelles, synchroniser le travail et favoriser le partage de connaissance.

manager ses projets avec sa tête et aussi avec son cœur pour motiver les équipes et satisfaire toutes les parties prenantes

Ceci s’avère particulièrement vrai et important sur les projets internationaux avec des équipes géographiquement distribuées où les occasions de se rencontrer sont minces sinon inexistantes. Agir avec son cœur c’est aussi s’efforcer de se mettre à la place de l’autre.

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