Mars 2019, un mois riche en événements sur le management de projet et l’agilité

Voici tous les événements en management de projet, leadership et agilité que je vous recommande en ce mois de Mars 2019.

Tous sont liés au management de projet, à la gestion du changement ou au leadership et pourront à ce titre vous rapporter des PDUs si vous êtes certifiés du PMI.

Mercredi 6 – Webinar – PMI® – Introduction to Strengths-Based Project Management

Attendees will learn about the “aware-explore-apply” model of character strengths and how just knowing their own strengths will positively impact their teams and projects. The session is packed with information about why strengths matter, how your strengths can help you and the people around you and ways to start engaging strengths right away. When you leave, you will have tools you can use immediately to start making a difference.

Jeudi 7 Mars – Montréal – PMI® – CdP Excelle – Journée internationale des femmes : Place aux femmes inspirantes

5 PMI Women

En cette Journée internationale des femmes, la communauté de pratique excELLE vous convie à un événement unique visant à faire rayonner les femmes exceptionnelles de la grande communauté de la gestion de projet au Québec. Comment ? Invitez une femme de votre entourage qui vous inspire.
Présentez la aux autres participantes et expliquez-nous en quoi elle est exceptionnelle ! Parce que toutes les raisons sont bonnes pour mettre les femmes en avant-scène !

Vendredi 8 Mars – Rennes – Venez découvrir l’association professionnelle HMI, Hybrid Management Institute

Stéphane Derouin, Fondateur de PMGS et initiateur de HMI

La transformation profonde du monde, avec le digital comme manifestation la plus visible de cette mutation, implique de nouvelles façons de travailler. En créant une association professionnelle « Hybrid Management Institute-HMI » avec de grandes entreprises issues de tous les secteurs d’activité, telles Orange, Sercel, TechnipFMC et Sanofi, nous sommes convaincus que les méthodes projet traditionnelles ne sont plus totalement pertinentes. Elles apportent des bases solides et de la valeur, mais il faut maintenant impérativement y intégrer la culture issue de l’agilité et les méthodes Agiles, et au-delà savoir combiner les deux approches, c’est que nous appelons l’hybridation.

Vendredi 8 Mars – Webinar – PMI® – What is different in an Agile Project?

The role of Project Manager is as important as ever for the success of any initiative defined by scope, time, and budget – otherwise a project. Agile may or may not be the best delivery approach, but if it is, how is an Agile project different ? This webinar will answer this question using real life examples from IT and Business projects

Vendredi 8 Mars – Grenoble – PMI® France – Petit déjeuner sur le Management PAR les risques

« Arrêtez de remplir des tableaux ! Managez vos projets PAR les risques, et AVEC vos équipes ! »

Vendredi 8 Mars – Marignane – PMI® France – Cercle de Discussion sur la Cybersécurité

Cyber criminalité

Lundi 11 – Webinaire – PMI® France Région Globale – Créer une culture de fiabilité dans les projets interculturels : le cas de l’Asie

Lundi 11 & Mardi 12 – Stockholm – PMI® Sweden – Passion for projects

Passion for Projects is Scandinavias largest meeting place for project, portfolio and program managers. PMI Sweden chapter was founded 20 years ago and has as vision: To have achieved an optimal and sustainable force for change in our society measured by the fact that organizations have embraced and appreciated project as a way they work.

Mardi 12 – Lyon – CSP – Pédagogies digitales : quelle performance au regard des Neurosciences ?

Lors de cette matinale, Aurélie Van-Dijk vous montrera comment les découvertes en Neurosciences nous permettent de mieux comprendre la façon dont notre cerveau apprend et vous expliquera comment le digital peut être au service de l’apprentissage selon les Neurosciences.

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Mardi 12 – Webinar – ScrumPulse – Answering your Toughest Scrum Questions

Scrum and Upcoming Agile Webcasts

Scrum itself is a simple framework for effective team collaboration on complex products. While it is lightweight and simple to understand, it is difficult to master. In the March episode of Ask a Professional Scrum Trainer, PST Russell Miller will answer your toughest and most pressing Scrum questions on this live webinar, so come prepared with questions focused on the challenges your teams are facing.

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Mardi 12 – Webinar – PMI® – How an Awarded Program Improved Hospital Discharge Summaries for Successful Patient Recoveries

The University Health Network (UHN) in Toronto, Ontario, Canada wanted to ensure that patients who are discharged from hospitals receive the necessary support for a successful recovery. In 2014, UHN embarked on a 3-year, CA$955,000 quality improvement initiative which included creating a standardized electronic Discharge Summary for UHN’s 35,000 annual inpatients, detailing their hospital experience and requirements for ongoing care. The program finished on schedule and under budget and was a winner of the 2018 PMI Award for Project Excellence.

Mercredi 13 – PMI® Belgium – The Project Revolution

We have the honor to welcome back Antonio Nieto-Rodriguez as our speaker for our PMI event on March 13th 2019. Antonio is about to release his new book “The Project Revolution”. Imagine a world in which most projects – personal, social, corporate, organizational and governmental – are successfully accomplished. That is the purpose and the reason for writing this book.

Jeudi 14 – Metz – PMI® France – Conférence sur Ouvrage Hackenberg

Ouvrage du Hackenberg – Projet pilote pour la ligne Maginot. Cette conférence sera pilotée par Mr Varoqui, ingénieur en retraite et passionné de la ligne Maginot, dont le discours va au-delà des aspects technico-militaires et s’intéresse au contexte politique, économique et financier, les lobbys, les médias etc… Il est depuis 1976 membre de l’association gestionnaire de l’ouvrage du Hackenberg.

Jeudi 14 – Montréal – PMI® Montréal – La transformation numérique de la gestion de projet

Quels impacts pour le gestionnaire de projet, l’équipe de projet et l’organisation ? Le PMI Montréal en collaboration avec la chaire de gestion de projet et le laboratoire PICoP (ESG UQAM) présente la 3e Journée de recherche du PMI Montréal dans le cadre des activités pré-Symposium 2019. Le thème identifié pour cette édition est la transformation numérique des organisations et, plus précisément, celle de la fonction de gestion de projets.

Jeudi 14 – Lille – Disruption dans la conduite du changement dans les entreprises ?

Deux dimensions-clés de la transformation des organisations: 1. La conduite d’un changement réellement participatif; 2. La place et les rôles d’un siège social de grand groupe mondial. Retour d’expérience : La transformation entre 2016 et 2018 du NewCorp, le siège social d’ENGIE, est une réalisation exemplaire de ce type de changement, tant sur le fond que sur la méthode. DécouvrEZ CALISTA, une méthodologie de conduite du changement profondément collaborative portée par des acteurs internes et animée par des valeurs de confiance de transparence et de responsabilité.

Jeudi 14 – Grenoble – PMI® France – Économie de la séduction

De l’économie de la rentabilité à l’économie de la séduction : Les entreprises ont-elles un territoire infini de séduction envers les clients les actionnaires les collaborateurs, les médias ? Est-ce une voie de management devenue incontournable ? Faut-il s’en inquiéter, l’encourager, la réguler?

Relisez ce billet et calculez votre propre Net Promoteur Score

Jeudi 14 – Vernier – PMI® Switzerland – Disruptions for the ePMO and how AI and Bots can support PMs in the future

Learn from a leading PPM Consulting Company about how to build a successful ePMO, as well as current challenges for the modern PMO – at a time with both Agile and Waterfall requirements, as well as other disruptive trends. Learn also about the digital tools and solutions to help Project Managers, and Line Managers, in a modern organization characterized by a hybrid structure. You will also get an insight as to how Bots and AI will support the PMs in the future

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Samedi 16 – Webinar – PMI® Bahrein – Artificial Intelligence Takeover and Digital Transformation

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Attention, Project Management Practitioners! Call for a professional webinar: « Artificial Intelligence Takeover and Digital Transformation » from the convenience of your homes for FREE. Meet with world-renowned speakers Oliver Yarbrough and Iris Meinl as they share their views on the topics: « Are Project Managers ready for an AI take over? » and « How project managers can master successful digital transformation projects » respectively. Date: March 16, 2019 (7:00 PM – Bahrain time GMT+3). Duration: 2 hours.

Lundi 18 – Zurich – PMI® Switzerland – IBM’s Research Technology Vision

IBM Research Technology Vision – The IBM Research Technology Vision shares headlights into technologies that will transform business, industry, and the world. It also provides examples of IBM research efforts focused on inventing, developing, and delivering the solutions needed to achieve this vision.

Mardi 19 – Lausanne – SMP – Est-ce vraiment moi qui décide ?

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Nous prenons au quotidien une grande quantité de décisions. La plupart de ces décisions sont inconscientes et n’ont que peu d’importance. Toutefois, quelques-unes conditionnent le succès ou l’échec d’un projet, et devraient donc reposer sur une analyse ouverte et sans parti pris. Depuis des décennies, les travaux de nombreux scientifiques ont largement démontré que nous avons des préjugés innés systématiques lors de nos réflexions. C’est donc une erreur de croire que nous sommes dépourvus d’idées préconçues et que notre jugement est purement rationnel et pragmatique.

Mardi 19 – Webinar – PMI® UK – Benefits – The Measure of Project Success

One of the most difficult, yet important, questions regarding projects is « What advantages will this project create for the investors and key stakeholders? » Projects and programs should be treated as investments. This means that the focus of projects shifts from delivering within the triple constraints (time–cost–quality) towards some of the more fundamental questions…

Mardi 19 – Montréal – PMI® Montréal – Gestion des risques – Techniques et modèles pour une analyse quantitative des risques

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Effectuer une analyse quantitative de risques vise à déterminer le risque global pour les objectifs du projet. Cette analyse vise à adresser les aspects suivants : la probabilité que le projet se termine à la date prévue ou plus tôt, la probabilité que le coût réel du projet soit égal ou inférieur au coût budgété, la fiabilité du produit du projet, la meilleure décision à prendre face à des résultats incertains, les provisions en temps et budget pour un degré de confiance souhaité.

Mercredi 20 – Webinar – PMI® – Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur la blockchain, sans jamais oser le demander!

Vous vous êtes toujours demandé ce que la blockchain est, mais vous ne savez pas où débuter? Cryptomonnaies, bitcoin, ethereum, « smart contracts », mineurs, « hash power »… tout ceci vous donne mal à la tête, mais vous êtes avides de connaissances? Soyez assurés, nous sommes tous passés par là! De la genèse de la blockchain jusqu’aux perspectives futures de cette innovation dérangeante, cette conférence vous initiera aux principaux concepts et modes de fonctionnement de cette technologie. Bienvenue à bord!

Mercredi 20 – Webinar – ScrumPulse – Scrum Master Trends Survey Results

Scrum.org and Age of Product recently released the 2019 Scrum Master Trends Report, based on a 2018 survey of over 2100 participants, with a focus on trends useful to both new and experienced Scrum Masters. In this webinar, Dave West, CEO & Product Owner, Scrum.org and Stefan Wolpers, Founder, Age of Product, will explore the results including salary trends and agile adoption patterns, while also exploring gender equality within the Scrum Master role. They will provide insights on what the results of this survey may predict for the Scrum Master role moving forward.

Jeudi 21 – Basel – PMI® Switzerland – To a person with a hammer all challenges look like nails

échecSelected Lean Tools for effective Project Execution: In this workshop, we combine theory and practice though interactive exercises to develop a working knowledge of select lean tools to enhance your project management skills.

Jeudi 21 – Sophia Antipolis – PMI® France – PMPD: Project Management for Students

This afternoon is dedicated to students who are about to enter professional life and looking for information on Project Management within companies. It is also opened to anybody interested by Company Project Management. The objectives of this conference are to highlight the importance of Project Management across professional life, from training, through recruitment and during day-to-day practice, as well as professional perspectives.

Jeudi 21 – Paris – CSP – Atelier « Prenez la parole en mode Ted Talk »

Les « Ted Talks » sont des conférences de 18 minutes pour partager ses idées ingénieuses. Vous êtes passionné par ces moments dont les idées valent le coup d’être partagées ? Alors venez assister à cet atelier ! Cet évènement d’une heure, programmé dans le cadre de la Semaine de la Communication chez CSP, est ouvert à tous. Lors de cet atelier animé par Laurence Vaissière qui donnera de nombreux conseils autour de la prise de parole, ce sera à vous de jouer !

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Jeudi 21 – Webinar – PMI® – PMXPO 2019 (6.5 PDUs)

Enregistrement gratuit pour tous les membres du PMI

This year’s keynote speaker is Derreck Kayongo! Derreck is the founder of the Global Soap Project. He has built a multi-million dollar venture which takes recycled soap and distributes it through global health programs to people who lack access to it around the world. He shares his remarkable story of transformation to illustrate the power of creativity and observation to solve any challenge. PMXPO 2019 lines up five more sessions packed with informative project management viewpoints from experts around the world who are leaders of their industry.

Vendredi 22 – Paris – CSP – Atelier « Prise de notes fun avec sketchnotes ! »

Le terme « sketchnotes » est une combinaison de deux termes anglais : les « notes » dans le sens « prise de notes » et « sketch » signifiant esquisser, dessiner, griffonner. (mélange de notes visuelles enrichies d’un mélange d’écriture à la main, de dessins…). Vous voulez retrouver votre âme d’enfant et votre créativité ? Alors venez assister à cet atelier ! Cet évènement d’une heure, programmé dans le cadre de la Semaine de la Communication chez CSP, est ouvert à tous.

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Mardi 26 – Webinaire – PMI® France Région Globale – Réussir sa transformation ère 4.0 : du savoir-faire au savoir-être

Le monde connaît une révolution technologique sans précédent depuis l’arrivée du numérique. Les nouvelles technologies telles que la nanotechnologie, le séquençage de gènes, l’intelligence artificielle, les véhicules autonomes et l’impression 3D ainsi que de nouvelles formes d’activités telles que l’économie de partage (Airbnb et Uber, par exemple) marquent le début de la 4ème révolution industrielle. Les mentalités et les styles de leadership traditionnels ne sont plus adaptés. Comment réussir sa transformation dans cette nouvel ère 4.0 complexe et dynamique? Comment mieux s’armer pour faire face aux défis, prendre du recul pour pouvoir prendre les meilleures décisions ?

Jeudi 28 – Paris et Sophia Antipolis – PMI® France – AG et rendez-vous de plusieurs branches

Jeudi 28 – Guyancourt – PMI® France – Managing Distributed Teams

collaborer à travers le mondeGeographically distributed teams are becoming increasingly common. One challenge is to make these teams feel more than virtual and instead as real as a single location team. This talk will consider how management of distributed teams is a special case of management in general, with some specific areas that need attention such as communication, stakeholders, people and conflict management. It will illustrate these areas and explore some approaches successfully used to manage distributed teams in both professional and associative contexts.

Jeudi 28 – Génève – IIBA – Transformation Digitale
Êtes-vous prêts?

Association professionnelle internationale pour les Business Analystes (Chapitre de la Suisse romande - IIBA®)Congrès de business analyse IIBA Geneva – Quelle est la différence entre digitalisation et informatisation? Quelle sont les compétences clés pour digitaliser son entreprise ? Votre organisation est-elle prête pour une transformation digitale? Quels sont les impacts humains d’une digitalisation? Existe t’il des outils pour la digitalisation ? Tout un programme ! Des spécialistes de la digitalisation viendront apporter des réponses à toutes ces questions.

Jeudi 28 – Webinar – PMI® – PMI-PBA: From “What It Is?” To “I Did It!”

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Find out about PMI’s fastest-growing certification: Professional in Business Analysis, PMI-PBA®.

Explore the business drivers that are making this certification so valuable to both organizations and the individuals who earn it.

Also learn what the requirements are for PMI-PBA certification and tips for applying past experience to count towards the required hours needed.

Project professionals who already have the Project Management Professional (PMP®) certification will get perspectives on their project experience to help them capitalize on their PM-BA hybrid role.

Jeudi 28 – Webinar – PMI® – Interactive Visual Project Communications

The PMO challenge is to relay knowledge in a relevant, easily consumed, and highly visual manner. Whether the need is to portray velocity in an agile environment, project schedule via a Gantt chart, or Risk Impact via a Probability Chart, the demand for graphical presentation is never ending. This presentation will focus on creating Interactive/Visual Communications for your project. It doesn’t matter where your project fits on the Predictive/Agile continuum – the opportunity is there for using visual control charts to communicate with all the stakeholders.

Jeudi 28 & Vendredi 29 – Singapore – PMI® Singapore – SPMI Regional Symposium: Value creator, Change Agent, the DNA of the PM

SPMI Regional Symposium is Asia’s leading conference attended by more than 800 Project Management professionals, executives, scholars and practitioners. This prestigious Symposium brings subject matter leaders from various industries and provides excellent platform to discuss Economy & Industry trends, latest developments, best practices & future trends on Project, Program & Portfolio Management and Leadership.

 

Que faire quand la co-localisation géographique des équipes pour un projet Agile n’est pas une option ?

Un des principes Agiles est : “la méthode la plus efficace et efficiente de transmettre l’information dans une équipe de développement est la conversation en face à face.”

When Co-location is not an Option

http://blog.scrumstudy.com/when-co-location-is-not-an-option/  par SCRUMstudy

Ceci est utilisé pris par la plupart des agilistes comme la justification pour des équipes géographiquement co-localisées. Il y a eu bien des débats autour de la possibilité d’avoir des équipes géographiquement distribuées et comment cela fonctionnerait dans un environnement Agile et plus spécifiquement Scrum. Vous pouvez lire de très forts avis pour ou contre.

Le manifeste agile exprime clairement “S’adapter au changement PLUS que suivre d’un plan” et c’est probablement ce qui devrait être fait ici.

les communications dans l'équipeLa manière dont les équipes travaillent change constamment et les équipes géographiquement distribuées sont une réalité dans un monde globalisé. Vous avez tous les jours des ScrumMasters aux États-Unis avec  des équipes de développement en Chine ou en Inde. Cela ne peut être ignoré. Ce qui peut être fait est de suivre l’esprit du Manifeste Agile qui considère la conversation en « face à face » comme la plus efficace. De nos jours, il y a tant d’outils à notre disposition qui peuvent donner une expérience de conversation en face à face même quand les équipes sont à des milliers de kilomètres de distance. En dehors des outils, il y a peu d’indications pour aider à coordonner efficacement le travail de ces équipes.

1. Les réunions Scrum

Une fois que l’équipe est prête à fonctionner en virtuel, il est essentiel que toutes les réunions recommandées par l’approche Scrum se passent dans la réalité comme prévues. Cela inclut par exemple un Daily Stand-up mais à distance. On peut utiliser des outils comme Skype ou d’autres outils de conférences sur internet (Webex ou GotoMeeting) pour suivre ces réunions. Ces réunions peuvent aussi servir de sessions de « team building » dans une équipe multiculturelle et multilingue. Le ScrumMaster doit prendre les devants et s’assurer que tous les membres d’équipe suivent ces réunions et participent comme exigé.

2. La communication

Businessman Using ComputerLes équipes Scrum distribuées géographiquement dans le monde entier peuvent varier en termes d’éthique de travail, de culture de bureau et de langue. Donc une plate-forme et une langue communes sont exigées pour manager les différences. Les facteurs comme des fuseaux horaires différents, des horaires de travail et le mode de communication devraient être clairement identifiés pour aider à mettre en place des canaux de communication clairs et transparents.

3. Co localisation

Il faut trouver des opportunités de réunir les équipes géographiquement et culturellement distribuées

Parfois quand le travail est proche de se terminer ou si le projet exige qu’une ou plusieurs équipes travaillent étroitement ensemble, les équipes pourraient devoir se rassembler temporairement en un même endroit. Cela aide dans la construction de l’esprit d’équipe quand les membres d’équipe parviennent à se connaître et ce augmente l’efficacité dans la livraison du projet.

Avec la globalisation, l’évolution vers des équipes Scrum géographiquement distribuées et travaillant dans un environnement virtuel est un changement inévitable et aussi un complément à la façon dont nous livrons des projets avec Scrum.
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Travail à distance et courbe de Allen : plus une personne est loin et moins il est probable qu’elle initie la communication !

Quand vous choisissez de travailler à distance, vous devez aborder très spécifiquement ce problème.

Remote working and the Allen curve

http://www.betterprojects.net/2018/02/remote-working-and-allen-curve.html par Craig Brown

Livre sur Amazon

La courbe de Allen est une observation faite dans les années 1970 que plus une personne est loin et moins il est probable qu’elle initie la communication.

Cette preuve soutient l’approche de la co-géolocalisation.

Tom Allen a reproduit l’expérience au début des années 2000 en partant de l’hypothèse que skype, l’email, les communications digitales et de meilleurs équipements audio et vidéo auraient réduit l’impact de ces phénomènes.


Constat principal: Initier le mouvement pour amorcer la communication est le point bloquant. Alors que des communications plus fréquentes sont les fondements d’une collaboration efficace.

L’hypothèse de travail actuelle et  non testée est que les personnes plus jeunes ont passé davantage de temps en ligne et à collaborer sous forme digitale et que nous avons donc développé nos pratiques sociales pour nous connecter plus facilement.

Mon observation personnelle est que ceci est vrai pour certaines populations, mais ce n’est pas encore le défaut pour la majorité des personnes dans les équipes.

Quand vous choisissez de travailler à distance, vous devez vous attaquer très spécifiquement à ce problème.

Comment pouvez-vous encourager le flux d’information et les activités de questions et réponses qui mènent à la collaboration ?

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Février 2019, quels seront les plus intéressants événements et rencontres sur le management de projet ?

Voici tous les événements en management de projet que je vous recommande en ce mois de Février 2019.

Tous sont liés au management de projet, à la gestion du changement ou au leadership et pourront à ce titre vous rapporter des PDUs si vous êtes certifiés du PMI.

Mardi 5 – Sophia Antipolis – Le rôle des émotions lors de l’introduction d’innovations disruptives (2 PDUs)

Franck Di ROLLO, Responsable de l’Architecture des Services Digitaux, AMADEUS

Dans ces contextes de transition forte où la digitalisation a fait exploser les acquis de gestion de l’innovation, de la connaissance et du savoir-faire en entreprise, l’accompagnement humain et émotionnel est plus que jamais nécessaire

Mercredi 6 – Toulouse – Journée découverte de l’Agilité par le jeu

Pour la 6ème année consécutive, l’association Agile Toulouse et l’IPI, école d’informatique (groupe IGS), ont le plaisir de vous convier à leur journée découverte de l’Agilité par le jeu !

  • Les grands classiques : Lego City game, SoftwareBall, Artistes et spécifieurs, Jardinier Agile, Dice of Debt, Get Kanban
  • Des nouveautés : keep talking and nobody explodes, Robots Zumo : Roberto show, les DéRangé
  • Des ateliers : Initiation Facilitation Graphique

Mercredi 6 – Webinar – PMI® – Driving Cultural Transformation (1 PDU)

This webinar offers 5 core principles to guide culture change and improve the probability of successful cultural transformation.

Jeudi 7 – Nice – PMI® France – Leadership in an era of Digital Platforms (2 PDUs)

Network effects, Data and AI have created digital monopolies in virtually all industries. You cannot enter retail without considering Amazon. For marketing you cannot ignore Facebook and Google. Recruiting is all but impossible without LinkedIn. These platforms, marketplaces and eco-systems are unavoidable, effective and dangerous at the same time. As a smaller company, how do you leverage these platforms to grow, and how do you avoid being killed? How do you define strategy, teams and methods for a fast-changing market?

Jeudi 7 – Toulon – PMI® France – Kick-off 2019 (2 PDUs)

Programme de l’année et rencontre des nouveaux membres et avec le bureau PMI Provence.

Jeudi 7 – Vincennes – PMI® France – Réussir le déploiement de son outil Project Portfolio Management #PPM (2 PDUs)

Pour cet évènement, Yann Kleitz vous proposera son retour d’expérience sur le déploiement d’un outil PPM phare du marché au sein d’une grande entreprise française. Au travers d’exemple concrets, il présentera quelques éléments clefs pour la réussite de ce type de projet. Dans un deuxième temps, une présentation pratique sera réalisée par Gilles Kieffer qui permettra d’illustrer concrètement l’importance de la restitution des indicateurs opérationnels pour le pilotage de portefeuille de projets.

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Jeudi 7 – Basel – PMI® Switzerland – Breaking Down Barriers (2 PDUs)

Matthias Berg stands for being a practitioner. In his keynote you can find more than a few hints about what he believes works for an energetic mindset and a successful leadership. Moreover, with his disability he stands for inclusion and diversity, as a person and in his professional career(s). His credo: “It is not important where fate puts you – but what you put yourself.”

Jeudi 7 – Montréal – Visite guidée du PMI-Montréal – Bienvenue aux nouveaux membres!

Vous être membre du PMI-Montréal ou envisagez le devenir ? Vous aimeriez connaître quels sont les services offerts aux membres ? Vous aimeriez vous impliquer comme bénévole mais ne savez pas comment faire ? Vous avez des questions sur le mentorat, les communautés de pratique ou la certification PMP ? Cette rencontre est faite pour vous !

Vendredi 8 – Webinar – PMI® – The Agile Enterprise: Are the Initial Principles Still Valid Today?

Embark on a review of the principles and concepts developed before the publication of the Agile Manifesto and an analysis of the evolution of Agility in the last 25 years.

Lundi 11 – Lyon – PMI® France – Soyez partie prenante du programme 2019 (2.5 PDUs)

Parce que pour cette nouvelle année nous souhaitons vous rendre acteur de l’élaboration de notre calendrier d’évènements, nous vous proposons cet afterwork exclusivement réservé aux membres afin d’échanger sur les problématiques que vous pouvez rencontrer en Gestion de Projets et notamment celles pour lesquelles nous pourrions vous apporter des pistes de réflexions/solutions grâce à l’une de nos conférences.

Mardi 12 – SMP – Lausanne – Les véhicules autonomes dans un réseau classique de transports publics (2 PDUs)

L’ambition des Transports Publics Genevois est d’être un acteur de l’évolution de la mobilité, de répondre aux questions relatives au transport de demain et d’être prêts aux changements à venir. Ce type de projet amène des défis stratégiques, technologiques, organisationnels, en sécurité de l’humain et des systèmes, légaux et culturels. Cette soirée débat sera l’occasion de présenter : Le concept,la ligne urbaine à Meyrin et le projet Avenue.

Mardi 12 – Luxembourg – PMI® – Energy Efficiency in Data Centers

The Facilities Management Coordinator at the European Parliament will reveal how the application of an ambitious energy efficiency plan is achieved to reduce carbon emission from their Data Centers.

Mardi 12 – Webinar – PMI® – Guide to Cultural Diversity for Project Managers (1 PDU)

This presentation will provide the cultural diversity awareness necessary to better lead team members (by taking into consideration their cultural differences) while creating your Communications Management Plan and Stakeholder Management Plan.

Mardi 12 – Webinar – PMI® France – Méthodes Agiles de Project Management : « one best way » ?

De 10h30 à 11h00. Délai et budget sont des impératifs que l’on maîtrise difficilement. C’est un fait. Cela d’autant plus vrai dans l’informatique, où les projets moyens dépassent régulièrement le budget initial de 45% et la durée prévue de 7%, sans compter la valeur ajoutée (56% inférieure aux prévisions)*. Au grand désavantage des prestataires, qui s’exposent ainsi à des échos négatifs. Néanmoins, de nouvelles méthodes ont vu le jour permettant une gestion de projet efficace ; encore faut-il identifier la bonne méthode et identifier les différents pièges qu’implique tout projet !

Mardi 12 – Webinar – PMI® UK – Creating and Capturing Value – More Than Just Cost Reduction (1 PDU)

The recent International Project Management (IPM) Day no doubt saw various events and celebrations take place around the world. All well and good I hear you say.

PMI UK Web Site

Well perhaps so but remember that strategies continue to fail at over 70% (EIU) and programs of work and projects continue to waste huge amounts of money – $3million every minute (PMI). It’s therefore time to reflect and shift the focus to one of value rather than compliance and/or process adherence that seems to be so commonplace. The acceleration of the VUCA world will continue to put pressure on organisational leaders to change, transform, or simply just catch-up to stay relevant. Boardroom directors, c-suite executives, and other leaders must shift their business approaches to one that is driven by a value creation and capture philosophy. Success here lies in the adoption and integration of a number of key attributes around speeding-up and reducing waste. These include pivoting around the ‘3P’s to Success’ (purpose, people, performance), and value management that’s coupled to a higher level of portfolio management.

Collectively, Iain Fraser rolls those into the ‘The Age of Simplification’ where one sets out to free the entity from the mid-management process centric stuff that he refers to as the organisational handcuffs, to allow for adaptability, and nimbleness to be quickly deployed as the need arises.

Mardi 12 – Webinar – ScrumPulse – The Product Owner is not a Requirements Manager

Scrum and Agile Webcasts

Escaping the Rat Trap of Wrong Expectations:
– How important is it to write the perfect user story?
– How do I prevent my Backlog from growing out of control?
– How can I build more trust in my Development Team?
– How important is scope if you have good measurements in place?

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Mercredi 13 – Montréal et WebinaireL’approche d’architecture d’affaires pour assurer l’alignement du portefeuille de projets à la stratégie

Pierre Hadaya, PMP, Professeur titulaire, ESG UQAM

L’histoire démontre qu’avoir un avantage concurrentiel est essentiel au succès et à la viabilité à long terme de toutes organisations. Bien que les organisations aient déjà adopté plusieurs meilleures pratiques pour les aider à réussir leurs initiatives stratégiques, elles continuent de rencontrer d’importantes difficultés. C’est pourquoi nous avons travaillé cinq ans à concevoir une approche novatrice pour aider les organisations à surmonter ces difficultés : « l’architecture d’affaires ». Nous démontrerons comment cette dernière permet d’assurer l’alignement du portefeuille de projets de transformation à la stratégie.

Vendredi 15 – Toulouse – PMI® France – Piloter un projet avec des équipes distantes

Livre sur Amazon

Super, j’ai un nouveau projet! C’est parti pour la phase de définition: on commence à regarder la spécification du produit, à définir le scope, à estimer le budget, à réfléchir à l’équipe projet… Mais aïe, on se rend-compte que l’équipe ne va pas être colocalisée! Alors, les questions se bousculent : Comment aborder le projet ? Comment s’organiser ? Quelles règles mettre en place ?  Comment gérer les différences culturelles ? Comment assurer le leadership ? Comment communiquer ? Nous sommes tous de plus en plus confrontés à cette configuration des équipes projets qu’on les appelle équipes distantes, virtuelles ou délocalisées. C’est une contrainte importante à intégrer dès le démarrage du projet pour que cette contrainte devienne une force.

Vendredi 15 – Webinar – APMG – Managing change overload!

Melanie Franklin
Melanie Franklin (Co-Chair of the Change Management Institute UK Chapter)

One of the biggest talking points in change management is ensuring a sensible balance at a time when organizations have far more ideas for change than they have resources to implement them. In an ideal world, we should be able to consult the portfolio, but often that does not contain all of the changes taking place, as small local initiatives fly under the radar.

Lundi 19 – Paris Centre – PMI® France – « PMBoK® et cycles de vie » + candeur radicale (Radical Candor) (2 PDUs)

Restitution livre blanc « PMBoK® et cycles de vie »,  co-rédigé par des experts de différentes sociétés. Une vision pédagogique et cohérente de l’imbrication ou de la complémentarité des méthodes de gestion associées aux concepts de cycles de vie, groupes de processus, phases, produit, solution, version, prédictif, agile… et des informations pratiques au manager de projet pour structurer rapidement son travail. Présentation et exploration du concept de Radical Candor (candeur radicale) : un concept qui fait fureur à la Silicon Valley. Le but de la candeur radicale est de construire des relations positives avec ses employés ou collègues, pour qu’ils puissent être réceptifs à un feedback constructif.

Lundi 19 – Montpellier – PMI® France – PM Café de Février

Nous sommes une communauté de chefs de projets de sociétés diverses et nous nous retrouvons régulièrement pour améliorer nos pratiques lors de conférences et de cercles de discussion. Nous souhaitons continuer à créer du lien entre nous, à échanger, à réseauter, à apprendre des autres. Bref à faire vivre et grandir la communauté des chefs de projets de Montpellier.

Mercredi 20 – Webinar – PMI® – The Unwritten Rules of Managing Up (1 PDU)

Relisez ce billet sur manager vers le haut.

Dos and Don’ts for Teaming Effectively with Senior Level Stakeholders : Why managing up is so important, what it is/isn’t, and common mistakes to avoid. A truly dysfunctional or difficult senior leader can become the death nail for virtually any project. Learn the critical rules for managing up that most of us wish we learned sooner.

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Jeudi 21 – Wébinaire QRP – L’ESSENTIEL DE PRINCE2 2017 EN 30 MIN

Inscription gratuite en ligne

Découvrez la méthode en gestion de projet PRINCE2. Fiable, flexible et évolutive, elle est reconnue mondialement pour sa capacité à livrer des projets avec succès. Quels que soient la taille et le périmètre de votre projet, PRINCE2 vous aidera à en tirer le meilleur parti grâce à sa caractéristique d’adaptation : L’agilité oui mais dans un cadre structuré !

Jeudi 21 – Genève – PMI® Switzerland – Be Strategic or Be Gone !

This interactive seminar will start by recalling a few of the basic concepts of strategizing for non-experts in the field. The second part of the seminar will focus on strategy execution using Portfolios, Programs and Projects. You will learn and try out a number of simple strategy execution tools that you can use for your program or projects and that will avoid investing time or money in non-strategic projects and project activities. In the final part, we will focus on identifying, engaging and keeping engaged the people that are most essential for achieving the strategic goals and objectives.

Jeudi 21 – Guyancourt – PMI® France – La candeur radicale (Radical Candor) : un concept qui fait fureur à la Silicon Valley.

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Le but de la candeur radicale c’est de construire des relations positives avec ses employés ou collègues, pour qu’ils puissent être réceptifs à un feedback constructif. Radical Candor, c’est permettre l’épanouissement et le développement de ses employés ou collègues, tout en étant capable de les challenger directement.

Jeudi 21 – Rabat – PMI® Morocco – Découvrir l’Agilité par les jeux

L’agilité est souvent associé à Scrum ou Extreme Programming ou encore Kanban. Très vite, à présent que vos équipes ont décidé d’adopter une démarche agile, on commence à vous parler d’auto-organisation, de responsabilisation, d’environnement motivant et innovent… Très vite, vous prenez conscience que ce désir de devenir agile n’a pas qu’un impact sur l’équipe mais sur toute l’organisation incluant votre façon de manager. Alors comment s’adapter, en tant que Manager, à cette nouvelle réalité ? Comment devenir un Agile ? Comment développer la culture agile ? Cet événement organisé en mode atelier vous permettra de découvrir les concepts liés l’agilité à travers les jeux.

Lundi 25 – Strasbourg – PMI® France – La cybersécurité dans vos projets (2 PDUs)

Cyber criminalitéLa cybersécurité est devenue une préoccupation majeure pour les systèmes d’information. Ce sujet prend d’autant plus d’ampleur que les menaces évoluent très rapidement, et que la tendance à l’externalisation du système d’information dans le « cloud » oblige à repenser la sécurité dans son ensemble (comment garder le contrôle de ses données alors qu’elles sont hébergées à l’extérieur de l’entreprise ?).

Mardi 26 – Webinar – PMI® Montréal – La gestion de projet à l’international : De la coopération internationale à l’entreprise privée

Mardi 26 – Webinar – ScrumPulse – How to Select and Develop Individuals for Successful Agile Teams

We will explore the key attributes companies should be looking for when developing agile teams and share real-life examples of how pinpointing these traits and values can foster success.

Mardi 26 – Casablanca – PMI® Morocco – Découvrir l’Agilité par les jeux

L’agilité est souvent associé à Scrum ou Extreme Programming ou encore Kanban. Très vite, à présent que vos équipes ont décidé d’adopter une démarche agile, on commence à vous parler d’auto-organisation, de responsabilisation, d’environnement motivant et innovent… Très vite, vous prenez conscience que ce désir de devenir agile n’a pas qu’un impact sur l’équipe mais sur toute l’organisation incluant votre façon de manager. Alors comment s’adapter, en tant que Manager, à cette nouvelle réalité ? Comment devenir un Agile ? Comment développer la culture agile ? Cet événement organisé en mode atelier vous permettra de découvrir les concepts liés l’agilité à travers les jeux.

Jeudi 28 – Rennes – PMI® France – RESPECTER… l’individu et l’environnement tout en gérant efficacement nos projets ( 7 PDUs)

5ème  édition du Forum PMI Atlantique dans le cadre exceptionnel du campus de CentraleSupelec de Rennes.  

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Plus de 180 participants, professionnels du management de projet et étudiants, seront réunis pour partager et échanger en conférences, ateliers et moments de convivialité sur des sujets tels que les enjeux humains, écologiques, économiques, …, qui accompagnent nos projets au quotidien.

Avec en key note speakers : Yvan Bourgnon, Navigateur aventurier et écologiste aisni que Gérard Collignon, auteur de « Comment leur dire… La Process Communication ».

Jeudi 28 – Webinar – PMI® France région globale – Blockchain : évolution technologique et impact pour les entreprises

Tous les concepts et caractéristiques fondamentaux de la blockchain (actif numérique, registre, consensus, « smart contract ») ainsi que les éléments partagés ou différenciant les principales catégories : publique, privé et de consortium. Des projets concrets, issus de différents secteurs d’activité, permettront d’illustrer les bénéfices métier que l’on peut en attendre dans le monde de l’entreprise. Enfin les méthodologies et spécificités de mise en œuvre seront évoquées avec une mise en perspective des enjeux majeurs (légal, gouvernance, technologie, compétence, etc.) nécessaires au développement de la blockchain dans le cadre d’un environnement régulé.

Jeudi 28 – Zurich – PMI® Switzerland – Build Your Personal Brand

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We have all heard the expression Personal Brand, but what is it actually? We have heard we have to “make ourselves known” in order to get ahead, but what is the best way to do so? Many people expend time, energy and effort in the wrong place. Join us for a highly interactive and experiential workshop about Personal Branding. You will walk out with tools, concepts, feedback and a greater self-awareness about your own personal “Brand”.

Jeudi 28 – Webinar – PMI® – Visual Control Board for a Strategic PMO (1 PDU)

This presentation will examine a real example of creating a Visual Control Board for a HealthCare IT PMO. It will explore the entire foundation of the PMO purpose and how it provides a single visual of all projects. It will demonstrate a sample of the board as well as the purpose of the PMO as a strategic partner.

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qu’est-ce que le Management by Wandering Around (le management en se baladant) ?

Voici un rappel intéressant d’une méthode qui n’a rien de nouveau et qui n’a pourtant pas perdu en efficacité dans notre monde du 21ème siècle où règnent les relations virtuelles.

Article original en anglais par Kareem Shaker, Dubaï, Émirats Arabes Unis.

Vous ne pouvez pas gérer les gens depuis une tour d’ivoire, vous devez interagir avec votre équipe, parler avec eux tous les jours et faire tomber toute barrière qui pourrait être un élément important de démotivation dans nombre d’organisations.

Le management par l’écoute et la rencontre (Management By Wandering Around – MBWA) est une technique simple mais efficace pour créer et maintenir un lien solide avec votre équipe. Un lien bâtit sur une confiance mutuelle, la compréhension et l’alignement.

managerMBWA est une des techniques les plus efficaces à pratiquer sur le lieu de travail et  beaucoup de managers l’utilisent pour envoyer un message silencieux “je suis ici!” aux membres du personnel. Je suis certain que vous l’avez déjà expérimenté lors de votre carrière professionnelle. Alors que vous étiez assis et totalement absorbé devant votre écran, soudainement, vous avez trouvé le grand chef de votre organisation debout à deux ou trois mètres de vous et il vous a posé une question comme : “Sur quoi travaillez-vous en ce moment ?

On appelle cela le management par l’écoute et la rencontre. Cela semble très simple et n’exige aucune compétence spécifique. Pourtant, c’est très efficace et c’est l’une des meilleures techniques de motivation que vous puissiez utiliser. En tant que manager de projet, vous devez rester en contact avec les membres de l’équipe, vous devez comprendre leurs problèmes et les aider à les résoudre. Dans cet article,  nous trouvons quelques façons de commencer à pratiquer le MBWA. L’essayer c’est l’adopter et vous percevrez certainement la différence. Cet article s’adresse particulièrement aux managers de projet mais il peut aussi aider tous les managers à la pratique du MBWA.

Adoptez la réunion debout, le « stand-up meeting », sans forcément imposer une fréquence quotidienne

C’est un des thèmes principaux de Scrum, cependant, en pratiquant le MBWA, la réunion debout (« stand-up meeting ») n’a pas besoin d’être quotidienne. Ce peut être une simple réunion rapide pour faire le point avec l’équipe sur les problèmes, progrès, statuts, et ainsi de suite. La beauté des réunions debout est qu’elles sont plus spontanées et moins prévisibles. Vous pouvez dire à l’équipe: “Aujourd’hui faisons la réunion debout, nous discuterons ensemble du projet pendant 10 à 15 minutes”. Il n’est bien sûr pas nécessaire d’utiliser Scrum pour organiser une réunion debout. En fait, elle peut éliminer une partie de la lassitude vis-à-vis des réunions habituelles où trop de temps peut sembler gaspillé. Vous n’êtes pas coincé dans un certain formalisme pendant ce type de réunion, utilisez des paroles qui motivent et remerciez les membres de l’équipe pour chacun de leurs accomplissements.

Prenez-les sur le vif lorsqu’ils font quelque chose de bien

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Un des aspect de la technique dite « The One Minute Manager » développée par Kenneth H. Blanchard est de surprendre les salariés quand ils font une bonne chose pour le projet, même petite, et les remercier de la faire. Si vous passez devant un membre de l’équipe qui fait quelque chose de bien, remerciez-le et exprimez votre satisfaction de le voir faire les bonnes choses Cela stimule toujours les autres membres de l’équipe à bien travailler et à améliorer leurs livrables du projet. Au final, ceci améliore l’organisation toute entière.

Présentez les membres peu visibles de l’équipe aux clients (et au management)

Il arrive souvent que vos clients et votre management ne soient pas conscients de toutes les personnes qui travaillent dans l’équipe projet. Ils peuvent par exemple interagir avec le leader de l’équipe, le product owner ou le Scrum Master, et à peine connaître les noms de certains développeurs. Lors de la première réunion avec les clients dans les locaux de l’équipe, organisez une visite des bureaux et présentez-leur tous les membres de l’équipe en expliquant leurs rôles et leurs responsabilités respectifs. Ceci est un réel élément de motivation.

Posez des questions informelles (le « Small Talk » anglo-saxon)

Ces questions ne devraient pas être liées au projet. Socialisez avec l’équipe et apprenez à mieux connaître leurs centres d’intérêt, passe-temps, famille, soucis, et ainsi de suite, vous pouvez utiliser les questions suivantes (remplacez les  mots en italiques par votre actualité):

  • Comment était votre week-end ?
  • Comment était votre trajet pour venir au bureau ? Combien de temps ce matin ?
  • Avez-vous vu le nouveau film « A star is Born » ou le derby « Milan AC contre Inter Milan » ou le dernier épisode de la série « Le bureau des légendes » ?
  • Avez-vous lu le dernier roman de Guillaume Musso ?
  • Avez-vous essayé la version bêta de Project2020 ?

Claironnez les bonnes nouvelles

Rien ne motive l’équipe autant que de bonnes nouvelles. Essayer d’utiliser les bonnes nouvelles (même petites) pour faire plaisir à l’équipe. Passez dans les bureaux et dites haut et fort “Mesdames, Messieurs, j’ai quelques bonnes nouvelles, NOUS …”. N’oubliez pas d’utiliser « NOUS » et abstenez-vous d’utiliser « JE ».

Récapitulons…

MBWA est une technique puissante à utiliser par le management, les directions, les managers de projets et programmes. Authenticité et proximité font partie des caractéristiques d’un bon manager. Le MBWA doit être nourri, appliqué savamment et pratiqué spontanément.

Cependant, si vous vous n’avez pas envie de l’utiliser, ne vous forcez pas, car mal appliqué, il peut avoir des effets inverses à ceux recherchés et démotiver les membres de l’équipe.

Vous devez le pratiquer de manière rapide, ne pas passer trop de temps à tourner autour d’eux et ne pas leur laisser penser que vous cherchez à contrôler ce qu’ils font !

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Équipes géographiquement distribuées

collaborer à travers le mondeBien sûr, toutes les équipes ne travaillent pas en un même lieu. Cependant, cette approche peut aussi être partiellement réalisée à travers les médias sociaux, réseau social d’entreprise, outils collaboratifs et messagerie instantanée.

Attention également à prendre en compte les différences culturelles.

Partagez votre propre expérience

Si vous utilisez le MBWA ou d’autres techniques qui marchent mieux pour vous, ou inversement si vous avez utilisé certaines techniques qui n’ont pas fonctionné, partagez vos expériences et laissez un commentaire !

Rencontres sur le management de projets – 22 au 28 Octobre

Responsabilité sociale et biodiversité, construire une agilité durable, respectueuse de l’interculturalité et GP Québec sont les rdv majeurs sur le leadership, Agile et le management de projets de la dernière semaine d’Octobre.

Lundi 22

Plusieurs retours d’expérience et constats sur les pratiques de gestion des parties prenantes favorisant l’acceptabilité sociale. Visibilité, légitimité et approches participatives seront au cœur des discussions.

Mardi 23

succès ou échecUsing real-world examples of businesses who have failed or succeeded with Agile, Eric Naiburg, Director of Marketing and Operations for Scrum.org, will describe how organizations can grow their Agile practices through empiricism, protecting Agile values, and changing the organization organically, team by team, product by product.

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Mercredi 24

Transformation numérique… comme gestionnaire de projets, êtes-vous prêts ? Les organisations et les gens qui les composent doivent s’attendre à vivre des révolutions !

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Jeudi 25

Respect Culture or Face Failure: Does your project team gel well? If not, can you really achieve success? Project success is tough to achieve as complex scope needs to be completed within compressed schedules and tight budgets. Another major challenge is the heterogeneous mix of project teams in terms of Age, Geography, Culture, Ethical outlook, etc. Ignoring cultural differences in teams is a recipe for disaster. Effective Project Leadership demands investing time in deeply understanding cultural factors, clear communication and complete transparency.

Inaugurée en 1992, dans l’ancien vélodrome construit pour les Jeux olympiques de 1976, cette création audacieuse de l’architecte Roger Taillibert fait partie du patrimoine architectural de Montréal. Aujourd’hui, plus de 25 ans après sa création, le Biodôme entreprend sa grande Migration : mur de glace, paroi vivante, mezzanine survolant les écosystèmes et l’envers du décor… Le Biodôme entre de plein pied dans le XXIe siècle de la muséologie !

PMI® Global Conference 2018 in Los Angeles on October 6-9: The PM event of the year !

The Global Conference is PMI® flagship event, attracting thousands of like-minded professionals for 3 days of top-notch sharing, learning and networking.

When I last participated, even after over 20 years of PM Experience, I was able to build new applicable skills, hear from high-energy speakers and build lasting business relationships with other participants.

« Be a Champion of Change » is the theme for 2018 !

You’ll get a chance to attend Dirk’s session: « Virtual Team-Building Processes to Enhance Virtual Collaboration »

Dirk Doppelfeld and Ralf Friedrich ambition at PMI® Global Conference 2018 is to enable attendees to:

  • Apply virtual team-building techniques suited to their environment
  • Integrate best practice approaches in virtual teamwork into their virtual collaboration.

Check the schedule and register online

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Importance de la co-localisation dans la collaboration

Avec Agile, une communication large-bande est nécessaire !

Importance of Colocation in Collaboration

https://www.scrumstudy.com/blog/importance-of-co-localisation-in-collaboration/  par SCRUMstudy

Pour beaucoup des aspects pratiques de Scrum, la communication large-bande est exigée.

Pour le permettre, il est préférable que les membres d’équipe soient localisés géographiquement au même emplacement. La co-localisation permet des interactions tant formelles qu’informelles entre les membres de l’équipe. Cela fournit l’avantage d’avoir les membres d’équipe toujours à portée de main (et de voix) pour la coordination, la résolution de problèmes et pour apprendre.

Certains des bénéfices de la co-localisation

  • Les questions trouvent rapidement des réponses.
  • Les problèmes sont fixés dans l’instant et sur place.
  • Moins de friction entre les interactions.
  • La confiance est gagnée et allouée beaucoup plus rapidement.
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Des outils de collaboration peuvent être utilisés pour les équipes co-localisées ou distribuées

1. Équipes co-localisées (c’est-à-dire, équipes travaillant dans le même bureau)

Avec Scrum, il est préférable d’avoir des équipes co-localisées. Si co-localisées, les modes préférés de communication incluent des interactions en face à face, des salles partagées ou War Rooms, des tableaux Scrum, des affichages muraux, des tables partagées, etc.

2. Équipes distribuées (c’est-à-dire, équipes travaillant dans emplacements géographiques/physiques différents)

Bien que des équipes co-localisées soient préférables, de temps en temps l’équipe Scrum peut devoir être distribuée pour des raisons d’externalisation, d’offshoring, de sites géographiques multiples, d’options de travail-à-la-maison, etc. Certains outils à utiliser pour une collaboration efficace avec des équipes distribuées incluent la communication par vidéo, la messagerie instantanée, les outils de chats, les médias sociaux, les écrans partagés et les outils logiciels qui digitalisent la fonctionnalité des tableaux Scrum, murs partagés, et cetera.

Coûts supplémentaires à prévoir impérativement

Si la co-localisation n’est pas possible et qu’il y a des équipes distribuées,des ressources complémentaires devront être consacrées à faciliter des communications.

Ainsi qu’à comprendre les différences culturelles, synchroniser le travail et favoriser le partage de connaissance.

manager ses projets avec sa tête et aussi avec son cœur pour motiver les équipes et satisfaire toutes les parties prenantes

Ceci s’avère particulièrement vrai et important sur les projets internationaux avec des équipes géographiquement distribuées où les occasions de se rencontrer sont minces sinon inexistantes. Agir avec son cœur c’est aussi s’efforcer de se mettre à la place de l’autre.

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Créez l’espace virtuel de réunion idéal pour votre projet avec cette petite check-list

Create the Ideal Virtual Meeting Space with this Handy Checklist

https://www.guidedinsights.com/create-the-ideal-virtual-meeting-space-with-this-handy-checklist/ par Nancy Settle-Murphy

Si vous créiez une liste de contrôle pour une salle de réunion idéale, que placeriez-vous en premier ?

Des sièges confortables conçus pour l’interaction, de la lumière naturelle, de l’espace pour se déplacer, une bonne ventilation, des commandes faciles à utiliser de contrôle de la température, une bonne insonorisation et abondance d’espace mural ? Vous pourriez ajouter un bon système audio-vidéo, un grand choix de musique et l’accès continuel à des boissons et en-cas.

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Mais en ce qui concerne un « espace » de réunion virtuelle, à quoi cette liste de contrôle ressemblerait-elle ? Dans cette édition de Communique, Rick Lent, de  Meeting for Results et moi-même avons créé cette checklist  pour son livre Leading Great Meetings: How to Structure Yours for Success.

Cette liste de contrôle dispose un jeu de base de besoins pour une réunion virtuelle. Cette check-list encourage et permet l’interaction et une participation active, indépendamment de la technologie que vous pouvez vouloir utiliser.

1. Penser à l’emplacement des participants.

Si possible, faites participer toutes les personnes à distance, plutôt qu’en avoir certaines dans une salle alors que d’autres sont ailleurs. Une rencontre « hybride » avec quelques personnes réunies et d’autres à distance crée un terrain de jeu en soi inégal, désavantageant les personnes distantes. Même si quelques personnes peuvent se rassembler dans une pièce, résistez à la tentation et faites-les plutôt participer de leurs bureaux. Si quelques personnes doivent réunir dans une pièce, vous devrez faire un effort particulier pour vous assurer que tous se sentent également inclus. Vous trouverez ici quelques astuces rapides.

2. Utiliser la technologie de réunion virtuelle la plus appropriée.

Pensez soigneusement à quel type de technologie répondra le mieux à vos objectifs et maintiendra les gens engagés. Parfois un outil de simple partage d’écran simple fera l’affaire. À d’autres moments, l’interaction en ligne entre les participants sera cruciale. Parfois, un coup de fil peut être tout ce qui est nécessaire. Choisissez seulement ce dont vous avez besoin et pas plus. Assurez-vous que chacun a un accès facile à l’outil et se sent confortable avec son l’utilisation (vous y compris !). Prenez des dispositions pour une démonstration ou formation à l’avance pour ceux qui en auraient besoin. Si possible, prévoyez quelqu’un pour aider sur les questions techniques et fournir du support si nécessaire. Prévoyez deux ou trois minutes au début de chaque réunion virtuelle pour vous assurer que chacun puisse se joindre à vous.

Choisissez l’outil qui permettent à toutes et tous d’être bien connectés
3. Soigner la qualité audio.

Sans bon son, il est impossible d’avoir une bonne réunion virtuelle. Voici quelques considérations : Demandez aux participants d’éviter d’utiliser des haut-parleurs et des téléphones portables dans la mesure du possible. Les haut-parleurs (aussi bien que la voix sur IP) peuvent créer un bruit de fond et souvent des interruptions.  Certains haut-parleurs rendent aussi difficile à d’autres de contribuer à la réunion, car certains téléphones “éliminent” les interjections. De plus, plusieurs systèmes de conférence audio ne permettent pas aux gens d’intervenir quand  quelqu’un d’autre parle. Demandez aux participants d’utiliser des casques audio et d’appeler une ligne de conférence partagée. Si vous avez moins de 10 personnes sur l’appel, demandez aux participants de s’abstenir de couper le son de leur micro. Bien que l’utilisation du mode muet puisse bloquer le bruit de fond, il autorise aussi les gens à faire  du multitâche et plus personne n’écoute.

4. Créer d’une présence visuelle.

Businessman Using ComputerMême si les gens ne sont pas assis à une table réelle, vous pouvez les aider à se sentir comme s’ils l’étaient. La vidéo peut certainement aider ici, si vous êtes attirés. D’autre part, les plates-formes de réunion virtuelles peuvent souvent montrer les images de participants. Une solution à faible composante technologique qui travaille à chaque fois, mais exige un peu de travail : Faites-vous envoyer une photo des participants par eux-mêmes, que vous pourrez coller dans une diapositive avec leurs noms. Vous pouvez l’afficher dans votre salle de réunion virtuelle, ou l’envoyer à l’avance. Demandez aux participants d’avoir cette diapositive sous leurs yeux pendant la réunion. En tant qu’organisateur, vous pouvez utiliser cette diapositive pour noter les participants.

5. Prendre des notes visibles en temps réel.

Gardez une réunion vivante en laissant chacun voir la discussion comme elle progresse en affichant vos notes comme elles sont saisies. Vous pouvez le faire de plusieurs façons. Demandez à un volontaire de prendre les notes sur un écran partagé pendant que vous animez la discussion. Encore mieux : Utilisez une technologie qui permet à chacun d’ajouter des notes et des idées. Par exemple, Google Drive marche bien pour cela. Encore mieux : Utilisez une technologie de réunion virtuelle qui permet aux gens de saisir des notes dans une boîte de discussion ou un tableau électronique, qui peuvent alors être inclus dans le résumé de réunion complet qui inclut toutes les notes de toutes les sources.

6. Créer de l’espace pour une interaction fréquente.

Vous voulez que les gens soient capables de participer librement, sans nécessairement devoir interrompre les autres. Beaucoup d’outils de réunion virtuelle ont des fonctions pour encourager la participation fréquente, comme un outil permettant d’indiquer que l’on souhaite intervenir, une boîte de bavardage ou des sondages rapides. Si vous prévoyez d’avoir des tours de table fréquents, assurez-vous que vous allouez le temps nécessaire et préparez des questions auxquelles l’on puisse répondre succinctement.

Et voici quelques astuces de plus pour faire de cette réunion virtuelle un succès qui dépasse toutes considérations virtuelles ou physiques

Avant la réunion : Définissez les attentes avec des communications claires.

Assurez-vous que chacun sait quelle préparation est exigée et de qui. Postez ou envoyez tout contenu qui peut être passé en revue à l’avance pour sauver un temps de réunion de valeur. Assurez-vous que chacun a les informations nécessaires pour se connecter à l’audioconférence et sur l’espace de réunion en ligne. Envoyez un ordre du jour détaillé bien en avance et invitez les questions. Appelez ceux qui peuvent avoir besoin de quelques conseils ou encouragements.

Après la réunion : Faites un suivi.
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Que doit-il se produire après cette réunion, par qui ? Comment les gens seront-ils tenus responsables des actions ou autres étapes suivants ? Quel genre de communication doit avoir lieu, avec qui et comment, avant la prochaine réunion? Est-ce que les notes de cette rencontre sont suffisantes, ou est-il nécessaire d’aller plus loin ?

Si vous voulez une réunion virtuelle super-productive à chaque fois, créez votre propre “to do” liste de contrôle, empruntant certains des points ci-dessus et ajoutant un peu des vôtres. Encouragez d’autres à suivre votre exemple. La conception et la planification d’une réunion virtuelle réussie ne sont pas exactement une science, mais elles exigent vraiment une préparation réfléchie qui mérite du temps et de l’attention et beaucoup de pratique.

Voir le livre de Nancy, Leading Effective Virtual Teams, qui inclut des chapitres sur la conception d’une efficace réunion virtuelle.